Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Tổ chức thực hiện công tác mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. liên hệ thực ...

Tài liệu Tổ chức thực hiện công tác mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. liên hệ thực tiễn tổ chức thực hiện công tác mua rau, củ tại siêu thị big c thăng l

.DOCX
30
82
92

Mô tả:

Đề tài: Tổ chức thực hiện công tác mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Liên hệ thực tiễn tổ chức thực hiện công tác mua rau, củ tại siêu thị Big C Thăng Long hiện nay. I. Vai trò của tổ chức thực hiện mua hàng trong DNTM Tổ chức thực hiện mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng. Vì vậy tổ chức thực hiện mua hàng đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại. Tổ chức thực hiện mua hàng phải phân tích, tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cẩn thận từ đó thiết lập các quan hệ làm ăn lâu dài. Phát triển và duy trì các nguồn cung cấp bền vững. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì có được một nhà cung cấp uy tín và ổn định sẽ góp phần rất lớn trong thành công của doanh nghiệp. Tổ chức thực hiện mua hàng phải thương lượng và đặt hàng nhằm đạt được những thỏa thuận với nhà cung cấp về các điều kiện mua bán sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua, tiến hành đặt hàng theo hình thức phù hợp nhất. Tổ chức thực hiện mua hàng phải giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận của hai bên. 1. Khái quát về công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua được hàng hóa với chi phí thấp nhất và thỏa mãn tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng. Mục đích của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến các yếu tố về giá cả, chất lượng, số lượng một cách hợp lí tránh tình trạng thừa hay thiếu hàng đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thương mại, khi mua hàng, nếu mua phải hàng kém chất lượng, mẫu mã, chủng lại, kích cỡ hay không phù hợp với xu hướng, thị hiếu sẽ dẫn đến mất uy tín, không thu hút được khách hàng. Vậy mục tiêu của mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng khi mua hàng đồng thời mua hàng với chi phí thấp nhất có thể. Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là phải đủ số lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hóa hay làm gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hóa. Mặt hàng mua phải phù hợp nhu cầu của khách hàng . Cuối cùng là phải đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (giao hàng chậm, ách tắc trong vận chuyển…) để tránh làm mất đi cơ hội thu lợi nhuận cao nhất của doanh nghiệp hoặc có thể sẽ dẫn đến tình huống mất uy tín đối với khách hàng. Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng hóa phải được khách hàng chấp nhận và hài lòng với số tiền mà họ bỏ ra. Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán, tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Chi phí mua hàng phụ thuộc vào việc doanh nghiệp mua hàng của ai, ở đâu, số lượng bao nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, vận chuyển là thấp nhất. Do đó, mua hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nó góp phần nâng cao khả tranh cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, thúc đẩy quá trình kinh doanh, tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vì vậy để công tác mua hàng của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao thì quản trị mua hàng là hoạt động không thể thiếu mà doanh nghiệp đặc biệt cần quan tâm. Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu. Quản trị mua hàng của doanh nghiệp có thể được khái quát theo sơ đồ: Xây dựng kế hoạch mua hàng Tổ chức triển khai mua hàng Đánh giá công tác mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng Xây dựng mục tiêu mua hàng Xác định phương án ngân sách mua hàng Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Thương lượng và ký kết mua hàng Triển khai giao nhận và thanh toán Đánh giá kết quả mua hàng Đánh giá thành tích lực lượng mua hàng  Quản trị mua hàng có vai trò quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp: - Quản trị mua hàng góp phần đảm bảo đủ về số lượng hàng hóa và dịch vụ phục vụ nhu cầu bán ra và nhu cầu vận hành của doanh nghiệp. Hàng hóa và dịch