Tài liệu Tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty TNHH Vi Na Men

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ---------------------------- TRẦN THỊ PHƯƠNG THẢO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY VI NA MEN Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60.34.03.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. VÕ VĂN NHỊ TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi với sự hướng dẫn của PGS.TS Võ Văn Nhị. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tp. Hồ Chí Minh, ngày 31 tháng 10 năm 2014 (Ký tên và ghi rõ họ tên) Trần Thị Phương Thảo ii LỜI CẢM ƠN Đầu tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến PGS.TS.Võ Văn Nhị, Thầy là người trực tiếp hướng dẫn tôi thực hiện đề tài ngay từ lúc bắt đầu xây dựng cho đến khi thực hiện và hoàn thành. Trong quá trình thực hiện đề tài Thầy thường xuyên đặt ra các bài toán với mức độ tăng dần và có những gợi ý giúp tôi giải quyết các vấn đề khó khăn gặp phải. Thầy luôn theo sát kiểm tra tận tình và chu đáo tiến độ thực hiện đề tài. Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình và cơ quan tôi đang làm việc đã là chỗ dựa, nguồn động viên tinh thần và đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Xin chân thành cảm ơn! Học viên: Trần Thị Phương Thảo iii MỤC LỤC Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục bảng biểu Danh mục sơ đồ Lời mở đầu CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ ................................5 1.1 Một số vấn đề chung về kế toán quản trị áp dụng cho doanh nghiệp ..............5 1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị ...............................................................................5 1.1.2 Chức năng của kế toán quản trị ........................................................................6 1.1.3 Mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị ...................................7 1.2 Nội dung Kế toán quản trị và nội dung tổ chức Kế toán quản trị ....................8 1.2.1 Nội dung KTQT ...............................................................................................8 1.2.2 Nội dung tổ chức KTQT trong doanh nghiệp ................................................19 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức KTQT trong doanh nghiệp ...................23 1.3.1 Lĩnh vực hoạt động và quy mô doanh nghiệp ................................................23 1.3.2 Yêu cầu và trình độ quản lý doanh nhgiệp .....................................................23 1.3.3 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán .................................24 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KTQT TẠI CÔNG TY TNHH VI NA MEN ................................................................................................26 2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh .............................................26 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển .....................................................................26 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty ..............................................................27 2.1.3 Quy mô của công ty .......................................................................................28 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty ...............................................................30 2.1.5 Quy trình hoạt động kinh doanh tại công ty...................................................32 2.1.6 Một số kết quả hoạt động của công ty các năm gần đây ................................33 2.1.7 Những thuận lợi, khó khăn, phương hướng và chiến lược của công ty trong iv những năm tới ...........................................................................................................36 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH VI NA MEN ..........39 2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................................39 2.2.2 Các thể lệ, chính sách và phương pháp kế toán được áp dụng tại Công ty ...41 2.2.3 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán .................................................................42 2.3 Thực trạng tổ chức công tác KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN ...........43 2.3.1 Dự toán ...........................................................................................................43 2.3.2 Hệ thống kế toán chi phí ................................................................................44 2.3.3 Kế toán trách nhiệm .......................................................................................44 2.3.4 Thiết lập thông tin KTQT phục vụ cho các quyết định ngắn hạn và dài hạn của Công ty ...........................................................................................................47 2.4 Đánh giá tình hình tổ chức KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN .............48 2.4.1 Ưu điểm ..........................................................................................................48 2.4.2 Nhược điểm ....................................................................................................48 2.4.3 Những hạn chế, khó khăn và nguyên nhân ....................................................49 CHƯƠNG 3:TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH VI NA MEN ................................................................................................52 3.1 Những quan điểm và lộ trình thực hiện công tác KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN 52 3.1.1 Quan điểm thực hiện công tác KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN ........52 3.1.2 Lộ trình thực hiện tổ chức kế toán quản trị tại Công ty .................................53 3.2 Tổ chức công tác KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN.............................54 3.2.1 Xác định nội dung kế toán quản trị ................................................................54 3.2.2 Tổ chức kế toán quản trị .................................................................................70 3.3 Những giải pháp khác nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện nội dung KTQT tại Công ty TNHH VI NA MEN ...................................................................73 3.3.1 Truyền đạt, nâng cao nhận thức và trình độ về kế toán quản trị ....................73 3.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác KTQT ......................................74 Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục v DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BH Bán hàng CCDC Công cụ dụng cụ CIMA Hiệp hội Kế toán quản trị công chứng (Viết tắt của Chartered Institute of Management Accountants) DNNVV Doanh nghiệp nhỏ và vừa GDP Tổng sản phẩm quốc nội (Viết tắt của Gross Domestic Product) KTQT Kế toán quản trị KTTC Kế toán tài chính QLDN Quản lý doanh nghiệp TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định SXKD Sản xuất kinh doanh TPHCM Thành phố Hồ Chí Minh vi DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Tình hình nhân sự của công ty năm tháng 9/2014 .....................................28 Bảng 2.2 Trình độ học vấn của công nhân viên năm tháng 9/2014 ..........................29 Bảng 2.3 Thị trường kinh doanh của công ty TNHH VI NA MEN năm 2013.........33 Bảng 2.4 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty TNHH VI NA MEN từ năm 2010 đến năm 2013 .......................................................................................34 Bảng 3.1 Phân loại chi phí theo mức độ hoạt động tại công ty TNHH VI NA MEN ......... 60 Bảng 3.2 Các chỉ tiêu do lường thành quả thực hiện của các trung tâm trách nhiệm.......... 67 Bảng 3.3 Các báo thành quả của các trung tâm trách nhiệm ....................................68 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Mô hình dự toán từ trên xuống ................................................................10 Sơ đồ 1.2 Mô hình dự toán từ dưới lên .....................................................................11 Sơ đồ 1.3 Mô hình dự toán song song.......................................................................12 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH VI NA MEN ..............30 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH VI NA MEN ..32 Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH VI NA MEN...............39 Sơ đồ 3.1 Mối quan hệ giữa các dự toán trong hệ thống dự toán ngân sách ............57 Sơ đồ 3.2 Sơ đồ phân cấp quản lý tại công ty TNHH VI NA MEN .........................65 Sơ đồ 3.3 Sơ đồ các trung tâm trách nhiệm tại công ty TNHH VI NA MEN ..........65 Sơ đồ 3.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH VI NA MEN...............72 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Theo Tô Hoài Nam (2014), “Doanh nghiệp nhỏ và vừa là loại hình doanh nghiệp chiếm đa số và chủ yếu trong nền kinh tế, và đóng vai trò quan trọng trong việc tạo việc làm, tăng thu nhập cho người lao động, giúp huy động các nguồn lực xã hội cho đầu tư phát triển, và xóa đói giảm nghèo… Cụ thể, hàng năm các doanh nghiệp này tạo thêm trên nửa triệu lao động mới; sử dụng tới 51% lao động xã hội và đóng góp hơn 40% GDP…Số tiền thuế và phí mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa tư nhân đã nộp cho Nhà nước đã tăng 18,4 lần sau 10 năm.” Để giữ vững vai trò quan trọng trên của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đòi hỏi các nhà khoa học kinh tế cần phải chuẩn bị và cung cấp cho các doanh nghiệp này những công cụ và kỹ thuật quản lý khoa học, nhằm duy trì những lợi ích do loại hình doanh nghiệp này mang lại cho xã hội nói chung và cho Việt Nam nói riêng. Công ty TNHH VI NA MEN là một đơn vị kinh doanh với quy mô vừa, Công ty đã, đang phát triển và đóng góp cho nền kinh tế Việt Nam, chính vì thế Công ty cũng cần sự hỗ trợ về khoa học quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bản thân. Kế toán quản trị cung cấp nguồn thông tin đa dạng, nhanh chóng, hữu hiệu cho các nhà quản trị đối với việc ra quyết định trong kinh doanh, và mang lại hiệu quả cho quá trình hoạt động và phát triển doanh nghiệp trong tương lai. Nhận thức được chức năng và vai trò của kế toán quản trị tác giả đề xuất áp dụng nội dung của Kế toán quản trị vào việc tổ chức quản lý của công ty TNHH VI NA MEN, với mong muốn giúp cho lãnh đạo Công ty có phương pháp quản lý mới hiệu quả hơn để Công ty tồn tại lâu dài, mang lại nhiều lợi ích cho cộng đồng và xã hội. Chính vì thế, tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN”. 2. Tổng quan lịch sử nghiên cứu của đề tài Hiện nay, những nghiên cứu về KTQT tại Việt Nam khá nhiều và cũng đạt được những thành công nhất định trong việc đưa ra các cơ sở lý luận cũng như các giải pháp vận dụng KTQT trong từng đối tượng nghiên cứu cụ thể.Tác giả xin giới 2 thiệu một số nghiên cứu ứng dụng KTQT trong thời gian từ năm 2010 đến năm 2013 tại trường đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh như sau: Theo tác giả Phạm Ngọc Toàn (2010), tại Việt Nam việc áp dụng KTQT trong các DNNVV vẫn chưa được quan tâm đúng mức, thiếu tính hệ thống; nội dung lạc hậu, trùng lắp nhiều với phân hệ kế toán tài chính; các công cụ, kỹ thuật vận dụng còn đơn giản. Về thông tin, KTQT còn ở mức sơ khai, chưa tạo được tính ổn định và sự nối kết với nhu cầu thông tin thực hiện các chức năng quản trị của các nhà quản trị trong doanh nghiệp.Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác KTQT cũng chưa được quan tâm nhiều.Thêm vào đó, DNNVV còn gặp nhiều khó khăn về tài chính, nguồn lực nhân sự cũng như kinh nghiệm thực tiễn trong việc áp dụng KTQT.Trong đó, các doanh nghiệp vừa chỉ mới tập trung vào quản trị chi phí, lập kế hoạch, và thông tin phục vụ các quyết định ngắn hạn, và dài hạn. Theo tác giả Nguyễn Thúy Hằng (2012), hầu hết các DNNVV trong khu công nghiệp Biên Hòa 2 chưa thực hiện công tác KTQT mà chỉ mới dừng lại ở những báo cáo có biểu hiện của KTQT là các dự toán, nhưng với nội dung chưa đầy đủ. Theo tác giả Võ Thị Hồng Diễm (2013), các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn Tp.HCM cũng đã ứng dụng KTQT nhưng với tỷ lệ chưa cao (chiếm 25% trong các doanh nghiệp thương mại khảo sát). Việc ứng dụng KTQT mới chỉ dừng lại ở góc độ nhận thức và định hướng trong tương lai. Cụ thể, các doanh nghiệp mới chỉ thực hiện các khâu tập hợp thông tin về chi phí, thu nhập, lợi nhuận và lập một số dự toán như: dự toán tiêu thụ, hàng tồn kho, tiền mặt… Theo tác giả Đặng Thị Hồng Như (2013), các doanh nghiệp ngành thương mại trên địa bàn Tp.HCM chủ yếu áp dụng các công cụ của KTQT là Dự toán vốn, Phân bổ chi phí và Phân tích biến động trong hoạt động xoay vòng vốn và ra quyết định nhanh trong kinh doanh. Cũng theo tác giả Đặng Thị Hồng Như (2013), các doanh nghiệp vừa trên địa bàn Tp.HCM chủ yếu áp dụng công cụ, kỹ thuật KTQT là Dự toán và phân tích cho việc ra quyết định. 3 Theo tác giả Nguyễn Thị Kim Chung (2013), tại công ty cổ phần Vật liệu và Xây lắp Gia Lai, công tác kế toán trách nhiệm đã được triển khai thông qua sự phân cấp quản lý và các báo cáo nội bộ, nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu của nhà quản trị các cấp trong việc đánh giá trách nhiệm và hiệu quả công việc của từng nhà quản trị trong từng bộ phận. Thêm vào đó, công tác kế toán chưa chú trọng đến kế toán quản trị, mọi số liệu và báo cáo chủ yếu là do kế toán tài chính cung cấp. Tóm lại, qua kết quả của các nghiên cứu trên cho thấy: − Các doanh nghiệp thương mại, với quy mô vừa đã có nhận thức cơ bản về KTQT và đã vận dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động cũng như quy mô của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc ứng dụng nội dung KTQT trong hoạt động quản lý chưa sâu, chưa được khoa học và cụ thể. − Trình độ quản lý và nguồn nhân lực KTQT còn hạn chế chưa hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc điều hành doanh nghiệp. − Các công cụ, kỹ thuật của các doanh nghiệp áp dụng chưa đa dạng và hiện đại. Các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng các báo cáo cơ bản trong việc tập hợp thông tin về chi phí, thu nhập, lợi nhuận và lập một số dự toán cơ bản phục vụ việc ra quyết định của các nhà quản trị. 3. Mục tiêu nghiên cứu Luận văn có những mục tiêu chính sau: − Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về KTQT; − Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán và KTQT tại Công ty TNHH VI NA MEN; − Thực hiện tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty TNHH VI NA MEN. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác KTQT và thực trạng công tác KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN; Phạm vi nghiên cứu của đề tài là tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH VI NA MEN trong thời gian từ tháng 1 năm 2010 đến tháng 9 năm 2014. 5. Phương pháp nghiên cứu 4 Luận văn sử dụng phương phápthu thập, so sánh và tổng hợp các tài liệu có liên quan đến KTQT như các nội dung KTQT, cách thức vận dụng nội dung của một số nghiên cứu khác. Tiếp sau đó, tác giả thực hiện phân tích,đánh giá các tài liệu trên nhằm đề ra cơ sở luận cho việc tổ chức công tác KTQT tại Công ty TNHH VI NA MEN. Phương pháp nghiên cứu định tính: Tác giả thực hiện thu thập các số liệu thứ cấp và sơ cấp về tình hình tổ chức hoạt động kinh doanh, cũng như tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty bằng việc phỏng vấn trực tiếp Ban giám đốc, Trưởng các phòng ban và các nhân viên kế toán trong Công ty. Công việc thu thập số liệu trên nhằm mục đích tìm ra được đặc điểm về quy mô quản lý, và đặc thù hoạt động kinh doanh của Công ty; chính điều này giúp cho tác giả có thể nhận diện được ưu nhược điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn tới việc Công ty chưa tổ chức công tác KTQT tại đơn vị. 6. Đóng góp mới của đề tài Tại Việt Nam đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về việc tổ chức công tác KTQT tại các tập đoàn, các công ty cổ phần, công ty TNHH,… Tuy nhiên,đề tài vẫn có đóng góp mới như sau: − Một là, nghiên cứu về thực trạng tổ chức công tác kế toán và KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN; − Hai là, đề ra và thiết kế được lộ trình tổ chức công tác KTQT tại Công ty; − Ba là,đưa ra giải pháp cụ thể trongvận dụng KTQT cho Công ty kinh doanh mặt hàng vật liệu xây dựng và sản phẩn chủ yếu là gạch men. 7. Kết cấu đề tài Luận văn bao gồm các chương sau: − Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán quản trị; − Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty TNHH VI NA MEN; − Chương 3: Tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty TNHH VI NA MEN. 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1.1 Một số vấn đề chung về kế toán quản trị áp dụng cho doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị Trong các nghiên cứu về kế toán hiện nay, kế toán có rất nhiều khái niệm và mỗi khái niệm thể hiện mỗi khía cạnh nghiên cứu khác nhau về kế toán. Tuy nhiên, những khái niệm này đều có những lý luận cơ bản chung là: Kế toán là một hệ thống phương pháp thu thập, đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin cần thiết cho việc ra những quyết định tài chính. Theo Viện nghiên cứu Kế toán quản trị Mỹ, “Kế toán là một quá trình nhận diện, tổng hợp, đo lường và truyền đạt thông tin kinh tế để giúp người sử dụng thông tin đó đánh giá và ra quyết định.”(Phạm Văn Dược và Huỳnh Lợi, 2009, trang 13) Theo Luật Kế toán Việt Nam (2003): “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.”[15, trang 1] Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ trong tất cả các ngành nghề, kinh tế phát triển mang tính toàn cầu làm gia tăng sức ép cạnh tranh trong thị trường, chính điều này làm cho nhu cầu thông tin của các doanh nghiệp không đơn thuần là những thông tin về tình hình tài chính kinh tế, hay là việc phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp; mà nhu cầu thông tin các doanh nghiệp cần là các thông tin hữu dụng phục vụ cho việc tổ chức điều hành, kiểm soát và ra quyết định. Từ nhu cầu sử dụng thông tin khác biệt này, kế toán hình thành nên hai nhánh là Kế toán tài chính (KTTC) và Kế toán quản trị (KTQT). Theo Hiệp hội KTQT công chứng (CIMA), Anh Quốc, "KTQT là một phần của quản lý liên quan đến việc xác định, trình bày và giải thích thông tin được sử dụng để xây dựng chiến lược, quy hoạch các hoạt động, ra quyết định kiểm soát, tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn tài nguyên, tiết lộ cho các cổ đông bên trong và bên ngoài khác.”(Debarshi Bhattacharyya, 2010, trang 1) 6 Theo nhóm tác giả Jan R.Williams, Susan F.Haka, Mark S.Bettner, “KTQT là trình bày, giải thích những thông tin kế toán với định hướng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu thông tin của những nhà quản trị trong nội bộ doanh nghiệp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.” (Phạm Văn Dược và Huỳnh Lợi, 2009, trang 13) Theo Luật Kế toán Việt Nam (2003): “KTQT là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.”[15, trang 1] Tóm lại, KTQT là một hệ thống cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong đơn vị để ra quyết định, hoạch định, kiểm soát và đánh giá tất cả các hoạt động của đơn vị. Từ những khái niệm trên,chúng ta cũng thấy được các chức năng của KTQT như sau: 1.1.2 Chức năng của kế toán quản trị Ngoài chức năng chung của kế toán là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính của các hoạt động của doanh nghiệp thì KTQT còn có thêm chức năng là hỗ trợ việc hoạch định, tổ chức – điều hành, kiểm soát và ra quyết định trong quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị. Cụ thể, KTQT hỗ trợ các chức năng quản trị như sau: • Chức năng hoạch định KTQT cung cấp thông tin cho việc hoạch định trong doanh nghiệp thông qua công cụ là dự toán trong ngắn hạn và dài hạn.Chính công cụ này đã cung cấp tình hình hoạt động của các đối tượng bên trong và đối tượng bên ngoài doanh nghiệp để giúp các nhà quản trị định hướng và ra quyết định trong doanh nghiệp. • Chức năng tổ chức – điều hành KTQT cung cấp thông tin về tất cả các hoạt động đã, đang và sẽ thực hiện tại các bộ phận trong doanh nghiệp một cách thường xuyên và liên tục. Chính những thông tin này giúp cho nhà quản trị có thể điều chỉnh và tổ chức lại kịp thời các hoạt động trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. • Chức năng kiểm soát 7 KTQT cung cấp thông tin về sự chênh lệch giữa kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch trong thực tế của các bộ phận thông qua các báo cáo kế toán quản trị.Chính nhờ những báo cáo này, các nhà quản trị sẽ nhận diện được những ưu, nhược điểm trong quá trình thực hiện kế hoạch; đồng thời, họ có thể kiểm soát tốt được các nguồn lực của doanh nghiệp hiện tại và tương lai. • Chức năng ra quyết định KTQT cung cấp những thông tin linh hoạt và kịp thời về các hoạt động của các phương án kinh doanh tại các bộ phận, những thông tin này hỗ trợ cho nhà quản trị có những cái nhìn khái quát về các mặt hoạt động tương lai, và dễ dàng đưa ra những quyết định chiến lược trong kinh doanh, sao cho mọi nguồn lực của doanh nghiệp được sử dụng một cách tối ưu nhất. 1.1.3 Mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị Kế toán hình thành hai nhánh đó là KTTC và KTQT, sự kết hợp của hai loại kế toán này tạo ra những công cụ quản lý có mối liên hệ mật thiết và bổ sung lẫn nhau hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản trị trong nền kinh tế cơ chế thị trường. Mối quan hệ giữa KTTC và KTQT được thể hiện quan các mặt cơ bản sau: KTTC và KTQT cùng nghiên cứu một đối tượng đó là các sự kiện kinh tế trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhưng xem xét và nghiên cứu nó ở những khía cạnh khác nhau.KTTC nghiên cứu nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp sử dụng hiện tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh.KTQT không chỉ nghiên cứu nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp đã sử dụng hiện tại mà còn nghiên cứu việc sẽ sử dụng đối tượng này trong tương lai. KTTC và KTQT là công cụ quản lý phục vụ công tác quản trị và chúng gắn liền với trách nhiệm của nhà quản trị trong doanh nghiệp. KTTC gắn liền với trách nhiệm quản lý chung toàn doanh nghiệp. KTQT gắn liền với trách nhiệm quản lý ở từng bộ phận, từng hoạt động SXKD trong doanh nghiệp, vì nó hỗ trợ cho nhà quản trị các cấp thực hiện các chức năng và mục đích của quản trị. Sự kết hợp giữa KTTC và KTQT nhằm cung cấp thông tin kịp thời, linh hoạt, đầy đủ và thích hợp cho nhà quản trị thực hiện tốt trách nhiệm quản lý của mình. 8 KTTC và KTQT cùng sử dụng các thông tin, dữ liệu ban đầu của kế toán, tuy nhiên chúng được xử lý và cung cấp ở những góc độ khác nhau để thực hiện các chức năng riêng của mình. KTTC cung cấp thông tin tổng quát về tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế. KTQT cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết theo yêu cầu của nhà quản trị. Bên cạnh đó, KTQT còn cung cấp thông tin về mức độ thực hiện các chỉ tiêu và chỉ ra những nhân tố, nguyên nhân đã ảnh hưởng đến quá trình và kết quả thực hiện chỉ tiêu, đồng thời nêu rõ những khó khăn, cơ hội và những giải pháp cần áp dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Như vậy, KTTC và KTQT là hai bộ phận khác nhau nhưng có mối liên quan mật thiết và bổ sung lẫn nhau; là công cụ quản lý quan trọng cần thiết, tồn tại song song và không thể thay thế cho nhau. KTQT giúp nhà quản trị chủ động trong việc xem xét, đánh giá và ra quyết định kịp thời nhằm ứng phó với những tình huống bất ngờ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; thông qua đó giúp đỡ doanh nghiệp đứng vững và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt. 1.2 Nội dung Kế toán quản trị và nội dung tổ chức Kế toán quản trị 1.2.1 Nội dung KTQT Nội dung chủ yếu của KTQT là cung cấp thông tin để thực hiện các chức năng quản trị như định hướng, triển khai thực hiện, kiểm tra và đánh giá, ra quyết định quản trị theo từng phương thức quản trị. Nội dung kế toán bao gồm những nội dung sau: 1.2.1.1 Dự toán a. Khái quát chung về dự toán Dự toán là công cụ giúp lập các dự án và dự báo chi phí cụ thể ở các mức độ khác nhau của hoạt động kinh doanh ở từng gian đoạn trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua dự toán các nhà quản trị xác định rõ được mục tiêu của tổ chức và các giải pháp hữu hiệu để đạt mục tiêu chung đó. Chính vì thế, dự toán là khâu quan trọng của giai đoạn hoạch định. 9 Nhờ dự toán, các nhà quản trị nhận diện, đánh giá được thách thức và cơ hội trong quá trình thực hiện kế hoạch cũng như kết quả thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp; để từ đó có thể tận dụng và phát huy thế mạnh của các nguồn lực có sẵn; đồng thời hạn chế và khắc phục những khó khăn, rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm gia tăng sức mạnh cạnh tranh cho doanh nghiệp. b. Phân loại dự toán Các loại dự toán ngân sách thường gặp đó là dự toán ngân sách vốn (Capital Budget), và dự toán ngân sách tổng thể (Master Budget); dự toán ngân sách cố định (Static/ Fixed Budget) và dự toán ngân sách linh hoạt (Flexible Budget).  Dự toán ngân sách vốn và dự toán ngân sách tổng thể Dự toán ngân sách vốn thể hiện kế hoạch sử dụng và điều phối nguồn lực tài chính cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong dài hạn.Chính vì vậy, dự toán ngân sách vốn còn được gọi là dự toán ngân sách dài hạn. Dự toán ngân sách tổng thể là dự toán cung cấp kế hoạch thực hiện của các hoạt động kinh doanh và hoạt động tài chính của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Dự toán ngân sách tổng thể thường được lập hàng năm theo kỳ là tháng, quý, và năm, do vậy nó còn được gọi là dự toán ngắn hạn. Dự toán ngân sách tổng thể gồm hai loại dự toán chính là dự toán hoạt động (Operation Budget) và dự toán tài chính (Financial Budget). − Dự toán ngân sách hoạt động là dự toán tổng kết mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Dự toán ngân sách hoạt động bao gồm dự toán bán hàng, dự toán sản xuất (bao gồm dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung), dự toán mua hàng, dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp. − Dự toán ngân sách tài chính liên quan đến kế hoạch hoạt động tài chính như dự án đầu tư cụ thể và tổng số tiền chi phí vốn cam kết. Dự toán ngân sách bao gồm những dự toán như dự toán tiền, dự toán báo cáo thu nhập, dự toán bảng cân đối, dự toán lưu chuyển tiền, … 10  Dự toán ngân sách cố định và dự toán ngân sách linh hoạt Dự toán ngân sách cố định thể hiện kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp ở mức độ cụ thể. Thế nhưng, dự toán ngân sách cố định sẽ không hữu hiệu trong việc hỗ trợ nhà quản trị ứng phó trong trường hợp mức độ hoạt động của doanh nghiệp có thể thay đổi, do biến động trong điều kiện kinh doanh thực tế. Dự toán ngân sách linh hoạt là một loạt các ngân sách chi phí chuẩn bị cho những mức độ năng lực hoạt động khác nhau của doanh nghiệp.Như vậy, dự toán ngân sách linh hoạt hữu dụng trong việc hỗ trợ cung cấp thông tin cho các nhà quản trị trong điều kiện kinh doanh thực tế có biến động. c. Các mô hình dự toán Theo Hiệp hội KTQT công chứng (CIMA), Anh Quốc (2008), các mô hình dự toán thường gặp là mô hình dự toán từ trên xuống (Top – down budgets), dự toán từ dưới lên (Bottom – up budgets), và dự toán song song (Parallel budgets).  Mô hình dự toán từ trên xuống Nhà quản trị cấp cao Đưa ra mục tiêu của dự toán Chỉ định, điều phối Nhà quản trị bộ phận Xác định mục đích của bộ phận Chỉ định Nhân viên thực hiện dự toán Sơ đồ 1.1 Mô hình dự toán từ trên xuống Theo mô hình hình này, nhà quản trị cao cấp sẽ định ra những mục tiêu của dự toán, sau đó sẽ chỉ định và điều phối xuống cho các nhà quản trị bộ phận.Từ những 11 chỉ định của nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị bộ phận xác định mục đích dự toán của bộ phận mình và chỉ định xuống cho nhân viên thực hiện dự toán.  Mô hình dự toán từ dưới lên Nhân viên thực hiện dự toán Đánh giá nhu cầu Trình Nhà quản trị bộ phận Xác định yêu cầu nguồn lực và trình Từ chối Nhà quản trị cấp cao Chấp nhận và duyệt Nhà quản trị bộ phận Duyệt Nhân viên thực hiện dự toán Sơ đồ 1.2Mô hình dự toán từ dưới lên Theo mô hình này, trình tự lập dự toán như sau: − Nhân viên thực hiện dự toán sẽ tự đánh giá nhu cầu, khả năng của bản thân và lập báo cáo trình lên nhà quản lý bộ phận. − Từ những báo cáo của nhân viên, nhà quản lý bộ phận tập hợp, đánh giá, xem xét, và xác định mục đích, yêu cầu về nguồn lực sau đó lập báo cáo và trình lên nhà quản trị cấp cao. − Khi tiếp nhận dự toán của nhà quản trị cấp cao sẽ xem xét, đánh giá tổng quát về hoạt động của doanh nghiệp. + Nếu nhà quản trị cấp cao không đồng ý, dự toán sẽ bị trả lại cho nhà quản trị bộ phận xem xét và điều chỉnh. 12 + Nếu nhà quản trị cấp cao đồng ý, dự toán duyệt chuyển xuống cho nhà quản trị bộ phận triển khai. − Khi nhận được dự toán đã có sự phê duyệt và thông qua của nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị bộ phận sẽ phê duyệt và triển khai cho nhân viên bộ phận mình thực hiện dự toán.  Mô hình dự toán song song Nhóm điều hành / Ủy bản tài chính Điều phối, thảo luận, đàm phán, điều phối cuối cùng Yêu cầu của nhân viên bộ phận Nhà quản trị bộ phận Chỉ định Bộ phận nắm giữ dự toán Sơ đồ 1.3 Mô hình dự toán song song Theo mô hình này, Nhóm điều hành hoặc Ủy ban tài chính sẽ đưa ra mục tiêu của dự toán và chuyển xuống cho các nhà quản trị bộ phận.Các nhà quản trị bộ phận sẽ xem xét và tiếp nhận thông tin yêu cầu cần thiết của nhân viên bộ phận về khả năng thực hiện mục tiêu; rồi thảo luận, đàm phán với cấp trên.Khi đã thống nhất chỉ tiêu thực hiện dự toán giữa các cấp thì cấp cao nhất sẽ đưa ra quyết định điều phối cuối cùng cho dự toán.Sau đó,nhà quản trị bộ phận tiếp nhận, chỉ định và triển khai tới bộ phần nắm giữ dự toán. Thông qua việc trình bày ba mô hình dự toán cho thấy mỗi mô hình có những ưu,và nhược điểm riêng biệt;do đó, việc lựa chọn mô hình dự toán nào cho hoạt động lập dự toán sẽ tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất từng doanh nghiệp, cũng như các yêu cầu và trình độ quản lý của từng nhà quản trị. d. Hệ thống dự toán ngân sách Hệ thống dự toán ngân sách gồm các báo cáo dự toán sau: − Dự toán tiêu thụ 13 − Dự toán sản xuất (Đối với công ty thương mại được thay bằng dự toán mua hàng) − Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp − Dự toán chi phí nhân công trực tiếp − Dự toán chi phí sản xuất chung − Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp − Dự toán thu tiền − Dự toán chi tiền − Dự toán kết quả kinh doanh − Dự toán bảng cân đối kế toán − Dự toán lưu chuyển tiền tệ Dự toán tiêu thụ là dự toán chủ đạo, được lập đầu tiên, và tất cả các dự toán ngân sách trong doanh nghiệp đều chịu sự chi phối của dự toán tiêu thụ. e. Những hạn chế của dự toán ngân sách Dự toán ngân sách đã xác định mục tiêu trước sẽ tạo áp lực thực hiện mục tiêu đối với các nhà quản trị và các nhân viên trong tổ chức; và chính do áp lực để đạt được mục tiêu của dự toán trong mọi trường hợp, các nhà quản trị và các nhân viên sẽ phải làm mọi cách và thậm chí sử dụng những biện pháp gian lận, cung cấp thông tin không chính xác để bảo vệ bản thân và chức vụ. Dự toán ngân sách đã xác định mục tiêu trước làm hạn chế tính linh hoạt, thường tạo rào cản khi có sự thay đổi, và dễ làm cho các nhân viên cảm thấy bị đánh giá thấp,dohọ phải tuân thủ theo mục tiêu của dự toán nên các nhân viên không thể phát huy năng lực sáng tạo, tính thích nghi và dễ dẫn đến tâm lý chán nản khi không thể thực hiện công việc của bộ phận tốt nhất khi có sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dự toán được lập dựa trên các giả định, và chủ yếu là phỏng đoán nên sẽ dễ tạo ra hai trường hợp đó là dự toán với mục tiêu quá cao và dự toán với mục tiêu quá thấp.Nếu mục tiêu quá cao, các nhân viên sẽ khó đạt được và dễ từ bỏ mục tiêu.Còn nếu mục tiêu quá thấp, sẽ không tạo sự hứng thú đối với các nhân viên, và