Tài liệu Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần cơ khí 19- 8

Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ 19- 8 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 1.1.1 Tên và địa chỉ của công ty: Tên giao dịch: Công ty cổ phần cơ khí 19- 8. Tên giao dịch quốc tế: 19- 8 mechanical Joint Stock Company. - Giám đốc hiện hành: Ông Trần Tuấn Anh. - Địa chỉ: Xã Minh Trí, huyện Sóc Sơn, TP Hà Nội - Điện thoại: 04 5995 5340, 04 5995 5455 - Số Fax 84- 4- 599 5391 - Email: cơ khí 19- 8 @ fpt.vn - Mã số thuế: 2500161619. - Tổng vốn điều lệ: 6,7 tỷ đồng. 1.1.2 Thời điểm thành lập và các mốc lịch sử quan trọng trong quá trình phát triển của công ty. Công ty cổ phần cơ khí 19- 8 được thành lập ngày 06/06/1979 theo quyết định số 137CL / TC của Bộ cơ khí luyện kim với tên gọi ban đầu là Nhà máy đại tu ô tô Kim Anh. Nhiệm vụ chính của nhà máy là sửa chữa và sản xuất phụ tùng ô tô. Sự ra đời của nhà máy là sự hợp tác giữa 2 chính phủ Việt Nam và Liên Xô cũ trước đây. Năm 1983 nhà máy đổi tên là Nhà máy ô tô số 7 và chuyển sang cục vận tải ô tô thuộc Bộ giao thông vận tải. Năm 1993 theo quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước,nhà máy đổi tên là Nhà máy cơ khí giao thông vận tải 19- 8 thuộc liên hiệp cơ khí GTVT với nhiệm vụ mới là sản xuất phụ tùng ô tô và phụ kiện đường sắt. Nguyễn Thị Hồng Nhung 1 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH Năm 1996 theo quyết định 1465QĐ/TCCB- LĐ ngày 15/6/1996 của Bộ GTVT và nhà máy đổi tên là Công ty cơ khí 19- 8 thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT- Bộ Giao thông vận tải. Ngày 09/12/2004 theo quyết định số 3808/QĐ- BGTVT chuyển đổi Công ty cơ khí 19- 8 thành Công ty cổ phần cơ khí 19- 8. 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty: Công ty cổ phần cơ khí 19- 8 thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT- Bộ GTVT nên là một đơn vị sản xuất hàng cơ khí giao thông vận tải và sản xuất theo nhu cầu của thị trường có chức năng sản xuất và phân phối sản phẩm của công ty rộng khắp cả nước cũng như góp phần đưa tổng sản lượng sản phẩm tiêu thụ của ngành, của Tổng công ty cơ khí GTVT lên cao, thúc đẩy ngành cơ khí GTVT ngày càng lớn mạnh hơn nữa. Nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất ra sản phẩm cơ khí, phụ tùng thay thế phục vụ cho ngành giao thông vận tải. 1.3 Quy trình sản xuất sản phẩm chủ yếu của công ty. Quy trình sản xuất sản phẩm chủ yếu của công ty được trình bày theo sơ đồ sau: ( Sơ đồ 01) Nguyễn Thị Hồng Nhung 2 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH Sơ đồ 01: Sơ đồ mô tả quy trình sản xuất sản phẩm của công ty cổ phần cơ khí 19- 8 (Nhíp ô tô, phụ kiện đưòng sắt) Cắt cạnh NVL( thép) Đúng quy cách kỹ thuật Cắt phôi Theo kích thước bản vẽ Nắn thẳng Theo kích thước bản vẽ Cắt góc Cắt vát Theo kích thước bản vẽ Uốn Dập Khoan Đóng dấu tên SP Theo yêu cầu kỹ thuật Tôi- Ram Theo yêu cầu kỹ thuật Phun bi Sạch, trai cứng bề mặt Tán bạc, ốp quang Theo yêu cầu kỹ thuật Lắp bộ Theo yêu cầu kỹ thuật Dự nén ép Theo yêu cầu kỹ thuật Sơn Sạch, đều bề mặt Đúng số lượng chủng loại Nhập kho TP Nguyễn Thị Hồng Nhung 3 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH 1.4 Hình thức tổ chức sản xuất của công ty; Công ty cổ phần cơ khí 19- 8 là một công ty có quy mô sản xuất vừa và nhỏ, có địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh tập chung tại một địa điểm và là một đơn vị sản xuất hàng cơ khí GTVT. Sản phẩm chủ yếu của công ty là Nhíp ô tô, phụ kiện đường sắt và các sản phẩm cơ khí khác. Với công nghệ sản xuất từ khâu đầu đến khâu cuối của sản phẩm. Hiện nay việc tổ chức sản xuất ở công ty gồm 3 phân xưởng: - Phân xưởng: Tạo phôi. - Phân xưởng: Gia công cơ khí. - Phân