vụ mua về phải đúng chủng loại, kết cấu, mẫu mã… theo yêu cầu. - Quản trị mua hàng đảm bảo tối ưu hóa chất lượng hàng hóa và dịch vụ mua theo đúng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng hóa và dịch vụ mua về phải đảm bảo đúng các tiêu chuẩn chất lượng đề ra. - Quản trị mua hàng giúp giảm chi phí mua hàng và giá thành hàng mua. Quản trị mua hàng phải tính toán các phương án mua hàng về số lượng, thời điểm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp… để giảm thiểu các chi phí mua hàng liên quan bao gồm cả giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, chi phí kho bãi… - Quản trị mua hàng nhằm đảm bảo thời hạn trong mua hàng, bao gồm thời hạn trong thanh toán và thời hạn giao hàng theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp. Nhà quản trị mua hàng phải nghiên cứu, đánh giá nhà cung cấp và tiến hành các biện pháp tránh tình trạng hàng hóa và dịch vụ được giao hàng chậm, sớm. - Quản trị mua hàng nhằm thiết lập được các quan hệ làm ăn lâu dài, uy tín với các nhà cung cấp. Từ đó khai thác thông tin thị trường và phát triển các đối tác cho doanh nghiệp. Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp luôn phải chịu sức ép cạnh tranh rất nhiều cùng với sự đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng. Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn, hàng hóa sẽ được cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng, đồng vốn lưu động được lưu chuyển nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, như vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh qua giá. Hơn nữa quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hóa kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức. Khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trường khi có nhu cầu mà muốn làm được điều đó thì bắt buộc doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt động mua hàng. Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo tính thường xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay từ khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt sẽ dẫn đến tình trạng chậm trễ. Như không thúc giục bên bán giao hàng đúng hẹn hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi giao nhận… có thể sẽ làm cho doanh nghiệp mất đi tín và lợi nhuận của mình, ngoài ra doanh nghiệp lại có thể mất công phải tìm kiếm nhà cung ứng mới làm mất sự ổn định trong kinh doanh.  Nội dung cơ bản của quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại: Xây dựng kế hoạch mua hàng: giải quyết bài toán doanh nghiệp cần mua gì, số lượng bao nhiêu, mua khi nào, dự tính mua ở đâu, mua với giá nào… dựa trên cơ sở tính toán đến các yếu tố thuộc về khách hàng, nhà cung cấp, các đối tác và các đối thủ cạnh tranh. Xây dựng kế hoạch mua hàng bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án mua hàng. Xác định nhu cầu mua hàng là công việc quan trọng nhất trong xây dựng kế hoạch mua hàng. Kế hoạch mua hàng thường được cụ thể hóa dưới hình thức các phương án mua hàng. Phương án mua hàng chi tiết hóa toàn bộ các thông số như mua cái gì, mua ở đâu, mua như thế nào, các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp, mức giá, các điều kiện đi kèm… Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng. Đánh giá công tác mua hàng bao gồm hai nội dung chính: đánh giá kết quả mua hàng và đánh giá đội ngũ mua hàng. Đánh giá kết quả mua hàng tiến hành phân tích các kết quả đạt được trong quá trình mua hàng như hiệu quả hàng mua, chất lượng nhà cung cấp, các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng… Từ kết quả đánh giá này, doanh nghiệp sẽ tiến hành điều chỉnh hoạt động mua hàng. Với đội ngũ mua hàng, đánh giá thành tích chú trọng vào hiệu quả của lần mua hàng, thành điều chỉnh thông qua các hoạt động điều chỉnh chính sách và quy trình mua hàng, chế độ đãi ngộ thưởng phạt, đào tạo… 2. Tầm quan trọng của tổ chức thực hiện mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Tổ chức thực hiện mua hàng có ý nghĩa quan trọng thể hiện ở chỗ: Doanh nghiệp thương mại muốn hoạt động ổn định, hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao thì điều cần thiết là phải có được những nhà cung cấp thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Tổ chức thực hiện công tác