Tài liệu Tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng

LUẬN VĂN: Tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng Lời nói đầu Quá trình chuyển đổi nền kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường, có sự quản lý của Nhà nước bằng Pháp luật trong những năm qua đã làm thay đổi các nguyên tắc quản lý kinh doanh trong các doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trường, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều phải thực hiện triệt để các nguyên tắc kinh doanh như nguyên tắc tự quản, nguyên tắc lấy thu bù chi và bảo toàn vốn. Trong hoạt động kinh doanh mục tiêu của các doanh nghiệp là làm sao tối đa hoá lợi nhuận. Để thu được nhiều lợi nhuận, các doanh nghiệp phải sử dụng chi phí hợp lý với mức doanh thu. Với một chi phí thấp nhất để đạt mức doanh thu cần thiết thì kết quả thu được sẽ là lợi nhuận cao nhất. Do vậy, doanh nghiệp cần phải tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, đảm bảo không có hiện tượng chi không cần thiết và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với doanh nghiệp thương mại nghiệp vụ chính là lưu chuyển hàng hoá, việc sử dụng hợp lý chi phí có ý nghĩa sống còn. Tiết kiệm chi phí góp phần tiết kiệm vốn kinh doanh giảm chi phí tới mức thấp nhất để đạt doanh thu móng muốn có vai trò quyết định trong việc tăng lợi nhuận. Tiết kiệm chi phí là điều kiện tăng tích luỹ ngân sách Nhà nước, thúc đẩy nền sản xuất, góp phần hạ giá bán lẻ hàng tiêu dùng, từ đó nâng cao đời sống nhân dân. Để có thể quản lý chi phí để đạt mức doanh thu mong muốn ta phải hạch toán chính xác chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Có như vậy ta mới có thể kiểm tra, giám sát tình hình chi tiêu và thu nhập của doanh nghiệp để hạ thấp chi phí tới mức tối thiểu nhờ đó mới có kết quả kinh doanh tốt nhất. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Trong thời gian thực tập tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng, được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ kế toán của Công ty cùng với sự hướng dẫn của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản đã giúp tôi lựa chọn đề tài: “Tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng” Kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần chính: Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Phần II: Thực tế tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Phần III: Những ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. I. Tổ chức hạch toán chi phí của khối lượng hàng hoá: 1. Tổ chức hạch toán giá vốn hàng bán: 1.1. Bản chất của giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán là trị giá hàng mua vào để bán hay nói cách khác là cái giá phải trả để có lượng hàng hoá bán ra trong kỳ. Theo quan điểm cũ thì giá vốn hàng hoá là số tiền phải ghi trên hoá đơn bán hàng nhưng trong nền kinh tế thị trường quan niệm đó không hoàn toàn chính xác vì nó không phản ánh cái giá phải trả để có hàng hoá và việc tính chi phí thu mua vào chi phí lưu thông để phân bổ cho hàng hoá bán ra rất dễ bị nhầm lẫn và khó kiểm tra được tính chính xác. Chính vì vậy trong chế độ kế toán mới giá vốn của hàng hoá bán ra trong kỳ là giá mua theo hoá đơn và chi phí thu mua phân bố cho hàng hoá bán ra trong kỳ. Cụ thể là hàng hoá nhập xuất tồn kho theo quy định được tính theo giá thực tế. Trị giá thực tế của hàng hoá mua vào được tính theo từng nguồn nhập, bao gồm trị giá mua và chi phí thu mua hàng hoá, chẳng hạn trường hợp thu mua hàng hoá: Giá thực tế = Giá mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí mua (vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, hoa hồng môi giới…) 1.2. Tính giá vốn hàng bán (hàng xuất kho) Trong doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ chủ yếu là thu mua, dự trữ và tiêu thụ hàng hoá, việc tính chính xác giá vốn hàng hoá có ý nghĩa quan trọng ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhất là trong nền kinh tế thị trường tự do có giá cả hàng hoá thay đổi theo từng ngày, thậm chí từng giờ, thì việc tính giá vốn hàng hoá đòi hỏi phải chính xác để có thể phản ánh chính xác kết quả kinh doanh vì giá vốn hàng bán chính là chi phí lớn nhất trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Tuỳ theo đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp thương mại ta có thể áp dụng một trong các