Tài liệu Văn bản và lưu trữ học đại cương

VU O N G ĐÌNH Q U Y Ề N (chu biẽn) ■ N G U Y Ễ N VÀN HÀM VẪN BẢN VÀ LƯTl TRỬ HỌC ĐẠI CƯƠNG (T á i bàn lán thứ l ì NHA x u ấ t bản GỈÁỌ dục - 1997 C hịu trách nhiệnì xuđt bán : G iá m dổc PHAM VĂN AN Tông bìàn lập N G U Y Ễ N N H Ư Ý Biẽn tập : B Ù I T U Y Ế T HƯONG Trình hìa • T R Ẵ N T I Ể U LẢM Sửa hàn ìn : PHAN T ư 'IK A NG Sâp chừ : T O U N G T A M VI T ỈN H ( N X B G I Á O D Ụ C ) 378 - 466/25 - 97 GD - 9 7 : ? x u .r I L Ò I N Ó I ĐAU "Vdn b à n và lư a trư h ọc d ạ i cương'' lầ m ộ t tron g n h ữ n g học p h ả n th u ộc chư ơng trìn h g iá o d ụ c d ạ i h ọc đ ạ i cư ơn g (g iai d o ạ n ì). M ồn h ọ c n à y n h à m tr a n g bị c h o s in h viên k iế n thức l í lu ậ n và thự c tiẻn vầ oản b ả n q u ả n l i N h ầ nư ớc uà tà i liệ u lưu trừ. Qua đdy, n h ậ n thức d ư ợc v a i trò củ a v ăn b à n v à t à i liệu lưu trữ đ ổ i với h o ạ t d ộ n g q u á n l í v à n g h iên cứu k h o a h ọc, n á m uà h iểu dược p h ư o n g p h á p so ạ n th à o , tố ch ứ c k h o a h ọc uà q u ả n l í vãn bán , b iết c á ch lụ a ch ọn văn b ả n d ể lưu g iử v à p h ư ơ n g p h á p tra cứUy sừ d ụ n g tài liệ u lưu trữ. G iả o tr in h d o P h ớ g iá o sư V ư m g Đ ìn h Q u y ĩn u à P h ó giáQ BU N guyễn V ăn H ầm , g iả n g uiên B ộ m ôn Lưu trừ - L ịc h Sỉí, K h o a L ịc h sủ Trường D ại h ọ c K h o a h ọc x ã h ộ i và n h ă n vản th u ộ c D ại h ọ c Q uỗc g i a H à N ộ i b iên so ạ n , P .G .S V ương Đ in h Q uyèn ch ịu trá ch n h iệ m chù biẻn . G iáo trĩn h d ư ợc b iẽn so ạ n d ự a th eo ch ư ơ n g trìn h m ôn h ọc đ ă đ ư ợc B ộ G iá o d ụ c v à Đ ào tạ o d u y ệt và b a n h à n h , c h ia là m h a i phỗn : P h fin m ộ t -VÁN BẦ N QUẨN L Í NHÀ NƯÓC*. P h ẩ n h a i "Lư u TRỬ HỌC" T h eo qu y đ ịn h c ủ a B ồ G iá o d ụ c và D à o tạOy h ọ c p h à n Văn bán vù Lưu trừ h ọ c đ ạ i cư ơ n g d ư ợc g iả n g d ạ y tro n g 4 5 tiét (3 đvht), k é c ả g iả n g l í thu yết v à th ự c h à n h . T ron g đ ó , p h ă n Vần b à n q u àn li N h à nư óc 2 5 tiết, p h ă n L ư u trữ h ọ c 2 0 tiét. D o g iá o trìn h dư ợc b iên s o ạ n lầ n d ầ u c h o m ộ t m ồn h ọc m ới, đ ư ợ c B ộ G iá o d ụ c và D à o t ạ o d ư a v à o ch ư ơ n g trĩn h d à o tạo d ạ i h ọ c đ ạ i cư ơn g v ó i đ ổ i tư ợng sin h viẻn th u ộ c n h iẽ u lo ạ i trư ờn g đ ạ i h ọ c k h ả c n h a u , c h o n én c h á c c h á n càn đ ư ợc tié p tục b ố su n g và h o à n c h ỉn h . C h ú n g tôi m o n g n h ậ n đ ư ợ c sự g ó p ý k ịp th ờ i cù a cức đ ò n g n g h iệp . C Á C TÁ C GIẢ P h ầ n m ột VÀN BẢN QUẢN LÍ NHÀ NƯÒC C hương I KHÁI NIỆM, CH Ứ C NĂNG CỦA VĂN BẢN VÀ VĂN BÀN QUẢN L Í NHÀ Nước I - K H Á I N IỆ M V Ề VẪN B Ẩ N VÀ VÀN B Ấ N Q U Ẩ N lẤ NHÀ NƯỚC 1. K h á i n iệm v ế vftn b ả n Vổd bản cố nghĩa rộng và nghỉa hẹp của Tìó. T h e o nghĩa rỘDg, vần b ả n là vật m ang tin được ghi bàng kí hiệu ngôn ngữ. Kí hỉệu ngôn ngữ ở đây tức là các ioạỉ chữ viết dùng để th ể hiện ngôn ngũ 3Ùa con ngưòí- ví dụ : chữ Quổc ngữ, cbữ Hán, chữ Nôm, chữ La tinh> chữ Anb> chữ Pháp... Còn vật m ang tiQ ià các vật Hệu dùng ì ề viết chữ lên trê c , như giáy, gỗ, đá, da, tre. Theo định nghĩa aày> mọi vật c ó ghi ki hiệu ngồĩi ngử đểu ỉà vồn bả&, ví như bia ỉã> hoành phi, câu đổi d cắc đến chùa ; chúc thu, v ãn khS) thư tịch :đ, cá c tá c phẩm vâiì học, khoa học kl thu ật ; cổng ván, gỉấy tờ, ìổ sách d các cơ quan... K hái niệm rộng này được dùng một cách phổ biến tron g các gỉới Ig h iên cứu vé ngôn ngữ học, vàn học, sử học, v ăn bản học của iư ô c t a trước đây cũng như hiện nay. Với nghía hẹp, thì ván bản là khái niệm đùng để chỉ công vàn, giây tờ hinh thành trong hoạt động của các c ơ quan, đoàn thế, xi nghiệp (gọi chung là cơ quan). Như vậy, hiểu theo nghỉa hẹp của vản bản thl các chi thị, thổng tư, nghị quyết, quyết đinh, chương trinh, k ế hoạch, báo cáo, đơn từ, sổ sách... sản sinh trong quá trinh hoạt động của một cơ quan đễu được gọi là ván bảrì. Ngày ũây, khái DÌệm này dược sử đụng rấ t rộng rãi trong hoạt động quản II của các cơ quan. 2 . K h á i niệm v é v á n bản q u á n li N h à n ư ớ c VâD bản quản li Nhà nước hiểu theo nghia chung n hât ỉà khải niệm dùng để chỉ vãn bàn được ban hành tron g hoạt động quản lí của các cơ quan Nhà nước (gổm các cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp) của nước Cộng hòa x ả hội chủ n ghĩa Việt Nam theo đúng th ể thức, thủ tục và thẩm quyén đâ được l u ậ t pháp quy định. Theo nghĩa hẹp hơn, vản bảĩi quản lí Nhà nước là v ả D bản được lập ra trong hoạt động quản li của các cơ quan quản li hành chính Nhà nước, tức hệ thống các cơ quan hành phápỉ bao gổm Chính phủ, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, các cơ quan thuộc Chính phủ, Uy ban nhân dân cá c cáp và các cơ quan chuyên môn trực thuộc (Sà, B an, Phòng...). "Hành chính" theo nguyên nghĩa, là sự quản lí của Nhà nước, nó không phải lầ sự quản lỉ thÔDg thường của b á t ki một chủ thế nào đổi với bđt kỉ m ột đói tượQg và khách th ể nào. Còn theo nghia thỏng thưòng, khái DÌệm ĩiày dùng đ ể chi sự tổ chứcj điéu hành> kiểm tra, nấm tinh hỉnh trong hoạt động củ a m ột cơ quan thuộc hệ thổng Nhà nước (hành chính cồng) hoặc của một tổ chức xâ hội, xí nghiệp, doaiìh nghiệp tư nhân... Do vậy, vân bèn quản li Nhà nước còn được gọi là vân bảB bành chinh Nhà nước hoặc vân b i n hành chính. Các nhà nước d mỏi thời kỉ hoậc giai đoạn lịch Bử đéu cổ hệ thổng vă& bàn quản li rièng của minh. H ệ thống v ả D bản quản lí Nhà nước của nưởc ta hiện nay góm cổ : Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết, quyết định, chi thị. thông tư, chưưng trinh, kô hoạch, báo cáo. ihông báo và các vãn bàn khác Đ ể có hiệu lực thi htinh, vãn bản quàn !í Nhà nước được ban hành phài đảm bảo th ế thức ván bàn. theo đúng thủ tục và thẩm quyén ban hành dc) cơ quan Nhà nước có thắm quyén quy định. II - CHỨC NẢNG C Ủ A VÀN BẨN 1. C h ứ c n ả n g t h ô n g tin Thông tin là chức nãng bao quát nhẵt của vản bản nòí chung, vầD bản quản lí Nhà nưốc nói riêng- X ét vê m ặ t lịch sử, sự xuất hiện của vãn bản có liên quan ch ặt chê với sự ra đời của chữ viết - vãn tự. Loài ngựời sáng tạo ra chữ viẽt là nhầnì thỏa mân các nhu cặu vễ thông tin của cuộc sống : ghi chép những sự kiện, hiện tượng xẩy ra trong đời sống xă hội và tự nhĩên, n hử n gý nghỉ, tâm tinh cảm của con người để nhớ được đáy đủ, lâu dài và chỉnh xác, đổng thời có th ể truyền các thông tin đó trong phạm vi rộng và tới nhừng nơi xa. Chữ viết ra đời đả đánh dẫu một bước ngoặt lịch sử trong tiến trinh phát triển cùa xă hội loài người, theo Ảngghen, đó là bước chuyển "từ thời đại mông muội sang thời đại vân minh". Các dân tộc trên th ế giới đă sáng tạo ra chữ viết của nìình d những thời điểm lịch sử khác nhãu. ở Ai Cập, chở viết đả r a đời từ 4 0 0 0 - 5 0 0 0 nâm vé trước. Còn ĩigười Trung Quỗc đà tạo ra văn tự tù thời nhà Thương, khoảng 1500 nảm trước Công nguyên. Chữ Quỗc ngữ của V iệt Nam do nhà truyén giáo phương l ầ y Alêchxanđơ Rổt (Alexandre de Rodes) sáng c h ế vào giữa thế ki X V II. Trong hai th ế kỉ đáu» chủ yếu dùng để truyén giảng đạo Gia tô trong dân chúng V iệt Natn. Từ khoảng cuổi th ế kl X IX đáu thế ki X X thì được dùng phổ biến và trở thành *'chữ Quổc ngữ", Nhờ có chữ viết, nhiều dân tộc đã ghi lại được các thông tin vể nhiéu m ặt của đời sổng x ã hội và tự nhiên qua các thời ki Uch sử, Chảng hạn, dân cư vùng Lưỡng Hà thời cổ đại đả viết lẽa các t£m đất sét, bia đả những vân bản dưới đây : - Vãn bản lịch sừ (danh sách vua chúa các triểu đại, thư từ bang giao vởi cá c nước tron g khu vực, các hiệp ước hòa bình-- ) - Văn bản tôn giáo (lời cẩu nguyện, danh mục các vị thán, những công việc liên quan đến tu tạo đén miếu...). - Vản bản bói toán (thu ật bóì toán, lời khán, kết quà bói toán.,.), - Văn bản khõa học (số học, hinh học, thiên vản...). Văn bản kinh t ế (thống kê, kế toán, báo cáo vé doanh thu,..), - Văn bản pháp lu ậ t (các đạo luật, đơn từ kiện tụng» vồn bản x é t xừ các vụ án.,,). - Văn bản vần học (truyỂn thuyết, thơ ca, tm y ện kể...). ở các tbời ki lịch sử, k ể tù khi Nhà nước x u á t hiện , các giai cấp tbổng tri đéu c ó ý thức sử dụng vân bản làm phương tỉện ghi chép và truyén đạt th ô n g tin. Tuy nhiồQ, đế hinh thàoh một hệ thỗng vân bản hoàn chỉnh phục vụ cđ hiệu quả cá c hoạt động quản lí, phải trải qua m ột quá trin h lâu dài. ^Chức n ản g thống tin củ a vàn bản hành chính được thể hiện ở cá c m ặt như ghi chép cá c thông tin vể quản l í : truyén đạt các thông tin quản lí cho các cơ quan, đơn vị trong cùng hệ thống hoặc quẩn chúng nhân dân ; phản ảnh tình hình các mặt và nguyện vọng của dân chúng... lẽn cá c cơ quan Đ àng và Nhà nưóc cd trách nhiệm theo dỗi hoặc gỉài quyết. 2 . C h ứ c n A n g q u ả n lí NhỈQ từ gổc độ quản lí, vãn bản hành chính đủng như tên gọi củ a Dổ là phương tiện đ ể Nhà nước nối chung, mỗi cơ quan Nhà nước nđi riỗTìg thực hiện chức trách quản lí theo nhiệm vụ được cấp trên gỉao. Trong công tá c quản !í của một cơ quan, kháu quan trọng n h ãt là ra c á c quyết định vê quàn lí, như ban hành luật phấpỉ để ra cá c chủ trương, chính sách và các biện pháp chi đạo^ xây đựng chương trình , k ế hoạch công tác... Các thông tin vg quản li này nđi chưng c ẩ n được văn bản hóa dể truyỗn đạt, phổ biến đến các đỗi tượng thi hành, đổng thòi ỉưu gỉQ lại ở cơ quan đế làm c ầ n cứ chỉ đ ạ ^ k iểm tra» đèn đốc và theo dỗi việc thực hiện. IVong qu á trình quan ỉí, đ ể đề r a được những quyết định quàũ lí đúng s iá n , thường phài thu thập và xử lí Iihỉéu nguỗn thông tin, trong Jó rvguốn thõng tin bằng vân bản có vai trò hết sức quan trọng. Có th ể nói. soạn ih k o và ra các quyết định quản lí là một trong nhửng hoạt động chủ vếu cùa hoạt động quản li, Hiệu quà hoạt động và việc thực hiện cáe mục tiêu đà xác định của một cơ quan một phẩn r ấ t lớiì phụ thuộc vào chất lượng của các quyết định quản lí được ban hành. 3. C h ứ c n ô n g p h á p li Chức náng pháp lí của vân bản được th ể hiện ở các m ặt sau đây : Vản bản được đùng làm phương tiện ghi chép luật pháp của Níhà nước để điéu tiết c á c mối quan hệ x à hội. B à n g hệ thổng luật pháp được vần bản hóa, sè tạo điéu kiện đẻ’ phổ biến được đáy đủ, chính xác, rộng rải và thực thi luật pháp tro n g quản lí Nhà nước, quản lí xá hội được đúTỉg đắn, nghiêm chinh và thống nhát. Không chỉ ngày nay^ mà từ x a xưa> nhiéu quốc gia chiếm hữu nô lệ và phong kiến ở phương Đòng và phương Tầy như Babilon, Hi Lạp, La Mă, Trung Quốc, Việt Nam... đâ sử dụng vãn bản để ban hành luật pháp. Trong đó cố nhiéu đạo luật nổi tiếng được lưu truyển trong sử sốch của các thời đại, vl như lụật,H âm inurabi của yựợng quỗc Babilon cổ đại, luật L a Mã, Quỗc triểu Hinh luật của triéu Lê... Vàn bản hành chính do được ban hành dưới danh nghỉa là cơ q u a n Nhà nước (còn được gọi là cơ quan công quyển), lại phải tuân theo những thể thức quy định, như phải cố chữ kí của nguờỉ ctí th ấm quyén (thủ trưởng, phó thủ trưởng hoặc người được ủy quyén), dấu của cơ quan... Do vậy, ctí giá trị pháp lí, đảm bảo cho các quyết định quản li cổ hiệu lực thi hành. 4 . C h ứ c n ỗ n g sử liệu Vân bản là phương tiện ghi chép cả c th ô n g tin vé đdỉ sổng xă hội và tự nhiên, ngoài việc phục vụ cho cá c m ục đích thực tiến của con người, còn là m ột nguổn sử liệu r ấ t quan trọn g đối với nghiên cứu lịch sử, như lịch sử dân tộc, lịch sử tổ chức và hoạt động của c á c cơ quan Nhà nước, lịch sử của cá c tin h , huyện, xâ, v.v.., Từ x a xưa, nhiểu quỗc giâ đâ cổ ý thức lưu trữ vãn bản đ ể phục vụ cho việc nghiên cứu lịch 8ử đất nước và dân tộc minh, Ngày nay, háu như các nưốc trên th ế giới đéu thành lập các KhOf Viện hoặc Tl'ung tâni lưu trữ để bảo quản các Vồn bản có giá trị sử liệu, đậc biệt lâ vàn bản gôc hinli thành trong hoạt động cùa các cơ qusn Nhà nước. I!I - SO Lưọc V Ề L Ị C H s ử VẪN B Ẩ N H À N H C H ÍN H V I Ệ T NAM Sử sách không ghi chép vãn bản hành chính xuất hiện ở nưởc t a từ thời đại nào. M ặt khác, các ván b ả n cổ xưa n hất của cha ông t a đã không được bảo tốn đến ngày nay. Tuy vậy, hoàn toàn cổ cơ sở đế khảng định ràng, dưới thòi B ác thuộc (từ n ãm 111 trươc 'Công nguyẽn đến đẩu th ế ki X ), vân bàn đà được bộ máy cai trị của phong kiếtì Trung Hoa sử dụng trong công việc hành chính. Bởi thời bay gíờ ờ chính quốc, chừ Hán đă được sử dụng rỘQg rãi ; dưâi các triéu đại Hán, Tùy. Dường..., vàn bàn dà trở thàtìh phương tiện thống tin phổ biến trong quàn H Nhà nưôc. Sau khi lật đổ ách thống trị hàng nghìn nảm của đ ế chế Trung Hoa, k ể từ đẩu thế kỉ X, nước ta bưốc vào thời ki độc lập tự chù. Đ ể quàn lí đất nước, các triếu đại phong kiến Việt N am đă sừ dụng nhiéu loại vãn bàn hành chiữh, đặc biệt từ triéu Lý trà vé sau. Chảng hạn» các Hoàng đế đỏ dùng Chiẽu đế ban b6 cá c quyết định quàn lỉ cùa mình {C hiếu đ ờ i d ô của vua Lý T h ái T ổ , C hiếu C àn vương của vua Hàm Nghi...), dùng Chi đế ra lệnh, dùng Sác để phong chức tước và khen thưdng... Còn các cơ quan và thán dân thi dùng hình thức vãn bản Tấu, Sớ để tâu bày, phản ánh tình hỉnh lên nhà vua, dùng B iểu đ ể tạ òn hoặc tạ tội... V ản bản cũng được dùng để ban hành luật pháp. Bộ luật thành vãn sớm nhất của nước ta là H ìn h th ư cua triểu Lý. D ạ i V iệt sử k í to à n th u chép rảng, nảm 1042, Vua Lý T h ái Tông đâ "Ban hành H ĩn h thư. Trước kia việc kiện tụng trong nước phiển nhiễu, quan lạỉ giữ pháp luật trong nước câu nệ luật vân, cốt làm cho khác nghĩệt, thậm chí nhiéu người bị oan uổng quá đáng. Vua lẩy lảm thương xót, Sdi Trung thư san định luật lệnh, châin chước cho thích dụng với thời thế, chỉa thành niôn loại, biên thành điéu khoản, làm thành sách H ìn h th ư của một triéu đại, để cho người xem dể hiếu. Sách làm xong, xưổng Chiếu ban hành> dân ISy làm tiện. Đến đây, phép xử ĩìĩ\ được m inh định rõ ràng, cho nên mới đổi niên hiệu là Minh Đạo và đúc t i ln Miiìh Dạo"^^^ Dưới ]uật gọi iTiéu L ẻ Ngiiyển thời Trấn, vản bàn pháp luật dược biên tập thành một bộ là Q uỗc triẻu T h ôn g c /iế g ổ m 20 quyển (nảm 1230). Còn có Quóc triễu H ìn h lu ậ t (còn gọi là L iiậ t H ỗ n g Dức), triéu có H o à n g V iệt lu ộ t lệ (còn gọi là L u ậ t G ia L on g )- Các vản bàn hành chỉnh cùa các triẽu đại phong kiến Việt Nam chủ yếu được viết bầng chữ Hán, cá biệt có vãn bản bằng chữ Nôm. Chính quyền trung ương thuộc các triéu đại Lý, Trần» Lê» Nguyễn cũng đã ban hành khá nhíéu vãn bản quy định vé việc soan thảo, ban hành, chuyển giao, xử lí v à lưu trử các loại văn bản hinh thành trong hoạt động quản lí của các cơ quan. Các đạo luật, tiêu biểu là Q u óc triều H ìn h lu ậ t đă có trên 70 điểu khoản (trong tổng số 722 điéu khoản) quy định các vấn đé nói trên. Trong thời ki thuộc Pháp, chính quyén thực dân đả sừ dụng nhiều loại vãn bản hành chinh mới như nghị định, chỉ thị, thông tư, báo cáo... trong việc cai trị các nước Dông Dương. Tiếng Pháp là ngôn ngữ chính thức (công ngử) được dùng để ban hành văn bản. Ngoài ra, các cơ quan thuộc hệ thỗng chính quyến Nam triểu (triéu đinh Huế) và các làĐg x ả còn dùng cà chữ H án và chữ Quốc ngữ đ ể làm vãn bản hành chính. Sau Cách mạng tháng Tầm 1945, đâ hình thành hệ thổng vồn bản mới củ a Nhà nước dân chủ nhân dân ahư sấc luật, sác lệũh, nghi định, thông tư, thông đạt, chỉ thị, báo cáo... Chữ Quốc ngữ vàn tự chính- thỗng của nhân dân ta đá Xtở thành ngỏn ngữ duy n h ấ t củ a vản bàn hành chinh Việt Nam. Trong nửa thế kỉ qua, hệ thống văn bản hành chính của nước t a đă từ ng bước được bổ sung và hoàn thiện. Các vấn đé vé thể thức, thủ tục, thầm quyén ban hành và quảD lí vãn bản đă được Nhà nưốc quy định trong cá c Hiẽn phảp 1946, 1959, 1980, 1992 và ò nhiéu văn bản khác như Điéu lệ quy định ch ế độ chung vé cồng vân, giãy tờ d các cơ quan (ban hành kèm theo Nghị định 5 2 7 - T T g ngày 0 2 - 1 1 - 1 9 5 7 ) , Diều lệ vé Công tác công vốn, gíáy tờ ( 1 ) Dội Vtệtsứ k í loàn ứiu. T ậ p l, N X B Khoa học xă hộL Hà Nội, 1983, irang 271 - 272.