Tài liệu Xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu (kpi) trong đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần giải pháp công nghệ xanh

  • Số trang: 95 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 543 |
  • Lượt tải: 0
dangvantuan

Tham gia: 02/08/2015

Mô tả:

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG CHỈ SỐ HIỆU SUẤT CỐT YẾU (KPI) TRONG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ XANH Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Ngọc Anh Mã sinh viên : A21131 Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh HÀ NỘI – 2015 BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG CHỈ SỐ HIỆU SUẤT CỐT YẾU (KPI) TRONG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ XANH Giảng viên hƣớng dẫn : Th.s Lê Huyền Trang Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Ngọc Anh Mã sinh viên : A21131 Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh HÀ NỘI – 2015 Thang Long University Libraty LỜI CẢM ƠN Theo đúng kế hoạch thực tập đã được Nhà trường đưa ra và nhận sự giúp đỡ rất nhiệt tình của Giáo viên hướng dẫn cũng như của Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ Xanh, em đã đến công ty thực tập. Trong thời gian thực tập, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều từ các phòng ban của công ty. Chính điều này đã giúp em có thể dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu về các hoạt động của công ty. Em cũng nghiêm túc và rất cố gắng tìm hiểu về công ty một cách kỹ lưỡng nhất nhằm có thể hoàn thành được khóa luận. Trước hết, xin trân trọng cảm ơn Giảng viên Lê Huyền Trang đã rất nhiệt tình hướng dẫn em thực hiện Khóa luận tốt nghiệp này. Xin trân trọng cảm ơn Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ Xanh và các phòng ban đã tạo những điều kiện tốt nhất trong việc giúp em tìm hiểu các mặt hoạt động của công ty để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Anh LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác. Các dữ liệu thông tin thứ cấp sử dụng trong Khóa luận là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ ràng. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này! Hà Nội, ngày 28 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Anh Thang Long University Libraty MỤC LỤC PHẦN 1.CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ XÂY DỰNG CHỈ SỐ HIỆU SUẤT CỐT YẾU (KPI) TRONG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ XANH ............................................................................................ 1 1.1.Khái quát về đánh giá thực hiện công việc ............................................................... 1 1.1.1.Khái niệm và vai trò của đánh giá thực hiện công việc........................................... 1 1.1.1.1. Khái niệm...........................................................................................................1 1.1.1.2. Vai trò của đánh giá thực hiện công việc ............................................................... 2 1.1.2. Một số phương pháp đánh giá thực hiện công việc ................................................ 3 1.1.2.1 Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa ................................................................. 3 1.1.2.2 Phương pháp danh mục kiểm tra ............................................................................ 4 1.1.2.3 Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng ....................................................... 4 1.1.2.4 Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi ........................................ 4 1.1.2.5 Phương pháp so sánh .............................................................................................. 5 1.2. Khái quát về xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) trong đánh giá thực hiện công việc.........................................................................................................................5 1.2.1 Khái niệm và phân loại chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) ............................................ 5 1.2.1.1 Khái niệm...........................................................................................................5 1.2.1.2 Đặc điểm của chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) .......................................................... 6 1.2.1.3 Yêu cầu của chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) ............................................................. 7 1.2.2 Phân loại chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) .................................................................. 7 1.2.2.1 Chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) trong đánh giá kết quả hoạt động công ty ............. 7 1.2.2.2 KPI trong đánh giá kết quả thực hiện công việc nhân viên .................................... 8 1.2.3 Vai trò của chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) trong đánh giá thực hiện công việc ..... 9 1.2.4 Quy trình xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI trong Đánh giá thực hiện công việc cho cá nhân...........................................................................................................10 1.2.4.1 Bước 1: Xác định mục tiêu của phòng ban, bộ phận dựa trên mục tiêu của công ty...................................................................................................................................11 1.2.4.2 Bước 2: Xác định người xây dựng KPIs ................................................................ 11 1.2.4.3 Bước 3: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm của vị trí chức danh .............. 11 1.2.4.4 Bước 4: Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá) và thu thập dữ liệu.............. 12 1.2.4.5 Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được và các ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh ...................................................................................................13 1.2.4.6 Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng .......................... ..14 PHẦN 2. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG CHỈ SỐ KPI TRONG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ XANH..............................................................................................................................16 2.1. Tổng quan về công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh ........................................ 16 2.1.1 Giới thiệu chung về công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh ............................. ..16 2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh.... 16 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh................................. 18 2.1.4 Đặc điểm lao động tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh ..................... .......19 2.1.4.1 Số lượng lao động ................................................................................................. .19 2.1.4.2 Lao động theo giới tính ...................................................................................... ....20 2.1.4.3 Lao động theo trình độ học vấn ................................................................... ..........20 2.1.4.4 Lao động theo độ tuổi lao động ........................................................................... ..20 2.1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh...............................................................................................................................20 2.1.5.1 Doanh thu.........................................................................................................21 2.1.5.2 Chi phí..............................................................................................................21 2.1.5.3 Lợi nhuận...............................................................................................................21 2.2 Thực trạng đánh giá thực hiện công việc tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh...............................................................................................................................22 2.2.1 Thực trạng đánh giá thực hiện công việc tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh...............................................................................................................................22 2.2.1.1 Phương pháp đánh giá thực hiện công việc đang áp dụng tại công ty CP Giải pháp công nghệ Xanh......................................................................................................22 2.2.1.2 Hạn chế của phương pháp đánh giá đang áp dụng tại công ty CP Giải pháp công nghệ Xanh.......................................................................................................................26 2.2.2 Thực trạng xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI trong Đánh giá thực hiện công việc tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh .............................................................. 28 Thang Long University Libraty 2.2.2.1 Bước 1: Xác định mục tiêu của phòng ban, bộ phận dựa trên mục tiêu của công ty.......................................................................................................................................30 2.2.2.2 Bước 2: Xác định người xây dựng chỉ số KPI ....................................................... 32 2.2.2.3 Bước 3: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm chính của vị trí chức danh (Xây dựng bản mô tả công việc) ................................................................................................ 34 2.2.2.4 Bước 4: Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá) ............................................. 40 2.2.2.5 Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được và các ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh .................................................................................................47 2.2.2.6 Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng ............................ 50 2.2.3 Đánh giá thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc đang áp dụng và xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI trong Đánh giá thực hiện công việc tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh.............................................................................................. 51 2.2.3.1 Ưu điểm xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI trong ĐGTHCV tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh. .............................................................................................. 51 2.2.3.2 Nhược điểm xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI trong ĐGTHCV tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh. .............................................................................................. 52 2.2.3.3 Nguyên nhân những hạn chế của phương pháp đánh giá thực hiện công việc đang áp dụng..........................................................................................................................53 PHẦN 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN XÂY DỰNG CHỈ SỐ HIỆU SUẤT CỐT YẾU KPI TRONG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ XANH................................................................................ 55 3.1 Định hƣớng phát triển của công ty 2016- 2020 ....................................................... 55 3.2 Chính sách phát triển của công ty năm 2015 - 2020 ............................................... 56 3.3 Các giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI trong đánh giá thực hiện công việc tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh.................. 56 3.3.1 Đẩy mạnh sự quan tâm của lãnh đạo ..................................................................... 56 3.3.2 Thành lập lại nhóm xây dựng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc.... 57 3.3.3 Trang bị và bổ sang kiến thức cho người đánh giá ............................................... 57 3.3.4 Nâng cao trình độ chuyên môn nói chung và trình độ hiểu biết về KPI nói riêng cho bộ phận Hành chinh – nhân sự ................................................................................ 58 3.3.5 Phổ biến về phương pháp chỉ số KPI cho toàn bộ nhân viên trong công ty......... 58 3.3.6 Hoàn thiện bản mô tả công việc cho một số vị trí chức danh – trường hợp phòng Hành chính – nhân sự ..................................................................................................... 58 3.3.7 Bổ sung chỉ số KPI cho một số vị trí chức danh phòng Hành chính – nhân sự . 63 3.3.8 Đề xuất mẫu phiếu đánh giá ................................................................................... 64 3.3.9 Nâng cao hiệu quả sử dụng kết quả đánh giá ........................................................ 65 3.3.10 Thực hiện kiểm tra khảo sát công tác đánh giá thực hiện công việc .................. 65 3.3.11 Triển khai đánh giá thực hiện công việc sử dụng các KPI đã được xây dựng .. 66 3.3.11.1 Họp lãnh đạo và các trưởng phòng để thống nhất người đánh giá và chu kỳ đánh giá..........................................................................................................................66 3.3.11.2 Đào tạo người đánh giá....................................................................................... 66 3.3.11.3 Đánh giá thực hiện công việc sử dụng chỉ số KPI .............................................. 67 3.3.11.4 Phỏng vấn đánh giá ............................................................................................. 67 Thang Long University Libraty DANH MỤC VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ CP Cổ phần KPI Chỉ số hiệu suất cốt yếu ĐGTHCV Đánh giá thực hiện công việc TP Trưởng phòng NV Nhân viên DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Khái quát bản mô tả công việc cho vị trí chức danh .......................................... 