BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
NGUYỄN THỊ NHƯ TRANG
TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
Hà Nội, tháng 11 năm 2019
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
NGUYỄN THỊ NHƯ TRANG
TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 8320303
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc
Hà Nội, tháng 11 năm 2019
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học do chính tôi
thực hiện. Các số liệu và thông tin thu thập được hoàn toàn trung thực và
chính xác. Kết quả nghiên cứu từ luận văn chưa được công bố trong bất kỳ
công trình nghiên cứu nào. Các thông tin, số liệu trình bày trong luận văn
được trích dẫn từ các nguồn tư liệu chính thống.
Học viên
Nguyễn Thị Như Trang
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện đề tài "Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại
Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội", tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ,
tạo điều kiện của các đồng chí lãnh đạo, đồng nghiệp tại Cơ quan Đại học
Quốc gia, đặc biệt là các đồng chí Lãnh đạo phòng và chuyên viên Văn phòng
Đại học Quốc gia và sự giúp đỡ, hướng dẫn của tập thể Ban Giám hiệu, Khoa
Sau Đại học, Khoa Văn thư - Lưu trữ, giảng viên, cán bộ các phòng, ban chức
năng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành
về sự giúp đỡ đó.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Đào Xuân Chúc - là thầy
giáo đã trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo giúp cho tôi hoàn thành luận văn này.
Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình đã động viên, khích lệ, tạo điều
kiện và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập tại Trường, cũng như trong
thời gian nghiên cứu và hoàn thành luận văn này.
Với những cố gắng của mình, tôi đã nỗ lực hoàn thành luận văn đúng
quy định. Tuy nhiên, do trình độ nghiên cứu còn chưa sâu nên luận văn không
thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi kính mong nhận được góp ý của các thầy
cô giáo, các bạn học viên để luận văn được đầy đủ và hoàn thiện hơn.
Hà Nội, tháng 11 năm 2019
Học viên
Nguyễn Thị Như Trang
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................................... 1
2.Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................2
3. Nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................................. 2
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................... 2
5. Lịch sử nghiên cứu đề tài ........................................................................................ 3
6. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu ...................................................... 4
7. Đóng góp của luận văn ............................................................................................ 4
8. Cấu trúc của luận văn .............................................................................................. 4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU
LƯU TRỮ ...................................................................................................... 5
1.1. Cơ sở lý luận .................................................................................................... 5
1.2. Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ............................................... 7
1.3. Mục đích, yêu cầu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ....................................... 7
1.4. Sự cần thiết của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ .................................... 9
1.5. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ...................................................... 9
1.5.1 Tổ chức phân loại khoa học tài liệu lưu trữ ................................................. 10
1.5.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ................................................................... 11
1.5.3 Tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ ................................................................. 12
1.5.4. Tổ chức xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ...................................... 13
Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 14
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ
QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ............................................................... 15
2.1. Vài nét về Đại học Quốc gia Hà Nội và cơ cấu tổ chức và tổ chức lưu trữ tại
Đại học Quốc gia Hà Nội...................................................................................... 15
2.2. Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của cơ quan Đại học Quốc gia
Hà Nội ................................................................................................................... 19
2.2.1.Thành phần.................................................................................................22
2.2.2. Nội dung, ý nghĩa......................................................................................28
2.3. Trang thiết bị phuc vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ .......... 27
2.4. Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của cơ quan Đại học
Quốc gia Hà Nội. .................................................................................................. 28
2.4.1. Tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ................................................................ 31
2.4.2. Tổ chức xác định giá trị tài liệu .................................................................. 34
2.4.3. Tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ ................................................................ 35
2.4.4. Tổ chức xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ ..................................... 36
2.5. Nhận xét, đánh giá chung về tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc
gia Hà Nội ............................................................................................................ 37
2.5.1. Kết quả đạt được ......................................................................................... 37
2.5.2. Hạn chế ....................................................................................................... 38
2.5.3. Nguyên nhân ............................................................................................... 39
Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 40
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC
KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA
HÀ NỘI. ................................................................................................................... 41
3.1. Các giải pháp về tổ chức quản lý ................................................................... 41
3.1.1. Ứng dụng các kết quả NCKH vào thực tiễn công tác lưu trữ tại cơ quan
Đại học Quốc gia Hà nội....................................................................................... 41
3.1.2.Vận dụng nguyên tắc tập trung thống nhất trong lưu trữ ............................ 43
3.1.3.Đề xuất xây dựng Văn phòng điện tử tại các cơ quan hành chính Nhà nước44
3.1.4.Số hóa tài liệu trong cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội .............................. 46
3.1.5.Quản lý hồ sơ điện tử trong cơ quan Đại học Quốc Gia Hà nội ......................... 47
3.1.6.Xây dựng chương trình triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến ....................... 47
3.1.7 Ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao chất lượng công tác văn thư
lưu trữ. .................................................................................................................. 49
3.1.8.Nghiên cứu sử dụng giấy và mực bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng
trong cơ quan ........................................................................................................ 50
3.1.9 Có nhiều chính sách thu hút nhân lực có trình độ ngoại ngữ vào làm việc tại
cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội. ........................................................................ 51
3.2. Các giải pháp về nghiệp vụ lưu trữ ................................................................ 51
3.2.1 Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .............................................. 51
3.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ ............................................................................. 52
3.2.3 Xác định giá trị tài liệu ................................................................................ 54
3.2.4. Thống kê tài liệu lưu trữ ............................................................................. 54
3.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học trong công tác lưu trữ ....................... 55
3.3. Các điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp ........................................ 56
Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 57
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 58
TÀI LIỆU KHAM KHẢO ...................................................................................... 60
1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Lưu trữ Việt Nam có lịch sử mấy trăm năm hình thành và phát triển. Cách
mạng Tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra đời. Trong những
năm đầu xây dựng nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Đảng và Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã rất chú trọng đến công tác Văn thư - Lưu trữ. Sớm nhận thức được tầm quan
trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ, ngày 8/9/1945, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên
Giáp đã ký sắc lệnh thành lập và bổ nhiệm Giám đốc Nha Lưu trữ Công văn và Thư
viện toàn quốc. Cho đến nay, công tác Văn thư - Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp vẫn được quan tâm, chú trọng và đặt lên vị trí hàng đầu.
Đối với các cơ quan, tổ chức; công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trò đặc biệt
quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có
đặc điểm chung,là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra văn bản giấy tờ có liên
quan và những tài liệu có giá trị cần được lưu trữ, bảo quản an toàn. Làm tốt công
tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ chức.
Thực tế đã chứng minh, Đại học Quốc gia Hà Nội là trung tâm đào tạo đại
học, sau đại học và nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học - công nghệ đa
ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao, đạt trình độ tiên tiến, làm nòng cốt trong hệ
thống giáo dục đại học, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
Thực tế đã chứng minh, tài liệu lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội có ý nghĩa
quan trọng cung cấp những thông tin quá khứ cho viêc nghiên cứu, biên soạn lịch
sử, cung cấp những căn cứ, bằng chứng pháp lý xác thực phục vụ cho hoạt động
quản lý của Đại học Quốc gia Hà Nội. Trong quá trình hoạt động từ khi thành lập
cho đến nay, tài liệu lưu trữ tại cơ quan đã sản sinh ra một khối lượng lớn. Tuy
nhiên, để phát huy tiềm năng to lớn, tài liệu lưu trữ phải được tổ chức khai thác và
sử dụng một cách hợp lý. Muốn vậy, kho lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội cần có
các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu, đảm bảo cho tài liệu trong kho được phân
loại, xác định giá trị, xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài
liệu. Từ đó mới có thể tổ chức các hình thức khai thác sử dụng hợp lý, đáp ứng nhu
cầu thông tin ngày càng rộng rãi của cán bộ trong và ngoài Đại học Quốc gia Hà
Nội. Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng và
cần thiết trong tình hình hiện nay tại Đại học Quốc gia Hà Nội.
Nhận thức được ý nghĩa, tác dụng và vai trò của của tài liệu lưu trữ, trong
những năm qua, công tác lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia đã từng bước được
quan tâm. Tuy nhiên so với các cơ quan, do nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan
2
trọng của công tác lưu trữ, do chưa có sự đầu tư về nhận thức, kinh phí cho công tác
lưu trữ, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ Cơ quan Đại học
Quốc gia Hà Nội còn chưa được thực hiện. Tài liệu thu về mới chỉ dừng ở mức
phân loại, chỉnh lý, phục vụ cho mục đích tra tìm, chưa lập hồ sơ,chưa đánh giá giá
trị tài liệu. Với khối lượng tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên
cứu khoa học, hoạt động đào tạo do Cơ quan Đại học Quốc gia sản sinh ra nhưng
chưa được tổ chức khoa học và quản lý chặt chẽ. Xuất phát từ các lý do trên, tác giả
đã chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia
Hà Nội” làm cơ sở để nghiên cứu về thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại
cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội và đề xuất một số các biện pháp nhằm tăng
cường, kiện toàn công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Cơ quan Đại học
Quốc gia Hà Nội.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Thực hiện đề tài này, tác giả mong mốn giải quyết những mục tiêu sau:
Thông qua việc nghiên cứu để làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài
liệu lưu trữ.
Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan
Đại học Quốc gia Hà nội.
Đề ra các giải pháp tối ưu nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ của cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài đi sâu vào những vấn đề sau:
Phân loại, xác định giá trị, thống kê và sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ;bảo quản
an toàn để phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo quy định hiện hành của
Nhà nước và các quy định liên quan do Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành.
Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với tài liệu có
giá trị và có tần số khai thác sử dụng cao đang có nguy cơ xuống cấp trầm trọng
Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ
quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Phạm vi nghiên cứu
Về không gian nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu khối tài liệu
lưu trữ hành chính của cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
Về thời gian nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài
3
liệu lưu trữ của Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội từ năm thành lập đến nay.
5. Lịch sử nghiên cứu đề tài
Có thể nói, tổ chức khoa học tài liệu là một trong các vấn đề được các nhà nghiên
cứu, sinh viên quan tâm. Trong đó phải kể đến một vài công trình nổi bật như:
- Các đề tài luận văn tốt nghiệp thạc sĩ của các học viên khoa Lưu trữ
học- Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn:
Hoàng Thị Hương Giang (2014), Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của viện
Khoa học Địa chất và Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường; Lê Thanh
Hùng (2014), Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ
lịch sử Thành phố Đà Nẵng; Nguyễn Mai Hương (2008), Tổ chức khoa học tài
liệu kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng; Hoàng Văn Thanh(2010) - Công
tác lưu trữ trong các trường Cao đẳng thực trạng và giải pháp;
- Các bài nghiên cứu, trao đổi liên quan được đăng trên tạp chí của ngành lưu
trữ: Nguyễn Văn Hàm (2003), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nhìn nhận từ
thực tiễn Việt Nam. Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Tạp chí Khoa học Xã hội và
Nhân văn, tập XIX, số 3, 2003; Vương Đình Quyền (1990), 45 năm lưu trữ Việt
Nam - Những chặng đường xây dựng và phát triển; Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước (Bộ Nội vụ) (2008), Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế “Phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ Quốc”.
- Đề tài: “Mẫu khung phân loại tài liệu các tổ chức chính trị - xã hội từ Trung
ương đến cấp tỉnh“ (Tài liệu lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh của
nhóm tác giả Vũ Hồng Mây, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng)
Những công trình nghiên cứu khoa học kể trên tuy đã đem lại những đóng
góp quan trọng, đáng kể cho việc nghiên cứu việc tổ chức tài liệu lưu trữ tại các cơ
quan, tổ chức trong nước, song lại chưa có tài liệu nào đề cập trực tiếp đến việc tổ
chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội
Đến năm 2013, luận văn “Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008
áp dụng trong công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội” của tác giả Vũ Thị Tân đã
chọn không gian nghiên cứu là khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội. Tuy nhiên, vấn
đề nghiên cứu của tác giả không phải là việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại khối
cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, mà tập trung vào việc nghiên cứu, đánh giá xây
dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại đây.
Như vậy, đã có rất nhiều bài viết, luận văn và các công trình nghiên cứu khoa
học về vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, cơ quan
Đảng và các tổ chức chính trị xã hội. Tuy nhiên, nghiên cứu công tác tổ chức khoa học
tài liệu tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội chưa có một công trình nào đề cập tới.
4
Với đề tài này, tác giả đi sâu vào phân tích thực trạng tổ chức khoa học tài
liệu lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội; từ đó đưa ra những giải pháp cụ
thể trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan. Bên cạnh đó, đề tài của
tác giả có về phương pháp nghiên cứu, về cách thức tiếp cận khảo sát, xây dựng kết
cấu nội dung của luận văn.
6. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin về nhận thức khoa học:
Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và
thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn
diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này dùng để phân tích tình
hình tài liệu (nội dung, thành phần, đặc điểm, ý nghĩa..) và thực trạng tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội .
Phương pháp khảo sát thực tế: đây là phương pháp quan trọng để có những
số liệu phản ánh thực trạng tài liệu cũng như các vấn đề đang phải giải quyết trong
thực tế tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cơ quan. Đề tài có tính ứng dụng cao hay
không, trước hết phụ thuộc rất lớn từ những kết quả khảo sát này.
7. Đóng góp của luận văn
Thứ nhất, Luận văn làm sáng tỏ công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại
Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, đồng thời bước đầu đã đưa ra được một số giải
pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, nâng cao giá trị khối tài liệu đang bảo
quản tại Đại học Quốc gia Hà Nội.
Thứ hai, Kết quả của luận văn sẽ được vận dụng vào việc tổ chức khoa học
tài liệu lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội nhằm phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ đang được bảo quản tại kho lưu trữ Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội phục
vụ hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác của cơ quan.
Thứ ba, luận văn sẽ là nguồn tư liệu tham khảo bổ ích cho các bạn sinh viên,
học viên chuyên ngành lưu trữ về vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của một
cơ quan.
8. Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo thì nội dung
chính của đề tài gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Chương 2: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại
học Quốc gia Hà Nội
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài
liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội
5
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận
Tài liệu :Theo Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (ban hành ngày 11
tháng 11 năm 2011) khẳng định: Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên
cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi
âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác,
nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang
tin khác. [20,1]
Tài liệu lưu trữ: Trên thế giới,“lưu trữ“ bắt nguồn từ tiếng Hy-lạp
(arch), dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền và sau này được dùng chỉ
ngôi nhà bảo quản tài liệu.
Trong cuốn Từ điển Tiếng Việt của Nhà xuất bản Khoa học xã hội (năm
1988) định nghĩa “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để tiện
tra cứu, khai thác[18] Ví dụ: lưu trữ tài liệu, phòng lưu trữ hồ sơ... ”. Như vậy, lưu
trữ có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại.
Từ điển lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 1992) ghi: Lưu
trữ là “giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và
tra cứu khi cần thiết”[5]
Đến năm 2011, Quy định tại Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 tài liệu
lưu trữ được định nghĩa lại như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu
lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản
chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”[2,20]
Tài liệu lưu trữ là một di sản quý báu trong kho tàng văn hóa của dân tộc bao
gồm những chứng thư, phim ảnh và ghi âm.Là những tài liệu pháp lý duy nhất có tư
cách chứng cứ quốc gia.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, và nhân vật tiêu biểu có ý nghĩa kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học,
lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.
Chúng mang tính chất là chứng cứ lịch sử, văn hóa và có giá trị pháp lý cao. Chính
6
vì vậy, di sản lưu trữ đã được khẳng định là một loại di sản văn hóa có giá trị đặc
biệt của dân tộc.
Có thể nói, có nhiều khái niệm, định nghĩa khác nhau về tài liệu lưu trữ
nhưng trong luận văn này, tác giả thống nhất sử dụng khai niệm về tài liệu lưu trữ
theo Luật Lưu trữ năm 2011. Định nghĩa được phát biểu lại như sau: “Tài liệu lưu
trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường
hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp“[2,20]
Tài liệu lưu trữ cơ quan: là tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của
cơ quan, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, có giá trị thực tiễn,
khoa học, lịch sử, được lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan để sử dụng cho hiện
tại và lâu dài (Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường, 2016).
Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cơ quan: là giá trị chứng cứ hoặc giá trị thông
tin chứa trong đó có thể cung cấp bằng chứng hoặc cung cấp thông tin có ảnh hưởng
ở mức độ nhất định nào đó tới quá trình và kết quả hoạt động xã hội trong các lĩnh
vực như: chính trị, khoa hoc, kinh tế và các lĩnh vực khác.
- Về chính trị:
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chính trị sâu sắc. Lịch sử đã chứng minh ở bất kỳ
thời đại nào và ở bất cứ quốc gia nào, các giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng
tài liệu lưu trữ như một thứ vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ
quyền lợi và củng cố địa vị cho mình.
- Về kinh tế:
Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế quốc dân, sử dụng tài
liệu lưu trữ có thể mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, bởi chúng chứa nhiều thông tin
về kinh tế, kỹ thuật rất cần thiết đối với nhiều ngành kinh tế của đất nước.
- Về khoa học:
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa khoa học rất rõ nét. Bất cứ tài liệu lưu trữ nào
cũng mang những thông tin chân thực về xã hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra
nó. Đó là cơ sở sử liệu quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói
chung, lịch sử Đảng, lịch sử kinh tế, văn hóa, tư tưởng và lịch sử của từng địa
phương, từng ngành và từng cơ quan nói riêng.
- Về văn hóa xã hội:
Tài liệu lưu trữ là di sản quý báu phản ánh trực tiếp thành quả lao động sáng
7
tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. Di sản này
có vai trò rất quan trọng đối với việc nghiên cứu tiến trình phát triển về kinh tế,
chính trị, xã hội, khoa học – kỹ thuật, văn hóa nghệ thuật của nước ta.
1.2. Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức: Từ điển Bách khoa Việt Nam(2005)định nghĩa tổ chức là “hình
thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng
yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu
chung” [24, 455]
Theo Nguyễn Như Ý - Đại từ điển Tiếng Việt (1999), tổ chức là sự sắp xếp,
bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng
chung. Đây cũng là định nghĩa về tổ chức được sử dụng trong luận văn này[28]
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: là việc thực hiện các hoạt động sắp xếp,
phân loại các vật mang tin được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân theo những đặc trưng nhất định, đảm bảo tính khách quan có hệ thống nhằm
phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là tiến hành các biện pháp nhằm đưa tài liệu
vào một trật tự khoa học với một hệ thống các công cụ tra cứu phục vụ công tác
thống kê, bảo quản và công tác tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể
của nhà nước trong công tác lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được
thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu
trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam.
1.3. Mục đích, yêu cầu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Mục đích
Mục đích cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ
vào một hệ thống thống nhất, nhằm bảo quản sự vẹn toàn và phát huy giá trị của
chúng, cụ thể là:
- Thông qua tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ sẽ nắm chắc
được số liệu cụ thể về khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản
trong kho tài liệu được thực hiện dễ dàng và chuẩn xác.
- Tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ được thuận
lợi, qua việc phát hiện tình trạng vật lý, sự thiếu đủ của tài liệu lưu trữ.
Đối với từng hồ sơ được phân loại rõ ràng sẽ giúp cơ quan có những biện pháp
bảo quản thích hợp, từ đó bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
8
Tài liệu lưu trữ được sắp xếp khoa học và lập hồ sơ còn tạo điều kiện cho
việc kiểm tra tài liệu một cách thường xuyên, phát hiện kịp thời những tài liệu có
nguy cơ bị hỏng và có kế hoạch khôi phục, ngăn chặn sự lây lan, đồng thời góp
phần giữ gìn bí mật tài liệu.
- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ còn là cơ sở cho việc triển khai ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả
- Tổ chức khoa học giúp phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Có thể nói, Tổ
chức khoa học tài liệu tốt sẽ góp phần nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ thông qua
việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ chính là việc áp dụng các
biện pháp khoa học nhằm mục đích tránh được các yếu tố tác động của môi trường,
kéo dài được tuổi thọ của tài liệu.
- Phát triển kinh tế, xã hội, chính sách an ninh quốc gia: Về lý luận, tài liệu
lưu trữ có giá trị lịch sử phải được sử dụng rộng rãi phục vụ cho nghiên cứu lịch sử,
giúp cho hoạt động xã hội. Tuy nhiên do một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng
nhiều nội dung về bí mật quốc gia nhất là những thông tin về quốc phòng, an ninh,
chính trị về kinh tế, xã hội.Việc tổ chức khoa học tài liệu giúp cho cơ quan quản lý
chặt chẽ tài liệu, tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu. Hơn nữa, việc quản lý
chặt chẽ sẽ làm cho các đối tượng xấu không thể khai thác tài liệu phục vụ các hoạt
động chống phá Đảng, Nhà nước
Tài liệu lưu trữ thu thập đầy đủ thành phần, nội dung đa dạng, phong phú, hồ sơ
được lập hoàn thiện, chất lượng sẽ phục vụ hoạt động quản lý cũng như các nhu cầu
khác một cách hiệu quả. Từ đó, góp phần nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của tài
liệu cũng như ý thức bảo đảm sự vẹn toàn và phát huy hiệu quả tài liệu lưu trữ trong
công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Yêu cầu
Trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, cần chú ý đảm bảo các yêu
cầu sau:
+ Phải đảm bảo tính khoa học: Cấp độ phân loại tài liệu lưu trữ phải phù hợp,
không được lẫn lộn giữa hồ sơ với các đơn vị bảo quản.
+ Phải đảm bảo tính hệ thống: Thứ tự sắp xếp các nhóm tài liệu phải theo
nguyên tắc từ chung tới riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới, theo tuần
tự thời gian, theo mối liên hệ lịch sử hoặc logic của tài liệu lưu trữ.
+ Phải đảm bảo tính hiệu quả: Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho công tác
quản lý tài liệu lưu trữ được thuận tiện (về số lượng, tình trạng vật lý), giúp cho
9
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được dễ dàng và tạo thuận lợi cho việc lập công
cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
1.4. Sự cần thiết của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức khoa học tài liệu là công việc bắt buộc phải thực hiện ở các kho lưu
trữ. Muc đích của công việc này là để tổ chức tài liệu trong kho theo một phương án
phân loại phù hợp, lựa chọn những hồ sơ có giá trị để bảo quản; xây dựng hê thống
công cụ tra cứu khoa học giúp cho việc tra tìm thuận lợi,nhanh chóng và chính xác.
Mặt khác, thông qua việc tổ chức khoa học tài liệu có thể phát hiện tài liệu thiếu
để có kế hoạch bổ sung góp phần hoàn chỉnh thành phần tài liệu của phông và từ đó
hoàn chỉnh thành phần tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
Hơn nữa tổ chức khoa học còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, kiểm
tra tài liệu lưu trữ. Thông qua hoạt động này, kho lưu trữ Đại học Quốc gia Hà nội sẽ
dễ dàng nắm bắt thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu của các phông trong phạm vi
quản lý của mình.Ngoài ra, còn tạo điều kiện cho công tác bảo quản, hê thống hóa cho
từng phông để tạo điều kiện thuận lợi dễ dàng lựa chọn được cách sắp xếp tài liệu trong
kho một cách phù hợp.Đồng thời phát hiện tài liệu hư hỏng đẻ có kế hoạch tu bổ, phuc
chế kịp thời.
Tổ chức khoa học tài liệu còn là cơ sở quan trọng giúp cho việc nghiên cứu
ứng dụng công nghệ trong việc quản lý và tra tim tài liệu
1.5. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Để tổ chức khoa học tài liệu hành chính tại ĐHQGHN thì ngoài việc nghiên
cứu hệ thống lí luận về lưu trữ, khảo sát thực trạng công tác lưu trữ tài liệu hành
chính thì việc nghiên cứu, vận dụng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ
là rất cần thiết. Qua đó, sẽ giúp các nhà nghiên cứu có những so sánh, đánh giá và
đề xuất những giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ tại
ĐHQGHN hiện nay.
Các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ bao gồm: Luật lưu trữ số
01/2011/QH13, ngày 11/11/2011 của Quốc hội; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ nội vụ hướng dẫn quản lí văn bản lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ , tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 09/2011/TT-BNV
ngày 03/06/2011 của Bộ nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ , tài liệu hình
thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Trong đó, Luật lưu trữ là một
10
trong những cơ sở pháp lí quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu hành chính tại
ĐHQGHN.
Có thể nói, trước sự phát triển của khoa học kĩ thuật, bên cạnh khối tài liệu
quản lí, tài liệu hành chính thì các đơn vị trực thuộc cũng hình thành một khối
lượng lớn tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, đặc thù, tài liệu điện tử. Do đó, những quy
định trên sẽ tạo cơ sở pháp lí để quản lý thống nhất hồ sơ, tài liệu hành chính. Ngoài
ra còn là cơ sở để lãnh đạo, người có thẩm quyền tại ĐHQGHN quan tâm, đầu tư
hơn nữa cho công tác lưu trữ và thấy được vị trí, ý nghĩa quan trọng của công tác
này trong hoạt động quản lý, điều hành công việc tại ĐHQGHN.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật và quy định nói trên. Thì khi tổ
chức khoa học tài liệu hành chính, tài liệu quản lý chuyên môn cần đặc biệt lưu ý vì
Công tác tổ chức này có thể nhầm sang chỉnh lý nó có sự khác biệt với chỉnh lý hồ
sơ tài liệu lưu trữ. Tại điều 2, khoản 1 của Luật Lưu trữ có quy định:‘‘ Chỉnh lý tài
liệu là việc phân lọai, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu
hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân „với tổ chức khoa học còn
có thêm một nghiệp vụ cơ bản đó là bổ sung tài liệu lưu trữ. Nhiều người hiểu rằng,
chỉnh lý tài liệu chỉ đơn giản là phân loại tài liệu để phục hổi hồ sơ mà đáng lẽ nó
phải được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, cũng có người đặt cho nó
cái tên mang tính chất hàm lâm hơn“Chỉnh lý khoa học- kỹ thuật tài liệu“(theo giáo
trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Liên Xô ấn hành 1980), vì nội dung của
chỉnh lý tài liệu đã hàm chứa những vấn đề mang tính chất lý luận và phương pháp
luận của Lưu trữ học, có liên quan đến nguyên tắc quản lý tài liệu của lưu trữ trong
cả vòng đời của tài liệu. Cụ thể khi xem xét cả vòng đời của tài liệu, chúng ta thấy
có hai giai đoạn chính:Giai đoạn văn thư và giai đoạn lưu trữ. Trong giai đoạn lưu
trữ lại được phân ra Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
Tổ chức khoa học tài liệu là tổ chức những tài liệu đã có sẵn, để người khai
thác và sử dụng chúng một cách thuận tiện nhất. Chỉnh lý là công việc kết thúc ở
khâu giai đoạn văn thư và đưa vào lưu trữ. Bởi thế có nhiều người cho rằng việc tổ
chức và chỉnh lý là hoàn toàn giống nhau, Đúng nó cũng có những nghiệp vụ phận
loại, xác định giá trị, thống kê. Thay vào đó nó cũng có vài điểm khác nhau như đã
nêu ở trên.
1.5.1 Tổ chức phân loại khoa học tài liệu lưu trữ
Phân loại đóng vai trò hết sức quan trọng trong đời sống xã hội bởi mọi hoạt
11
động của con người đều gắn với phân loại. Trong công tác lưu trữ, phân loại tài liệu
là một trong những nội dung cơ bản, quyết định đến chất lượng các phông lưu trữ,
đặc biệt là chất lượng và hiệu quả tra tìm tài liệu.
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến để phân
chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục đích quản lý
và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Nói cách khác, phân loại tài liệu là dựa
vào các đặc trưng của tài liệu trong phông để phân thành các nhóm và sắp xếp vào
các hồ sơ theo một trật tự nhất định nhằm tổ chức khoa học tài liệu của một phông
lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ là việc căn cứ vào những đặc điểm phổ biến của
việc hình thành tài liệu để phân chia chúng vào các khối, các chi tiết lớn nhỏ khác
nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Phân loại tài liệu lưu trữ gồm có 3 cấp:
Thứ nhất, phân loại tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để xác định
mạng lưới các kho lưu trữ . Theo đó thì Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam được
phân ra thành Kho Lưu trữ Nhà nước.
Thứ hai, phân loại tài liệu trong phạm vi các kho lưu trữ thành các Phông lưu
trữ.
Thứ ba, phân loại tài liệu trong các Phông lưu trữ thành hồ sơ, đơn vị
bảo quản.
1.5.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu là việc vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương
pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cụ thể cho từng hồ sơ, tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về
các mặt: chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…Từ đó lựa chọn và chuyển giao những
tài liệu lưu trữ có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu
hủy theo quy định của nhà nước.
Mục đích nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị, đưa vào bảo quản trong
các lưu trữ để phục vụ cho việc quản lý, khai thác sử dụng một cách hiệu quả. Bên
cạnh đó loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Xác định giá trị tài liệu là công việc khó khăn, phức tạp nên phải áp dụng các
nguyên tắc (chính trị, lịch sử, toàn diện tổng hợp); các tiêu chuẩn (tác giả, thời gian địa
điểm, nội dung tài liệu, hiệu lực pháp lý…) và các phương pháp để đảm bảo tính chính
12
xác, thận trọng khi xác định giá trị tài liệu.
Hiện nay, việc xác định giá trị tài liệu tại các cơ quan nhà nước được vận
dụng Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011; Thông tư số
13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011. Trong tổ chức xác định giá trị tài
liệu tại các cơ quan, tổ chức cần phải tổ chức xác định giá trị tài liệu tại giai đoạn
văn thư, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Bên cạnh đó khi xác định giá trị tài liệu,
cơ quan tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hội đồng thẩm tra
xác định giá trị tài liệu..
1.5.3 Tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê trong công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ là vận dụng các
phương pháp và công cụ để xác định chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần,
nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ theo
các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê.
Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam (1992) có ghi “Thống kê tài liệu là quá
trình ghi chép số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo
quản trong các lưu trữ”[5]
Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần
và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo
các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra
tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ
phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ.
Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan, tổ chức báo cáo, cơ quan quản lý
các cấpcó cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác văn thư, lưu trữ
trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và phạm vi cả nước.
Thống kê nhà nước về lưu trữ được quy định tại Điều 27 của Luật Lưu trữ và
quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ được
Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/ 2013
quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Công tác thống kê tài liệu trong kho lưu trữ do một bộ phận hoặc một cán bộ
phụ trách công tác thống kê đảm nhiệm. Chỉ những người được giao nhiệm vụ
thống kê mới được ghi chép vào các loại sổ sách thống kê. Các loại sổ sách thống
kê được quản lý tập trung tại phòng làm việc của bộ phận hoặc cán bộ phụ trách
công tác thống kê; các loại sổ sách thống kê phải được bảo quản trong tủ riêng biệt,
13
do người được phân công trực tiếp quản lý; cuối mỗi ngày làm việc, tủ phải được
khoá và niêm phong. Sổ sách thống kê (trừ mục lục hồ sơ và các bộ thẻ) chỉ sử dụng
trong phạm vi nội bộ, không đưa ra phục vụ độc giả.Khi thống kê tài liệu cần chú ý:
+ Các bó, gói tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục từ
01 đến hết trong phạm vi toàn phông
+ Trong mỗi bó gói, các tập tài liệu được đánh số riêng từ 01 đến hết.
Việc thống kê tài liệu cần làm chính xác và cẩn thận, đặc biệt cần thuyết
minh cho lý do loại hủy, tránh trường hợp sơ xuất
Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê
lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày
31/12 của năm báo cáo.
1.5.4. Tổ chức xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài
liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan. Công cụ tra cứu bao gồm: Mục lục
hồ sơ, các loại bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ, sách sơ yếu tài liệu lưu trữ, sách chỉ
dẫn các kho lưu trữ.
Công cụ tra cứu tài liệu giúp giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các
kho lưu trữ. Đồng thời giúp cho việc quản lý hồ sơ được chặt chẽ. Bên cạnh đó, yêu
cầu đặt ra cho việc xây dựng công cụ tra cứu trong các cơ quan, tổ chức là phải giới
thiệu chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho. Công cụ phải
được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung tạo nên địa chỉ tra tìm chính
xác, tạo sự mỹ quan về công cụ tra cứu. Đồng thời phải đảm bảo việc tra tìm, lựa
chọn và tổng hợp tài liệu nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu của độc giả, tránh
tốn kém về mặt thời gian. Đặc biệt công cụ tra cứu phải có kết cấu đơn giản, dễ
hiểu, dễ sử dụng
Trong lưu trữ có nhiều loại hình công cụ tra cứu tài liệu khác nhau, nhưng
được sử dụng phổ biến nhất là Mục lục hồ sơ.
Theo Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ(1990) có nêu: Mục lục hồ sơ là
bản kê có hệ thống tên các hồ sơ và những thông tin khác về thành phần và nội
dung hồ sơ của một khối tài liệu nhất định, như một phông hoặc một bộ phận của
phông, một phông lưu trữ liên hợp, hoặc một sưu tập tài liệu lưu trữ[4,216]
Mục lục hồ sơ là bảng thống kê toàn bộ hồ sơ trong một Phông, một Kho lưu
trữ hoặc một khối tài liệu, dùng để quản lý và tra tìm tài liệu.
- Xem thêm -