Tài liệu Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình sử dụng quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy giầy phúc yên

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường với sự quản lý và điều tiết của nhà nước, kế toán với chức năng của mình có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc phản ánh và cung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước. Nó là công cụ quan trọng để tính toán xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách nhà nước. Để tồn tại và phát triển tuân theo các quy luật vận hành của nền kinh tế đầy khó khăn, các doanh nghiệp phải năng động về mọi mặt, phải biết tận dụng các biện pháp kinh tế một cách linh hoạt khéo léo và hiệu quả. Trong đó không thể thiếu quan tâm đến công tác tổ chức kế toán nói chung cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Bởi lẽ nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản cấu thành nên giá thành sản phẩm, tổ chức kế toán nguyên vật liệu tốt sẽ đảm bảo cho việc cung cấp đầy đủ kịp thời các nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, kiểm tra giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất góp phần giảm bớt chi phí nâng cao danh lợi cho công ty. Điều này đặc biệt có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất Giầy. Một ngành sản xuất mà việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng. Nhận thức rõ được vai trò quan trọng của công tác kế toán đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp. Qua thực tế em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình sử dụng quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy giầy Phúc Yên. Ngoài phần mở đầu ra nội dung bản luận văn này gồm 3 chương sau: Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp và phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu. SV: Đoàn Thu Hiền 1 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chương 2: Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu và tình hình tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Nhà máy Giầy Phúc Yên. Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Nhà máy Giầy Phúc Yên. Do trình độ thời gian có hạn nên không tránh khỏi những khiếm khuyết, thiếu sót. Em rất mong các thầy cô, cán bộ Nhà máy, các bạn góp ý bổ sung để đề tài được hoàn thiện hơn nữa. SV: Đoàn Thu Hiền 2 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU. 1.1: Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.1.1: Vị trí đặc điểm nguyên vật liệu. Bất kỳ một xã hội nào muốn tồn tại và phát triển phải tiến hành quá trình sản xuất. mà quá trình sản xuất muốn tiến hành được cần đủ 3 yếu tố cơ bản đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Ba yếu tố này có mối quan hệ hữu cơ tác động qua lại tạo ra của cải vật chất cho XH. Trong đó nguyên vật liệu(NVL) là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Đối tượng lao động ở NVL thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản, bông trong các doanh nghiệp dệt kéo sợi, vải trong các doanh nghiệp may, sản phẩm cây trồng trong các doanh nghiệp chế biến… Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới NVL đóng một vai trò quan trọng xét trên các mặt sau. -Về mặt giá trị: Dưới tác động của sức lao động cùng tư liệu lao động ở một chu kỳ sản xuất NVL sẽ chuyển dịch một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất dưới dạng chi phí tiêu hao để thành giá trị sản phẩm mới mang đầy đủ chức năng vốn có của sản phẩm đó là: chất lượng, mẫu mã, giá trị, giá trị sử dụng, giá trị thương mại. Hơn nữa chi phí NVL còn là một trong 3 chi phí cơ bản quan trọng để tính giá thành sản phẩm (theo khoản mục). Vì vậy có giảm được chi phí NVL mới giảm chi phí SXKD từ đó hạ giá thành sản phẩm (trong trường hợp không làm thay đổi chất SV: Đoàn Thu Hiền 3 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP lượng sản phẩm) bằng việc tổ chức quản lý sử dụng hợp lý tiết kiệm NVL mới đem lại lợi nhuận cao, tăng tích luỹ và đạt hiệu quả cao nhất. -Về vốn của doanh nghiệp: Chi phí NVL là thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp đặc biệt là vốn dự trữ. Trong đó NVL nằm trong khâu dự trữ sản xuất của vốn lưu động. Do đó cần quản lý sử dụng tốt NVL mới góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tránh ứ đọng sử dụng lãng phí. Từ vị trí vai trò, đặc điểm của NVL ta thấy việc tổ chức quản lý sử dụng tốt NVL là rất cần thiết, bổ ích cho tất cả các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất. Do vậy trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu từ khâu thu mua vận chuyển, bảo quản đến khâu sử dụng và dự trữ. 1.1.2: Vai trò kế toán NVL trong tổ chức quản lý sử dụng NVL Để đạt hiệu quả cao nhất trong tất cả các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán với tư cách là công cụ quản lý tài chính đắc lực đang ngày một củng cố và hoàn thiện sẽ giúp doanh nghiệp vươn tới mục tiêu đề ra. Vì kế toán là công cụ không thể thiếu trong hệ công cụ quản lý kinh tế và kế toán là khoa học thu nhận, xử lý cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Kế toán NVL cũng là việc ghi chép phản ánh chi tiết, tổng hợp số liệu, giá trị về tình hình thu mua vận chuyển, bảo quản dự trữ, tình hình nhập- xuất- tồn kho của NVL. Để đảm bảo cho quá trình SXKD được thường xuyên liên tục đạt hiệu quả cao NVL phải được cung cấp đầy đủ đúng chủng loại, mẫu mã, chất lượng quy cách sản phẩm kịp thời. Kế toán NVL giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về tất cả các mặt về NVL (số lượng, chủng loại, mẫu mã, giá cả thời hạn…) Từ đó đề ra biện pháp tổ chức, quản lý sử dụng thích hợp quá trình sản xuất luôn nhịp nhàng thông suốt. SV: Đoàn Thu Hiền 4 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 1.1.3: Yêu cầu quản lý NVL. NVL là yếu tố không thể thiếu được đối với quá trình sản xuất. Do vậy việc cung cấp NVL đầy đủ, thường xuyên liên tục và sử dụng tiết kiệm, hợp lý, hiệu quả đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh ổn định đạt kết quả cao. Muốn được như thế thì công tác quản lý NVL phải đảm bảo yêu cầu ở các khâu (thu mua, bảo quản, dự trữ và tiêu dùng). -NVL là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động. Các doanh nghiệp phải tiến hành thường xuyên mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp. Trong khâu thu mua phải quản lý về khối lượng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với tiến độ SXKD của doanh nghiệp. -Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn. -Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi, điều đó có ý nghĩa to lớn trong việc hạ thấp chi phí sản xuất giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong SXKD. -Trong khâu dự trữ, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình SXKD ổn định, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 1.1.4: Nhiệm vụ của kế toán NVL. Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, kế toán NVL cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: -Thực hiện việc đánh giá, phân loại NVL phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. SV: Đoàn Thu Hiền 5 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP -Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua NVL, kế hoạch sử dụng NVL cho sản xuất. -Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 1.2: Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu. 1.2.1: Phân loại NVL Mỗi doanh nghiệp có tính chất đặc thù trong SXKD khác nhau nên sử dụng các loại NVL khác nhau, phân loại NVL là sắp xếp NVL cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý và hạch toán chính xác. Việc phân loại NVL chính xác giúp cho doanh nghiệp xác định được tầm quan trọng của từng loại NVL, từ đó có kế hoạch phản ánh đúng về mặt giá trị đối với từng thứ NVL. Dưới nhiều góc độ nghiên cứu khác nhau, tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà có thể phân loại theo các tiêu thức khác nhau. Có thể phân loại theo nguồn hình thành (sử dụng tiêu thức mua ngoài hay tự sản xuất), phân loại theo quyền sở hữu, phân loại theo nguồn tài trợ, phân loại theo tính năng lý hoá, theo quy cách phẩm chất, theo mục đích và nơi sử dụng…Nhưng trên thực tế cách phân loại thông dụng nhất là dựa vào vai trò, công dụng của NVL trong sản xuất. Theo cách phân loại này NVL được chia thành: -Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới. Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, sản phẩm đó cũng được coi như nguyên vật liệu chính. -Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm. SV: Đoàn Thu Hiền 6 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP -Nhiên liệu: Là những vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí gas,… được sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. -Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… -Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu…dùng cho công tác xây lắp xây dựng cơ bản. -Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp các loại kể trên thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định… Trong kế toán quản trị để tạo điều kiện cho cung cấp thông tin kịp thời về chi phí, NVL được chia thành:chi phí NVL trực tiếp và chi phí NVL gián tiếp. Việc phân loại này cho phép nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn và nhanh chóng. 1.2.2: Đánh giá NVL. Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất.Về nguyên tắc NVL nằm trong giá thành sản phẩm đồng thời nó còn thuộc tài sản lưu động nằm trong bảng cân đối kế toán. Vì vậy phải đánh giá NVL chính xác để đảm bảo tính chính xác của giá thành và thông tin trên bảng cân đối kế toán, NVL được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo theo một nguyên tắc cơ bản đánh giá theo trị giá vốn thực tế. Nghĩa là khi nhập kho phải tính theo giá trị vật liệu thực tế nhập. Khi xuất kho cũng phải xác định trị giá thực tế xuất kho theo phương pháp quy định. Tuy nhiên do đặc điểm loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô sản xuất của các doanh nghiệp giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán. SV: Đoàn Thu Hiền 7 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Nguyên tắc chung để hạch toán vật liệu nhập- xuất- tồn kho phải theo giá thực tế của các loại vật liệu. Giá thực tế sẽ bằng giá hạch toán trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ và thuế phải nộp (nếu có). 1.2.2.1: Đối với nguyên vật liệu nhập kho. Giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập: -Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản triết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất. Trường hợp nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng. Trường hợp nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án,…thì giá mua bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (là tổng giá thanh toán). -Đối với nguyên vật liệu nhập kho do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công chế biến. -Đối với nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng với số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. -Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng với các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật tư. SV: Đoàn Thu Hiền 8 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP -Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng với các chi phí phát sinh khi giao nhận. -Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được biếu tặng, được tài trợ: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng với các chi phí khác phát sinh. 1.2.2.2: Đối với NVL xuất kho. Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó khi xuất kho tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: 1.2.2.2.1:Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho NVL thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho. Phương pháp này thường áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít và nhận diện được từng lô hàng. 1.2.2.2.2:Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giá bình quân gia quyền. Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ 1.2.2.2.3: Theo phương pháp nhập trước xuất trước. SV: Đoàn Thu Hiền 9 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Theo phương pháp này, giả thiết số NVL nào nhập kho trước thì xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. 1.2.2.2.4: Theo phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau sẽ được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. 1.3: Nội dung công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp. 1.3.1: Kế toán chi tiết NVL. 1.3.1.1: Thủ tục nhập, xuất. -Nhập kho NVL: căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp để mua NVL. Trên cơ sở hợp đồng đã ký nhà cung cấp tiến hành giao hàng, doanh nghiệp tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhập kho, phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho gồm 3 liên (1 liên phòng kế hoạch giữ, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên cán bộ mua vật tư giữ). Thủ kho ghi số lượng thực nhập và cùng người nhập kho ký vào phiếu nhập kho, sau đó giữ lại liên thứ 2 để ghi thẻ trước khi chuyển lên phòng kế toán ghi đơn giá và ghi sổ kế toán. -Xuất kho dùng cho sản xuất là mục đích chủ yếu. Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc phòng cung ứng lập thành 3 liên. Sau khi nhập xong phụ trách toàn bộ sử dụng, bộ phận cung ứng ký (ghi rõ họ tên) và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lượng thực xuất của từng thứ NVL và ghi ngày tháng, năm xuất kho sau đó cùng người nhận vật tư ghi tên vào phiếu. Thủ kho giữ lại liên thứ 2 để ghi thẻ kho trước khi chuyển lên phòng kế toán để kế toán ghi đơn giá tính thành tiền, ghi sổ kế toán. Liên 1 ghi ở bộ phận lập phiếu và liên 3 người nhận vật tư giữ để ghi sổ bộ phận sử dụng. 1.3.1.2: Chứng từ kế toán sử dụng. SV: Đoàn Thu Hiền 10 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/ 1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư hàng hoá bao gồm: -Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT); -Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT); -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT); -Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT); -Hoá đơn (GTGT)-MS 01 GTKT-2LN; -Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT –2LN; -Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH); Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dung thêm các chứng từ hướng dẫn: -Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT); -Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05-VT); -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT); 1.3.1.3: Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ ) kế toán chi tiết phù hợp sau:Thẻ kho, sổ kế toán chi tiết NVL, bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế nhập, xuất, báo cáo nhập – xuất – tồn, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư. 1.3.1.4: Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Kế toán chi tiết NVL là sự ghi chép thường xuyên biến động nhập, xuất tồn của NVL chi tiết theo từng danh mục, từng thứ NVL cả về hiện vật và giá trị ở từng kho kết hợp phòng kế toán. SV: Đoàn Thu Hiền 11 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Hạch toán chi tiết NVL phải đảm bảo các yêu cầu sau: -Tổ chức hạch toán chi tiết ở từng kho và bộ phận kế toán của doanh nghiệp. -Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại, nhóm, thứ của NVL cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. -Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho. -Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầu quản lý NVL Trách nhiệm quản lý NVL trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận nhưng việc quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn của NVL thì do thủ kho và bộ phận kế toán NVL đảm nhận. Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết NVL. Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết NVL theo một trong các phưong pháp sau: 1.3.1.4.1: Phưong pháp ghi thẻ song song. *Nội dung: - Ở kho: Thủ kho dùng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập – xuât - đã phân loại theo từng thứ vật tư hàng hoá cho phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập – xuất cho từng thứ vật tư, hàng hóa theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. SV: Đoàn Thu Hiền 12 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá, mỗi chứng từ được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập – xuất – tồn, sau đó đối chiếu: + Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. + Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiềm kê thực tế. SV: Đoàn Thu Hiền 13 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song Thẻ kho Chứng từ Chứng từ xuất Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu -Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. -Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều. -Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, hàng hoá; việc nhập – xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt, trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá diễn ra thường xuyên. Do đó, xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng ngày càng rộng rãi. 1.3.1.4.2: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. • Nội dung: SV: Đoàn Thu Hiền 14 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP -Thủ kho vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép giông như phương pháp ghi thẻ song song. -Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư, hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư hàng hoá được ghi một dòng trên sổ. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập – xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, hàng hoá, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. Hoặc kế toán có thể lập “bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song (nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng). Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ tổng hợp SV: Đoàn Thu Hiền 15 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP -Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. -Nhược điểm: phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chi tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. -Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế. 1.3.1.4.3: Phương pháp mức số dư. • Nội dung - Thủ kho vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép như 2 phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư, hàng hóa cột số lượng. -“Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên “Sổ số dư”, vật tư, hàng hóa được sắp xếp thứ, nhóm, loại, có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối mỗi tháng, “Sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép. -Phòng kế toán: kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư, hàng hoá để ghi chép vào cột “Số tiền” trên “Phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “Bảng kê luỹ kế nhập” và “Bảng kê luỹ kế xuất” vật tư, hàng hóa. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư, hàng hoá để ghi vào “Bảng kê nhập – xuất – tồn”. Đồng thời, sau khi nhận được “Sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn SV: Đoàn Thu Hiền 16 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư, hàng hóa tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền. Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “Sổ số dư” với cột trên “Bảng kê nhập – xuất - tồn”. Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập – xuất – tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ số dư Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Bảng kê xuất Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Bảng luỹ kế -Ưu điểm + Giảm được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo nhóm vật tư hàng hoá; + Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho; + Công việc được dàn đều trong tháng nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết. -Nhược điểm: SV: Đoàn Thu Hiền 17 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP + Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ vật tư hàng hoá nên để có thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật tư, hàng hoá nào thì căn cứ vào số liệu trên thẻ kho; + Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phong kế toán rất phức tạp. -Điều kiện áp dụng: + Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá, việc nhập –xuất diễn ra thường xuyên; + Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thông danh điểm vật tư, hàng hoá hợp lý. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. 1.3.2: Kế toán tổng hợp NVL. Kế toán tổng hợp các phần hành kế toán trong doanh nghiệp chỉ khác kế toán chi tiết ở phương pháp hạch toán. Đó là có thể dùng 1 trong 2 phương pháp kê khai thường xuyên hay kiêm kê định kỳ tuỳ thuộc vào tình hình, đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng phù hợp và phải được thực hiện thống nhất trong niên độ kế toán. 1.3.2.1: Kế toán tổng hợp, phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL trên sổ kế toán. Doanh nghiệp sử dụng các tài khoản 152,151 dùng để phản ánh số hiện có, số phát sinh tăng, giảm và ở bất kỳ thời điểm nào cũng có thể xác định được số tồn kho trên sổ kế toán. Cuối kỳ, tiến hành kiểm kê và so sánh đối chiếu kết quả kiểm kê với sổ sách. Số tồn kho thực tế sẽ phải khớp với số liệu tồn trên sổ kế toán, nếu thấy có sự chênh lệch cần phải xem xét, tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. SV: Đoàn Thu Hiền 18 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Để phản ánh tình hình biến động NVL, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152: nguyên liệu và vật liệu. TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế) Kết cấu: Bên Nợ: -Trị giá vốn thực tế của NVL tăng trong kỳ -Số tiền diều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá -Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ từ TK 611 sang (phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên Có: -Trị giá vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuất dùng. -Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua. -Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại. -Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn đầu kỳ sang TK 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ. TK 151: Hàng mua đang đi trên đường Phản ánh trị giá vật liệu, hàng hoá doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và đang đi trên đường cuối tháng trước , tháng này đã nhập kho. Kết cấu: Bên Nợ: -Trị giá vật tư, hàng hóa đang đi trên đường (hàng đã thuộc sở hữu doanh nghiệp) -Kết chuyển trị giá vật tư, hàng đang đi đường cuối tháng từ TK 611 sang (Phương pháp kiểm kê định kỳ) SV: Đoàn Thu Hiền 19 Lớp: K39 – 21.12 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Bên Có: -Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay. -Kết chuyển trị giá hàng đang đi đường đầu kỳ sang bên Nợ TK 611(phương pháp kiểm kê định kỳ) Số dư Nợ: Phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường cuối kỳ. Ngoài ra còn TK 331: Phải trả cho người bán theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp NVL. TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (áp dụng cho những cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ). Còn nhiều TK khác như: TK 111, 112, 141, 128, 222, 411, 333, 241, 621, 642, 142… + Kế toán tổng hợp nghiệp vụ tăng: -Tăng do mua ngoài -Tăng do nhập kho NVL tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến. -Tăng do nhận góp vốn liên doanh của đơn vị khác hoặc được cấp trên cấp phát. -Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh hoặc cổ phần. -Tăng do xuất dùng không hết nhập lại kho -Tăng do đánh giá lại. + Kế toán tổng hợp nghiệp vụ giảm. -Xuất dùng cho sản xuất. -Xuất đi góp vốn liên doanh, cổ phần với đơn vị khác. -Xuất thuê ngoài gia công chế biến. -Xuất gửi đại lý hoặc bán. SV: Đoàn Thu Hiền 20 Lớp: K39 – 21.12