Tài liệu Tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai erp tại công ty cổ phần in và dịch vụ đà nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TRẦN THỊ THU HUYỀN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 60.34.03.01 Đà Nẵng - Năm 2019 Công trình được hoàn thành tại TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Người hướng dẫn KH: TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh Phản biện 1:PGS.TS Ngô Hà Tấn Phản biện 2: TS. Hồ Văn Nhàn Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 02 năm 2019 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 có tác động đến nền kinh tế và xã hội. Hàng trăm triệu doanh nghiệp đang được hưởng lợi từ các dịch vụ sáng tạo được cung cấp bởi các hãng công nghệ. Công nghệ thông tin đã trở thành một trong những công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đang là xu thế tất yếu. Trong thị trường kinh tế hiện nay tối ưu hóa và sử dụng nguồn lực một cách phù hợp góp phần tạo nên thành công cho doanh nghiệp, tạo vị thế cạnh tranh trên thị trường. Hiện nay kế toán không chỉ là người ghi chép các thông tin, lên báo cáo mà còn tham gia và đóng vai trò quan trọng trong quản trị kinh doanh. Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, kinh doanh hiệu quả thì không thể thiếu một hệ thống tài chính hoạt động hiệu quả, kiểm soát được mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Để làm được vấn đề đó thì thông tin kế toán phải được luân chuyển đầy đủ và kịp thời. Hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp ngăn chặn những gian lận và sai sót một cách hiệu quả, là một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của khoa học, tin học được áp dụng vào hệ thống thông tin kế toán. Nó không dừng ở phần mềm kế toán mà còn bao trùm tất cả hoạt động ở các phòng ban trong doanh nghiệp. Từ các tập đoàn đa quốc gia đến các công ty có quy mô vừa và nhỏ, HTTTKT giúp cho bộ máy doanh nghiệp được vận hành một cách trơn tru, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Phần lớn các doanh nghiệp thường chưa coi trọng việc quản trị thông tin trong doanh nghiệp như: thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, dữ liệu kế toán… Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế tóan để ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán, chủ yếu sử dụng cho bộ phận kế toán. Các thông tin này thường được lưu trữ một cách rời rạc, không có sự kết nối giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Việc lưu trữ, quản lý thông tin rời rạc, không có tính liên kết khiến cho chủ doanh nghiệp rất khó có được cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp, và khi cần thông tin thi mất quá nhiều thời gian để yêu cầu các bộ phận tổng hợp. Vì vậy để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói riêng, hệ thống thông tin kế toán nói chung, nhiều doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể nhằm giải quyết, khắc phục được những hạn chế mà phần mềm kế toán mang lại. Các phần mềm quản lý tổng thể như ERP đã và đang được nhìn nhận đúng đắn về tầm quan trong và hiệu quả thực tiễn đem lại. ERP, viết tắt của “Enterprise Resource Planning” – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là công cụ tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. Nó gồm nhiều phân hệ chức năng cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu. Khác với các phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho công tác kế toán khắc phục được những hạn chế về mặt không gian, thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó giúp cho quá trình cung cấp thông tin mang tính kịp thời và tin cậy. Trước đây, phần mềm được dùng trong doanh nghiệp thường không kết nối, liên kết với các bộ phận kế toán, kinh doanh, … với nhau. Có những công việc bị lặp đi lặp lại nhiều lần, không theo quy trình nào. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong một chu trình. Do vậy, cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được thực hiện xuyên suốt ở các công đoạn, tránh chồng chéo, sai sót. Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng là một công ty có bề dày lịch sử trên 40 năm, được thành lập trên cơ sở cải tạo các xưởng in tư nhân trước năm 1975. Vì là một công ty có bề dày kinh nghiệm, mong muốn không bị đào thải khỏi thị trường, nên công ty luôn coi trọng việc ứng dụng CNTT trong bộ phận kế toán nói riêng và các bộ phận khác nói chung. Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là Misa. Phần mềm này Công ty đã mua từ lâu, được dùng chủ yếu cho bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh, tuy nhiên chưa có sự kết nối chia sẻ thông tin giữa hai bộ phận, nhiều thông tin phải nhập lại nhiều lần. Các bộ phận trong công ty sử dụng các phần mềm khác nhau, sự kết nối thông tin hai chiều giữa kế toán đến các bộ phận chức năng khác nhau chưa cung cấp đầy đủ kịp thời, chuẩn xác về thông tin cầ sử dụng gây lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu quả hoạt động. Ban lãnh đạo công ty thấy cần phải thay đổi, yêu cầu việc cần phải có một phần mềm có khả năng quản lý, kết nối mọi nghiệp vụ, bộ phận trong doanh nghiệp là một nhu cầu cấp thiết. Hiểu được tầm quan trọng, công ty đã nghiên cứu và vận hành hệ thống InERP vào đầu năm 01/01/2018. InERP là phần mềm được viết bởi đội ngũ IT công ty mới đào tạo, được dùng để quản lý mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Trong thời gian đầu năm 2018 đến hiện tại, công ty từng bước chuyển đổi từ phần mềm kế toán sang ERP, bước đầu đem lại hiệu quả cho toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên vì mới sử dụng nên tổ chức thông tin kế toán nói chung, và tổ chức thông tin kế toán nói riêng còn nhiều bất cập và vướng mắc. Qúa trình trao đổi thông tin kế toán và các bộ phận khác vẫn chưa có sự liên kết và đồng bộ. Các nhân viên chưa kịp thích ứng với những thay đổi của hệ thống nên sử dụng đồng thời hai phần mềm song song song, ERP phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, Misa được sử dụng để kết xuất các báo cáo và làm các báo cáo liên quan đến thuế. Trước những hạn chế mà công ty đang gặp phải, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu luận văn. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng. - Đề xuất hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện triển khai ERP tại công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện triển khai ERP. Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng trong năm 2018. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu - Dữ liệu và nguồn dữ liệu: Luận văn sử dụng hai nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Nguồn dữ liệu thứ cấp là các lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) và ERP. Nguồn dữ liệu sơ cấp là các quy trình hiện đang áp dụng tại Công ty CP In và Dịch vụ Đà Nẵng. - Phương pháp thu thập dữ liệu Tác giả tìm kiếm các cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong nước và quốc tế thông qua sách, thư viện, internet… Tìm kiếm các văn bản quy định về phân công nhiệm vụ công việc, các mẫu văn bản; các quy định về trình tự công việc; các quy định về báo cáo; các quy định liên quan đến HTTTKT. Quan sát và phỏng vấn một số nhân viên trong công ty nhằm đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty CP In và Dịch vụ Đà Nẵng khi ứng dụng ERP. Từ đó thông tin thu thập sẽ được tổng hợp, phân tích, đánh giá,… nhằm đề xuất hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại công ty. 5. Bố cục đề tài Bố cục luận văn: Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm: Chương 1: Một số vấn đề lý luận về ERP về tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện triển khai ERP Chương 2: Đánh giá tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng. Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu liên quan đến tổ chức thông tin kế toán tại một số doanh nghiệp nói chung và công tác ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp nói riêng. Việc ứng dụng ERP trong hệ thống doanh nghiệp phải được phối hợp đồng bộ, trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng. Khi ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ chức HTTTKT, mà cách tiếp cận HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, phù hợp để tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi thông tin giữa các bộ phận này. Điều này đã được tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011) phân tích là rõ trong nghiên cứu “ Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán” [4] để phân tích rõ sự cần thiết trong việc tiếp cận HTTTKT theo chu trình. Nghiên cứu này đề xuất việc tổ chức thông tin kế toán theo bốn chu trình cơ bản gồm: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính. Trong mỗi chu trình cần xác định rõ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình hay một quy trình cụ thể để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nghiên cứu này là cơ sở để tổ chức các chu trình trong doanh nghiệp, định hướng tổ chức thông tin kế toán để đáp ứng đầy đủ chức năng của kế toán trong chu trình. Phan Thanh Hảo (2018) [6] với luận án “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty cổ phần sản xuất thép Việt Mỹ”. Trên cơ sở hệ thống hóa một cách rõ nét các khái niệm về hệ thống thông tin kế toán cũng như hệ thống ERP, sự khác biệt khi ứng dụng hệ thống ERP trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp. Đồng thời, thông qua thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ phần sản xuất thép Việt Mỹ, nêu lên những ưu và nhược điểm từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán. Đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại bệnh viện C Đà Nẵng” [5] của tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh đã tổng hợp khá đầy đủ những lý thuyết cơ bản về hệ thống thông tin kế toán cũng như hệ thống phần mềm ERP, và quy trình ứng dụng ERP vào hệ thống thông tin kế toán, đưa ra được giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ERP vào công tác kế toán tại bệnh viện. Bên cạnh đó, cũng có nhiều tác giả nghiên cứu về tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP trong các doanh nghiệp. Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) [1], đây là nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim đã ứng dụng ERP, đã nêu lên những lợi ích mang lại từ việc ứng dụng này đồng thời giải pháp hoàn thiện để tăng cường hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị tại doanh nghiệp. Cũng như nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh (2015) [2] nghiên cứu này phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong các chu trình kế toán tại Công ty cổ phần Vận tải đa phương thức và đưa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP khá đầy đủ. Ngoài ra trên thế giới đã có nhiều nghiên cứu liên quan đến HTTTKT trong doanh nghiệp. Bài viết “The Current Role of accounting information systems” của ZSUZSANNA TOSTH (2012) [8] khẳng định HTTTTKT là khung của các hoạt động kế toán trong thực tiễn. HTTTKT có vai trò rất quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản ý, giúp nhà quản lý xây dựng hệ thống quẩn trị chi phí và báo cáo kiểm soát. Sự phát triển của công nghệ thông tin làm tăng khả năng cung cấp thông tin của HTTTKT. Như một hệ quả của tự động hóa, phần mềm kế toán ra đời làm cho công tác kế toán xử lý dễ dàng hơn, nhanh hơn và đáp ứng được nhu cầu thông tin của quản lý. Tuy nhiên, để dáp ứng được yêu cầu quản trị ở mức cao hơn, hệ thống phần mềm quản trị ERP ra đời, cung cấp một hệ thống cơ sở dữ liệu về thông tin rộng hơn cho kế toán, các nhà kiểm soát và nhà quản lý. Bài viết đã phân tích vai trò của HTTTKT đối với việc ra quyết định của nhà quản trị; vai trò của tin học trong sự phát triển của HTTTKT. Tuy nhiên, còn rất nhiều vai trò khác của HTTTKT mà bài viết chưa đề cập cũng như chưa có ví dụ thực tiễn. Qua các nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy việc ứng dụng ERP tác động lớn đến HTTTKT, đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn thiện HTTTKT nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán, nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ khả năng kiểm soát tốt hơn chi phí, công nợ, tối ưu hoá các nguồn lực hiện có. Kế thừa từ những nghiên cứu trước cùng với hạn chế khi chưa có các nghiên cứu tìm hiểu cụ thể về nhu cầu thông tin kế toán của từng bộ phận chức năng trước khi ứng dụng ERP, để khi triển khai sẽ phát huy đầy đủ nhu cầu thông tin cần thiết. Mặt khác, HTTTKT ở Công ty In Đà Nẵng đang dần lộ rõ nhiều hạn chế do sự phát triển nhanh chóng của công ty, đòi hỏi cần có sự thay đổi để tạo điều kiện cho những phát triển sau này. Mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh, công ty In Đà Nẵng vừa thuộc loại hình thương mại và sản xuất có nhiều đặc thù khác với các đơn vị kinh doanh thông thường. Quy trình bán hàng, quy trình sản xuất cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ và hoạt động trong quy trình cũng có nhiều sự khác biệt. Vì vậy tác giả đã vận dụng vào thực tiễn của Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng để tìm hiểu thực trạng HTTTKT, bên cạnh đó nhận diện nhu cầu sử dụng thông tin kế toán. Từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT theo định hướng ERP tại Công ty. CHƢƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI ERP 1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Một số khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống: Hệ thống là tập hợp các thành phần có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp cận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức. Hình 1.1 Khái quát Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systerm – viết tắt là AIS) là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định. [9] 1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Với một HTTTKT được thiết kế tốt cho phép doanh nghiệp hoạt động một cách trơn chu. Với một HTTTKT thiết kế kém sẽ cản trở hoạt động của doanh nghiệp. Khi một doanh nghiệp đang gặp khó khăn, các dữ liệu trong HTTTKT có thể được sử dụng để phát hiện ra nguyên nhân của những vấn đề đang tồn tại, từ đó có các định hướng và quyết định trong quản trị doanh nghiệp. 1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp Trong doanh nghiệp, ngoài hệ thống thông tin kế toán còn có các hệ thống thông tin chức năng khác như hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin tài chính. Những hệ thống thông tin này tồn tại song song và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để cùng thực hiện một mục tiêu chung – thu thập, xử lý và cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả. Hình 1.2. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản lý 1.1.4 Tổ chức thông tin kế toán Ở mỗi đơn vị được thành lập và đi vào sản xuất kinh doanh, có tư cách pháp nhân đầy đủ đều phải tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê ở đơn vị. Theo đó, mỗi đơn vị phải tự xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức liên kết nhưng kế toán viên có trình độ chuyên môn thích hợp để thực hiện được toàn bộ công tác kế toán tài chính, thống kê ở đơn vị. Để có thể xây dựng được mô hình bộ máy kế toán ở đơn vị được khoa học và hợp lý cần dựa vào lĩnh vực hoạt động, đặc điểm quy trình hoạt động, mức độ 27 phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị và khả năng, trình độ các kế toán viên, dựa vào trình độ trang bị và khả năng sử dụng các phương tiện tính toán ở đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị khoa học và hợp lý chẳng những đảm bảo được chất lượng của công tác kế toán, tài chính thống kê ở đơn vị mà còn tiết kiệm được chi phí hạch toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị. 1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ERP 1.2.1 Khái niệm ERP ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá trình kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [11] bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp. 1.2.2 Quá trình hình thành ERP Sự ra đời của hệ thống ERP là một bước ngoặt lớn trong sự phát triển của quy trình doanh nghiệp. Ra đời những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là phương thứng xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như: - Sản xuất cái gì? - Để sản xuất những cái đó thì cần những gì? - Hiện nay đã có trong tay những gì? - Những gì cần phải có nữa để sản xuất? 1.2.3 Đặc điểm của phần mềm ERP Theo Zeng et al. (2003) [14], một hệ thống ERP có các đặc điểm sau: - Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tương lai - Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính,… - Tính liên kết: ERP không chỉ liên kết các chức năng/ bộ phận của hệ thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp. 1.2.4 Cấu trúc của ERP Với mỗi tổ chức khác nhau, mỗi ngành nghề khác nhau thì các thành phần, chức năng, cấu trúc của một hệ thống ERP sẽ rất khác nhau. Trong bài “ERP – Một phong cách quản lý” [7] và loạt bài “ERP” của tác giả Andrew Lyon [17] thì một hệ thống ERP sẽ bao gồm các phân hệ sau: 1. Kế toán tài chính (Finance) 2. Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution) 3. Quản lý mua hàng (Purchase Control) 4. Quản lý hàng tồn kho (Stock Control) 5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control) 6. Quản lý dự án (Project Management) 7. Quản lý dịch vụ (Service Management) 8. Quản lý nhân sự (Human Resouce Management) 9. Báo cáo quản trị (Management Reporting) 10. Báo cáo thuế (Tax Reports). 1.2.5 Lợi ích của ERP Theo Poston và Grabski (2001) [15], các lợi ích của ERP bao gồm: cải thiện quá trình ra quyết định, thông tin kịp thời và chính xác hơn, gia tăng thỏa mãn của khách hàng, linh hoạt với những thay đổi của môi trường. Theo Shang và Seddon (2002) [16], lợi ích của ERP gồm 5 nhóm - Lợi ích về mặt hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện năng suất, chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng. - Lợi ích về măt quản lý: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và khả năng phân tích dữ liệu tạo điều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định và cải thiện đánh giá hoạt động ở các bộ phận. - Lợi ích về mặt chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công nghệ thông tin. - Lợi ích về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm chi phí và tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác. - Lợi ích về mặt doanh nghiệp: cải tiến quy trình làm việc, quá trình học tập và truyền thông trong doanh nghiệp, từ đó cải thiện văn hóa công ty. 1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP 1.3.1 Hệ thống chứng từ Trong điều kiện ứng dụng ERP, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện: nội dung lập và xét duyệt chứng từ, hình thức của chứng từ, số liên được lập. Ngoài bảy yếu tố bắt buộc trên một bản chứng từ được quy định trong Luật Kế toán, nội dung chứng từ còn có các yếu tố phi tài chính như thông tin đặt hàng của khách hàng không chỉ liên quan đến hàng hóa được đặt mà còn cả những thông tin về thời gian, vị trí thực hiện đặt hàng, người tiến hành giao dịch, nhân đặt hàng. 1.3.2. Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu a. Cơ sở dữ liệu Trong môi trường ERP, tất cả các phân hệ phần mềm sử dụng cùng một ngôn ngữ lập trình và cùng sử dụng một cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin. Cơ sở dữ liệu đầu vào của bộ phận này sẽ trở thành cơ sở dữ liệu đầu ra tại một bộ phận khác. Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này. Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, các dữ liệu được sử dụng hiệu quả cao. b. Mã hóa dữ liệu Trong hệ thống ERP, thông tin kế toán không chỉ được cập nhật bởi bộ phận kế toán trong doanh nghiệp mà còn do các bộ phận nghiệp vụ khác thực hiện và các dữ liệu sẽ tự động luân chuyển giữa các bộ phận. Chính vì vậy, để dữ liệu được nhất quán và các bộ phận khác nhau có thể truy xuất các dữ liệu cần thiết liên quan thì bộ mã xây dựng cho các đối tượng phát sinh phải nhất quán, thống nhất chung toàn bộ hệ thống. 1.3.3 Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán Trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP, sổ kế toán có chức năng giống như trong điều kiện hạch toán thủ công, là phương tiện để ghi chép, xử lý, tổng hợp và lưu trữ các dữ liệu kế toán. Doanh nghiệp cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau cả về kết cấu, nội dung tạo thành một hệ thống sổ kế toán. Các loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. 1.3.4 Tổ chức thông tin kế toán theo các chu trình 1.3.4.1. Sự cần thiết phải tổ chức thông tin kế toán theo các chu trình trong hệ thống ERP Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là ERP có các nghiên cứu đề xuất tổ chức thông tin kế toán theo chu trình nhằm nâng cao hiệu quả. Điều này hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: “Nếu bước hoạt động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện”. Việc sử dụng phần mềm kế toán rời rạc thường chỉ đáp ứng yêu cầu thu thập xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán. Khi phần mềm kế toán độc lập với các phần mềm của các phòng ban khác thì việc chuyển thông tin từ bộ phận kế toán sang các bộ phận chức năng khác như phòng kinh doanh, phòng vật tư… thường được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với hiệu quả thông tin thấp và không có tính kiểm soát. Hơn nữa, trong quá trình hoạt động của các đơn vị, có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một chu trình nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Do vậy cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót. 1.3.4.2. Các chu trình trong doanh nghiệp Tuy có thể khác nhau về ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh nhưng hoạt động chủ yếu trong doanh nghiệp có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính. Mỗi chu trình có những hoạt động khác nhau liên quan mật thiết đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Bảng 1.1 Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh Hoạt động Chu trình Chu trình doanh thu - Nhận đặt hàng - Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng - Kiểm tra hàng tồn kho - Lập lệnh bán hàng - Chuẩn bị hàng - Giao hàng và vận chuyển hàng - Cập nhật giảm giá hàng tồn kho - Lập hóa đơn - Theo dõi phải thu khách hàng - Thu tiền - Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo - Mua hàng (đặt hàng) - Nhận hàng và nhập kho hàng - Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và theo dõi thanh toán - Thanh toán cho nhà cung cấp - Lập báo cáo - Lập kế hoạch sản xuất - Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu Chu trình - Tổ chức sản xuất chuyển đổi - Kiểm soát quá trình sản xuất - Hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất - Chuẩn bị báo cáo - Dự báo nhu cầu tiền - Bán cổ phiếu cho nhà đầu tư Chu trình tài - Vay mượn tiền chính - Chi trả cổ tức và lãi - Thanh toán các khoản nợ - Chuẩn bị các báo cáo Chu trình cung ứng KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 Trong chương 1, luận văn trình bày những vấn đề lý luận về hệ thống thông tin kế toán, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP cũng như công tác tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP trong doanh nghiệp. Tác giả đã chú trọng làm rõ việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP. Khi ứng dụng ERP thì tổ chức thông tin kế toán phải thay đổi, hướng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và cung cấp thông tin theo chu trình trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp. Luận văn cũng đã mô tả và khái quát hóa các chu trình cơ bản của HTTTKT ở doanh nghiệp: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính. Tất cả những vấn đề lý luận trong chương này là cơ sở để tác giả phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp trong việc tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng trong chương tiếp theo. CHƢƠNG 2 ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành & phát triển Tên công ty : Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng Tên giao dịch : DaNang Printing and Service Joint Stock Company Địa chỉ : 420 Lê Duẩn, Phường Chính Gián, Quận Thanh Khê, TP Đà Nẵng Chi nhánh, phân xưởng in: - Xí nghiệp in Hòa Khánh – Đường số 10 Khu công nghiệp Hòa Khánh - Cơ sở in Tam Kỳ - 14 Trần Qúy Cáp, TP Tam Kỳ, Tỉnh Quảng Nam Điện thoại : 02363.244.639 Email : [email protected] 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh chính: Sản xuất, in: Sách, báo, tạp chí, tập san, các loại văn hóa phẩm, vé số, giấy tờ quản lý kinh tế xã hội, bao bì các loại, tem nhãn; Tư vấn, thiết kế và tạo mẫu; Xuất nhập khẩu: Xuất nhập khẩu các loại sản phẩm in, nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị in và các loại vật tư ngành in; Kinh doanh, đại lý: Các loại sách, báo, giấy tờ, vở học sinh, văn phòng phẩm, văn hóa phẩm, đồ dùng mỹ phẩm và tham gia liên kết kinh doanh các loại ấn phẩm khác; Nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị in và các loại vật tư ngành in; Tư vấn hướng dẫn làm thủ tục xuất bản phẩm; Dịch vụ liên quan đến in (Gia công – chế bản – xuất kẽm CTP);