Tài liệu Tổ chức hạch toán vật tư ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn

Lêi më ®Çu Ngµy nay trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng ë n-íc ta c«ng nghiÖp lµ ngµnh s¶n xuÊt chiÕm vÞ trÝ chñ ®¹o trong nÒn kinh tÕ quèc d©n.Lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n-íc ho¹t ®éng trong lÜnh vùc kinh doanh x©y dùng c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n cã chøc n¨ng x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¸c c«ng tr×nh giao th«ng, thuû lîi, x©y dùng... t¹o c¬ së vËt chÊt cho nÒn kinh tÕ. Do ®Æc tr-ng c«ng ty lµ mét ®¬n vÞ kinh doanh x©y l¾p nªn ®Çu vµo cña s¶n xuÊt kinh doanh lµ c¸c lo¹i vËt liÖu x©y dùng nh- g¹ch, c¸t, xi m¨ng, s¾t thÐp,...vµ ®Çu ra lµ c¸c c«ng tr×nh x©y dùng cho nªn h¹ch to¸n vËt liÖu vµ tÝnh gi¸ thµnh c«ng tr×nh ®-îc coi lµ nh÷ng c«ng t¸c kÕ to¸n quan träng nhÊt cña c«ng ty. HÇu hÕt c¸c vËt liÖu ®-îc sö dông ®Òu trùc tiÕp cÊu thµnh nªn thùc thÓ c«ng tr×nh, chi phÝ vÒ vËt liÖu chiÕm mét tû träng rÊt lín trong tæng gi¸ thµnh c«ng tr×nh ( kho¶ng 70% ) nªn chØ cÇn cã mét sù thay ®æi nhá trong viÖc h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu còng cã thÓ lµm ¶nh h-ëng ®Õn gi¸ thµnh c«ng tr×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. Bëi vËy c«ng ty ®Æc biÖt chó träng ®Õn c«ng t¸c tæ chøc gi¸m s¸t, qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu. Tæ chøc tèt c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu th× míi cã thÓ tÝnh to¸n chÝnh x¸c ®-îc gi¸ vèn cña c«ng tr×nh hay h¹ng môc c«ng tr×nh ®Ó tõ ®ã x¸c ®Þnh ®óng kÕt qu¶ s¶n xuÊt, thÊy râ thùc lùc cña m×nh ®Ó ban l·nh ®¹o kÞp thêi cã nh÷ng chiÕn l-îc ®iÒu chØnh gióp cho c«ng ty ho¹t ®éng ngµy cµng cã hiÖu qu¶. Víi ®éi ngò kÕ to¸n cã tr×nh ®é nghiÖp vô v÷ng vµng giµu kinh nghiÖm c«ng ty ®ang dÇn hoµn thiÖn ®-îc c«ng t¸c kÕ to¸n cña m×nh gãp phÇn quyÕt ®Þnh ®Õn sù ph¸t triÓn cña c«ng ty. Qua mét thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty nhËn thÊy vai trß quan träng cña c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu em ®· chän ®Ò t¯i “Tæ chøc h¹ch to¸n vËt t- ë c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n” víi mong muèn ®i s©u v¯o t×m hiÓu phÇn hµnh kÕ to¸n nµy. Bµi viÕt nµy gåm cã 3 phÇn nh- sau: 1 PhÇn I: §Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n. PhÇn II: Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n. PhÇn III: Tæ chøc kÕ to¸n vËt t- t¹i c«ng ty. 2 PhÇn 1: §Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n 1.1 Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn. C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n-íc thµnh viªn cña Tæng c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n trùc thuéc Bé N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n, ®-îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 188-NN-TCCB/Q§ ngµy 24/3/1993 cña Bé N«ng nghiÖp vµ c«ng nghiÖp thùc phÈm ( nay lµ Bé N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n). TiÒn th©n cña c«ng ty lµ xÝ nghiÖp kh¶o s¸t thiÕt kÕ ( theo quy chÕ thµnh lËp vµ gi¶i thÓ DNNN ban hµnh kÌm theo nghÞ ®Þnh 388 H§BT ngµy 20/11/1991 cña Héi §ång Bé Tr-ëng) khi ®ã vèn ph¸p ®Þnh cña c«ng ty chØ cã 1.320.300.000( mét tû ba tr¨m hai m-¬i triÖu ba tr¨m ngµn ®ång ch½n). C«ng ty cã trô së chÝnh t¹i 61B ®-êng Tr-êng Chinh- §èng §a –Hµ néi. §iÖn tho¹i: 8696428-8694490. Fax: 4.84.8.695945. Chi nh¸nh v¨n phßng ®¹i diÖn cña c«ng ty t¹i Vinh: ®-êng Hång Bµng ph-êng Lª Mao- thµnh phè Vinh . §iÖn tho¹i: 038.849437. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c«ng ty: C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n cã nhiÖm vô x©y dùng c¸c c«ng tr×nh n«ng nghiÖp n«ng th«n, c«ng nghiÖp, d©n dông, giao th«ng, thuû lîi, ®iÖn lùc (®-êng d©y h¹ thÕ tõ 35 KV trë xuèng) hoµn thiÖn c¸c c«ng tr×nh x©y dùng, trang trÝ néi thÊt, san ñi, khai hoang, c¶i t¹o ruéng ®ång, kinh doanh bÊt ®éng s¶n, s¶n xuÊt bu«n b¸n vËt t-, vËt liÖu x©y dùng, lËp c¸c dù ¸n ®Çu t- cho c¸c n«ng tr-êng, c¸c trang tr¹i ë n«ng th«n vµ miÒn nói. §ång thêi 3 thùc hiÖn nghiªm chØnh c¸c chÝnh s¸ch chÕ ®é cña Nhµ n-íc còng nh- nghÜa vô ®èi víi Ng©n s¸ch Nhµ n-íc. Trong qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn c«ng ty ®· ®-îc: Bé x©y dùng cÊp giÊy phÐp hµnh nghÒ c¸c c«ng tr×nh x©y dùng sè 94BXD-QLXD ngµy 19/7/1993. Bé GTVT cÊp giÊy phÐp hµnh nghÒ c¸c c«ng tr×nh giao th«ng sè 1139/CGP ngµy 2/05/1996. Bé NN vµ PTNT cÊp giÊy phÐp hµnh nghÒ c¸c c«ng tr×nh thuû lîi sè 40/GP-NN ngµy 21/06/1996. Tõ nh÷ng thµnh tùu ®· ®¹t ®-îc trong s¶n xuÊt kinh doanh c«ng ty ®· ®-îcBé NN vµ PTNT xÕp h¹ng doanh nghiÖp lo¹i I. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y kÕt qu¶ mµ c«ng ty ®¹t ®-îc trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®· cã nh÷ng tiÕn bé râ rÖt, t¨ng møc ®ãng gãp cho NSNN. ChØ tiªu N¨m1999 N¨m2000 Tæng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036 Tæng chi phÝ 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444 873.459.733 925.894.122 52.434.389 Tæng l·i Tæng nép NS T¨ng TÝnh ®Õn ®Çu n¨m 2000 tæn sè vèn kinh doanh cña c«ng ty lµ: 3.480.897.460. Trong ®ã: -Vèn cè ®Þnh: 1.966.698.251. + Vèn NS cÊp: 631.224.547. + Vèn tù bæ sung: 1.335.473.704. - Vèn l-u ®éng: 1.255.917.033. + Vèn NS cÊp: 1.057.183.509. + Vèn tù bæ sung: 198.733.524. - C¸c lo¹i vèn kh¸c: 4 284.628.755. 1.2 Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty: C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n lµ mét c«ng ty cã quy m« võa nh-ng ®Þa bµn ho¹t ®éng réng, ph©n t¸n ë nhiÒu vïng trªn ph¹m vi toµn quèc nªn c«ng ty tæ chøc lùc l-îng thµnh 25 ®éi x©y dùng. Sau khi tróng thÇu c«ng ty sÏ giao cho mét trong sè 25 ®éi x©y dùng ®Ó thi c«ng c¸c ®éi tù lo nguyªn vËt liÖu, tiÕn hµnh thi c«ng vµ qu¶n lý thi c«ng. Bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n®-îc tæ chøc theo s¬ ®å sau: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y qu¶n lý Ban gi¸m ®èc Phßng TCHC Phßng tµi vô KT ®éi XD 1 Phßng KHKT KT ®éi XD 25 §éi XD sè 1 §éi x©y dùng §éi XD sè 25 Ban gi¸m ®èc: Gåm mét Gi¸m ®èc vµ mét Phã Gi¸m ®èc võa lµ ng-êi ®¹i diÖn cho Nhµ n-íc võa lµ ng-êi ®¹i diÖn cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. Thay mÆt cho c«ng ty Gi¸m ®èc ( hoÆc Phã Gi¸m ®èc ) chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi mÆt ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, b¶o toµn ph¸t triÓn vèn, thùc hiÖn nghÜa vô ®èi víi NSNN, ch¨m lo ®êi sèng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn c«ng ty,... §ång thêi Gi¸m ®èc lµ ng-êi cã quyÒn ®iÒu hµnh cao nhÊt trong c«ng ty. Phßng tµi vô: Thùc hiÖn ghi chÐp, xö lý c¸c chøng tõ, ghi sæ kÕ to¸n, tËp hîp sè liÖu ®Ó lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi c¸c th«ng tin kinh tÕ vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, t×nh h×nh kinh tÕ tµi chÝnh cña doanh nghiÖp ®Ó phôc vô cho yªu cÇu l·nh ®¹o vµ qu¶n lý kinh 5 tÕ cña c«ng ty. §ång thêi phßng tµi vô cã chøc n¨ng ph©n phèi, gi¸m s¸t c¸c nguån vèn, ®¶m b¶o vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn. Cung cÊp ®Çy ®ñ c¸c chøng tõ tµi liÖu kÕ to¸n phôc vô cho viÖc kiÓm kª kiÓm so¸t cña Nhµ n-íc ®«Ý víi ho¹t ®éng kÕ to¸n cña c«ng ty. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh (TCHC ): Cã nhiÖm vô theo dâi, tæ chøc qu¶n lý nh©n lùc vµ c¸cn bé qu¶n lý trong c«ng ty. §ång thêi cã nhiÖm vô ph©n ph¸t nh÷ng tµi liÖu cho c¸c phßng ban kh¸c. Phßng khoa häc kü thuËt (KHKT): Cã tr¸ch nhiÖm x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. LËp c¸c hå s¬ dù thÇu, tÝnh to¸n x©y dùng c¸c c«ng tr×nh, tham gia dù thÇu, lËp h¹n møc vµ tæ chøc thu mua vËt liÖu ®¸p øng nhu cÇu cho c¸c ®éi khi ®-îc Gi¸m ®èc giao phã, theo dâi gi¸m s¸t t×nh h×nh thi c«ng c¸c c«ng tr×nh tróng thÇu. §ång thêi cã chøc n¨ng gióp ®ì Gi¸m ®èc trong qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh. Ngoµi ra, c«ng ty cßn cã mét v¨n phßng ®¹i diÖn gäi lµ trung t©m t- vÊn ®Çu t- vµ x©y dùng ®-îc lËp ra nh»m thùc hiÖn chøc n¨ng t- vÊn vÒ ®Çu t- x©y dùng cho c¸c kh¸ch hµng ngoµi c«ng ty cã nhu cÇu vµ còng gióp ®ì c«ng ty cã ph-¬ng ¸n ®Çu t- x©y dùng. 6 PhÇn thø 2: Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n 2.1. Bé m¸y kÕ to¸n t¹i c«ng ty: §Ó thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c nhiÖm vô, d¶m b¶o sù l·nh ®¹o vµ chØ ®¹o tËp trung thèng nhÊt cña kÕ to¸n tr-ëng, chuyªn m«n ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n, ®ång thêi c¨n cø vµo ®Æc tr-ng tæ chøc s¶n xuÊt ®Æc thï mµ ngµnh x©y dùng yªu cÇu, còng nh- tr×nh ®é qu¶n lý cña c«ng ty ®ßi hái, bé phËn kÕ to¸n cña c«ng ty, ®-îc ph©n c«ng lao ®éng mét c¸ch khoa häc. Trªn thùc tÕ th× bé phËn kÕ to¸n t¹i c«ng ty bao gåm 5 ng-êi ®-îc ph©n chia nh- sau: + Mét kÕ to¸n tr-ëng. + Mét kÕ to¸n vËt liÖu kiªm kÕ to¸n tæng hîp. + Mét kÕ to¸n ng©n hµng kiªm TSC§. + Mét kÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt, tiÒn l-¬ng vµ b¶o hiÓm. + Mét thñ quü. Vµ 25 kÕ to¸n t¹i c¸c ®éi x©y dùng. KÕ to¸n t¹i c¸c ®éi x©y dùng ®-îc tæ chøc theo s¬ ®å sau: S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n ( Xem trang bªn) KÕ to¸n tr-ëng: Cã nhiÖm vô chØ ®¹o, tæ chøc h-íng dÉn vµ kiÓm tra toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n toµn c«ng ty, gióp ban Gi¸m ®èc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é Nhµ n-íc quy ®Þnh. Ngoµi ra, kÕ to¸n tr-ëng cßn gióp ban Gi¸m ®èc tËp hîp c¸c sè liÖu vÒ kinh tÕ, tæ chøc ph©n tÝh c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ t×m ra nh÷ng biÖn ph¸p qu¶n lý nh»m b¶o ®¶m mäi ho¹t ®éng ®¹t kÕt qu¶ cao. 7 KÕ to¸n tr-ëng KT NH vµ TSC§ KT ®éi XD sè 1 KT VL vµ TH KTTTTM,TL,BH Thñ quü KT ®éi XD sè 25 KÕ to¸n tæng hîp: Thùc hiÖn h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Mäi b¸o c¸o giÊy tê tõ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc c¸c ®éi x©y dùng c«ng tr×nh ®Òu ph¶i qua kÕ to¸n tæng hîp duyÖt. §ång thêi cßn tËp hîp c¸c sæ s¸ch phôc vô cho kiÓm kª. KÕ to¸n vËt liÖu theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu c¶ vÒ sè l-îng vµ gi¸ trÞ. Ngoµi ra kÕ to¸n tæng hîp cßn nhËn sè liÖu tõ bé phËn kÕ to¸n tiÒn l-¬ng ®ång thêi sau khi ®· tËp hîp chi phÝ vËt liÖu, m¸y thi c«ng, chi phÝ kh¸c... th× bé phËn nµy tiÕn hµnh kÕt chuyÓn c¸c kho¶n chi phÝ trªn vµo TK154- chi phÝ s¶n phÈm dë dang. Khi c«ng tr×nh hoµn thµnh bµn giao th× chi phÝ ®ã ®-îc kÕt chuyÓn vµo TK632- gi¸ vèn hµng b¸n cña s¶n phÈm x©y l¾p. Sau ®ã kÕ to¸n tæng hîp kÕt chuyÓn giµ vèn x©y l¾p sang