Tài liệu Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ văn phòng trung ương đảng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI HOÀNG THỊ HOÀN TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI HOÀNG THỊ HOÀN TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của Đảng và Nhà nước nhưng đã được chú thích. Công trình này chưa được tác giả nào công bố. TÁC GIẢ Hoàng Thị Hoàn LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước hết tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện trong suốt thời gian học tập. Tác giả xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Lãnh đạo Vụ Hành chính - Cơ yếu, lãnh đạo Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đảng, các đồng nghiệp trong cơ quan. Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của TS. Chu Thị Hậu đã giúp tác giả hoàn thành luận văn này. Trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu của bản thân, còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước; tuy nhiên, do trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BBT Ban Bí thư BCHTW Ban Chấp hành Trung ương BCT Bộ Chính trị CSDL Cơ sở dữ liệu TW Trung ương VPTW Văn phòng Trung ương DANH MỤC CÁC BẢNG STT Bảng 1 Bảng 2 TÊN BẢNG Thống kê các giai đoạn của Phông lưu trữ VPTW Đảng Thống kê tài liệu thu thập qua các giai đoạn của Phông lưu trữ VPTW Đảng TRANG 26 31 MỤC LỤC --LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài………………………………………………………………………. 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu…………………………………………………….. 2 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu……………………………………………………... 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu…………………………………………………… 3 5. Phương pháp nghiên cứu……………………………………………………………... 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài……………………………………………… 4 7. Kết cấu của đề tài……………………………………………………………………… 5 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆULƯU TRỮ…………………………………………………………….. 6 1.1. Cơ sở lý luận của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ……………………………….. 6 1.1.1. Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ …………………………………….. 6 1.1.2. Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ……………………………………. 6 1.1.3. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ……………………………………. 7 1.1.3.1. Phân loại, chỉnh lý tài liệu…………………………………………………….. 7 1.1.3.2. Xác định giá trị tài liệu………………………………………………………… 8 1.1.3.3. Xây dựng công cụ tra cứu……………………………………………………... 10 1.1.3.4. Thống kê tài liệu lưu trữ……………………………………………………….. 12 1.2. Cơ sở pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ..……………………………….. 12 1.2.1. Các văn bản pháp quy……………………………………………………………. 12 1.2.2. Các văn bản của Đảng…………………………………………………………… 13 1.3. Ý nghĩa của việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung 14 ương Đảng………………………………………………………………………………… 1.3.1. Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu và phông lưu 14 trữ…………………………………………………………………………………………… 1.3.2. Tổ chức khoa học tài liệu giúp phát huy giá trị của tài liệu………………… 15 1.3.3. Tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo quản an toàn, chặt chẽ, giữ gìn bí mật, không để mất mát và thất lạc tài liệu…………………………………………………. 15 1.3.4. Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho ứng dụng công nghệ thông tin vào công 16 tác lưu trữ được thuận lợi………………………………………………………… Chương 2: TỔNG QUAN PHÔNG LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU 19 TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG……………........ 2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và nội dung, thành phần tài liệu 19 Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng………………………………………. 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng... 19 2.1.2. Nội dung, thành phần tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 24 2.1.2.1. Cơ sở xác định Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng…………….. 24 2.1.2.2. Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng 26 Trung ương Đảng………………………………………………………………………… 2.2. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 30 2.2.1. Phân loại, chỉnh lý tài liệu……………………………………………………… 32 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu…………………………………………………………… 34 2.2.3. Xây dựng công cụ tra cứu ……………………………………………………….. 36 2.2.4. Thống kê tài liệu lưu trữ ………………………………………………………… 36 2.3. Nhận xét, đánh giá…………………………………………………………………... 38 2.3.1. Ưu điểm…………………………………………………………………………….. 38 2.3.2. Nhược điểm………………………………………………………………………… 38 2.3.3. Nguyên nhân………………………………………………………………………. 39 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG………... 41 3.1. Phân loại, chỉnh lý khoa học………………………………………………… 41 3.1.1. Tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ cơ quan........................... 41 3.1.2. Bổ sung, hoàn thiện phương án phân loại tài liệu……………………………. 43 3.2. Xác định giá trị tài liệu……………………………………………………… 47 3.2.1. Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu……………………………………. 47 3.2.2. Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…………………………………………... 49 3.3. Hoàn thiện các công cụ tra cứu thông tin tài liệu……………………………. 50 3.4. Hoàn thiện các công cụ thống kê tài liệu………………………………….. 56 KẾT LUẬN………………………………………………………………………………. 59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài “Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc của Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản của cơ quan Đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo” [32, Điều1]. Vì vậy, tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của VPTW Đảng có nội dung rất đa dạng, phong phú và có nhiều giá trị. Toàn bộ khối tài liệu đó hình thành nên phông Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là một bộ phận cấu thành quan trọng của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, có vị trí đặc biệt quan trọng tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng vì nó không chỉ phản ánh hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng mà còn phản ánh sâu sắc và toàn diện nhiều hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ này có ý nghĩa rất cơ bản, giúp cho cơ quan chức năng quản lý và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu của Phông để khai thác, sử dụng phục vụ công tác tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các đồng chí lãnh đạo Đảng; phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Hiện nay, Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (từ năm 1947 đến năm 2016) đã được tổ chức khoa học như phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị ... và bước đầu phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề chưa thực hiện được như: chưa có khung phân loại chi tiết và hệ thống hoá tài liệu, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Phông. Là một học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ học đồng thời là một cán bộ đang công tác ở Văn phòng Trung ương Đảng, tôi mong muốn đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng góp phần đưa tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả cho xã hội, cho nghiên cứu khoa học. Vì vậy tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng” làm đề tài luận văn thạc sĩ. 2 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Tổ chức khoa học tài liệu là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ, vì vậy từ trước đến nay đã có nhiều công trình, bài nghiên cứu của nhiều tác giả khác nhau về vấn đề này. Có thể khái quát các công trình nghiên cứu thành các nhóm bao gồm: Các luận văn thạc sĩ khoa học như: Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hương về “Tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Đảng ủy Khối trực thuộc Trung ương tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng” năm 2009, Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Hải Linh về”Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân chính Đảng tỉnh Nam Định”, năm 2008. Luận văn thạc sĩ của Hồ Anh Tú về “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố (Qua khảo sát tại Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội và một số tỉnh lân cận”, năm 2008. Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Út Trang về “Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương - Đảng Cộng sản Việt Nam”, năm 2008… Các bài viết có liên quan đến công tác tổ chức khoa học tài liệu được đăng trên tạp chí chuyên ngành như Tạp chí Văn thư Lưu trữ, website chuyên ngành… Nhìn chung, các công trình nói trên đều đã đề cập đến các nội dung tổ chức khoa học tài liệu đối với những khối tài liệu khác nhau ở các cơ quan của Đảng và Nhà nước, tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ VPTW Đảng. Vì vậy, với đề tài này, tác giả đã kế thừa ở những đề tài nghiên cứu khoa học đi trước về phương pháp nghiên cứu, cách tiếp cận, khảo sát và xây dựng kết cấu nội dung luận văn nhưng không trùng lặp. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích nghiên cứu Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, cụ thể là: - Hoàn thiện khung phân loại chi tiết và hệ thống hoá tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. - Hoàn thiện bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng. Từ đó góp phần làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ tại Văn 3 phòng Trung ương Đảng nói riêng và nâng cao nhận thức của xã hội đối với công tác lưu trữ của Đảng nói chung. *Nhiệm vụ nghiên cứu Với mục đích nghiên cứu của đề tài như đã nêu ở trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được đặt ra như sau: - Nghiên cứu cơ sở lý luận tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung; - Nghiên cứu cơ sở pháp lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Trung ương Đảng; - Nghiên cứu hiện trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; - Từ cơ sở khoa học, thực tiễn và hiện trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Trung ương Đảng, tác giả sẽ hoàn thiện nội dung và phương pháp cho việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ theo từng quy trình nghiệp vụ cụ thể ở Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm các quy trình nghiệp vụ cụ thể như phân loại, chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; xây dựng các công cụ thống kê, tra cứu cho phông lưu trữ. - Phạm vi của đề tài được xác định là Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng từ khi thành lập Phông năm 1947 đến năm 2016. 5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài Để hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, tác giả đã sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin và các phương pháp khác như: phương pháp phân tích tổng hợp, điều tra khảo sát thực tế, so sánh đối chiếu. Cụ thể là: - Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin về nhận thức khoa học giúp cho người nghiên cứu đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng. Từ đó, có cái nhìn toàn diện, là cơ sở cho các kết luận, đánh giá của đề tài nghiên cứu. - Phương pháp phân tích - tổng hợp giúp người nghiên cứu phân tích, xử lý số liệu, thông tin sau khi khảo sát thực tế. 4 - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế giúp người nghiên cứu tìm hiểu thực tế hiện trạng công tác lưu trữ của Văn phòng Trung ương Đảng nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu nói riêng. Qua trực giác và bằng các số liệu thống kê, người nghiên cứu sẽ đưa ra các nhận xét về hiện trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu. - Phương pháp so sánh, đối chiếu giúp người nghiên cứu sau khi có các kết quả khảo sát thực tế, đối chiếu với những lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, các quy định của Đảng để phát hiện các điểm đã làm được, các điểm còn hạn chế trong công tác tổ chức khoa học tài liệu, từ đó đưa ra biện pháp khắc phục. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Về mặt lý luận Đề tài góp phần làm rõ hơn phương pháp tổ chức khoa học tài liệu trong các cơ quan đảng nói chung và Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng. - Về mặt thực tiễn Thứ nhất, đưa ra được một lộ trình khi tiến hành tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng từ khi tiến hành khảo sát, biên soạn hồ sơ phông, phân loại, xác định giá trị tài liệu, khôi phục lại hồ sơ, hệ thống hoá tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu,… Bên cạnh việc cung cấp các nghiệp vụ cụ thể về tổ chức khoa học, luận văn còn đề xuất các công cụ phục vụ đắc lực không thể thiếu khi tiến hành tổ chức khoa học một phông tài liệu, như khung phân loại tài liệu và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng được tổ chức khoa học sẽ phát huy được hiệu quả tối đa trong khai thác, sử dụng tài liệu; đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tập trung thống nhất Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Thứ hai, luận văn hoàn thành sẽ đề xuất được hướng giải quyết, khắc phục được một số tồn tại trong công tác chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu của Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng. Kết quả đạt được của luận văn sẽ rút ra được những phương pháp, biện pháp trong công tác tổ chức khoa học tài liệu của Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Thứ ba, kết quả nghiên cứu của đề tài còn là tài liệu tham khảo cho các nhà quản lý, nhà nghiên cứu, nhà khoa học, học viên cao học, sinh viên trong các trường đại học, 5 cao đẳng, trung cấp hiểu thêm về nội dung, thành phần, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu của Phông Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cũng như các nghiệp vụ cụ thể về việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Đảng. 7. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và một số phụ lục kèm theo, luận văn bao gồm 3 chương chính như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 6 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1.1.1. Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được đề cập ở nhiều cuốn sách khác nhau, được nhiều tác giả, nhà nghiên cứu khái quát, cụ thể: “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một hoạt động bao gồm nhiều nội dung khác nhau từ việc bổ sung các tài liệu cònthiếu cho các lưu trữ, các phông, các sưu tập…đến việc đánh giá, phân loại, thốngkê, xây dựng mục lục tài liệu…”. Ở định nghĩa này, tác giả GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm đã đưa việc thu thập, bổ sung tài liệu vào tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, còn một số nhà khoa học lại cho rằng tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, tác giả cho rằng việc tổ chức khoa học tài liệu chỉ thực hiện khi tài liệu đã được nộp vào kho lưu trữ. Vì vậy việc thu thập, bổ sung tài liệu chỉ là một khâu nghiệp vụ lưu trữ không đưa vào tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Tóm lại, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ như phân loại, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu và thống kê tài liệu lưu trữ. 1.1.2. Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Mục đích chung: - Giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ; - Giúp cho việc bảo quản tài liệu được khoa học; - Giúp cho việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, dễ dàng, hiệu quả; - Giúp cho việc thống kê tài liệu được chính xác, nhanh chóng; - Giúp cho việc tin học hóa được thuận lợi, hiệu quả. Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu đối với cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng: 7 - Giúp cho Lãnh đạo Văn phòng nắm chắc: Hiện nay việc phân phông qua các giai đoạn có bao nhiêu hồ sơ, từ đó giúp cho việc quản lý tài liệu hình thành từ khi Văn phòng được thành lập cho đến nay được chặt chẽ; - Giúp cho việc sắp xếp, bảo quản tài liệu theo từng loại hình (Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu ảnh, phim điện ảnh ghi âm) được khoa học; - Giúp cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của lãnh đạo, chuyên viên phục vụ công việc hàng ngày được nhanh chóng, dễ dàng, hiệu quả. - Giúp cho việc thống kê tài liệu hàng năm theo yêu cầu của cơ quan quản lý được chính xác, nhanh chóng; - Giúp cho việc xây dựng các cơ sở dữ liệu về thông tin cấp 2 của hồ sơ, tài liệu hiện nay đang được Văn phòng Trung ương triển khai được thuận lợi, hiệu quả.Tổ chức khoa học tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu được thuận lợi, qua việc phát hiện tình trạng vật lý của tài liệu, phát hiện sự thiếu, đủ của tài liệu. Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ. Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại. Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của Đảng, nhà nước trong công tác lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được thống nhất trong các lưu trữ cơ quan và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. 1.1.3. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: phân loại, chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; tổ chức xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu; thống kê tài liệu lưu trữ và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan. 1.1.3.1. Phân loại, chỉnh lý tài liệu Là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ 8 tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học. Công tác chỉnh lý nhằm mục đích: - Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong phông một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu; - Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh sửa (chỉnh lý sơ bộ). Do chỉnh lý tài liệu là việc điều chỉnh, sắp xếp các hồ sơ, tài liệu, vì vậy sau khi hoàn chỉnh quá trình chỉnh lý tài liệu phải đạt được những yêu cầu sau: - Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu; - Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; - Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ tài liệu, bộ phiếu tin, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu. 1.1.3.2. Xác định giá trị tài liệu a) Khái niệm Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. b) Yêu cầu - Xác định giá trị tài liệu phải được tiến hành trong cả 3 giai đoạn văn thư, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. 9 - Phải vận dụng đúng các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để xác định đúng thời hạn bảo quản của tài liệu, tránh việc loại nhầm những tài liệu có giá trị lưu trữ. - Cán bộ làm công tác xác định giá trị tài liệu phải có kiến thức vững vàng về nghiệp vụ lưu trữ, nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông, thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông, đồng thời phải có hiểu biết sâu sắc về lịch sử, chính trị, văn hóa, xã hội… - Phải xây dựng được hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu như: bảng thời hạn bảo quản, danh mục hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu và danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ... c) Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu * Nguyên tắc tính đảng Nguyên tắc tính đảng (hay còn gọi là nguyên tắc chính trị) được thể hiện ở việc xem xét ý nghĩa của tài liệu phục vụ cho mục đích của giai cấp nắm quyền thống trị xã hội và sở hữu (nắm giữ tài liệu lưu trữ). Chúng ta đều biết rằng, mỗi một giai cấp khi nắm quyền lãnh đạo, điều hành đất nước thì đều phải nắm giữ trong tay mình những công cụ để phục vụ cho sự lãnh đạo, điều hành đó và tài liệu lưu trữ cũng là một trong những công cụ không thể thiếu. Ở nước ta, Đảng Cộng sản Việt Nam nắm quyền lãnh đạo đất nước. Chính vì vậy, vận dụng nguyên tắc tính Đảng trong việc xác định giá trị tài liệu, nghĩa là chúng ta phải đứng trên lập trường của giai cấp công nhân để lựa chọn những tài liệu có giá trị phục vụ cho lợi ích của giai cấp công nhân, cho sự nghiệp cách mạng của Đảng, đồng thời cũng để bảo vệ cho lợi ích của toàn thể nhân dân lao động và của cả dân tộc Việt Nam. * Nguyên tắc lịch sử Nguyên tắc lịch sử hay còn gọi là quan điểm lịch sử, quan điểm này đòi hỏi phải xem xét tài liệu lưu trữ trong những điều kiện lịch sử cụ thể mà chúng được hình thành. Xuất phát từ thực tế khách quan: tài liệu lưu trữ bao giờ cũng là di sản của một thời kỳ lịch sử nhất định và luôn mang đậm dấu ấn của thời đại mà tài liệu đã được sản sinh ra. Vận dụng quan điểm lịch sử khi xem xét giá trị của tài liệu cần phải chú ý đến các điều kiện lịch sử, thời gian, địa điểm hình thành, phải nắm vững các nguyên tắc, phương pháp 10 ghi tin được dùng trong thời kỳ mà tài liệu lưu trữ ra đời. Có nghĩa là, cần phải chú ý đến những đặc điểm lịch sử được phản ánh trong nội dung cũng như trên hình thức của tài liệu và những điều kiện, thời gian cụ thể mà tài liệu đã xuất hiện. Chúng ta không bao giờ được lấy ý nghĩa chủ quan của giai đoạn hiện tại để xem xét giá trị của tài liệu trong quá khứ mà cần phải có kiến thức lịch sử để đánh giá chúng. * Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp Nguyên tắc này đòi hỏi tài liệu phải được xem xét trên nhiều khía cạnh cả về nội dung, cả về hình thức và phải tính đến mọi yếu tố có khả năng ảnh hưởng đến ý nghĩa của tài liệu như ngôn ngữ của tài liệu, vật liệu ghi tin, hình thức của tài liệu... Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp được vận dụng trong công tác xác định giá trị tài liệu nói chung xuất phát từ tính đa dạng về giá trị của tài liệu lưu trữ. Bởi vì, giá trị của tài liệu không phải bao giờ cũng chỉ bó hẹp ở một mặt này hay mặt khác mà chúng rất đa dạng. Có những tài liệu xét ở góc độ hẹp thì dường như không có giá trị, nhưng ở phạm vi khác thì chúng lại có giá trị. Chính vì vậy, trong quá trình xác định giá trị cho tài liệu, phải nghiên cứu tài liệu một cách toàn diện và tổng hợp để thấy được giá trị của tài liệu. Mặt khác, vận dụng nguyên tắc toàn diện và tổng hợp trong việc xác định giá trị cho tài liệu chúng ta cần phải so sánh tài liệu trong mối quan hệ hữu cơ với các tài liệu khác. Có như vậy giá trị của tài liệu mới bộc lộ một cách đầy đủ và chính xác. 1.1.3.3. Xây dựng công cụ tra cứu a) Khái niệm Công cụ tra cứu tài liệu là những phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan. Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, nhằm tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của người nghiên cứu. Trong một kho lưu trữ, với hàng ngàn các hồ sơ tài liệu, người nghiên cứu có thể dễ dàng nắm bắt được những thông tin tài liệu mình đang cần tìm nằm trong khối tài liệu nào, cụ thể là hồ sơ nào thông qua hệ thống công cụ tra tìm tài liệu. b) Ý nghĩa, tác dụng Công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng trong các phòng, kho lưu trữ đặc 11 biệt là phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Công cụ tra cứu tài liệu giúp tra tìm một cách nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu của độc giả, chỉ rõ vị trí tài liệu trong các kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả đến khai thác tài liệu và cán bộ phục vụ tra tìm tài liệu. Có những loại công cụ tra tìm tài liệu giới thiệu tóm tắt toàn bộ thành phần và nội dung của một phông, một kho lưu trữ, cung cấp thông tin ngắn gọn tới người nghiên cứu. Thông qua hệ thống công cụ tra cứu tài liệu độc giả chưa cần tiếp cận với các hồ sơ tài liệu đã nắm được những thông tin cần thiết về nội dung và thành phần tài liệu. Điều đó sẽ tiết kiệm thời gian cho độc giả và người phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu. Công cụ tra tìm tài liệu phản ánh những thông tin cần thiết của mỗi hồ sơ tài liệu, khối tài liệu, phông lưu trữ và toàn kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi việc quản lý, thống kê số lượng, thành phần tài liệu, tránh mất mát tài liệu. Trong lưu trữ có nhiều loại hình công cụ tra cứu tài liệu khác nhau và mỗi loại có những tác dụng riêng nhưng đều phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu như: Mục lục tài liệu bên trong hồ sơ, mục lục hồ sơ, các bộ thẻ tra cứu tài liệu, sách giới thiệu các kho, phông lưu trữ, phiếu phông… Những loại công cụ trên sẽ bổ sung hỗ trợ lẫn nhau trong việc tra tìm tài liệu của độc giả và có quan hệ chặt chẽ với nhau về các yếu tố thông tin mô tả trên từng loại công cụ. c) Yêu cầu - Công cụ tra cứu tài liệu phải giới thiệu một cách chính xác nội dung tài liệu lưu trữ hiện bảo quản trong lưu trữ để cung cấp thông tin cho người sử dụng. Tránh trường hợp thông tin giới thiệu tài liệu quá chung chung khiến người sử dụng không biết trong tài liệu có nội dung quan trọng hay không quan trọng, tài liệu của tác giả nào… Đây là yêu cầu đầu tiên cần được thực hiện nghiêm túc trong quá trình biên soạn các loại công cụ tra cứu. - Mỗi loại công cụ tra cứu cần được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung. Điều đó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng chính xác. Để đảm bảo việc thực hiện yêu cầu này trong các lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã và đang tiến hành biên soạn và ban hành các tiêu chuẩn về từng loại công cụ tra tìm tài liệu áp dụng trong phạm vi toàn quốc.