Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan đại học quốc gia hà nội...

Tài liệu Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan đại học quốc gia hà nội

.PDF
98
188
143

Mô tả:

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ NHƯ TRANG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ NHƯ TRANG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 8320303 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc Hà Nội, tháng 11 năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học do chính tôi thực hiện. Các số liệu và thông tin thu thập được hoàn toàn trung thực và chính xác. Kết quả nghiên cứu từ luận văn chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào. Các thông tin, số liệu trình bày trong luận văn được trích dẫn từ các nguồn tư liệu chính thống. Học viên Nguyễn Thị Như Trang LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện đề tài "Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội", tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, tạo điều kiện của các đồng chí lãnh đạo, đồng nghiệp tại Cơ quan Đại học Quốc gia, đặc biệt là các đồng chí Lãnh đạo phòng và chuyên viên Văn phòng Đại học Quốc gia và sự giúp đỡ, hướng dẫn của tập thể Ban Giám hiệu, Khoa Sau Đại học, Khoa Văn thư - Lưu trữ, giảng viên, cán bộ các phòng, ban chức năng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự giúp đỡ đó. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Đào Xuân Chúc - là thầy giáo đã trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo giúp cho tôi hoàn thành luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình đã động viên, khích lệ, tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập tại Trường, cũng như trong thời gian nghiên cứu và hoàn thành luận văn này. Với những cố gắng của mình, tôi đã nỗ lực hoàn thành luận văn đúng quy định. Tuy nhiên, do trình độ nghiên cứu còn chưa sâu nên luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi kính mong nhận được góp ý của các thầy cô giáo, các bạn học viên để luận văn được đầy đủ và hoàn thiện hơn. Hà Nội, tháng 11 năm 2019 Học viên Nguyễn Thị Như Trang MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................................... 1 2.Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................2 3. Nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................................. 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................... 2 5. Lịch sử nghiên cứu đề tài ........................................................................................ 3 6. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu ...................................................... 4 7. Đóng góp của luận văn ............................................................................................ 4 8. Cấu trúc của luận văn .............................................................................................. 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ ...................................................................................................... 5 1.1. Cơ sở lý luận .................................................................................................... 5 1.2. Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ............................................... 7 1.3. Mục đích, yêu cầu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ....................................... 7 1.4. Sự cần thiết của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ .................................... 9 1.5. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ...................................................... 9 1.5.1 Tổ chức phân loại khoa học tài liệu lưu trữ ................................................. 10 1.5.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ................................................................... 11 1.5.3 Tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ ................................................................. 12 1.5.4. Tổ chức xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ...................................... 13 Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ............................................................... 15 2.1. Vài nét về Đại học Quốc gia Hà Nội và cơ cấu tổ chức và tổ chức lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội...................................................................................... 15 2.2. Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội ................................................................................................................... 19 2.2.1.Thành phần.................................................................................................22 2.2.2. Nội dung, ý nghĩa......................................................................................28 2.3. Trang thiết bị phuc vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ .......... 27 2.4. Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội. .................................................................................................. 28 2.4.1. Tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ................................................................ 