mua hàng là khâu thực hiện kế hoạch mua hàng một cách khoa học. Để từ đó đảm bảo được lợi ích của DNTM và giảm thiểu rủi ro đến từ các nhà cung cấp và công tác mua hàng, nâng cao hiệu quả của quản trị mua hàng. Tổ chức thực hiện công tác mua hàng có hiệu quả là đạt được mục tiêu mua hàng của DNTM với chi phí thấp nhất. Đó là tiền đề cho việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Vì vậy DNTM cần tập trung sự chú ý của mình ngay từ khâu mua hàng, từ các hoạt động của tổ chức thực hiện công tác mua hàng. 3. Quy trình tổ chức thực hiện công tác mua hàng của DNTM Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp thương mại sẽ tổ chức thực hiện kế hoạch theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như sau: - Tìm kiếm nhà cung cấp - Lựa chọn các nhà cung cấp - Thương lượng và đặt hàng - Giao nhận và thanh toán tiền mua hàng Các bước công việc này có mối quan hệ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau. Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phải được thực hiện một cách cẩn thẩn. Khi doanh nghiệp có được mối quan hệ tốt đối với nhà cung ứng có thể sẽ mua được hàng hóa với giá rẻ hơn, được ưu tiên trong trường hợp hàng hóa khan hiếm hay lên cơn sốt, đảm bảo tính thường xuyên đều đặn cho hoạt động kinh doanh như vậy doanh nghiệp sẽ có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Mặt khác, việc có được một nhà cung cấp uy tín, ổn định sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí và công sức cho việc tìm kiếm nhà cung cấp mới. Thương lượng và đặt hàng cũng là một giai đoạn rất quan trọng trong tổ chức thực hiện mua hàng. Thành công hay thất bại trong thương lượng có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Thương lượng thành công với nhà cung ứng có thể giúp doanh nghiệp giảm các khoản chi phí kinh doanh, nâng cao lợi nhuận, giúp doanh nghiệp xây dựng, duy trì và củng cố những mối quan hệ hợp tác lâu dài. Ngược lại, sai lầm trong thương lượng có thể khiến doanh nghiệp chịu thiệt thòi, mất mát, thậm chí phá sản. Vì vậy tùy theo từng thương vụ kinh doanh mà doanh nghiệp cần có những cuộc thương lượng hợp lí nhằm đem lại kết quả tốt nhất. Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp đặt hàng với nhà cung cấp. Việc đặt hàng có thể diễn ra theo nhiều hình thức, tuy nhiên cho dù sử dụng bất kì hình thức nào đi chăng nữa thì hoạt động này cũng rất được quan tâm vì nó ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không chọn cho mình một hình thức đặt hàng tốt nhất thì khi xảy ra tranh chấp hay vi phạm về số lượng, chất lượng, giá cả, vận chuyển, giao nhận… sẽ không có cơ sở để giải quyết dẫn đến ảnh hưởng quá trình hoạt động cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Giai đoạn cuối cùng của tổ chức thực hiện mua hàng là giao nhận và thanh toán tiền hàng. Giai đoạn này có ý nghĩa quan trọng thể hiện ở chỗ: Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không thúc giục bên bán giao hàng thì có thể vì một số nguyên nhân khách quan mà hàng hóa sẽ bị đến chậm điều này sẽ làm cho doanh nghiệp mất cơ hội tăng lợi nhuận, mất uy tín đối với khách hàng hoặc doanh nghiệp không giám sát, theo dõi, kiểm tra trong quá trình giao hàng dẫn đến tình trạng hàng hóa không đúng như trong hóa đơn mua hàng, nó sẽ làm ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, doanh nghiệp phải mất chi phí, thời gian, công sức để tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp mới. Việc thanh toán tiền mua hàng liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả người mua và người bán. Do đó doanh nghiệp cần phải nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng hình thức và thời hạn như đã thỏa thuận để nâng cao uy tín của mình trước các nhà cung cấp, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với họ. II. Nội dung chủ yếu của tổ chức thực hiện mua hàng của DNTM 1. Tìm kiếm nhà cung cấp Doanh nghiệp mong muốn có nhiều nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp thương mại cần mua để có thể lựa chọn. Vấn đề là họ tìm ở đâu? Bằng cách nào? Cần những thông tin gì về nhà cung cấp đó? Làm sao lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất. 1.1. Phân loại nhà cung cấp  Phân loại theo giá trị hàng mua - Nhà cung cấp chính : là nhà cung cấp mà giá trị mua được từ đó chiếm tỉ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua về để cung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định. Nhà cung cấp này quyết định khối lượng hàng hóa mua vào và ổn định của quá trình mua nên cần phải được quan tâm thường xuyên. - Nhà cung cấp phụ : Là nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỉ trọng nhỏ trong khối lượng hàng mua được. Khối lượng hàng hóa mua được từ nguồn này không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tương lai, nhất là đối với những nguồn hàng mới.  Phân loại theo tính chất quan hệ - Nhà cung cấp truyền thống : Doanh nghiệp đã có mối quan hệ mua bán với nhà cung cấp trước đó, trong một thời gian dài. Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau. Mức độ rủi ro khi mua hàng tại nhà cung cấp truyền thống thấp. - Nhà cung cấp mới : Doanh nghiệp chưa có hoặc có ít quan hệ với nhà cung cấp này. Doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về nhà cung cấp để đưa ra quyết định.Thông thường doanh nghiệp sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng không lớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng nhà cung cấp.  Phân loại theo phạm vi địa lý - Nhà cung cấp trong nước : Là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng tại Việt Nam. Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến nhà cung cấp và việc mua hàng của họ. Doanh nghiệp thương mại có khả năng kiểm soát tình hình cung cấp hàng hóa của họ theo các hợp đồng đã kí kết... Tuy nhiên,ở một số mặt hàng ( ví dụ như: sắt thép, hàng điện tử, phương tiện đi lại, dụng cụ gia đình...) đều có chất lượng thấp, giá cao, kiểu dáng, mẫu mã vẫn chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu thị hiếu của của người tiêu dùng. Một số nhà cung cấp trong nước chưa đảm bảo được độ tin cậy trong hoạt động kinh doanh, thậm chí vi phạm pháp luật và đạo đức kinh doanh. - Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể kí kết trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài để nhập hàng hoặc thông qua trung gian. 1.2. Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm: - Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: Nguồn này có được nhờ quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp. Nguồn này còn có thể bao gồm các thông tin đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp (nhà quản trị, nhân viên mua hàng và những người khác trong doanh nghiệp), các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trú tại doanh nghiệp... - Nguồn thông tin đại chúng: Báo, tạp chí chuyên ngành, truyền hình, đài phát thanh, mạng internet... - Nguồn thông tin từ các nhà cung cấp: Thư chào hàng, catalog quảng cáo, đại diện bán (người chào hàng), hội chợ, triển lãm và giới thiệu sản phẩm dịch vụ của nhà cung cấp.vv.. 1.3. Lập hồ sơ các nhà cung cấp Để lập hồ sơ các nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập thông tin, xử lý thông tin về nhà cung cấp, rút ra những nhận xét, đánh giá và kết luận về từng nhà cung cấp theo các nguyên tắc tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau : - Tên hiệu của nhà cung cấp. -Chức năng,nhiệm vụ,ngành nghề kinh doanh,lĩnh vực kinh doanh. -Phạm vi hoạt động theo thị trường. -Chất lượng sản phẩm dịch vụ. - Uy tín,nhãn hiệu thương hiệu sản phẩm dịch vụ. -Các điều kiện cung cấp sản phẩm. - Khả năng tài chính. -Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Về nguyên lý, doanh nghiệp cần tìm kiếm các nhà cung cấp theo quan điểm đầu tư xây dựng mối quan hệ tốt đẹp làm ăn lâu dài với họ.Tuy nhiên, phải hết sức thận trọng khi thu thập và tìm hiểu thông tin về nhà cung cấp, nhất là các nhà cung cấp nước ngoài vì các thông tin về họ đều khó kiểm chứng hoặc phức tạp.Trong những trường hợp này, đòi hỏi doanh nghiệp ưu tiên mua hàng của những thương hiệu có uy tín. Bảng 1 : Danh sách nhà cung cấp được lựa chọn STT Tên nhà cung cấp Người liên hệ Địa chỉ Dịchvụ/sản phẩm cung cấp Phê duyệt Ghi chú Ngày.....tháng.....năm.......... Giám đốc Phụ trách mua hàng Người đánh giá Bảng 2 : Danh sách nhà cung cấp chính thức STT Tên nhà cung cấp Người liên hệ Địa chỉ Phê duyệt Giám đốc Hiệu lực Ngày đánh giá lại Ghi chú Ngày.....tháng.....năm...... Phụ trách mua hàng Người đánh giá 2. Lựa chọn nhà cung cấp Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào. Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức: Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp; Thông qua hội chợ, triển lãm; Thông qua đơn thư chào hàng; Thông qua hội nghị khách hàng. → Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt. Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị. 2.1. Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp - Giá mua và điều kiện thanh toán: giá phải trả cho sản phẩm và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán; để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng… - Chất lượng và tính khả ứng của mặt hàng mua: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa, khả năng thích ứng của sản phẩm trên thị trường…điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được thong qua các kì kiểm tra và đánh giá chất lương như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…. - Thời hạn và tính kịp thời của việc giao hàng: thời hạn giao hàng có được đảm bảo không, nhà cung cấp thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại sao sai hẹn… - Khả năng thích nghi của người bán với nhu cầu đặc biệt - Khả năng kĩ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề về kĩ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt, hoặc trong các đơn đặt hàng đặc thù; khả năng kĩ thuật giúp nhà cung cấp có khả năng thích ứng với các đòi hỏi của thị trường. - Các dịch vụ trước, trong, sau bán và bảo trì - Khối lượng và tính liên tục của nhà cung ứng: khả năng sản xuất của nhà cung cấp đảm bảo tinhd liên tục cũng như chất lượng của nhà cung cấp hàng hóa, bao gồm chất lượng của trang thiết bị, khả năng nhân sự, tổ chức sản xuất, hệ thống kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc. - Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kì thua lỗ và khó khăn về tài chính. - Sự phản hồi đối với những sự cố phát sinh - Quy mô sản xuất Qua phân tích tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng so sánh và cân nhắc những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình. Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là: - Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống... nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá... - Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được độ rủi ro, tránh được sự ép giá... nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lượng không cao... các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau: - Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ ” - Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp. 2.2. Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp Việc lựa chọn nhà cung cấp phải xem xét trên 2 loại mặt hàng: Thứ nhất, đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp (mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài long thì còn tiếp tục mua hàng của họ”. Nghĩa là doanh nghiệp nên tiếp tục mua hàng của nhà cung cấp hiện thời nếu đáp ứng được nhu cầu và kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn. Thứ hai, đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh hoặc những mặt hàng mà các nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới. Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp sau: - Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: Nhà quản trị mua hàng có thể bằng kinh nghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản than trong suốt quá trình hoạt động của mình để lựa chọn nhà cung cấp. Phương pháp này đơn giản, các quyết định đưa ra nhanh chóng, song mang tính chủ quan, định kiến hoặc thiên kiến, có thể mắc sai lầm trong việc đánh giá và lựa chọn. - Phương pháp thang điểm: nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối với nhà cung cấp, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêu chuẩn, sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng nhà cung cấp từ đó đưa ra các quyết định lựa chọn mang tinh khách quan. Theo phương pháp này, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình lựa chọn nhà cung cấp: + Xác định các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp; + Xác định trọng số cho từng tiêu chuẩn, cho điểm nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn và tiến hành lựa chọn * Quy trình lựa chọn nhà cung cấp có thể bao gồm các bước cơ bản sau: - Bước 1:Thu nhập thong tin về nhà cung cấp: Do có nhiều nhà cung cấp cùng cung cấp một hoặc nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên đẻ có quyết định chính xác trong mối quan hệ hợp tác. - Bước 2:Lập danh sách nhà cung cấp ban đầu: Các nhà cung cấp được cập nhật vào danh sách ban đầu. - Bước 3:Lập tiêu chí đánh giá: Để đánh giá nhà cung cấp, công ty xem xét các vấn đề liên quan tới nhà cung cấp, sắp xếp theo mức độ quan trọng hoặc cho trọng số các tiêu điểm. - Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí đã chọn. Sau khi xem xét và đánh giá tiềm năng của từng nhà cung cấp, người được phân công đánh giá sẽ tiến hành phân loại chọn lọc nhà cung cấp dự vào tiêu chí đánh giá, các chuẩn mực lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể thăm quan nhà xưởng và đánh giá trực tiếp cơ sơ vật chất, giấy phép thành lập, kinh doanh và khả năng của nhà cung cấp. - Bước 5: Lập danh sách nhà cung cấp chính thức. Danh sách nhà cung cấp được chọn phải lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá. - Bước 6: Lưu hồ sơ. Danh sách nhà cung cấp được chọn được cập nhật thường xuyên và phải duy trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hoat động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá. -Bước 7: Đánh giá lại nhà cung cấp: Trong thời gian định kì hoặc đột xuất, công ty tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp có tên trong danh sách nhà cung cấp chính thức và vẫn đang cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho Công ty. * Sơ đồ quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp Người thực hiện Quy trình Tài liệu Nhân viên Yêu cầu đánh giá nhà cung cấp Nhân viên Thu thập thông tin Trưởng phòng Danh sách NCC ban đầu Biểu mâẫu danh sách NCC ban đâầu Lập tiêu chí đánh giá Trưởng phòng, Nhân viên Tiến hành đánh giá Trưởng phòng, Nhân viên Tiêu chuẩn đánh giá NCC Có/Không Lựa chọn NCC chính thức Trưởng phòng Trình TGĐ phê duyệt Tổng giám đốốc Danh sách NCC chính thức Làm lại trình 3. Thương lượng và đặt hàng quy Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn danh nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với họ. 3.1. Thương lượng Thương lượng với nhà cung cấp là quá trình trao đổi đàm phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa 2 bên ( người bán với người mua ) nhằm mục đích cùng có lợi. Đó là một giai đoạn quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định dến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng. Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải quyết bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các rằng buộc bằng cách rằng buộc chặt và rằng buộc lỏng. Những rằng buộc này liên quan đến số lượng hàng hóa, chủng loại hàng hóa, chất lượng hàng hóa, giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lý nếu vi phạm hợp đồng và để có thể đi được đến thỏa thuận chung thì hai bên cần phải phân chia các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Trong quá trình thương lượng và đặt hàng thì thương lượng giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cần thương lượng bao gồm: + Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hóa như: mẫu mã, chất lượng, phương tiện và phương pháp kiểm tra. + Giá cả và sự dao động về giá cả: khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến động. + Phương thức thanh toán ngay, chuyễn khoản, tín dụng chứng từ và xác định thời gian thanh toán. + Thời gian và địa điểm giao hàng: địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí vận chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng, ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai… Một vài điểm lưu ý khi thương lượng: + Cần biết cá nhân của người bán: cách giao tiếp, cách đàm phán, quyền quyết định. + Biết rõ nhu cầu của mình: tính năng sử dụng của sản phẩm, biết rõ các lần mua trước đó. + Biết rõ tổ chức cuộc thương lượng: mục tiêu, điều khoản chủ chốt của hợp đồng, có thể nhân nhượng điều gì và không thể điều gì. + Biết dẫn dắt cuộc thương lượng: lý lẽ chuẩn bị trước, thứ tự thương lươngj và các điều khoản, các cây át chủ bài, cách đặt vấn đề, gây tình huống và cách giải quyết cho từng tình