TK911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh vµ x¸c ®Þnh doanh thu x©y l¾p thuÇn. KÕ to¸n tæng hîp theo dâi c¸c TK sau: TK 621 – Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp. TK 622 – Chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp. TK 627- Chi phÝ s¶n xuÊt chung. TK 152 – Nguyªn vËt liÖu. TK 154 – Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang. TK 511 – Doanh thu b¸n hµng. TK 333 – ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép NSNN. 8 KÕ to¸n ng©n hµng vµ TSC§ (KTNHvµ TSC§ ): theo dâi c¸c kho¶n tiÒn chuyÓn kho¶n, tiÒn sÐc tiÒn vay ng©n hµng vµ tiÒn göi ng©n hµng. §ång thêi kÕ to¸n ng©n hµng cßn kiªm lu«n kÕ to¸n TSC§ cã nhiÖm vô theo dâi c¸c nghiÖp vô t¨ng, gi¶m TSC§, lËp thÎ cho tõng TSC§, theo dâi nguån vèn sö dông vµ khÊu hao TSC§. KÕ to¸n ng©n hµng vµ TSC§ theo dâi c¸c TK sau: TK 112 – TGNH. TK 211 – TSC§. TK 214 - KhÊu hao TSC§. TK 311 – Vay ng¾n h¹n ng©n hµng. TK 414 – Quü ®Çu t- vµ ph¸t triÓn. TK 411 – Nguån vèn kinh doanh. ..................... KÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt, tiÒn l-¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi (KTTM,TL vµ BH): KÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt chÞu tr¸ch nhiÖm viÕt phiÕu thu, phiÕu chi trªn c¬ së chøng tõ gèc hîp lÖ ®Ó thñ quü cã c¨n cø nhËp – xuÊt quü, sau ®ã tËp hîp vµo sæ quü, hµng ngµy ®èi chiÕu víi sæ quü cña thñ quü c«ng ty . KÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt còng kiªm lu«n kÕ to¸n tiÒn l-¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi cã tr¸ch nhiÖm tÝnh l-¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn theo chÕ ®é quy ®Þnh, c¨n cø vµo b¶ng tæng hîp thanh to¸n tiÒn l-¬ng hµng quý kÕ to¸n tiÕn hµnh trÝch BHXH, BHYT, KPC§ theo chÕ ®é hiÖn hµnh. KÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt, tiÒn l-¬ng, BHXH theo dâi c¸c TK sau: TK 334 – Ph¶i tr¶ CNV. TK 111 – TiÒn mÆt. TK 3382, TK3383, TK 3384: BHXH, BHYT, KPC§. Thñ quü: Cã tr¸ch nhiÖm gi÷ tiÒn mÆt cña c«ng ty, c¨n cø vµo phiÕu thu phiÕu chi kÌm theo chøng tõ gèc hîp lý hîp lÖ ®Ó nhËp hoÆc xuÊt quü. Cuèi ngµy thñ quü tiÕn hµnh ®èi chiÕu víi sæ quü cña kÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt vµ chuyÓn toµn bé chøng tõ thu chi sang kÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt. Ngoµi ra, ë mçi ®éi x©y dùng ®Òu cã mét nh©n viªn kÕ to¸n. NhiÖm vô cña kÕ to¸n ®éi lµ tËp hîp chøng tõ chi phÝ tõng c«ng tr×nh, lªn b¶ng kª 9 chøng tõ ph¸t sinh vµ ®Þnh kú chuyÓn chøng tõ cho kÕ to¸n tæng hîp cña c«ng ty. 2.2.H×nh thøc kÕ to¸n c«ng ty ®ang ¸p dông: C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ®ang sö dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n, c¸c b¶ng biÓu theo chÕ ®é kÕ to¸n doanh nghiÖp do Bé tµi chÝnh ban hµnh theo quyÕt ®Þnh 1141-TC/Q§/C§KT ngµy 1/11/1995. Sö dông h×nh thøc ghi sæ thèng nhÊt trong toµn tæng c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n lµ h×nh thøc chøng tõ ghi sæ. Theo ®ã th× c¸c phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt, c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ sÏ ®-îc ph©n lo¹i vµ h¹ch to¸n vµo c¸c sæ chi tiÕt nh- sæ chi tiÕt vËt liÖu, sæ chi tiÕt TK 1362,... vµ c¸c sæ tæng hîp: sæ c¸i TK, sæ ®¨ng ký chøng tõ – ghi sæ ... Niªn ®é kÕ to¸n ®-îc b¾t ®Çu tõ ngµy 01/01 vµ kÕt thóc vµo ngµy 31/12. HÖ thèng b¸o c¸o mµ c«ng ty sö dông gåm: +B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh. +B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. + B¶ng gi¶i tr×nh thuyÕt minh. +B¶ng l-u chuyÓn tiÒn tÖ. HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n mµ c«ng ty ®ang sö dông gåm c¶ 2 lo¹i sæ lµ sæ chi tiÕt vµ sæ tæng hîp. Sæ chi tiÕt bao gåm méTVTK sè lo¹i sau: + Sæ chi tiÕt TK 1362. + Sæ chi tiÕt TK 152. + Sæ chi tiÕt TK 331, 1331,... Sæ tæng hîp ®-îc ghi theo h×nh thøc chøng tõ – ghi sæ gåm: + Sæ ®¨ng ký chøng tõ – ghi sæ: ®-îc kÕ to¸n tæng hîp lËp trªn c¬ së c¸c b¶ng kª chøng tõ gèc. +Sæ ®¨ng ký CT-GS : do kÕ to¸n tæng hîp lËp trªn c¬ së c¸c CT-GS. + Sæ c¸i : còng do kÕ to¸n tæng hîp lËp trªn c¬ së c¸c CT-GS. Do ®Þa bµn ho¹t ®éng cña c«ng ty réng kh«ng tËp trung c¸c c«ng tr×nh ®-îc thùc hiÖn hÇu hÕt ë c¸c tØnh nªn ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn kiÓm tra chØ ®¹o nghiÖp vô vµ ®¶m b¶o sù l·nh ®¹o cña c«ng ty ®èi víi ho¹t ®éng cña c¸c ®éi, c«ng ty ®· tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo h×nh thøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung. MÆc dï ë 10 mçi ®éi cã mét kÕ to¸n riªng nh-ng nh÷ng nh©n viªn kÕ to¸n nµy chØ lµm nhiÖm vô h¹ch to¸n ban ®Çu thu thËp chøng tõ, kiÓm tra chøng tõ, tõ ®ã göi chøng tõ vÒ phßng kÕ to¸n c«ng ty ®Ó kÕ to¸n tæng hîp tiÕn hµnh ghi sæ kÕ to¸n. Quy tr×nh h¹ch to¸n nh- sau: S¬ ®å h¹ch to¸n kÕ to¸n Chøng tõ gèc Sæ quü B¶ng kª c¸c CT gèc Sæ §K CT - GS CT - GS Sæ (thÎ) chi tiÕt B¶ng tæng hîp CT Sæ c¸i B¶ng C§SPS B¸o c¸o Ghi hµng ngµy. Ghi cuèi quý. §èi chiÕu cuèi quý. C«ng ty sö dông h×nh thøc kª khai th-êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n hµng tån kho, xuÊt kho vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ ®Ých danh. Tõ n¨m 1999 trë vÒ tr-íc c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n sö dông ph-¬ng ph¸p tÝnh thuÕ lµ ph-¬ng ph¸p khÊu trõ nh-ng tÊt c¶ thuÕ GTGT ®Çu vµo ®Òu ®-îc h¹ch to¸n vµo bªn Nî TK3331. Nh-ng tõ n¨m 2000 cho ®Õn nay do nhËn thÊy viÖc h¹ch to¸n thuÕ cßn nhiÒu ®iÓm bÊt hîp lý. Bëi v× 11 trong doanh nghiÖp nguyªn vËt liÖu mua vµo cã thÓ dïng vµo s¶n xuÊt kinh doanh s¶n phÈm hµng ho¸ thuéc diÖn chÞu thuÕ GTGT theo ph-¬ng ph¸p khÊu trõ nh-ng còng cã thÓ sö dông cho môc ®Ých kh¸c nh- ñng hé x©y nhµ t×nh nghÜa, x©y nhµ phôc vô cho nhu cÇu phóc lîi ,... Nªn viÖc sö dông TK3331 lµ ch-a hîp lý. V× vËy b¾t ®Çu tõ n¨m 2000 c«ng ty ®· thèng nhÊt sö dông TK1331 ®Ó h¹ch to¸n thuÕ GTGT ®Çu vµo cña nguyªn vËt liÖu, hµng ho¸ vµ vÉn dïng ph-¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ. 12 PhÇn 3: tæ chøc kÕ to¸n vËt t- ë c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n 3.1.§Æc ®iÓm vËt t- cu¶ c«ng ty. C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n lµ mét ®¬n vÞ kinh doanh trong lÜnh vùc x©y dùng nªn vËt liÖu ë c«ng ty cã nh÷ng ®Æc thï riªng. §Ó thùc hiÖn x©yl¾p nh÷ng c«ng tr×nh lín cÇn thiÕt ph¶i sö dông mét khèi l-îng lín vÒ vËt liÖu víi nh÷ng chñng lo¹i kh¸c nhau, quy c¸ch phong phó ®a d¹ng. Ch¼ng h¹n cã nh÷ng vËt liÖu lµ s¶n phÈm cña ngµnh c«ng nghiÖp nh- xi m¨ng, s¾t, thÐp,... cã nh÷ng s¶n phÈm cña ngµnh l©m nghiÖp nh- tre, nøa, gç lµm xµ gå, cèt pha,... cã nh÷ng s¶n phÈm cña ngµnh khai th¸c nh- c¸t, ®¸,sái,... nh÷ng vËt liÖu nµy cã thÓ qua chÕ biÕn hoÆc ch-a qua chÕ biÕn tuú theo yªu cÇu cña tõng c«ng tr×nh. Còng cã lo¹i sö dông víi khèi l-îng lín nh- xi m¨ng, s¾t, thÐp,... cã lo¹i chØ cÇn mét khèi l-îng nhá nh- v«i, ve,®inh,... HÇu hÕt c¸c lo¹i vËt liÖu ®-îc sö dông ®Òu trùc tiÕp cÊu thµnh nªn thùc thÓ c«ng tr×nh. Lµ c«ng ty kinh doanh x©y l¾p nªn chi