phương pháp tính trị giá hàng xuất kho sau: 1.2.1 Phương pháp giá thực tế đích danh (phương pháp trực tiếp, phương pháp đặc điểm riêng): Khi có thể nhận diện được từng loại hàng hoá tồn kho với từng lần mua và danh đơn của nó thì phương pháp này có thể được sử dụng để xác định trị giá vốn. Phương pháp này áp dụng không rộng rãi chỉ có một số đơn vị áp dụng hình thức kiểm kê định kỳ và có quy mô nhỏ. 1.2.2 Phương pháp nhập trước xuất trước: FIFO (First in – First out) Phương pháp này phản ánh chính xác giá trị của hàng hoá nhập, xuất, tồn nhưng nó rất phức tạp do các mặt hàng kinh doanh rất đa dạng và tình hình lưu chuyển rất phức tạp nên nó chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng đòi hỏi thời gian bảo hành như thực phẩm, nước giải khát, thuốc lá, dược phẩm… Theo phương pháp này, hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, hàng hoá nào nhập sau thì xuất sau, xuất hết hàng nhập trước mới đến hàng nhập sau. 1.2.3 Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị hàng hoá. Căn cứ vào lượng hàng hoá bán ra trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của hàng hoá bán ra. Công thức tính phương pháp này được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp hiện nay vì nó đơn giản và có thể giúp doanh nghiệp tính toán tương đối chính xác trị giá vốn hàng bán. 1.2.4 Phương pháp nhập sau xuất trước: LIFO (Last in – First out). Theo phương pháp này, hàng hoá nào nhập sau cùng thì xuất trước. Xuất hết hàng nhập sau mới đến hàng nhập trước nó. Phương pháp này áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp có hàng hoá lâu bền, giá trị lớn. Phương pháp này thường được áp dụng trong thời kỳ lạm phát. Việc lựa chọn tiêu thức phan bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng đơn vị nhưng phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ. Việc phân bổ được tiến hành theo công thức sau: Chi phí thu mua phân bổ cho số hàng hoá tiêu thụ Chi phí mua hàng tồn đầu kỳ và chi phí mua hàng = phát sinh trong kỳ Tổng tiêu thức phân bổ của lượng hàng hoá tồn Tiêu thức phân bổ x của lượng hàng hoá 1.3. Hạch toán giá vốn hàng bán: 1.3.1. Nhiệm vụ: Việc hạch toán chính xác và kịp thời giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng đối với việc quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do giá vốn hàng bán là chi phí lớn nhất của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại nên giá vốn đúng hay không có liên quan đến doanh nghiệp có thực lãi hay không. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp, hạch toán giá vốn hàng bán có nhiệm vụ sau: - Theo dõi và phản ánh chính xác trị giá vốn của hàng bán để giúp cho việc hạch toán kết quả kinh doanh. - Tổ chức việc tính trị giá vốn hàng bán phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ kế toán và yêu cầu quản lý. 1.3.2. Hạch toán: * Tài khoản sử dụng: TK 632- Giá vốn hàng bán, kết cấu tài khoản như sau: + Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên TK 632 có kết cấu như sau: Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Bên Nợ Bên Có Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong vụ, dịch vụ đã cung cấp theo hoá đơn (đã kỳ vào tài khoản xác định kết quả. được coi là tiêu thụ trong kỳ) + Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ: Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán: - Bên Nợ: + Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ: + Trị giá vốn thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ cùng giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ. - Bên Có: + Giá trị hàng xuất bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. + Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả. + Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ (với đơn vị sản xuất và kinh doanh dịch vụ). Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư. * Hạch toán giá vốn hàng bán tuỳ theo phương thức bán hàng: + Trường hợp bán hàng theo phương thức bên mua đến nhận hàng trực tiếp tại kho bên bán, ghi: Nợ TK 632 Có TK 156 - Giá vốn hàng bán - Hàng hoá (1561) + Trường hợp hàng hoá mua vào không qua kho mà giao nhận thẳng cho người mua: Nợ TK 632 Có TK 151 - Giá vốn hàng bán. - Hàng mua đang đi đường. + Hàng hoá xuất kho gửi cho bên mua theo hợp đồng đã ký hoặc gửi đại lý nhờ bán hộ, ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi bán. Có TK 156 (1561) - Hàng hoá + Khi bên mua thông báo đã nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, ghi: Nợ TK 632 Có TK 157 Giá vốn của hàng đã tiêu thụ Khi hàng bán kế toán xác định giá vốn hàng bán để ghi nhật ký chung và vào sổ cái TK 632- Giá vốn hàng bán. 2. Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng: 2.1. Khái niệm chi phí bán hàng: Doanh nghiệp thương mại trong quá trình tái sản xuất xã hội, lưu thông hàng hoá là khâu quan trọng và rất cần thiết. Nhờ nó mà hàng hoá được đưa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Từ đó giá trị và giá trị sử dụng của nó mới được thực hiện. Để thực hiện được việc tiêu thụ hàng hoá nhằm đáp ứng được yêu cầu của quy luật kinh tế cơ bản nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng phục vụ đời sống thì doanh nghiệp thương mại cần hao phí một lượng lao động nhất định (gồm lao động sống và lao động vật hoá). Nhưng chi phí lao động này dùng vào hoạt động tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp biểu hiện bằng tiền của chi phí lao động đó gọi là chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng gồm tiền trả cho nhân viên bán hàng, tiền đóng gói bao bì, chi phí khấu hao tài sản cố định, tiền trả cho các dịch vụ mua ngoài v.v… Tất cả những chi phí đó là cần thiết để thu hút và phục vụ khách hàng nhằm có được doanh thu. Quá trình tái sản xuất xã hội là quá trình sản xuất, phân phối, trao đổi và tiêu dùng. Mục đích của sản xuất là tiêu dùng, sản xuất quyết định lưu thông và bán hàng là khâu chủ chốt, tuy nhiên lưu thông lại có tác dụng trở lại đối với sản xuất thông qua mối quan hệ biện chứng. Như vậy, chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh dưới hình thái tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trong kỳ báo cáo. Chi phí bán hàng được bù đắp bằng khối lượng doanh thu thuần thực hiện. Trong trường hợp đặc biệt, chi phí bán hàng được kết chuyển qua kỳ báo cáo (kỳ xác định kết quả) để chờ doanh thu, khi thương vụ được thực hiện qua nhiều kỳ báo cáo. 2.2. Nội dung chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Xét về nội dung kinh tế các khoản chi phí bán hàng gồm: - Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm có tiền công và qũy trích nộp bắt buộc theo tiền công (quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn). - Chi phí vật liệu, bao gì chi dùng thực tế cho nhu cầu sửa chữa tài sản, xử lý hàng hoá dự trữ, bao gói hàng để tăng thêm giá trị thương mại cho hàng hoá. - Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là những khoản chi về dụng cụ, đồ dùng phục vụ bán hàng như máy tính, cân, bàn ghế v.v… - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Của các khâu bán hàng (kho, quầy, cửa hàng, phương tiện vận tải, thiết bị cân đo, đong đếm, các công trình kiến trúc, kho bãi, cầu cảng v.v…) - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là số tiền dùng để trả cho các đơn vị và cá nhân bên ngoài do cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp phục vụ cho quá trình bán hàng như tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác. - Chi phí bằng tiền khác: Là toàn bộ các chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng… Các nội dung chi phí bán hàng nêu trên theo yếu tố còn có thể được thể hiện trong hạch toán ban đầu và hệ thống hoá trên sổ kế toán theo mục đích chi tiêu. Thuộc mục đích chi phí cho nghiệp vụ bán hàng có: - Chi phí vận chuyển: Bao gồm các tiền trả thuê phương tiện, thuê kho bãi trung gian trong quá trình vận chuyển hàng đi bán. - Chi phí bốc xếp, dỡ hàng hoá: bao gồm cả chi phí kiểm nhận hàng, chi trả thuê nhân công bốc xếp, dỡ hàng hoá. - Chi phí bao gói hàng hoá, đóng kiện hàng hoá: bao gồm vật liệu bao gói, công cụ, dụng cụ (bao bì luân chuyển) đã chi dùng thực tế. - Chi phí khấu hao tài sản cố định của toàn bộ phận bán hàng. - Chi phí sửa chữa tài sản cố định tự làm hoặc đi thuê thuộc chi phí bán hàng. - Chi động lực các loại tự chế hoặc mua ngoài. - Chi trả tiền hoa hồng môi giới, đại lý ký gửi dịch vụ ngân hàng… - Chi trả tiền dịch vụ điện thoại, điện báo, telex, fax… Chi phí bán hàng của trường hợp kinh doanh hàng thực phẩm tươi sống, động vật sống… còn bao gồm các khoản chi tiếp tục chăn dắt, phơi đảo, bảo quản chất lượng… Trường hợp chi phí phát sinh liên quan tới lô hàng hoá theo phương thức vận chuyển bán thẳng thì mọi phát sinh chi tiêu đều phải ghi vào giá vốn thực tế của hàng hoá vận chuyển đã bán. * Nguyên tắc hạch toán chi phí bán hàng: Việc xác định chi phí bán hàng trong doanh nghiệp thương mại phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau: Chỉ những khoản chi phí liên quan đến quá trình chuẩn bị bán hàng mới được tính là chi phí bán hàng như chi phí vận chuyển hàng để bán, chi phí trực tiếp cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, khấu hao tài sản cố định dùng cho công tác bán hàng… còn các chi phí khác như chi phí thu mua, vận chuyển hàng hoá trong quá trình thu mua, và các chi phí có tính chất gián tiếp (như thuế vốn, lệ phí giao thông, chi phí cho nhân viên quản lý doanh nghiệp…) thì không được tính là chi phí bán hàng. - Những chi phí cho hàng hoá đem đi tiêu thụ bị trả lại cũng được tính vào chi phí bán hàng. - Những chi phí có tính chất dự phòng như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi không được tính vào chi phí bán hàng. - Không được tính vào chi phí bán hàng những chi phí liên quan đến phúc lợi của công nhân viên chức trong doanh nghiệp (như các chi phí xây dựng nhà trẻ, câu lạc bộ…) những khoản thiệt hại và bồi thường vật chất do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp hay cá nhân gây ra, những khoản phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, chế độ tài chính, chế độ tín dụng… - Các khoản thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, khoản bị phạt thuế trong nộp thuế, khoản chi phí do kế toán bị nhầm hay bỏ sót khi vào sổ cũng không được hạch toán vào chi phí bán hàng. Xác định rõ phạm vi chi phí bán hàng có tác dụng đảm bảo hạch toán đúng và đủ chi phí bán hàng, làm cơ sở để đánh giá đúng chất lượng quản lý chi phí bán hàng, xác định kết quả tài chính của doanh nghiệp tránh hiện tượng “lãi giả”, “lỗ thật” thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế từ đó giúp doanh nghiệp tự chủ về tài. chính của mình 2.3. Nhiệm vụ hạch toán chi phí bán hàng: Hạch toán chi phí bán hàng là một công tác quan trọng của doanh nghiệp nhằm xác định các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp, từ đó có biện pháp nhằm không ngừng hạ thấp tỷ suất chi phí bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện đầy đủ vai trò của mình, nhiệm vụ kế toán chi phí bán hàng đặt ra ở các doanh nghiệp như sau: - Kiểm tra chặt chẽ và có hệ thống chi phí bán hàng nhằm đảm bảo tính kịp thời, hợp pháp của các khoản chi phí nhằm ngăn ngừa hành vi tham ô lãng phí. - Phản ánh kịp thời, giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng. - Tổ chức kế toán chi phí bán hàng phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên có nghĩa là kế toán chi phí bán hàng đã làm tốt chức năng kế toán là công cụ quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 2.4. Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng: 2.4.1. Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng: Theo chế độ kế toán hiện hành thì toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ được hạch toán vào bên Nợ TK 641- Chi phí bán hàng, kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” hoặc bên Nợ TK142 “Chi phí trả trước”. TK641 không có số dư cuối kỳ. TK 641 có 6 tài khoản cấp 2. + TK 6411 “Chi phí nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả công nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển bảo quản sản phẩm hàng hoá đi bán bao gồm lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp khác… + TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì” Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí vật liệu xuất dùng cho việc bán hàng như vật liệu dùng đóng gói sản phẩm hàng hoá, nhiên liệu dùng trong vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng. + TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dùng” Tài khoản dùng để phản ánh chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bán hàng như quầy hàng, bàn ghế, máy tính v.v… + TK 6414 “Chi phí khấu hao tài sản cố định” Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng như nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển bốc dỡ, đo lường … + TK 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm” Phản ánh các chi phí bảo hành sản phẩm đã tiêu thụ. + TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài trong khâu bán hàng như tiền thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu. + TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, bảo hành sản phẩm… Phương pháp hạch toán: - Tính tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bốc vác, giới thiệu, sửa chữa, bảo hành sản phẩm … Kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) Có TK 344 - - Phải trả công nhân viên. Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viên bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) Có TK 338 - - Phải trả khác Khi xuất nguyên liệu, vật liệu dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. - Khi xuất công cụ, dụng cụ, đồ dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6413) Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Hoặc Có TK 142 – Chi phí trả trước (1421) (Đối với công cụ, dụng cụ có trị giá lớn, sử dụng nhiều kỳ kinh doanh) - Khi tính khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng kế toán căn cứ vào bảng tính khấu hao để ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6414) Có TK 214 - - Hao mòn tài sản cố định. Chi phí điện nước mua ngoài, chi phí thông tin phải trả bưu điện, chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định có giá trị không lớn, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6417) - Có TK 331 - Phải trả người bán. Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Trường hợp chi phí dịch vụ thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định quá lớn thì sử dụng phương pháp tính trước chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6418) Có TK 335 - Chi phí phải trả. Khi tính khấu hao tài sản cố định thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413) Có TK 331 - Phải trả cho người cung cấp. Hoặc Có TK 111, 112 Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 241 - - Xây dựng cơ bản dở dang (2413) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi: Nợ TK 111, 112, 335, … Có TK 641 - - Chi phí bán hàng Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 641 - - Chi phí bán hàng Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hặc có ít hàng hoá tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản chi phí trả trước, kế toán ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Có TK 641 - Chi phí bán hàng - ở kỳ hạch toán sau, khi có hàng hoá tiêu thụ, chi phí bán hàng đã được kết chuyển sang TK 142 (1422) sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911, kế toán ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Ta có thể khái quát kế toán tổng hợp chi phí bán hàng theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng: TK 334, 338 TK 641 Chi phí nhân viên TK 111, 112 Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí TK 152, 153, 142 (1421) Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 214 TK 911 Kết chuyển chi phí bán hàng Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 331, 111, 112 Các chi phí liên quan khác TK 142 (1422) Chờ kết chuyển Kết chuyển 2.4.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng: Công tác kế toán chi phí bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại không chỉ tập hợp tính toán phân bổ chi phí bán hàng trong kỳ mà còn phải tổ chức theo dõi chi tiết chi phí bán hàng phát sinh nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh có hiệu quả đồng thời quản lý chi phí bán hàng có trọng điểm và tiết kiệm. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, tuỳ theo yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp mà tiến hành tổ chức kế toán chi tiết bán hàng cho phù hợp. Theo quy định chung của ngành thương mại hiện nay, mỗi đơn vị thuộc ngành phải tổ chức chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung kinh tế của chi phí này tức là chi tiết theo yếu tố chi phí , ngoài ra có thể kết hợp với tổ chức kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh, theo nhóm mặt hàng kinh doanh hoặc theo các khâu kinh doanh, trong đó hai phương pháp đầu là chủ yếu. - Theo yếu tố chi phí: Được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp thương mại. Các yếu tố phát sinh trong kỳ được bộ phận kế toán theo dõi trên các sổ chi tiết và tờ kê chi tiết cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí bán hàng tổng hợp. - Theo địa điểm phát sinh: Chi phí bán hàng được kế toán theo từng đơn vị phụ thuộc (địa điểm phát