Tài liệu ứng dụng blog trong kinh doanh của các công ty trên thế giới và bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp việt nam

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ ĐỐI NGOẠI -----  ----- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài ỨNG DỤNG BLOG TRONG KINH DOANH CỦA CÁC CÔNG TY TRÊN THẾ GIỚI VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM Sinh viên thực hiện : Dƣơng Vân Nga Lớp : Anh 11 Khóa : 44C Giáo viên hƣớng dẫn : ThS. Nguyễn Văn Thoan Hà Nội - 2009 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .............................................................................................. 1 CHƢƠNG I / TỔNG QUAN VỀ BLOG ..................................................... 5 1/ Khái niệm chung về blog ...................................................................... 5 1.1 Khái niệm blog ................................................................................. 5 1.2 Sự ra đời và phát triển của blog........................................................ 6 2/ Đặc điểm và phân loại blog doanh nghiệp ........................................... 7 2.1 Đặc điểm ........................................................................................... 7 2.2 Phân loại ......................................................................................... 10 2.2.1 Blog nội bộ của doanh nghiệp (internal blog) ........................... 11 2.2.2 Blog đối ngoại của doanh nghiệp (external blog) ...................... 14 3/ Lợi ích và hạn chế của blog trong kinh doanh .................................. 17 3.1 Lợi ích của blog trong kinh doanh ................................................. 17 3.1.1 Đối với doanh nghiệp ................................................................ 17 3.1.2 Đối với người tiêu dùng ............................................................. 19 3.2 Hạn chế của blog trong kinh doanh ............................................... 19 3.2.1 Rủi ro về mặt pháp lý................................................................. 19 3.2.2 Đòi hỏi thời gian và công sức duy trì và quản lý blog ............... 21 4/ Ảnh hƣởng của blog doanh nghiệp .................................................... 22 4.1 Đối với hoạt động Marketing .......................................................... 22 4.2 Đối với hoạt động quản lý nhân sự ................................................. 25 4.3 Đối với hoạt động bán hàng............................................................ 28 4.4 Đối với hoạt động quản trị quan hệ khách hàng ............................ 30 4.5 Đối với hoạt động quan hệ công chúng (PR) ................................. 31 CHƢƠNG II/ TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BLOG TRONG KINH DOANH CỦA CÁC CÔNG TY TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM ..................................................................................................................... 34 1/ Khái quát về tình hình ứng dụng blog doanh nghiệp trên thế giới .. 34 1.1 Tình hình phát triển blog trên toàn thế giới ................................... 34 1 1.2 Mức độ triển khai ứng dụng blog trong kinh doanh trên thế giới . 37 1.2.1 Số lượng blog doanh nghiệp trên thế giới .................................. 37 1.2.2 Mô hình xây dựng và quản lý blog doanh nghiệp....................... 41 1.2.3 Nhận thức của doanh nghiệp đối với việc ứng dụng blog .......... 42 2/ Một số ứng dụng điển hình blog trong kinh doanh tại các công ty trên thế giới ............................................................................................. 45 2.1 IBM Blog: BlogCentral .................................................................. 45 2.1.1 Tổng quan về BlogCentral ......................................................... 45 2.2.2 Những kết quả đạt được............................................................. 46 2.2 General Motor (GM): FastLane Blog ............................................. 49 2.2.1 Tổng quan về FastLane Blog ..................................................... 50 2.2.2 Những kết quả đạt được............................................................. 51 2.3 Dell: Direct2Dell Blog .................................................................... 54 2.3.1 Tổng quan về Direct2Dell Blog ................................................. 54 2.3.2 Những kết quả đạt được............................................................. 57 2.4 Sun Microsystems: Jonathan Schwartz Blog ................................. 60 2.4.1 Tổng quan về Jonathan Schwartz Blog ...................................... 60 2.4.2 Những kết quả đạt được............................................................. 61 3/ Thực trạng ứng dụng blog trong kinh doanh tại Việt Nam .............. 63 3.1 Một số quy định pháp lý liên quan đến ứng dụng blog trong kinh doanh .................................................................................................... 63 3.1.1 Luật Thương mại (sửa đổi) ........................................................ 64 3.1.2 Bộ Luật Dân sự 2005 ................................................................. 64 3.1.3 Luật Giao dịch điện tử ............................................................... 65 3.1.4 Luật sở hữu trí tuệ ..................................................................... 65 3.1.5 Luật Công nghệ thông tin ......................................................... 66 3.1.6 Thông tư số 07/2008/TT-BTTTT về quản lý thông tin điện tử trên Internet ............................................................................................... 66 3.2 Tình hình ứng dụng blog tại các doanh nghiệp Việt Nam ............. 67 3.2.1 Tình hình ứng dụng Internet trong doanh nghiệp....................... 67 3.2.2 Tình hình phát triển của blog doanh nghiệp Việt Nam ............... 68 CHƢƠNG III/ XU HƢỚNG PHÁT TRIỂN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BLOG TRONG KINH DOANH CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM ........................................................ 73 1/ Xu hƣớng phát triển của blog doanh nghiệp trong tƣơng lai ........... 73 1.1 Một số hình thức phát triển mới của blog ...................................... 73 1.1.1 Podcast ...................................................................................... 73 1.1.2 Vlog ........................................................................................... 74 1.1.3 Wiki ........................................................................................... 75 1.2 Xu hướng ứng dụng blog trong kinh doanh................................... 76 2/ Một số bài học kinh nghiệm về ứng dụng blog trong kinh doanh cho các doanh nghiệp Việt Nam .................................................................... 78 2.1 Tăng cường ứng dụng blog trong kinh doanh tại Việt Nam .......... 78 2.1.1 Tăng cường nhận thức của doanh nghiệp .................................. 78 2.1.2 Hoàn thiện hệ thống pháp luật................................................... 78 2.1.3 Đổi mới nhận thức và xây dựng lòng tin của người tiêu dùng .... 79 2.2 Nâng cao hiệu quả sử dụng blog trong kinh doanh cho các doanh nghiệp Việt Nam ................................................................................... 80 2.2.1 Xây dựng blog doanh nghiệp có chất lượng ............................... 80 2.2.2 Đẩy mạnh hoạt động Marketing trong ứng dụng blog .............. 83 2.2.3 Nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống blog nội bộ doanh nghiệp ................................................................................................ 87 2.2.4 Tăng cường khả năng tương tác của blog doanh nghiệp với khách hàng ................................................................................................... 90 2.2.5 Nâng cao hiệu quả của hoạt động PR thông qua blog ............... 94 2.2.6 Đánh giá hiệu quả của blog ....................................................... 97 KẾT LUẬN ................................................................................................. 99 PHỤ LỤC.................................................................................................. 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................. 102 DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ Bảng 2.1 Tỷ lệ blogger theo nhân khẩu học .................................................. 35 Bảng 2.2 Lý do doanh nghiệp triển khai ứng dụng blog ............................... 43 Bảng 2.3 Trở ngại đối với doanh nghiệp trong việc triển khai ứng dụng blog ..... 45 Sơ đồ 2.1 Tỷ lệ doanh nghiệp có blog (theo nhân công) ............................... 37 Sơ đồ 2.2 Đối tƣợng mà blog doanh nghiệp hƣớng tới ................................. 