Tài liệu Xây dựng chiến lược triển khai erp trong quản lý nhà trường cấp 3 ngoài công lập

  • Số trang: 114 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 43 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 27127 tài liệu

Mô tả:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG *** ĐOÀN KHẮC LÚC XÂY DỰNG CHIẾN LƢỢC TRIỂN KHAI ERP TRONG QUẢN LÝ NHÀ TRƢỜNG CẤP 3 NGOÀI CÔNG LẬP LUẬN VĂN THẠC SỸ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Đồng Nai – Năm 2012 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG *** ĐOÀN KHẮC LÚC XÂY DỰNG CHIẾN LƢỢC TRIỂN KHAI ERP TRONG QUẢN LÝ NHÀ TRƢỜNG CẤP 3 NGOÀI CÔNG LẬP Chuyên ngành: Công nghệ thông tin Mã số: 60.48.02.01 LUẬN VĂN THẠC SỸ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐẶNG TRẦN KHÁNH Đồng Nai – Năm 2012 LỜI CẢM ƠN Tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc của tôi tới PGS. TS Đặng Trần Khánh, ngƣời đã giám sát và tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn của mình tới Thầy PGS.TS Trần Văn Lăng Trƣởng khoa, cùng toàn thể quý Thầy Cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin Trƣờng Đại học Lạc Hồng, những ngƣời đã truyền đạt nhiều kiến thức cho tôi trong thời gian theo học tại trƣờng giúp cho tôi hoàn thành khoá học. Tôi cũng gửi lời cám ơn tới Ban lãnh đạo trƣờng đại học Lạc Hồng, quý Thầy cô phòng Sau đại học, đã cho tôi cơ hội đƣợc theo học lớp sau đại học của Quý trƣờng. Cảm ơn các anh chị lớp sau Đại học khoá 2 khoa CNTT trƣờng ĐH Lạc Hồng, đã luôn ở bên cạnh và giúp đỡ tôi vƣợt qua nhiều khó khăn trong suốt thời gian theo học vừa qua. Sau cùng xin dành lời tri ân sâu sắc tới ban lãnh đạo các trƣờng THPT trong tỉnh Đồng Nai, Hội đồng quản trị, Quý Thầy cô trƣờng THPT Nguyễn Huệ và những ngƣời thân của tôi, đã giúp đỡ, khích lệ và chăm sóc tôi để có đủ điều kiện thoả ƣớc mơ trên con đƣờng học vấn của mình. Long khánh, ngày 20 tháng 8 năm 2012 Đoàn Khắc Lúc LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân, đƣợc thực hiện dƣới sự giám sát và hƣớng dẫn khoa học của PGS.TS Đặng Trần Khánh. Các số liệu, những kết luận nghiên cứu về giải pháp ERP cho một nhà trƣờng Trung học Phổ thông và xây dựng chiến lƣợc triển khai đƣợc trình bày trong luận văn này trung thực và chƣa từng đƣợc công bố dƣới bất cứ hình thức nào. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình. Học viên Đoàn Khắc Lúc DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1 – Thống kê tình hình sử dụng các phần mềm quản lý ........................32 Bảng 3.2 – Thống kê loại phần mềm đang sử dụng ............................................33 Bảng 3.3 – Thống kê số lƣợng máy tính phục vụ quản lý ..................................33 Bảng 5.1 – Bảng tiêu chí và chiến lƣợc đƣợc lựa chọn ........................................63 Bảng 6.1 – Các tiêu chí đánh giá ............................................................................74 Bảng 6.2 – Chi phí triển khai ...................................................................................79 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 - Mô hình ERP cho một doanh nghiệp .................................................... 8 Hình 2.2 - Biểu đồ chi phí cho một dự án ERP ....................................................15 Hình 2.3 - Mô hình triển khai Chiến lƣợc Big Bang ............................................16 Hình 2.4 - Đồ thị hiệu suất công việc trong thời gian “bắt kịp” .........................17 Hình 2.5 - Mô hình Chiến lƣợc Phased Rollout ...................................................18 Hình 2.6 - Mô hình Chiến lƣợc Parallel adoption .................................................20 Hình 2.7 - Mô hình chiến lƣợc triển khai Pilot .....................................................21 Hình 2.8 - Kết quả khảo sát lựa chọn các chiến lƣợc ...........................................22 Hình 2.9 - Biểu đồ tỷ lệ thực hiện các chiến lƣợc .................................................23 Hình 2.10 - Vòng đời của hệ thống ERP ..............................................................24 Hình 3.1 - Dự án SREM ..........................................................................................31 Hình 3.2 - Phần mềm - Quản lý điểm-Tác giả-ThS Tạ Thúc Nhu .....................37 Hình 3.3 - Phần mềm - Xếp Thời khoá biểu-Tác giả :-Hoàng Cƣờng ...............38 Hình 3.4 - Phần mềm: Quản lý học sinh-Tác giả: Vũ Khanh .............................38 Hình 3.5 - Phần mềm: Quản lý GV – HS-Tác giả:Tập đoàn Viễn thông VN ...38 Hình 4.1 - Sơ đồ tổ chức trong nhà trƣờng THPT. ...............................................48 Hình 4.2 - Mô hình ERP cho trƣờng đại học. .......................................................49 Hình 4.3 - Mô hình ERP cho trƣờng THPT ..........................................................49 Hình 5.1 - Sơ đồ tổ chức trƣờng THPT Nguyễn Huệ ..........................................56 Hình 6.1 - Giao diện chƣơng trình quản lý nhân sự .............................................69 Hình 6.2 - Giao diện quản lý nhân sự ....................................................................70 Hình 6.3 - Giao diện quản lý nhân sự ....................................................................70 Hình 6.4 - Giao diện chức năng hoạch định ..........................................................71 Hình 6.5 - Giao diện kết nối với bên ngoài CSDL ................................................71 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC HÌNH CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN ..................................................................... 1 1.1. Cơ sở hình thành đề tài........................................................................................... 1 1.2. Mục tiêu nghiên cứu. ............................................................................................... 4 1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. ....................................................................... 4 1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu. ...................................................................................... 5 1.4.1. Thông tin cần thu thập................................................................................. 5 1.4.2. Phƣơng pháp thu thập thông tin. ................................................................ 5 1.5. Quy trình thực hiện đề tài. ..................................................................................... 6 1.5.1. Nghiên cứu về cơ sở lý thuyết.................................................................... 6 1.5.2. Khảo sát tình hình thực hiện quản lý giáo dục bằng ứng dụng CNTT. 6 1.5.3. Xây dựng chiến lƣợc triển khai ERP cho trƣờng Dân lập Nguyễn Huệ.6 1.5.4. Đánh giá tính khả thi của chiến lƣợc. ........................................................ 6 1.6. Ý nghĩa của đề tài..................................................................................................... 7 Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT .............................................................. 8 2.1. Khái niệm về ERP .................................................................................................... 8 2.2. Lịch sử của hệ thống ERP ....................................................................................10 2.3. Các bƣớc thực hiện dự án ERP ..........................................................................11 2.3.1. Xác định mục tiêu – lập kế hoạch............................................................11 2.3.2. Lựa chọn nhà cung cấp – lập kế hoạch. ..................................................13 2.3.3. Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu. ...............................................................13 2.3.4. Chạy thử. .....................................................................................................14 2.3.5. Huấn luyện sử dụng. ..................................................................................14 2.4. Chi phí cho dự án ERP .........................................................................................15 2.5. Các chiến lƣợc triển khai ERP ............................................................................15 2.5.1. Chiến lƣợc Big Bang .................................................................................15 2.5.2. Chiến lƣợc Phased rollout (theo từng giai đoạn) ...................................18 2.5.3. Chiến lƣợc Parallel adoption (thông qua song song) ............................20 2.5.4. Chiến lƣợc triển khai Pilot (thí điểm)......................................................21 2.5.5. Đánh giá khả năng thực hiện các mô hình triển khai. ...........................21 2.6. Vòng đời của ERP ..................................................................................................23 Chƣơng 3: KHẢO SÁT THỰC TẾ......................................................... 25 3.1. Đặt vấn đề. ...............................................................................................................25 3.2. Khảo sát chung cho tỉnh Đồng Nai. ...................................................................29 3.3. Khảo sát riêng các trƣờng ngoài công lập trong tỉnh. ...................................34 3.3.1. Quá trình hình thành nhà trƣờng ngoài công lập. ..................................34 3.3.2. Thực trạng hệ thống thông tin. .................................................................36 3.4. Kết luận. ...................................................................................................................41 CHƢƠNG 4: ERP CHO NHÀ TRƢỜNG .............................................. 43 4.1. Định hƣớng ERP. ...................................................................................................43 4.1.1. Định hƣớng chung. ....................................................................................43 4.1.2. Những thuận lợi khi triển khai ERP cho một nhà trƣờng. ....................44 4.1.3. Các khó khăn khi triển khai ERP cho các trƣờng học. .........................45 4.1.4. Định hƣớng ERP thế hệ 2. ........................................................................45 4.2. Đề xuất mô hình tổng thể ERP cho trƣờng THPT. ........................................46 4.2.1. Về cơ cấu tổ chức. .....................................................................................46 4.2.1.1. Hiệu trƣởng.................................................................................. 46 4.2.1.2. Tổ Hành chính. ............................................................................ 46 4.2.1.3. Tổ chuyên môn............................................................................ 46 4.2.1.4. Ban giáo vụ. ................................................................................. 47 4.2.1.5. Ban thi đua – Hoạt động ngoài giờ. .......................................... 47 4.2.1.6. Các phòng khác. .......................................................................... 47 4.2.2. Mô hình ERP cho nhà trƣờng...................................................................49 4.3. Các phân hệ quản lý nhà trƣờng. .......................................................................50 4.3.1. Phân hệ quản lý Học sinh. ........................................................................50 4.3.2. Phân hệ quản lý Nhân sự. .........................................................................50 4.3.3. Phân hệ quản lý Tài chính. .......................................................................50 4.3.4. Phân hệ quản lý Thƣ viện .........................................................................50 4.3.5. Phân hệ quản lý Thiết bị. ..........................................................................50 4.3.6. Phân hệ quản lý cơ sở vật chất. ................................................................51 4.3.7. Phân hệ quản lý dạy và học. .....................................................................51 4.4. Vận hành của hệ thống ERP. ..............................................................................51 4.4.1. Những yêu cầu của hệ thống. ...................................................................51 4.4.2. Vận hành của hệ thống. .............................................................................51 4.5. Những thuận lợi và khó khăn..............................................................................52 CHƢƠNG 5: CHIẾN LƢỢC TRIỂN KHAI ERP.................................. 55 5.1. Quá trình hình thành trƣờng THPT DL Nguyễn Huệ ..................................55 5.2. Cơ cấu tổ chức của nhà trƣờng và vận hành hệ thống ..................................56 5.3. Cấu trúc của sản phẩm ERP cho nhà trƣờng..................................................57 5.3.1. Kiến trúc của hệ thống ..............................................................................57 5.3.2. Phân hệ quản lý nhân sự ...........................................................................58 5.3.3. Phân hệ quản lý học sinh ..........................................................................59 5.3.4. Phân hệ quản lý tài chính ..........................................................................60 5.3.5. Phân hệ quản lý cơ sở vật chất .................................................................60 5.3.6. Phân hệ quản lý thiết bị dạy học ..............................................................61 5.3.7. Phân hệ quản lý thƣ viện...........................................................................61 5.3.8. Phân hệ quản lý chuyên môn....................................................................62 5.4. Xây dựng chiến lƣợc triển khai ERP .................................................................63 5.4.1. Lựa chọn hƣớng triển khai........................................................................63 5.4.2. Đánh giá tính khả thi của dự án ...............................................................64 5.4.3. Lập kế hoạch triển khai .............................................................................65 CHƢƠNG 6: TRIỂN KHAI THỬ NGHIỆM VÀ ĐÁNH GIÁ............... 68 6.1. Triển khai thử nghiệm ..........................................................................................68 6.1.1. Quy trình triển khai....................................................................................68 6.1.2. Phân hệ quản lý nhân sự : .........................................................................69 6.1.3. Tính khả thi.................................................................................................72 6.1.4. Những yếu tố ảnh hƣởng tới việc triển khai. ..........................................75 6.1.4.1. Giai đoạn tâm lý rối rắm ............................................................ 75 6.1.4.2. Giai đoạn chống chọi.................................................................. 76 6.1.4.3. Giai đoạn thoải mái..................................................................... 77 6.1.4.4. Giai đoạn hoài cổ ........................................................................ 77 6.1.4.5. Giai đoạn hƣng phấn .................................................................. 78 6.1.5. Chi phí cho triển khai ................................................................................78 6.2. Đánh giá: .................................................................................................................80 CHƢƠNG 7: KẾT LUẬN VÀ VẤN ĐỀ TRONG TƢƠNG LAI ............ 82 7.1. Tóm tắt kết quả nghiên cứu.................................................................................82 7.2. Những yếu tố ảnh hƣởng tới việc triển khai. ...................................................83 7.3. Tính khả mở và khả dụng của hệ thống ...........................................................84 7.4. Những hạn chế và hƣớng phát triển ..................................................................85 7.4.1. Những hạn chế ...........................................................................................85 7.4.2. Hƣớng phát triển ........................................................................................86 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Thuật ngữ Viết tắt Ý nghĩa 1 2 3 4 5 6 Bộ giáo dục Cán bộ quản lý Cheft Informatin office Cơ sở vật chất Doanh nghiệp Quỹ đền ơn đáp nghĩa BGD CBQL CIO CSVC DN ĐƠĐN 7 Enterprise Resource Planning ERP 8 Free/open source ERP FOS- ERP 9 10 11 12 13 Giáo dục và đào tạo Giáo viên Giáo viên chủ nhiệm Hội đồng quản trị Human resource GD & ĐT GV GVCN HĐQT HR Nguồn nhân lực 14 Human Resource Management HRM Quản trị nguồn nhân lực PMIS Hệ thống phần mềm quản trị 15 16 17 18 19 20 Personal Management Information System Quyết định của Ủy ban nhân dân Quản lý chuyên môn Quản lý nhân sự Sách giáo khoa Support to the Renovation of Education Managiement Phần mềm hoạch định nguồn lực Phần mềm ERP mã nguồn mở QĐ-UBT QLCM QLNS SGK SREM Dự án hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục Tổng chi phí sở hữu 21 Total Cost Ownerrship TCO 22 23 THPT TNCN 25 26 27 Trung học phổ thông Thu nhập cá nhân Trung tâm giáo dục thƣờng xuyên Ủy ban nhân dân Tập đoàn viễn thông quân đội Tập đoàn viễn thông Việt nam 28 Extensible Markup Language XLM 24 Giám đốc thông tin TTGDTX UBND VIETEL VNPT Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng 1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN 1.1. Cơ sở hình thành đề tài. Đất nƣớc ta đang trong giai đoạn chuyển mình từ nền kinh tế nông nghiệp sang nền kinh tế công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trong đó chú trọng nâng cao hàm lƣợng tri thức trong mỗi loại sản phẩm. Song hành với sự phát triển cùng đất nƣớc thì ngành Giáo dục cũng ngày một trƣởng thành và ngày càng tiến dần tới nền giáo dục hiện đại và tiến bộ trong khu vực và trên thế giới. Theo thống kê của Bộ giáo dục, tính đến năm 2011 Việt Nam có 14.581.820 học sinh trên tổng dân số là 86.927.700 ngƣời. Với 28.593 cơ sở giáo dục phổ thông, 818.538 giáo viên. Hàng năm kinh phí chi cho ngành Giáo dục phổ thông là 104.775 tỷ đồng thì phải nói rằng hệ thống Giáo dục phổ thông chiếm một tỉ trọng không nhỏ trong nền kinh tế - xã hội Việt Nam (Thống kê BGD.2011). Đại hội Đảng lần thứ XI với tinh thần đổi mới mạnh mẽ và toàn diện, trong nội dung chỉ đạo cho sự phát triển của ngành GD &ĐT đã chỉ ra những những định hƣớng khá cụ thể:  Nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực, đổi mới toàn diện và phát triển nhanh GD & ĐT coi GD & ĐT là quốc sách hàng đầu, cùng với khoa học và công nghệ là yếu tố quyết định góp phần tăng trƣởng kinh tế và phát triển xã hội.  GD & ĐT phải gắn với nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội, với khoa học công nghệ và củng cố quốc phòng an ninh. Xây dựng con ngƣời có đầy đủ phẩm chất để xây dựng và bảo vệ đất nƣớc.  GD & ĐT là sự nghiệp của toàn Đảng, toàn dân và toàn xã hội. Tuy nhiên đánh giá của Bộ giáo dục trong dịp tổng kết 10 năm thực hiện Chiến lƣợc phát triển giáo dục 2001 – 2010 có nêu rõ: Hệ thống giáo dục đã phát triển rõ rệt về quy mô, đa dạng về loại hình trƣờng và hình thức đào tạo, bƣớc đầu điều chỉnh cơ cấu hệ thống, cải tiến chƣơng trình, quy trình đào tạo, nguồn lực xã hội đƣợc huy động nhiều hơn và đạt đƣợc nhiều kết quả tích cực, chất lƣợng đào tạo từng bƣớc đƣợc cải thiện. Hệ thống giáo dục phổ thông đã cung cấp nguồn sinh viên cho các trƣờng đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp và dạy nghề với 2 chất lƣợng ngày càng đáp ứng đƣợc nhu cầu phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội, quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc, bảo đảm an ninh quốc phòng và hội nhập kinh tế quốc tế. Hệ thống các văn bản quản lý nhà nƣớc về giáo dục các cấp đã đƣợc hoàn thiện đáng kể, đã có nhiều mô hình các trƣờng học quản lý tốt, đào tạo chất lƣợng ngày càng cao, trình độ quản lý của các cơ sở giáo dục và đào tạo cũng đƣợc nâng lên một bƣớc. Ngoài ra, công tác quản lý của ngành giáo dục đối với các trƣờng chƣa đổi mới đáng kể để phù hợp với các quy luật chi phối hoạt động của hệ thống giáo dục và đòi hỏi của phát triển xã hội. Phƣơng pháp quản lý nhà nƣớc đối với các trƣờng còn tập trung, chƣa tạo đủ điều kiện để các cơ sở đào tạo thực hiện quyền và trách nhiệm tự chủ, công tác quản lý ở các trƣờng chƣa phát huy đƣợc trách nhiệm và sự sáng tạo của đội ngũ nhà giáo và các nhà quản lý. Có thể nói trong thời đại hiện nay thì ngành giáo dục đang là một tâm điểm quan tâm của toàn xã hội, sau những bƣớc phát triển mạnh mẽ cùng với sự phát triển chung của đất nƣớc thì ngành giáo dục đã từng bƣớc nâng cao chất lƣợng và hiệu quả giáo dục, song vẫn còn bộc lộ những yếu kém trong quản lý và cần phải có những thay đổi hơn nữa. Chỉ tính riêng khối THPT, cả nƣớc có 2.835.025 học sinh, với 1954 trƣờng công lập và 334 trƣờng ngoài công lập, có 146.879 giáo viên, thì công tác quản lý cũng đã gặp rất nhiều khó khăn và phức tạp. Ta hãy phân tích những khâu quản lý còn nhiều sơ hở. Ngoài một chƣơng trình SGK chuẩn do Bộ giáo dục phát hành với khung chƣơng trình và khung thời gian thực hiện cho trƣớc, còn lại do các trƣờng chủ động lên kế hoạch và lựa chọn nội dung tự chọn để thực hiện. Việc khai thác kiến thức tới đâu để truyền đạt trong mỗi giờ dạy lại tuỳ thuộc hoàn toàn vào giáo viên dạy trên lớp. Việc đánh giá học sinh cũng còn nhiều bất cập, đó là còn tuỳ thuộc vào quan điểm của giáo viên đứng lớp, việc ra đề, chấm trả bài, độ khó trong bài thi hoàn toàn phụ thuộc chủ quan giáo viên. Chƣa có những ngân hàng đề mang tích chất 3 dùng chung để cho mỗi giáo viên tham khảo hoặc căn cứ vào đó để xác định cho mình những định hƣớng khi ra đề bài thi. Ngay cả việc ban lãnh đạo nhà trƣờng, hệ thống quản lý chuyên môn cũng không có đầy đủ điều kiện để quản lý giáo viên trong lĩnh vực giảng dạy hay đánh giá học sinh một cách đều đặn mà chỉ đƣợc thực hiện trong từng giai đoạn gián đoạn (chỉ thực hiện đƣợc vào cuối mỗi giai đoạn, cuối mỗi kỳ học …) Mỗi nhà trƣờng THPT hàng năm đều có một phần kinh phí khá lớn chi cho việc mua sắm các thiết bị dạy học, trong mỗi nhà trƣờng kho thiết bị ngày một đầy lên và hiệu quả sử dụng ra sao thì lại có một câu hỏi lớn, đó là sử dụng đƣợc bao nhiêu phần trăm, ai là ngƣời sử dụng hiệu quả nhất, kém hiệu quả nhất…?, trong mỗi bài kiểm tra đã thể hiện tỷ lệ kiến thức thực hành thực nghiệm là bao nhiêu? Kinh phí sử dụng cũng là một bài toán khó, bởi ngoài mức lƣơng định mức theo ngạch bậc đƣợc quy định sẵn, thì còn lại tính toán chi phí cho các hoạt động khác (chiếm một tỷ lệ không nhỏ) nhƣng lại không có một căn cứ chung cho các trƣờng, mà chủ yếu là “hỏng chỗ nào thì trám vào chỗ đó”, và còn tuỳ thuộc vào mức độ ƣu tiên của từng hạng mục do mỗi nhà trƣờng cảm nhận thấy. Miễn là có bao nhiêu kinh phí đƣợc rót về thì chi tiêu cho hết, dẫn tới cuối năm có chuyện gọi là “giải ngân”, nghĩa là tìm cho ra hạng mục để chi hết số tiền còn lại mà chƣa chi hết. Sau cùng là mức độ liên kết thông tin giữa các giai đoạn thời gian trong một nhà trƣờng hoặc các nhà trƣờng thực sự là vấn đề nan giải. Có thể nói rằng mỗi nhà trƣờng THPT trong một tỉnh là một pháo đài độc lập và chỉ có một cổng liên kết thông tin với nhau hay với cấp trên là thông qua kênh thông tin với lãnh đạo Sở Giáo dục. Để có thể giúp những nhà quản lý các nhà trƣờng, Bộ giáo dục, Sở giáo dục, tự thân các nhà trƣờng đã có nhiều cố gắng soạn thảo ra các chƣơng trình quản lý trong đó có sử dụng tới sự hỗ trợ của công nghệ máy tính điện tử, nhiều nhà trƣờng từ đó cũng đã cải tiến đƣợc quy trình quản lý của mình, tuy nhiên không sâu rộng và không hoàn chỉnh. Đặc biệt trong hệ thống các trƣờng ngoài công lập thì lại càng ít trƣờng có sự quan tâm triển khai hoạt động này. 4 Từ những lý do trên, đề tài “Xây dựng chiến lƣợc triển khai ERP cho một nhà trƣờng thuộc hệ thống trƣờng Dân lập” đƣợc đề ra và đƣợc nghiên cứu nhằm sau một thời gian nhất định triển khai sẽ giúp các nhà quản lý nhà trƣờng có thể quản lý, điều hành cũng nhƣ đánh giá đƣợc hiệu quả hoạt động của tổ chức mình đang quản lý. Không những vậy còn giúp các nhà quản lý hoạch định đƣợc việc khai thác các nguồn lực cơ quan mình một cách hiệu quả. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu. Tìm hiểu về lý thuyết ERP và những chiến lƣợc triển khai cho một tổ chức xã hội. Tìm hiểu những mô hình, những định hƣớng về ERP cho ngành giáo dục đã và đang áp dụng ở Việt Nam. Phân tích thực trạng việc triển khai các phần mềm quản lý trong tỉnh Đồng nai nhằm phục vụ cho mục đích xây dựng chiến lƣợc triển khai ERP cho một nhà trƣờng. Phân tích về một vài phần mềm quản lý hiện đang sử dụng trong ngành giáo dục, từ đó đề xuất mô hình ERP cho nhà trƣờng THPT ngoài công lập. Đánh giá khả năng thực hiện và tính khả thi trong việc áp dụng vào nhà trƣờng một cách có hiệu quả. 1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. Đối tƣợng nghiên cứu là các nhà Quản lý trƣờng THPT và Giáo viên trực tiếp tham gia giảng dạy, những Nhân viên đang làm việc trong các nhà trƣờng, Phụ huynh học sinh và các Nhà quản lý cấp trên của nhà trƣờng nhƣ Sở Giáo dục, tổ chức Đảng, Đoàn, Chính quyền … Những chƣơng trình và những phần mềm đang đƣợc các nhà trƣờng trong ngành giáo dục sử dụng. Những văn bản của Đảng, Chính quyền, ngành Giáo dục có liên quan tới việc chỉ đạo cải tiến, đổi mới trong quản lý giáo dục. Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện triển khai đề tài, nhằm đảm bảo tính tập trung vào nội dung cơ bản của đề tài nghiên cứu, việc nghiên cứu chỉ tập trung vào việc đánh giá thực trạng quản lý cũng nhƣ nhu cầu thực tế về sự cần thiết phải 5 triển khai ERP cho một nhà trƣờng, và chỉ giới hạn ứng dụng cho một nhà trƣờng THPT ngoài công lập. Trên cơ sở đó có thể cải tiến thay đổi để phục vụ cho nhà trƣờng THPT nói chung. Sau đó là những đánh giá về tính khả thi của đề tài. 1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu. 1.4.1. Thông tin cần thu thập.  Thông tin từ kết quả thống kê của ngành giáo dục Đồng nai về hệ thống các trƣờng THPT trong tỉnh.  Thông tin về việc sử dụng những phần mềm phục vụ quản lý giáo dục mà các nhà trƣờng trong Tỉnh đã và đang sử dụng.  Thông tin về quy trình quản lý các hoạt động trong nhà trƣờng đối với học sinh, giáo viên, nhân viên, tài sản, thiết bị và tài chính…  Thông tin về hệ thống thông tin phục vụ quản lý mà mỗi nhà trƣờng đã trang bị bao gồm phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng và nguồn nhân lực. 1.4.2. Phƣơng pháp thu thập thông tin.  Phương pháp văn bản: Trên cơ sở tìm kiếm thông tin về cơ sở lý thuyết về ERP, cách tiếp cận ERP, các bƣớc tiến hành triển khai ERP, Những khó khăn khi triển khai ERP, những mô hình ERP cho ngành giáo dục… trên các kênh thông tin nhƣ: Đài, báo chí, tạp chí, bài báo khoa học, tƣ liệu trên mạng Internet…Những văn bản chỉ đạo về định hƣớng quản lý giáo dục… Đây là nền tảng để hình thành đề tài nghiên cứu.  Phương pháp phỏng vấn: Tiếp cận các nhà trƣờng (THPT) trong tỉnh Đồng nai, phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên phụ trách, giáo viên…thu thập đƣợc những thông tin thực trạng quản lý hiện nay của ngành giáo dục (Đồng nai), những tồn tại cũng nhƣ những nhu cầu về ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục.  Phương pháp chuyên gia: Tiếp cận những nhà giáo dục có nhiều năm công tác trong ngành giáo dục đã từng hoặc đang là cán bộ quản lý giáo dục, có nhiều kinh nghiệm về công tác quản lý giáo dục để xin ý kiến về mô hình quản lý cũng nhƣ những khó khăn khi thực hiện triển khai 6 chuyển từ quản lý giáo dục truyền thống sang quản lý giáo dục bằng ứng dụng CNTT. 1.5. Quy trình thực hiện đề tài. 1.5.1. Nghiên cứu về cơ sở lý thuyết.  Tìm hiểu lý thuyết về kiến trúc của hệ thống thông tin.  Tìm hiểu về lý thuyết ERP.  Tìm hiểu về ERP cho ngành giáo dục.  Các chiến lƣợc triển khai ERP.  Các yếu tố đánh giá cho một giải pháp lựa chọn sản phẩm ERP. 1.5.2. Khảo sát tình hình thực hiện quản lý giáo dục bằng ứng dụng CNTT.  Tình hình ứng dụng CNTT trong quản lý Giáo dục của tỉnh Đồng nai.  Quy trình quản lý hiện nay của ngành Giáo dục .  Hệ thống thông tin của ngành Giáo dục hiện nay.  Đánh giá về xu hƣớng lựa chọn chiến lƣợc triển khai trong các nhà trƣờng. 1.5.3. Xây dựng chiến lƣợc triển khai ERP cho trƣờng Dân lập Nguyễn Huệ.  Xác định sơ bộ cấu trúc sản phẩm ERP .  Lựa chọn giải pháp triển khai.  Lập kế hoạch triển khai.  Đào tạo và triển khai.  Kiểm tra, thử nghiệm.  Đào tạo cho ngƣời sử dụng  Vận hành hệ thống. 1.5.4. Đánh giá tính khả thi của chiến lƣợc.  Đánh giá về tính kinh tế.  Đánh giá về tổ chức.  Đánh giá về vận hành. 7 1.6. Ý nghĩa của đề tài. Việc xây dựng ERP cho một nhà trƣờng sẽ nâng cao hiệu quả cao cho công tác quản lý của nhà trƣờng, sẽ làm thay đổi một cách đáng kể trong tƣ duy của mỗi nhà quản lý, đó là chuyển công tác quản lý từ phƣơng pháp cổ điển truyền thống sang phƣơng pháp quản lý khoa học trong đó có ứng dụng CNTT. ERP sẽ tạo ta một kênh thông tin hoàn chỉnh và khép kín, hỗ trợ tích cực các cá nhân cũng nhƣ các tổ chức trong nhà trƣờng trong quy trình làm việc. ERP nếu đƣợc nâng cấp lên thế hệ 2 có thể liên kết thông tin với các quan hệ bên ngoài nhƣ các trƣờng bạn, ngành giáo dục cấp trên hay các ban tuyển sinh, các trƣờng đại học trong các thông tin tổng hợp, hoạch định nguồn lực… Đối với giáo viên, nhân viên công tác trong trƣờng, ERP sẽ là một công cụ hiệu quả, giúp họ nhanh chóng thực hiện công việc một cách chính xác và tiện ích, giảm bớt nhiều thời gian cho việc kiểm tra dữ liệu, tính toán, truy xuất dữ liệu … * * * * * * * * * 8 Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1. Khái niệm về ERP ERP là viết tắt của “Enterprise Resource Planning”. Nếu dịch theo sát nghĩa tiếng Anh là “Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp”. Theo Christopher Koch trong bài “The ABCs of ERP” đăng trên tạp chí CIO thì mục đích của ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau. Hình 2.1 - Mô hình ERP cho một doanh nghiệp ERP là một thuật ngữ đƣợc dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v.... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp nhƣ nhân lực, vật tƣ, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lƣợng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Phần mềm ERP là một loại phần mềm máy tính cho phép công ty (một cơ sở kinh tế) cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt đƣợc mục tiêu trên. Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hƣởng đến cấu trúc của chƣơng trình. 9 ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, vật tƣ. ERP sẽ thay thế chúng bằng một chƣơng trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà tổ chức yêu cầu, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hƣởng đến hệ thống. ERP còn có chế độ phân quyền ngƣời sử dụng linh động ngay trên giao diện sử dụng ngƣời quản trị. Có chế độ bảo mật an toàn. Thông thƣờng, trƣớc khi ứng dụng ERP, mỗi bộ phận nhƣ: tài chính kế toán, kinh doanh, mua hàng, kho hàng, nhân sự … đã có một hệ thống phần mềm đặc thù riêng phục vụ các đặc trƣng riêng biệt của từng bộ phận. Các phần mềm này thƣờng không kết nối đƣợc với nhau. Để phục vụ nhu cầu quản lý của từng bộ phận, một thông tin có thể đƣợc nhập đi, nhập lại vào các hệ thống khác nhau. Do sự nhầm lẫn hoặc không đồng thời khi cập nhật (mỗi bộ phận chỉ nhập số liệu khi cần chứ không nhập số liệu khi có phát sinh), các hệ thống này có thể cho các số liệu khác nhau về cùng một thông tin. Các hệ thống này thƣờng cũng không trao đổi thông tin đƣợc với nhau, mà thƣờng lại là cát cứ thông tin của mỗi phòng ban. Ngƣời của phòng ban này không truy cập đƣợc vào hệ thống của phòng ban khác. Mục đích của ERP là kết hợp tất cả các hệ thống này trong một phần mềm tích hợp duy nhất sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau. ERP là một hệ thống do con ngƣời làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Ngƣời sử dụng phải đƣợc đào tạo cẩn thận. Tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định cho sự thành công khi triển khai loại hình này. ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất, kinh doanh, hay bất cứ một hoạt động nào khác phải đƣợc lập ra theo năm, tháng,
- Xem thêm -