sinh), phương pháp này đang được vận dụng phổ biến hiện nay. Theo phương pháp này những chi phí trực tiếp phát sinh ở những đơn vị trực thuộc được hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì phân bố theo tiêu thức hợp lý và khoa học đối với từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán chi phí theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức tố công tác kế toán, đặt chỉ tiêu chi phí cho các bộ phận và tổ chức hạch toán, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ. - Theo hình thức nhật ký chung, kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh trong sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh cho hai tài khoản 641, 642. Theo hình thức hạch toán nhật ký chứng từ dùng bảng kê số 5. 3. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: 3.1. Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được theo bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và chi phí chung khác. Xét về bản chất thì chi phí quản lý doanh nghiệp không tạo ra giá trị hay giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá. Nếu xét về quan hệ của chi phí quản lý đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì các chi phí quản lý là các chi phí gián tiếp nhưng rất cần thiết và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong hạch toán kết quả kinh doanh cuả doanh nghiệp. Chi phí quản lý chung khác chi phí bán hàng và chi phí sản xuất ở chỗ nó liên quan đến hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp và là chi phí gián tiếp, qua đó việc quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp sao cho giảm tới mức tối thiểu các chi phí không cần thiết là rất quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay tuy các doanh nghiệp đã chuyển đổi từ chế độ quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang hạch toán độc lập nhưng vẫn bị ảnh hưởng của bộ máy quan liêu bao cấp. Do đó chi phí quản lý doanh nghiệp ở nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp Nhà nước vẫn còn bất hợp lý do bộ máy quản lý không gọn nhẹ và cơ ché quản lý còn nhiều vấn đề cần giải quyết. 3.2. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong công tác quản lý và hạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp và hệ thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng. Mặt khác, chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phức tạp nên cần phải được sắp xếp phân loại để thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý, để đáp ứng được một cách tối ưu các yêu cầu đặt ra, tránh nhầm lẫn thiếu sót hay tập hợp phân bổ không chính xác. Trên cơ sở chế độ kế toán mới ban hành đã có sự điều chỉnh hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của mỗi doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất đều có thể phân loại như sau: - Chi phí nhân viên quản lý: Gồm các chi phí về tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, KPCĐ… của ban giám đốc, nhân viên quản lý phòng ban của doanh nghiệp. - Chi phí vật liệu quản lý: Là các chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực, vật liệu xuất dùng sửa chữa tscd ở bộ phận quản lý. - Chi phí đồ dùng văn phòng: gồm những khoản chi phí về dụng cụ đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý như phích nước, ấm chén… - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là phần giá trị hao mòn của những tài sản cố định dùng cho công tác quản lý như nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng cho các phòng ban. - Thuế, phí và lệ phí: Là các khoản chi phí về nộp thuế vốn, thuế nhà đất, thuế môn bài và các khoản lệ phí như phí trước bạ, lệ phí giao thông, khoản phải nộp cấp trên để lập quỹ phí. - Chi phí dự phòng: Là các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí dự phòng. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài, chi phí về điện, nước, điện thoại, điện báo, tiền thuê tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp. - Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí trên như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tiền tàu xe đi phép, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, giao dịch v.v… Việc phân loại này dựa vào nội dung kinh tế của các khoản chi phí nên rất hợp lý, khoa học phù hợp với thực tế chung. Do vậy, nó giúp cho việc hạch toán chi phí quản lý theo từng nội dung quản lý có trọng điểm, giúp cho công tác tổng hợp phân tích chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, hạ thấp chi phí quản lý tới mức cần thiết từ đó tác động tích cực đến kết quả kinh doanh sản xuất cuối cùng của doanh nghiệp. Mặt khác cách phân loại này còn tạo điều kiện để kế toán chi tiết quản lý trên cơ sở đó mà kế toán tổng hợp được một cách có hệ thống, đầy đủ, chính xác và đúng yêu cầu trình độ quản lý của doanh nghiệp. 3.3. Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp: Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh lưu chuyển hàng hoá phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau: - Chỉ những chi phí liên quan gián tiếp đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp mới được tính là chi phí quản lý doanh nghiệp. - Đối với tài sản cố định phục vụ cho công tác quản lý như nhà cửa, phòng ban, các phương tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý… thì giá trị hao mòn của chúng được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Không được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tính chất bất thường như những chi phí về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, tiền phạt do vi phạm hợp đồng, bị phạt thuế truy nộp thuế, các khoản chi phí phát sinh do kế toán nhầm lẫn hay bỏ sót khi vào sổ. - Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan đến hoạt động về vốn như chi phí đầu tư ký quỹ, ký cược, chi phí liên quan đến cho vay… Xác định rõ ràng phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụng đảm bảo hạch toán đúng và đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định chính xác kết quả hoạt động hạch toán kinh tế, từ đó doanh nghiệp thực hiện được quyền tự chủ về tài chính của mình. 3.4. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp: 3.4.1. Kế toán tổng hợp chi phí quản lý: Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ hạch toán phản ánh vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” hoặc TK 142 “Chi phí trả trước”. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các TK cấp 2: + TK 6421 - “Chi phí nhân viên quản lý”. + TK 6422 - “Chi phí vật liệu quản lý”. + TK 6423 - “Chi phí đồ dùng văn phòng. + TK 6424 - “Chi phí khấu hao tài sản cố định” + TK 6425 - “Thuế và lệ phí” + TK 6426 - “Chi phí dự phòng” + TK 6427 - “Chi phí dịch vụ mua ngoài”. + TK 6428 - “Chi phí bằng tiền khác” * Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: - Tiền lương, các khoản phụ cấp (nếu có) phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 344 - - Phải trả công nhân viên. Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 338 - - Phải trả khác Khi xuất vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, vật liệu để sửa chữa tài sản cố định chung của doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. - Giá trị công cụ, dụng cụ đồ dùng văn phòng được tính trực tiếp một lần cho chi phí quản lý, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Trong trường hợp xuất dùng một lần với giá trị lớn công cụ, dụng cụ, kế toán sử dụng phương pháp phân bổ dần và ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1421) Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Khi phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 142 - - Chi phí trả trước (1421) Hàng tháng căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 214 - - Hao mòn tài sản cố định. Thuế môn bài, thuế nhà đất, thu trên vốn… phải nộp Nhà nước, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 333 - - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu phà phải nộp ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi vào cuối niên độ: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) - Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện nước… mua ngoài phải trả, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112, 331… - Khi phát sinh các chi phí về hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi phép, chi phí đào tạo, in ấn tài liệu, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112, 331… - Lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh phải trả hoặc đã trả trong kỳ, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 335 - Chi phí phải trả hoặc Có TK 111, 112 - Chi phí sửa chữa tài sản cố định một lần có giá trị nhỏ, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112, 331…