42 Sơ đồ 2.3 Nhận thức của nhân viên đối với lợi ích của blog nội bộ tại IBM (% số nhân viên đƣợc phỏng vấn) ...................................................................... 47 Hình 2.1 FastLane blog của General Motors ................................................ 49 Hình 2.2 Blog Direct2Dell của Dell ............................................................. 54 Hình 2.3 Chỉ số nhận xét tích cực ròng về dịch vụ khách hàng của Dell ....... 58 Hình 2.4 Blog của Jonathan Schwartz, CEO của Sun Microsystems ............ 60 LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm gần đây, sự phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ của Internet đã dẫn tới sự bùng nổ của các trang thông tin điện tử cá nhân (blog) trên phạm vi toàn thế giới. Chỉ trong một vài năm, blog đã trở thành một hiện tƣợng toàn cầu. Theo thống kê của hãng phân tích blog Technorati, mỗi ngày ƣớc tính có khoảng 120.000 blog mới và trên 1,6 triệu lƣợt cập nhập blog trực tuyến. Vào tháng 3/2007, Technorati đã thống kê đƣợc có khoảng 70 triệu blog trên toàn thế giới. Blog đang trở thành kênh truyền thông có ảnh hƣởng ngày càng lớn đến cộng đồng. Blog cùng với báo chí và Internet đang đƣợc coi là những phƣơng tiện truyền thông đại chúng hữu hiệu. Trong một cuộc nghiên cứu gần đây của hãng phân tích Marketing Sherpa, blog đƣợc bình chọn là công cụ hiệu quả thứ tƣ trong hoạt động tiếp thị và thu hút các khách hàng mới. Trƣớc sự bùng nổ của các blog cá nhân, không ít các công ty ngày nay cũng quan tâm tới việc xây dựng cho mình những trang blog riêng. Việc doanh nghiệp xây dựng đƣợc một blog có chất lƣợng sẽ khiến ngƣời đọc tin tƣởng và phản hồi những suy nghĩ của họ, cung cấp thông tin và xu hƣớng mới trong lĩnh vực liên quan. Blog có thể trở thành một kênh thông tin ghi nhận mọi ý kiến của khách hàng một cách khách quan, sau đó doanh nghiệp sẽ tổng hợp và cải tiến dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Thêm vào đó, thông qua các doanh nghiệp còn có thể tìm hiểu xu hƣớng và các sở thích khác nhau của khách hàng. Tất cả những ứng dụng của blog đều có thể đƣợc sử dụng nhằm quảng cáo, tăng cƣờng quan hệ công chúng, xây dựng những cộng đồng trên mạng để củng cố và phát triển thƣơng hiệu, thúc đẩy khách hàng mua sản phẩm. Bên cạnh đó, blog còn là một kênh truyền thông tiềm năng để nâng cao truyền thông nội bộ. 1 Hiện nay, tại rất nhiều quốc gia, blog đã đƣợc ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh, là một công cụ truyền thông hiệu quả của doanh nghiệp. Theo Fortune 500 Business Blogging Wiki - năm 2006 có 22 trên tổng số 500 công ty lớn nhất nƣớc Mỹ ứng dụng blog trong kinh doanh, blog viết về doanh nghiệp và sản phẩm - chúng chiếm tỉ lệ 4,4%, tới tháng 4/2009 đã có 61/500 chiếm tỉ lệ 12,2% sử dụng blog phục vụ mục đích kinh doanh. Tuy nhiên, ở Việt Nam, việc ứng dụng blog trong kinh doanh vẫn còn là một lĩnh vực mới mẻ và còn rất nhiều hạn chế. Tuy các doanh nghiệp ngày càng ý thức về vai trò hỗ trợ đắc lực của blog đối với công việc kinh doanh và số lƣợng các doanh nghiệp có blog riêng ngày càng tăng nhƣng số lƣợng blog doanh nghiệp Việt Nam còn quá ít, đa phần chỉ đơn thuần là giới thiệu về doanh nghiệp và sản phảm của doanh nghiệp, không có tính cập nhật và thiếu tính tƣơng tác với khách hàng. Nhƣ vậy có nghĩa là những thế mạnh của việc ứng dụng blog trong kinh doanh vốn đƣợc các doanh nghiệp trên thế giới ý thức một cách rõ ràng vẫn chƣa đƣợc tận dụng tốt tại Việt Nam. Điều này tạo ra những thách thức mới đối với những doanh nghiệp nƣớc ta trong một môi trƣờng cạnh tranh quyết liệt, đặc biệt sau khi Việt Nam gia nhập WTO vào cuối năm 2006. Với những lý do đó, “Ứng dụng blog trong kinh doanh của các công ty trên thế giới và bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp Việt Nam” đã đƣợc lựa chọn làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Mục đích nghiên cứu của đề tài là làm rõ các vấn đề liên quan đến blog doanh nghiệp và tình hình ứng dụng blog trong kinh doanh trên thế giới để trên cơ sở đó đánh giá xu hƣớng phát triển và đề xuất bài học kinh nghiệm nhằm tăng cƣờng và nâng cao hiệu quả sử dụng blog tại các doanh nghiệp Việt Nam. Để đạt đƣợc những mục đích đó, khoá luận thực hiện các nhiệm vụ sau: 2  Làm rõ khái niệm, đặc điểm, vai trò của blog trong kinh doanh  Tìm hiểu tình hình ứng dụng blog trong kinh doanh tại một số công ty trên thế giới  Đánh giá xu hƣớng phát triển và đề xuất một số bài học kinh nghiệm cho việc ứng dụng blog trong kinh doanh tại các doanh nghiệp Việt Nam. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài:  Khái niệm, đặc điểm, vai trò của blog trong kinh doanh  Tình hình ứng dụng blog trong kinh doanh trên thế giới và tại Việt Nam  Xu hƣớng phát triển và bài học kinh nghiệm cho Việt Nam Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu việc ứng dụng blog trong kinh doanh trên phuơng diện kinh tế. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Các phƣơng pháp nghiên cứu đƣợc áp dụng để thực hiện đề tài:  Tổng hợp tài liệu bằng tiếng Việt và tiếng Anh từ các nguồn: sách, báo, tạp chí chuyên ngành, internet.  So sánh và phân tích  Thống kê  Hệ thống hoá 5. Nội dung nghiên cứu của đề tài Khoá luận gồm 3 chƣơng với các nội dung chính nhƣ sau:  Chƣơng I: Tổng quan về blog  Chƣơng II: Tình hình ứng dụng blog trong kinh doanh của các công ty trên thế giới và tại Việt Nam 3  Chƣơng III: Xu hƣớng phát triển và bài học kinh nghiệm về việc ứng dụng blog trong kinh doanh cho các doanh nghiệp Việt Nam Em xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới Thạc sỹ Nguyễn Văn Thoan vì đã nhiệt tình hƣớng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình thực hiện khoá luận. Em cũng xin tỏ lòng biết ơn tới các thầy cô giáo của trƣờng Đại học Ngoại Thƣơng, những ngƣời đã dạy em những kiến thức tổng hợp trong thời gian em theo học tại trƣờng. Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới Trung tâm thƣ viện trƣờng Đại học Ngoại thƣơng đã cung cấp cho em những tài liệu quý giá để thực hiện đề tài. Mặc dù đã cố gắng cập nhật những vấn đề mới nhất về lý luận cũng nhƣ thực tiễn, nhƣng do tính chất phức tạp của vấn đề và tính cấp bách của thời gian nên khoá luận khó có thể tránh khỏi những thiếu sót về nội dung và in ấn. Em rất mong nhận đƣợc sự góp ý, nhận xét, đánh giá của các thầy cô giáo và bạn đọc để khóa luận có thể hoàn thiện hơn nữa. 4 CHƢƠNG I / TỔNG QUAN VỀ BLOG 1/ Khái niệm chung về blog 1.1 Khái niệm blog Có nhiều cách hiểu về blog, sau đây là một số khái niệm điển hình về blog: Blog, gọi tắt của weblog (tiếng Anh, “nhật ký web”), là một dạng nhật ký trực tuyến, bùng nổ từ cuối thập niên 1990. Các blogger (ngƣời viết blog), có thể là cá nhân hoặc nhóm, đƣa thông tin lên mạng với mọi chủ đề, thông thƣờng có liên quan tới kinh nghiệm hoặc ý kiến cá nhân, chủ yếu cung cấp thông tin đề cập tới những chủ đề chọn lọc, không giống nhƣ các báo truyền thống. Đƣợc phần mềm hỗ trợ, dễ sử dụng, blog phổ biến rất nhanh và ai cũng có thể dễ dàng tạo ra một blog cho mình. (Nguồn: Wikipedia) Nói một cách đơn giản , blog là một web site, nơi blogger có thể viết lại nhƣ̃ng gì đang diễn ra . Nhƣ̃ng bài mới sẽ hiển thị ở trê n cùng, để những ngƣời ghé thăm blog có thể đọc đƣợc những bài mới nhất . Sau đó họ có thể nhận xét về blog hoặc liên kết với nó hoặc gƣ̉i email cho blogger đó hoặc không làm gì. (Nguồn: Blogger) Một weblog là một chỉ mục các văn bản, hình ảnh, media và dữ liệu, đƣợc sắp xếp theo thứ tự thời gian và có thể đƣợc hiển thị trong một trình duyệt HTML. (Nguồn: Harvard Weblogs) Theo Thông tƣ hƣớng dẫn 07/2008-TT-BTTTT của Bộ Thông tin và truyền thông ban hành ngày 18/12/2008, blog đƣợc hiểu là “Trang thông tin điện tử cá nhân đƣợc dùng để thể hiện những thông tin mang tính chất cá nhân phục vụ nhu cầu lƣu trữ hoặc trao đổi, chia sẻ với một nhóm ngƣời hoặc với cộng đồng sử dụng dịch vụ Internet. Trang thông tin điện tử cá nhân đƣợc ký khởi tạo trên Internet bởi chủ thể sở hữu trang thông tin điện tử cá nhân.” Tóm lại, có thể hiểu blog là website đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, bao gồm những bài viết ngắn gọn, đƣợc sắp xếp theo trình tự thời gian và những 5 bài viết mới xuất hiện ở phần đầu trang. Một blog có thể ở dạng một cuốn nhật ký, một dịch vụ tin tức (hoặc bao gồm tóm tắt các đƣờng liên kết tới các bài viết mới nhất về một chủ đề), hoặc bao gồm các bài đánh giá, các thông báo về hoạt động của một dự án, hay ghi lại các sự kiện. Blog doanh nghiệp là blog đƣợc doanh nghiệp tạo lập hay hỗ trợ tạo lập nhằm đạt đƣợc các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Blog doanh nghiệp là một ứng dụng của blog cá nhân, hoạt động với vai trò là một kênh truyền thông và marketing, liên kết chủ sở hữu blog với cộng đồng blog (blogosphere) toàn cầu. (Debbie Weil, 2005, The corporate blogging book). 1.2 Sự ra đời và phát triển của blog Thuật ngữ weblog xuất hiện ngày 17/12/1997, đƣợc hình thành từ câu “logging the web” - có thể dịch là “Tôi viết trên mạng”. Ngƣời đầu tiên sử dụng thuật ngữ này là Jorn Barger, ngƣời sáng lập và biên tập trang web Robot Wisdom. Từ đó tới nay, trong vòng chƣa đầy một thập kỷ, weblog đã trở thành một xu thế phổ cập trong đội ngũ những ngƣời sử dụng Internet. Theo website Washprofile, thực ra Barger không phải là ngƣời đầu tiên viết nhật ký trên mạng. Vai trò này đƣợc các nhà nghiên cứu dành Justin Hall, một sinh viên ngƣời Mỹ, ngƣời đã viết nhật ký trên mạng từ năm 1994. Tuy nhiên, phải tới năm 1999, việc viết nhật ký những chuyện riêng tƣ trên mạng để mọi ngƣời đều có thể vào đọc mới nhanh chóng trở thành một phong trào thực sự. Vào khoảng tháng 4, tháng 5 năm 1999, Peter Merholz, ngƣời sáng lập blog Peterme đã chia đôi thuật ngữ weblog: we blog (có thể dịch là chúng ta viết nhật ký) và ghi lên thanh Sidebar trên blog Peterme.com của mình. Trên cơ sở từ blog mới xuất hiện, động từ mới to blog, có nghĩa là làm việc gì đó hƣớng tới chuyện viết nhật ký trên mạng. Thuật ngữ này lập tức đƣợc cộng đồng blog chấp nhận và đƣợc dùng dƣới cả hình thức danh từ và động từ. Một bƣớc tiến nhảy vọt trong phong trào weblog là việc hãng máy tính Pyra Labs, có trụ sở ở San Francisco, Mỹ, đã lập ra hẳn một cổng thông tin 6 (portal) dành cho việc viết nhật ký trên mạng, đó là Blogger.com. Đây là công cụ miễn phí đầu tiên, cực kỳ tiện dụng và dễ phổ biến, đã góp phần tạo đà phát triển mạnh mẽ cho việc hình thành không gian các blog. Một số mốc lịch sử quan trọng đánh dấu sự ra đời và phát triển của blog trên thế giới: Tháng 1/1994: Justin Hall bắt đầu tổng hợp đƣờng link trên site riêng của mình (tại địa chỉ links.net) và duy trì site này trong suốt 11 năm sau đó. Tháng 12/1997: Jorn Barger lập ra RobotWisdom.com và nghĩ ra thuật ngữ Weblog. Năm 1998: Open Diary khai trƣơng website của mình với tính năng cho phép ngƣời đọc có thể để lại các lời bình. Năm 1999: Peter Merholz của Peterme.com tuyên bố đã quyết định phát âm từ weblog thành "we-blog", hoặc viết tắt là blog. Cũng trong năm này, theo Nhà xuất bản từ điển Merriam-Webster, từ blog xuất hiện lần đầu tiên trong báo in. LiveJournal và Blogger.com, hai công cụ lƣu trữ blog đầu tiên đƣợc phát hành. Tháng 1/2001: Giải thƣởng "Bloggies" ra đời. www.bloggies.com là website chuyên tổ chức các cuộc bình chọn blog hay nhất hàng năm. Hệ thống giải thƣởng của Bloggies có tất cả 30 giải thƣởng, qua 5 lần tổ chức. Tháng 1/2004: Steve Garfield khai trƣơng blog video đầu tiên của thế giới. Tháng 5/2004: Nhà xuất bản từ điển Merriam-Webster đã tuyên bố rằng “Blog” đƣợc chọn là từ ngữ của năm. Điều này đánh dấu một bƣớc ngoặt lớn trong lịch sử blog khi việc xây dựng blog đã đi sâu vào đời sống công nghệ thế giới, ngày càng lan rộng và trở nên phổ biến. 2/ Đặc điểm và phân loại blog doanh nghiệp 2.1 Đặc điểm Blog doanh nghiệp mang những đặc điểm chủ yếu sau: 7 – Thông tin dễ dàng cập nhật, thay đổi Với blog, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi tin tức mới cho blog của mình trong vòng vài giây đồng hồ, những thông tin mới nhất sẽ đƣợc cập nhật và sẽ đƣợc chuyển tới những ngƣời mong đợi mà không phải qua bất kỳ ngƣời đƣa tin nào. Website thƣờng phức tạp về mặt kĩ thuật, việc đƣa thêm các thông tin mới lên trang web đòi hỏi ngƣời sử dụng phải am hiểu về ngôn ngữ lập trình, thƣờng nằm ngoài khả năng của những ngƣời lƣớt web thông thƣờng. Trong khi đó, blog mang lại một hệ thống xuất bản nội dung rất dễ sử dụng, đơn giản nhƣ việc tạo và gửi một e-mail. Thông tin trên các website thƣờng ít đƣợc cập nhật, do gặp phải vấn đề phức tạp về mặt kĩ thuật. Một số website đƣợc cập nhật thƣờng xuyên nhƣng cần tới sự hỗ trợ của một tổ chức lớn các kĩ thuật viên, biên tập viên, hoặc do những ngƣời am hiểu ngôn ngữ lập trình HTML, FTP, web server điều hành và quản lý. Blog giúp làm giảm các rào cản nói trên. Nó giúp một ngƣời am hiểu trung bình về Internet cũng có thể điều hành và quản lý tốt nội dung thông tin trên blog của mình. Do vậy, các bài viết trên blog đƣợc cập nhật thƣờng xuyên hơn, một số blog đăng tải các bài viết hàng ngày, thậm chí vài bài mỗi ngày. – Khách hàng có thể xem thông tin ngay tức khắc Để xem một nội dung từ một website, độc giả chỉ có thể xem nội dung đó đã đƣợc lƣu lại và chỉ trong một thời gian có hạn. Ngƣời đọc sẽ không biết ai đang đƣa thêm các bài khác vào và nếu muốn biết có bài nào mới không, ngƣời đọc phải làm mới (Refresh) lại trang Web. Tuy nhiên, với blog, ngƣời đọc có thể xem nội dung đƣợc cập nhật liên tục từ nhiều site khác hoặc các thuê bao cá nhân mà không phải làm mới lại trang web. Đó chính là ứng dụng RSS (Really Simple Syndication) - đọc tin thực sự đơn giản của công nghệ đọc tin tự động (Syndication) tại các blog. Các thông tin trên trang web có thể 8 đƣợc tổ chức vào một feed, đó là một tệp tin đơn giản thƣờng bao gồm một danh sách các thông tin mới trên địa chỉ web. Máy tập hợp (aggregator) hay máy đọc feed cho phép ngƣời sử dụng kiểm tra nhanh chóng và dễ dàng các nội dung mong muốn. Đối với một độc giả của blog, máy đọc feed cho phép đọc nhiều blog trong cùng một lúc, không cần thiết phải chuyển từ blog này sang blog khác. Máy đọc feed sẽ hiển thị tất cả các bài viết mới từ blog mà độc giả mong muốn, mô tả về một mục có thể là đoạn đầu, cũng có thể là toàn bộ bài viết, và độc giả chỉ cần nhấp chuột vào bài đó để xem toàn bộ nội dung. – Số lƣợng thông tin và phạm vi truy cập không bị giới hạn Blog không giới hạn các kí tự trong bài viết hay số lƣợng thông tin trên blog. Đây là một lợi thế rất lớn của blog doanh nghiệp so với việc đƣa các thông tin trên báo chí hay truyền hình. Bên cạnh đó, các rào cản thâm nhập thị trƣờng có thể bị hạ thấp, khả năng truyền đạt các thông tin từ doanh nghiệp đến ngƣời tiêu dùng đƣợc nâng cao và mở rộng ra phạm vi toàn cầu. – Tính tƣơng tác cao giữa blogger và ngƣời đọc Nguồn thông tin blog đƣợc phân tán khắp nơi trên Internet, và các blog kết nối với nhau, tƣơng tác qua lại. Các blog đƣợc liên kết với nhau thông qua các lời bình, đƣờng dẫn liên kết, danh sách blog. Một vài blog còn sáp nhập với nhau theo những chủ đề riêng nhƣ chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học công nghệ, hoặc sáp nhập tạo thành những blog bảng A để có thể thu hút nhiều độc giả và tạo độ tin cậy cao hơn. Khác với website, độc giả blog ở thế chủ động, nghĩa là họ có thể vào xem, bình luận, góp ý khiến tính tƣơng tác giữa blogger và độc giả rất cao. Điều này khiến blog trở thành công cụ có khả năng tƣơng tác đa chiều. Độc giả có thể liên lạc trực tiếp với tác giả bài viết, thực hiện cuộc trao đổi dựa trên nội dung bài viết, và thậm chí có thể biến blog thành một cộng đồng. 9 – Nội dung của blog là mang tính trao đổi tự nhiên, nội dung của cuộc đối thoại có tính chất giáo dục, trao đổi, trò chuyện và không mang nặng tính thƣơng mại. Xuất phát từ tính chất của blog là một dạng nhật kí trực tuyến, giọng điệu của các bài viết đƣợc đăng tải trên các blog thƣờng gần gũi, không dùng các từ ngữ chuyên ngành, tạo cho ngƣời đọc có cảm giác nhƣ tác giả đang nói chuyện trực tiếp với mình. Phong cách này lôi cuốn hơn, không khô cứng và khuôn mẫu nhƣ các website, khiến nhiều ngƣời muốn đọc hơn. 2.2 Phân loại Có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại blog doanh nghiệp nhƣ: – Phân loại theo đối tƣợng xuất bản:  Blog nhân viên: blog của các viên chức công ty, đƣợc lập và duy trì bởi một ngƣời, nội dung do ngƣời đó tuỳ chọn, tuy nhiên thƣờng hƣớng vào các chủ đề và tin tức về công việc hay các thắc mắc của khách hàng.  Blog của doanh nghiệp: blog đƣợc lập và duy trì bởi một tổ chức hay một doanh nghiệp nhằm quảng bá thƣơng hiệu cho doanh nghiệp đó hoặc nhằm để cập nhật những tin tức mới nhất hay những tài liệu liên quan về một dòng sản phẩm.  Blog CEO: blog do nhân viên cấp cao của doanh nghiệp, thƣờng do Giám đốc điều hành, hay các thành viên ban quản trị thiết lập. Blog CEO thƣờng đƣa ra những vấn đề doanh nghiệp sẽ phải đƣơng đầu, các bản báo cáo, định hƣớng phát triển của công ty. – Phân loại theo phƣơng tiện truyền đạt:  Văn bản: đây là dạng phổ biến nhất của blog. Nội dung blog là các bài viết, các bản báo cáo, v.v…  Video (vlog): là một hình thức blog mà trong đó nội dung chủ yếu của blog đƣợc thể hiện dƣới dạng các video. 10  Photo (photoblog): nội dung chủ yếu của những blog này là các hình ảnh.  Âm thanh (podcast): blog đăng tải những âm thanh có cấu trúc nhƣ một chƣơng trình, ngƣời truy cập có thể tự động tải về. – Phân loại theo mục tiêu của doanh nghiệp: đây là cách phân loại phổ biến và bao quát nhất. Theo đó, blog doanh nghiệp gồm hai loại: blog nội bộ của doanh nghiệp và blog đối ngoại của doanh nghiệp. 2.2.1 Blog nội bộ của doanh nghiệp (internal blog) Blog nội bộ đƣợc xây dựng thông qua hệ thống mạng Intranet của doanh nghiệp, đƣợc bảo vệ bởi tƣờng lửa và không thể truy cập thông qua một địa chỉ URL công khai. Blog nội bộ cơ bản thƣờng khuyến khích:  Sự tham gia của nhân viên  Cho phép thảo luận tự do về nhiều vấn đề  Tổng hợp trí thông minh tập thể  Truyền thông trực tiếp giữa nhiều tầng của một tổ chức  Ý thức của cộng đồng Trực thuộc mạng nội bộ và tất cả nhân viên công ty đều có thể sử dụng, blog đƣợc coi nhƣ một trong những công cụ hiệu quả nhất giúp trao đổi tin tức mà một công ty có thể có. Blog nội bộ có thể đƣợc coi nhƣ một sự thay thế cho những cuộc thảo luận qua email và họp, đặc biệt hữu dụng trong trƣờng hợp những thành viên tham gia có địa lý khác nhau và lịch làm việc không trùng nhau, cho phép những ngƣời không đƣợc tham gia hoặc không biết có thể chia sẻ ý kiến về các vấn đề. Blog nội bộ có thể thiết lập bộ nhớ cho công ty, mở cuộc đàm thoại giữa lãnh đạo và nhân viên. Blog giúp chuyển đổi mạng nội bộ tĩnh lặng, một chiều trở thành một công cụ linh hoạt, có tính cộng tác và là một trong những chìa khoá làm nên thành công của công ty. Từ các tập đoàn công nghệ cao nhƣ Intel, IBM, Microsoft và Sun Microsystems tới những tập đoàn sản xuất nhƣ Siemens và hàng loạt các dạng 11 công ty khác nhƣ hãng Walt Disney đều đã áp dụng blog nội bộ. Không giống nhƣ dữ liệu quản lý tin tức khác có cùng chức năng, blog chiếm đƣợc thiện cảm của hầu hết các nhân viên trong công ty, do tính gần gũi, dễ sử dụng và khả năng tƣơng tác cao. Tiềm năng của chúng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, luân chuẩn nhân viên, chia sẻ thông tin, kinh nghiệm và kiến thức hơn hẳn các công nghệ trực tuyến khác kể từ khi mạng nội bộ ra đời. Một số hình thức của blog nội bộ doanh nghiệp bao gồm: – Blog nhân viên: Những nhân viên tạo lập blog nội bộ để có thể khiến đồng nghiệp chia sẻ thông tin về quá trình thực hiện nhiệm vụ hay kế hoạch đuợc giao. Họ có thể chia sẻ những thông tin mà họ thấy hữu ích với mọi ngƣời thông qua các bài viết đƣợc đƣa lên blog và khám phá các thông tin đó qua mạng nội bộ. Với tính năng này, blog nhân viên trên mạng nội bộ cũng có chức năng nhƣ blog cá nhân trên web. Từ blog của mình, nhân viên có thể dễ dàng liên kết với blog của đồng nghiệp, giúp họ hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. – Blog dự án: Quản lý dự án thƣờng duy trì một trang nhật kí hàng ngày để ghi chép tiến độ công việc trong ngày hôm đó. Blog dự án không nhất thiết phải gửi bài hàng ngày, mà chỉ cần đăng tải những thông tin cần thiết, thông tin mới phát hiện, những thành công đạt đƣợc, những khó khăn mắc phải và cách họ vƣợt qua khó khăn để hoàn thành mục tiêu. Ngoài việc là một cuốn ghi chép thƣờng xuyên, blog dự án còn tạo lập một cộng đồng chung để các thành viên của đội dự án chia sẻ, tìm kiếm những thông tin cần thiết. Thông qua việc gửi bài và lời bình trên blog, các nhân viên có thể đƣa ra cách giải quyết vấn đề, phản ứng với những thông tin cấp thiết và giúp đỡ cả đội vƣợt qua khó khăn, ngay cả khi họ không ngồi cùng một phòng, một toà nhà hay một múi giờ. Ngoài ra blog dự án sẽ lƣu trữ lại những kiến thức, bài học hay kinh nghiệm đã tích luỹ đƣợc để các đội đảm nhiệm dự án tƣơng tự hoặc một vài năm sau tiếp tục sử dụng trong tƣơng lai. 12 – Blog CEO: Một nghiên cứu trên 40.000 nhân viên tiến hành bởi công ty tƣ vấn quản trị nguồn nhân lực Tower Perrin đã kết luận, nhân tố quan trọng nhất thúc đẩy nhân viên làm việc hết mình vì thành công của doanh nghiệp chính là việc các lãnh đạo doanh nghiệp phải chiếm đƣợc sự ủng hộ nhiệt tình và sự tin tƣởng của nhân viên. Nghiên cứu cũng cho thấy, nhân viên cũng muốn đƣợc tham gia vào mọi vấn đề của công ty, sự tham gia của nhân viên là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp đạt đƣợc các mục tiêu, định hƣớng của mình. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể chia sẻ các thông tin với nhân viên, giải thích rõ hơn cho họ các quyết định, vấn đề liên quan trực tiếp tới lợi ích của công ty hay của nhân viên và khuyến khích họ phản hồi, đƣa ra những lời bình luận, nhận xét. So với thƣ thông báo hay tạp chí nội bộ, blog tạo ra một môi trƣờng cởi mở, gần gũi hơn giữa những nhân viên và lãnh đạo doanh nghiệp nhờ văn phong trò chuyện bình dị. Ngoài ra, các bài viết trên blog có thể đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, vào bất cứ lúc nào, có thể sau một cuộc họp hay một cuộc thảo luận của hội đồng quản trị trong khi những xuất bản nhƣ thƣ thông báo hay tạp chí phải mất một khoảng thời gian lâu hơn để có thể đến đƣợc tận tay các nhân viên. Điều này nâng cao tính tƣơng tác giữa ban lãnh đạo và đội ngũ viên chức, giúp nhân viên nắm bắt nhanh thông tin và tình hình, khiến họ cảm thấy đƣợc tôn trọng và gây đƣợc lòng tin. – Blog tin tức của doanh nghiệp: Doanh nhiệp có thể sử dụng blog để cung cấp các thông tin liên quan đến kế hoạch công việc, các bản báo cáo về các dự án đang đƣợc triển khai, các sáng kiến kinh doanh đến đội ngũ viên chức trong công ty. Một ƣu điểm của blog so với các công cụ chia sẻ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp khác chính là nó có thể tập hợp và đƣa các thông tin mới đƣợc cập nhật đến các nhân viên nhờ tính năng đọc tin tự động. Do đó, nhân viên có thể không nhất thiết phải truy cập vào blog tin tức của doanh nghiệp nhƣng vẫn có thể nhận và cập nhật đƣợc các bài viết mới nhất, khiến thông tin mau chóng đƣợc nắm bắt và lan truyền trên cộng đồng blog. 13 – Blog văn hoá doanh nghiệp: nhằm mục đích phát triển văn hoá doanh nghiệp, thắt chặt mối quan hệ gắn bó giữa nhân viên và công ty, thúc đẩy giao tiếp nội bộ. Chủ đề các bài viết của blog thƣờng không liên quan nhiều đến công việc mà chủ yếu tập trung vào những giá trị văn hoá mà doanh nghiệp đã, đang và sẽ xây dựng nhƣ một buổi thi đấu thể thao, giao lƣu văn nghệ, một bữa tiệc nhân ngày lễ, vấn đề ăn mặc trong công sở. 2.2.2 Blog đối ngoại của doanh nghiệp (external blog) Blog đối ngoại của doanh nghiệp là blog cho phép tất cả mọi ngƣời có thể truy cập vào thông qua địa chỉ URL công khai. Blog đối ngoại của doanh nghiệp đóng vai trò:  Tạo cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng mới, lắng nghe những ý kiến phản hồi, đóng góp của khách hàng hiện tại và khách hàng mục tiêu về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.  Mở một kênh marketing quảng bá cho sản phẩm và dịch vụ mới hay để khắc sâu thƣơng hiệu của doanh nghiệp.  Khiến mọi ngƣời quan tâm tới những thông cáo của doanh nghiệp.  Tạo lập một phƣơng tiện linh động để cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng.  Xây dựng một kênh quan hệ công chúng, đặc biệt trong thời kì doanh nghiệp gặp khủng hoảng. – Blog CEO: Rất nhiều các nhân viên cấp cao của các tập đoàn lớn trên thế giới đã sử dụng blog nhƣ Randy Baesler, Phó giám đốc marketing, công ty thƣơng mại hàng không Boeing, Bob Lutz - Phó chủ tịch tập đoàn General Motor, Johnathan Schwartz - CEO đồng thời là Trƣởng phòng công nghệ tổ chức Sun Microsystems. Trong những blog này, các quản trị viên đƣa ra những vấn đề tổ chức sẽ phải đƣơng đầu. Nguồn tin đƣợc cung cấp từ lãnh 14 đạo các công ty là những cá nhân đảm nhận vai trò quyết định cao nhất và lập kế hoạch cho công ty sẽ làm tăng sự minh bạch của tổ chức, điều mà các công ty đang hƣớng tới. Nói một cách khác, blog của các nhà quản trị sẽ xoá đi vách ngăn giữa khách hàng và doanh nghiệp, đồng thời để khách hàng trực tiếp nắm đƣợc các vấn đề quan trọng. Điều này thực sự có ý nghĩa đối với các cổ đông của công ty. Hãy xem xét sự khác biệt giữa một blog quản trị và một lá thƣ mà quản trị viên gửi cho các cổ đông trong bản báo cáo hàng năm: Báo cáo hàng năm Blog Gửi đi một lần Gửi đi thƣờng xuyên Viết trang trọng Viết thân mật, văn phong gần gũi Bao quát nhiều vấn đề Tập trung vào các vấn đề cụ thể Độc giả không thể phản hồi trực tiếp Độc giả có thể bình luận Các khách hàng, đặc biệt là các cổ đông sẽ tăng cƣờng sự tin tƣởng và gắn bó với công ty khi ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp sẵn sàng trình bày tiêu chí về năng lực lãnh đạo trên blog, những đƣờng lối và chính sách phát triển của công ty trong tƣơng lai một cách thƣờng xuyên và đáng tin cậy. – Blog công ty: Blog mang tính chất đại diện cho công ty để viết về những vấn đề đang xảy ra trong nội bộ của công ty đó - những thông tin có thể công khai cho công chúng biết. Blog có thể do nhân viên của công ty đảm trách, một vài công ty có thể đi thuê những blogger chuyên nghiệp chuyên trách cho mục đích này, dựa trên khả năng của họ trong việc viết bài theo phong cách mà những khách hàng thích đọc blog mong đợi. Ví dụ, công ty tƣ vấn công nghệ EDS đặt tên cho blog công ty là blog Next Big Thing, soạn thảo bởi những nhân viên giỏi nhất của công ty. Next Big Thing hƣớng tới công nghệ tƣơng lai, những vấn đề mà một tổ chức tƣ vấn công nghệ luôn đặt lên hàng đầu. Trong khi đó, công ty Stonyfield Farm đã thuê một blogger Christine Halvorson, một nhà báo chuyên nghiệp của New York Times phụ trách phần nội dung của các bài viết trên blog. 15