xưởng: Nhiệt luyện hoàn chỉnh. Mỗi phân xưởng có chức năng nhiệm vụ chính như sau: Phân xưởng Tạo phôi: có nhiệm vụ tạo hình sản phẩm. Phân xưởng gia công cơ khí: Có nhiệm vụ gia công bề mặt, tạo độ cong, uốn dập. Phân xưởng nhiệt luyện hoàn chỉnh: có nhiệm vụ nhiệt luyện, sơn phủ, lắp sản phẩm và hoàn thiện sản phẩm (từ phân xưởng gia công cơ khí chuyển sang). Sau khi kết thúc quá trình sản xuất ở phân xưởng nhiệt luyện hoàn chỉnh những sản phẩm hoàn thành được bộ phận KCS (bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm) xác nhận phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và ghi rõ số lượng thực tế của từng loại sản phẩm, đồng thời ký vào biên bản kiểm tra chất lượng lúc đó mới tiến hành nhập kho thành phẩm của công ty. Sản phẩm của công ty tuy sản xuất nhiều loại sản phẩm (nhíp ô tô, phụ kiện đường sắt và các sản phẩm khác) các loại sản phẩm này có kiểu dáng khác nhau nhưng cùng gần như sản xuất trên một dây chuyền. Sản phẩm đều được sản xuất theo một quy trình khép kín từ đầu đến cuối. Phần lớn máy móc thiết bị đều được nhập ngoại, chủ yếu là của Liên Xô cũ, Trung Quốc, Đức. Nguyễn Thị Hồng Nhung 4 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH Các thiết bị chính gồm: + Băng chuyền + Máy cán, cắt, uốn, tiện, phay, đột dập… + lò nhiệt luyện, máy thử độ cứng và các thiết bị máy móc khác. Quy trình sản xuất công ty cũng chỉ sử dụng ít chủng loại vật liệu. Vật liệu chính được nhập từ nước ngoài là chủ yếu. 1.5 Đặc điểm lao động của công ty: Tổng số lao động trong công ty có đến 31- 12- 2007 là 383 người. Trong đó lao động của công ty được phân theo ngành kinh tế quốc dân và theo các cấp bậc trên ĐH, ĐH cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp, công nhân kỹ thuật. Biểu số 01: BÁO CÁO CÁN BỘ KHOA HỌC KỸ THUẬT VÀ CÔNG NHÂN KỸ THUẬT Có đến ngày 31- 12- 2007 TRấN ĐH Số TT NGÀNH KINH TẾ QUỐC DÂN Tổng số Trong đó nữ ĐH,CĐ Tổng số Trong đó nữ TRUNG HỌC CN Tổng số Trong đó nữ CÔNG NHÂN KT Trong đó Tổng số Ngành cơ khí 22 5 2 Ngành điện 3 1 8 3 Ngành nhiệt luyện 2 1 2 47 4 Ngành kinh tế 26 9 12 5 Ngành CNTT 1 6 Ngành y,dược trở 7 Ngành luật 1 8 Ngành ngoại ngữ 1 9 Các ngành khác 38 10 CN rèn thép nóng 7 2 1 10 9 1 3 5 Nữ lên 1 Nguyễn Thị Hồng Nhung Bậc 5 2 6 Líp K1 KTTH B 2 Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH 11 CN cán thép nóng 25 14 12 CN cắt dập thép 10 2 13 CN hàn 6 3 14 CN cuốn thép nóng 7 3 15 CN nguội 17 2 5 16 CN tiện 14 6 3 17 CN phay 9 1 18 CN mài 2 1 19 CN sửa chữa cơ 3 2 20 CN nề 2 1 21 CN đánh rỉ sắt 8 22 CN sơn 11 23 CN lắp ráp 8 24 CN kiểm tra CLSP 25 CN lái xe 6 26 CN phục vụ 16 4 27 CN vệ sinh CN 2 1 252 28 5 Cộng 1 61 11 1 1 25 12 6 6 1 1 4 ( Số liệu lấy từ phòng tổ chức- HC) Từ bảng số liệu trên ta có bảng phân tích sau: Biểu số 02: Bảng phân tích lao động Công ty: Chỉ tiêu Số lao động Tỷ lệ (%) Đại học CĐ 61 18.05 Trung học CN 25 7.40 Công nhân KT 252 74.55 Tổng số LĐ 338 100 Nguyễn Thị Hồng Nhung 6 Líp K1 KTTH B 53 Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH Như vậy số cán bộ,công nhân viên có trình độ đại học chiếm khá cao trong tổng số lao động, điều này cho thấy trình độ quản lý và làm việc của cán bộ trong công ty được chú trọng và nâng cao. Để theo dõi tình hình biến động về lao động trong công ty qua 2 năm 2006- 2007, ta có bảng tổng hợp sau: Biểu số 03: Bảng tổng hợp so sánh lao động qua 2 năm 2006- 2007 Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Đại học- CĐ 61 Trung học- CN So sánh năm2007/2006 Tăng/giảm % 61 0 0 25 25 0 0 Công nhân- KT 227 252 25 111,01 Tổng LĐ(người) 313 338 25 107,98 (Nguồn phòng tổ chức- HC) Nhận xét: trong năm 2007 số lao động tăng lên là do nguyên nhân sau + Số tăng trong kỳ là 29 người. Trong đó - Từ trường