phÝ vÒ vËt liÖu chiÕm tû träng rÊt lín, kho¶ng 70% tæng chi phÝ x©y dùng c«ng tr×nh. Do vËy chØ cÇn cã mét sù thay ®æi nhá vÒ sè l-îng còng nh- gi¸ mua cña vËt liÖu còng lµm ¶nh h-ëng ®Õn gi¸ thµnh s¶n phÈm x©y l¾p ¶nh h-ëng lín ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp. V× vËy c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ®ßi hái ph¶i ®-îc h¹ch to¸n mét c¸ch chÝnh x¸c, râ rµng tr¸nh nhÇm lÉn vµ ®-îc coi lµ mét phÇn hµnh ®Æc biÖt quan träng. Nguån mua vµ yªu cÇu b¶o qu¶n vËn chuyÓn c¸c lo¹i vËt liÖu còng rÊt kh¸c nhau. Cã lo¹i vËt liÖu mua ngay ë cöa hµng ®¹i lý vËn chuyÓn rÊt nhanh chãng vµ thuËn tiÖn nh- s¾t, thÐp, xi m¨ng,... cã lo¹i ph¶i ®Æt lµm theo thiÕt kÕ nh- cöa gç, cöa s¾t, lan can,... cã lo¹i ph¶i mua ë xa vËn chuyÓn phøc t¹p nhv«i, c¸t, sái,... Cã lo¹i vËt liÖu cã thÓ b¶o qu¶n trong kho nh- xi m¨ng, s¾t, thÐp,... nh-ng cã lo¹i kh«ng thÓ b¶o qu¶n trong kho ®-îc nh- g¹ch, c¸t, 13 ®¸,...g©y khã kh¨n cho viÖc tr«ng coi b¶o qu¶n, dÔ mÊt m¸t hao hôt ¶nh h-ëng tíi qu¸ tr×nh thi c«ng vµ gi¸ thµnh c«ng tr×nh hay h¹ng môc c«ng tr×nh ®ång thêi lµm gi¶m chÊt l-îng c«ng tr×nh. ë c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n cßn cã mét ®Æc thï n÷a lµ viÖc thu mua vËt liÖu võa do ®éi x©y dùng tù mua võa do bé phËn kinh doanh phßng KHKT mua. Nh-ng b¾t ®Çu tõ n¨m 2000 cho ®Õn nay, c«ng ty ®· thùc hiÖn chÝnh s¸ch giao kho¸n toµn bé kh©u mua b¸n vËn chuyÓn vËt liÖu cho c¸c ®éi tù lo c«ng ty sÏ t¹m øng tiÒn cho c¸c ®éi vµ ®éi cö ng-êi ®i mua vËt t-, c¸c ®éi ph¶i lËp phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt tËp hîp c¸c ho¸ ®¬n chøng tõ ®Þnh kú göi vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó kÕ to¸n tæng hîp ghi sæ tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh cho tõng c«ng tr×nh. HiÖn nay do trªn thÞ tr-êng vËt liÖu x©y dùng kh¸ phong phó vÒ chñng lo¹i, chÊt l-îng ®ång thêi gi¸ c¶ còng kh¸ æn ®Þnh v× vËy c«ng ty nhËn thÊy r»ng viÖc dù tr÷ vËt liÖu trong kho lµ kh«ng cÇn thiÕt. B¾t ®Çu tõ n¨m 2000 c«ng ty ®· thùc hiÖn chÝnh s¸ch kh«ng dù tr÷ hµng ho¸ vËt t- trong kho mµ tiÕn hµnh mua trùc tiÕp nguyªn vËt liÖu ngay t¹i n¬i thi c«ng c«ng tr×nh vµ chuyÓn tíi tËn ch©n c«ng tr×nh. Nh- vËy sÏ gi¶m ®-îc nh÷ng chi phÝ vÒ b¶o qu¶n còng nh- hao hôt trong qu¸ tr×nh dù tr÷. 3.2. Ph©n lo¹i vËt liÖu theo yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý: Do ®Æc ®iÓm cña c¸c c«ng tr×nh x©y dùng lµ khi tiÕn hµnh thi c«ng c«ng tr×nh cÇn rÊt nhiÒu lo¹i nguyªn vËt liÖu cã tÝnh n¨ng c«ng dông kh¸c nhau víi sè l-îng lín v× vËy ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ t×nh h×nh thu mua dù tr÷ còng nh- sö dông nguyªn vËt liÖu trªn sæ danh ®iÓm vËt liÖu. Nh÷ng vËt liÖu cã tÝnh n¨ng c«ng dông nh- nhau th× xÕp vµo cïng mét nhãm vµ ®¸nh m· sè cho tõng nhãm ®ã ngoµi ra cßn ®¸nh nh÷ng m· sè cÊp 2, 3 ®Ó theo dâi tõng nhãm vËt liÖu cô thÓ theo tõng lo¹i thø tù nh- sau: 14 sæ danh ®iÓm vËt liÖu M· vËt liÖu CÊp I CÊp II Tªn, quy c¸ch vËt liÖu tÝnh CÊp III 152.01 Xi m¨ng 152.01.01 Xi m¨ng Hoµng Th¹ch kg 152.01.02 Xi m¨ng BØm S¬n kg 152.01.03 Xi m¨ng tr¾ng liªn doanh kg 152.02 C¸t 152.02.01 C¸t ®en m 152.02.02 C¸t vµng m 152.03 ThÐp 152.03.01 ........ §¬n vÞ ........ ThÐp 6 kg 152.03.01.01 ThÐp 6 liªn doanh kg 152.03.01.02 ThÐp 6 Th¸i Nguyªn kg ......... ....... ..... Tuy nhiªn viÖc ph©n lo¹i vËt liÖu ë ®©y míi chØ dõng l¹i ë viÖc thùc hiÖn ph©n biÖt gi÷a c¸c lo¹i vËt liÖu cã tÝnh n¨ng c«ng dông gièng nhau vµo mét nhãm mµ ch-a cã sù ph©n chia thµnh c¸c lo¹i vËt liÖu chÝnh, vËt liÖu phô, nhiªn liÖu... C«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu lµ ®¬n vÞ kinh doanh x©y l¾p nªn gi¸ trÞ vËt liÖu chiÕm tû träng lín trong toµn bé gi¸ trÞ c«ng tr×nh. H¬n n÷a ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu cã nh÷ng lo¹i dÔ mÊt m¸t dÔ hao hôt ( v«i, c¸t,..) lµm ¶nh h-ëng ®Õn tiÕn ®é thi c«ng c«ng tr×nh vµ tÝnh gi¸ thµnh toµn bé c«ng tr×nh nªn c«ng ty ®· cè g¾ng lµm tèt c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu b»ng nhiÒu c¸ch kh¸c nhau. Nh÷ng lo¹i vËt liÖu dÔ b¶o qu¶n nh- s¾t, thÐp,... ®-îc s¾p xÕp gän gµng kh«ng lÉn lén 15 dÔ lÊy nh÷ng lo¹i vËt liÖu xuÊt sö dông ngay t¹i ch©n c«ng tr×nh lµ lo¹i dÔ mÊt m¸t hao hôt th× c«ng ty lµm b¹t che tr«ng coi cÈn thËn. C«ng ty thùc hiÖn chÝnh s¸ch xuÊt th¼ng vËt liÖu ®Õn ch©n c«ng tr×nh thi c«ng nªn võa tr¸nh mÊt m¸t hao hôt khi b¶o qu¶n cho vay võa gi¶m ®-îc chi phÝ bèc xÕp, vËn chuyÓn,b¶o qu¶n ë kho cña ®éi vµ c«ng ty. NÕu vËt liÖu bÞ hao hôt th× tuú tõng tr-êng hîp xö lý. NÕu hao hôt trong ®Þnh møc th× tÝnh vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, nÕu hao hôt ngoµi ®Þnh møc do thñ kho g©y nªn th× thñ kho ph¶i chÞu båi th-êng cßn nÕu ch-a râ nguyªn nh©n th× ph¶i chê xö lý. 3.3 §¸nh gi¸ vËt liÖu. Trªn thùc viÖc ®¸nh gi¸ vËt liÖu xuÊt nhËp tån t¹i c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ®-îc ph¶n ¸nh theo gi¸ thùc tÕ. 3.3.1 Víi vËt liÖu nhËp mua. Gi¸ cña vËt liÖu nhËp mua th× gi¸ ghi trªn phiÕu nhËp kho vËt liÖu lµ gi¸ thùc tÕ ghi trªn ho¸ ®¬n ng-êi b¸n( NÕu ®· bao gåm c¶ chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì ) hoÆc nÕu chi phÝ vËn chuyÓn ph¶i thuª riªng th× gÝa vËt liÖu nhËp kho lµ gi¸ thùc tÕ ghi trªn ho¸ ®¬n ng-êi b¸n céng víi gi¸ phÝ vËn chuyÓn ghi trªn ho¸ ®¬n vËn chuyÓn( gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n ng-êi b¸n vµ gi¸ phÝ vËn chuyÓn ë ®©y ®Òu ®· ®-îc t¸ch thuÕ VAT). 3.3.2 Víi vËt liÖu xuÊt kho. Do ®Æc ®iÓm h¹ch to¸n vËt liÖu ë c«ng ty x©y dùng ®ang ¸p dông nghÜa lµ c«ng ty thùc hiÖn chÝnh s¸ch ®Ó cho c¸c ®éi tù mua nguyªn vËt liÖu theo yªu cÇu ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh thi c«ng vµ vËt liÖu mua vÒ kh«ng nhËp kho mµ xuÊt th¼ng ®Õn ch©n c«ng tr×nh thi c«ng nh-ng kÕ to¸n ®éi vÉn lËp phiÕu nhËp phiÕu xuÊt kho nh- b×nh th-êng, thñ kho vÉn chÞu tr¸ch nhiÖm tr«ng coi b¶o qu¶n vËt liÖu t¹i ch©n c«ng tr×nh, theo dâi sè l-îng nhËp xuÊt trªn thÎ kho vµ ký vµo phiÕu nhËp phiÕu xuÊt nh- b×nh th-êng. ChÝnh v× vËy nªn gi¸ xuÊt kho cña vËt liÖu ghi trªn phiÕu xuÊt kho lµ gi¸ thùc tÕ ®Ých danh. VËt liÖu xuÊt kho thuéc l« hµng nµo th× c¨n cø vµo sè l-îng xuÊt kho vµ ®¬n gi¸ nhËp kho 16 cña l« hµng ®ã ghi trªn phiÕu nhËp kho ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ cña l« vËt liÖu xuÊt kho ®ã( PhiÕu nhËp vµ phiÕu xuÊt ®-îc viÕt cïng mét lóc). 3.4 Tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu vÒ vËt t-. 3.4.1 Tæ chøc nhËp vËt t-. Tõ n¨m 1999 trë vÒ tr-íc vËt liÖu dïng cho thi c«ng võa do ®éi x©y dùng tù mua võa do bé phËn kinh doanh phßng KHKT cña c«ng ty mua. NÕu vËt liÖu do bé phËn kinh doanh mua th× phiÕu nhËp kho ®-îc viÕt thµnh 3 liªn: +Mét liªn giao cho thñ kho. +Mét liªn giao cho kÕ to¸n vËt liÖu ®Ó h¹ch to¸n. +Mét liªn th× kÕ to¸n thanh to¸n cho bé phËn kinh doanh. VËt liÖu do ®éi x©y dùng tù mua th× phiÕu nhËp kho ®-îc viÕt thµnh mét liªn lu©n chuyÓn qua thñ kho sang kÕ to¸n ®éi sau ®ã kÕ to¸n ®éi l-u ®Õn cuèi th¸ng tËp hîp göi lªn phßng tµi vô. Theo c¬ chÕ míi hiÖn nay th× ®éi x©y dùng tù mua vËt liÖu vÒ råi chuyÓn th¼ng ®Õn ch©n c«ng tr×nh ®Ó thi c«ng kh«ng nhËp kho cña c«ng ty hay ®éi n÷a v× thÕ viÖc tæ chøc nhËp vËt t- chØ diÔn ra trªn danh nghÜa. Trªn thùc tÕ khi c¸n bé vËt t- cña ®éi ®em ho¸ ®¬n cho ng-êi b¸n lËp vµ c¸c ho¸ ®¬n chi phÝ vËn chuyÓn( nÕu cã) vÒ th× kÕ to¸n ®éi sau khi kiÓm tra kiÓm nhËn xong th× viÕt phiÕu nhËp kho. Thñ kho sau khi kiÓm hµng nÕu thÊy phï hîp víi sè l-îng thùc tÕ th× ký vµo phiÕu nhËp kho sau ®ã tæ chøc b¶o qu¶n vËt t- ngay t¹i ch©n c«ng tr×nh. 17 Ho¸ ®¬n( GTGT) MS01 GTKT- 3LL Liªn 2( giao kh¸ch hµng) GP/00B Ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty TNHH Kú Anh KALACO §Þa chØ: ThÞ x· Ninh B×nh §iÖn tho¹i: Sè TK: M· 01 00386036 Hä tªn ng-êi mua hµng: §Æng S¬n Hµ. §¬n vÞ: §éi x©y dùng sè 18- C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n- C«ng tr-êng tr-êng c«ng nh©n c¬ giíi I – Ninh B×nh. §Þa chØ: Tam §iÖp – thÞ x· Ninh B×nh. H×nh thøc thanh to¸n: TiÒn mÆt. Sè TK: M· 01 00103785 1 STT Tªn hµng ho¸, §¬n vÞ dÞch vô 1 Sè l-îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn tÝnh KÝnh 5 ly x©y m2 439,17 62.100 27.272.457 dùng 27.272.457 ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT Tæng céng: 2.727.245 29.999.702 Sè tiÒn ( viÕt b»ng ch÷): Hai m-¬i chÝn triÖu chÝn tr¨m chÝn chÝn ngh×n b¶y tr¨m linh hai ch½n. Ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 Ng-êi mua hµng KÕ to¸n tr-ëng 18 Thñ tr-ëng ®¬n vÞ. PhiÕu nhËp kho sè69 Ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 MS01-VT. Q§ sè 1141 TC/Q§/C§KT. 1/11/1995 cña BTC Hä tªn ng-êi giao hµng: §Æng S¬n Hµ. Theo ho¸ ®¬n GTGT sè 060426 ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 cña c«ng ty TNHH Kú Anh KALACO. NhËp t¹i kho: C«ng tr-êng. STT Tªn,nh·n hiÖu, MS quy c¸ch vËt t1 KÝnh 5 ly x©y §¬n vÞ Sè l-îng tÝnh M2 §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo Thùc CT nhËp 439,17 439,17 62.100 27.272.457 dùng Céng 27.272.457 Céng thµnh tiÒn: Hai m-¬i b¶y triÖu hai tr¨m b¶y hai ngh×n bèn tr¨m n¨m m-¬i b¶y ®ång ch½n. Ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 Phô tr¸ch cung tiªu Ng-êi giao hµng Thñ kho KT chi tiÕt Thñ tr-ëng ®¬n vÞ 19 3.4.2 Tæ chøc xuÊt kho vËt t-. PhiÕu xuÊt kho do kÕ to¸n ®éi lËp trªn c¬ së sè liÖu ghi trªn phiÕu nhËp kho cña l« hµng ®ã. Do phiÕu xuÊt kho ®-îc viÕt cïng mét lóc víi phiÕu nhËp kho nªn thñ kho sÏ ph¶i ký vµ c¶ phiÕu nhËp vµ phiÐu xuÊt cïng mét thêi ®iÓm. Sau ®ã kÕ to¸n ®éi tËp hîp tÊt c¶ ¸c chøng tõ cã lien quan ®Þnh kú göi lªn phßng tµi vô cña c«ng ty ë ®ã kÕ to¸n vËt liÖu xem xÐt tÝnh hîp lý cña chøng tõ, lËp c¸c b¶ng kª vµ ghi sæ chi tiÕt vËt t-. PhiÕu xuÊt kho theo mÉu nh- sau: PhiÕu xuÊt kho sè 69 Ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 MS02/VT Q§ sè 1141 TC/Q§/C§KT Ngµy 1/11/1995 cña BTC . Hä tªn ng-êi nhËn hµng: NguyÔn V¨n TiÕn. §Þa chØ: §éi x©y dùng sè 18 – C«ng tr-êng tr-êng c«ng nh©n c¬ giíi I Ninh B×nh. Lý do xuÊt kho: XuÊt kho cho thi c«ng c«ng tr×nh tr-êng c«ng nh©n c¬ giíi I. XuÊt t¹i kho: Kho c«ng tr-êng tr-êng c«ng nh©n c¬ giíi I STT Tªn, nh·n hiÖu, MS §V Sè l-îng §¬n Thµnh tiÒn quy c¸ch(sp, hh) tÝnh Theo gi¸ Thùc CT xuÊt 1 KÝnh 5 ly x©y M2 439,17 439,17 62.100 27.272.457 dùng Céng 27.272.457 Céng thµnh tiÒn(viÕt b»ng ch÷): Hai b¶y triÖu hai tr¨m b¶y m-¬i hai ngh×n bèn tr¨m n¨m m-¬i b¶y ®ång ch½n. Ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 Ng-êi mua hµng Thñ kho KT tr-ëng Thñ tr-ëng ®¬n vÞ 20