Tài liệu Vận dụng quy trình kiểm toán hệ thống thông tin kế toán tại công ty kiểm toán kpmg hỗ trợ kiểm toán báo cáo tài chính cho các doanh nghiệp kiểm toán việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH --------------- VƯƠNG THỊ THANH NHÀN VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY KIỂM TOÁN KPMG ĐỂ HỖ TRỢ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHO CÁC DOANH NGHIỆP KIỂM TOÁN VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2012 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH --------------- VƯƠNG THỊ THANH NHÀN VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY KIỂM TOÁN KPMG ĐỂ HỖ TRỢ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHO CÁC DOANH NGHIỆP KIỂM TOÁN VIỆT NAM Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRẦN PHƯỚC TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2012 LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu, Viện đào tạo sau đại học, khoa Kế toán Kiểm toán Trường Đại học Kinh tế TP. HCM đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt khóa học và trong việc thực hiện luận văn. Em xin chân thành biết ơn sâu sắc Thầy TS. TRẦN PHƯỚC, Trưởng khoa Kế toán Kiểm toán trường Đại học Công nghiệp TPHCM đã tận tình hướng dẫn, dạy bảo giúp em hoàn thành luận văn. Em xin chân thành cảm ơn Bà Lâm Thị Ngọc Hảo – Phó Tổng Giám đốc Công ty TNHH KPMG đã giúp đỡ em trong quá trình thực hiện luận văn. Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và anh chị tại các công ty kiểm toán Việt Nam đã hỗ trợ trong quá trình em nghiên cứu, khảo sát làm luận văn. Xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô đã giảng dạy, truyền đạt cho em nhiều kiến thức quí báu, thiết thực trong suốt khóa học. Xin cảm ơn Anh Chị khóa trước, bạn bè, đồng nghiệp và gia đình đã nhiệt tình động viên, góp ý, giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. TPHCM, ngày 10/10/2012 Vương Thị Thanh Nhàn LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan những gì tôi làm trong luận văn này là công trình nghiên cứu nghiêm túc của tôi với sự hướng dẫn của giảng viên hướng dẫn TS Trần Phước. Mọi số liệu trong luận văn đều là những thông tin xác thực có tham chiếu rõ ràng. Tôi xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình. Xin cảm ơn. TP Hồ Chí Minh, ngày 10/10/2012. Tác giả Vương Thị Thanh Nhàn MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ ĐỒ THỊ LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ................................................................................................ 4 1.1. Các vấn đề tổng quan đến hệ thống thông tin kế toán:................. 4 1.1.1. Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin kế toán: ................................ 4 1.1.2. Các yếu tố cấu thành Hệ thống thông tin kế toán: [18] .................... 5 1.2. Kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: .......................................... 7 1.2.1. Cơ sở lý luận về kiểm toán hệ thống thông tin kế toán:................. 7 1.2.2. Quy trình kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: ........................... 8 1.3. Tác động của công nghệ thông tin đến hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp:............................................................................................ 15 1.3.1. Tác động kế toán tài chính:......................................................... 15 1.3.2. Tác động đến kế toán quản trị: ................................................... 16 1.3.3. Tác động đến thuế: ..................................................................... 16 1.4. Ảnh hưởng của công nghệ thông tin và hội nghề nghiệp đến công việc kiểm toán. ................................................................................................. 17 1.4.1. Sự ra đời của máy vi tính, mạng nội bộ và mạng Internet: .......... 17 1.4.2. Sự xuất hiện của các tổ chức, Hiệp hội nghề nghiệp đã giúp cho kiểm toán hệ thống thông tin phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng: ................ 17 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ................................................................................... 20 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH KIỂM TOÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC CÔNG TY KIỀM TOÁN VIỆT NAM. ... 21 2.1. Các quy định, văn bản pháp luật của chính phủ liên quan đến kiểm toán hệ thống thông tin tại Việt Nam hiện nay: .................................... 21 2.2. Sự cần thiết phải kiểm toán HTTT trong điều kiện CNTT phát triển và xuất hiện những vụ bê bối tài chính lớn: .......................................... 22 2.3. Tìm hiểu tổng quát thực tiễn tình hình kiểm toán hệ thống thông tin tại các công ty kiểm toán Việt Nam hiện nay:........................................... 24 2.3.1. Thực trạng về tình hình của các công ty kiểm toán tại Việt Nam hiện nay ................................................................................................... 24 2.3.2. Thực tế tình hình kiểm toán hệ thống thông tin kế toán tại các công ty kiểm toán Việt Nam hiện nay ............................................................ 28 2.4. Tìm hiểu thực tế chi tiết về phương pháp kiểm toán hệ thống thông tin kế toán tại công ty kiểm toán KPMG: ............................................ 41 2.4.1. Giới thiệu tổng quan về công ty kiểm toán KPMG Việt Nam. .... 41 2.4.2. Tìm hiểu những hướng dẫn chi tiết của KAM cho mỗi kiểm soát khi thực hiện kiểm toán hệ thống thông tin: ................................................... 42 2.5. Đánh giá về tình hình thực hiện kiểm toán hệ thống thông tin kế toán trong các công ty kiểm toán Việt Nam hiện nay: ................................... 48 2.5.1. Đánh giá tổng quan về kiểm toán hệ thống thông tin kế toán tại các công ty kiểm toán Việt Nam hiện nay: ..................................................... 48 2.5.2. Đánh giá tổng quan về hoạt động kiểm toán HTTT kế toán tại công ty KPMG Việt Nam: ............................................................................. 50 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ................................................................................... 52 CHƯƠNG 3: VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY KIỂM TOÁN KPMG ĐỂ HỖ TRỢ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHO CÁC DOANH NGHIỆP KIỂM TOÁN VIỆT NAM .............................................................................................. 53 Một số quan điểm về việc vận dụng:............................................ 53 3.1. 3.1.1. Sự cần thiết khi vận dụng quy trình kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: ................................................................................................... 53 3.1.2. Một số quan điểm vận dụng kiểm toán hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp kiểm toán hiện nay: .................................................. 57 3.2. Vận dụng quy trình kiểm toán hệ thống thông tin kế toán của KPMG để hỗ trợ kiểm toán báo cáo tài chính tại các doanh nghiệp kiểm toán Việt Nam: ....................................................................................................... 60 3.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch: .............................................................. 62 3.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán: ................................................... 66 3.2.3. Hoàn thành kiểm toán: ............................................................... 82 3.3. Một số kiến nghị về việc vận dụng quy trình kiểm toán hệ thống thông tin kế toán để hỗ trợ kiểm toán báo cáo tài chính tại các công ty kiểm toán Việt Nam hiện nay: .................................................................................. 83 3.3.1. Kiến nghị đối với các công ty kiểm toán Việt Nam và Hiệp hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA): ............................................ 84 3.3.2. Kiến nghị đối với đơn vị đào tạo ngành kiểm toán hệ thống thông tin kế toán trong tương lai: ............................................................................. 85 3.3.3. Kiến nghị đối với nhà nước: ....................................................... 85 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ................................................................................... 86 KẾT LUẬN CHUNG.......................................................................................... 87 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT AIS Accounting Information System BCTC Báo cáo tài chính CNTT Công nghệ thông tin GVHD Giảng viên hướng dẫn HTTT Hệ thống thông tin IAPA International Association of Practising Accountants KTV Kiểm toán viên KAM KPMG Audit Methodology MIS Management Information System NXB Nhà xuất bản DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Tình hình doanh thu cơ cấu theo loại dịch vụ (Tính đến ngày 20/03/2012 có 140 công ty nộp báo cáo)................................................................ 26 Bảng 2.2 Sự quan tâm của KTV đến môi trường tin học trong quá trình kiểm toán BCTC. ........................................................................................................... 31 Bảng 2.3 Tổng hợp các thủ tục tìm hiểu HTTT của đơn vị được kiểm toán. ... 34 Bảng 2.4 Bảng tổng hợp về việc tìm hiểu và đánh giá hiệu quả hoạt động truy cập vào chương trình và dữ liệu. ............................................................................ 36 Bảng 2.5 Bảng tổng hợp việc tìm hiểu thay đổi và phát triển chương trình, hệ thống mới. ............................................................................................................. 38 Bảng 2.6 Bảng tổng hợp việc tìm hiểu hoạt động vận hành của máy tính và kiểm soát dữ liệu. .................................................................................................. 40 Bảng 3.1 Quy trình chung trong xây dựng kiểm toán HTTT .......................... 61 Bảng 3.2 Bảng tóm tắt các sai phạm tiềm tàng, thủ tục kiểm soát chủ yếu, thử nghiệm kiểm soát-truy cập vào các chương trình và dữ liệu. .................................. 68 Bảng 3.3 Minh họa về thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với mục tiêu chính sách bảo mật thông tin và nhận thức người dùng. .................................................. 72 Bảng 3.4 Các thủ tục liên quan đến việc truy cập phòng chứa máy chủ .......... 73 Bảng 3.5 Thủ tục kiểm soát truy cập phòng quản trị....................................... 74 Bảng 3.6 Thủ tục kiểm soát quá trình nhận dạng và xác thực ......................... 75 Bảng 3.7 Thủ tục kiểm sát việc giám sát ........................................................ 75 Bảng 3.8 Các sai phạm tiềm tàng, thủ tục kiểm soát chủ yếu, thử nghệm kiểm soát-Thay đổi chương trình. ................................................................................... 76 Bảng 3.9 Các sai phạm tiềm tàng, thủ tục kiểm soát chủ yếu, thử nghệm kiểm soát-Phát triển chương trình ................................................................................... 78 Bảng 3.10 Các sai phạm tiềm tàng, thủ tục kiểm soát chủ yéu, thử nghiệm kiểm soát-Hoạt động vận hành hệ thống và kiểm soát dữ liệu ........................................ 80 Bảng 3.11 Minh họa về việc tìm hiểu các kiểm soát liên quan đến việc truy cập vào các chương trình và dữ liệu. [8]....................................................................... 90 Bảng 3.12 Minh họa về thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với mục tiêu kiểm soát việc truy cập vào hệ thống máy chủ. [8] ......................................................... 92 Bảng 3.13 Minh họa về thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với mục tiêu kiểm soát truy cập quản trị [8] ........................................................................................ 94 Bảng 3.14 Minh họa về việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với mục tiên kiểm soát nhận dạng và xác thực. [8] ..................................................................... 95 Bảng 3.15 Minh họa về thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với mục tiêu kiểm soát giám sát [8]. ................................................................................................... 96 Bảng 3.16 Minh họa về tìm hiểu các kiểm soát liên quan đến hoạt động vận hành của hệ thống [8]. ........................................................................................... 97 Bảng 3.17 Minh họa về tìm hiểu các kiểm soát liên quan đến các sự cố và thủ tục quản lý [8]. ...................................................................................................... 98 Bảng 3.18 Minh họa về tìm hiểu các kiểm soát liên quan đến sao lưu và phục hồi dữ liệu [8] ........................................................................................................ 99 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ ĐỒ THỊ Hình 1.1 Mối quan hệ giữa HTTT kết toán và HTTT Quản lý ......................... 4 Hình 1.2 Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán [9] .................................. 5 Hình 1.3 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ phận quản trị hệ thống thông tin [9]........ 10 Hình 1.4 Sơ đồ mô tả quá trình xử lý dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán tài chính [9]. .......................................................................................................... 16 Hình 3.1 Quy trình chung trong xây dựng kiểm toán HTTT .......................... 61 Hình 3.2 Sơ đồ tóm tắt các thủ tục kiểm toán HTTT trong doanh nghiệp có sử dụng máy tính. ....................................................................................................... 64 Hình 3.3 Các kiểm soát liên quan đến truy cập vào các chương trình và dữ liệu .............................................................................................................................. 67 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong thời đại ngày nay, CNTT phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Trong đó kinh tế là một lĩnh vực áp dụng CNTT rất nhiều. Bên cạnh đó, với việc áp dụng CNTT cũng có thể có nhiều rủi ro và gian lận trong lĩnh vực tài chính. Nhiều vụ bê bối tài chính diễn ra trên toàn thế giới trong những năm gần đây như: Hãng quản lý tài sản AIJ [19], Quỹ đầu tư Madoff, Allen Stanford [22],… đã gây thiệt hại lớn và mất lòng tin của các nhà đầu tư. Các gian lận này ngày càng tinh vi hơn do các đối tượng ngày nay có nhiều cách tận dụng CNTT để che giấu sai phạm của mình. Chính điều này, làm cho việc kiểm toán HTTT kế toán trong các doanh nghiệp trở nên cấp bách và cần thiết. Trong những năm gần đây, các công ty kiểm toán lớn đều quan tâm đến dịch vụ kiểm toán HTTT kế toán. Cụ thể tại Việt Nam, các công ty có 100% vốn đầu tư nước ngoài trong nhóm “Big Four” đều có dịch vụ kiểm toán HTTT chuyên nghiệp. Các khách hàng lớn đều có hệ thống CNTT và có nhu cầu chính xác hóa các nghiệp vụ của hệ thống này. Chính vì vậy các công ty kiểm toán có dịch vụ kiểm toán HTTT sẽ có lợi thế lớn trong việc tiếp cận và cung cấp dịch vụ cho các công ty khách hàng tiềm năng này. Và một minh chứng thuyết phục cho điều này là các công ty này luôn chiếm thị phần lớn trong lĩnh vực kiểm toán tại Việt Nam trong nhiều năm liền, với 63% doanh thu toàn ngành trong năm 2011 [14]. Trong khi đó dịch vụ kiểm toán HTTT còn khá mới mẻ và xa lạ với các doanh nghiệp và công ty kiểm toán trong nước. Điều này làm giảm cơ hội cạnh tranh của các công ty kiểm toán trong nước. Chính vì điều này mà tác giả muốn thực hiện luận văn này nhằm nghiên cứu và tìm hiểu quy trình kiểm toán hệ thống thông tin kế toán từ kinh nghiệm của các công ty lớn trong nhóm “Big Four”, điển hình là công ty KPMG để giúp phần nào cho các công ty kiểm toán Việt Nam trong việc tham khảo, vận dụng xây dựng cho riêng mình một quy trình kiểm toán HTTT kế toán để hỗ trợ kiểm toán báo cáo tài chính phù hợp. Ý nghĩa của đề tài là góp phần làm cho ngành kiểm toán của Việt Nam ngày càng phát triển, đa dạng hóa dịch vụ kiểm toán, tăng lợi thế cạnh tranh của các công ty kiểm toán Việt Nam. 2 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm các vấn đề chủ yếu sau: - Nghiên cứu và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về kiểm toán HTTT kế toán. - Từ kết quả khảo sát thực tế, trình bày thực trạng về kiểm toán hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp kiểm toán Việt Nam. - Nghiên cứu quy trình kiểm toán HTTT kế toán, đưa kiến nghị để hướng dẫn cho các doanh nghiệp kiểm toán Việt Nam . 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu quy trình kiểm toán hệ thống thông tin và kiểm toán BCTC tại Công ty kiểm toán quốc tế KPMG (Big Four) và tình hình thực hiện kiểm toán hệ thống thông tin và kiểm toán BCTC tại các công ty kiểm toán Việt Nam. 4. Phương pháp nghiên cứu Để đạt được mục tiêu đề ra, tác giả sử dụng phương pháp duy vật biện chứng, kết hợp với các phương pháp phân tích hệ thống, phân tích định tính, khái quát hóa, quan sát và nội suy để đánh giá vấn đề. 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu Cơ sở khoa học: dựa vào quy trình kiểm toán HTTT đang áp dụng tại các công ty kiểm toán quốc tế để làm sáng tỏ và bổ sung một số cơ sở lý luận về kiểm toán HTTT kế toán. Cơ sở thực tiễn: Các công ty kiểm toán quốc tế Big Four đã thực hiện thành công nhưng các công ty kiểm toán Việt Nam chưa vận dụng. Từ cơ sở lý luận và phân tích thực trạng luận văn đề xuất các kiến nghị để hướng dẫn quy trình cho các công ty kiểm toán Việt Nam. 6. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, các danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn được trình bày gồm các chương: Chương I: Cơ sở lý luận về kiểm toán hệ thống thông tin kế toán. Chương II: Thực trạng tình hình kiểm toán hệ thống thông tin tại các công ty kiểm toán Việt Nam. 3 Chương III: Vận dụng quy trình kiểm toán hệ thống thông tin kế toán tại công ty kiểm toán KPMG để hỗ trợ kiểm toán báo cáo tài chính cho các doanh nghiệp kiểm toán Việt Nam. 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1. Các vấn đề tổng quan đến hệ thống thông tin kế toán: 1.1.1. Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một thành phần của HTTT quản lý, thực hiện việc thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các quy trình nghiệp vụ kế toán [18]. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và HTTT quản lý được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: [9] Hình 1.1 Mối quan hệ giữa HTTT kết toán và HTTT Quản lý Trong một đơn vị kinh doanh, bộ phận kế toán là nơi nhận và cung cấp thông tin nhiều nhất. Vì thế, trong thời đại CNTT hiện nay, khi đề cập đến HTTT trong doanh nghiệp, người ta hay qui về HTTT kế toán. Từ các nguồn thông tin được tập hợp tại phòng kế toán, dùng các chương trình ứng dụng với các phương pháp xử lý của kế toán tạo lập những thông tin cần thiết, hữu ích phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị. 5 Thật ra, HTTT kế toán hiện đại ngày nay chính là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực HTTT và hệ thống kế toán mà vai trò của CNTT là chủ đạo. Trong thời đại ngày nay, người kế toán không những học phương pháp hạch toán (thuộc lĩnh vực kế toán) mà còn được trang bị kiến thức về máy tính và sử dụng máy tính (thuộc lĩnh vực CNTT). HTTT kế toán không chỉ giúp phản ánh các nghiệp vụ tài chính và thể hiện báo cáo tài chính của một đơn vị mà nó còn giúp theo dõi các hoạt động kinh tế đang diễn ra và những thông tin đặc biệt hơn. Ví dụ, HTTT kế toán của một công ty cung ứng nhân lực bên cạnh giúp công ty theo dõi được tình hình tài chính hiện nay, còn giúp theo dõi những nhân viên nào đang thuê hay cho thuê, thời gian nào kết thúc hợp đồng hay, trình độ chuyên môn hiện tại… Trong thời đại thông tin hiện nay, những thông tin phi tài chính được coi trọng không kém các thông tin tài chính. Nó cung cấp thông tin rất hữu ích cho nhiều nhu cầu khác nhau như: tài chính, nghiên cứu thị trường, quản lý nhân sự, sản xuất. Như vậy, HTTT kế toán là tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, cung cấp thông tin đầu ra cho tất cả các qui trình nghiệp vụ kế toán. 1.1.2. Các yếu tố cấu thành Hệ thống thông tin kế toán: [18] HTTT kế toán là một tập hợp các thành phần: dữ liệu đầu vào, quá trình xử lý, quá trình lưu trữ, cung cấp thông tin đầu ra. Các thành phần này chính là cấu trúc của một HTTT được xử lý theo một quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Quy trình xử lý HTTT kế toán có thể khái quát theo hình 1.2 sau: Hình 1.2 Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán [9] 1.1.2.1. Hệ thống thông tin đầu vào: Cấu trúc cơ bản của HTTT đầu vào có hai thành phần cơ bản: hệ thống chứng từ gốc và hệ thống thu nhận chứng từ gốc. 6 a. Hệ thống chứng từ gốc: Hệ thống chứng từ gốc là một cơ sở quan trọng để tạo lập HTTT đầu vào. Chứng từ có vai trò quan trọng đối với việc tạo lập HTTT đầu vào. Các lý do quan trọng của chứng từ: - Chứng từ mô tả hệ thống công việc được thực hiện như thế nào - Chứng từ là bản thông tin hướng dẫn người sử dụng - Chứng từ là cơ sở kiểm soát chi phí triển khai và bảo trì hệ thống thông tin kế toán - Chứng từ làm cơ sở cho việc thiết kế những hệ thống mới - Chứng từ là bản thông tin đã tiêu chuẩn hóa vấn đề giao tiếp - Chứng từ là bằng chứng kiểm toán HTTT kế toán - Chứng từ là cơ sở để thiết kế quy trình kinh doanh b. Hệ thống thu nhận chứng từ gốc: Hệ thống thu nhận chứng từ gốc được sắp xếp tùy theo cách tổ chức của HTTT kế toán của một đơn vị theo thủ công hay được sự hỗ trợ của máy tính. Nếu HTTT kế toán được thực hiện theo thủ công, hệ thống chứng từ gốc được thu nhận, sắp xếp và xử lý theo trật tự của người thực thi công việc. Nếu hệ thống kế toán được sự hỗ trợ của máy tính, hệ thống chứng từ được thu nhận có thể trên máy (chứng từ điện tử), qua máy fax, qua thư điện tử, trực tuyến hay chứng từ giấy. Người thực hiện thực thi công việc bằng cách chọn nút “lưu trữ” (Save, Submit, Apply, Chấp nhận, Đồng ý…) mà chương trình máy tính hỗ trợ. 1.1.2.2. Hệ thống xử lý, lưu trữ dữ liệu: Hệ thống xử lý và lưu trữ dữ liệu giữ vai trò quan trọng trong HTTT kế toán. Hệ thống cơ sở dữ liệu giúp hệ thống thu thập, ghi nhận và lưu trữ các thông tin kinh tế tài chính, sau đó chuyển đổi các dữ liệu đó thành những thông tin có ý nghĩa cho người sử dụng thông tin để ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các thông tin được tổ chức nhằm đảm bảo việc truy cập, quản lý và cập nhật một cách dễ dàng. Trên hệ thống máy tính, cơ sở dữ liệu được lưu trên các thiết bị lưu trữ như: đĩa cứng, đĩa quang, băng 7 từ, hay hệ thống lưu trữ mạng SAN,… [23] được quản lý bởi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Microsoft SQL, Oracle, MySQL, DB2.. Với hệ thống kế toán xử lý bằng thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên các vật mang tin là giấy, sổ sách kế toán và cấu trúc của các dữ liệu là các mẫu chứng từ, mẫu sổ kế toán. Việc lưu trữ này gây nhiều bất lợi trong việc tìm kiếm, phân tích, xử lý và rút trích thông tin. Với hệ thống kế toán xử lý bằng máy tính và phần mềm kế toán, dữ liệu được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ được sự quản lý của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Điều này giúp cho việc tìm kiếm, phân tích, xử lý và rút trích thông tin kế toán tài chính được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. 1.1.2.3. Hệ thống thông tin đầu ra: Hệ thống này chịu trách nhiệm cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong hay bên ngoài để làm cơ sở thích hợp cho việc ra các quyết định có liên quan. Những thông tin đầu ra đó chính là những báo cáo tài chính hay báo cáo kế toán quản trị theo mẫu biểu đã được xác lập trước. Đối với hệ thống kế toán xử lý bằng thủ công, các báo cáo được tập hợp từ các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Đối với hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi tính và phần mềm kế toán, các báo cáo được phần mềm tập hợp và xử lý dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu và biểu mẫu (report form) đã được xác lập. Với việc tin học hóa phổ biến như ngày nay, mức độ ảnh hưởng của HTTT đầu ra được sự hỗ trợ của máy tính đến các báo cáo rất lớn. Do đó, các đối tượng sử dụng các báo cáo của doanh nghiệp cũng hết sức quan tâm đến hoạt động của hệ thống này trong doanh nghiệp. 1.2. Kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: 1.2.1. Cơ sở lý luận về kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: 1.2.1.1. Khái niệm kiểm toán hệ thống thông tin kế toán:[9] Kiểm toán HTTT kế toán là việc thực hiện các thủ tục kiểm soát một thực thể cấu trúc hệ thống CNTT. Công việc này được thực hiện chung với việc kiểm toán BCTT, kiểm toán nội bộ hay kiểm toán với các mục đích khác. 8 Kiểm toán HTTT kế toán là quá trình thu thập bằng chứng và đánh giá các bằng chứng về các hoạt động của HTTT đã được tổ chức. Việc đánh giá các bằng chứng phải đảm bảo rằng hoạt động của hệ thống ấy phải bảo mật, chính trực, hữu hiệu và hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức đó đã đề ra. 1.2.1.2. Phân loại kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: Kiểm toán HTTT kế toán thường bao gồm năm loại sau: - Kiểm toán hệ thống máy tính và phần mềm ứng dụng. - Kiểm toán các tiện ích xử lý của hệ thống thông tin - Kiểm toán về việc triển khai và phát triển hệ thống - Kiểm toán về việc quản lý và tổ chức hệ thống - Kiểm toán về hệ thống mạng nội bộ, mạng Internet 1.2.1.3. Những phương pháp kỹ thuật của kiểm toán nhằm thu thập bằng chứng được sử dụng trong kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: [6] Cũng giống như kiểm toán BCTC, kiểm toán viên HTTT kế toán cũng sử dụng một số phương pháp kỹ thuật kiểm toán phổ biến để thu thập bằng chứng trong kiểm toán hệ thống thông tin đó là: (1) Kiểm tra tài liệu. (2) Quan sát. (3) Phỏng vấn. (4) Walk-throughts. (5) Thu thập bằng chứng điện tử. 1.2.2. Quy trình kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: Cũng giống như kiểm toán BCTC, quy trình kiểm toán HTTT kế toán cũng bao gồm ba giai đoạn: Lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và cuối cùng là hoàn thành kiểm toán. Việc tiến hành các giai đoạn được thực hiện cụ thể như sau: 1.2.2.1. Lập kế hoạch: Để đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành có hiệu quả và đúng tiến độ, việc xây dựng kế hoạch kiểm toán là hết sức cần thiết. Kế hoạch kiểm toán phải được lập 9 một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán như: phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn. Ngoài ra, kế hoạch kiểm toán còn trợ giúp và phối hợp với KTV và các chuyên gia khác về công việc kế toán. Khi lập kế hoạch kiểm toán HTTT kế toán, KTV và công ty kiểm toán phải tìm hiểu những vấn đề sau: - Hiểu biết về HTTT kế toán của đơn vị được kiểm toán. - Hiểu biết của kiểm toán viên về các hoạt động kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học. - Đánh giá rủi ro kiểm toán và xác định nội dung, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán. a. Hiểu biết về hệ thống thông tin kế toán của đơn vị kiểm toán: Sự hiểu biết về môi trường tin học là đòi hỏi thiết yếu đối với kiểm toán viên khi kiểm toán HTTT kế toán. Đây là công việc có thể giúp kiểm toán viên hiểu được cấu trúc và hoạt động của HTTT của đơn vị được kiểm toán. Từ đó, KTV mới có những hiểu biết làm cơ sở cho các giai đoạn kế tiếp. Khi tìm hiểu hệ thống thông tin của doanh nghiệp, KTV cần quan tâm đến hai yếu tố sau: Cơ cấu tổ chức của HTTT. Và các vấn đề còn tồn tại trong quá trình xử lý thông tin bằng máy tính ở mỗi phần hành kế toán.
Cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin kế toán: Tính hiệu quả của HTTT kế toán trong môi trường tin học phụ thuộc rất nhiều vào cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin và cơ cấu tổ chức của bộ phận quản lý CNTT trong doanh nghiệp. Một trong những khác biệt cơ bản của kiểm soát nội bộ trong HTTT kế toán thủ công và hệ thống kiểm toán trong môi trường tin học là việc phân định quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên. Một cơ cấu tổ chức đảm bảo các yêu cầu này với các chức năng cụ thể được minh họa bằng Hình 1.3 như sau: