Tài liệu TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ, HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SỐ, BỘ SƯU TẬP TÀI LIỆU SỐ

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ, HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SỐ, BỘ SƯU TẬP TÀI LIỆU SỐ 1. MỘT SỐ YÊU CẦU VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU SỐ Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, tài liệu số đang là một trong những xu thế của hoạt động thông tin thư viện hiện đại. Để quản lý và khai thác, sử dụng các nguồn tài liệu số, các cơ quan thông tin, thư viện nói chung và thông tin, thư viện trong quân đội nói riêng cần chú trọng đầu tư nghiên cứu phát triển phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) số. 1.1 Yêu cầu về phần mềm quản lý CSDL số Yêu cầu chung - Có khả năng lưu trữ các dạng dữ liệu số hoá, bao gồm hình ảnh, âm thanh, text, video; - Có khả năng hỗ trợ việc tìm kiếm toàn văn đối với tất cả các loại tài liệu điện tử, như Microsoft Word, Excel, WordPerfect, Acrobat PDF, HTML, XML...; - Có khả năng tự xác định các thuộc tính của các file dữ liệu số hoá được đưa vào để cho phép tra cứu theo các thuộc tính đó, thí dụ kích cỡ file, loại nén (với hình ảnh, âm thanh và video), MIME type, cỡ và độ sâu (đối với hình ảnh), độ dài (đối với âm thanh và hình ảnh video)...; - Phần mềm phải cung cấp khả năng mô tả siêu dữ liệu cho các tư liệu số theo DCMI (Dublin Core Meta Data Initiative), cung cấp khả năng tra cứu và trao đổi siêu dữ liệu (metadata) bằng định dạng XML theo chuẩn Resource Description Format (RDF) của W3C. - Phần mềm phải cung cấp các tính năng quản lý truy cập để đảm bảo tính bảo mật và phân quyền sử dụng các tư liệu số. - Phần mềm có khả năng hỗ trợ thực hiện các chức năng cơ bản sau: Thu thập và bổ sung các tư liệu; Số hoá và xử lý các dữ liệu thu thập được; Biên mục, nhập vào CSDL, tạo các điểm truy cập để tìm kiếm; Tổ chức thông tin và khai thác, tra cứu các tài liệu liệu số; Quản trị hệ thống và bảo mật thông tin. Yêu cầu về kĩ thuật Phần mềm quản lý CSDL số phải đáp ứng yêu cầu cập nhật và nâng cấp thuận tiện, có khả năng mở rộng và là hệ thống đa người dùng, an toàn; Hệ thống thư viện số cung cấp cho người sử dụng không chỉ khả năng truy cập đến các dữ liệu truyền thống như text, mà còn có khả năng hỗ trợ người sử dụng truy cập đến các nguồn dữ liệu số hoá trong hệ thống như văn bản, sơ đồ, hình ảnh, âm thanh...; Hệ thống được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn mở, do đó dễ dàng nâng cấp, mở rộng cũng như tích hợp với các hệ thống khác. Sơ đồ cấu trúc hệ thống OPAC: không chỉ cung cấp các chức năng truyền thống như khả năng tra cứu, truy cập dữ liệu, mà còn trở thành cổng thông tin chung cho hầu hết mọi truy cập đến hệ thống thư viện điện tử; Authority Control: cung cấp các chức năng kiểm soát truy cập, ghi nhận truy cập. Ngoài ra, Module này còn thực hiện các chức năng AAA: authorization (cấp quyền), authentication (xác thực) và accouting (tính tiền); Library Server: cung cấp các thông tin liên quan đến bạn đọc, tư liệu; Object Server: lưu trữ và cung cấp nội dung các tài liệu số. Các máy chủ có thể mở rộng theo nhu cầu (nâng cấp, thêm các máy chủ...). Thông qua OPAC, bạn đọc tiến hành các thao tác tra cứu tư liệu. Sau khi yêu cầu tra cứu được gửi đến Library Server, Library server trả lại kết quả, chỉ rõ nội dung tư liệu tại địa chỉ (URL)/ đường dẫn. Bạn đọc gửi địa chỉ/ đường dẫn đến nội dung tư liệu, OPAC chuyển cho AAA Control để kiểm tra quyền truy cập. Trong trường hợp được quyền truy cập, Object Server sẽ trả lại nội dung và chuyển kết quả về cho bạn đọc thông qua OPAC, bao gồm cả việc thông báo lỗi truy cập. 1.2 Các bước xây dựng CSDL số - Thu thập, bổ sung các tư liệu cần số hoá Đây là công đoạn chủ yếu do các cán bộ thư viện thực hiện. Các cán bộ thư viện sẽ phải xác định ra các loại tài liệu hoặc những phần tài liệu cần phải số hoá, sau đó tiến hành phân loại tài liệu tuỳ theo thuộc tính của chúng để xử lý. Có rất nhiều loại tài liệu khác nhau nhưng các tài liệu có thể được phân theo các nhóm: text, hình ảnh (images), audio, video và các dạng tài liệu khác (chương trình máy tính...). - Số hoá và xử lý các tài liệu (xem bảng dưới đây) Bản gốc Hình ảnh số Dạng vật Vật thể, vật chất chất (sách, video...) Định Đa dạng dạng (văn bản (format) tiếng Anh, VHS, ...) File máy tính Thông tin số File máy tính File đồ hoạ File có cấu trúc (.BMP, (.DOC, .MPG) .MPG,...) biểu ghi chỉ số và cơ sở dữ liệu. Khả năng Người hoặc Các chương Các chương đọc là các thiết trình đồ hoạ trình máy tính bị chuyên máy tính như văn bản, dụng video hay cơ sở dữ liệu. Khả năng Nhân bản Copy file và nhân bản vật chất in các bản sao (photocopy) theo số lượng mong muốn Xử lý Thay đổi bằng tay (viết vào lề sách, cắt và nối băng) Đánh dấu bằng máy tính và xử lý đồ hoạ (thêm vào các ghi chú của người dùng, phóng to/thu nhỏ, thay đổi màu sắc, thay bằng các hình ảnh khác). Tạo các thông tin của bản gốc theo các định dạng khác nhau (in lại sách theo chữ in nghiêng, chơi video với các track âm thanh khác nhau). Sửa đổi lại các thông tin gốc, tạo ra các tài liệu mới từ tài liệu gốc, copy và phân phối. Số hoá và xử lý tài liệu là công đoạn quan trọng nhất để tạo nên một thư viện điện tử. Có rất nhiều dạng tài liệu gốc (sách, video, audio, hình ảnh...). Sách có thể bao gồm cả chữ và hình ảnh, video bao gồm cả audio và hình ảnh... Với mỗi dạng tài liệu thì có các cách xử lý khác nhau, nhưng tựu chung lại chúng đều phải qua các giai đoạn số hoá (tạo ra các hình ảnh số) và sau đó tiến hành xử lý để tạo ra các thông tin số - đối tượng của thư viện điện tử. - Biên mục, nhập vào CSDL, tạo các điểm truy cập để tìm kiếm Nguyên tắc chung của việc biên mục dữ liệu số là xây dựng các bộ nhãn trường cá biệt cho mỗi loại tài liệu cần số hoá. Các nhãn trường này phải tuân thủ theo các thành phần do tổ chức Sáng kiến siêu dữ liệu Dublin Core (DCMI) qui định. DCMI qui định 15 thành tố cần mô tả cho các nguồn tư liệu (không nhất thiết là các tư liệu điện tử). So với MARC21, DCMI đã được đơn giản hoá nhằm tăng khả năng chuyển tải và khai thác đối với các bản ghi thư mục. Ngoài ra, DCMI còn qui định phương pháp mở rộng, tuy nhiên các trường mở rộng này cần thuộc vào 15 thành tố đã qui định trong DCMES (Dublin Core Metadata Element Set). 1.3 Tổ chức thông tin và khai thác, tra cứu Sau khi kết thúc quá trình số hoá, biên mục tài liệu, các tài liệu sẽ được đưa vào khai thác. Theo đó, hệ thống cung cấp cho người dùng tin khả năng tra cứu đầy đủ theo các tiêu chí chung (như đã mô tả trong phần OPAC), người dùng tin có thể tìm kiếm theo tiêu đề, từ khoá, tác giả… Đối với dữ liệu số, hệ thống còn cung cấp các khả năng tra cứu đặc trưng riêng cho từng kiểu dữ liệu, ví dụ với kiểu văn bản, người dùng tin có thể thực hiện tìm kiếm toàn văn; kiểu hình ảnh: có thể tra cứu theo màu sắc... Hệ thống quản lý quyền truy cập đến từng tài liệu sẽ kiểm soát và ghi lại mọi yêu cầu truy cập, bảo đảm người dùng tin chỉ được tra cứu các tài liệu được cấp phép và thực hiện chức năng AAA (dịch vụ bán thông tin và tính tiền). Có hai phương thức truy cập (thể hiện) dữ liệu: một là, người dùng tin có thể tải (download) toàn bộ dữ liệu về máy trạm, sau đó mới xem tư liệu. Phương pháp này cho phép người dùng tin có thể xem lại nhiều lần mà không cần truy cập lại. Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là người dùng tin sẽ phải chờ cho đến khi toàn bộ tư liệu được tải xuống, quá trình tải xuống sẽ phải mất nhiều thời gian tùy thuộc vào tốc độ đường truyền và dung lượng file dữ liệu; hai là, ứng dụng công nghệ streaming. Ưu điểm của công nghệ này là, sau khi đã nhận được các thông tin mô tả cần thiết, bạn đọc có thể xem tư liệu ngay lập tức, đồng thời hệ thống tiếp tục tải các gói dữ liệu tiếp theo về máy trạm. Công nghệ streaming không đòi hỏi đường truyền tốc độ cao, cho phép xem theo thời gian thực, nên khắc phục những nhược điểm của phương pháp thứ nhất. 1.4 Quản trị hệ thống và bảo mật thông tin Module quản trị dữ liệu số cần cung cấp các chức năng chính sau: - Phân quyền truy cập cho người sử dụng: cho phép định nghĩa các tài liệu (loại tài liệu) mà bạn đọc (nhóm bạn đọc) được phép truy cập; - Kiểm soát truy cập; - Bảo trì hệ thống: cung cấp các khả năng theo dõi tình trạng hệ thống trong quá trình vận hành. Phần mềm thư viện số đưa ra một phương pháp chung cho việc biên mục các tư liệu số. Thư viện có thể xây dựng các bộ sưu tập số hoá theo mục đích riêng. Các bản ghi thư mục đối với các nguồn tư liệu số hoá có thể sẵn sàng cung cấp cho người dùng tin các khả năng tìm kiếm, tra cứu qua các phương tiện OPAC hay Z39.50. Các bản ghi thư mục của các tài liệu số hoá có thể có nhiều hình thức thể hiện: MARC21 hoặc RDF Dublin Core, do đó các ứng dụng của các thư viện và các cơ quan khác có thể khai thác các bản ghi này dễ dàng, theo nhu cầu của từng cơ quan, đơn vị. Việc tuân theo chuẩn RDF - Dublin Core cho phép các bộ máy tìm kiếm (searching engine) truy cập, tìm kiếm tin từ máy chủ của thư viện. Đối với Thư viện Quân đội, việc xây dựng CSDL số hoá đang là một trong những hướng đầu tư trọng điểm trong phát triển thư viện điện tử. Hiện nay, tại Thư viện Quân đội đang lưu trữ một khối lượng lớn các tài liệu quân sự dạng sách truyền thống vô cùng quý hiếm, được nhiều độc giả quan tâm khai thác. Nhằm đáp ứng yêu cầu lưu giữ lâu dài, phục vụ có hiệu quả nhu cầu thông tin của các đối tượng dùng tin, nâng cao khả năng khai thác, sử dụng các nguồn tài liệu quý hiếm này, Thư viện Quân đội một mặt đang tiến hành chọn lọc, số hoá, xây dựng thành các CSDL số hoá các nguồn tài liệu quý hiếm hiện có; mặt khác tích cực thu thập và số hoá các tài liệu khác để xây dựng một CSDL toàn văn phong phú, đa dang trên nhiều lĩnh vực; từng bước chuyển từ phương thức phục vụ tài liệu truyền thống sang phương thức phục vụ tài liệu trực tuyến qua mạng và khai thác đa phương tiện, đáp ứng yêu cầu của các đối tượng dùng tin trong thời đại thông tin. Để thực hiện việc số hoá các tài liệu văn bản, các cơ quan thông tin, thư viện nói chung và thông tin, thư viện trong quân đội nói riêng cần tăng cường đầu tư, mua sắm trang, thiết bị số hóa văn bản chuyên dụng; máy chủ có khả năng lưu trữ lớn; tổ chức huấn luyện, đào tạo cán bộ, nhân viên kỹ thuật làm công tác số hóa, tổ chức thực hiện và quản lý các cơ sở dữ liệu và tài liệu số hóa, quảng bá và phục vụ bạn đọc… 2. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐIỆN TỬ, DỮ LIỆU SỐ TRONG QUÂN ĐỘI HIỆN NAY Hiện nay, hầu hết các cơ quan thông tin và một số thư viện trong toàn quân đã được trang bị máy vi tính, một số học viện, nhà trường đã có mạng nội bộ hoặc kết nối vào mạng MISTEN/Mạng Thông tin KHQS/ BQP. Ngoài thị trường, các loại giáo trình điện tử, từ điển điện tử ghi trên đĩa CDROM xuất hiện ngày càng nhiều; các loại báo, tạp chí, sách điện tử trên mạng Internet số lượng tăng lên hàng giờ, với nhiều kiểu loại hết sức phong phú. Trong nhiều năm qua, các thư viện, phòng, ban thông tin khoa học quân sự trong toàn quân đã xây dựng được một số lượng khá lớn các CSDL thư mục trên phần mềm CDS/ISIS và các phần mềm khác. Một số ít đơn vị đã bắt đầu xây dựng các CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn. Trong những năm gần đây, Thư viện Quân đội đã hỗ trợ các thư viện đầu mối trực thuộc BQP cài đặt và sử dụng Phần mềm quản lý thư viện điện tử Inforlib 5.1 với kinh phí đầu tư thấp và đáp ứng đầy đủ các tính năng và nghiệp vụ thư viện. Trung tâm Thông tin KHQS/BQP cũng đã đầu tư kinh phí, trang thiết bị cho một số đơn vị cơ sở tiến hành số hoá dữ liệu - xây dựng CSDL thư mục và CSDL toàn văn. Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia cũng đã có bản Winisis 1.4 được Việt hóa theo bảng mã chuẩn quốc gia (mã TCVN 5712-1993) có khả năng siêu liên kết giữa các CSDL thư mục với CSDL toàn văn. Nhiều đơn vị cơ sở đã xây dựng được Website riêng. Đó là những kho chứa tệp tin văn bản được mã hóa theo HTML (ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản) và các loại tệp tin khác trong máy tính (ảnh tĩnh, ảnh động, âm thanh, video…). Người đọc có thể sử dụng máy tính nối mạng truy cập vào trang Web để đọc văn bản, nghe âm thanh, xem hình ảnh động. Với các CSDL toàn văn, bạn đọc không chỉ tiếp cận được tới mục lục, mà có thể tới được cả nội dung toàn văn (bao gồm cả văn bản, hình ảnh, âm thanh…). Ví dụ, bạn đọc có thể tới từng bài của từng số tạp chí và trong cùng một thời điểm, cho phép nhiều bạn đọc cùng truy cập vào một cuốn tạp chí để đọc. Ngày nay, công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ, các trang thiết bị tin học ngày càng nhiều, chất lượng tốt, giá thành hạ. Trên thị trường đã có một số phần mềm nhận dạng tiếng Việt, phần mềm chuyển đổi phông chữ như: VnDocrHP, Vkosetup-vietkey02.1, Convert Unicode... tuy chưa thật hoàn thiện, nhưng chúng đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. Vì thế, việc số hoá dữ liệu, cũng như xây dựng các CSDL toàn văn trong các cơ quan thông tin, thư viện có phần thuận lợi hơn so với những năm trước. Tuy vậy, vấn đề số hoá dữ liệu, xây dựng các CSDL toàn văn hiện nay vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Số lượng tài liệu đã được số hoá chưa nhiều, đặc biệt các CSDL toàn văn còn rất ít. Để đẩy nhanh việc số hoá dữ liệu, xây dựng CSDL toàn văn trong các thư viện trong quân đội, nên thực hiện những biện pháp sau: Thiết kế xây dựng kho tài liệu số hóa phù hợp với nhu cầu của đơn vị Thư viện truyền thống thường có các kho chứa sách, tạp chí, luận vănluận án..., kho tài liệu số hóa cũng cần được phân ra các nguồn thông tin khác nhau như: CSDL sách, CSDL giáo trình, CSDL báo, tạp chí, CSDL luận văn, CSDL phim khoa học... Điểm khác biệt căn bản giữa kho tài liệu truyền thống và kho tài liệu số hóa là trạng thái “ảo” hay “đã số hóa” của tài liệu, kho tài liệu truyền thống lưu giữ những tài liệu bằng giấy, còn kho tài liệu số hóa lưu giữ các tệp tin điện tử, chúng có thể được ghi trong ổ đĩa cứng của máy tính, ghi trên đĩa mềm, đĩa CD-ROM... Để xây dựng kho tài liệu số hóa có chất lượng, chúng ta cần nắm được nhu cầu thông tin hiện tại và trong tương lai của các đối tượng bạn đọc trong đơn vị. Từ đó hoạch định các nguồn thông tin cần số hóa (nguồn tin nội tại và cả các nguồn tin sẽ khai thác từ bên ngoài), xây dựng, thiết kế các CSDL thư mục, CSDL toàn văn của kho tài liệu số. Các nguồn tin số hóa phải được lựa chọn và tổ chức hợp lý theo cấu trúc hệ thống, tuân thủ một nguyên tắc nhất định nhằm giúp bạn đọc tiếp cận nhanh, dễ dàng và hiệu quả cao. Xây dựng kế hoạch số hoá, thu thập, lưu trữ và các hình thức phổ biến sản phẩm một cách chi tiết, cụ thể, phù hợp với khả năng, kinh phí của đơn vị. Cần đặc biệt chú ý đến nội dung của thông tin được số hóa, bởi trong thời đại ngày nay, sức mạnh của một cơ quan thông tin, thư viện không phải là có nhiều sách, có nhiều tài liệu số, mà là có nhiều nội dung thông tin bạn đọc cần. Chỉ có chất lượng thông tin mới là sức mạnh thu hút bạn đọc đến với cơ quan thông tin-thư viện. Nếu chưa có phần mềm chuyên dụng để thiết kế sách điện tử, có thể sử dụng các chương trình như: MS-FrontPage 2000, MS-PowerPoint, Drearmweaver... để thiết kế giáo trình điện tử ở dạng đơn giản, dễ sử dụng nhất bằng ngôn ngữ HTML. Song song với việc phổ biến các giáo trình đã được số hóa thông qua mạng máy tính, có thể phân ra từng loại giáo trình khác nhau, đóng gói ghi vào đĩa CD-ROM cung cấp cho bạn đọc có nhu cầu sử dụng cá nhân trên các máy tính không nối mạng. Quan hệ chặt chẽ với các nhà xuất bản và các cơ quan trong và ngoài đơn vị có các nguồn tin số hoá nhằm tạo nguồn tài liệu điện tử đáp ứng cho yêu cầu tra cứu, tham khảo tài liệu toàn văn của bạn đọc. Hàng năm các học viện, nhà trường đều có kế hoạch in ấn giáo trình, tài liệu bằng giấy; Nhà xuất bản Quân đội cũng xuất bản một số lượng lớn giáo trình, tài liệu tham khảo cho toàn quân. Hầu như tất cả các bản in của các đơn vị đều được chế bản trên máy vi tính, nếu biết tận dụng, mỗi năm chúng ta sẽ có một số lượng lớn tài liệu điện tử sẵn có, tiết kiệm đáng kể kinh phí và thời gian cho việc đánh máy lại hay scaner văn bản trong quá trình số hóa tài liệu. - Phát triển mối liên kết giữa các thư viện, các cơ quan thông tin trong nước có nguồn tin số hóa, trước hết là giữa các thư viện trong quân đội cùng nhau hợp tác, cùng chịu trách nhiệm và cùng chia sẻ nguồn lực thông tin sẽ mang lại lợi ích to lớn cho bạn đọc của mỗi nhà trường; mặt khác sẽ tiết kiệm được chi phí đầu tư cho xây dựng các CSDL toàn văn, tăng thêm nguồn thông tin số hoá cho kho tài liệu số hóa của đơn vị. Cũng thông qua việc liên kết, các đơn vị có thể trao đổi, học tập kinh nghiệm trong việc số hóa dữ liệu, xây dựng kho tin; đồng thời có thể cùng nhau tổ chức những lớp bồi dưỡng chuyên môn, nâng cao trình độ tin học cho cán bộ, nhân viên. Quan hệ với các đơn vị công nghệ thông tin, tổ chức mạng lưới cộng tác viên, tham gia vào hoạt động số hóa dữ liệu Các cơ quan thông tin, thư viện nên quan hệ chặt chẽ với các trung tâm (hoặc ban) ứng dụng công nghệ thông tin, với các khoa giáo viên để giải quyết những vấn đề về công nghệ số hoá dữ liệu, vấn đề xây dựng, thiết kế các CSDL toàn văn sao cho ngày càng có chất lượng cao hơn, giúp bạn đọc dễ dàng tiếp cận, khai thác nguồn thông tin số hóa. Biết dựa vào đội ngũ cán bộ, các giáo viên chuyên ngành có trình độ về tin học của chính đơn vị mình để tiến hành số hoá dữ liệu, xây dựng, thiết kế các loại giáo trình điện tử là một trong những yếu tố quan trọng mang lại thành công cho các cơ quan thông tin, thư viện của các học viện, nhà trường. Không ngừng bồi dưỡng, nâng cao trình độ tin học cho đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác thông tin, thư viện; tổ chức các lớp ngoại khóa hướng dẫn bạn đọc cách tra cứu, khai thác sử dụng kho tài liệu số hóa của đơn vị Con người luôn là nhân tố quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tinthư viện nói chung và việc số hóa dữ liệu nói riêng. Chúng ta đều thừa nhận là không ai tiến hành số hóa các tài liệu của thư viện, xây dựng và quản lý các CSDL của thư viện bằng chính các cán bộ thông tin-thư viện, có trình độ cao về tin học. Chính vì thế, cán bộ, nhân viên thông tin-thư viện phải luôn tự bồi dưỡng, tự nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ tin học để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Khác với các tài liệu in trên giấy như sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử muốn đọc được cần phải có các trang thiết bị đi kèm như máy vi tính, mạng máy tính, thiết bị đọc, phần mềm... Vì thế cần phải hướng dẫn cho bạn đọc cách tra cứu, khai thác chúng có hiệu quả. Khi bạn đọc đã biết quy tắc sử dụng, biết cách khai thác thông tin trên mạng máy tính, họ sẽ là những người góp phần tạo nên sức sống của mạng, cung cấp những thông tin phản hồi giúp cơ quan thông tin, thư viện điều chỉnh hoạt động của mình cho phù hợp với nhu cầu của bạn đọc. Điều này thực sự cần thiết đối với các đơn vị đã có mạng nội bộ. Dành một phần kinh phí thỏa đáng cho việc số hóa dữ liệu, xây dựng các CSDL toàn văn. Nếu trước đây chúng ta chỉ có khái niệm dành kinh phí cho việc bổ sung sách, báo, tạp chí truyền thống, thì bây giờ nên có sự điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu điện tử của bạn đọc: dành kinh phí cho việc số hóa dữ liệu, thu thập và lưu trữ các tài liệu điện tử. 3. YÊU CẦU VỀ CÁC PHÂN HỆ TRONG PHẦN MỀM THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ Phần mềm thư viện điện tử (TVĐT) được ví như bộ não quản lý mọi hoạt động của thư viện. Căn cứ vào yêu cầu của người sử dụng, phần mềm TVĐT có thể gồm nhiều phân hệ khác nhau: 3.1 Phân hệ bổ sung Đơn đặt hàng Lập đơn đặt hàng/hợp đồng; Đơn đặt mua ấn phẩm định kỳ: phần mềm phải hỗ trợ việc gia hạn hoặc huỷ đơn đặt hàng trước thời hạn; Tối ưu danh sách ấn phẩm trong đặt hàng; Thay đổi đơn đặt hàng; Khai báo các khoản chi: cho phép ghi nhận mọi khoản chi tại các thời điểm khác nhau trong thực hiện một hợp đồng/đơn đặt hàng; Kiểm kê hợp đồng: cho phép đối chiếu danh sách thực nhận và danh sách đặt hàng; Khiếu nại: cho phép lập và in thư khiếu nại gửi cho nhà cung cấp. Thư khiếu nại có thể được in ra hoặc gửi qua thư điện tử (email). Quản lý nhà cung cấp: cần duy trì một cơ sở dữ liệu (CSDL) của nhà cung cấp dịch vụ cùng với mọi thông tin liên lạc của họ. Quản lý quỹ bổ sung Tạo lập nhiều quỹ: phần mềm phải cho phép tạo lập một số lượng không hạn chế các quỹ cho các mục đích khác nhau; Cập nhật các quỹ: quỹ có thể được cập nhật thông qua các khai báo thu, chi trực tiếp hoặc qua các khai báo gián tiếp trong quá trình bổ sung; Báo cáo định kỳ: phần mềm phải đưa ra được các báo cáo cân đối thu chi định kỳ hàng tháng cho từng loại quỹ; Chia sẻ chi phí: phần mềm phải có khả năng cùng tham gia chi trả cho một hợp đồng; Ghi nhận mọi giao dịch: phần mềm phải ghi nhận được mọi giao dịch với quỹ; Thông báo về việc chi tiêu: phần mềm phải có khả năng báo cáo về những tên ấn phẩm (kèm theo số lượng của chúng) được bổ sung bằng tiền của một quỹ trong một khoảng thời gian; Hỗ trợ nhiều đơn vị tiền tệ. Bổ sung Biên mục sơ lược: cho phép biên mục sơ lược ấn phẩm ngay trong quá trình bổ sung (định thông tin xếp giá), thông tin biên mục có thể được lấy từ một bản ghi biên mục có sẵn; Kiểm tra trùng: có khả năng phát hiện sự trùng lặp của đăng ký cá biệt; Sinh đăng ký cá biệt theo lô: cho phép nhập một chuỗi đăng ký cá biệt liên tục bằng cách chỉ ra giá trị đầu và giá trị cuối; Sinh đăng ký cá biệt tự động; Sinh số định danh. Số định danh cục bộ (phục vụ cho xếp giá kho mở) cũng cần được sinh ra cho mọi ấn phẩm. Số định danh gồm chỉ số phân loại, số Cutter tên tác giả hoặc tên ấn phẩm và năm xuất bản; Quản lý nhiều nguồn bổ sung khác nhau; In nhãn: cho phép in nhãn gáy, nhãn túi ấn phẩm. Có thể in theo lô hoặc cho từng ấn phẩm; Định dạng nhãn; In mã vạch: có khả năng in mã vạch cho các đăng ký cá biệt theo nhiều chuẩn mã vạch khác nhau. Mã vạch có thể được in theo lô hoặc cho một ấn phẩm cụ thể và có thể in bằng máy in mã vạch hoặc máy in thông thường; Báo cáo bổ sung: cho phép in danh sách các đăng ký cá biệt được bổ sung, loại bỏ khỏi một kho trong một khoảng thời gian; Thống kê bổ sung: cho phép thống kê số liệu bổ sung theo một số tiêu chí khác nhau như ngôn ngữ, phân loại chủ đề, theo thời gian; Kho sách dự trữ để trao đổi, bán, đưa ra Web để quảng cáo, chào bán, trao đổi, kèm theo quản lý về tài chính đối với các tài liệu được bán. 3.2 Phân hệ biên mục Biên mục: Hiện nay các thư viện Việt Nam biên mục theo chuẩn MARC 21 và MARC 21VN. Sử dụng phím tắt trong quá trình biên mục. Người sử dụng có thể dụng chuột hoặc các tổ hợp bàn phím để thực hiện các thao tác trong khi biên mục. Các phím tắt phù hợp với các phím tắt thông dụng của Window, Office; Khả năng kiểm tra chính tả: dữ liệu biên mục phải được hỗ trợ kiểm tra chính tả thông qua một chức năng được tích hợp trong hệ thống; Biên mục và hỗ trợ theo mọi trường cho phép biên mục theo mọi trường con và cặp chỉ báo (Indicator) của các trường này; Biên mục theo các trường phi chuẩn cho phép biên mục các thông tin quy định cục bộ được định nghĩa như các trường trong các miền dành riêng của MARC 21 và MARC 21 VN (9XX, X9X và XXX9); Hỗ trợ quá trình biên mục. Người sử dụng có thể nhận được các mức trợ giúp khác nhau khi biên mục các trường như: biên mục theo từng trường con, hiển thị thuộc tính của các trường/trường con, hiển thị các giá trị có thể có của chỉ báo (indicator); Hỗ trợ biên mục các trường: đặc biệt giá trị của các trường 00X (fixedlength control field) có thể được nhập một cách dễ dàng qua danh sách các ký tự mã; Hỗ trợ nhập giá trị Leade: các vị trí trong xâu Leader được xác minh qua danh sách mã. Chương trình tự động tính toán độ dài bản ghi và vị trí xuất hiện dữ liệu ngay trong quá trình biên mục; Hợp lệ dữ liệu: tự động kiểm tra tính hợp quy của nội dung một bản ghi theo các quy tắc của MARC 21, MARC 21 VN; Biên mục trường lặp: cho phép biên mục các trường, các trường con lặp theo quy định Mở rộng các mẫu biên mục định sẵn ngay trong quá trình biên mục. Trong khi biên mục, người sử dụng có thể bổ sung thêm trường vào mẫu biên mục mà công việc biên mục không bị gián đoạn; Biên mục tích hợp dữ liệu số. Mọi dạng dữ liệu số có thể được tích hợp trực tiếp vào bản ghi biên mục hoặc liên kết qua thẻ 856; Kiểm tra trùng lặp; Kiểm tra biên mục lặp lại. Nếu nhan đề ấn phẩm đang đưa vào biên mục đã tồn tại trong một biểu ghi biên mục khác, phần mềm cần đưa ra thông báo; Biên mục theo từ điển: cho phép biên mục phối hợp với các từ điển cho một số trường hợp như tác giả, phân loại, chủ đề... để đảm bảo tính nhất quán; Tái sử dụng thông tin biên mục, thông tin biên mục có thể dễ dàng được tái sử dụng (dùng lại một biểu ghi, một số trường của biểu ghi có sẵn); Khả năng đặt các giá trị mặc định. Các giá trị lặp lại trong phiên biên mục có thể được đặt cho cả phiên đó. Ví dụ, trường nguồn trích khi biên mục cho các bài trích của cùng một số báo...; Liên kết các bản ghi biên mục; Liên kết theo tác giả, chủ đề, từ khoá, nhà xuất bản... để cung cấp những thông tin liên quan cho người sử dụng; Cung cấp các thông tin quản lý. Các thông tin quản lý như tên người biên mục/duyệt, thời điểm biên mục cần được lưu trữ; Phân quyền sửa chữa. Quyền sửa chữa các bản ghi biên mục cần được cấp phát theo tài khoản cụ thể; Kiểm tra thao tác xoá. Bản ghi biên mục không thể bị xoá nếu bạn đọc đang mượn ấn phẩm này, hệ thống cần phải có log file ghi lại các thao tác sửa, xoá; Tuỳ biến các mẫu biên mục; Tạo các trường biên mục phi chuẩn MARC. Cho phép người sử dụng tạo ra các trường/trường con phi chuẩn MARC với các quy định chặt chẽ (tính lặp, tính bắt buộc, indicators, dạng dữ liệu, quy cách nhập liệu); Tạo các trường đặc biệt. Các trường đặc biệt như trường dữ liệu số đính kèm, trường liên kết bản ghi biên mục cũng có thể được tạo dễ dàng với các tính năng cho phép đặt cấu hình thích hợp cho các trường này; Kết hợp với phân hệ khác. Các bản ghi biên mục được nhập sơ lược trong quá trình bổ sung hoặc lưu thông có thể được liệt kê riêng để chờ việc biên mục chi tiết; Từ điển (kiểm tra tính nhất quán) Định nghĩa mục từ liên quan. Với các từ điển chủ đề, tác giả cần cho phép chỉ ra các mục từ liên quan như tên tác giả, bút danh, các chủ đề tham khảo...; Sửa một mục từ tại một điểm duy nhất. Khi sửa một mục từ trong từ điển, người sử dụng có thể ra lệnh cập nhật đồng thời giá trị của mục từ này trong các bản ghi biên mục tham chiếu tới nó; Gộp các mục từ từ điển. Các mục từ từ thừa (nhiều phiên bản) có thể được gộp lại để kiểm soát tính nhất quán; Duyệt từ điển. Cho phép duyệt toàn bộ các mục từ trong một từ điển. Sản phẩm thư mục (phích phiếu, danh mục, nhãn) Từ định dạng sản phẩm thư mục; Hỗ trợ sắp xếp theo nhiều trường. Cho phép sản phẩm thư mục có thể sắp xếp theo đồng thời một nhóm bất kỳ trong các trường Lọc bỏ trong sắp xếp. Hỗ trợ non-filing indicator (các ký tự mở đầu bỏ qua khi sắp xếp) Hỗ trợ xâu thay thế (aliasing) khi sắp xếp. Cho phép người sử dụng chỉ ra các cụm từ thay thế để phục vụ sắp xếp. Ví dụ, 40 sẽ thay bằng “Bốn mươi” khi sắp xếp; Hỗ trợ tiêu chí nhóm khi tạo sản phẩm thư mục. Có thể đặt ra tiêu chí nhóm các đầu mục trong danh mục theo một trong các trường. Tiêu chí nhóm sẽ được xét trước tiêu chí sắp xếp; Kết hợp tạo sản phẩm thư mục với tiêu chí lọc. Cho phép người sử dụng giới hạn các biểu ghi đưa vào sản phẩm thư mục thông qua các tiêu chí lọc; Hỗ trợ danh mục nhiều phần: Danh mục có thể tạo theo nhiều phần riêng biệt có trật tự trước sau; In chỉ mục cho sản phẩm thư mục. Chỉ mục cho một trường bất kỳ của một danh mục nào có thể được in ra dễ dàng; Chuyển đổi sang các công cụ soạn thảo văn bản khác nhau; In phích đồng thời cho nhiều kho; Tự động sắp xếp phích. Phích in ra được sắp xếp theo một hay nhiều trường dữ liệu biên mục. Những trường này do người sử dụng chỉ ra. Xuất/nhập dữ liệu trực tuyến Nhập đè (overlay) vào một biểu ghi có sẵn. Cho phép nhập đè một biểu ghi biên mục lấy từ nguồn bên ngoài vào một biểu ghi có sẵn. Người sử dụng có thể lựa chọn những trường không được phép nhập đè; Nhập trực tuyến theo lô qua Z39.50: Cho phép người sử dụng mở một lệnh tìm kiếm theo Z39.50 đến một thư viện khác và nhập thẳng kết quả vào CSDL cục bộ; Nhập dữ liệu từ tệp text. Các biểu ghi MARC 21 được lưu trữ trong một tệp có thể được nhập vào CSDL cục bộ; Bổ sung thêm các trường cục bộ. Cùng với quá trình nhập dữ liệu, có thể nhập bổ sung một số trường quy định cục bộ cần thiết; Xuất dữ liệu trực tuyến. Người sử dụng cũng có thể xuất dữ liệu (khuôn dạng ISO 2709 hoặc tagged) trong quá trình biên mục; Nhập dữ liệu từ các tệp text có tag. Các dữ liệu kết xuất text từ cơ sở dữ liệu kết cấu text trên đĩa CD-ROM/DVD-ROM như DIALOG, Siler Platter. 3.3 Phân hệ lưu thông - Phân h+ệ lưu thông dùng để quản lý và ghi lại việc người đọc mượn và trả các ấn phẩm, từ đó đưa ra các báo cáo thống kê về tần xuất, số lượng mượn ấn phẩm cũng như các tra cứu, tổng hợp các ấn phẩm bạn đọc đang mượn, đã trả, mượn quá hạn. - Hỗ trợ mã vạch cho việc mượn trả ấn phẩm và hỗ trợ việc mượn trả thủ công. - Kiểm tra, in phiếu thông báo tới bạn đọc mượn quá hạn. - Lập phiếu báo mất ấn phẩm. 3.4 Phân hệ bạn đọc - Quản lý thông tin của bạn đọc, tạo ra từng nhóm bạn đọc. - Cho phép cập nhật, sửa, xoá thông tin của bạn đọc - Tìm kiếm thông tin của bạn đọc - Gia hạn, thu hồi thẻ - In cấp thẻ từ, thẻ nhựa - Có khả năng cập nhật lôgô và chữ kí của đơn vị sử dụng. 3.5 Phân hệ tìm kiếm - Thực hiện các thao tác tìm kiếm bằng các điểm truy cập từ khoá - Chọn chức năng tìm chính xác hoặc kết hợp các toán tử and, or, not - Chọn các đề mục chủ đề để tìm kiếm - Có từ điển tham chiếu để hỗ trợ tìm kiếm, liệt kê các từ khoá đã có trong CSDL - Xuất kết quả tìm kiếm ra file dạng TXT 3.6 Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC - OPAC được thiết kế trên giao diện web là khối chương trình cho phép bạn đọc tra cứu thông tin thư mục, toàn văn từ các máy trạm thông qua hệ thống mạng LAN, WAN, Intranet, Internet về các ấn phẩm được lưu trữ trong CSDL của thư viện. - Bạn đọc có thể giao tiếp với thư viện như đóng góp ý kiến, gửi khiếu nại, xem thư mục chuyên đề, thư mục thông báo sách mới, tải các phần mềm dùng chung. - Cho phép bạn đọc tìm kiếm bất cứ dạng ấn phẩm nào theo tổ hợp lôgíc của nhiều tiêu chí khác nhau. - Tìm kiếm tài liệu toàn văn, tài liệu điện tử, tài liệu multimedia... cho ra kết quả tìm kiếm dưới dạng danh sách hoặc dạng ISBD có đính kèm các file toàn văn. - Đọc tài liệu dạng tóm tắt hoặc đọc toàn văn, tài liệu điện tử ngay sau khi tìm kiếm. 3.7 Phân hệ thống kê - Phân hệ này đưa ra các báo cáo thống kê về tình hình ấn phẩm hiện có tại thư viện. - Thống kê tổng kho hoặc thống kê theo từng kho - Thống kê theo từng môn loại khác nhau - Thống kê ấn phẩm mất - Thống kê ấn phẩm huỷ - Thống kê ấn phẩm đang được bạn đọc mượn - In các báo cáo thống kê khác nhau - Xuất báo cáo ra word, exel, pdf... 3.8 Phân hệ quản trị hệ thống - Phân hệ quản trị được sử dụng cho phép người quản trị hệ thống thay đổi, thêm mới hay xoá các tài khoản truy cập của người dùng, khoá, mở CSDL, thực hiện các thao tác chức năng của người tác nghiệp không liên quan. - Phân quyền, bảo mật thông tin, người dùng được phép hay không được phép sử dụng các chức năng của phần mềm hay sử dụng các CSDL của thư viện. Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng. CSDL bao gồm một tệp hoặc tập hợp các tệp dữ liệu. Thông tin trong các tệp này có thể chia nhỏ thành các biểu ghi, mỗi biểu ghi lại bao gồm một hoặc nhiều trường. Trường là đơn vị cơ sở của dữ liệu và mỗi trường thường chứa các thông tin liên quan một khía cạnh hay một thuộc tính của thực thể được mô tả bởi CSDL . Sử dụng các từ khoá hoặc các lệnh tìm, người dùng tin có thể nhanh chóng lựa chọn ra các biểu ghi thoả mãn yêu cầu tìm tin đặt ra. CSDL được quản lý bởi một hệ quản trị CSDL. Đó là một hệ thống phần mềm, bao gồm các chương trình giúp người sử dụng quản lý và khai thác CSDL theo 3 chức năng sau đây: - Mô tả dữ liệu - Cập nhật dữ liệu - Tìm kiếm dữ liệu - Trao đổi dữ liệu Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng và tính chất của dữ liệu. Việc mô tả dữ liệu tập trung vào các thuộc tính của đối tượng được mô hình hoá trong CSDL. Khác với hệ quản lý tệp, hệ quản trị CSDL cho phép mô tả dữ liệu mà không phụ thuộc vào việc xử lý dữ liệu trong các ứng dụng thực tế. Việc tách riêng chức năng mô tả dữ liệu ra khỏi chức năng khác trong chương trình ứng dụng cho phép quản lý các dữ liệu một cách thống nhất. Trong CSDL, dữ liệu có thể thay đổi theo yêu cầu người sử dụng. Mỗi hệ quản trị CSDL đều cung cấp những phương tiện để cập nhật dữ liệu, tức là có thể thêm, bớt, sửa đổi dữ liệu. Một khi CSDL đã được thiết lập, người sử dụng có thể tìm kiếm dữ liệu theo yêu cầu. Để diễn tả yêu cầu tìm kiếm thông tin, người ta