31 2.4.2. Tổ chức xác định giá trị tài liệu .................................................................. 34 2.4.3. Tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ ................................................................ 35 2.4.4. Tổ chức xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ ..................................... 36 2.5. Nhận xét, đánh giá chung về tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội ............................................................................................................ 37 2.5.1. Kết quả đạt được ......................................................................................... 37 2.5.2. Hạn chế ....................................................................................................... 38 2.5.3. Nguyên nhân ............................................................................................... 39 Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 40 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI. ................................................................................................................... 41 3.1. Các giải pháp về tổ chức quản lý ................................................................... 41 3.1.1. Ứng dụng các kết quả NCKH vào thực tiễn công tác lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội....................................................................................... 41 3.1.2.Vận dụng nguyên tắc tập trung thống nhất trong lưu trữ ............................ 43 3.1.3.Đề xuất xây dựng Văn phòng điện tử tại các cơ quan hành chính Nhà nước44 3.1.4.Số hóa tài liệu trong cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội .............................. 46 3.1.5.Quản lý hồ sơ điện tử trong cơ quan Đại học Quốc Gia Hà nội ......................... 47 3.1.6.Xây dựng chương trình triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến ....................... 47 3.1.7 Ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ. .................................................................................................................. 49 3.1.8.Nghiên cứu sử dụng giấy và mực bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng trong cơ quan ........................................................................................................ 50 3.1.9 Có nhiều chính sách thu hút nhân lực có trình độ ngoại ngữ vào làm việc tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội. ........................................................................ 51 3.2. Các giải pháp về nghiệp vụ lưu trữ ................................................................ 51 3.2.1 Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .............................................. 51 3.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ ............................................................................. 52 3.2.3 Xác định giá trị tài liệu ................................................................................ 54 3.2.4. Thống kê tài liệu lưu trữ ............................................................................. 54 3.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học trong công tác lưu trữ ....................... 55 3.3. Các điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp ........................................ 56 Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 57 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 58 TÀI LIỆU KHAM KHẢO ...................................................................................... 60 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Lưu trữ Việt Nam có lịch sử mấy trăm năm hình thành và phát triển. Cách mạng Tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra đời. Trong những năm đầu xây dựng nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Đảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh đã rất chú trọng đến công tác Văn thư - Lưu trữ. Sớm nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ, ngày 8/9/1945, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp đã ký sắc lệnh thành lập và bổ nhiệm Giám đốc Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc. Cho đến nay, công tác Văn thư - Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vẫn được quan tâm, chú trọng và đặt lên vị trí hàng đầu. Đối với các cơ quan, tổ chức; công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có đặc điểm chung,là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra văn bản giấy tờ có liên quan và những tài liệu có giá trị cần được lưu trữ, bảo quản an toàn. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ chức. Thực tế đã chứng minh, Đại học Quốc gia Hà Nội là trung tâm đào tạo đại học, sau đại học và nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học - công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao, đạt trình độ tiên tiến, làm nòng cốt trong hệ thống giáo dục đại học, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Thực tế đã chứng minh, tài liệu lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội có ý nghĩa quan trọng cung cấp những thông tin quá khứ cho viêc nghiên cứu, biên soạn lịch sử, cung cấp những căn cứ, bằng chứng pháp lý xác thực phục vụ cho hoạt động quản lý của Đại học Quốc gia Hà Nội. Trong quá trình hoạt động từ khi thành lập cho đến nay, tài liệu lưu trữ tại cơ quan đã sản sinh ra một khối lượng lớn. Tuy nhiên, để phát huy tiềm năng to lớn, tài liệu lưu trữ phải được tổ chức khai thác và sử dụng một cách hợp lý. Muốn vậy, kho lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội cần có các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu, đảm bảo cho tài liệu trong kho được phân loại, xác định giá trị, xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu. Từ đó mới có thể tổ chức các hình thức khai thác sử dụng hợp lý, đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng rộng rãi của cán bộ trong và ngoài Đại học Quốc gia Hà Nội. Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết trong tình hình hiện nay tại Đại học Quốc gia Hà Nội. Nhận thức được ý nghĩa, tác dụng và vai trò của của tài liệu lưu trữ, trong những năm qua, công tác lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia đã từng bước được quan tâm. Tuy nhiên so với các cơ quan, do nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan 2 trọng của công tác lưu trữ, do chưa có sự đầu tư về nhận thức, kinh phí cho công tác lưu trữ, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội còn chưa được thực hiện. Tài liệu thu về mới chỉ dừng ở mức phân loại, chỉnh lý, phục vụ cho mục đích tra tìm, chưa lập hồ sơ,chưa đánh giá giá trị tài liệu. Với khối lượng tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học, hoạt động đào tạo do Cơ quan Đại học Quốc gia sản sinh ra nhưng chưa được tổ chức khoa học và quản lý chặt chẽ. Xuất phát từ các lý do trên, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội” làm cơ sở để nghiên cứu về thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội và đề xuất một số các biện pháp nhằm tăng cường, kiện toàn công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội. 2. Mục tiêu nghiên cứu Thực hiện đề tài này, tác giả mong mốn giải quyết những mục tiêu sau: Thông qua việc nghiên cứu để làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội. Đề ra các giải pháp tối ưu nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của cơ quan Đại học Quốc gia Hà nội. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu Đề đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài đi sâu vào những vấn đề sau: Phân loại, xác định giá trị, thống kê và sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ;bảo quản an toàn để phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước và các quy định liên quan do Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành. Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với tài liệu có giá trị và có tần số khai thác sử dụng cao đang có nguy cơ xuống cấp trầm trọng Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội. - Phạm vi nghiên cứu Về không gian nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu khối tài liệu lưu trữ hành chính của cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội. Về thời gian nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài 3 liệu lưu trữ của Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội từ năm thành lập đến nay. 5. Lịch sử nghiên cứu đề tài Có thể nói, tổ chức khoa học tài liệu là một trong các vấn đề được các nhà nghiên cứu, sinh viên quan tâm. Trong đó phải kể đến một vài công trình nổi bật như: - Các đề tài luận văn tốt nghiệp thạc sĩ của các học viên khoa Lưu trữ học- Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn: Hoàng Thị Hương Giang (2014), Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường; Lê Thanh Hùng (2014), Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ lịch sử Thành phố Đà Nẵng; Nguyễn Mai Hương (2008), Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng; Hoàng Văn Thanh(2010) - Công tác lưu trữ trong các trường Cao đẳng thực trạng và giải pháp; - Các bài nghiên cứu, trao đổi liên quan được đăng trên tạp chí của ngành lưu trữ: Nguyễn Văn Hàm (2003), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nhìn nhận từ thực tiễn Việt Nam. Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Tạp chí Khoa học Xã hội và Nhân văn, tập XIX, số 3, 2003; Vương Đình Quyền (1990), 45 năm lưu trữ Việt Nam - Những chặng đường xây dựng và phát triển; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) (2008), Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ Quốc”. - Đề tài: “Mẫu khung phân loại tài liệu các tổ chức chính trị - xã hội từ Trung ương đến cấp tỉnh“ (Tài liệu lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh của nhóm tác giả Vũ Hồng Mây, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) Những công trình nghiên cứu khoa học kể trên tuy đã đem lại những đóng góp quan trọng, đáng kể cho việc nghiên cứu việc tổ chức tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong nước, song lại chưa có tài liệu nào đề cập trực tiếp đến việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội Đến năm 2013, luận văn “Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội” của tác giả Vũ Thị Tân đã chọn không gian nghiên cứu là khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội. Tuy nhiên, vấn đề nghiên cứu của tác giả không phải là việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại khối cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, mà tập trung vào việc nghiên cứu, đánh giá xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại đây. Như vậy, đã có rất nhiều bài viết, luận văn và các công trình nghiên cứu khoa học về vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị xã hội. Tuy nhiên, nghiên cứu công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội chưa có một công trình nào đề cập tới. 4 Với đề tài này, tác giả đi sâu vào phân tích thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội; từ đó đưa ra những giải pháp cụ thể trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan. Bên cạnh đó, đề tài của tác giả có về phương pháp nghiên cứu, về cách thức tiếp cận khảo sát, xây dựng kết cấu nội dung của luận văn. 6. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin về nhận thức khoa học: Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này dùng để phân tích tình hình tài liệu (nội dung, thành phần, đặc điểm, ý nghĩa..) và thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội . Phương pháp khảo sát thực tế: đây là phương pháp quan trọng để có những số liệu phản ánh thực trạng tài liệu cũng như các vấn đề đang phải giải quyết trong thực tế tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cơ quan. Đề tài có tính ứng dụng cao hay không, trước hết phụ thuộc rất lớn từ những kết quả khảo sát này. 7. Đóng góp của luận văn Thứ nhất, Luận văn làm sáng tỏ công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, đồng thời bước đầu đã đưa ra được một số giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, nâng cao giá trị khối tài liệu đang bảo quản tại Đại học Quốc gia Hà Nội. Thứ hai, Kết quả của luận văn sẽ được vận dụng vào việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại kho lưu trữ Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội phục vụ hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác của cơ quan. Thứ ba, luận văn sẽ là nguồn tư liệu tham khảo bổ ích cho các bạn sinh viên, học viên chuyên ngành lưu trữ về vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của một cơ quan. 8. Cấu trúc của luận văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo thì nội dung chính của đề tài gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Chương 2: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội 5 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận Tài liệu :Theo Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011) khẳng định: Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác. [20,1] Tài liệu lưu trữ: Trên thế giới,“lưu trữ“ bắt nguồn từ tiếng Hy-lạp (arch), dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền và sau này được dùng chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Trong cuốn Từ điển Tiếng Việt của Nhà xuất bản Khoa học xã hội (năm 1988) định nghĩa “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để tiện tra cứu, khai thác[18] Ví dụ: lưu trữ tài liệu, phòng lưu trữ hồ sơ... ”. Như vậy, lưu trữ có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại. Từ điển lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 1992) ghi: Lưu trữ là “giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết”[5] Đến năm 2011, Quy định tại Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 tài liệu lưu trữ được định nghĩa lại như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”[2,20] Tài liệu lưu trữ là một di sản quý báu trong kho tàng văn hóa của dân tộc bao gồm những chứng thư, phim ảnh và ghi âm.Là những tài liệu pháp lý duy nhất có tư cách chứng cứ quốc gia. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, và nhân vật tiêu biểu có ý nghĩa kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ. Chúng mang tính chất là chứng cứ lịch sử, văn hóa và có giá trị pháp lý cao. Chính 6 vì vậy, di sản lưu trữ đã được khẳng định là một loại di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của dân tộc. Có thể nói, có nhiều khái niệm, định nghĩa khác nhau về tài liệu lưu trữ nhưng trong luận văn này, tác giả thống nhất sử dụng khai niệm về tài liệu lưu trữ theo Luật Lưu trữ năm 2011. Định nghĩa được phát biểu lại như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp“[2,20] Tài liệu lưu trữ cơ quan: là tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, có giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sử, được lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan để sử dụng cho hiện tại và lâu dài (Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường, 2016). Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cơ quan: là giá trị chứng cứ hoặc giá trị thông tin chứa trong đó có thể cung cấp bằng chứng hoặc cung cấp thông tin có ảnh hưởng ở mức độ nhất định nào đó tới quá trình và kết quả hoạt động xã hội trong các lĩnh vực như: chính trị, khoa hoc, kinh tế và các lĩnh vực khác. - Về chính trị: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chính trị sâu sắc. Lịch sử đã chứng minh ở bất kỳ thời đại nào và ở bất cứ quốc gia nào, các giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như một thứ vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ quyền lợi và củng cố địa vị cho mình. - Về kinh tế: Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế quốc dân, sử dụng tài liệu lưu trữ có thể mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, bởi chúng chứa nhiều thông tin về kinh tế, kỹ thuật rất cần thiết đối với nhiều ngành kinh tế của đất nước. - Về khoa học: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa khoa học rất rõ nét. Bất cứ tài liệu lưu trữ nào cũng mang những thông tin chân thực về xã hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra nó. Đó là cơ sở sử liệu quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử kinh tế, văn hóa, tư tưởng và lịch sử của từng địa phương, từng ngành và từng cơ quan nói riêng. - Về văn hóa xã hội: Tài liệu lưu trữ là di sản quý báu phản ánh trực tiếp thành quả lao động sáng 7 tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. Di sản này có vai trò rất quan trọng đối với việc nghiên cứu tiến trình phát triển về kinh tế, chính trị, xã hội, khoa học – kỹ thuật, văn hóa nghệ thuật của nước ta. 1.2. Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ chức: Từ điển Bách khoa Việt Nam(2005)định nghĩa tổ chức là “hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung” [24, 455] Theo Nguyễn Như Ý - Đại từ điển Tiếng Việt (1999), tổ chức là sự sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng chung. Đây cũng là định nghĩa về tổ chức được sử dụng trong luận văn này[28] Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: là việc thực hiện các hoạt động sắp xếp, phân loại các vật mang tin được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những đặc trưng nhất định, đảm bảo tính khách quan có hệ thống nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là tiến hành các biện pháp nhằm đưa tài liệu vào một trật tự khoa học với một hệ thống các công cụ tra cứu phục vụ công tác thống kê, bảo quản và công tác tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. 1.3. Mục đích, yêu cầu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Mục đích Mục đích cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ vào một hệ thống thống nhất, nhằm bảo quản sự vẹn toàn và phát huy giá trị của chúng, cụ thể là: - Thông qua tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ sẽ nắm chắc được số liệu cụ thể về khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản trong kho tài liệu được thực hiện dễ dàng và chuẩn xác. - Tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ được thuận lợi, qua việc phát hiện tình trạng vật lý, sự thiếu đủ của tài liệu lưu trữ. Đối với từng hồ sơ được phân loại rõ ràng sẽ giúp cơ quan có những biện pháp bảo quản thích hợp, từ đó bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. 8 Tài liệu lưu trữ được sắp xếp khoa học và lập hồ sơ còn tạo điều kiện cho việc kiểm tra tài liệu một cách thường xuyên, phát hiện kịp thời những tài liệu có nguy cơ bị hỏng và có kế hoạch khôi phục, ngăn chặn sự lây lan, đồng thời góp phần giữ gìn bí mật tài liệu. - Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ còn là cơ sở cho việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả - Tổ chức khoa học giúp phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Có thể nói, Tổ chức khoa học tài liệu tốt sẽ góp phần nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ thông qua việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học nhằm mục đích tránh được các yếu tố tác động của môi trường, kéo dài được tuổi thọ của tài liệu. - Phát triển kinh tế, xã hội, chính sách an ninh quốc gia: Về lý luận, tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử phải được sử dụng rộng rãi phục vụ cho nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội. Tuy nhiên do một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốc gia nhất là những thông tin về quốc phòng, an ninh, chính trị về kinh tế, xã hội.Việc tổ chức khoa học tài liệu giúp cho cơ quan quản lý chặt chẽ tài liệu, tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu. Hơn nữa, việc quản lý chặt chẽ sẽ làm cho các đối tượng xấu không thể khai thác tài liệu phục vụ các hoạt động chống phá Đảng, Nhà nước Tài liệu lưu trữ thu thập đầy đủ thành phần, nội dung đa dạng, phong phú, hồ sơ được lập hoàn thiện, chất lượng sẽ phục vụ hoạt động quản lý cũng như các nhu cầu khác một cách hiệu quả. Từ đó, góp phần nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu cũng như ý thức bảo đảm sự vẹn toàn và phát huy hiệu quả tài liệu lưu trữ trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Yêu cầu Trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, cần chú ý đảm bảo các yêu cầu sau: + Phải đảm bảo tính khoa học: Cấp độ phân loại tài liệu lưu trữ phải phù hợp, không được lẫn lộn giữa hồ sơ với các đơn vị bảo quản. + Phải đảm bảo tính hệ thống: Thứ tự sắp xếp các nhóm tài liệu phải theo nguyên tắc từ chung tới riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới, theo tuần tự thời gian, theo mối liên hệ lịch sử hoặc logic của tài liệu lưu trữ. + Phải đảm bảo tính hiệu quả: Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ được thuận tiện (về số lượng, tình trạng vật lý), giúp cho 9 công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được dễ dàng và tạo thuận lợi cho việc lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. 1.4. Sự cần thiết của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu là công việc bắt buộc phải thực hiện ở các kho lưu trữ. Muc đích của công việc này là để tổ chức tài liệu trong kho theo một phương án phân loại phù hợp, lựa chọn những hồ sơ có giá trị để bảo quản; xây dựng hê thống công cụ tra cứu khoa học giúp cho việc tra tìm thuận lợi,nhanh chóng và chính xác. Mặt khác, thông qua việc tổ chức khoa học tài liệu có thể phát hiện tài liệu thiếu để có kế hoạch bổ sung góp phần hoàn chỉnh thành phần tài liệu của phông và từ đó hoàn chỉnh thành phần tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Hơn nữa tổ chức khoa học còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ. Thông qua hoạt động này, kho lưu trữ Đại học Quốc gia Hà nội sẽ dễ dàng nắm bắt thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu của các phông trong phạm vi quản lý của mình.Ngoài ra, còn tạo điều kiện cho công tác bảo quản, hê thống hóa cho từng phông để tạo điều kiện thuận lợi dễ dàng lựa chọn được cách sắp xếp tài liệu trong kho một cách phù hợp.Đồng thời phát hiện tài liệu hư hỏng đẻ có kế hoạch tu bổ, phuc chế kịp thời. Tổ chức khoa học tài liệu còn là cơ sở quan trọng giúp cho việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ trong việc quản lý và tra tim tài liệu 1.5. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Để tổ chức khoa học tài liệu hành chính tại ĐHQGHN thì ngoài việc nghiên cứu hệ thống lí luận về lưu trữ, khảo sát thực trạng công tác lưu trữ tài liệu hành chính thì việc nghiên cứu, vận dụng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ là rất cần thiết. Qua đó, sẽ giúp các nhà nghiên cứu có những so sánh, đánh giá và đề xuất những giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ tại ĐHQGHN hiện nay. Các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ bao gồm: Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11/11/2011 của Quốc hội; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ nội vụ hướng dẫn quản lí văn bản lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ , tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ , tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Trong đó, Luật lưu trữ là một 10 trong những cơ sở pháp lí quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu hành chính tại ĐHQGHN. Có thể nói, trước sự phát triển của khoa học kĩ thuật, bên cạnh khối tài liệu quản lí, tài liệu hành chính thì các đơn vị trực thuộc cũng hình thành một khối lượng lớn tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, đặc thù, tài liệu điện tử. Do đó, những quy định trên sẽ tạo cơ sở pháp lí để quản lý thống nhất hồ sơ, tài liệu hành chính. Ngoài ra còn là cơ sở để lãnh đạo, người có thẩm quyền tại ĐHQGHN quan tâm, đầu tư hơn nữa cho công tác lưu trữ và thấy được vị trí, ý nghĩa quan trọng của công tác này trong hoạt động quản lý, điều hành công việc tại ĐHQGHN. Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật và quy định nói trên. Thì khi tổ chức khoa học tài liệu hành chính, tài liệu quản lý chuyên môn cần đặc biệt lưu ý vì Công tác tổ chức này có thể nhầm sang chỉnh lý nó có sự khác biệt với chỉnh lý hồ sơ tài liệu lưu trữ. Tại điều 2, khoản 1 của Luật Lưu trữ có quy định:‘‘ Chỉnh lý tài liệu là việc phân lọai, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân „với tổ chức khoa học còn có thêm một nghiệp vụ cơ bản đó là bổ sung tài liệu lưu trữ. Nhiều người hiểu rằng, chỉnh lý tài liệu chỉ đơn giản là phân loại tài liệu để phục hổi hồ sơ mà đáng lẽ nó phải được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, cũng có người đặt cho nó cái tên mang tính chất hàm lâm hơn“Chỉnh lý khoa học- kỹ thuật tài liệu“(theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Liên Xô ấn hành 1980), vì nội dung của chỉnh lý tài liệu đã hàm chứa những vấn đề mang tính chất lý luận và phương pháp luận của Lưu trữ học, có liên quan đến nguyên tắc quản lý tài liệu của lưu trữ trong cả vòng đời của tài liệu. Cụ thể khi xem xét cả vòng đời của tài liệu, chúng ta thấy có hai giai đoạn chính:Giai đoạn văn thư và giai đoạn lưu trữ. Trong giai đoạn lưu trữ lại được phân ra Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Tổ chức khoa học tài liệu là tổ chức những tài liệu đã có sẵn, để người khai thác và sử dụng chúng một cách thuận tiện nhất. Chỉnh lý là công việc kết thúc ở khâu giai đoạn văn thư và đưa vào lưu trữ. Bởi thế có nhiều người cho rằng việc tổ chức và chỉnh lý là hoàn toàn giống nhau, Đúng nó cũng có những nghiệp vụ phận loại, xác định giá trị, thống kê. Thay vào đó nó cũng có vài điểm khác nhau như đã nêu ở trên. 1.5.1 Tổ chức phân loại khoa học tài liệu lưu trữ Phân loại đóng vai trò hết sức quan trọng trong đời sống xã hội bởi mọi hoạt 11 động của con người đều gắn với phân loại. Trong công tác lưu trữ, phân loại tài liệu là một trong những nội dung cơ bản, quyết định đến chất lượng các phông lưu trữ, đặc biệt là chất lượng và hiệu quả tra tìm tài liệu. Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến để phân chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Nói cách khác, phân loại tài liệu là dựa vào các đặc trưng của tài liệu trong phông để phân thành các nhóm và sắp xếp vào các hồ sơ theo một trật tự nhất định nhằm tổ chức khoa học tài liệu của một phông lưu trữ. Phân loại tài liệu lưu trữ là việc căn cứ vào những đặc điểm phổ biến của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng vào các khối, các chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Phân loại tài liệu lưu trữ gồm có 3 cấp: Thứ nhất, phân loại tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để xác định mạng lưới các kho lưu trữ . Theo đó thì Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam được phân ra thành Kho Lưu trữ Nhà nước. Thứ hai, phân loại tài liệu trong phạm vi các kho lưu trữ thành các Phông lưu trữ. Thứ ba, phân loại tài liệu trong các Phông lưu trữ thành hồ sơ, đơn vị bảo quản. 1.5.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu là việc vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cụ thể cho từng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt: chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…Từ đó lựa chọn và chuyển giao những tài liệu lưu trữ có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo quy định của nhà nước. Mục đích nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị, đưa vào bảo quản trong các lưu trữ để phục vụ cho việc quản lý, khai thác sử dụng một cách hiệu quả. Bên cạnh đó loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Xác định giá trị tài liệu là công việc khó khăn, phức tạp nên phải áp dụng các nguyên tắc (chính trị, lịch sử, toàn diện tổng hợp); các tiêu chuẩn (tác giả, thời gian địa điểm, nội dung tài liệu, hiệu lực pháp lý…) và các phương pháp để đảm bảo tính chính 12 xác, thận trọng khi xác định giá trị tài liệu. Hiện nay, việc xác định giá trị tài liệu tại các cơ quan nhà nước được vận dụng Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011. Trong tổ chức xác định giá trị tài liệu tại các cơ quan, tổ chức cần phải tổ chức xác định giá trị tài liệu tại giai đoạn văn thư, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Bên cạnh đó khi xác định giá trị tài liệu, cơ quan tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu.. 1.5.3 Tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê trong công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ là vận dụng các phương pháp và công cụ để xác định chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê. Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam (1992) có ghi “Thống kê tài liệu là quá trình ghi chép số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong các lưu trữ”[5] Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ. Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan, tổ chức báo cáo, cơ quan quản lý các cấpcó cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và phạm vi cả nước. Thống kê nhà nước về lưu trữ được quy định tại Điều 27 của Luật Lưu trữ và quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ được Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/ 2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Công tác thống kê tài liệu trong kho lưu trữ do một bộ phận hoặc một cán bộ phụ trách công tác thống kê đảm nhiệm. Chỉ những người được giao nhiệm vụ thống kê mới được ghi chép vào các loại sổ sách thống kê. Các loại sổ sách thống kê được quản lý tập trung tại phòng làm việc của bộ phận hoặc cán bộ phụ trách công tác thống kê; các loại sổ sách thống kê phải được bảo quản trong tủ riêng biệt, 13 do người được phân công trực tiếp quản lý; cuối mỗi ngày làm việc, tủ phải được khoá và niêm phong. Sổ sách thống kê (trừ mục lục hồ sơ và các bộ thẻ) chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ, không đưa ra phục vụ độc giả.Khi thống kê tài liệu cần chú ý: + Các bó, gói tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục từ 01 đến hết trong phạm vi toàn phông + Trong mỗi bó gói, các tập tài liệu được đánh số riêng từ 01 đến hết. Việc thống kê tài liệu cần làm chính xác và cẩn thận, đặc biệt cần thuyết minh cho lý do loại hủy, tránh trường hợp sơ xuất Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm báo cáo. 1.5.4. Tổ chức xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan. Công cụ tra cứu bao gồm: Mục lục hồ sơ, các loại bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ, sách sơ yếu tài liệu lưu trữ, sách chỉ dẫn các kho lưu trữ. Công cụ tra cứu tài liệu giúp giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ. Đồng thời giúp cho việc quản lý hồ sơ được chặt chẽ. Bên cạnh đó, yêu cầu đặt ra cho việc xây dựng công cụ tra cứu trong các cơ quan, tổ chức là phải giới thiệu chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho. Công cụ phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung tạo nên địa chỉ tra tìm chính xác, tạo sự mỹ quan về công cụ tra cứu. Đồng thời phải đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn và tổng hợp tài liệu nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu của độc giả, tránh tốn kém về mặt thời gian. Đặc biệt công cụ tra cứu phải có kết cấu đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng Trong lưu trữ có nhiều loại hình công cụ tra cứu tài liệu khác nhau, nhưng được sử dụng phổ biến nhất là Mục lục hồ sơ. Theo Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ(1990) có nêu: Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ và những thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ của một khối tài liệu nhất định, như một phông hoặc một bộ phận của phông, một phông lưu trữ liên hợp, hoặc một sưu tập tài liệu lưu trữ[4,216] Mục lục hồ sơ là bảng thống kê toàn bộ hồ sơ trong một Phông, một Kho lưu trữ hoặc một khối tài liệu, dùng để quản lý và tra tìm tài liệu.
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan