Tài liệu Workflow và ứng dụng vào bài toán quản lý giao việc

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ Phạm Thị Sắc WORKFLOW VÀ ỨNG DỤNG VÀO BÀI TOÁN QUẢN LÝ GIAO VIỆC KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Công Nghệ Thông Tin HÀ NỘI - 2010 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN Mục Lục Mục Lục ......................................................................................................................3 Mở đầu .......................................................................................................................7 Chương 1. Tổng quan về Luồng công việc ..............................................................8 1.1. Khái niệm về luồng công việc 8 1.1.1. Khái niệm.......................................................................................................................8 1.1.2. Các loại luồng công việc................................................................................................9 1.2. Các lĩnh vực ứng dụng của Luồng công việc và một số ứng dụng thực tiễn 10 1.2.1. Xử lý ảnh......................................................................................................................10 1.2.2. Quản lý tài liệu.............................................................................................................11 1.2.3. Thư điện tử và thư mục điện tử ...................................................................................11 1.2.4. Luồng công việc với các ứng dụng phần mềm nhóm .................................................11 1.2.5. Luồng công việc với các ứng dụng hướng giao dịch ..................................................12 1.2.6. Phần mềm hỗ trợ dự án................................................................................................12 1.2.7. BPR và các công cụ thiết kế hệ thống có cấu trúc ......................................................12 1.3. Giới thiệu một số ứng dụng của Luồng công việc 13 1.3.1. Nevifood với Giải pháp quản lý thông tin bằng Sharepoint 2007 ..............................13 1.3.2. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO .........................................15 Chương 2. Công cụ Microsoft Office SharePoint Server 2007 .............................18 2.1. Tổng quan về Microsoft Office Sharepoint Server 2007 18 2.1.1. Giới thiệu .....................................................................................................................18 2.1.2. Các tính năng của Microsoft Office Sharepoint Server 2007 .....................................19 4 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 2.2. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 trong quản lý doanh nghiệp 20 2.2.1. Quản lý nội dung và các tiến trình...............................................................................21 2.2.2. Nâng cao sự hiểu biết trong kinh doanh......................................................................22 2.2.3. Sử dụng nền độc lập với mạng Intranet, Internet và ứng dụng trong doanh nghiệp .24 2.3. Luồng công việc trong Sharepoint Server 2007 26 2.3.1. Luồng công việc phê duyệt (Approval Workflow) .....................................................26 2.3.2. Luồng công việc thu thập phản hồi (Collect Feedback) .............................................27 2.3.3. Luồng công việc thu thập chữ ký (Collect Signature) ................................................28 2.3.4. Luồng công việc quyết định giữ lại (Disposition approval) .......................................28 2.3.5. Luồng công việc ba trạng thái (Three States) .............................................................28 2.4. Công cụ triển khai Luồng công việc - Microsoft Office Sharepoint Designer 2007 29 Chương 3. Ứng dụng Luồng công việc cho bài toán quản lý thi học kỳ...............31 3.1. Phát biểu bài toán 31 3.2. Xây dựng mô hình nghiệp vụ 31 3.2.1. Các vấn đề và giải pháp ...............................................................................................31 3.2.2. Mục tiêu của hệ thống mới ..........................................................................................32 3.2.3. Mô tả hệ thống mới......................................................................................................32 b. Giúp công việc của cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được .........................33 3.2.4. Lợi ích của hệ thống mới .............................................................................................34 3.2.4. Thời gian triển khai dự án............................................................................................34 3.2.5. Nhưng ràng buộc đối với sự phát triển hệ thống.........................................................34 3.3. Kế hoạch dự án 35 3.3.1. Hệ thống thiết bị chính ................................................................................................35 3.3.2. Hệ thống phần mềm.....................................................................................................35 3.4. Lập tài liệu và phát triển Luồng công việc cho bài toán 36 3.4.1. Phân tích hệ thống........................................................................................................36 3.4.2. Phân tích hệ thống với các quy trình Luồng công việc...............................................38 3.5. Thiết kế hệ thống với Luồng công việc 41 3.5.1. Tạo các thành phần cho hệ thống ................................................................................41 3.5.2. Tạo các Luồng công việc.............................................................................................43 3.6. Triển khai thử nghiệm hệ thống 43 3.6.1. Luồng công việc thông qua .........................................................................................43 3.6.2. Luồng công việc thu thập phản hồi .............................................................................55 3.6.3 Dùng Sharepoint Designer xây dựng Luồng công việc cụ thể ....................................61 3.7. Đánh giá hệ thống và hướng hoàn thiện 76 3.7.1. Nhận xét, đánh giá hệ thống ........................................................................................76 3.7.2. Những vấn đề cần hoàn thiện ......................................................................................77 Kết luận.....................................................................................................................78 5 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN Tài liệu tham khảo....................................................................................................79 6 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN Mở đầu Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Các hệ thống tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp cũng từng bước được tin học hóa giúp cho các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hàng ngày được thực hiện một cách tự động. Quản lý Luồng công việc (workflow) là một công nghệ đang phát triển nhanh và ngày càng trở thành một công nghệ cơ bản được sử dụng rộng rãi trong việc quản lý các quy trình nghiệp vụ của tổ chức. Đặc điểm cơ bản của nó là tổ chức việc tự động hoá các tiến trình nghiệp vụ, bao gồm việc kết hợp các hoạt động của người và máy, đặc biệt là các tương tác liên quan tới các công cụ và ứng dụng công nghệ thông tin. Luồng công việc có tính thực tiễn, đáp ứng yêu cầu xây dựng toàn bộ hệ thống các quy trình quản lý trong doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý điện tử đòi hỏi có quy trình giao dịch, quản lý không chỉ đảm bảo sự chính xác về mặt nghiệp vụ mà cần tự động hóa nhằm tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ và có thể giám sát quá trình hoạt động của các giao dịch nhằm tránh lãng phí thời gian chờ đợi vô ích. Hệ thống luồng công việc được áp dụng trong các quy trình quản lý giấy tờ, tài liệu, quy trình sản xuất tự động, quy trình kinh doanh, ngân hàng, hệ thống viễn thông mà đòi hỏi độ khả tính cao. Có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng và thực thi Luồng công việc, nhưng hiện nay Sharepoint Server là một công cụ mạnh và có nhiều ưu điểm đáng lưu ý. Với sản phẩm này các doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống intranet và internet phục vụ cho việc trao đổi thông tin và thiết lập các quy trình làm việc một cách hiệu quả. Nó cung cấp sự kiểm soát toàn bộ vòng đời của nội dung thư điện thử bao gồm tài liệu, và các trang web; sử dụng các khuôn mẫu định dạng điện tử, đơn giản, thích hợp cho người dùng có kinh nghiệm thông qua các ứng dụng máy trạm quen thuộc; lưu trữ, quản lý, truy cập tài liệu trong doanh nghiệp; có chính sách quản lý và phân quyền rất tốt. Ngoài ra, nó tương thích với hầu hết các sản phẩm, ứng dụng của Office nên bạn có thể làm việc với word, excel, powerpoint một cách dễ dàng, tương thích với hệ thống window, và đã hỗ trợ sẵn những template, data type, site template, style, layout,… mà dựa vào đó bạn có thể tạo một ứng dụng với thời gian ngắn hơn với cách truyền thống. Có thể nói, Sharepoint Server là một sự lựa chọn tuyệt vời cho việc xây dựng và thực thi Luồng công việc. 7 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN Chương 1. Tổng quan về Luồng công việc 1.1. Khái niệm về luồng công việc 1.1.1. Khái niệm Luồng công việc (Workflow) là một dãy các công việc có quan hệ với nhau theo một trình tự xác định để thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Mô hình hóa luồng công việc có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống, được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng, các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình luồng công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác. Các luồng công việc được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các luật... như là các quá trình biến đổi của vật lý, các quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông tin. Luồng công việc được tự động hóa một phần hoặc toàn bộ. Trong quá trình đó, các tài liệu, thông tin hay các nhiệm vụ được truyền từ đối tượng tham gia này sang đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định. Luồng công việc bao gồm một số các bước logic được xem như các tác vụ hay các hoạt động, những phụ thuộc giữa các tác vụ, các luật định tuyến và các thành viên tham gia. Trong Luồng công việc, một tác vụ có thể thể hiện một hoạt động của con người hay một hệ thống phần mềm. Nhu cầu nổi bật của Luồng công việc đối với một số ứng dụng dịch vụ điện tử làm cho nó gắn liền với các dịch vụ web. 8 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN Bắt đầu Bước 1 Yes Quyết định Bước 2 Bước 3 No Bắt đầu vòng lặp Bước 4 Kết thúc vòng lặp Kết thúc Hình 1: Ví dụ về Luồng công việc Ngày nay chúng ta dùng luồng công việc vì nó cho phép mô hình hóa một cách trực quan và rõ ràng các luồng điều khiển của một ứng dụng. Thay vì biểu diễn logic ứng dụng của ta bằng một mớ mã phức tạp, thì khai báo logic đó bằng luồng công việc rõ ràng là làm đơn giản hơn. Nhờ đó, ta có thể kiểm tra logic ứng dụng, làm trực quan hóa nó, theo vết nó khi thực thi và thay đổi nó khi cần thiết. Ngoài ra Luồng công việc cho phép phối hợp làm việc giữa con người và phần mềm bằng các loại giao diện tương tác khác nhau: email, web-form, winform, instant message. 1.1.2. Các loại luồng công việc Ta có thể chia luồng công việc thành hai kiểu như sau: − Luồng công việc tuần tự (Sequential workflow). Loại này mô tả một tiến trình có điểm khởi đầu, sau đó thực thi một số loạt các hoạt động theo thứ tự được dịch 9 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN sẵn, cuối cùng đi đến điểm kết thúc. Điển hình như các mô hình trình tự (flow chart) cổ điển. Một Luồng công việc tuần tự có thể chứa các nhánh, vòng lặp và một số cấu trúc điều khiển. Vì tính chất làm từng việc, xong việc trước rồi mới đến việc sau nên nó mới có tên gọi là Luồng công việc tuần tự. − Luồng công việc máy trạng thái (State machine workflow): Loại này áp dụng phương pháp chuyển đổi giữa các trạng thái của một đối tượng. Việc chuyển đổi gây ra bởi các sự kiện. Ví dụ hoạt động được thực thi trong một thời gian xác định sẽ được quyết định bởi việc phối hợp các trạng thái hiện tại và các sự kiện mà nó nhận được. Thông thường Luồng công việc tuần tự sẽ được áp dụng cho trường hợp hoạt nghiệp vụ đơn giản, dễ thể hiện, dễ hình dung và quản lý. Nhưng Luồng công việc máy trạng thái (State Machine) có thể giúp ta thể hiện được các Luồng công việc phức tạp, tránh trường hợp phân nhánh quá rườm rà, đặc biệt là những trường hợp mà không thể đoán trước được bởi vì con người tham gia vào Luồng công việc có thể dừng nó vào bất cứ lúc nào. Do đó, việc định hướng bằng Luồng công việc tuần tự là khả thi. Lúc này, mỗi bước của Luồng công việc chỉ thực hiện trên một nhánh: Đối với dạng máy trạng thái thì mọi chuyện đơn giản bởi vì một yêu cầu hủy chính là một sự kiên mà nó có thể được tiếp nhận và quản lý ngay thời điểm đó. 1.2. Các lĩnh vực ứng dụng của Luồng công việc và một số ứng dụng thực tiễn Trong những năm gần đây đã có nhiều loại sản phẩm trên thị trường IT hỗ trợ các chức năng của Luồng công việc, song gần đây tầm quan trọng của nó mới được nhìn nhận một cách đầy đủ. Sự tiến hóa của công nghệ Luồng công việc như một công nghệ tiên tiến có thể thấy ở một số loại sản phẩm khác nhau. 1.2.1. Xử lý ảnh Luồng công việc đã được kết hợp chặt chẽ với các hệ thống xử lý ảnh và nhiều hệ thống xử lý ảnh đã có khả năng thực thi Luồng công việc, hoặc dưới dạng built-in hoặc kết hợp với một sản phẩm Luồng công việc chuyên dụng. Nhiều thủ tục nghiệp vụ đòi hỏi phải tương tác với thông tin giấy tờ và cần thu thập chúng dưới dạng dữ liệu ảnh. Quá trình đó tạo thành một phần của cả tiến trình tự động hoá. Mỗi khi các thông tin trên giấy được thu thập dưới dạng dữ liệu ảnh điện tử, chúng có thể được trao đổi giữa một số người tham gia khác nhau cho các mục đích khác nhau trong tiến 10 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN trình và có thể cả với các ứng dụng IT khác. Do vậy tạo ra một nhu cầu phải có các chức năng của Luồng công việc. 1.2.2. Quản lý tài liệu Công nghệ quản lý tài liệu gắn với việc quản lý vòng đời của các tài liệu điện tử. Công nghệ này bao gồm các tiện ích để quản lý các kho lưu trữ tài liệu phân tán bên trong một tổ chức như một tài nguyên dùng chung và các tiện ích để phát tán tài liệu (thậm chí những phần riêng rẽ của tài liệu) tới từng cá nhân tương ứng với vai trò của họ trong quan hệ với từng tài liệu cụ thể, phục vụ cho việc truy cập hoặc cập nhật thông tin. Các tài liệu tạo thành một phần của thủ tục nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu truy cập tới tài liệu của từng nhân viên thực hiện các hoạt động riêng rẽ theo một trình tự cụ thể được quy định trong các quy tắc hành chính. Đó chính là dạng Luồng công việc hướng tài liệu. 1.2.3. Thư điện tử và thư mục điện tử Thư điện tử cung cấp các phương tiện mạnh cho việc phân phối thông tin giữa các cá nhân trong một tổ chức hoặc giữa các tổ chức. Việc sử dụng các cơ chế thư mục không chỉ cung cấp một cách để xác định các cá nhân tham gia trong lĩnh vực email mà còn có tiềm năng ghi nhận các thông tin về các thuộc tính người dùng như vai trò trong tổ chức hoặc các thuộc tính khác liên quan tới các thủ tục nghiệp vụ. Do vậy, hệ thống thư điệu tử tự thân đã hướng tới các chức năng Luồng công việc bằng cách thêm vào các lệnh định tuyến để xác định một chuỗi các người nhận đối với các kiểu thư điện tử cụ thể theo một số thủ tục nghiệp vụ được xác định trước. 1.2.4. Luồng công việc với các ứng dụng phần mềm nhóm Nền công nghiệp phần mềm nhóm đã tạo nên một lĩnh vực rộng lớn các phần mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ và nâng cao tính tương tác giữa các thành viên trong nhóm. Ban đầu, các ứng dụng này hỗ trợ cải thiện cách làm việc nhóm theo các tiến trình không hình thức như truy cập vào các bản tin nhóm hay các ứng dụng lập lịch biểu hàng ngày một cách tùy tiện. Khi phạm vi của các ứng dụng chuyển dịch về phía các nghiệp vụ hình thức hơn tập trung vào các mối tương tác nhóm thì bắt đầu nảy sinh các yêu cầu trang bị các khuôn dạng hình thức giám sát được để hỗ trợ cho việc sử dụng các ứng dụng phần mềm nhóm. Công nghệ Luồng công việc cung cấp một giải pháp cho nhu cầu này. 11 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 1.2.5. Luồng công việc với các ứng dụng hướng giao dịch Trong nhiều năm qua, các ứng dụng hỗ trợ các thủ tục nghiệp vụ (“giao dịch”) đã được phát triển với việc sử dụng các bộ giám sát giao dịch và/hoặc các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu. Từ cách làm việc tập trung hóa đầu tiên, các phần mềm ứng dụng như vậy đã cho phép phân tán các ứng dụng hướng giao dịch trên các nền máy tính khác nhau. Các ứng dụng hướng giao dịch đã thể hiện những đặc trưng quan trọng về tính bền vững và cũng hỗ trợ nhiều tính chất của giao dịch. Tuy nhiên, hầu như chúng không đưa ra sự tách biệt giữa logic thủ tục nghiệp vụ và sự triệu gọi các công cụ ứng dụng khác nhau để đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ cho các hoạt động riêng lẻ trong tiến trình nghiệp vụ. Theo thời gian, điều này dẫn đến yêu cầu hợp nhất các khả năng của Luồng công việc để điều khiển các thủ tục nghiệp vụ với khả năng triệu gọi các chương trình ứng dụng giao dịch truyền thống cho các phần thích hợp của tiến trình nghiệp vụ, cũng như các loại chương trình ứng dụng khác (như word) cho các phần còn lại của tiến trình nghiệp vụ. 1.2.6. Phần mềm hỗ trợ dự án Phần mềm giám sát sự phát triển dự án ứng dụng IT phức tạp thường có một dạng chức năng của Luồng công việc trong môi trường dự án để “trao đổi” các nhiệm vụ giữa các cá nhân và định tuyến thông tin giữa họ để hỗ trợ các nhiệm vụ đó. Trong một vài trường hợp, các loại phần mềm này được tổng quát hóa để cung cấp khung nhìn hướng nghiệp vụ rộng hơn về tiến trình cũng như mở rộng miền công cụ ứng dụng - tức là đưa ra khả năng Luồng công việc tổng quát hơn. 1.2.7. BPR và các công cụ thiết kế hệ thống có cấu trúc Tái kỹ nghệ tiến trình nghiệp vụ (Business Process ReEngineering -BPR) là công cụ IT cung cấp trợ giúp cho các hoạt động phân tích, mô hình hoá, và định nghĩa lại các tiến trình nghiệp vụ cốt lõi của một tổ chức. Do các nguy cơ tiềm ẩn của sự thay đổi trong các tiến trình nghiệp vụ hay vai trò và trách nhiệm của mỗi bộ phân của tổ chức đã dẫn đến các quá trình này. Ở đây có thể bao gồm việc phân tích cấu trúc tiến trình và các luồng thông tin hỗ trợ nó, các vai trò của các cá nhân hay đơn vị của tổ chức trong tiến trình và các hành động cần thực hiện để đáp ứng với các tình huống khác nhau... Sự mở rộng tự nhiên của các công cụ đó tạo ra sự thuận tiện cho việc triển khai tiến trình với hạ tầng hỗ trợ của IT để điều khiển các luồng của công việc và các hành động gắn kết bên trong các tiến trình nghiệp vụ. 12 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 1.3. Giới thiệu một số ứng dụng của Luồng công việc 1.3.1. Nevifood với Giải pháp quản lý thông tin bằng Sharepoint 2007 a. Giới thiệu về Nevifood Nevifood là Doanh nghiệp chuyên kinh doanh các sản phẩm thủy sản và nông nghiệp đặc biệt là các sản phẩm từ cá Tra, Basa (Pangasius) đến từ đồng bằng sông Cửu Long, Việt Nam. Nevifood có văn phòng đặt tại châu Âu, với hướng đi mở rộng, tiếp cận khách hàng cũng như cung cấp các sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao của Việt Nam vào thị trường Châu Âu. Kéo theo đó là sự đòi hỏi về giao tiếp với nhiều ngôn ngữ chính thống của châu Âu như: (Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Hà Lan) tất cả các thông tin về Kinh doanh, kênh PR, marketing đều phải thống nhất nội dung và có quy trình quản lý xuyên suốt. Nevifood quyết định triển khai giải pháp thiết kế Website công ty nhằm quản lý thông tin doanh nghiệp tích hợp với công nghệ Microsoft Office System, phần mềm cổng thông tin Microsoft SharePoint Server 2007 và nền tảng Microsoft .NET Framework. Kết quả của việc sử dụng hệ thống này là việc tăng tính thống nhất nội dung thông tin, tạo cầu nối thông tin giữa công ty với khách hàng, các nhân viên nghiệp vụ văn phòng trong công ty đều có cơ hội dễ dàng tham gia quy trình chia sẻ thông tin, tiết kiệm thời gian quản lý tài liệu, chi phí cho công ty cũng như đảm bảo chất lượng thực hiện nghiệp vụ. b. Tình huống /Yêu cầu doanh nghiệp Với tiêu chí trở thành một trong những nhà kinh doanh sản phẩm thương mại lớn của Việt Nam tại thị trường khó tính như châu Âu, một trong những ưu tiên của Nevifood là luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm trong việc cung cấp sản phẩm thương mại.Thêm vào đó, với tốc độ phát triển kinh doanh, nhu cầu mở rộng thị trường kinh doanh, đem thông tin sản phẩm có uy tín của công ty tới các khách hàng là điều cần thiết, giảm rất nhiều chi phí cho các kênh PR, quảng cáo sản phẩm tại các thị trường châu Âu không chỉ là việc làm trước mắt mà còn có ý nghĩa lâu dài, vì bên cạnh trang thông tin về công ty, giới thiệu sản phẩm, Website còn có tin bài, số liệu diễn biến giá cả các mặt hàng có tính phân tích chuyên sâu của các chuyên gia trong ngành Thủy sản, ghi dấu ấn “Tin tưởng” của khách hàng đối với Công ty. Tình huống: Quản lý thông tin, chu trình biên tập thông tin và nội dung website. 13 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN Một hệ thống website đi kèm các thao tác nhập tin thủ công từ một nhân viên của công ty hoặc từ các phòng ban nghiệp vụ chuyển tới những người có trách nhiệm xét duyệt. Việc sử dụng hệ thống thông tin như vậy có những hạn chế nhất định và thường gây ra những sự chậm trễ công bố thông tin không cần thiết. Yêu cầu: Trong chu trình hoạt động của Website Nevifood, nhu cầu quản lý quy trình thông tin và tích hợp hầu hết các tính năng sẵn có, thói quen dễ sử dụng của MS Office System là rất quan trọng, nhằm đảm bảo các quy trình xử lý thông tin phải tuân thủ chặt chẽ các tiêu chí nhanh, hiệu quả, linh hoạt và dễ quản lý. Giải pháp: Nevifood quyết định triển khai website quản lý thông tin trên nền tảng Sharepint và .NET Framework đồng thời tích hợp với Hệ thống quản trị dữ liệu BI của SQL Server. Nova Technologies là đối tác tư vấn và triển khai giải pháp cho Nevifood đồng thời cũng là đối tác của Microsoft tại Việt Nam. Nova Technologies chuyên cung cấp các dịch vụ và giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp. Công nghệ: Sharepoint tích hợp rất sâu với hệ thống cổng thông tin doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay là Microsoft Office Sharepoint Server 2007. Kết hợp với các tính năng quản lý chu trình xử lý thông tin, quản lý hồ sơ tài liệu, xử lý các dữ liệu kinh doanh, diễn biến và phân tích giá cả bằng Excel Service có tích hợp BDC trên nền Microsoft Office Sharepoint Server 2007 là giải pháp cực kỳ hiện đại và tối ưu về hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp cho Nevifood. Giao diện: Hệ thống có giao diện dễ sử dụng, từng cá nhân có thể truy cập vào tài khoản của mình bằng giao diện web để hoàn thành công việc, theo dõi tin bài, các báo cáo và thông số thống kê dành riêng cho thành viên hoặc cá nhân. Kiến trúc giải pháp: kiến trúc giải pháp bao gồm các phần chính sau: Windows Server 2003: Máy chủ Hệ điều hành Windows, hỗ trợ nền tảng NET 3.0 cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 và email client. Microsoft Office Sharepoint Server 2007: Máy chủ Intranet và cổng thông tin Internet. Tổ chức website được thiết kế riêng cho các phòng ban và cá nhân. Hệ thống biên soạn tin bài được tích hợp bởi các công cụ soạn thảo chuyên nghiệp trên web hoặc trực tiếp từ MS Office 2003/2007. Lợi ích mang lại − Tiết kiệm thời gian. Sử dụng hệ thống logic, dễ sử dụng, giảm tối đa thời gian xử lý thông tin. 14 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN − Hệ thống biên tập thông tin sẽ được thông báo ngay lập tức khi có các tin bài mới cần xét duyệt. Đồng thời, chu trình thông tin và luồng luân chuyển dữ liệu được tự động cập nhật giúp quản lý tin bài thuận tiện. Ngoài các công cụ soạn thảo thông thường, hệ thống còn tích hợp các loại công nghệ hiển thị thông tin mới như Silverlight cho các hình ảnh Media, đọc sách, tạp chí, hình ảnh bằng công nghệ “đọc trực tuyến”, dịch vụ trên các trình duyệt của người dùng mà không cần phải tải về máy cá nhân. Các tài liệu được lưu trữ tự động trên cổng thông tin Sharepoint Server 2007. − Một tin bài có thể soạn và được xét duyệt đúng theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ quy trình của tờ báo điện tử. − Tăng hiệu quả công việc. Hiệu quả và chất lượng công việc được nâng lên rõ rệt nhờ có áp dụng chu trình quản lý thông tin đảm bảo chặt chẽ và khoa học. 1.3.2. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO Dự án METEO (Managing End-To-End Application) bắt đầu tại công ty Bellcore năm 1995 và từ năm 1996 trở đi được phát triển tại Đại học Georgia. Mục tiêu của METEO là tạo tiện ích và hỗ trợ sự tự động hóa cho các Luồng công việc ở cấp độ xí nghiệp được thực thi trong môi trường phân tán, tự quản. a. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO. Một Luồng công việc trong METEO được mô hình như một tập các tác vụ, tập các phụ thuộc liên tác vụ, tập dữ liệu và các thông báo ngoại lệ. Mô hình tác vụ của METEO. Một tác vụ là một thao tác hay một dãy thao tác thực thi trong ngữ cảnh của một Luồng công việc. Một tác vụ có thể được thực hiện một chương trình máy tính, một giao tác cơ sở dữ liệu hoặc bởi các tác vụ khác kết nối trên mạng. Hình sau thể hiện mô hình tác vụ tổng quát. Các nút trong đồ thị thể hiện trạng thái bên ngoài của tác vụ trong khi các cung tương ứng với sự chuyển dịch trạng thái nội tại và hợp lệ của tác vụ. 15 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN Ban đầu Ban đầu Bắt đầu Bắt đầu Thực thi Thực thi Lỗi Đã hỏng Hủy bỏ Hoàn thành Tác vụ không chuyển giao Đã hủy Chuyển giao Đã chuyển giao Tác vụ chuyển giao Chuyển giao không thể điều chỉnh Chuyển giao có thể điều chỉnh Hình 2: Mô hình tác vụ tổng quát trong METEO b. Kiến trúc hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO Kiến trúc hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO bao gồm một tập bốn thành phần dịch vụ và công cụ, được cài đặt riêng biệt nhau: Thiết kế Luồng công việc Bộ thiết kế Bộ dịch/Bộ sinh Luồng công việc Bộ lưu trữ Luồng công việc Bộ lưu trữ Bộ quản trị Luồng công việc trên web Bộ quản trị Luồng công việc tổng quan Hình 3: Kiến trúc METEO 16 Bộ quản trị Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN Thành phần thứ nhất là bộ xây dựng Luồng công việc: dùng để thiết kế Luồng công việc, phát triển các ứng dụng Luồng công việc. Thành phần thứ hai là bộ lưu trữ: là một cơ sở dữ liệu thông tin về các tiến trình Luồng công việc, dữ liệu, các tổ chức thành viên tham gia Luồng công việc, các giao thức truyền thông. Thành phần thứ ba là bộ tạo quy luật, quy trình: cung cấp môi trường thực thi cho việc xử lý và giám sát các thể hiện Luồng công việc. Thành phần thứ tư là bộ quản trị Luồng công việc. 17 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN Chương 2. Công cụ Microsoft Office SharePoint Server 2007 2.1. Tổng quan về Microsoft Office Sharepoint Server 2007 2.1.1. Giới thiệu Microsoft Office SharePoint Server 2007 là một sản phẩm Server thuộc nhóm Microsoft Office 2007. Với sản phẩm này có thể giúp doanh nghiệp mình xây dựng một hệ thống intranet và internet phục vụ cho việc trao đổi thông tin và thiết lập các quy trình làm việc. Với SharePoint Server 2007, người dùng có thể tự mình tạo ra các site riêng cho mình hoặc cho nhóm làm việc với những mục đích chia sẻ thông tin riêng, có thể phân quyền để giới hạn những người truy cập thông tin, có thể dùng các công cụ tìm kiếm để truy tìm đủ loại thông tin như nhân sự, tài liệu, tin tức nội bộ, tạo ra được các biểu mẫu chuẩn của doanh nghiệp và cho chúng vận hành theo những quy trình định sẵn với những cấp độ xem, duyệt khác nhau. SharePoint Server 2007 cũng còn được xem là một công cụ giúp bạn truy tìm thông tin khổng lồ, tạo ra các báo cáo phục vụ cho việc quản lý hoặc kinh doanh của doanh nghiệp. 18 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 2.1.2. Các tính năng của Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Hình 4: Các tính năng của MOSS 2007 Microsoft Office SharePoint Server 2007 tạo sân chơi chung cho mọi thành viên trong doanh nghiệp với giao diện thân thiện giúp cho công việc trở nên hiệu quả. Các tính năng chính của SharePoint 2007 sẽ được nhóm lại như sau: 1- Khả năng Làm việc cộng tác (Collaboration) cho phép các thành viên làm việc với nhau hiệu quả thông qua các tài liệu, tác vụ, quy trình và thông tin chia sẻ với các chức năng như Wiki và blogs .. 2- Cho phép tạo Cổng thông tin (Portals) Bạn có thể tự tạo MySite riêng cho mình hoặc cho nhóm và chia sẻ thông tin với những người khác. Thành phần portal của MOSS bao hàm các đặc tính đặc biệt hữu ích cho việc thiết kế, triển khai và quản lý portal nội bộ của doanh nghiệp, kết hợp các website hiện có trên Internet và các portal riêng lẻ khác. Hơn nữa, nó hỗ trợ liên kết giữa nhiều người trong cùng tổ chức có thể chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm. 3- Cho phép Tìm kiếm thông tin trong doanh nghiệp (Enterprise Search) Dễ dàng nhanh chóng tìm kiếm đủ loại thông tin trong hệ thống bao gồm cả con 19 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN người, kỹ năng, và nội dung trong các ứng dụng đã được tổ chức trong doanh nghiệp xây dựng 4- Quản lý thông tin doanh nghiệp (Enterprise Content Management) Tạo và quản lý tài liệu, dữ liệu và nội dung có thể phát hành dạng web. 5- Tạo các Biểu mẫu dùng chung và theo các quy trình định sẵn (Business Process and Forms) Tạo ra các quy trình xử lý thông tin và các biểu mẫu điện tử giúp tự động hóa các hoạt động trong công ty của bạn theo những quy trình định sẵn. 6- Là công cụ khai thác tài nguyên thông minh (Business Intelligence) Cho phép nhân viên văn phòng dễ dàng truy cập thông tin doanh nghiệp (có thể từ nhiều nguồn dữ liệu hoặc flatform khác nhau) sau đó tiến hành phân tích và tạo ra các loại báo cáo hỗ trợ ra quyết định hiệu quả. 7- Tích hợp với các sản phẩm khác trong hệ thống Microsoft Office 2007 SharePoint Server 2007 được thiết kế để làm việc với các chương trình ứng dụng, server và công nghệ khác trong hệ thống MS Office 2007. Ví dụ: ta có thể đưa thông tin từ Outlook, PowerPoint, Groove, Project Professional lên SharePoint với mục đích lưu trữ, chia sẻ với các đồng nghiệp với khả năng phân quyền chặt chẽ cho những nhóm người dùng khác nhau. SharePoint cũng sẽ thông báo cho bạn biết khi tài liệu của mình có sự thay đổi hoặc cập nhật. 2.2. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 trong quản lý doanh nghiệp Microsoft Office Sharepoint Server 2007 là sự lựa chọn phù hợp trong việc tích hợp các khả năng của các máy chủ, cho phép nâng cao tính hiệu quả trong công việc của các nhân tố/tổ chức thông qua việc cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, gia tăng chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp, thuận tiện cho việc chia sẻ thông tin ra bên ngoài tốt hơn. Microsoft Office SharePoint Server 2007 hỗ trợ cho mô hình mạng Intranet, Extranet và các ứng dụng web cho các doanh nghiệp với nền tảng thống nhất thay vì các hệ thống tách rời riêng biệt. Thêm vào đó, máy chủ quản lý nội dung cung cấp cho các chuyên gia Công nghệ Thông tin và cộng đồng những người Phát triển với một nền tảng và các công cụ quản lý mà họ cần tới để quản trị máy chủ, mở rộng ứng dụng, và tương tác với các khản năng có thể khác. 20 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 2.2.1. Quản lý nội dung và các tiến trình Nhận thấy các giá trị từ các tài sản và đơn giản các nhu cầu thông tin bằng cách cung cấp sự kiểm soát toàn bộ vòng đời của nội dung điện tử bao gồm có các tài liệu, các trang web, các tệp PDF, các thông điệp về thư điện tử. Làm hợp lý các tiến trình kinh doanh thông qua các Luồng công việc, sử dụng các khuôn mẫu định dạng điện tử, đơn giản, thích hợp cho những người dùng có kinh nghiệm thông qua các ứng dụng máy trạm quen thuộc. a. Trung tâm lưu trữ, quản lý, truy cập tài liệu trong doanh nghiệp Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có thể lưu trữ, tổ chức sắp xếp tài liệu, nội dung trong kinh doanh thống nhất tại một vị trí trung tâm, mà ở đó những người sử dụng có một kỹ thuật phù hợp để tìm và xác định các thông tin liên quan. Mặc định rằng nơi lưu trữ sự sửa đổi có thể được chỉnh sửa để thêm vào Luồng công việc, xác định các quyền hạn truy cập, và có thể thêm mới được các kiểu nội dung hoặc các biểu mẫu. b. Giúp lưu trữ các tài liệu mật một cách chắc chắn thông qua các chính sách quản lý Đưa ra các chính sách quản lý tài liệu để điều khiển các quyền truy cập cho từng cấp độ danh mục, xác định các quyền hạn và hết hạn cho từng hành động, che dấu nội dung thông quan các thiết lập kiểm soát tài liệu. Kết hợp các chính sách với các ứng dụng trên máy chạm để tạo ra sự hài lòng và dễ dàng đối với nhân viên. Kết hợp các thông tin quản lý quyền hạn cho phép các chính sách bền bỉ để có thể được tự động gắn với các tài liệu, giúp đảm bảo các thông tin cá nhân/mật được bảo vệ tốt hơn thậm chí khi tài liệu là chưa được kết nối tới máy chủ. c. Quản lý nội dung trang web một cách đơn giản Bằng cách cung cấp các chức năng dễ sử dụng để tạo, phê duyệt, công bố nội dung trang web.Trang gốc (Master pages) và trang khung (layout) cung cấp các biểu mẫu có thể dùng lại được thích hợp cho việc đánh giá và cảm nhận. Chức năng mới cho phép các doanh nghiệp có thể xuất bản nội dung từ nơi này sang nơi khác (từ một site này sang một site khác), hoặc quản lý mang lại lợi nhuận do đưa ra nội dung với nhiều ngôn ngữ trên các mô hình intranet, extranet hoặc internet. d. Mở rộng quản lý các quy trình thông qua các tổ chức 21 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN Các giải pháp sử dụng Form Services có thể thực hiện được để tập hợp nâng cao tính bảo mật thông tin một cách chính xác bên trong và bên ngoài các tổ chức mà không cần mã hóa với bất kỳ một ứng dụng nào. Các thông tin bảo mật này sau đó có thể dễ dàng được tích hợp vào bên trong các hệ thống kinh doanh, lưu trữ các thư viện tài liệu, thường là để bắt đầu các quy trình trong dòng công việc, hoặc đưa ra các web services để cố gắng làm tránh đi sự trùng lặp và làm giảm các lỗi thao tác với dữ liệu. e. Các quy trình kinh doanh hàng ngày Các Luồng công việc cho phép khởi tạo, tham dự, theo dõi, và báo cáo cho các hoạt động kinh doanh hàng ngày như là xem lại tài liệu và phê chuẩn, theo dõi vấn đề, tập hợp ký kết. Tương tác với trình duyệt, thư tín, là thực sự quen thuộc và làm cho đơn giản với người sử dụng có kinh nghiệm với các chương trình Microsoft Office. Các tổ chức có thể dễ dàng định nghĩa sự cộng tác của riêng họ. 2.2.2. Nâng cao sự hiểu biết trong kinh doanh Là bằng chứng để tạo ra các quyết định tốt hơn với tất cả các tổ chức bằng việc tìm kiếm, thu thập hiệu quả và phân tích bình luận thông tin kinh doanh từ các nguồn khác biệt như là các tài liệu, các máy chủ, các cơ sở dữ liệu, chia sẻ các tệp, người dùng, và các trang SharePoint. a. Cung cấp truy cập có tập trung để bình luận, trao đổi thông tin kinh doanh Tạo trực tiếp, tương tác với cổng Trí tuệ Kinh doanh (Business Intelligence –BI) gắn kết và hiển thị thông tin kinh doanh từ các nguồn khác biệt, sử dụng khả năng kết hợp BI như là các bảng đo, các webparts, các Chỉ số Năng lực – KPIs (Key Performance Indica-tors), và các công nghệ liên kết nối dữ liệu kinh doanh. Trang Trung tâm Báo cáo Tập trung (Centralized Report Center) cho từng người sử dụng tìm kiếm các bảng tính, báo cáo, KPIs mới nhất. b. Trực tiếp chia sẻ dữ liệu kinh doanh đồng thời giúp để bảo vệ các thông tin nhạy cảm Excel Services cho phép ta trực tiếp chia sẻ các bảng tính, cho ta cải thiện cách quản lý, bảo mật, và khả năng sử dụng các biểu mẫu thông qua các mô hình, các dịch vụ tính toán trên máy chủ, mà hoàn toàn tương tác với giao diện của trang web. Kết hợp tương tác với các bảng tính vào trong các cổng BI, các phiếu ghi điểm. Giúp ta 22