huống. Chúng ta sử dụng việc thương lượng trong trong nhiều vấn đề nhưng bạn phải chắc chắn rằng chúng được thực hiện theo cách tốt nhất có thể để đạt được hiệu quả tối đa. Việc quan trọng nhất là vạch ra kế hoạch, chuẩn bị kĩ càng sẽ tạo cho bạn lợi thế khi thương lượng. Chỉ sử dụng kiến thức và kinh nghiệm bạn cần để đạt được mục đích. Hãy tự tin và chắc chắn rằng lúc nào bạn cũng nắm quyền kiểm soát cuộc thương lượng. Đề ra mục tiêu cao nhưng cũng không đựơc đánh giá thấp đối thủ của mình bởi vì có thể họ cũng được khuyên những lời tương tự như vậy. 3.2. Đặt hàng Sau khi đã thỏa thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế. Doanh nghiệp tiến hành dặt hàng với nhà cung cấp bằng một trong các hình thức sau: + Kí kết hợp đồng mua bán: Đây là hình thức mang tính pháp lí cao nhất. + Đơn đặt hàng (đứng tên người mua): Đây là hình thức mang tính pháp lí thấp hơn hình thức trên. + Hóa đơn bán hàng (đứng tên người bán): đây là hình thức mang tính pháp lí thấp nhất. Đặt hàng: Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng với nhà cung cấp, theo hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán ( đứng tên người mua và người bán ), hóa đơn đặt hàng, thư đặt hàng. Hợp đồng mua bán: là cơ sở để các bên ký kết làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn cứ pháp lý để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng. Vì vậy, hợp đồng mua bán phải đầy đủ, rõ ràng và cụ thể các nội dung dưới đây: +Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa. +Bao bì đóng gói hàng hóa. +Đơn giá và các phương pháp định giá. +Tên, địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên. +Thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận hay chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa. +Điều kiện giao nhận, xếp dỡ, vận chuyển. +Đồng tiền thanh toán, thời gian thanh toán và phương thức thanh toán. +Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết các tranh chấp. +Các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận. Doanh nghiệp tiến hành dặt hàng với nhà cung cấp bằng một trong các hình thức sau: + Kí kết hợp đồng mua bán: Đây là hình thức mang tính pháp lí cao nhất. + Đơn đặt hàng (đứng tên người mua): Đây là hình thức mang tính pháp lí thấp hơn hình thức trên. + Hóa đơn bán hàng (đứng tên người bán): đây là hình thức mang tính pháp lí thấp nhất. Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của cả 2 bên mua bán. Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở các quy định của pháp luật ( pháp lệnh về hợp đồng kinh tế, Luật dân sự, Luật thương mại …) 4. Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng Mục đích của giai đoạn này nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hang đúng thời hạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận hai bên. Bước công việc này bao gồm các nội dung cụ thể sau: Thúc giục giao hàng: doanh nghiệp có thể thúc dục nhà cung cấp giao hàng khi thời hạn giao hang sắp đến và thúc dục giao hàng đúng thời hạn giao hàng đã hết, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng từ phía nhà cung cấp do những nguyên nhân khách quan. Có thể sử dụng các kênh liên lạc khác nhau giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để giải quyết công việc này. Tổ chức giao nhận hàng: thông qua việc giám sát, theo dõi quá trình giao hàng. Khi giao nhận hàng cần thực hiện nghiêm túc, thận trọng trong các nội dung kiểm tra sau: - Kiểm tra về mặt chủng loại, mẫu mã,cơ sở màu sắc v.v… của hàng hóa. - Kiểm tra chất lượng hàng hóa: kiểm tra theo tiêu chuẩn đã ký kết, có thể thuê dịch vụ kiểm tra chất lượng. - Kiểm tra số lương hàng hóa: căn cứ vào hóa đơn mua hàng. - Kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng. Thanh toán tiền mua hàng: trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán,thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận được ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp (bên bán) Khi thanh toán cần phải chú ý đến các điều kiện thanh toán được thể hiện qua một số ký hiệu dưới đây: - Ký hiệu p1/t1p2/t2n/t3…có nghĩa là nếu thanh toán trong t1 ngay đầu sẽ được hưởng chiết khấu p1%, nếu thanh toán sau ngày thứ t1 nhưng trước t2 ngày thì được hưởng chiết khấu p2%(p2 - Xem thêm -

Tài liệu liên quan