Tài liệu Văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế của nhật bản

i TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG VIỆN KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ ---------o0o--------- TIỂU LUẬN MÔN ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ VĂN HÓA TRONG ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ CỦA NHẬT BẢN GV HƯỚNG DẪN ThS. Trần Bích Ngọc ThS. Trần Hồng Ngân Hà Nội, tháng 3 năm 2019 ii MỤC LỤC............................................................................................................ i LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................... 1 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA TRONG ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ................................................................................................... 2 1.1. Tổng quan về đàm phán thương mại quốc tế..................................2 1.1.1. Khái niệm........................................................................................ 2 1.1.2. Đặc điểm......................................................................................... 2 1.1.3. Vai trò............................................................................................. 3 1.2. Cơ sở lý luận về văn hóa và văn hóa trong đàm phán...................3 1.2.1. Văn hóa........................................................................................... 3 1.2.1. Văn hóa trong đàm phán.............................................................4 1.2.3. Vai trò của yếu tố văn hóa trong đàm phán TMQT..................4 CHƯƠNG II. VĂN HÓA TRONG ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ CỦA NHẬT BẢN........................................................................................................ 5 2.1. Tổng quan về văn hóa Nhật Bản.......................................................5 2.2. Nét đặc trưng trong văn hóa đàm phán của Nhật Bản..................5 2.2.1. Giai đoạn trước đàm phán............................................................5 2.2.2. Giai đoạn trong đàm phán...........................................................6 2.2.3 Giai đoạn sau đàm phán..............................................................10 2.3 Đánh giá về văn hóa đàm phán của Nhật Bản...............................11 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP TẠO SỰ THÀNH CÔNG TRONG ĐÀM PHÁN VỚI ĐỐI TÁC NHẬT................................................................................................ 12 3.1. giai đoạn trước đàm phán................................................................12 3.1.1 Tìm hiểu rõ đối tác.......................................................................12 3.1.2 Bố trí lịch đàm phán.....................................................................12 3.2. Giai đoạn trong đàm phán................................................................13 3.2.1. Nghi thức...................................................................................... 13 3.2.3. Việc ra quyết định.......................................................................14 3.2.4. Quan điểm đối với việc ký kết hợp đồng.................................14 3.3. Giai đoạn sau đàm phán...................................................................14 KẾT LUẬN....................................................................................................... 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................16 1 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế đã trở thành xu thế khách quan chi phối quan hệ quốc tế và sự phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia, bắt nguồn từ quy luật phát triển của lực lượng sản xuất và phân công lao động quốc tế. Việt Nam cũng không nằm ngoài quy luật đó. Việt Nam đã và đang không ngừng mở rộng quan hệ hợp tác song phương và đa phương với nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Nhật Bản. Tuy nhiên, có một vấn đề bức xúc đối với hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam khi tiến hành kinh doanh với đối tác Nhật Bản là việc tìm hiểu văn hoá cũng như tập quán kinh doanh của các doanh nghiệp Nhật Bản trong đàm phán thương mại quốc tế. Đây là điều vô cùng cần thiết để các doanh nghiệp có thể thành công và ký kết được những hợp đồng có lợi nhất khi kinh doanh với người Nhật. Thế nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ điều kiện để tìm hiểu một cách cụ thể và kỹ lưỡng vấn đề này. Cho đến nay, vấn đề văn hoá kinh doanh trong đàm phán thương mại quốc tế vẫn chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức, dẫn đến nhiều thua thiệt cho các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là khi đàm phán kinh doanh với các đối tác Nhật Bản vốn có một nền văn hoá kinh doanh đặc trưng độc đáo. Văn hoá kinh doanh cần được nghiên cứu kỹ lưỡng hơn để có thể vận dụng một cách hiệu quả trong quá trình đàm phán nhằm đem lại những kết quả tốt đẹp. Với suy nghĩ đó, nhóm chúng em đã chọn đề tài: “Văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế của Nhật Bản”. Bố cục bài tiểu luận như sau: Chương I. Cơ sở lý luận về văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế 2 Chương II. Văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế của Nhật Bản Chương III. Giải pháp tạo sự thành công trong đàm phán với đối tác Nhật. Do hạn chế về khả năng và thời gian nghiên cứu nên tiểu luận này không tránh khỏi nhiều thiếu sót, chúng em rất mong nhận được những góp ý quý báu từ cô để tiểu luận được hoàn thiện hơn. 3 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA TRONG ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 1.1. Tổng quan về đàm phán thương mại quốc tế 1.1.1. Khái niệm Theo Roger Fisher và William Ury: “Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại, được thiết kế nhằm đạt thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng.” Đàm phán thương mại là quá trình mặc cả và thuyết phục giữa bên mua và bên bán về một loạt các nội dung liên quan đến giao dịch mua bán như số lượng, chất lượng, giá cả sản phẩm, phương thức thanh toán nhằm đạt được sự nhất trí để ký kết hợp đồng thương mại. Đàm phán thương mại quốc tế là quá trình mặc cả và thuyết phục giữa bên mua và bên bán có trụ sở ở hai hay nhiều quốc gia khác nhau về một loạt các nội dung liên quan đến giao dịch mua bán như số lượng, chất lượng, giá cả sản phẩm, phương thức thanh toán nhằm đạt được sự nhất trí để ký kết hợp đồng thương mại quốc tế. 1.1.2. Đặc điểm Khác với các loại hình đàm phán khác, trong đàm phán thương mại quốc tế có sự xuất hiện của yếu tố nước ngoài. Chính điều này đã tạo nên các đặc điểm riêng có của loại đàm phán này như sau:  Các bên tham gia đàm phán mang các quốc tịch khác nhau hoặc có trụ sở kinh doanh đặt tại các nước khác nhau 4  Việc đàm phán xung quanh các vấn đề như chuyển đối tượng giao dịch ra khỏi biên giới quốc gia và đồng tiền thanh toán cũng như đồng tiền tính giá là ngoại tệ với ít nhất một trong các bên.  Do các bên mang những nền văn hoá khác nhau nên việc am hiểu nền văn hoá của đối tác có thể quyết định tới thắng lợi của đàm phán  Hoạt động đàm phán diễn ra suôn sẻ hay không là phụ thuộc vào chính sách ngoại giao, tình hình môi trường ngoài bàn đàm phán của Chính phủ các bên tham gia giao dịch. Ngoài ra, tình hình môi trường bên ngoài như tình hình Chính trị, tôn giáo, kinh tế cũng có ảnh hưởng lớn đến cuộc đàm phán. Thông thường các đối tác có xu hướng thích làm ăn với các thương nhân cư trú tại các quốc gia có tình hình Chính trị ổn định, ít có bạo loạn, lật đổ, khủng bố để giảm thiểu rủi ro cho các thương vụ của họ.  Đàm phán quốc tế phải lấy luật pháp quốc tế làm chuẩn tắc và lấy tập quán quốc tế làm cơ sở. Do đó, người đàm phán phải am hiểu các tập quán quốc tế, thông thuộc quy định của các tổ chức kinh tế quốc tế và luật pháp quốc tế. 1.1.3. Vai trò Đàm phán thương mại quốc tế có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động kinh tế đối ngoại. Do có sự xuất hiện của các yếu tố nước ngoài trong hoạt động kinh doanh từ đó xuất hiện ra các trở ngại về khoảng cách địa lý, về mặt luật pháp, về văn hoá xã hội, về trình độ phát triển nên nhiều khi giữa các bên giao dịch có những cách nhìn nhận không giống nhau về cùng một vấn đề. Trong trường hợp đó, đàm phán là một khâu không thể thiếu để thống nhất cách nhìn, quan điểm của các bên, nâng cao hiệu quả của vụ giao dịch. Có thể thấy rằng: đàm phán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế nói riêng là khâu phải được tiến hành trước tiên song 5 lại có ý nghĩa quyết định tới hiệu quả của hoạt động kinh tế. Nói cách khác, đàm phán thương mại quốc tế trực tiếp quyết định tới việc hợp đồng có được thành lập hay không. Đương nhiên cũng có trường hợp ký được hợp đồng mà không qua đàm phán (như gửi chào hàng cố định và đã nhận được chấp nhận chào hàng). Song loại này thường chỉ áp dụng cho những giao dịch nhỏ, có tính chất thường xuyên, và ổn định. Với vai trò này, đàm phán chẳng khác gì một miếng trầu quý giá mở đầu cho một câu chuyện kinh doanh với các đối tác nước ngoài. 1.2. Cơ sở lý luận về văn hóa và văn hóa trong đàm phán 1.2.1. Văn hóa Theo UNESCO, văn hóa nên được đề cập đến như là một tập hợp của những đặc trưng về tâm hồn, vật chất, tri thức và xúc cảm của một xã hội hay một nhóm người trong xã hội và nó chứa đựng, ngoài văn học và nghệ thuật, cả cách sống, phương thức chung sống, hệ thống giá trị, truyền thống và đức tin. 1.2.1. Văn hóa trong đàm phán Từ định nghĩa về văn hóa và đàm phán, có thể kết luận rằng văn hóa trong đàm phán là những đặc trưng về suy nghĩ, hành động, phong cách thể hiện trong quá trình đàm phán bởi một cộng đồng người hay một quốc gia xác định. Giữa các nền văn hóa trên thế giới có thể tồn tại tương đồng hoặc xung khắc về mặt văn hóa trong khi tiếp xúc, do đó, hiểu rõ các tập quán văn hóa khác nhau là một yêu cầu thiết yếu cho đàm phán thành công. Yếu tố văn hóa trong đàm phán bao gồm: mục đích và nguyên tắc đàm phán, nghi thức ngoại giao, giao tiếp, chấp nhận rủi ro, quan điểm về thời gian, cơ chế ra quyết định, hình thức hợp đồng, phân cấp quyền lực và vai trò cá nhân trong cuộc sống, phong cách đàm phán… 6 1.2.3. Vai trò của yếu tố văn hóa trong đàm phán TMQT Việc kinh doanh bên ngoài ranh giới địa lý của một quốc gia đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải nắm bắt những quy định, nguyên tắc và cả nét văn hóa đặc trưng của quốc gia đó. Điều này giúp doanh nghiệp có được những bước đi và chiến lược đúng đắn trong việc đàm phán kinh doanh với đối tác tại quốc gia đó. Môi trường kinh doanh của một quốc gia bao gồm bốn yếu tố: văn hóa, chính trị, pháp luật và kinh tế. Bốn yếu tố này nói chung và văn hóa nói riêng đều có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh tế quốc tế. Rất nhiều sai lầm nghiêm trọng trong đàm phán kinh doanh bắt nguồn trực tiếp từ sự thiếu hiểu biết về yếu tố văn hóa. Do vậy, việc tìm hiểu văn hóa, phong cách đàm phán của đối tác từ một quốc gia khác là một điều vô cùng quan trọng để có được thành công trong cuộc đàm phán thương mại quốc tế. 7 CHƯƠNG II. VĂN HÓA TRONG ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ CỦA NHẬT BẢN 2.1. Tổng quan về văn hóa Nhật Bản Văn hóa Nhật Bản ngày nay là kết tinh thành quả lao động hàng ngàn năm của những dân cư trên quần đảo Nhật Bản, là sự kết hợp sáng tạo những giá trị văn hóa bản địa và các giá trị văn hóa nước ngoài, cũng do vậy, là nơi hội tụ của cả văn hóa phương Đông và phương Tây. Nhật Bản có những nét đặc sắc truyền thống như trà đạo, kiến trúc kiểu vườn Nhật và cả gươm Nhật. Ẩm thực Nhật Bản hiện nay là một trong những nền ẩm thực nổi tiếng nhất trên thế giới. Khi nói đến Nhật Bản, ta nghĩ ngay ra kiểu áo truyền thống Kimono, món Sushi, nhà đô vật Sumo, nàng kỹ nữ Geisha và biểu tượng truyện tranh Manga. Phải nói rằng văn hóa của Nhật Bản là nền văn hóa có tính đồng nhất bởi vì Nhật Bản là một nước mà phần lớn dân cư là dân bản địa, dân nhập cư thì chủ yếu chiếm rất ít, chính vì điều này mà nền văn hóa của Nhật Bản không bị pha trộn. 2.2. Nét đặc trưng trong văn hóa đàm phán của Nhật Bản 2.2.1. Giai đoạn trước đàm phán Người Nhật Bản trước khi bước vào đàm phán thường có thói quen tìm hiểu mọi tình hình của đối phương, họ quan niệm rằng “ trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán”, chứ không phải “ ngồi vào bàn đàm phán trước, rồi mới làm rõ đó là ai”. Họ không chỉ có thể tìm hiểu đầy đủ thông tin về công ty mà họ sẽ tiến hành đàm phán mà còn có thể điều tra cả về các bạn hàng của công ty này. Đối với doanh nghiệp Nhật Bản thì tìm hiểu đối phương kinh doanh như nào và ai đang kinh doanh với họ rất quan trọng, có thể nói nó sẽ quyết định phần trăm thắng lợi trong cuộc đàm phán. Trước khi đàm phán chính thức, thương gia Nhật 8 thường có thể mời đối tác dùng tiệc hoặc tham gia dạ hội, mục đích là để thăm dò bạn trong những hình thức không chính thức như vậy, tìm hiểu cá tính và độ tin cậy của bạn. Họ làm như vậy vì họ chưa hiểu rõ mục tiêu, đối với quan hệ mậu dịch mà bạn muốn thiết lập, họ chưa hoàn toàn hiểu sẽ được gì trong đó. Sau đó họ thường thông qua người liên lạc yêu cầu công ty nước ngoài thông qua kiến nghị. Không giống như cách làm việc của một số người Á Châu, người Nhật rất coi trọng việc đúng giờ, vì vậy có một lưu ý nhỏ cho các doanh nhận làm việc với người Nhật là cần quan tâm đến các yếu tố làm trễ hẹn như kẹt xe, hay cuộc hẹn bất ngờ. Nên đến đúng giờ hay sớm hơn hẹn, nếu không người Nhật sẽ cảm thấy bạn thật thô lỗ hay vô lễ. Nếu đến trễ mà không có cách nào xoay sở được hãy gọi lại báo trước giờ hẹn gặp. 2.2.2. Giai đoạn trong đàm phán  Nghi thức  Thời gian đàm phán: người Nhật rất coi trọng việc đúng giờ, họ đến trước giờ hẹn tối thiểu 5 phút. Họ sẽ cảm thấy khó chịu khi phải đợi và rất mất tình cảm với người sai hẹn. Nếu là người đi tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh thì sẽ khó có cơ hội thứ hai gặp lại. Các đối tác đàm phán nên đến đúng giờ hay sớm hơn giờ hẹn gặp vì không có lý do nào thỏa đáng cho việc trễ hẹn.  Không gian đàm phán: Người Nhật sẽ đánh giá cao việc bố trí phòng đàm phán trang nhã và lịch sự, không được bố trí xuềnh xoàng, qua loa đại khái. Việc tổ chức bàn đàm phán và bố trí chỗ ngồi cũng được người Nhật rất xem trọng nên một nhân viên ở Nhật có thể bị giáng chức vì bố trí sai chỗ ngồi vào một dịp quan trọng có cấp lãnh đạo tham dự. Họ rất coi trọng việc việc sắp xếp 9 chỗ ngồi trong các cuộc gặp. Đối với họ thì ai ngồi ở đâu là vấn đề vô cùng tế nhị ngay cả trong các cuộc gặp nhỏ. Khách Nhật sẽ cảm thấy được đối đãi tử tế và được quý mến khi được xếp chỗ ngồi đúng theo các quy tắc nghi thức.  Nghi lễ chào hỏi và giới thiệu: Trong khi ở hầu hết mọi nước, bắt tay hay được dùng trong chào hỏi thì ở Nhật lại không như vậy, ôm hôn lại càng cấm kỵ hơn nhất là đối với phụ nữ. Người Nhật thường cúi chào và đứng cách xa đối tác một khoảng. Cúi chào là một nghệ thuật. Khi cúi chào phải duỗi hai tay dọc thân đối với nam giới và chắp hai tay ra phía trước đối với nữ giới, đầu và thân cúi thẳng xuống, mắt nhìn xuống sàn. Nếu chào một người có chức vụ tương đương, bạn có thể cúi ngang mức họ chào, nhưng nếu đó là một người lớn tuổi hơn bạn nên cúi sâu hơn một chút. Người Nhật thường cười mỉm, há hốc miệng bị xem là thô lỗ vì vậy họ thường che miệng khi cười, khi biểu thị sự ngạc nhiên hay ngờ vực. Tư thế ngồi cũng là một điều quan trọng trong gặp gỡ tiếp xúc. Người trẻ tuổi nên ngồi với tay đặt trên đùi, đầu và vai hơi nghiêng về phía trước một chút để tỏ ra tôn trọng người lớn tuổi.  Người Nhật rất hào phóng khi sử dụng danh thiếp, bởi họ đặc biệt coi trọng những tấm danh thiếp này. Văn hóa Nhật rất trọng về vị trí cấp bậc. Khi trao đổi danh thiếp, người Nhật phải xác định được chức vụ từ cao của đối tác để áp dụng lễ nghi, thể hiện thái độ tôn kính. Các cuộc giao dịch, đàm phán sẽ cởi mở và dễ nói chuyện hơn nếu hai người ở địa vị ngang hàng nhau. Chúng ta có thể đoán được chức vị cao hay thấp qua cử chỉ và nét mặt của đối tác. Thông thường, nếu khom lưng nhiều, nét mặt khiêm tốn, chân thành thì chức vụ của người trao danh thiếp sẽ thấp. Ngược lại, khom lưng càng ít, vẻ mặt tự tin hơn thì chức vụ sẽ càng cao. Người Nhật không có thói quen tùy tiện trao đổi danh thiếp, vì họ khá tôn trọng nó. Trong các tình huống giao dịch kinh doanh, đàm 10 phán hợp đồng, nếu một người có địa vị thấp mà không được cấp trên dẫn dắt hoặc không có lý do gì đặc biệt thì không đủ tư cách để trao đổi danh thiếp với người có địa vị cao hơn.  Ăn mặc: người Nhật rất chú trọng đến hình thức. Trong hoạt động đàm phán, họ thường mặc trang phục đàng hoàng, chững chạc như các nước Phương Tây. Bất cứ lúc nào quần áo cũng phải sạch sẽ, thẳng nếp, sơ mi luôn bỏ trong quần.  Tiệc tùng: Những bữa ăn bàn công việc là chỗ người Nhật xả hơi một chút với đồng nghiệp và bạn hàng. Những bữa ăn bàn công việc thường là bữa trưa hoặc bữa tối, ít khi người Nhật tổ chức vào bữa sáng. Trong những bữa ăn kiểu truyền thống, người Nhật ngồi dưới sàn, trên những tấm Tatami, nam ngồi khoanh chân, nữ gập hai chân sang một bên, cần phải cởi giày trước khi vào phòng. Không được chống đũa vào bát cơm vì đối với họ đó là một nghi thức tang lễ, phải đặt đôi đũa nằm ngang miệng bát hoặc bên cạnh đĩa thức ăn.  Phong cách ẩm thực của người Nhật rất đặc biệt. Họ khuyến khích những gì tự nhiên diễn ra trên bàn ăn vì họ cho rằng điều đó tạo cảm giác ngon miệng. Khi ăn các món bún, mỳ, miến mà phát ra tiếng thì không bị coi là bất lịch sự. Khi uống bia cũng không cần nén hơi ợ, không cần phải xin lỗi nếu ợ. Việc khen một món ăn (dẫu không ngon) trở thành tính cách của họ trong giao tiếp. Văn hóa ẩm thực ở Nhật cũng có nét tương đồng với Việt Nam ở điểm như khi ăn cơm họ cầm bát cơm trên tay chứ không đặt trên bàn rồi cúi đầu xuống ăn. Ngoài ra, khi ngồi trong bàn ăn, họ không tự rót nước/rượu cho bản thân mà họ rót cho người bên cạnh.  Giao tiếp  Ngôn ngữ có lời 11 Bất kỳ lời nói, cử chỉ nào của người Nhật cũng đều lịch thiệp, nhã nhặn. Họ rất ít khi nói “không” mà họ sẽ có các cách để từ chối như: “chúng tôi sẽ suy nghĩ về điều đó”, “chúng tôi sẽ xem lại”, “chúng tôi muốn, nhưng…”, “Tôi không dám chắc”. Tiếng “không” cộc lốc sẽ bị coi là thô lỗ, cái thô lỗ của người ứng xử chứ không phải là câu nói. Nếu cảm thấy bất đồng hoặc không thể làm theo những yêu cầu của người khác, họ thường nói “điều này khó”. Người Nhật có ý thức tự trọng cao, họ luôn tránh trở thành kẻ lố bịch, không đúng mực, khiếm nhã khi giao tiếp. Cách xưng hô của người Nhật không phải dựa vào tuổi tác (vì đại từ nhân xưng của họ không quá phong phú) nhưng họ lại phân biệt “người nhà mình” và “người ngoài”. Họ luôn dùng cách nói kính ngữ với người ngoài và dùng khiêm tốn ngữ khi nói về người phía mình để tỏ lòng tôn trọng khách.  Ngôn ngữ không lời Người Nhật thường sử dụng ngôn ngữ không lời nhiều nhất. Họ sử dụng sự im lặng như một cách để giao tiếp và họ tin rằng nói ít thì tốt hơn nói quá nhiều. Trong buổi đàm phán, người có vị trí cao nhất thường ít lời nhất và những gì anh ta nói là quyết định sau cùng. Im lặng cũng là cách không muốn làm mất lòng người khác. Nó cũng có ý nghĩa là họ đang suy nghĩ nghiêm túc về vấn đề đang bàn đến. Người Nhật thường làm cho đối tác bực mình về những khoảng im lặng này nhưng họ lại thành công cũng vì nó, do đối tác cảm thấy mất bình tĩnh và cuộc đàm phán có lợi cho phía Nhật. Ngôn ngữ hình thể của người Nhật có thể được thể hiện và có ý nghĩa như sau: 12 Ngôn ngữ hình thể Một cái nhìn về đối phương, chân Ý nghĩa Quan tâm, thích thú mày hơi nhíu lại Gươn g mặt Cặp mắt mơ màng, dính vào một Sự phiền muộn, bực điểm sau lưng đối phương hoặc mình lạc lõng trên các vật Đối phương đang nói mà họ nhìn Che giấu suy nghĩ, tình sang một bên để tránh cái nhìn cảm của mình đối phương Nhăn mặt Khó chịu, biến động dữ dội của tính khí Đối tác đang nói mà họ bất chợt Có một sự phật ý nho Cánh tay khoanh tay lại nhỏ Cánh tay chắp lại phía sau Một hiện tượng căng thẳng đang diễn ra Bàn tay xòe ra, thư giãn và thoải Phản ứng tích cực, một mái điều rất thuận lợi Bàn Nắm tay siết lại, các bàn tay chéo Phản ứng tiêu cực tay nhau Bàn tay để trước miệng khi nói, Sự nghi ngờ ngón tay chạm nhẹ vào mũi Thân Ngồi thẳng, hơi nghiêng về phía Họ thấy mọi việc đều người trước ổn 13 Ngồi hơi nghiêng về phía sau Có sự phản đối Thân người nằm gọn trong ghế Họ bành đang hoàn toàn chán nản  Việc ra quyết định: Người Nhật thường rất thận trọng và kỹ lưỡng trong việc ra quyết định. Mong muốn và khả năng sẵn lòng tha thứ cho những sự liều lĩnh là tương đối thấp. Họ thường ra quyết định tập thể nên đoàn đàm phán thường bao gồm nhiều người khác nhau về địa vị, tính cách và trình độ. Người trưởng nhóm có thể giao tiếp với tất cả các thành viên khác, nhưng các thành viên khác không thể giao tiếp với nhau. Người Nhật mang nặng tính chất trình tự và đối với họ cách điều hành công việc thường quan trọng hơn là kết quả. Người Nhật chia sẻ quyền và trách nhiệm thông qua một thể thức gọi là “Ringi seido” hay là sự đồng lòng nhất trí trong việc ra quyết định. Kiến nghị bằng văn bản được thông qua từng cấp một từ dưới lên. Một nhân viên ở cấp thấp sẽ tiến hành công việc hoặc phân tích thực chất và đệ trình một bản đề nghị hay báo cáo chi tiết. Mỗi nhân viên ở cấp cao hơn trong quá trình này sẽ thêm những bình luận nhỏ vào và đóng dấu xác nhận. Nếu bất kỳ một cấp nào đó không xác nhận, bản đề nghị này sẽ được đưa trở lại cấp vừa đệ trình lên trước đó để sửa lại hoặc sẽ bị hủy bỏ ngay lập tức. Chỉ những đề nghị, báo cáo được xác nhận hoàn toàn mới được đưa tiếp lên cấp cao hơn. Cuối cùng, một nhân vật cấp cao trong công ty sẽ đưa ra sự xác nhận tối hậu. Hệ thống Ringi đảm bảo rằng tất cả các cấp 14 thẩm quyền đều chấp nhận một đề nghị nào đó. Kết quả là mỗi Ringi đều dành được 100% sự nhất trí.  Quan điểm đối với việc ký kết và hình thức của hợp đồng Mặc dù luật pháp coi trọng việc ký kết hợp đồng bằng văn bản hơn nhưng trong quan hệ, người Nhật thường dựa vào lời cam kết miệng hơn là một hợp đồng thành văn. Họ rất coi trọng chữ tín, một khi đã nói ra thì coi như vấn đề đó đã được cam kết rồi, nên một vài người Nhật có thể cảm thấy bị xúc phạm khi người nước ngoài cố đòi cho được bản hợp đồng viết ra hẳn hoi 2.2.3 Giai đoạn sau đàm phán Sau khi kết thúc cuộc đàm phán, vỗ vai khách từ phía sau để kết thúc một sự giao dịch được xem là bất lịch sự. Nhưng nếu một người Nhật thiện chí đưa tay ra trước thì bạn cũng đáp lại bằng việc bắt tay họ để thể hiện thiện chí của mình. Khi đã thân thiết, người Nhật hay mời đối tác đi ăn và họ cũng rất muốn đối tác mời lại họ. Và bao giờ họ cũng chọn nhà hàng Nhật hoặc chí ít là nhà hàng Trung Quốc. Họ thích hát karaoke và thích được phái yếu phục vụ, nhưng họ thường không bê bối, trụy lạc. Mặt khác họ lại rất thích chiều chuộng đối tác nếu đã thân mật. Việc tặng quà là một phần trung tâm trong văn hóa kinh doanh của người Nhật Bản. Thời điểm tốt nhất để tặng quà đó là cuối buổi gặp gỡ. Văn hóa kinh doanh của người Nhật Bản nhấn mạnh vào hành động của việc tặng quà chứ không phải bản thân món quà. Nghi thức chính xác nhất đó là trao tặng hay đón nhận một món quà bằng cả hai tay. 2.3 Đánh giá về văn hóa đàm phán của Nhật Bản Như mọi người đều biết, mỗi quốc gia, do sự hình thành và ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau đều xây dựng cho mình một văn hóa đàm phán lâu đời qua nhiều thiên kỉ. Các văn hóa đàm 15 phán đó điều mang trong mình những nét đặc trưng riêng, và Nhật Bản cũng không nằm ngoài phạm vi đó. Có thể thấy nét đặc trưng trong văn hóa đàm phán của Nhật Bản đến từ sự tinh tế, sự cẩn trọng và sự chân thành. Văn hóa đàm phán của Nhật Bản chính là tấm gương sáng phản chiếu về lịch sử từ khó khăn đến huy hoàng của Nhật Bản và tính cách con người nơi đây. Nó được hội tụ và hình thành hoàn toàn phù hợp với sự phát triển của xã hội Nhật Bản. Hơn nữa, những nét đẹp trong văn hóa đàm phán của Nhật Bản còn là nguồn tham khảo hữu ích đối với các nước đang phát triển như Việt Nam. Để có thể trở thành một đế quốc mạnh trên thế giới như hiện nay, đó chắc chắn có một phần đóng góp không nhỏ nhờ vào sự khéo léo trong đàm phán thương mại quốc tế. Do vậy, dựa trên bản sắc văn hóa dân tộc riêng, các quốc gia hoàn toàn có thể vận dụng kết hợp hài hòa những nét đẹp trong văn hóa đàm phán của Nhật Bản vào, giúp làm phong phú thêm văn hóa đàm phán của chính dân tộc mình. 16 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP TẠO SỰ THÀNH CÔNG TRONG ĐÀM PHÁN VỚI ĐỐI TÁC NHẬT 3.1. giai đoạn trước đàm phán 3.1.1 Tìm hiểu rõ đối tác  Người đầu tiên mà bạn liên lạc với (hoặc người liên lạc với bạn) trong công ty Nhật Bản sẽ là người đại diện trong suốt quá trình đàm phán. Khi bạn muốn hẹn đàm phán kinh doanh với một công ty Nhật thì hãy dựa vào chức vụ của mình để hẹn với người tương xứng. Nếu bạn muốn hẹn với người có chức vụ cao hơn thì nên có sự ủy quyền hoặc dẫn lối từ cấp trên tương xứng của bạn.  Gọi tên chính xác của người Nhật được ghi trong danh thiếp. Điều này thể hiện sự tôn trọng của mình với đối tác. Tên người Nhật khá khó gọi, vì vậy hãy cẩn thận nhớ tên họ và gọi cho chính xác khi giao dịch kinh doanh.  Người Nhật thường đàm phán với một đội, mỗi thành viên trong đội có một sự khác biệt riêng. Những thành viên trong đội có thể thay đổi hoặc tăng lên, bởi họ nghĩ nhiều nhân viên trong công ty của họ có khả năng hiểu bạn tốt hơn.  Nên tiến hành các cuộc thăm dò nghiên cứu một cách hoàn thiện về đặc điểm và dung lượng của thị trường Nhật Bản. Trên cơ sở đó, xác định sản phẩm của mình được định vị trên thị trường như thế nào.  Phải chuẩn bị đầy đủ những thông tin cần thiết về công ty và sản phẩm của mình để giới thiệu cho khách hàng, đối tác.  Người Nhật thích trực tiếp xem hàng hóa cụ thể hơn là lá thư chào hàng chính vì vậy cần chuẩn bị đầy đủ và công nghệ của công ty/doanh nghiệp mình để đảm bảo thuyết phục họ. 17 3.1.2 Bố trí lịch đàm phán Khi bố trí lịch đàm phán, bạn nên tránh những ngày lễ tết của đối tác. với người Nhật nên tránh hẹn gặp trong khoảng thời gian ba ngày lễ chính và ngay trước những ngày nghỉ cuối tuần, ngày cuối năm và năm mới, từ ngày 27/12 đến 4/1; tuần lễ vàng từ ngày 29/4 đến 5/5; hội Obon vào dịp trung thu. 3.2. Giai đoạn trong đàm phán 3.2.1. Nghi thức  Về thời gian đàm phán, nên đến đúng giờ hay sớm hơn giờ hẹn gặp, nếu không người Nhật sẽ cảm thấy bạn rất thô lỗ và vô lễ. Do vậy, công tác lập kế hoạch và ước lượng thời gian là quan trọng nhất  Về không gian đàm phán, muốn xếp chỗ ngồi cho khách Nhật đúng cách, cần biết một số điều về các căn phòng theo lối cũ của Nhật.  Về nghi lễ chào hỏi và giới thiệu, chú ý danh thiếp và việc trao danh thiếp. Danh thiếp nên in một mặt bằng chữ Nhật, mặt kia bằng chữ tiếng Anh. Cần phải dùng cả hai tay để trao danh thiếp, để đúng chiều để người nhận có thể đọc được. Người nhận danh thiếp cũng cần đọc chậm rãi, cẩn thận để bày tỏ lòng tôn kính với người đưa. Sau khi đọc danh thiếp nên đặt tờ danh thiếp xuống bàn để trong lúc bàn luận có thể nhìn thêm. Đối tác cần lưu ý không được nhét ngay vào túi tờ danh thiếp vừa nhận, bởi điều này sẽ tạo cho đối tác Nhật ấn tượng rằng bạn không tôn trọng họ.  Về ăn mặc, doanh nhân nam nên mặc comple tối màu, áo sơ mi và cà vạt. Phụ nữ nên mặc trang phục tối màu nhưng phải kín đáo và trang trọng, không nên đi giày cao gót, trang điểm quá đậm hoặc mặc váy quá ngắn. 18  Về tiệc tùng, nên tránh những câu hỏi quá riêng tư về thân thế và gia đình của đối tác Nhật, hãy để họ tự nói những điều như thế. Cũng nên tránh tiết lộ những điều thiết thân của mình, vì có thể khiến đối tác cảm thấy bất tiện. 3.2.2. Giao tiếp  Đối với ngôn ngữ có lời, cần lưu ý dùng kính ngữ khi nói chuyện với người có địa vị cao hơn, tránh nói to, gây tiếng ồn và nói vòng vo. Trong khi đàm phán với thương nhân người Nhật, nên tránh bàn đến những vấn đề như: tôn giáo, chính trị, những khuyết điểm và nhược điểm của khách hàng mà khi vừa gặp mặt ta đã nhận ra, những chuyện xúi quẩy, buôn bán không suôn sẻ, những lời nói xấu của kẻ cạnh tranh vì khách hàng Nhật sẽ cho ta là người hẹp hòi và sẽ có ấn tượng không tốt. Ngoài ra, người Nhật rất tôn kính Nhật Hoàng, nên tuyệt đối không hỏi Nhật Hoàng bao nhiêu tuổi, tính tình ra sao. Đó là điều kiêng kỵ, vì họ sẽ nghĩ ngay đến quốc thể bởi chỉ một câu sai ngữ pháp hay dùng nhầm từ của người tiếp chuyện. Nếu muốn cuộc tiếp xúc hòa nhã, không xung đột, nên hướng tới chủ đề trung lập như: thời tiết, kinh tế, thể thao,...  Đối với ngôn ngữ không lời, lưu ý không vỗ vai người Nhật khi trò chuyện và không kéo dài hình thức tiếp xúc cơ thể đơn giản như bắt tay. Đối tác nên chú ý giữ khoảng cách phù hợp khi giao tiếp với doanh nhân Nhật (khoảng cách ít nhất là 1m, quy tắc chung của người châu Á). Nếu khi nói chuyện đứng quá gần, họ sẽ cảm thấy không thoải mái, mất bình tĩnh và có cảm giác bị uy hiếp. Ngoài ra, khi gọi ai đó trên bàn đàm phán, nên mở rộng bàn tay, ngửa lên trên chút và chỉ về phía người đó. Sẽ là một lỗi trong giao tiếp nếu chỉ tay trực tiếp vào người khác 3.2.3. Việc ra quyết định