Tài liệu Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại trung tâm lưu trữ quốc gia iii

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN BÍCH THỦY TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE - NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN BÍCH THỦY TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE - NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN MINH SƠN Hà Nội, tháng 11 năm 2019 LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện luận văn, ngoài sự cố gắng của bản thân, tác giả nhận được sự giúp đỡ quý báu của các Giáo sư, Tiến sĩ, các cán bộ nghiên cứu đã góp ý, động viên trong những lần bảo vệ đề cương, sinh hoạt chuyên môn. Nhân đây cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Tiến sĩ Nguyễn Minh Sơn – Người thầy đã tận tình chỉ dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn này. Cũng nhân dịp này, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn đến sự động viên, đóng góp của các thầy giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn Phòng – Trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, cùng bạn bè đồng nghiệp đã tạo điện kiện, giúp đỡ tôi hoàn thành bản luận văn này. Những vấn đề mà luận văn đặt ra đã được tác giả cố gắng thực hiện. Song do những hạn chế về trình độ bản thân và thời gian, nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi những hạn chế và thiết sót. Tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, chỉ giáo của các nhà khoa học và đồng nghiệp. Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả Nguyễn Bích Thủy LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và rõ ràng. Đề tài nghiên cứu một cách độc lập, không có sự sao chép kết quả của bất cứ đề tài đã có nào trong lĩnh vực này. Lời cam đoan này của tôi là đúng sự thật và tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Tác giả Nguyễn Bích Thủy DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT VTLTNN Văn thư Lưu trữ nhà nước TTLTQG III Trung tâm Lưu trữ Quóc gia III UBTVQH Ủy ban Thường vụ Quốc hội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài ..............................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề................................................................................2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. ..................................................................4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................................................................5 5. Phương pháp nghiên cứu ..................................................................................5 6. Đóng góp mới của đề tài ..................................................................................6 7. Bố cục của luận văn..........................................................................................7 PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................................9 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE - NHÌN. ................................................................................................9 1.1. Các khái niệm ................................................................................................9 1.1.1. Khái niệm về tài liệu, tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ......................................9 1.1.2. Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ .............................................11 1.1.3. Khái niệm tổ chức khoa học tài lưu trữ nghe - nhìn.................................11 1.2. Mục đích, ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ...............11 1.3. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ..............................12 1.4. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại TTLTQG III. .......................15 1.4.1. Đặc điểm chung ........................................................................................15 1.4.2. Đặc điểm riêng .........................................................................................16 Tiểu kết chương 1 ...............................................................................................17 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE - NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III. .......................18 2.1. Giới thiệu về thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. ....................................................................................18 2.1.1. Thành phần, nội dung tài liệu ghi âm tại TTLTQG III ............................19 2.1.1.1. Thành phần, nội dung tài liệu ghi âm sự kiện .......................................19 2.1.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu ghi âm nghệ thuật ..................................21 2.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu ghi hình tại TTLTQG III ..........................21 2.1.