dùng ngôn ngữ hỏi của hệ quản trị CSDL. Người sử dụng phải biết đặt điều kiện tìm, tức là xác định phạm vi mà các dữ liệu phải thoả mãn. Hệ quản trị CSDL là một công cụ để quản lý các CSDL. Mục tiêu của hệ quản trị CSDL là: - Thực hiện tích nhập dữ liệu sao cho người sử dụng có thể tiếp dàng được dễ dàng. - Bảo đảm chất lượng và tính vẹn toàn dữ liệu. - Bảo đảm tính độc lập lô gích và vật lý của dữ liệu. - Cho phép kiểm soát toàn bộ CSDL. Tính độc lập dữ liệu là mục tiêu chủ yếu của các hệ quản trị CSDL. Có thể định nghĩa tính độc lập dữ liệu là Tính bất biến của các hệ ứng dụng đối với các thay đổi trong cấu trúc lưu trữ và chiến lược truy nhập dữ liệu. Các hệ quản trị CSDL đều cung cấp một ngôn ngữ hình thức để trợ giúp người sử dụng và làm công cụ giao tiếp giữa người và máy. Đó là ngôn ngữ dữ liệu, nó cho phép người sử dụng xây dựng cấu trúc của CSDL, mô tả, cập nhật, tìm kiếm dữ liệu và trao đổi dữ liệu. 4.2- Phân loại CSDL Có nhiều cách phân loại CSDL. Trong lĩnh vực thông tin thư viện, căn cứ theo bản chất của thông tin được lưu giữ, người ta phân biệt 3 loại CSDL chính sau: CSDL thư mục: Dữ liệu trong CSDL thư mục là tin tức về bản thân tài liệu. Chúng chứa các thông tin cấp 2, tức là các dữ liệu thư mục và các dữ liệu bổ sung, chứ không phải là văn liệu gốc. CSDL thư mục được trình bày tương tự như trong ấn phẩm thư mục hay trong tạp chí tóm tắt. Nó bao gồm các dữ liệu thư mục (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, các đặc trưng số lượng), các chỉ số phân loại, tóm tắt, từ khoá Đối tượng xử lý là các tài liệu chuyên khảo, bài trích báo, tạp chí, kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học, báo cáo khoa học, luận án, sáng chế. Nói tóm lại là mọi đối tượng được tư liệu hoá. CSDL thư mục bao gồm các tra cứu về tài liệu gốc, cùng với các chỉ dẫn giúp người dùng tin có thể nhận được tài liệu gốc ở một thư viện. Các CSDL thư mục đưa lại nhiều lợi ích. Trước hết nó cho phép người sử dụng truy nhập trực tiếp và tức thì các thông tin thư mục trong kho dữ liệu và thông tin cần tìm hiển thị ngay trên màn hình. Mặt khác nó cho phép tạo ra nhiều sản phẩm trung gian, như là những sản phẩm đầu ra của CSDL, đó là các ấn phẩm thư mục, các tạp chí tóm tắt, các bộ phiếu mục lục hay các tài liệu vi dạng (microfilm, microfich). CSDL dữ kiện: Khác với CSDL thư mục, CSDL dữ kiện chứa các thông tin cấp một. Nội dung thông tin chứa trong CSDL là các thông tin dữ kiện. Đó là các số liệu hay các dữ kiện cụ thể về các đối tượng, các quy trình hoặc phương pháp. Thông tin dữ kiện được lưu trữ chủ yếu dưới dạng số, ngoài ra cũng được trình bày dưới dạng văn bản, hình ảnh, biểu đồ, đồ thị Trong CSDL dữ kiện, thông tin đã được xử lý biên tập và có thể dùng trực tiếp, không cần tới một nguồn dữ liệu bổ sung nào. Lợi ích của nó là người dùng tin không cần mất thời gian tìm đến tài liệu gốc. Điều đó làm cho CSDL dữ kiện trở thành một công cụ hữu ích cho các nhà quản lý, các nhà khoa học và các kỹ sư. CSDL toàn văn: CSDL toàn văn là sự mở rộng lô gích tới các hệ thống thông tin hiện đại. Chúng chứa các thông tin cấp 1, đó là toàn văn bản của tài liệu cùng với các dữ liệu thư mục và các dữ liệu chủ đề khác. Ngày nay một số tạp chí và dịch vụ báo chí đã được cung cấp dưới dạng CSDL toàn văn. Đó là trường hợp của các báo điện tử. CSDL toàn văn có nhược điểm là nó không chứa các bảng biểu và các hình ảnh minh hoạ. Ngoài ra CSDL toàn văn dòi hỏi phải có bộ nhớ với dung lượng lớn, đầu tư ban đầu tốn kém. Tuy nhiên, ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, vấn đề này đã và đang được giải quyết. Các CSDL toàn văn đã cải thiện đáng kể việc cung cấp các nguồn thông tin cấp một, mở ra triển vọng mới trong hoạt động của các hệ thống giao lưu thông tin. Theo phạm vi bao quát của đề tài, các CSDL phân thành: CSDL đa ngành, CSDL đơn ngành, CSDL theo chủ đề. Các CSDL cũng có thể phân theo loại hình tài liệu. Những CSDL này thường hướng vào một loại hình tài liệu cụ thể và thường có nội dung đa ngành. Các CSDL được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính điện tử tức là ghi trên các băng từ, đĩa từ. Từ đó CSDL cũng có thể được xuất bản dưới dạng một ấn phẩm, tức là được ghi ra trên giấy. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện đại, CSDL còn được ghi và lưu trữ trên đĩa quang CD- ROM có thể lưu trữ các thông tin dưới dạng văn bản, âm thanh, hình ảnh tĩnh và động và truy nhập rất thuận lợi.Với những ưu điểm nổi bật như kích thước nhỏ, dung lượng lớn, độ bền cao, có phần mềm khai thác thông tin ghi ngay trên đĩa, các CD- ROM cơ sở dữ liệu trở thành một sản phẩm thông tin quan trọng, không thể thiếu được trong các dịch vụ phổ biến thông tin hiện nay.