lớp ra: 2 người. - Tuyển từ LĐ xã hội: 1 người. - Bộ đội công an chuyển ngành: 2 người. - Ngoài đơn vị chuyển đến: 3 người. + Số giảm trong kỳ là 4 người. Trong đó - Cho thôi việc: 1 người. - Hết hợp đồng: 2 người. - Đi đơn vị khác: 1 người. Như vậy năm 2007 số lao động tăng lên là 25 người, chiếm 7,98% lao động toàn công ty. Nguyễn Thị Hồng Nhung 7 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH 1.6 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty: Công ty có 1 giám đốc, 2 phó giám đốc và 6 phòng ban phụ trách các mảng: kế hoạch, kỹ thuật, kế toán tài chính, kinh doanh tiếp thị và ban bảo vệ Công ty. Nhiệm vụ của mỗi phòng ban được quy định cụ thể như sau: Phòng tổ chức- hành chính: Có nhiệm vụ tiếp nhận và tuyển chọn, điều động cán bộ CNV cho công ty thực hiện các yêu cầu của Tổng công ty đề ra, đảm bảo chế độ chính sách đối với CB- CNV của công ty, tổng hợp thi đua tuyên truyền và các hoạt động khác. Phòng kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ lập kế hoạch và giao kế hoạch cho các phân xưởng, cho ban lãnh đạo công ty về tình hình thực hiện kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, theo dõi tiến độ sản xuất. Mua các loại nguyên liệu vật tư, cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên liệu cho sản xuất. Phòng tài chính- kế toán: Có nhiệm vụ xử lý và sử dụng hợp lý các nguồn vốn. Quản lý chi tiêu trong sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ chính sách ban hành, đồng thời tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán của công ty. Phòng kỹ thuật- KCS: Thiết kế chế tạo sản phẩm mới của công ty, nghiên cứu ứng dụng công nghệ trong sản xuất, trực tiếp chỉ đạo kiểm tra chất lượng sản phẩm( KCS ). Ban bảo vệ: Bảo vệ nội bộ trong công ty,tuần tra bảo vệ an toàn tuyệt đối tài sản của công ty. Phòng kinh doanh- tiếp thị: Có nhiệm vụ tổ chức quảng cáo,tiếp thị,bán sản phẩm của công ty. Nghiên cứu nhu cầu của thị trường từ đó có thông tin cho khâu sản xuất sản phẩm và tìm kiếm sản phẩm mới cho công ty. Nguyễn Thị Hồng Nhung 8 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH Sơ đồ 02: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ 19- 8 Giám đốc Phó GĐ kỹ thuật SX Phó GĐ kinh doanh PX.Tạo phôi Phòng tổ chức HC Phòng Kế hoạch PX.Cơ khí P.Tài chính- KT PX.nhiệt luyện- HC P.Kỹ thuật- KCS Ban bảo vệ P.Kinh doanh- TT Các cửa hàng Nguyễn Thị Hồng Nhung 9 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ 19- 8 2.1. Khái quát chung về công tác kế toán tại công ty 2.1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Sơ đồ 03: tổ chức phòng Tài chính- Kế toán tại Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp giá thành,vật liệu và TSCĐ Kế toán ngân hàng,tiền lương,phải thu khác Kế toán tiêu thụ,tiền mặt Thủ quỹ * Trong đó nhiện vụ của kế toán trưởng:  Là người giúp Giám đốc công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính của Công ty đồng thời thực hiện việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.  Tổ chức hướng dẫn thực hiện và kiểm tra việc ghi chép, tính toán, phản ánh, chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, thuế phải nộp, các khoản quỹ, các hoạt động kinh tế tài chính, các báo cáo của công ty.  Tổ chức chấp hành nghiêm lệnh kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.  Tổ chức và chứng kiến việc bàn giao công việc của cán bộ, nhân viên, kế toán; kiểm tra kiểm soát việc thực hiện định mức kinh tế, kỹ thuật, Nguyễn Thị Hồng Nhung 10 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH các dự toán chi phí, thực hiện đầy đủ các chế độ, thể lệ theo quy định của nhà nước đối với 1 doanh nghiệp SXKD.  Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, đánh giá đúng tình hình sản xuất của Công ty từ đó đề xuất thúc đẩy sản xuất phát triển. 2.1.2 Công tác tổ chức bộ máy kế toán của công ty CP cơ khí 19- 8: Công ty cổ phần cơ khí 19- 8 có địa bàn sản xuất kinh doanh tập trung, có quy mô sản xuất vừa và nhỏ. Mặt khác xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý đã nêu ở phần trên nên công ty đã tổ chức hình thức tài chính- kế toán theo loại hình Tổ chức công tác tài chính- kế toán tập trung. Tất cả mọi chứng từ phát sinh đều tập hợp về phòng tài chính kế toán để xử lý và hạch toán. Toàn bộ công ty tổ chức một phòng kế toán và áp dụng hình thức ghi sổ kế toán nhật ký - chứng từ. Ở các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra chứng từ, ghi chép các sổ sách, hạch toán nghiệp vụ nhằm phục vụ yêu cầu quản lý sản xuất của phân xưởng, lập báo cáo các nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng tài chính kế toán của công ty để xử lý, phân tích tài chính và tiến hành công việc kế toán. Phòng tài chính kế toán của công ty có chức năng tổ chức, thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý. Qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra bảo vệ và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động về tài chính của công ty. Mỗi một bộ phận trong phòng kế toán có nhiệm vụ riêng song giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Do đó cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán- tài chính ở công ty cổ phần cơ khí 19- 8 khá chặt chẽ. Phần mềm kế toán sử dụng tại Công ty: phần mềm ANA 4.0 của công ty tư nhân An Nam- Hà Nội, và phần mềm này đang được chỉnh sửa cho phù hợp với quyết định 15. Nguyễn Thị Hồng Nhung 11 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH Sơ đồ 04: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ- CHỨNG TỪ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng NHẬT KÝ Sổ, thẻ kế toán kê CHỨNG TỪ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nguyễn Thị Hồng Nhung 12 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH Quy trình hạch toán: Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu trực tiếp ghi vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng khoá sổ cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ thẻ có liên quan, cuối tháng cộng các số hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái, ở các bảng tổng hợp chi tiết và bảng kê được dùng để lập báo cáo tài chính. 2.1.3 Chế độ kế toán được vận dụng ở công ty: Ngay từ khi mới thành lập công ty đã ý thức được vai trò và vị trí của kế toán đối với hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty nhằm đảm bảo thu thập, xử lý và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Công tác kế toán tại Công ty được tổ chức và hoạt động theo đúng các chế độ kế toán hiện hành(Quyết định 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Nộp thuế theo phương pháp khấu trừ và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho. 2.2 Tổ chức kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ: 2.2.1 Đặc điểm vật tư và tình hình công tác quản lý vật tư tại công ty: Công ty cổ phần cơ khí 19- 8 chuyên sản xuất các loại nhíp ô tô và vòng đệm lò xo các loại, phục vụ cho việc sửa chữa và thay thế các loại xe ô tô. Xe ô tô trên thị trường Việt Nam rất đa dạng, nhiều chủng loại như xe vận tải cỡ lớn, cỡ vừa và loại nhỏ. Mặt khác xe cũng được sản xuất bởi nhiều Nguyễn Thị Hồng Nhung 13 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH hãng, nhiều nước khác nhau như xe của Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc,Liên Xô cũ… Mỗi loại xe có một đặc tính và quy cách riêng.Chính vì vậy vật liệu dùng cho sản xuất phải đáp ứng được đặc tính và yêu cầu kỹ thuật của sản xuất. Vật liệu của Công ty là sản phẩm của