Tài liệu ứng dụng cntt trong hoạt động tttv tại thư viện hà nội

Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội Lời cảm ơn Em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới cô giáo Th.s Nguyễn Thúy Hạnh, ngƣời đã tận tình chỉ bảo, hƣớng dẫn em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô giáo trong Khoa Thông tin – Thƣ viện đã giúp đỡ, dìu dắt em trong 4 năm qua. Cảm ơn ban lãnh đạo cùng các cán bộ của Thƣ viện Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận. Cảm ơn hội đồng phản biện đã giúp em hoàn thành khóa luận này. Măc dù đã có nhiều cố gắng, song kiến thức còn non trẻ và hạn chế về mặt thời gian nên khóa luận không tránh khỏi thiếu sót. Rất mong sự đóng góp của quý thầy cô và các bạn để nghiên cứu của em đƣợc tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 13 tháng 02 năm 2012 Sinh viên Trần Thị Hoài Trần Thị Hoài - K53 TTTV 1 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu Thƣ viện Thƣ viện Hà Nội Trần Thị Hoài - K53 TTTV 2 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................ 5 2. Mục đích nghiên cứu của khóa luận ............................................................. 6 3.Tình hình nghiên cứu khóa luận..................................................................... 6 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu................................................................. 7 5. Đóng góp của khóa luận................................................................................ 7 6. Phƣơng pháp nghiên cứu............................................................................... 7 7. Cấu trúc của khóa luận .................................................................................. 7 NỘI DUNG....................................................................................................... 9 CHƢƠNG 1. THƢ VIỆN HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN 9 1.1 Khái quát chung về Thƣ viện Hà Nội ......................................................... 9 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ............................................................. 9 1.1.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ ......................................................... 10 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Thƣ viện ....................................................... 11 1.2 Những vấn đề cơ bản của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thƣ viện ................................................................................ 12 1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin ............................................................. 12 1.2.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thƣ viện .. 13 1.2.3 Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Thông tin thƣ viện tại Thƣ viện Hà Nội ................................................................................. 15 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN HÀ NỘI ............................................................................. 16 2.1 Hạ tầng công nghệ thông tin ..................................................................... 16 2.2 Hệ thống mạng và phần mềm ................................................................... 16 2.2.1 Hệ thống mạng ....................................................................................... 16 2.2.2 Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC...................................................... 17 Trần Thị Hoài - K53 TTTV 3 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội 2.2.3 Các phần mềm đƣợc Thƣ viện ứng dụng ............................................... 19 2.2.3.1 Phần mềm tƣ liệu CDS/ISIS ............................................................... 19 2.2.3.2 Phần mềm ILIB 3.6 ............................................................................. 20 2.2.3.3 Phần mềm Libol 6.0 ........................................................................... 23 2.3 Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý .................................................. 25 2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chuyên môn ................. 25 2.4.2 Ứng dụng CNTT trong công tác biên mục ............................................ 28 2.4.3 Ứng dụng CNTT trong việc xây dựng CSDL ........................................ 33 2.4.4 Ứng dụng CNTT trong công tác phục vụ bạn đọc ................................. 36 CHƢƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠI THƢ VIỆN HÀ NỘI ................................................ 41 3.1 Nhận xét .................................................................................................... 41 3.1.1 Những kết quả đã đạt đƣợc trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin - thƣ viện tại Thƣ viện Hà Nội........................................ 41 3.1.2 Nhƣợc điểm ............................................................................................ 42 3.2 Một số kiến nghị nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Thƣ viện Hà Nội .............................................................................................. 42 KẾT LUẬN .................................................................................................... 45 Danh mục tài liệu tham khảo ....................................................................... 46 Trần Thị Hoài - K53 TTTV 4 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thƣ viện bắt đầu đƣợc thực hiện vào những năm 50 của thế kỷ XX. Mới đầu chỉ là để quản lí công tác bổ sung, tài chính, tạo lập CSDL thƣ mục của thƣ viện. Tiếp đó là tập trung và việc lƣu trữ, tìm kiếm thông tin và tạo lập ra các sản phẩm thông tin thƣ mục. Sau đó mở dần ra các hoạt động kĩ thuật khác, hoạt động quản lí và lƣu thông tài liệu cũng nhƣ tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Những thuật ngữ của thời đại kĩ thuật số nhƣ là “cổng giao tiếp điện tƣ”; “dịch vụ chỉ dẫn ảo”; “siêu dữ liệu”... đã dần trở thành quen thuộc với cộng đồng cán bộ thông tin thƣ viện. Ngày nay có lẽ khó hình dung hoạt động thông tin thƣ viện tách rời việc sử dụng máy tính điện tử, kết nối mạng, truy cập Internet, khai thác CSDL trực tuyến và tạp chí điện tử. Internet dã, đang và ngày càng thâm nhập sâu vào hoạt độngthông tin thƣ viện, giúp cho các thƣ viện riêng biết kết nối với nhau, khai thác nguồn thông tin của nhau, nó trở thành công cụ không thể thiếu đối với công tác này. Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và viễn thông đã dẫn đến sự xuất hiện thƣ viện điện tử (Eectronic library), thƣ viện số (Digital library), thƣ viện ao (Virtual library) và thƣ viện đa phƣơng tiện (Multimedia library)... Đó có thể coi là thành tựu quan trọng nhất của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thƣ viện. Đầu những năm 80 các thƣ viện Việt Nam đã bắt đầu ứng dụng CNTT vào công tác thƣ viện, chủ yếu là để tạo lập các CSDL thƣ mục về vốn tài liệu Đầu những năm 90 đã xuất hiện các mạng cục bộ (LAN), các mạng diện rộng (WAN). Tuy nhiên công tác ứng ụng tin học trong hoạt động thông tin – thƣ viện mới chỉ đƣợc tiến hành triên khai ở một số trung tâm thông tin thƣ viện đầu ngành, các trung tâm khoa học lớn nhƣ Thƣ viện Quốc gia Việt Trần Thị Hoài - K53 TTTV 5 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội Nam, Trung tâm thonng tin tƣ liệu khoa học và công nghệ quốc gia ( nay là Cục thông tin khoa học và công nghệ quốc gia)... Sang những năm đầu thế kỉ XX, việc ứng dụng CNTT trong các cơ quan thông tin – thƣ viện đƣợc tiến hành rộng khắp các thƣ viện trong nƣớc, hình thành nên nhiều Trung tâm học liệu lớn. Thƣ viện Hà Nội là một Thƣ viện có vai trò và chức năng quan trọng trong việc phát triển đời sống văn hóa của nhân dân thủ đô. Để đáp ứng đƣợc nhu cầu của bạn đọc, Thƣ viện cần đƣợc đầu tƣ hơn nữa về trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc thủ đô. Vì vậy việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của thƣ viện là một việc làm cần thiết nhằm đem lại hiệu quả thiết thực trong việc phát triển văn hóa và đời sống nhân dân. Chính vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thƣ viện tại Thƣ viện Hà Nội” làm khóa luận của mình. 2. Mục đích nghiên cứu của khóa luận Nghiên cứu thực trạng hoạt động ứng dụng CNTT tại Thƣ viện, phân tích, đánh giá tác động của việc ứng dụng tin học trong từng khâu công tác. Từ đó đƣa ra một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng và quản lí công tác ứng dụng tin học, đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thƣ viện tại Thƣ viện Hà Nội, góp phần nâng cao sự đóng góp của Thƣ viện cho sự phát triển của đất nƣớc. 3.Tình hình nghiên cứu khóa luận Cho đến nay đã có một số công trình nghiên cứu tới các khía cạnh khác nhau trong hoạt động thông tin thƣ viện tại Thƣ viện Hà Nội nhƣ: Nghiên cứu hoạt động thông tin – thƣ viện, công tác tổ chức, phát triển và khai thác tài liệu… Nhƣng chƣa có đề tài nào có sự nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn bộ hoạt động từ khâu quản lí đến xử lí tài liệu và phục vụ bạn đọc tại Thƣ viện. Việc ứng dụng phần mềm mới Libol 6.0 của công ty tin học Tin Vân cũng nhƣ những chuẩn nghiệp vụ mới nhƣ chuẩn biên mục theo khổ Trần Thị Hoài - K53 TTTV 6 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội mẫu MARC 21, khung phân loại DDC 14… cần đƣợc đánh giá và đƣa ra những đề xuất thích hợp 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: Qúa trình ứng dụng CNTT trong các quy trình hoạt động thông tin – thƣ viện tại Thƣ viện Phạm vi nghiên cứu: Thƣ viện Hà Nội 5. Đóng góp của khóa luận Khóa luận sẽ là tài liệu để Thƣ viện có thể tham khảo trong việc hoàn thiện công tác ứng dụng CNTT vào trong các hoạt động thông tin thƣ viện của mình, cụ thể là trong công tác quản lí, công tác chuyên môn nghiệp vụ và công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại Thƣ viện. Khóa luận cũng là tài liệu để các Thƣ viện khác có thể tham khảo trong quá trình triển khai ứng dụng CNTT vào thƣ viện mình, phát huy những điểm mạnh và khắc phục những hạn chế để việc ứng dụng CNTT đạt đƣợc hiệu quả cao nhất. Khóa luận này sẽ giúp cho những ngƣời nghiên cứu về Thƣ viện và ngƣời dùng tin của Thƣ viện hiểu biết thêm về các hoạt động của Thƣ viện. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu để hoàn thành khóa luận này, tôi đã sử dụng các phƣơng pháp sau: Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá Phƣơng pháp quan sát Phƣơng pháp trao đổi, phỏng vấn 7. Cấu trúc của khóa luận Ngoài phần Lời nói đầu, mục lục, danh mục từ viết tắt, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm có 3 chƣơng: Chƣơng 1: Thƣ viện Hà Nội với vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thƣ viện Trần Thị Hoài - K53 TTTV 7 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội Chƣơng 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Thƣ viện Hà Nội Chƣơng 3: Nhận xét và kiến nghị nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thƣ viện tại Thƣ viện Hà Nội Trần Thị Hoài - K53 TTTV 8 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội NỘI DUNG CHƢƠNG 1. THƢ VIỆN HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN 1.1 Khái quát chung về Thƣ viện Hà Nội 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Thƣ viện Hà Nội đƣợc thành lập ngày 15/10/1956 với tên gọi ban đầu là “Phòng đọc sách nhân dân”. Thƣ viện đã qua nhiều lần thay đổi địa điểm, lúc ở bên hồ Hoàn Kiếm (nhà Thủy Tọa), khi về Lò Đúc, Mai Dịch, Văn Miếu – Quốc Tử Giám. Đến tháng 1/1959, Thƣ viện chính thức đóng tại 47 Bà Triệu và mang tên “Thƣ viện nhân dân Hà Nội”. Thƣ viện Hà Nội hiện nay đƣợc hợp nhất bởi Thƣ viện Hà Nội (cũ) và Thƣ viện Hà Tây Trƣớc khi hợp nhất: + Thƣ viện Hà Nội là thƣ viện hạng 1 với 38 cán bộ + Thƣ viện Hà Tây là thƣ viện hạng 3 với 23 cán bộ 2/2009 chính thức hợp nhất 2 thƣ viện, với tên gọi Thƣ viện Hà Nội, xếp loại thƣ viện hạng 2 (Theo thông tƣ 67/2006 của Bộ VHTT&DL về việc xếp hạng Thƣ viện) Hiện nay Thƣ viện Hà Nội có 2 cơ sở: Cơ sở 1: 47 Bà Triệu – Hoàn Kiếm, trụ sở làm việc: 9 tầng với 7.500m² sử dụng. Đây là công trình kỉ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội. Cơ sở 2: 2B Quang Trung – Hà Đông, trụ sở làm việc 2029m². UBND Thành phố Hà Nội đã đầu tƣ 44,475 tỉ đồng cho xây dựng trụ sở 47 Bà Triệu, trong đó 2,8 tỉ cho dự án xây dựng thƣ viện điện tử. Năm 2010 Sở đã cấp 880 triệu đồng cho việc nâng cấp cơ sở 2 tại Hà Đông. Vốn tài liệu của Thƣ viện: Tổng số vốn tài liệu: 432.597 cuốn Trần Thị Hoài - K53 TTTV 9 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp - Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội Sách tiếng Việt: 387.546 cuốn - Sách ngoại văn: 35.413 cuốn - Sách khiếm thị: + Sách chữ nổi: 2.582 cuốn + Băng đĩa: 1.711 cuốn - Báo đóng bìa: 5.345 tập - Tài liệu địa chí: + Sách: 11.413 + Tài liệu Hán Nôm, Hƣơng ƣớc, thần tích, thần sắc: 1.323 bản + Bản đồ: 55 + Băng đĩa: 45 - Sách thiếu nhi: 75.669 cuồn - Kho sách luân chuyển: 57.397 - Báo, tạp chí: + 391 tên báo, tạp chí + 14 tên báo ngoại văn - Tài liệu điện tử: 211.958 biểu ghi 1.1.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ Ngay sau khi hợp nhất, sở VHTT&DL Hà Nội đã kịp thời ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Thƣ viện Hà Nội. Theo quy chế, Thƣ viện Hà Nội có 6 phòng chức năng: - Phòng bổ sung và xử lí nghiệp vụ - Phòng phục vụ bạn đọc (với 7 bộ phận) - Phòng địa chí – Thông tin tra cứu - Phòng tin học - Phòng nghiệp vụ và phong trào cơ sở - Phòng hành chính tổng hợp Hiện nay Thƣ viện Hà Nội có 75 cán bộ, trong đó có 56 cán bộ trong Trần Thị Hoài - K53 TTTV 10 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội biên chế và 19 lao động hợp đồng. 100% cán bộ chuyên môn có trình độ cử nhân, 7 cán bộ là thạc sĩ khoa học thƣ viện, 7 cán bộ có văn bằng 2: ngoại ngữ, báo chí, hành chính. Để nâng cao chất lƣợng cán bộ, cơ quan luôn tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các chƣơng trình hội thảo, tập huấn về chuyên môn do Vụ thƣ viện, Thƣ viện Quốc gia Việt Nam… tổ chức: về các chuẩn nghiệp vụ, ứng dụng CNTT, số hóa tài liệu, về kĩ năng phục vụ ngƣời khiếm thị và kĩ năng xử lí, chuyển dạng file trong sản xuất sách cho ngƣời khiếm thị… Các chƣơng trình tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, chuyen ngành ở nƣớc ngoài: tập huấn về công tác phục vụ bạn đọc tại Singapore – do quỹ SIDA Thụy Điển tài trợ; Về kĩ năng tổ chức các lớp tập huấn và hội thảo tại Singapore do Thƣ viện Quốc gia Singapore tài trợ Có 4 cán bộ đƣợc đào tạo 2 tháng tại Ấn Độ về tiếng Anh và tin học, đƣợc học tập và làm việc với các chuyên gia nƣớc ngoài góp phần nâng cao trình độ chuyên môn, kĩ năng và tác phong làm việc. Các cán bộ đi học đều đã áp dụng những kiến thức đƣợc học vào thực tiễn cơ quan Thƣ viện Hà Nội cũng tổ chức cho cán bộ đi tham quan học tập các thƣ viện trong nƣớc và nƣớc ngoài: Tham quan các Trung tâm học liệu miền Trung, Thƣ viện trƣờng đại học FPT… là những mô hình thƣ viện hiện đại; Tham gia các đoàn học tập, tập huấn tại nƣớc ngoài: Trung Quốc, Malayxia, Hàn Quốc, Singapore Kế hoạch năm tới Thƣ viện Hà Nội đang đề xuất cử 3 cán bộ đi dự Đại hội COLSAL lần thứ 15 tại Inđônêxia 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Thƣ viện Chức năng: Thƣ viện Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có chức năng tàng trữ, luân chuyển sách báo kể cả các loại sách, báo, tài liệu do địa phƣơng xuất bản. Thƣ Trần Thị Hoài - K53 TTTV 11 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội viện Hà Nội vừa phục vụ bạn đọc rộng rãi, kể cả thiếu nhi, vừa phục vụ những ngƣời nghiên cứu khoa học kỹ thuật. Vì vậy, Thƣ viện Hà Nội là một Thƣ viện khoa học tổng hợp đồng thời có chức năng nghiên cứu và hƣớng dẫn nghiệp vụ thƣ viện cơ sở. Nhiệm vụ Là trung tâm nghiên cứu và hƣớng dẫn phƣơng pháp hoạt động của hệ thống thƣ viện, tủ sách và phong trào đọc sách của quần chúng, đề xuất phƣơng hƣớng nội dung, kế hoạch tổ chức và hoạt động của từng loại hình thƣ viện, tủ sách đối với từng loại ngƣời đọc. Bảo quản và bổ sung các loại sách báo cũ và mới xuất bản ở trong nƣớc và sách báo bằng tiếng nƣớc ngoài phù hợp với đặc điểm và phƣơng hƣớng phát triển kinh tế, văn hóa của địa phƣơng phục vụ yêu cầu công tác nghiên cứu, góp phần nâng cao kiên thức văn hoá cho quần chúng. Tổ chức việc tuyên truyền giới thiệu sách báo với bạn đọc. Tổ chức việc đọc sách tại chỗ và luân chuyển cho mƣợn sách báo rộng rãi trong quần chúng. bảo vệ, bảo quản kho sách báo, tài sản của thƣ viện. Hƣớng dẫn nghiệp vụ cho thƣ viện quận, huyện, thị xã và các ngành... Hiện nay đƣợc giao thêm nhiệm vụ mới: nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thƣ viện. 1.2 Những vấn đề cơ bản của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thƣ viện 1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin Công nghệ thông tin (CNTT): Tiếng Anh: Information Technology, viết tắt là IT, là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lƣu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin. Ở Việt Nam, khái niệm CNTT đƣợc hiểu và định nghĩa trong nghị quyết 49/CP kí ngày 04/8/1993 về phát triển CNTT của Chính phủ Việt Nam Trần Thị Hoài - K53 TTTV 12 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội nhƣ sau: “CNTT là tập hợp các phƣơng pháp khoa học, các phơng tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại, chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông, nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngƣời và xã hội”. 1.2.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thƣ viện Một trong những đặc tính của thông tin là tính “kịp thời”, điều này có thể hiểu một cách đơn giản là ngƣời dùng tin sẽ nhận đƣợc thông tin khi họ cần. Vì vậy, để đạt đƣợc hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho ngƣời dùng tin, hoạt động thông tin - thƣ viện phải tạo ra nhiều cơ hội cho ngƣời dùng tin, nghĩa là cung cấp thông tin nhanh hơn, mềm dẻo hơn và đa chiều hơn. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông đã làm cho việc phổ biến tri thức thuận tiện và nhanh chóng. Việc ứng dụng tin học trong công tác thông tin - thƣ viện thƣờng tập trung vào việc lƣu trữ, tìm kiếm và tạo ra các sản phẩm thông tin, tổ chức các dịch vụ thông tin và phổ biến thông tin. Đặc điểm của các hoạt động này là thƣờng xuyên phải quản lý một khối lƣợng lớn tài liệu và đƣợc khai thác lặp đi lặp lại nhiều lần. Do vậy, tin học hoá hoạt động thông tin - thƣ viện là xu thế phát triển tất yếu của các cơ quan thông tin - thƣ viện hiện nay. Ứng dụng CNTT trong hoạt động Thông tin – thƣ viện là quá trình cải biến quy trình công nghệ xử lí, chế biến trên cơ sở sử dụng các phƣơng tiện công cụ tin học và viễn thông vào hoạt động thông tin – thƣ viện Vai trò của việc ứng dụng CNTT trong các cơ quan thông tin – thƣ viện không ngừng gia tăng và phát triển với tốc độ rất nhanh. Trực tiếp hay gián tiếp các hoạt động và dịch vụ thông tin ngày nay đều dựa trên sự hỗ trợ của máy tính điện tử. Đồng thời ta càng thấy rõ vai trò đặc biệt quan trọng của các phần mềm tích hợp đang phát triển trong những năm gần đây, giúp thƣ viện hoạt Trần Thị Hoài - K53 TTTV 13 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội động tự động hiệu quả. Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin – thƣ viện có vai trò và ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan thông tin – thƣ viện và với cả ngƣời sử dụng. Giúp cán bộ thƣ viện có thể chọn lọc thông tin hữu ích, xử lí tự động công tác nghiệp vụ, giúp ngƣời sử dụng có thể tìm kiếm và khai thác thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Giúp các cơ quan thông tin – thƣ viện có thể chia sẻ nguồn lực thông tin nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc và mở rộng khả năng cung cấp dịch vụ cho bạn đọc. Cụ thể là: Đối với cơ quan thông tin – thƣ viện  Tổ chức quản lí bạn đọc, thống kê số lƣợng bạn đọc, năng lực phục vụ và số lƣợng vốn tài liệu một cách hợp lí, nhanh chóng và chính xác  Thực hiện công tác bổ sung hợp lí và có hiệu quả cao. Các trung tâm có thể dựa vào các CSDL của các nhà xuất bản, các viện nghiên cứu, các cơ quan thông tin – thƣ viện… cùng với các thông tin về tài liệu để tiến hành bổ sung một cách hợp lí, nhanh chóng và hữu ích.  CNTT giúp cho việc xử lí tài liệu, trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả  Thông qua mạng Internet các trung tâm thông tin – thƣ viện có thể nhận CSDL toàn văn của các tài liệu điện tử một cách nhanh chóng từ các cơ quan khác trong nƣớc và trên thế giới.  Tổ chức và chia sẻ thông tin với các thƣ viện khác nhƣ trao đổi các biểu ghi những tài liệu trùng với các thƣ viện khác, nhằm giảm chi phí xử lí thƣ mục tài liệu. Tổ chức nhanh chóng việc mƣợn liên thƣ viện. Tạo khả năng để các thƣ viện liên kết với nhau cùng xây dựng các nguồn lực chung.  Phục vụ bạn đọc một cách nhanh chóng và hiệu quả thông qua máy tính, các thiết bị điện tử và phần mềm tích hợp. Đối với ngƣời dùng tin và cán bộ thƣ viện  Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thƣ viện giúp cho Trần Thị Hoài - K53 TTTV 14 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội ngƣời dùng tin tìm đƣợc một cách nhanh chóng và chính xác những thông tin mình cần từ các nguồn khác nhau. Với việc sử dụng từ khóa kết hợ trong hệ thống tra cứu tìm tin tự động trên máy tính giúp ngƣời dùng tin tiến hành nhiều phép tìm từ đơn giản đến phức tạp thỏa mãn đƣợc các nhu cầu đa dạng về thông tin mình cần  CNTT phát triển tạo ra nhiều sản phẩm. Việc ứng dụng CNTT giúp cho ngƣời dung tin có điều kiện tiếp cận với nhiều loại hình tài liệu nhƣ CDROM, CSDL toàn văn, E-book, truyền hình vệ tinh… giúp ngƣời sử dụng nhanh chóng đƣợc tiếp cận với các tri thức mới, mở rộng sự tiếp thu tri thức của nhân loại.  Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thƣ viện giúp cán bộ tìm đƣợc những tài liệu bạn đọc cần một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian phục vụ của cán bộ thƣ viện và thời gian chờ đợi của bạn đọc Nhận thức rõ vai trò của CNTT trong hoạt động thông tin – thƣ viện các trung tâm thông tin – thƣ viện trong và ngoài nƣớc thấy việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thƣ viện là cần thiết và đã nhanh chóng triển khai việc ứng dụng này bằng việc xây dựng các hệ thống phần mềm thƣ viện tích hợp và tiến tới tự động hóa hoạt động thông tin thƣ viện. 1.2.3 Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Thông tin thƣ viện tại Thƣ viện Hà Nội  Năm 1996 Thƣ viện Hà Nội bắt đầu ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ thƣ viện với phần mềm quản lí thƣ viện CDS/ISIS  Năm 1998 tiến hành phục vụ bạn đọc tra tìm tài liệu trên máy và tự động hóa các khâu nghiệp vụ thƣ viện: in phích, biên soạn thƣ mục, tìm kiếm tài liệu…  Năm 2004 phục vụ bạn đọc tra cứu Internet  2010 Phòng tin học chính thức đƣợc thành lập  2011 sử dụng phần mềm Libol 6.0 với chuẩn MARC21 Trần Thị Hoài - K53 TTTV 15 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN HÀ NỘI 2.1 Hạ tầng công nghệ thông tin Hệ thống trang thiết bị của Thƣ viện Hà Nội đƣợc đầu tƣ mua sắm qua nguồn kinh phí Nhà nƣớc cấp, nhận tài trợ qua dự án quỹ FORCE, dự án SIF, dự án CNTT, bao gồm: - 04 máy chủ, đƣợc cài đặt các phần mềm thực hiện các chức năng: lƣu trữ thông tin, quản trị website, quản lí thƣ viện điện tử, quản lí truy cập Internet… Tại Thƣ viện trung tâm có 03 máy chủ (01 máy chủ tại cơ sở Hà Đông, 02 máy chủ tại cơ sở 47 Bà Triệu, 01 máy chủ trên xe Thƣ viện lƣu động) - 03 máy Laptop phục vụ cho hội nghị, hội thảo, phục vụ Thƣ viện lƣu động - 91 máy trạm, đƣợc cài đặt các phần mềm ứng dụng thƣ viện ISIS, LIBOL6.0, ILIB 3.6, phục vụ cho công tác xử lí tài liệu của đơn vị. Trong đó có 28 máy phục vụ cho phòng đa phƣơng tiện, 10 máy tính bạn đọc tra cứu tài liệu thƣ viện đƣợc đặt tại các phòng phục vụ, còn lại một số máy đƣợc phục vụ cho các phòng ban trong thƣ viện xử lí tài liệu và các mục đích quản lí khác - Đƣờng truyền Internet, lắp đặt Wifi, thuận tiện cho cán bộ và bạn đọc - Các trang thiết bị khác: 03 máy chiếu, 02 máy scan, camera, 03 máy photocopy và máy in… 2.2 Hệ thống mạng và phần mềm 2.2.1 Hệ thống mạng Thƣ viện sử dụng hệ thống mạng LAN, mạng Internet và wifi. Máy chủ chính đƣợc đặt tại phòng tin học ở tầng 7 của thƣ viện. Mỗi tầng đƣợc lắp đặt 01 bộ phát wifi. Cán bộ thƣ viện và ngƣời dùng tin có thể truy cập wifi miễn phí trong thƣ viện. Trần Thị Hoài - K53 TTTV 16 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội 2.2.2 Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC Năm 1966, lần đầu tiên Thƣ viện Quốc hội Mỹ xuất bản tập quy tắc của khổ mẫu MARC (Machine Readable Cataloging – Biên mục đọc đƣợc bằng máy). Khổ mẫu MARC là một mô tả có cấu trúc, dành riêng cho các dữ liệu thƣ mục đƣợc đƣa vào máy tính điện tử. Nó là khổ mẫu cho phép máy tính lƣu giữ và truy xuất thông tin. Cấu trúc của khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu thƣ mục đƣợc sắp xếp trong các trƣờng, có độ dài xác định, đƣợc mã hóa và trình bày theo một quy định chặt chẽ. Khổ mẫu MARC sử dụng những chữ số, chữ cái, các kí hiệu ngắn gọn đặt ngay trong biểu ghi thƣ mục để đánh dấu và nhận biết các loại thông tin khác nhau trong mỗi biểu ghi. Khổ mẫu MARC Do Thƣ viện Quốc hội Mỹ xây dựng đầu tiên và sử dụng nên gọi là USMARC. Cấu trúc của khổ mẫu MARC tạo ra nhiều khả năng cho máy tính lựa chọn và sắp xếp các dữ liệu thƣ mục: - Cho phép ngƣời sử dụng dễ dàng truy cập tới các biểu ghi - In ra các thông báo sách mới, các ấn phẩm thƣ mục, các mục lục dƣới dạng công thức khác nhau, các nhãn trên gáy sách. - Trao đổi dữ liệu thƣ mục với các thƣ viện khác trong nƣớc và trên thế giới. Khổ mẫu MARC có ý nghĩa quan trọng trong biên mục tự động. Vì vậy các phần mềm quản trị thƣ viện cần phải đƣợc xây dựng tuân theo các chuẩn của khổ mẫu MARC Sau khi đƣợc chỉnh lí vào năm 1968, khổ mẫu MARC là cơ sở cho sự ra đời của một loạt các khổ mẫu quốc gia nhƣ CANMARC của Canada, UKMARC của Anh, AUSMARC của Úc, INTERMARC của Pháp, IBERMARC của Tây Ban Nha… Mỗi hệ thống biên mục sử dụng Format MARC đều có hƣớng dẫn riêng về hệ thống phân cách và hình thức trình bày các biểu ghi của mình. Trần Thị Hoài - K53 TTTV 17 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội Năm 1977, dựa theo tiêu chuẩn ISO2709 Hiệp hội các thƣ viện quốc tế (IFLA) đã phổ biến khổ mẫu UNIMARC. Mục đích đầu tiên của UNIMARC là tạo thuận lợi cho sự trao đổi quốc tế các dữ liệu thƣ mục đọc đƣợc bằng máy giữa các Trung tâm thƣ mục quốc gia. UNIMARC cũng có thể đƣợc sử dụng nhƣ một mô hình để phát triển các khổ mẫu trao đổi mới. UNIMARC xác định các trƣờng, các dấu hiệu và các mã của các trƣờng con, gán cho một biểu ghi thƣ mục dƣới dạng đọc đƣợc bằng máy. UNIMARC xử lí tất cả các loại hình tài liệu nhƣ: Sách, ấn phẩm định kì, tài liệu đồ biểu, âm nhạc, phim ảnh, tài liệu nghe nhìn, tài liệu số hóa… UNIMARC là một áp dụng riêng của tiêu chuẩn ISO2709 – 1981. Đó là chuẩn quốc tế dùng để xác định cấu trúc của các biểu ghi chứa các dữ liệu thƣ mục. Chuẩn này quy định mỗi biểu ghi thƣ mục phải bao gồm các thành phần giống nhƣ các thành phần của biểu ghi MARC, tức là:  Đầu biểu gồm 24 kí tự  Đảm bảo danh mục các trƣờng dữ liệu: đảm bảo 10 khối trƣờng chức năng từ 0XX đến 9XX, sau đó mỗi khối trƣờng đƣợc chia nhỏ ra thành các trƣờng. Mỗi trƣờng dữ liệu phải bao gồm một nhãn với 3 chữ số, độ dài của trƣờng dữ liệu và vị trí của kí tự đầu tiên. Trong các trƣờng lại đƣợc chia nhỏ thành các trƣờng con.  Các dữ liệu tƣơng ứng với các trƣờng trong danh mục, chứa các dữ liệu thƣ mục cần xử lí với độ dài thay đổi Việc sử dụng mục lục đọc máy MARC là việc chọn lọc các phần tử dữ liệu theo yêu cầu phục vụ để đƣa vào hệ thống tra cứu thông tin, trong đó phải đảm bảo đƣợc mối liên hệ khăng khít giữa CSDL và mục lục đọc máy. Từ đó phục vụ đắc lực cho việc tra cứu của ngƣời dùng tin. Xác định form nhập dữ liệu với các thuộc tính cần lƣu giữ thích hợp dựa trên chuẩn quốc tế UNIMARC là một trong các thành tựu tin học, công nghệ hiện đại và kinh nghiệm của các nƣớc trên thế giới nhằm nâng cao chất Trần Thị Hoài - K53 TTTV 18 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội lƣợng phục vụ của trung tâm thông tin – thƣ viện Biên mục đọc máy MARC là kết quả tổng hợp của sự tiến triển qua nhiều năm của các khổ mẫu, giao thức, tiêu chuẩn, mã hiệu chƣơng trình hệ thống thiết bị… kích thích sự phát triển tự động hóa thƣ viện và các mạng thông tin. Đến năm 1997, Thƣ viện Quốc hội Mỹ phát hành MARC21 (Stands for the 21 - ngụ ý khổ mẫu dùng cho thế kỉ XXI), trên cơ sở USMARC và CANMARC. Đây là khổ mẫu mới nhất của MARC, khổ mẫu này ra đời đánh dấu một bƣớc phát triển mới của hoạt động thông tin thƣ viện. Nó thích hợp với điều kiện ở nhiều nƣớc và thích ứng với nhiều phần mềm tích hợp, vì vậy mà đƣợc sử dụng ở nhiều thƣ viện trên thế giới tạo điều kiện cho việc chia sẻ nguồn tin thƣ mục giữa các thƣ viện. Hiện nay, có rất nhiều khổ mẫu với những ƣu điểm khác nhau tạo ra nhiều sự lựa chọn cho các thƣ viện sử dụng. Tuy nhiên việc áp dụng nhiều khổ mẫu nhập tin gây ra những khó khăn không nhỏ cho các thƣ viện trong việc trao đổi chia sẻ nguồn lực lẫn nhau. Mặc dù hầu hết các phần mềm cho phép tạo lập các file chuyển đổi khi xuất nhập dữ liệu song việc trao đổi dữ liệu giữa các CSDL không cùng một cấu trúc gặp nhiều trở ngại. Hiện nay khổ mẫu MARC 21 đang đƣợc khuyến khích sử dụng tại Việt Nam 2.2.3 Các phần mềm đƣợc Thƣ viện ứng dụng 2.2.3.1 Phần mềm tƣ liệu CDS/ISIS CDS/ISIS (Computer Documentatin System – Intergreted Set of Information System) là phần mềm tƣ liệu do UNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1995. CDS/ISIS quản lí các CSDL dạng văn bản có cấu trúc. Nó có khả năng quản lí các dữ liệu có độ dài biến động, quản lí các thông tin có nhiều phần tử khác nhau nhƣng cùng ý nghĩa (trƣờng con). Nó không quản lí số liệu và không cho phép thực hiện các phép tính và thống kê. CDS/ISIS là một trong những phần mềm tƣ liệu đƣợc sử dụng rộng rãi Trần Thị Hoài - K53 TTTV 19 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh Khoá luận tốt nghiệp Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thƣ viện Hà Nội trên thế giới đặc biệt là trong các nƣớc đang phát triển, trong đó có Việt Nam. CDS/ISIS đã đƣợc trung tâm thông tin – tƣ liệu khoa học và công nghệ Quốc gia Việt hóa để sử dụng với bộ mã chuẩn quốc gia. ISIS thiếu hầu hết các yếu tố của RDBMS nhƣ mối quan hệ phức tạp giữa các thực thể khác nhau song nó lại có tính năng linh hoạt, hữu ích với các thƣ mục có nhiều biểu ghi thay đổi và cấp độ cấu trúc phụ đơn lẻ lớn, mà ngày nay ngƣời ta thƣờng dùng văn bản dƣới dạng XML hơn là dạng văn bản các dòng bảng biểu. Cơ chế định chỉ mục cấu trúc linh hoạt kết hợp với sự ƣu việt của việc tìm kiếm toàn văn và của những con số ký hiệu đã tạo ra cách tra cứu toàn văn và tìm kiếm đƣợc cơ cấu. 2.2.3.2 Phần mềm ILIB 3.6 Tuy nhiên cùng với sự phát triển của thông tin, công nghệ và Internet, CDS/ISIS đã tỏ ra không còn phù hợp nữa. Ngƣời ta cũng đã cố gắng nâng cấp CDS/ISIS để phần mềm này hữu dụng hơn nhƣ phát triển CDS/ISIS có hỗ trợ chuẩn MARC21, CDS/ISIS trên nền Web. Tuy nhiên các phiên bản này chƣa hoàn thiện và cũng chỉ mới tập trung phần xây dựng và quản trị CSDL, trong khi các thƣ viện lại có nhu cầu tự động hóa nhiều khâu trong quy tình nghiệp vụ. Ngƣời ta cần những hệ phần mềm mạnh hơn để có khả năng quản lí hang triệu biểu ghi, quản trị các định dạng số của tài liệu (toàn văn, âm thanh, hình ảnh), khả năng chia sẻ và khai thác trực tuyến cũng nhƣ tự động hóa các quy trình từ khâu bổ sung đến khâu lƣu thông. Chính vì vậy xuất hiện các hệ phần mềm quản lí thƣ viện điện tử tích hợp. iLib là giải pháp thƣ viê ̣n điê ̣n tƣ̉ cho các thƣ viê ̣n ta ̣i Viê ̣t Nam do CMC nghiên cƣ́u và phát triể n. Đây là mô ̣t hê ̣ thố ng thƣ viê ̣n tić h hơ ̣p với các module đƣơ ̣c thiế t kế nhằ m đáp ƣ́ng các nhu cầ u của các thƣ viê ̣n trong nƣớc , tƣ̀ các thƣ viê ̣n công cô ̣ng , thƣ viê ̣n các trƣờng đa ̣i ho ̣c , thƣ viê ̣n chuyên ngành đến các trung tâm thông tin trong toàn quố c. iLib quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thƣ viện hiện đại Trần Thị Hoài - K53 TTTV 20 GVHD Th.S Nguyễn Thị Thuý Hạnh