12 Bảng 2.1Tổng hợp lao động công ty năm 2012 -2014 ...................................................... 19 Bảng 2.2Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2012 – 2014 ....................... 21 Bảng 2.3Kế hoạch đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh năm 2013 ............................................................................................... 23 Bảng 2.4Mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc tại Công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh năm 2013 .................................................................................................................. 24 Bảng 2.5Người xây dựng chỉ số KPI của từng phòng ban tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh năm 2014 ......................................................................................................... 33 Bảng 2.6 Chức năng nhiệm vụ của phòng Kế hoạch – đầu tư tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh .................................................................................................................. 6 Bảng 2.7 Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính – nhân sự tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh .................................................................................................................. 7 Bảng 2.8 Chức năng nhiệm vụ của phòng Tài Chính – Kế toán tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh .................................................................................................................. 8 Bảng 2.9 Chức năng nhiệm vụ của phòng Phòng Thiết kế - Thi công tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh ......................................................................................................... 8 Bảng 2.10 Bản mô tả công việc của chức danh nhân viên Kinh doanh ............................ 34 Bảng 2.11 Bản mô tả công việc của chức danh nhân viên Nhân sự.................................. 36 Bảng 2.12 Bản mô tả công việc của chức danh nhân viên Kế toán tổng hợp ................... 37 Bảng 2.13 Bản mô tả công việc của chức danh nhân viên Thiết kế .................................. 38 Bảng 2.14 Chỉ số đánh giá nhân viên Kinh doanh tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh năm 2013 – 2014 ...................................................................................................... 41 Bảng 2.15 Chỉ số đánh giá nhân viên Nhân sự tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh năm 2013 – 2014 ............................................................................................................... 42 Bảng 2.16 Chỉ số đánh giá nhân viên Kế toán tổng hợp tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh năm 2013 – 2014 ............................................................................................. 44 Bảng 2.17 Chỉ số đánh giá nhân viên Thiết kế tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh năm 2013 – 2014 ............................................................................................................... 45 Bảng 2.18 Chỉ số đánh giá về ý thức kỷ luật cho nhân viên nhân sự tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh năm 2013 – 2014 .......................................................................... 47 Bảng 2.19 Cho điểm và xếp loại nhân viên Kinh doanh ................................................... 48 Thang Long University Libraty Bảng 2.20 Cho điểm và xếp loại nhân viên Nhân sự ........................................................ 49 Bảng 2.21 Cho điểm và xếp loại nhân viên Kế toán tổng hợp .......................................... 49 Bảng 2.22 Cho điểm và xếp loại nhân viên Thiết kế ........................................................ 49 Bảng 2.23 Bảng hệ số hoàn thành nhiệm vụ ..................................................................... 50 Bảng 3.1 Bản mô tả công việc của chức danh nhân viên Hành chính .............................. 60 Bảng 3.2 Bản mô tả công việc của chức danh nhân viên IT ............................................. 61 Bảng 3.3 Bản mô tả công việc của chức danh nhân viên Quản lý văn phòng .................. 62 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ Sơ đồ 1.1 Quy trình xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI ............................................. 10 Sơ đồ 2.1Cơ cấu tổ chức của công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh ............................. 18 Sơ đồ 2.2Quy trình xây dựng chỉ số KPI tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh ...... 29 Biểu đồ 2.1Sự hài lòng của nhân viên về phương pháp đánh giá đang áp dụng tại công ty...................................................................................................................................26 Biểu đồ 2.2 Những hạn chế của phương pháp đánh giá đang áp dụng tại công ty ........... 27 Biểu đồ 2.3Công ty có nên áp dụng Phương pháp ĐGTHCV khác .................................. 27 Thang Long University Libraty Lời mở đầu 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong nền kinh tế hội nhập hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp cần cố gắng, nỗ lực phát triển nhằm giữ vững và nâng cao vị thế của doanh nghiệp. Vai trò của các nhà lãnh đạo được đề cao hơn đòi hỏi sự nắm bắt và nhạy bén hơn trong công việc. Chính vì thế, các nhà lãnh đạo hiểu rằng nguồn nhân lực chính là nhân tố quan trọng quyết định vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường. Từ đó, doanh nghiệp chú trọng và không ngừng nâng về công tác quản trị nguồn nhân lực sao cho phù hợp với mục tiêu, chiến lược đã đề ra. Để có thể quản trị nguồn nhân lực ngoài công tác tuyển dụng, tạo động lực, đào tạo… công tác đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên là một yếu tố vô cùng quan trọng giúp nhà lãnh đạo hiểu rõ điểm mạnh điểm yếu, những điều cần khích lệ, nhắc nhở… tới từng nhân viên trong công ty. Đánh giá thực hiện công việc như là căn cứ cơ bản về thành tích của nhân viên trong khoảng thời gian nhất định từ đó nhà lãnh đạo sẽ quyết định xem cần góp ý hay khen thưởng gì cho phù hợp với từng nhân viên sao cho công bằng và khách quan nhất. Thực tế hiện nay có rất nhiều phương pháp để đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên. Câu hỏi khó đặt ra cho nhà quản lý là vận dụng phương pháp nào tối ưu có thể đánh giá khách quan, công bằng sao cho phù hợp với văn hóa của công ty. Một trong những phương pháp được sử dụng là bộ chỉ số KPI. KPI – (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu, đánh giá thực hiện công việc thông qua các thông số, chỉ tiêu định lượng của từng cá nhân hay bộ phận. Đánh giá thực hiện công việc theo bộ chỉ số KPI giúp cho nhân viên thực hiện đùng công việc theo mục tiêu của phòng ban, tổ chức. Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài: “Xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) trong đánh giá thực hiện công việc tại Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ Xanh”. 2. Mục tiêu nghiên cứu Từ những kiến thức có liên quan về công tác quản lý, việc áp dụng chỉ số hiệu suất (KPI) trong đánh giá thực hiện công việc và về công ty, đề tài này được triển khai với các mục tiêu sau: – Hệ thống hóa lại cơ sở lí thuyết về đánh giá thực hiện công việc và chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI – Đánh giá thực trạng về công tác đánh giá thực hiện công việc hiện tại và thực trạng xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI trong đánh giá thực hiện công việc tại công ty – Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) trong đánh giá thực hiện công việc. 3. Đối tƣợng nghiên cứu Công tác xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) trong Đánh giá thực hiện công việc tại Công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh. 4. Phạm vi nghiên cứu – Về không gian: Công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh tại số 21, đường Lê Văn Lương, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Hà Nội. – Về thời gian: Để nghiên cứu đề tài, dữ liệu thực tế được thực hiện từ năm 2012 đến năm 2014. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong luận văn sử dụng phương pháp như sau: – Phƣơng pháp tra cứu tài liệu: Sử dụng các dữ liệu được thu thập thông qua báo cáo kết quả kinh doanh của công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh và nghiên cứu tài liệu về quy trình đánh giá thực hiện công việc đang áp dụng. Sử dụng hệ thống lý thuyết về Đánh giá thực hiện công việc và sử dụng hệ thống lý thuyết về bộ chỉ số KPI. – Phƣơng pháp phân tích: Thực hiện nghiên cứu phân tích những dữ liệu thu thập được về quy trình đánh giá thực hiện công ty đang áp dụng. – Phƣơng pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng hỏi với việc lấy mẫu chọn lọc đối với những cán bộ nhân viên. Phiếu điều tra gồm 11 câu hỏi dưới dạng trắc nghiệm với các phương án trả lời khác nhau. Mục đích của của phiếu điều tra là thu nhập các thông tin về công tác đánh giá thực hiện công việc công ty đang áp dụng và đề xuất phương pháp đánh giá thực hiện công việc thông qua xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu(KPI). Phiếu điều tra hợp lệ được thu lại và được tổng hợp thông tin, kết quả. Các bước thực hiện như sau: Bƣớc 1: Lập phiếu điều tra trắc nghiệm bao gồm 11 câu hỏi nhằm điều tra về công tác đánh giá thực hiện công việc đang áp dụng và đề xuất phương pháp đánh giá thực hiện công việc theo KPI như:  Công tác đánh giá thực hiện công việc hiện tại, gồm có các nội dung: phương pháp đánh giá thực hiện công việc đang sử dụng, mức độ thỏa mãn của nhân viên với việc hoạt động đánh giá thực hiện công việc hiện tại.  Đề xuất về phương pháp đánh giá thực hiện công việc theo KPI, gồm có các nội dung: ý kiến về việc đổi mới phương pháp đánh giá, hiểu biết về KPI, kỳ vọng của người lao động trong cách thức đánh giá theo KPI. Thang Long University Libraty Bƣớc 2: Tổng số phiếu phát ra là 58 phiếu trong khoảng thời gian từ ngày 20/01/2016 đến ngày 10/02/2016. Bƣớc 3: Tổng số phiếu thu về là 58 phiếu trong đó có 55 phiếu hợp lệ, 3 phiếu không hợp lệ Bƣớc 4: Xử lý phiếu điều tra và tổng hợp thông tin bằng tính năng Pivot Table and Pivot Chart Report trong Microsoft Excel 6. Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận gồm có 3 chương: – Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết về xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) trong Đánh giá thực hiện công việc tại Công ty CP Giải pháp công nghệ Xanh. – Chƣơng 2: Thực trạng Đánh giá thực hiện công việc và xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) trong Đánh giá thực hiện công việc tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh. – Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) trong Đánh giá thực hiện công việc tại công ty CP Giải pháp Công nghệ Xanh PHẦN 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ XÂY DỰNG CHỈ SỐ HIỆU SUẤT CỐT YẾU (KPI) TRONG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ XANH 1.1. Khái quát về đánh giá thực hiện công việc 1.1.1. Khái niệm và vai trò của đánh giá thực hiện công việc 1.1.1.1. Khái niệm Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng và luôn luôn tồn tại trong tất cả các tổ chức. Mặc dù ở các công ty nhỏ đánh giá thực hiện công việc được thực hiện một cách không chính thức thông qua sự đánh giá hàng ngày của người giám sát với các nhân viên và sự đánh giá, góp ý lẫn nhau giữa các nhân viên nhưng hầu hết các tổ chức đều xây dựng cho mình một hệ thống đánh giá chính thức. Vì vậy, việc đánh giá thực hiện công việc là một hệ thống chính thức bao gồm cả một tiến trình đánh giá khoa học có bài bản và có tính thống nhất. Hệ thống đánh giá được thực hiện theo định kỳ tùy vào tính chất của mỗi loại công việc, tùy vào quy mô của doanh nghiệp. Theo quan điểm của PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quân, “Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó đối với người lao động.” Như vậy ĐGTHCV được thực hiện theo một quy trình đánh giá khoa học trên cơ sở hàng loạt các tiêu chí khác nhau, được lặp lại theo chu kỳ. Một hệ thống ĐGTHCV bao giờ cũng có mục đích rõ ràng, kế hoạch được xây dựng chi tiết theo trình tự đồng bộ, được tiến hành đánh giá công khai và kết quả đánh giá được phản hồi lại cho người lao động. Trong hệ thống ĐGTHCV nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của các nhà quản lý là xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn sao cho phù hợp để tiến hành so sánh tình hình thực hiện công việc của từng người lao động từ đó có phản ánh đầy đủ mức độ hoàn thành công việc, phẩm chất và hành vi của người lao động. Còn theo quan điểm của PGS.TS.Trần Kim Dung, “Đánh giá thực hiện công việc là xác định mức độ hoàn thành công việc của các tập thể hoặc cá nhân so với các tiêu chuẩn đã đề ra hoặc so sánh với kết quả công việc của các tập thể, cá nhân khác cùng thực hiện công việc.” Từ đây có thể hiểu ĐGTHCV là xác định được mức độ hoàn thành công việc theo dựa trên một quá trình đánh giá liên tục nhằm đảm bảo tập thể tham dự thực hiện được các mục tiêu của tổ chức. So sánh kết quả đánh giá của từng cá nhân, tổ chức với nhau hoặc là so sánh với tiêu chuẩn đã đề ra để có thể đánh giá phù hợp nhất chính xác nhất với người lao động. 1 Thang Long University Libraty Mặc dù có nhiều quan điểm đánh giá khác nhau nhưng chung lại chúng ta có thể hiểu “Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động dựa trên những tiêu chuẩn đã được xây dựng và có sự so sánh từ đó thảo luận về sự đánh giá với người lao động.” Vai trò của đánh giá thực hiện công việc 1.1.1.2. Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là công việc có ảnh hưởng nhiều nhất đến quyền lợi thiết thực của nhân viên, từ việc tăng lương, xét thưởng, kỷ luật, sa thải cho đến kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng. Khi đánh giá đúng về một nhân viên thì việc quy hoạch nhân sự sẽ chính xác hơn, nhờ đó họ có thể phát huy năng lực của mình một cách cao nhất. Người được đánh giá đúng năng lực sẽ hài lòng vì được công nhận. Họ sẽ làm việc hăng say hơn, góp phần làm giảm chi phí và tăng năng suất lao động, góp phần làm giảm chi phí. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải thiết lập được những tiêu chí này một cách rõ ràng, phù hợp với điều kiện thực tế của mình và có một công cụ tốt để quản lý việc đánh giá đó. Vai trò với tổ chức: ĐGTHCV là một công việc hết sức quan trọng của doanh nghiệp và là mối quan tâm lớn của các nhà quản trị. – ĐGTHCV giúp đơn vị, phòng ban, cá nhân có thể xác định mục tiêu rõ ràng trong tương lai từ những kết quả đánh giá của từng nhân viên thì từng phòng ban sẽ xác định được những điểm cần cải thiện những điểm cần phát huy hơn nữa để từng cá nhân, từng phòng ban, từng đơn vị có thể dễ dàng xác định được điểm mạnh điểm yếu của mình và xây dựng mục tiêu phát triển trong tương lai sao cho phù hợp. – Dựa vào kết quả ĐGTHCV tổ trức, nhà quản lý sẽ có cái nhìn bao quát về hiệu quả làm việc của nhân viên và cái nhìn sâu sắc về hiệu quả làm việc của từng nhân viên trên cơ sở đó nhà quản lý sẽ đưa ra được những nhu cầu về nhân sự, xác định được nhu cầu đào tạo của từng nhân viên. Giúp tổ chức đánh giá việc thực hiện các hoạt động về nguồn nhân lực từ đó có những điều chình sao cho phù hợp với từng chức vụ. – Thông tin phản hồi đánh giá từ nhân viên giúp cho tổ chức có cái nhìn toàn diện hơn về những suy nghĩ mong đợi của người lao động từ đó sẽ có sự thấu hiểu, đồng cảm để đưa ra những quyết định phù hợp với tâm tư, nguyện vọng của người lao động. Điều này như là một sự động viên lớn với người lao động, tạo động lực làm việc và sự gắn bó với tổ chức. Sự phù hợp trong các quyết định nhân sự của tổ chức sẽ đánh giá hiệu quả công việc của những người lãnh đạo, quản lý sẽ giúp cho họ có những điều chình sao cho phù hợp và nâng cao năng lực trong công tác quản trị. Vai trò với người lao động: 2 Đánh giá thực hiện công việc đóng vai trò vô cùng quan trọng với người lao động. – ĐGTHCV giúp cho người lao động có thể nhìn nhận chính bản thân cần thay đổi điều gì và cố gắng hơn điều gì từ đó người lao động biết mình thực sự đang ở đâu và cần phải làm gì để phù hợp hơn với tổ chức và phát huy hết được khả năng. – Người lao động sẽ nhận được sự giúp đỡ từ tổ chức để có sự thay đổi phù hợp với khả năng, vị trí công việc. – Sự thấu hiểu giữa người lao động và tổ chức sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn, hợp tác cùng phát triển. Dựa trên những ý kiến phản hồi từ nhà quản lý giúp cho người lao động dễ dàng hơn trong định hướng phát triển nghề nghiệp. Những hỗ trợ từ nhà quản lý dựa trên kết quả đánh giá như khích lệ, nhắc nhở, đào tạo những kiến thức nhằm phát huy điểm mạnh và hạn chế h ơn những điểm yếu trong công việc. 1.1.2. Một số phương pháp đánh giá thực hiện công việc Hiện nay nhu cầu về đánh giá thực hiện công việc tại các doanh nghiệp ngày càng tăng và trở nên cần thiết vì vậy có rất nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau. Để chọn và áp dụng được một phương pháp đánh giá sao cho phù hợp với doanh nghiệp là câu hỏi khó đặt ra cho các nhà quản trị. Đòi hỏi nhà quản trị phải nắm rõ được bản chất của từng phương pháp đánh giá để có thể chọn được phương pháp ĐGTHCV phù hợp nhất. Mỗi một phương pháp đều có trình tự nhất định và ưu điểm, nhược điểm riêng nên tùy vào từng đặc điểm của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp đánh giá. Một số phương pháp đang được áp dụng tại các doanh nghiệp: 1.1.2.1 Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa là phương pháp người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về sự thực hiện công việc của đối tượng đánh giá theo ý kiến chủ quan của mình theo một thang đo từ thấp đến cao. Các tiêu thức đánh giá bao gồm các tiêu thức liên quan trực tiếp tới công việc và cả các tiêu thức không lien quan trực tiếp tới công việc. Ƣu điểm: Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa là một phương pháp dễ hiểu dễ tiếp cận việc xây dựng tương đối đơn giản và thực tiễn. Những đặc trưng được lượng hóa giúp người đánh giá dễ dàng cho điểm hơn. Nhờ đó, chúng cho phép so sành về điểm số, thuận tiện cho việc ra những quyết định liên quan đến quyền lợi, đánh giá năng lực người lao động của nhà quản lý. Nhƣợc điểm: Khi một mẫu phiếu được thiết kế dựa trên những tiêu thức chung cho nhiều công việc dẫn đến việc mất đi những đặc trưng riêng biệt cho từng công việc 3 Thang Long University Libraty dẫn đến ĐGTHCV không được chính xác. Đôi lúc gặp khó khăn trong việc đo lường các đặc trưng như là hành vi, thái độ. Việc sử dụng thang đo đồ họa dễ bị ảnh hưởng bởi lỗi do chủ quan của người đánh giá như lỗi thiên vị, thành kiến, định kiến, đánh giá chung chung. 1.1.2.2 Phương pháp danh mục kiểm tra Phương pháp danh mục kiểm tra là phương pháp thiết kế một danh mục các câu mô tả về các hành vi thái độ xảy ra trong khi thực hiện công việc của người lao động. Người đánh giá được nhận bản chụp của mẫu phiếu, đánh vào các câu mà họ thấy phù hợp với đồi tượng đánh giá. Mỗi câu mô tả sẽ có chỉ số riêng để làm rõ mức độ quan trọng tương đối giữa các câu. Ƣu điểm: Phương pháp này dễ thực hiện và tránh được các lỗi như xu hướng trung bình hay dễ dãi. Kết quả đánh giá được biểu hiện cụ thể bằng điểm do đó thuận tiện cho việc so sánh và ra quyết định Nhƣợc điểm: Phương pháp này không áp dụng được cho nhiều loại công việc vì với từng công việc sẽ thiết kế các danh mục khác nhau sẽ làm tăng thời gian, chi phí cho việc ĐGTHCV. Việc xác định các trọng số của từng câu vô cùng phức tạp đòi hỏi cần có sự giúp đỡ của các chuyên gia. 1.1.2.3 Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng là phương pháp đánh giá sẽ ghi lại theo mô tả những hành vi có hiệu quả và những hành vi không có hiệu quả trong ĐGTHCV của người lao động theo từng yếu tố công việc. Ƣu điểm: Phương pháp thuận lợi cho việc thảo luận với người lao động về các ưu nhược điểm của họ trong thực hiện công việc và ra quyết định giúp hạn chế được lỗi do chủ quan. Giúp việc đánh giá trở lên chính xác hơn Nhƣợc điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và nhiều khi công việc ghi chép bị bỏ qua dẫn đến đánh giá thiếu chính xác, thiếu toàn diện. Người lao động có thể cảm thấy không thoải mai khi nhà quản lý ghi lại những hành vi yếu kém của mình. 1.1.2.4 Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi là phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp là phương pháp thanh đo đồ họa và phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng, tháng điểm đánh giá được ghi chép rõ ràng hơn và dễ tính điểm hơn vì đó là những hành vi có thật của người được đánh giá. Ƣu điểm: Phương pháp ít thiên vị hơn các thang đo khác, các đặc trưng cơ bản được lựa chọn cẩn thận và tạo ra sự nhất chí giữa những người đánh giá và người được đánh giá do những hành vi được lượng hóa và dễ dàng quan sát 4 Nhƣợc điểm: Phương pháp này gặp khó khăn là việc thiết kế các thang đo rất tốn thời gian và chi phí. Việc sử dụng các thanh đo để cho điểm cũng tốn thời gian. Kết quả đánh giá cũng bị ảnh hưởng nếu các đặc trưng và các hành vi không được lựa chọn và mô tả cẩn thận. Người đánh giá cũng gặp khó khăn khi phải xác định sự tương tự giữa hành vi thực hiện với hành vi được mô tả trong thanh đo. Phương pháp này các hành vi hướng về hoạt động hơn là hướng về kết quả làm cho nhà quản trị gặp khó khan trong việc đánh giá. 1.1.2.5 Phương pháp so sánh Phương pháp so sánh là một nhóm các phương pháp có cùng bản chất là ĐGTHCV của từng người lao động dựa trên so sánh sự thực hiện công việc của từng người với những bạn cùng làm việc trong bộ phận. Sự so sánh thường được dựa trên một tiêu thức tổng thể về tình hình làm việc của từng người lao động. Ƣu điểm: Phương pháp này rất đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, rất có tác dụng trong việc ra quyết định như lương, thưởng, thăng tiến đối với người lao động. Phương pháp này tương đối sát với thực tế do đó những đánh giá tương đối chính xác với từng đối tượng đánh giá. Nhƣợc điểm: Phương pháp dễ dẫn đến lỗi thiên vị, thành kiến do đó ảnh hưởng đến kết quả đánh giá. Việc cung cấp những thông tin phản hồi cũng bị hạn chế và chúng không có tác dụng khuyên khích sự cộng tác và đoàn kết trong tập thể. 1.2. Khái quát về xây dựng chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) trong đánh giá thực hiện công việc 1.2.1 Khái niệm và phân loại chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) 1.2.1.1 Khái niệm Ngày nay chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) ngày càng được biết đến rộng rãi là một phương pháp giúp đánh giá thực hiện công việc của người lao động dễ dàng hơn bao quát hơn và kết quả sát với khả năng của người được đánh giá từ đó giúp doanh nghiệp xác định được mục tiêu trong tương lai dựa trên kết quả đánh giá. Chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI (Key Performance Indicators) đây là các chỉ số đo lường kết quả hoạt động của cá nhân, tổ chức trên cơ sở mục tiêu đã hoạch định và được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau: tài chính, quản trị nhân sự, quản lý… Khi chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) được sử dụng trong đánh giá thực hiện công việc được hiểu là những chỉ số hiệu suất cốt yếu phản ánh kết quả thực hiện công việc của người lao động dựa vào những tiêu chí đánh giá, mục đích đánh giá của từng vị trí công việc. 5 Thang Long University Libraty
- Xem thêm -