ngành công nghiệp thép chế tạo có hàm lượng thép các bon cao và có tính đàn hồi. Do đó các loại thép này Việt Nam chưa sản xuất được mà hầu hết phải nhập của nước ngoài. Sản phẩm của Công ty có rất nhiều loại khác nhau do đó danh mục vật tư cho sản xuất của Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại, kích cỡ nên việc tổ chức tình hình thu mua và sử dụng vật liệu rất phức tạp đòi hỏi cán bộ kế toán vật tư phải có trình độ và trách nhiệm trong quản lý. Với khối lượng vật liệu lớn và phong phú công ty đã phân chia các loại vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu khác nhau. Việc phân chia như vậy giúp cho công tác quản lý vật liệu ở công ty được rõ ràng cụ thể và chính xác. Cụ thể ở công ty đã phân chia vật liệu thành 5 loại như sau:  Vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm là những lá nhíp, những bộ nhíp… Vật liệu chính gồm: - Thép lò xo dẹt 70x10 - Thép lõ xo dẹt 80x10 - Thép lõ xo dẹt 90x10 - Thép lõ xo dẹt 90x12 - Thép lò xo dẹt 90x14 - Thép lò xo dẹt 100x12 - Thép lò xo dẹt 100x14 - Thép lò xo tròn phi 12 - Thép ray…  Vật liệu phụ: là loại vật liệu không trực tiếp cấu thành nên thực thể của thành phẩm,có tác dụng hỗ trợ vật liệu chính để tạo ra sản phẩm. Nguyễn Thị Hồng Nhung 14 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH - Dầu vít 22 - Sơn đen - Ôxy - Văn phòng phẩm: giấy bút,mực,cặp tài liệu…  Nhiên liệu là loại vật liệu cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như: - Than rèn - Khí ga  Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu được sử dụng để sửa chữa thay thế như: - Vòng bi - Dây điện - Dao bào,phay - Van điện tử - Bộ biến tần  Vật liệu khác: là loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất như đầu mẩu thép,… Từng loại vật liệu trên được bảo quản theo từng kho. Việc phân loại trên phù hợp với đặc điểm, công dụng, tình hình sử dụng vật liệu của công ty. 2.2.2 Đánh giá vật tư: Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Vì công ty sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, hàng ngày nên kế toán sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu trong tháng về mặt giá trị, đồng thời sử dụng giá thực tế để ghi sổ. Giá thực tế của vật liệu nhập kho được thực hiện trên cơ sở các hoá đơn của đơn vị bán ghi trên phiếu nhập vật liệu của công ty. Giá thực tế xuất kho của công ty được tính theo giá bình quân gia quyền. Nguyễn Thị Hồng Nhung 15 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH Giá thực tế vật = liệu mua ngoài Giá mua ghi trờn hoá đơn + Chi phí thu mua Giá thực tế vật liệu nhập kho gồm giá mua ghi trên hoá đơn( không có thuế) (+) chi phí thu mua. Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vật liệu nhập trong kỳ = Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng VL nhập trong kỳ 2.2.3 Thủ tục nhập xuất vật tư: Tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán đầy đủ và chính xác,kịp thời theo đúng chế độ ban đầu về vật liệu được quy định tại công ty. 2.2.3.1 Thủ tục nhập kho vật liệu: Vật liệu chủ yếu sử dụng ở công ty là mua ngoài do phòng kế hoạch thu mua. Khi vật liệu về tới công ty trước lúc nhập kho vật liệu phải thông qua ban kiểm nghiệm vật tư của công ty. Ban kiểm nghiệm này tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách, nguồn thu và tiến độ thực hiện hợp đồng. Ban kiểm nghiệm vật tư của công ty gồm: 1 đại diện của phòng kỹ thuật – KCS, 1 đại diện của phòng Tài chính kế toán, thủ kho cùng đại diện bên giao hàng. Sau khi kiểm tra xong ban kiểm nghiệm lập biên bản. Biên bản này được lập thành 2 bản có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. Một bản bên giao hàng giữ, một bản được chuyển cho phòng kế hoạch làm căn cứ để lập phiếu nhập kho. Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, mẫu mã, kém phẩm chất hay hàng không đủ số lượng thì ban kiểm nghiệm lập biên bản có ghi kết luận vật liệu không đạt yêu cầu để Phòng kế hoạch làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Nguyễn Thị Hồng Nhung 16 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH Trường hợp vật liệu đảm bảo đạt yêu cầu, đủ tiêu chuẩn, số lượng sẽ được nhập vào kho. Dựa vào hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành 2 bản có ghi đầy đủ số phiếu nhập, ngày tháng năm lập, họ tên người nhập, số hóa đơn, số tiền, tên kho nhập. một liên giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán,còn 1 liên lưu tại phòng kế hoạch. Thủ kho sắp xếp việc nhập kho theo đúng quy định, đảm bảo khoa học, hợp lý nhằm đảm bảo dễ thấy, dễ lấy và dễ kiểm tra tiện lợi cho việc bảo quản vật liệu cũng như việc theo dõi xuất kho sau này. Ví dụ: Ngày 09/07/2007 Công ty mua thép làm nhíp của Công ty Cổ Phần Sao Phương Nam theo hoá đơn GTGT như sau: ( Biểu số 04) Nguyễn Thị Hồng Nhung 17 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH Biểu 04: Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Liên 2 ( Giao cho khách hàng ) Mẫu số 01 - GTGT- 3LL AB/ 01 - B Ngày 09 tháng 07 năm2007 Đơn vị bán hàng: Công ty CP Sao Phương Nam Địa chỉ: Số tài khoản:……………………… Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Tên hàng hoá DV MS:…….................………………… ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền kg 30.712 6.318 194.038416 kg 133.833 6.318 845.556894 Thép 60C2 90x20x6000 Thép 60C2 90x20x5400 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT 5 % 1039.59531 Tiền thuế GTGT: 51.979766 Tổng cộng tiền thanh toán: 1091.575076 Số tiền viết bằng chữ: Nguyễn Thị Hồng Nhung 18 Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH Căn cứ vào hoá đơn số lượng hàng hoá mua về,ban kiểm nghiệm vật tư của Công ty tiến hành thủ tục kiểm nghiệm vật tư: Biểu số 05: Biên bản kiểm nghiệm vật tư BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Công ty CP cơ khí 19- 8 Ban kiểm nghiệm ( vật tư, hàng hoá) Hôm nay ngày 10/07/2007 Căn cứ vào HĐ số 13754 ngày 09/07/2007 Của Công ty Cổ phần Sao Phương Nam Ban kiểm nghiệm gồm: ễng, Bà: Phùng Thị Đào Trưởng ban ( Phòng KT - KCS) ễng, Bà: Trần Thị Hà Uỷ viên ễng, Bà: Nguyễn Thị Hiệp Uỷ viờn ( Thủ kho) ( Phũng kế toán) Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại thép sau: Số Tên, nhãn hiệu TT Quy cách Thép 60 C2 - 90x20x6000 - 90x12x5400 Số thực tế Số thực tế cho ĐVT phụ cho ĐVT chính ĐVT Số lượng ĐVT M M 2.304 16.441 kg kg Số lượng Số lượng theo HĐ Ghi chú 30.712 133.833 Cộng: Ý kiến của ban kiểm nghiệm: hàng đủ quy cách, chất lượng, cho nhập kho. Đại diện phòng Kế toán Đại diện phòng kỹ thuật Nguyễn Thị Hồng Nhung 19 Thủ kho Bên giao hàng Líp K1 KTTH B Báo cáo thực tập Ngành Kế toán TH Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày 10/07/2007, phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho theo mẫu sau: Biểu số 06: Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Công ty CP cơ khí 19- 8 Số 15/7 Ngày 10 tháng 07 năm 2007 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Chính Đơn vị : Công ty Cổ phần Sao Phương Nam Theo HĐ bán hàng số : 017354 ngày 09/07/2007 Nhập vào kho Số TT : Chị Hà Tên hàng Mã số ĐVT Thép 60C2 Số lượng Giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập đơn vị kg 3133.83 133.833 6.318 845.556894 kg 30.712 30.712 6.318 194.038416 - 90x20x5400 Thộp60C2 - 90x20x6000 Cộng: 1039.59531 - Thuế suất GTGT 5 % Tiền thuế GTGT: 51.979766 Tổng cộng tiền thanh toán: 1091.575076 Số tiền viết bằng chữ: Người giao hàng: Thủ kho Nguyễn Thị Hồng Nhung Phụ trách cung tiêu 20 Thủ trưởng đơn vị Líp K1 KTTH B