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu phim điện ảnh. .......................................21 2.1.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu ghi hình (băng từ Video, đĩa DVD). ..........22 2.2. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại TTLTQG III. 22 2.2.1. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn .........................................22 2.2.1.1. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ ghi âm .............................................22 2.2.1.2. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ ghi hình ...........................................27 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ..............................................27 2.2.2.1. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ghi âm ..................................................27 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ghi hình ................................................28 2.2.3. Xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: ............29 2.3. Các văn bản hướng dẫn tổ chức tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ......................31 2.4. Nhận xét và đánh giá ...................................................................................32 Tiểu kết chương 2. ..............................................................................................35 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE - NHÌN TẠI TTLTQG III. ...............................................................36 3.1. Nhóm giải pháp nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ở TTLTQG III .......................................................................................................36 3.1.1. Giải pháp về phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ...................36 3.1.1.1. Giải pháp phân loại, chỉnh lý tài liệu ghi âm ........................................37 3.1.1.2. Giải pháp phân loại, chỉnh lý tài liệu ghi hình ......................................42 3.1.2. Giải pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ..............................45 3.1.2.1. Các phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ..............46 3.1.2.2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ...................47 3.1.3. Xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: ............49 3.2. Những giải pháp chung ...............................................................................56 3.2.1. Tiếp tục hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo và quản lý công tác lưu trữ phù hợp với yêu cầu của thời kỳ đổi mới của đất nước ................................56 3.2.2. Tăng cường chỉ đạo công tác ứng dụng công nghệ thông tin ..................57 3.3. Giải pháp về tổ chức cán bộ ........................................................................57 Tiểu kết chương 3 ...............................................................................................58 PHẦN III. KẾT LUẬN ...........................................................................................60 TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................61 PHỤ LỤC 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là phương tiện bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý và nghiên cứu khoa học. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, ngoài những tài liệu lưu trữ chữ viết truyền thống, còn có những loại hình tài liệu khác được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, đó là tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh, băng ghi hình, băng, đĩa ghi âm, gọi chung là loại hình tài liệu lưu trữ nghe - nhìn. Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là một loại công cụ ghi chép, lưu giữ và chuyển tải thông tin bằng hình ảnh, âm thanh nó không chỉ phục vụ các mục đích trước mắt mang tính thời sự, mà còn lưu lại cho đời sau những khoảnh khắc không bao giờ lặp lại, giúp cho thế hệ sau nhận thức được lịch sử rõ nét và chi tiết hơn. Và đặc biệt tài liệu nghe – nhìn là công cụ hết sức quan trọng đối với hoạt động của xã hội hiện nay. Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn không chỉ mang tính bổ trợ, minh họa cho tài liệu chữ viết, mà còn là nguồn sử liệu độc lập, độc đáo về mặt hình thức, phong phú về nội dung, nhiều khi không có ở những loại hình tài liệu khác. Từ khi tài liệu lưu trữ nghe - nhìn xuất hiện, đã làm cho các nguồn tài liệu lưu trữ ngày càng trở nên đa dạng và phong phú hơn. Những bức ảnh, những đoạn phim, hay những băng ghi âm với âm thành truyền cảm và hình ảnh sống động, rõ ràng đã có sức thuyết phục cao. Và là nguồn sử liệu vô cùng quý giá, phục vụ cho hoạt động thực tiễn và cho nghiên cứu lịch sử. Ngày nay, loại hình tài liệu lưu trữ nghe - nhìn đã trở thành một loại hình tài liệu lưu trữ đặc biệt quan trọng được khẳng định, ghi nhận trong các văn bản của Nhà nước, thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong 4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra. Theo đó, tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là nguồn tài liệu bổ sung thường xuyên vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia (TTLTQG III). Tuy nhiên, công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ nghe - nhìn hiện nay chưa được quan tâm đúng mức, chưa được quản lý tập trung thống nhất, chưa theo những quy định thống nhất, từ công tác thu thập, bổ sung tài liệu đến công tác phân loại tài 2 liệu, xác định giá trị tài liệu, biên mục, thống kê và tra cứu tài liệu. Còn nhiều tài liệu lưu trữ nghe - nhìn có giá trị bảo quản vĩnh viễn, quý hiếm về nội dung, độc đáo về vật liệu chế tác còn đang rải rác ở các cơ quan, tổ chức, cá nhân, chưa được sưu tầm, thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả loại hình tài liệu này tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia nói chung và TTLTQG III nói riêng, đáp ứng tốt nhu cầu nghiên cứu, phục vụ ngày càng cao của xã hội. Với tinh thần đó, và xuất phát từ nhiệm vụ chuyên môn thực tế đòi hỏi, tôi chọn đề tài luận văn: “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”, làm nội dung nghiên cứu đề tài luận văn cao học của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói riêng là vấn đề tương đối mới so với công tác lưu trữ tài liệu chữ viết. Trong những năm gần đây, vấn đề này đã được nghiên cứu, nhưng chưa nhiều và phần lớn mới chỉ dừng ở mức độ giới thiệu trong các bài viết trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Truyền hình, Tạp chí Nhiếp ảnh, trên các báo, đề tài, luận văn thạc sĩ, cử nhân, tác giả xin điểm qua những công trình nghiên cứu đó: Vấn đề tổ chức công tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn Có các bài viết “Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm”, tạp chí Văn thư lưu trữ số 02/1983; “Cần quan tâm hơn nữa đến việc quản lý tài liệu lưu trữ băng, đĩa ghi âm”, tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 02/1985 của Đặng Anh Đào”; “ Một số ý kiến về tổ chức lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi âm ở nước ta hiện nay”, tạp chí Văn thư Lưu trữ số 03/1999; “Vài nét về quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn”, số 02/1998 của Nguyễn Lan Phương”; "Cần quan tâm hơn nữa đến quản lý tài liệu lưu trữ băng, đĩa ghi âm”, tạp chí Văn thư lưu trữ, số 01/2002, tác giả Nguyễn Trọng Biên; “Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn và cuộc sống”, Tạp chí Dấu ấn thời gian, Hội lưu trữ, Hà Nội, năm 2008 v.v...các bài viết này mới chỉ bước đầu tìm hiểu và nêu lên thực trạng về công tác tài liệu lưu trữ nghe – nhìn nói chung, và một số kiến nghị chung chung về cách quản lý tài liệu nghe nhìn. Trong những năm gần đây có luận văn cử nhân “Vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ở Trung tâm Nghe – Nhìn Đài Truyền hình Việt Nam”, năm 2001 của Trần Lệ Hường; luận văn thạc sĩ “Công tác lưu trữ nghe - nhìn ở các Đài Truyền hình – thực trạng và giải pháp”, năm 2002 của Nguyễn Thúy Bình; luận văn thạc sĩ “ Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 3 – Thực trạng và giải pháp“, năm 2003 của Nguyễn Minh Sơn. Các luận văn, công trình nghiên cứu mới chỉ dừng ở mức đề cập đến công tác quản lý, tổ chức tài liệu lưu trữ nghe – nhìn nói chung, đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp ở cơ quan, đơn vị, Trung tâm Nghe – nhìn, các Đài Truyền hình, tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, chưa có một tác giả nào đề cập đến tổ chức khoa học tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III mà cụ thể là tài liệu ghi âm, ghi hình. Vấn đề thu thập tài liệu nghe - nhìn Về vấn đề này cũng đã có một số đề tài được nghiên cứu như: ‘‘ Mấy ý kiến bước đầu về thu thập tài liệu phim điện ảnh của Viện Phim Việt Nam” của Nguyễn Thị Phượng, luận văn cử nhân 1985; ‘‘Bước đầu xác định những nguồn tài liệu ảnh cần giao nộp vào Kho Lưu trữ Trung ương” của Nguyễn Thị Bích Di, luận văn cử nhân, năm 1985; ‘‘Nguồn tài liệu phin điện ảnh về Chủ tịch Hồ Chí Minh” của Nguyễn Thị Hương, luận văn cử nhân 1990; ‘‘Những cơ sở khoa học xác định nguồn bổ sung và thành phần tài liệu ảnh để nhà nước quản lý” của Lã Thị Hồng, đề tài nghiên cứu khoa học, mã số 89 – 98 – 017. Và gần đây nhất là Luận án tiến sĩ “Xác định nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ nghe - nhìn cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam”, năm 2017 của Nguyễn Minh Sơn. Các công trình nghiên cứu nêu trên bước đầu đề ra được những cơ sở khoa học cho việc xác định nguồn tài liệu nghe – nhìn nộp lưu vào lưu trữ nhà nước nhưng chưa nghiên cứu cụ thể được thành phần từng loại hình cụ thể vào Lưu trữ Đảng hay Lưu trữ nhà nước Trung ương. Vấn đề phân loại xác định giá trị tài liệu nghe – nhìn Một số bài viết trong tạp chí Văn thư Lưu trữ, tác giả Đào Xuân Chúc như: “Mấy ý kiến về nguyên tắc và phương pháp đánh giá tài liệu ảnh trong công tác lưu trữ”, số 03/1983; “‘Những nguyên tắc xác định giá trị tài liệu ảnh trong công tác lưu trữ”, tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 03/1985; “Mấy vấn đề về cơ sở phương pháp luận để xác định giá trị tfi liệu lưu trữ phim điện ảnh”, số 03/1988; “Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ảnh lưu trữ“, số 03/1993. Một số tác giả khác cũng đã có những bài viết được đăng tạp chí Nhiếp ảnh như: ‚“Bản chất của Ảnh” của Nguyễn Long, số 01/1986; “Tính chất và nội dung thông tin của ảnh” của Chu Chí Thành, số 24 và 25/ 1982; “Thể loại ảnh“ của Chu Chí Thành – Hoàng Ánh – Lê Hải, số 01, 01/1994 v.v... Luận văn của các cử nhân như: tác giả Hà Thị Tiêu với đề tài ‘‘Một số ý kiến đánh giá về xác định giá trị tài liệu phim thời sự - tài liệu ở Viện Tư liệu Phim Việt 4 Nam”, luận văn cử nhân năm 1990; tác giả Mai Thu Hiền với đề tài ‚“Bước đầu vận dụng các nguyên tắc và tiêu chuẩn của lưu trữ học để xác định giá trị tài liệu phim thời sự tài liệu tại Viện Nghệ thuật và Lưu trữ Điện ảnh Việt Nam”, luận văn cử nhân, năm 1995; tác giả Nguyễn Văn Xuyên với đề tài ‚“Xác định giá trị và thu thập tài liệu lưu trữ phim điện ảnh để nhà nước bảo quản”, luận văn thạc sĩ, năm 1998 v.v...cũng cần phải kể đến sự đóng góp của các cuốn sách, tập bài giảng ‚“Lưu trữ tài liệu nghe – nhìn“ – Hà Nội năm 1997 và gần đầy cuốn chuyên khảo “Nguồn tài liệu ảnh về cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1945 – 1954) do NXB Chính trị Quốc gia xuất bản, Hà Nội, năm 2002 của tác giả - Tiến sĩ Đào Xuân Chúc. Những bài viết, luận văn, đề tài nghiên cứu nêu trên mới chỉ nêu lên những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu cho loại hình tài liệu ảnh, phim điện ảnh nói chung, mà chưa có nghiên cứu đề cập đến các dạng tài liệu nghe nhìn khác như tài liệu ghi âm, tài liệu ghi hình (băng video, đĩa). Vấn đề biên mục và xây dựng công cụ tra cứu Về vấn đề này một số tác giả cũng đã đề cập đến như: Dương Viết Á “Ý nghĩa điển hình của lời chú thích trong ảnh thời sự”, tạp chí Nhiếp ảnh, số 12/1980; Lã Thị Hồng với bài “Viết lời thuyết minh cho tài liệu ảnh”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 01/1986; Nguyễn Đức Hà với đề tài “Một số ý kiến về xây dựng bộ thẻ tra tìm ảnh cho phòng Tư liệu ảnh của Thông tấn xã Việt Nam (1945 – 1980) ”; luận văn cứ nhân, năm 1980; Nguyễn Việt Thắng với đề tài “Xây dựng khung phân loại thông tin tài liệu phim điện ảnh và bộ thẻ hệ thống ở Phông Lưu trữ tư liệu phim quân đội”, luận văn cử nhân, năm 1991. Tuy nhiên, chưa có tác giả nào đề cập đến các yếu tố thông tin cần biên mục, các hệ thống công cụ tra cứu cho tất cả các loại hình của tài liệu nghe nhìn nói chung và tài liệu nghe nhìn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 3.1. Mục đích nghiên cứu Luận văn nhằm giải quyết mục tiêu đề xuất các giải pháp chung và các giải pháp nghiệp vụ cụ thể về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại TTLTQG III trong giai đoạn hiện nay, hướng đến mục đích cuối cùng của Tổ chức khoa học tài liệu lưu là nâng cao chất lượng thành phần phông lưu trữ Quốc gia, nâng cao khả năng phục vụ về con người, về công cụ làm việc, về môi trường làm việc, nâng cao tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, nâng cao về nhận thức xã hội đối với tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe – nhìn nói riêng. 5 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục đích nghiên cứu trên, đề tài có nhiệm vụ nghiên cứu các nội dung cơ bản sau đây: - Nghiên cứu cơ sở lý luận chung về tài liệu lưu trữ nghe - nhìn về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn. - Nghiên cứu thực trạng về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói chung, tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình nói riêng hiện đang bảo quản ở TTLTQG III, cụ thể là các nội dung về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn như công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài liệu. Từ đó có những đánh giá, nhận xét ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những ưu điểm, tồn tại đó. - Nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp chung, giải pháp cụ thể để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại TTLTQG III nhằm phục vụ tốt cho công tác bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả loại hình tài liệu lưu trữ nghe - nhìn. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiêu cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn là tài liệu lưu trữ nghe – nhìn mà cụ thể là tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình bảo quản tại TTLTQG III và tổ chức khoa học tài liệu ghi âm, ghi hình ở TTLTQG III. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Trong Lịch sử nghiên cứu vấn đề, đã có đề tài nghiên cứu liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở TTLTQG III, chính vì vậy, luận văn này không nghiên cứu tài liệu ảnh tại TTLTQG III, phạm vi đề tài của tác giả sẽ nghiên cứu về: “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”. - Đề tài nghiên cứu thành phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu ghi âm, ghi hình được bảo quản tại TTLTQG III, không nghiên cứu nội dung tài liệu ghi âm, ghi hình chưa được thu thập vào Trung tâm. - Nghiên cứu thực trạng tổ chức khoa học tài liệu ghi âm, ghi hình tại TTLTQG III. 5. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả căn cứ trên một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu như sau: 6 - Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, cụ thể là vận dụng linh hoạt 3 nguyên tắc: nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp, 3 nguyên tắc này được vận dụng trong quá trình phân tích chức năng, nhiệm vụ của TTLTQG III, khi khảo sát, xem xét tình hình thực tế về thành phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu ghi âm, ghi hình, thực trạng tổ chức khoa học loại hình tài liệu này tại TTLTQG III, từ đó đề xuất những giải pháp về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của TTLTQG III. - Phương pháp luận lưu trữ học: Trong đó vận dụng những cơ sở lý luận của Lưu trữ học Mác Xít vào việc thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, thống kê tài liệu cho tài liệu lưu trữ nói chung để xem xét và đề xuất các giải pháp cho công tác tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn ở TTLTQG III. - Phương pháp quan sát, khảo sát: Phương pháp quan sát, khảo sát được vận dụng trong quá trình khảo sát, nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước về tài liệu nghe - nhìn; khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu nghe - nhìn nói chung và tài liệu ghi âm, ghi hình nói riêng về thành phần, nội dung, số lượng của chúng đang được quản lý tại TTLTQG III. - Phương pháp thống kê: Tác giả sử dụng phương pháp này để thống kê các công trình nghiên cứu liên quan đến quản lý, tổ chức khoa học tài liệu nghe - nhìn. Ngoài ra, phương pháp thống kê còn được dùng để thống kê số liệu thu thập, số liệu chỉnh lý, số liệu tài liệu lưu trữ nghe – nhìn được quản lý tại TTLTQG III. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Việc nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn là vấn đề khó, cần thiết phải phân tích tình hình thực tiễn cũng như các vấn đề lý luận liên quan để làm rõ các nội dung của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Bằng phương pháp này, tác giả đã phân tích, tổng hợp thực trạng trong từng nội dung của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn để từ đó nắm được tình hình thực tiễn, đề xuất các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại TTLTQG III. - Phương pháp so sánh: Phương pháp này được tác giả sử dụng để so sánh hiệu quả kinh tế, hiệu quả sử dụng tài liệu sau khi chúng được thực hiện tốt các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu mà đề tài đề cập. 6. Đóng góp mới của đề tài - Kết quả nghiên cứu của luận văn giúp cho việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói chung và tài liệu ghi âm, ghi hình nói riêng được hiệu quả và 7 thống nhất. Qua đó, giúp cho cơ quan quản lý lưu trữ, cơ quan TTLTQG III có cơ sở để hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ cụ thể đối với tài liệu ghi âm, ghi hình tại TTLTQG III, có kế hoạch xử lý các nội dung của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình, trong đó nhằm kịp thời sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ nghe nhìn có giá trị vào lưu trữ lịch sử,và bảo quản kéo dài tuổi thọ tài liệu nghe nhìn, không làm thất thoát những tài liệu lưu trữ nghe nhìn có ý nghĩa quan trọng để phục vụ nhu cầu ngày càng cao trong xã hội. - Trong luận văn, kết quả nghiên cứu sẽ góp phần giới thiệu một cách có hệ thống thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị và ý nghĩa của từng khối tài liệu ghi âm, ghi hình đang được quản lý tại TTLTQG III. Từ đó nghiên cứu, phân tích, xác định giá trị, lựa chọn tài liệu ghi âm, ghi hình có giá trị về nội dung, độc đáo về vật mang tin để lưu giữ bảo quản vĩnh viễn. - Luận văn cũng trình bày thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe nhìn ở TTLTQG III, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, vướng mắc, nguyên nhân của những tồn tại đó để đưa ra những giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ghi âm, ghi hình tại Trung tâm lưu trữ quốc gia một cách tốt nhất, hiệu quả nhất, nhằm phục vụ tốt cho nhu cầu xã hội cho lợi ích chính đáng của Quốc gia, Dân tộc. - Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho những nhà quản lý xây dựng các văn bản liên quan đến tài liệu ghi âm, ghi hình, cho cán bộ nghiệp vụ khi tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình trong quá trình thực hiện công việc của mình. 7. Bố cục của luận văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Luận văn có bố cục như sau: Chương 1: Lý luận chung về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Ở chương này, tác giả trình bày lý luận chung về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, cụ thể, nêu các khái niệm về tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn; ý nghĩa và nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn. Chương 2: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trong chương này, tác giả trình bày về thành phần, nội dung và đặc điểm của từng khối tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói chung và khối tài liệu ghi âm, ghi hình nói riêng hiện đang bảo quản tại TTLTQG III. Qua đó, khẳng định tài liệu ghi âm, ghi hình 8 ở TTLTQG III thực sự là nguồn sử liệu vô cùng quý giá. Nội dung chính của chương này, tác giả nêu thực trạng tổ chức khoa học tài liệu ghi âm, ghi hình mà cụ thể là công tác: phân loại tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tra, thống kê tài liệu ghi âm, ghi hình tại TTLTQG III, từ đó có những đánh giá, nhận xét ưu điểm, hạn chế, tồn tại và nguyên nhân của những ưu điểm, hạn chế tồn tại đó. Chương 3: Một số giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại TTLTQG III. Trong chương này, luận văn đề cập tới một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình tại TTLTQG III gồm các nhóm giải pháp chung và giải pháp cụ thể. Nhóm giải pháp chung đưa ra về nâng cao nhận thức, xây dựng hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn về tổ chức nguồn lực thực hiện công tác này. Nhóm giải pháp cụ thể đưa ra những giải pháp về nghiệp vụ liên quan đến nội dung của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình nhằm nâng cao chất lượng đầu vào của tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu đồng bộ, thống nhất phục vụ công chúng được nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả. Để làm sáng tỏ một số vấn đề trình bày ở các chương, Luận văn có thêm phần phụ lục: Phụ lục I: Một số hình ảnh về vật mang tin về tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình đang bảo quản ở TTLTQG III và các biểu mẫu biên mục, công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ nghe - nhìn hiện có ở TTLTQG III. Phụ lục II: Các biểu mẫu biên mục, công cụ tra cứu do luận văn đề xuất để sử dụng cho tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ở TTLTQG III. 9 PHẦN NỘI DUNG Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE - NHÌN. Ở chương này, tác giả trình bày các khái niệm cơ bản về tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, đặc điểm và ý nghĩa của chúng trong đời sống xã hội. Đồng thời nêu khái niệm, mục đích và vai trò, nội dung của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cung cấp nền tảng lý luận cho việc đánh giá thực tiễn ở Chương 2. 1.1. Các khái niệm 1.1.1. Khái niệm về tài liệu, tài liệu lưu trữ nghe - nhìn * Khái niệm tài liệu Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS – TS Dương Văn Khảm thì tài liệu là “Vật mang thông tin làm phương tiện cho các hoạt động xã hội. Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên các vật mang tin khác nhau, như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ...dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội và lưu trữ các thông tin của những hoạt động đó“ [09,343]. Tại Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích“ Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác“ [14]. Ở nước Nga, trong tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487 – 70 khái niệm tài liệu đã được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người“. Theo tiêu chuẩn GOST 16487 – 83, văn thư và công tác lưu trữ, thuật ngữ “tài liệu“ đã được coi là đối tượng vật chất cùng với thông tin được ghi nhận bởi con người, bởi phương pháp đề truyền nó trong thời gian và không gian, tài liệu là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó. Từ những phân tích trên đây, khái niệm tài liệu có thể khẳng định tính không tách rời của vật mang tin và của thông tin ghi trên nó. * Khái niệm tài liệu lưu trữ Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS – TS 10 Dương Văn Khảm thì tài liệu lưu trữ là “Tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là tài liệu bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các thời kỳ lịch sử, không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin; được lựa chọn, giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn“ [10,346]. Tại khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011quy định “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp“ [15]. * Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn Trong Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu lưu trữ nghe - nhìn“ của PGS, TS Đào Xuân Chúc đã định nghĩa: “ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan văn hóa, thông tin, tuyên truyền, các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan nghiên cứu khoa học và những người chụp ảnh, quay phim và ghi âm, ghi hình – ghi âm nghiệp dư có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn không kể không gian, địa điểm sản sinh và những vật liệu ghì mà nó mang tin, được nộp vào các kho (Viện) Lưu trữ Nhà nước theo các chế độ nhất định thì gọi là tài liệu lưu trữ ảnh, phim điện ảnh và ghi âm, ghi hình (Tài liệu lưu trữ nghe – nhìn) [06,1]. Tiếp theo, tác giả giải thích thêm: “Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình là những loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức lẫn nội dung mang tin. Chúng có khả năng ghi và làm tái hiện các hoạt động của xã hội và tự nhiên bằng hình ảnh tĩnh, hình ảnh động và âm thanh đúng như sự việc xảy ra“ [06,1]. Định nghĩa này đã nêu được bản chất của Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn chứa thông tin bằng âm thanh, hình ảnh và ý nghĩa về nội dung của tài liệu khi chúng trở thành tài liệu lưu trữ. Trong Tập bài giảng “Lưu trữ nghe nhìn“ (tài liệu nội bộ) của Ths Nguyễn Thị Loan định nghĩa: “Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là tài liệu có giá trị bằng hình ảnh và âm thanh được ghi trên ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình bằng các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cá nhân, được lựa chọn bảo quản trong kho lưu trữ để phục vụ cho các nhu cầu của xã hội“ [11] Trong Luận án của TS Nguyễn Minh Sơn năm 2017 đã định nghĩa: “Tài liệu Lưu trữ Nghe – nhìn (tài liệu lưu trữ ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình) là những 11 tài liệu chứa thông tin hình ảnh (hoặc) âm thanh dưới mọi chất liệu, hình thức được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân có giá trị khoa học, lịch sử, thực tiễn...được lựa chọn vào bảo quản trong các lưu trữ“ [15,18]. Từ những nghiên cứu, phân tích trên đây, tác giả có thể đưa ra định nghĩa tài liệu lưu trữ nghe - nhìn như sau: “Tài liệu lưu trữ nghe – nhìn là tài liệu chứa thông tin hình ảnh và (hoặc) âm thanh dưới mọi chất liệu, hình thức được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn được lựa chọn và quản lý trong các lưu trữ‘‘. Định nghĩa này thể hiện được tính đặc thù của tài liệu là vừa nghe, vừa nhìn thấy, vừa nêu được chất liệu, hình thức tồn tại của chúng, cũng như nội dung của tài liệu lưu trữ nói chung. 1.1.2. Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ chức theo nghĩa rộng là một hoạt động sắp xếp, bố trí công việc một cơ cấu, một thực thể, là một sự phát triển gọi là tái cấu trúc nền kinh tế quốc doanh, sắp xếp lại để phát triển. Tổ chức khoa học trên cơ sở lý luận, có nguyên tắc, có phương pháp nghiệp vụ thích hợp. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là thực hiện các hoạt động nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến công việc: phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu và thống kê tài liệu lưu trữ một cách khoa học, logic, có hệ thống nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý và phục vụ được nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả các nhu cầu xã hội ngày càng tốt hơn. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, những quy định, hướng dẫn cụ thể của Đảng và Nhà nước trong công tác lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ mới được thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trong các Lưu trữ Lịch sử. 1.1.3. Khái niệm tổ chức khoa học tài lưu trữ nghe - nhìn Từ khái niệm nêu trên, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, những quy định, hướng dẫn nghiệp vụ để sắp xếp thực hiện các công việc như: phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, xây dựng công cụ tra cứu và thống kê tài liệu lưu trữ nghe - nhìn một cách khoa học có hệ thống nhằm đáp ứng tốt nhu cầu tìm thông tin của xã hội. 1.2. Mục đích, ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn chính là tìm ra các biện pháp nhằm đưa ra phương án phân loại tài liệu lưu trữ nghe - nhìn phù hợp, 12 xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn một cách chính xác và xây dựng các công cụ tra cứu, thống kê tài liệu lưu trữ nghe - nhìn giúp cho việc tra tìm và khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ có loại hình đặc thù này được thuận lợi, hiệu quả. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, giúp cán bộ nắm bắt được số liệu cụ thể về khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu hiện đang quản lý, phát hiện sự thiếu, đủ của tài liệu, từ đó có kế hoạch sưu tầm bổ sung tài liệu lưu trữ nghe nhìn nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng thành phần Phông Lưu trữ quốc gia. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nhằm nâng cao khả năng phục vụ về con người, về công cụ làm việc, về môi trường làm việc. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn sẽ tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu được thuận lợi, qua việc phát hiện tình trạng vật lý của tài liệu bị hưng hỏng, nấm mốc, ố vàng, từ đó có biện pháp tu bổ, phục chế kịp thời nâng cao tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, nhằm nâng cao nhận thức xã hội. Nói tóm lại, mục đích cuối cùng của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói riêng góp phần nâng cao chất lượng tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia là hướng tới công tác quản lý tốt và việc phục vụ tốt các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ nghe - nhìn. Mục đích cao cả của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói riêng là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, nếu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được tốt thì có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với quốc gia, địa phương, các cơ quan và toàn xã hội góp phần nâng cao chất lượng tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia. 1.3. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn Nội dung của Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn gồm các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ: phân loại tài liệu lưu trữ nghe nhìn, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, xây dựng công cụ tra cứu và thống kê tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, cụ thể như sau: - Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: + Phân loại tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói riêng là căn cứ vào những đặc trưng chung và đặc trưng riêng, căn cứ vào đặc điểm về nội dung tài liệu, về nguồn, xuất xứ tài liệu, về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan sản sinh ra tài liệu, về vật liệu chế tác tài liệu, về thời gian sản sinh ra tài liệu...để phân loại tài liệu ra các khối, nhóm và đơn vị chi tiết. Phương thức phân loại tài liệu nghe - nhìn là phân loại trực tiếp các khối nhóm tài liệu, sắp xếp tài liệu theo đặc điểm đã lựa chọn. Đơn vị phân loại tài liệu 13 lưu trữ nghe - nhìn tùy thuộc vào từng thể loại tài liệu, phân loại theo đơn vị là tấm ảnh, album, cuộn băng, đĩa ghi âm. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn khác với phân loại tài liệu khác ví dụ như tài liệu giấy, khi thực hiện phân loại tài liệu đặc thù này cần lưu ý đến chất liệu làm ra tài liệu, kích cỡ của tài liệu (độ dài của băng từ hoặc phim), mầu sắc tài liệu (phim đen trắng, phim màu), độ gốc của tài liệu, hay đặc trưng địa điểm, thời gian, đặc trưng đối tượng được ghi hình và ghi âm, đặc trưng thể loại... Mục đích của phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là nhằm tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tối ưu nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn xét về thực chất là phân loại, chỉnh lý một nguồn sử liệu hết sức phong phú và đa dạng mang tính đặc thù, phản ánh chân thực về sự kiện, hiện tượng khách quan, phản ánh tiến trình lịch sử dân tộc. Do đó, phân loại, chỉnh lý càng khoa học thì càng có điều kiện để phát huy tác dụng của nguồn tài liệu này đối với các mặt của đời sống xã hội. Muốn phân loại được khoa học, trước hết cần phải theo những nguyên tắc phương pháp luận của lưu trữ học và vận dụng các phương pháp về nhận thức của chủ nghĩa Mác - Lênin như các cặp phạm trù cái chung và cái riêng, nội dung và hình thức, hiện tượng và bản chất, các phương pháp logic và lịch sử, phân tích và tổng hợp, diễn dịch và quy nạp… Phân loại tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói riêng có ý nghĩa và tác dụng thiết thực. Nó giúp cho cơ quan quản lý sắp xếp tài liệu một cách khoa học, ngăn nắp, trật tự, có địa chỉ rõ ràng giúp tra tìm tài liệu phục vụ khai thác sử dụng nhanh chóng, kịp thời. Mặt khác, việc phân loại tài liệu lưu trữ nghe nhìn làm tốt sẽ giúp cơ quan quản lý phát hiện những tài liệu nghe – nhìn chưa được nộp lưu vào lưu trữ, còn thiếu về thành phần, nội dung, sự kiện. Từ đó, lưu trữ quản lý có cơ sở để lập kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ. Thông qua phân loại tài liệu giúp lưu trữ cơ quan phát hiện những tấm ảnh, cuộn băng, giờ ghi âm, ghi hình bị trùng lặp, chất lượng âm thanh, tình trạng vật lý kém không khôi phục được loại ra để tiêu hủy, tiết kiệm kho tàng, kinh phí bảo quản tài liệu. Đồng thời việc phân loại tài liệu lưu trữ giúp cho cơ quan lưu trữ sắp xếp tài liệu lưu trữ nghe – nhìn theo đúng chất liệu chế tác tài liệu, tạo thuận lợi cho việc bảo quản an toàn tài liệu. + Chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe – nhìn nói riêng là tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ. Việc thực hiện chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo từng loại hình tài liệu, từng khối, sưu tập, từng bộ tài liệu đã thu thập vào lưu trữ. Sản phẩm cuối cùng của công việc chỉnh lý là Mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu đi kèm ở các mức độ thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ khác nhau – bảo quản tài liệu lưu trữ theo mức độ năm và bảo quản tài liệu theo thời hạn vĩnh viễn. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe – nhìn giúp cơ quan quản lý tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính