Tài liệu Ứng dụng 5s trong việc cải thiện năng lực sản xuất

QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 CHỦ ĐỀ TIỂU LUẬN : Ứng dụng 5s trong việc cải thiện năng lực sản xuất GVHD: ThS Nguyễn Phương Quang SVTH: Bùi Vi Anh Tuấn Lê Viết Đức Nguyễn Việt Thắng Trang 1 10118159 10118140 10118134 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 Nhận xét của giảng viên: ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... Trang 2 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 Tp.HCM, ngày 21 tháng 12 năm2013 Mục lục Nhận xét của giảng viên:...............................................................................................2 Mục lục:........................................................................................................................3 Lời mở đầu:...................................................................................................................4 I. GIỚI THIỆU VỀ 5S.....................................................................................5 1. Khái niệm........................................................................................................5 2. Quan niệm sai về 5.......................................................................................S6 3. Quan niệm đúng về 5S....................................................................................7 I. NỘI DUNG 5S.............................................................................................11 1. Mục tiêu chính của chương trình 5S.............................................................11 2. Một số lưu ý khi áp dụng 5S.........................................................................11 3. Các giai đoạn của 5S.....................................................................................12 II. Lợi ích khi tiến hành 5S.............................................................................18 III. Cách tiến hành 5S:......................................................................................20 1. Nguyên tắc thực hiện....................................................................................20 2. Các bước tiến hành 5S...................................................................................... KẾT LUẬN................................................................................................................26 Trang 3 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay 5S không còn xa lạ với các doanh nghiệp, các công ty.Để có được thành công, đạt được hiệu quả trong kinh doanh và nâng cao vị thế của công ty trên thị trường thì mỗi doanh nghiệp đều có những cách thức khác nhau để đạt được mục tiêu mình đăt ra.Việc ứng dụng “Đúng” 5S sẽ giúp cho họ đạt được những thành công nhất định đó. Như chúng ta đã biết, Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn .Làm sao chúng ta có thể làm việc tốt trong môi trường ngày càng ô nhiễm trầm trọng…?Làm sao để tăng năng suất trong sản xuất mà không phải tốn nhiều chi phí? Với đề tài “ỨNG DỤNG 5S TRONG VIỆC CẢI THIỆN NĂNG LỰC SẢN SUẤT”, chúng tôi sẽ mang đến câu trả lời cho những vấn đề trên, đồng thời đem lại một cái nhìn rõ hơn về ứng dụng 5s trong sản xuất. Nhóm chúng tôi xin chân thành cảm ơn Th.s Nguyễn Phương Quang giảng viên chính của bộ môn Quản Lý Bảo Trì – Công Nghiệp trường Đại Học Sư phạm Kỹ Thuật Tp.HCM đã tạo điều kiện cho nhóm chúng tôi thực hiện đề tài này Trong quá trình làm đề tài không tránh khỏi những sai sót về kiến thức lẫn nội dung, rất mong sự đóng góp ý kiến từ thầy và các bạn.Chúng tôi xin chân thành cảm ơn. Nhóm 10 – Quản lý bảo trì công nghiệp Lớp 10118CLC Trường Đại học Sư phạm Kỹ Thuật Tp.HCM Trang 4 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 I. GIỚI THIỆU VỀ 5S 1. Khái niệm Nguồn gốc 5S: Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi trong công việc, họ luôn khơi dậy tinh thần trách nhiệm, tính tự giác của con người, người Nhật luôn tìm cách khơi dậy tinh thần trong người công nhân để họ gắn bó với công việc của mình.. VD:Trong phân xưởng, người quản lí luôn khơi dậy ý thức của người công nhân: đây là "công việc của tôi", đây là" máy của tôi"...Từ đó người công nhân sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc "chếc máy của mình", "công việc của mình".. Các hoạt động của 5S giúp mọi người hòa đồng, làm việc tích cực hơn. Khái niệm: Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng toàn diện không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt nam. Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường mỗi doanh nghiệp chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách thức quản lý. Tuy nhiên dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp. Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. 5S giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng 5S là chữ cái đầu của các từ: Theo tiếng Nhật là: “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE” . Theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG” . Theo tiếng Anh là: “ SORT”, “SYSTEMATIZE”, ”SWEEP” ,”SANITIZE”, ”SELF_DISCIPLINE”. Trang 5 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 2. QUAN ĐIỂM 5S a) Quan điểm sai 1) Để xây dựng 5S chỉ cần thời gian ngắn khoảng 6 tháng tới 1 năm: Có thể chỉ trong khoảng thời gian ngắn đó, 5S đã được xây dựng nhưng 5S thực sự phải được thực hiện và cải tiến liên tục 5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là "thực hiện xong". 2) 5S thực chất là một dạng phương pháp dọn dẹp vệ sinh. Ngoài mặt 5S có thể nói là một dạng phương pháp dọn vệ sinh nhưng mục tiêu thực sự của 5S không phải đơn giản chỉ là dọn vệ sinh. 3) Chỉ có doanh nghiệp mới áp dụng 5S. 5S hướng đến sự thuận tiện, hướng đến cái đẹp. Vậy thì không thể nào chỉ có doanh nghiệp sản xuất mới áp dụng 5S 4) 5S chính là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn Sàng như được dịch 5S được dịch sang các thứ tiếng chỉ mang tính tương đối về nghĩa của từ. 5) 5S là công việc làm thêm vào công việc hằng ngày Thực chất 5s không phải là công việc thêm vào công việc hằng ngày mà phải xác định đây là một trong những công việc chính yếu của công việc hằng ngày, vá nó cần phải được thực hiên liên tục, không bị gián đoạn vì bất kỳ lý do gì và nó phải được thực hiên ngay trong lúc làm việc. 6) 5S là để làm sạch chỗ làm việc khi có VIP đến thăm Khi thực hiện 5S thì người đầu tiên được hưởng lợi ích từ 5S chính là những người thực hiện nó, 5s giúp cho công việc của họ được thuận tiện và dễ dàng hơn 7) 5S là hoạt động của công nhân. Trang 6 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 “Ở Toyota, bất cứ vấn đề nào cũng được nhìn nhận một cách nghiêm túc và giải quyết triệt để” - ông John Robinson, giám đốc bộ phận lắp ráp cho hay “Đó là lý do vì sao không cứ gì quản lý, ngay cả 1 công nhân “quèn” cũng có thể cho dừng toàn bộ dây chuyền nếu phát hiện ra sai sót”. “Không phải Toyota làm ngơ trước thành công vượt trội của mình, mà bởi với họ, thành tích đó xem ra vẫn còn nhỏ bé” - Chad Buckner, giám đốc kỹ thuật phân xưởng sơn. Tất cả các nhân viên trong Toyota dù ở bất cứ vị trí nào cũng ý thức được trách nhiệm của mình trong việc thực hiện quy tắc 5S, họ xem đó không chỉ là nhiệm vụ mà còn là sứ mệnh phải hoàn thành. Chính sự đồng bộ nhất quán trong suy nghĩ đó đã dẫn đến sự thành công vượt trội của họ được toàn thế giới công nhận. 8) Áp dụng 5S ra toàn công ty trước 5S cần được áp dụng trong từng phòng ban, bộ phận của công ty để được kiểm tra đánh giá, xem xét tình hình thực hiện của công ty đê thay đổi cho phù hợp với công ty. 9) Việc thực hiện 5S tốn tiền. Công việc của 5S chính là sự tuân thủ nguyên tắc, ý thức và sự tự giác của mỗi cá nhân, vì vậy mỗi công ty khi áp dụng 5S sẽ không phải tốn nhiều thời gian và sử dụng nhiều chi phí. 10) Cần phải mất nhiều thời năm mới thu hồi được vốn đầu tư từ 5S Khi áp dụng 5S cho công ty thì không phải tốn nhiều chi phí, và cũng có thể là không tốn gì mà sẽ đạt được hiệu quả ngay lập tức. Ngoài ra 5S còn giúp tiết kiệm thời gian cho những công việc không cần thiết và tiết kiệm được không gian làm việc. Ví dụ: một thư ký văn phòng nếu thực hiện tốt 5S thì sẽ giúp tiêt kiệm được nhiều thời gian cũng như công sức cho việc tìm hồ sơ, tài liệu mỗi khi cần. b) Quan niệm đúng về 5S: 1) 5S được duy trì liên tục mới đem lại hiệu quả Cũng như việc ăn cơm, tắm rửa, 5S nhất thiết phải được duy trì liên tục. 2) 5S hướng đến ý thức tự giác của con người Cái mà 5S thực sự hướng đến là ý thức giữ gìn thật tốt nơi làm việc, từ đó có được môi trường làm việc tốt, nâng cao năng suất. 3) 5S được áp dụng bởi bất kì cá nhân hay tổ chức nào Ở đâu có con người, ở đó đều có thể áp dụng 5S. VD: 5S CÓ THỂ ÁP DỤNG CHO MỌI CÔNG TY * 5S đầu tiên xuất xứ từ Nhật Bản. Trang 7 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 * Từ năm 1986 5S được phổ biến sang Singapore, rồi sau đó được chuyển cho nhiều nước, trong đó có Hungary, Ba lan, Bungari, Trung quốc, Ấn độ, Brazil, Uruguay, Costa Rica, Thái Lan, v.v… 4) 5S là các giai đoạn được bắt đầu 5 chữ S chỉ để dễ nhớ Không được hiểu máy học 5S mà phải uyển chuyển trong khái niệm của các giai đoạn 5S 5) 5S là một phần trong công việc hằng ngày Mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật Bản như một nền tảng để trong hệ thống quản lý chất lượng. 5S giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi cho tổ chức doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng. Vì vậy nó là công việc hàng ngày. 6) 5S nhằm giữ chỗ làm việc trong trạng thái sạch sẽ, thoải mái Sạch sẽ: Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ. Hình 1: Xưởng tubin được vệ sinh tốt. Trang 8 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 Hình 2: Hành lang, cầu thang thông thoáng, sạch sẽ, bài trí đẹp. Khu vực được phép hút thuốc được quy định rõ ràng. 7) QĐ & Tổ trưởng phải chỉ đạo 5S Vì 5S cần phải được duy trì hoạt động liên tục không bị gián đoạn nên cần quản lý chặt chẽ để thực hiện 5S được thực hiện liên tục. 8) Làm thí điểm 5S trước khi mở rộng ra toàn công ty. Bởi vì không phải bất kỳ ai, công ty, tổ chức nào cũng có hiểu biết chuyên sâu áp dụng tốt 5S, và muốn áp dụng tốt 5S, công ty cần phải cử quản lý đi học về 5S và tìm hiểu thực tế áp dụng 5S, sau đó mới làm thí điểm 5S trong một vài bộ phận của doanh nghiệp để đánh giá rút kinh nghiệm trước khi áp dụng cho toàn công ty để có được hiệu quả cao hơn. 9) Làm 5S tốn tiền rất ít. Tinh thần và trách nhiệm của lãnh đạo cũng như nhân viên, có thể sẽ tốn thời gian và tiền bạc để đầu tư ban đầu nhưng so với lợi ích mà 5S mang lại thì cũng chỉ là Đúng vậy, 5S chủ yếu cần tinh một khoảng đầu tư nhỏ 10) 5S không phải là một dự án đầu tư lớn. Mỗi công ty, mỗi phân xưởng đểu có thể thức hiện 5S một cách dễ dàng. Công ty nào cũng có thể bắt đầu ngay mà không cần chuẩn bị gì quá phức tạp. STT QUAN ĐIỂM SAI QUAN ĐIỂM ĐÚNG Trang 9 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 1 Để xây dựng 5S chỉ cần thời gian ngắn 5S được duy trì liên tục mới đem lại hiệu quả khoảng 6 tháng tới 1 năm 2 5S thực chất là một dạng phương pháp 5S hướng đến ý thức tự giác của con người dọn dẹp vệ sinh 3 4 5 5S được áp dụng bởi bất kì cá nhân hay tổ Chỉ có doanh nghiệp mới áp dụng 5S chức nào 5S chính là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, 5S là các giai đoạn được bắt đầu 5 chữ S chỉ Săn sóc, Sẵn Sàng như được dịch để dễ nhớ 5S là công việc làm thêm vào công việc 5S là một phần trong công việc hằng ngày hằng ngày 6 7 8 5S là để làm sạch chỗ làm việc khi có VIP 5S nhằm giữ chỗ làm việc trong trạng thái đến thăm sạch sẽ, thoải mái 5S là hoạt động của công nhân Áp dụng 5S ra toàn công ty trước 9 Việc thực hiện 5S tốn tiền. 10 Cần phải mất nhiều thời năm mới thu hồi được vốn đầu tư từ 5S II. QĐ & Tổ trưởng phải chỉ đạo 5S Làm thí điểm 5S trước khi mở rộng ra toàn công ty Làm 5S tốn tiền rất ít. 5S không phải là một dự án đầu tư lớn. NỘI DUNG 5S Trang 10 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 Hình 4: Sơ đồ 5S 1. Mục tiêu chính của chương trình 5S 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:  Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc  Xây dựng tinh thần đồng đội giữa các thành viên trong công ty  Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế  Xây dựng, cải tiến hạ tầng cơ sở để đưa 5S vào hoạt động sản xuất 2. Một số lưu ý khi áp dụng 5S Nhằằm đảm bảo cho việc ứng dụng 5S trong công ty nhanh chóng và đạt đ ược thành công như mong muôốn thì chúng ta cầằn phải lưu ý một sôố vầốn đềằ sau:  Chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng kế hoạch và phân công nhiệm vụ cụ thể  Dự trù và chuẩn bị sẵn sàng kinh phí triển khai, duy trì 5S  Phối hợp, hợp tác thực hiện đồng bộ và xuyên suốt  Chụp ảnh trước và sau khi thực hiện, đánh giá và đo lường mức độ áp dụng một cách thẳng thắn, công bằng và công khai  Chấn chỉnh kịp thời hành vi vi phạm đồng thời với việc khuyến khích, động viên và khen thưởng phù hợp đối với những cá nhân, phòng ban thực hiện tốt hoặc có những đóng góp cải tiến, sáng tạo cho 5S của công ty. Trang 11 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013     Lãnh đạo cấp cao phải cam kết hỗ trợ liên tục và gương mẫu thực hiện 5S được bắt đầu bằng giáo dục và đào tạo Mọi người đều tham gia 5S, không ai được đứng ngoài chỉ chỏ Lặp lại chu kỳ 5S với mức sau cao hơn mức trước 3. Các giai đoạn của 5s A. Sàng lọc (Seiri) Hình 4: Sàng lọc trong công việc vNội dung: Chọn và loại những vật dụng không cần thiết, số lượng không cần thiết ra khỏi nơi làm việc. 2. Trình tự thực hiện :3 bước Bước một: Bạn hãy quan sát kĩ nơi làm việc của mình cùng với 1 vài đồng nghiệp. hãy phát hiện những cái không cần thiết cho công việc của bạn.sau đó vứt bỏ, hủy những thứ không cần thiết. Đừng giữ lại những thứ không cần thiết cho công việc của bạn. Bước hai: Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không thể quyết định ngay được một thứ gì đó có cần hay không cần cho công việc thì hãy đánh dấu sẽ hủy kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra 1 nơi. Trang 12 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 Bước ba: Sau một khoảng thời gian (ví dụ 3 tháng), bạn kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không,nếu không ai cần đến, tức là cái đó không cần cho công việc của bạn nữa.bạn nên quyết định hủy nó hoặc xử lý nó. 3. Những vấn đề quan tâm khi sàng lọc  Nguyên nhân gây ra những tích tụ không cần thiết: Thay đổi kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu tồn kho, đặt hàng không chính xác, chất lượng không kiểm soát, máy móc cũ kỹ, lạc hậu, sản xuất quá nhiều thành phẩm và bán thành phẩm…  Có thể loại bỏ bằng nhiều cách: Bán lại cho doanh nghiệp khác, vứt bỏ phế liệu, chuyển đến bộ phận khác…  Các loại đồ vật không cần được sàng lọc: Máy móc hay nguyên vật liệu không được sử dụng trong 12 tháng qua, các thiết bị hư hỏng không có khả năng sửa chữa, hết hạng sử dụng,tài liệu lỗi thời, photo thừa… 4. Các kỹ thuật áp dụng cho sàng lọc Các kỹ thuật áp dụng dưới sự chỉ đạo của quản đốc và tổ trưởng.  Đặt thẻ đỏ và chụp ảnh một vật dụng hay nhóm vật dụng nếu không thấy dùng hằng ngày cho công việc thì phải được dời đi trong một tuần.  Đặt thẻ vàng cho những vật thỉnh thoảng dùng còn hằng ngày thì không dùng thì dời đi trong một tuần.  Đặt thẻ vàng, đỏ phối hợp các vật dụng hỗn hợp theo 2 qui luật trên.  Chuẩn bị nơi tạm thời để dặt các vật B. Sắp xếp (Seiton) Trang 13 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 Hình 5: Sắp xếp bàn làm việc vNội dung: có nghĩa là đặt mọi thứ đúng chỗ của nó sao cho tiện lợi khi sử dụng. 1. Trình tự thực hiện: 3 Bước Bước 1: Sau khi sàng lọc chỉ những cái thật cần thiết mới giữ lại Bước 2: Qui định nơi cất giữ bằng cách vạch lằn dưới nền, trên tường… Bước 3: Địa điểm qui định tùy thuộc tàn số sử dụng và kích thước vật dụng sao cho người thợ dễ dàng trong sử dụng nếu vật dụng được dùng thường xuyên thì đặt trên máy, không dùng thường xuyên thì để lại xưởng làm việc, để mọi người dùng chung thì đặt ngay ở giữa. 2.       Bảy nguyên tắc sắp xếp Tuân thủ nguyên tắc vào trước ra trước(FIFO) Mọi vật được ố trí chỗ riêng Tấc cả mọi đồ vật đều phải được gắn nhãn có hệ thống Đặt các đồ vật sao cho dễ lấy và đễ vận chuyển Tách riêng các vật cần dùng ra khỏi dụng cụ đa năng Bố trí sắp xếp các dụng cụ gần người sử dụng C. Sạch sẽ (Seiso) Trang 14 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 Hình 6: Nhân viên dọn vệ sinh tủ hồ sơ vNội dung: Nơi làm việc cần giữ gìn sạch sẽ, máy móc và trang thiết bị luôn trong tình trạng sạch sẽ. Do đó sạch sẽ được thực hiện mỗi ngày. 1. Trình tự thực hiện  Quyết định làm sạch cái gì  Ai chịu trách nhiệm làm sạch  Phương pháp làm sạch  Dụng cụ và thiết bị làm sạch  Thực hiện việc làm sạch 2. Đối tượng làm sạch  Khu vực kho: các kho, kệ, nơi để dụng cụ, để giá  Thiết bị: các lọi máy móc, thiết bị vận chuyển, khuôn mẫu …  Khu vực xung quanh: lối đi, cửa sổ, phòng họp …  Các công việc thực hiện gồm: - Làm sạch kho: thành phẩm, bán thành phẩm, linh kiện, nguyên vật liệu, đồ gá - Làm sạch thiết bị, máy móc, dụng cụ cắt gọt, dụng cụ hàn, khuôn mẫu, ngăn kéo, ghế ngồi, bàn viết … - Làm sạch khu vực xung quanh: nền nhà, khu vực làm việc, lối đi, cửa sổ, trần nhà - Phân công lập tiến độ  Vẽ sơ đồ phân công người chịu trách nhiệm làm sạch  Lập tiến trình làm sạch Trang 15 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013  Trình bày sơ đồ, tiến độ này cho mọi người thấy 3. Những công việc cần làm khi thực hiện sạch se  Dành 5 phút mỗi ngày làm sạch sẽ máy móc, thiết bị cùng mọi người có trách nhiệm làm sạch nơi làm việc.  Làm sạch gắn liền kiểm tra giúp kéo dài tuổi thọ máy móc, thiết bị, tránh thiệt hại do hư hỏng, giảm nhu cầu bảo trì, tạp vụ, quét dọn. D. Săn sóc (Seiketsu) Hình 7: Văn phòng khi được săn sóc vNội dung: Săn sóc là duy trì nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp ở mức cao do đó phải thực hiện săn sóc khi thực hiện xong 3S đầu. Thực hiện 3 không: không có vật dụng, không bừa bãi, không để bẩn, duy trì 3S đầu mọi lúc mọi nơi. [ Hình 7] 1. Những công việc cần làm  Thiết lập lịch trình dảm bảo nơi làm việc luôn sạch sẽ  Thi đua lành mạnh thực hiện tốt 5S  Chỉ định người có trách nhiệm với khu vực làm việc, máy móc  Kiểm tra, đánh giá thường kỳ  Cá chính sách khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, thể hiện sự quan tâm đến lãnh đạo đối với 5S 2. Chú ý:  Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc.  Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đội) 5S của đơn vị thực hiện. Trang 16 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013  Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng động viên. E. Sẵn sàng (Shitsuke) Hình 8: Luôn sẵn sàng vNội dung: có nghĩa là làm những công việc trên một cách tự giác mà không cần có ai nhắc nhở hay ra lệnh [ Hình 8] 1. Sẳn sàng về văn hóa tổ chức v Khi thực hiện 5S một cách tự nhiên sẽ tạo ra văn hóa 5S tai doanh nghiệp, để có văn hóa 5S mọi người cần:  Xem nơi làm việc như căn nhà thứ hai của mình  Dành thêm thời gian để thực hiện 5S tại nơi làm việc  Lãnh đạo phải là tấm gương 5S để nhân viên noi theo  Có ý thức chia sẽ với mọi người về 5S 2. Chú ý: Để nâng cao Shitsuke ( sẵn sàng) của CBCNV trong công ty thì vai trò của người phụ trách cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương của 5S để mọi người noi theo. III. LỢI ÍCH KHI TIẾN HÀNH 5S Trang 17 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 5S không chỉ là sự thay đổi và cải tiến nơi làm việc về mặt vật lý mà còn hình thành thái độ và hành vi mới cho nhân viên và làm cho tất cả mọi người thấm nhuần ý thức kỷ luật. Có thể nói, 5S có tính hỗ trợ, và cao hơn nữa, 5S còn là điều kiện tiên quyết đối với các chương trình cải tiến chất lượng toàn doanh nghiệp, chẳng hạn: quản lý chất lượng toàn diện (TQM), liên tục cải tiến quy trình (kaizen), và tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR). Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc. 1. Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp: Khi áp dụng 5s thành công se mang lại: - P (Productivity): Năng suất cao - Q (Quality ): Chất lượng cao và ổn định hơn - C(Cost) : Chi phí giảm tối đa - D( Delivery) :Giao hàng đúng hẹn - S ( Safcty ) : An toàn cho người lao động - M (Morale ) : Tinh thần lao động cao hơn Ví dụ: Công ty thực phẩm Thái Lan – Shwee Shwian (sản xuất mứt gừng) đã ứng dụng 5s trong quá trình sản xuất của mình. 12% của khối lượng gừng thô ban đầu là đất dẫn đến việc tốn rất nhiều thời gian và nước cho quá trình rửa gừng. Công ty đã thay đổi thái độ của chủ nông trại đầu vào thông qua chiến lược khuyến khích động viên, nhờ đó, các chủ nông trại đã giúp công đoạn ban đầu làm giảm lượng đất trên gừng đáng kể. Từ đó, lượng nước tiêu thụ giảm 20%, dẫn đến chi phí hoạt động giảm 55%.Doanh thu năm 2000 tăng thêm 76500$. Trang 18 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013 2. Lợi ích cho từng cá nhân: - 5S làm cho nơi làm việc thỏa mái hơn. - Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến. - Mọi người trở nên có kỷ luật hơn. - Đem lại hiệu quả kinh doanh - Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình. - 5S cải thiện an toàn. - 5S cải thiện chất lượng cải thiện sản phẩm. - 5S đem lại sức sống cho mọi người nâng cao tính sáng tạo cho mọi người cải tiến mối quan hệ giữa mọi người nâng cao tinh thần làm việc nhóm nâng cao tình đồng nghiệp giữa mọi người đem lại sức sống cho mọi người. - IV. CÁCH TIẾN HÀNH 5S 1. Nguyên tắc thực hiện (yếu tố bắt buộc để thành công với 5 S) : Nguyên tắc của thực hiện 5 S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ, kiến thức hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Tuy vậy, để thành công với 5 S thì không phải là điều dễ dàng, vì nó đòi hỏi phải vận động được tất cả mọi người trong tổ chức tham gia. Bí quyết thành công nằm ở việc có tạo được môi trường khích thích mọi người tích cực tham gia hay không. Ngoài ra, muốn hoạt động 5 S được bền vững cần phải có sự giáo dục và đạo tạo sao cho mọi người đều hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa của phương pháp. Tóm lại, các yếu tố chính để thực hiện chương trình 5 S thành công là:  Phải có sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian.  Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức.  Sự tham gia của tất cả mọi người từ lãnh đạo đến nhân viên thấp nhất. Mình vì mọi người, mọi người vì mình. Trang 19 QUẢN LÝ BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP December 21, 2013  Cần có sự kiểm tra và cải tiến thường xuyên nhằm duy trì, bảo đảm hoạt động ngày càng hiệu quả 2. Các bước tiến hành 5S cải thiện năng lực sản xuất Bước 1: Chuẩn bị  Lãnh đạo cấp cao thấu hiểu ý nghĩa và lợi ích của 5S. Trước hết, lãnh đạo cần xác định rõ mục tiêu của việc triển khai 5S, lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng. Từ đó tiến hành thành lập Ban chỉ đạo thực hiện 5S. Thành viên được lựa chọn phải là những người có tính kỷ luật cao, có uy tín, có tầm ảnh hưởng đến người khác, khuyến khích là nữ vì nữ thường tinh tế, biết cách ăn nói thuyết phục. Trong một bộ phận cần có ít nhất 2 người được đề cử vào Ban chỉ đạo thực hiện 5S để có sự hỗ trợ với nhau trong việc giám sát, thực hiện. Nếu có 1 người không có mặt thì công việc vẫn thực hiện được.  Lãnh đạo cấp cao đi tham quan mô hình thực hiện 5S ở các công ty khác. Để việc thực hiện 5S đi đúng hướng, các lãnh đạo cấp cao nên đi tham quan mô hình thực hiện 5S ở các công ty khác để học hỏi, áp dụng một cách linh hoạt, sáng tạo vào công ty của mình. Ngoài ra, cần có một số cán bộ quản lý chủ chốt tham gia khoá đào tạo về thực hành 5S để chuẩn bị lực lượng chính cho việc triển khai kế hoạch.  Lãnh đạo cấp cao cam kết thực hiện 5S. Một yếu tố rất quan trọng để thực hiện thành công 5S là sự tham gia của đoàn thể tất cả mọi người trong tổ chức vì vậy người lãnh đạo phải hết sức gương mẫu, cũng sẽ bị xử lý công bằng nếu vi phạm. Nói các khác, lãnh đạo phải cam kết thực hiện thì công việc 5S mới được mọi người thực hiện nghiêm túc.  Tổ chức Ban chỉ đạo 5S. Chức năng chính của Ban chỉ đạo 5S là tuyên truyền về, đào tạo và đánh giá. Tổ chức sẽ bao gồm Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, Phụ trách ảnh. Nhiệm kỳ có thể một năm tùy theo kết quả công việc. Trưởng Ban là người hoạch định chiến lược, kế hoạch cụ thể. Phó Ban là người giúp việc cho Trưởng Ban trong việc thực thi và giám sát hoạt động triển khai. Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại đơn vị và tổng hợp các ý kiến nhận xét, đóng góp một cách trung thực, khách quan. Phụ trách ảnh có vai trò rất lớn vì ảnh là minh chứng rõ nhất và mọi người có thể nhận ra ngay các lỗi của mình, luộn gợi nhắc mọi người thực hiện đúng công việc. Người phụ trách ảnh phải Trang 20