Tài liệu Tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty cổ phần nam việt luận văn thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH --------------------------- TRẦN KIM TUYẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VIỆT LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH - Năm 2009 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH --------------------------- TRẦN KIM TUYẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VIỆT CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN MÃ SỐ: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS HUỲNH ĐỨC LỘNG TP. HỒ CHÍ MINH - Năm 2009 LỜI CAM ĐOAN Luận văn với ñề tài: “Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty cổ phần Nam Việt” là do tôi nghiên cứu thực hiện. Các số liệu trích dẫn trong luận văn là những số liệu thu thập tại công ty cổ phần Nam Việt. Tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn về lời cam ñoan của mình. Tác giả luận văn Trần Kim Tuyến LỜI CÁM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất ñến thầy hướng dẫn Huỳnh Đức Lộng, cùng toàn thể quý thầy cô của Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh ñã tận tình giảng dạy và giúp ñỡ tôi trong suốt thời gian qua. Đồng thời tôi cũng xin chân thành cám ơn Ban Giám ñốc Công ty cổ phần Nam Việt, ñặc biệt là anh Nguyễn Duy Nhứt (Phó Tổng Giám ñốc) ñã tạo ñiều kiện tốt và quan tâm giúp ñỡ tôi hoàn thành luận văn này. Tác giả luận văn Trần Kim Tuyến MỤC LỤC Trang Trang bìa Trang phụ bìa Lời cam ñoan Lời cảm ơn Danh mục các bảng Danh mục các sơ ñồ, hình Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt Lời mở ñầu CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ .......................................... 1 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của kế toán quản trị ........................................ 1 1.2 Định nghĩa về kế toán tài chính và kế toán quản trị ............................................ 2 1.2.1 Định nghĩa về kế toán tài chính .......................................................................... 2 1.2.2 Định nghĩa về kế toán quản trị ........................................................................... 2 1.3 So sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị .............................................. 2 1.3.1 Những ñiểm giống nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị ................... 2 1.3.2 Những ñiểm khác nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị .................... 3 1.4 Chức năng của quản trị .......................................................................................... 4 1.5 Nhu cầu thông tin của nhà quản trị ....................................................................... 5 1.6 Nội dung của kế toán quản trị ................................................................................ 5 1.6.1 Lập dự toán ......................................................................................................... 6 1.6.2 Kế toán các trung tâm trách nhiệm ................................................................... 11 1.6.3 Hệ thống kế toán chi phí và phân tích sai biệt trong quản trị chi phí sản xuất kinh doanh .................................................................................................................... 18 1.6.4 Thiết lập thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết ñịnh .............................. 18 1.6.5 Nội dung kế toán quản trị theo thông tư 53/BTC ............................................. 18 1.3 Một số yêu cầu ñể thực hiện kế toán quản trị tại các doanh nghiệp ................ 27 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ............................................................................................ 28 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VIỆT ................................................................... 30 2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty .............................. 30 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty .................................................... 30 2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ............................................... 30 2.1.1.2 Tình hình hoạt ñộng kinh doanh .................................................................. 31 2.1.1.3 Sản phẩm của công ty .................................................................................. 33 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty ..................................................................... 34 2.1.2.1 Chức năng của công ty ................................................................................ 34 2.1.2.2 Nhiệm vụ của công ty .................................................................................. 34 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty .................................................................. 34 2.1.3.1 Sơ ñồ tổ chức ............................................................................................... 34 2.1.3.2 Nhiệm vụ các bộ phận ................................................................................. 36 2.1.4 Thuận lợi, khó khăn và chiến lược phát triển của công ty ................................ 37 2.1.4.1 Thuận lợi ...................................................................................................... 38 2.1.4.2 Khó khăn ...................................................................................................... 39 2.1.4.3 Định hướng phát triển của công ty .............................................................. 40 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty ................................................ 42 2.2.1 Tổ chức vận dụng chế ñộ chứng từ kế toán ....................................................... 42 2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ................................................... 43 2.2.3 Tổ chức vận dụng chế ñộ sổ kế toán ................................................................. 43 2.2.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính ............................. 44 2.2.5 Tổ chức công tác kiểm tra công tác kế toán ...................................................... 45 2.2.6 Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................................... 45 2.2.6.1 Bộ máy kế toán ............................................................................................ 45 2.2.6.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận phòng kế toán ............................... 47 2.2.7 Tổ chức công tác phân tích ................................................................................ 48 2.2.8 Tổ chức công tác lưu trữ ................................................................................... 49 2.2.9 Những ưu nhược ñiểm của tổ chức công tác kế toán tại công ty ...................... 49 2.2.9.1 Ưu ñiểm ....................................................................................................... 49 2.2.9.2 Nhược ñiểm ................................................................................................. 50 2.3 Thực trạng tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty Nam Việt ................. 51 2.3.1 Những nội dung kế toán quản trị ñang ñược thực hiện tại công ty ................... 51 2.3.1.1 Công tác dự toán ngân sách ......................................................................... 51 2.3.1.2 Hệ thống kiểm soát ...................................................................................... 56 2.3.1.3 Hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm .................................. 58 2.3.2 Những nguyên nhân dẫn ñến việc chưa hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại công ty ...................................................................................................................... 63 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ............................................................................................ 63 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VIỆT ............................................................................................... 65 3.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán quản trị ........................................... 65 3.2 Các quan ñiểm về tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty ...................... 66 3.2.1 Phù hợp với tình hình tổ chức quản lý của công ty ........................................... 66 3.2.2 Phù hợp với yêu cầu về trình ñộ quản lý của công ty ....................................... 66 3.2.3 Tính phù hợp và hài hòa giữa chi phí và lợi ích ................................................ 66 3.3 Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty cổ phần Nam Việt ................... 67 3.3.1 Xác ñịnh những nội dung kế toán quản trị nên thực hiện tại Công ty cổ phần Nam Việt ....................................................................................................................... 67 3.3.2 Tổ chức thực hiện nội dung kế toán quản trị tại Công ty cổ phần Nam Việt ... 68 3.3.2.1 Tổ chức dự toán ngân sách .......................................................................... 68 3.3.2.2 Tổ chức công tác kế toán trách nhiệm tại công ty ....................................... 93 3.3.2.3 Tổ chức hạch toán chi phí và phân tích biến ñộng chi phí .......................... 101 3.3.2.4 Thiết lập hệ thống thông tin kế toán quản trị trong việc ra quyết ñịnh ....... 110 3.3.3 Các giải pháp khác ñể tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty ............... 114 3.3.3.1 Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán .......................................................... 115 3.3.3.2 Xây dựng hệ thống sổ sách báo cáo ............................................................. 115 3.3.3.3 Xây dựng tổ chức bộ máy kế toán và kế toán quản trị. Mối quan hệ giữa kế toán quản trị và các phòng ban.................................................................................. 116 3.3.3.4 Chuẩn bị nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán quản trị .............................. 117 3.3.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán ............................... 119 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ............................................................................................ 120 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1: Những ñiểm khác nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị ................ 3 Bảng 2.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Nam Việt qua 2 năm 2007 - 2008 32 Bảng 2.2: Thuế phải nộp ngân sách nhà nước .............................................................. 33 Bảng 2.3: Báo cáo tình hình công nợ chi tiết theo từng khu vực ñịa lý và theo từng khách hàng ..................................................................................................................... 51 Bảng 2.4: Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2009 ..................................................... 55 Bảng 3.1: Mối quan hệ giữa các trung tâm trách nhiệm, bộ phận thực hiện với các chỉ tiêu ñánh giá kết quả, hiệu quả thể hiện qua bảng sau ............................................ 99 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH Sơ ñồ 1.1: Quá trình dự toán ngân sách ........................................................................ 10 Sơ ñồ 2.1: Cơ cấu, bộ máy quản lý công ty .................................................................. 35 Sơ ñồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán ..................................................................... 46 Sơ ñồ 3.1: Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận trong hệ thống dự toán ngân sách . 74 Sơ ñồ 3.2: Sơ ñồ các trung tâm trách nhiệm ................................................................. 94 Hình 3.1: Phân tích biến ñộng chi phí theo mùa vụ ...................................................... 109 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT BHXH Bảo hiểm xã hội CNĐKKD Chứng nhận ñăng ký kinh doanh CPBH Chi phí bán hàng CTCP Công ty cổ phần CTGS Chứng từ ghi sổ ĐBSCL Đồng bằng sông Cửu Long ĐHĐCĐ Đại hội ñồng cổ ñông ĐVT Đơn vị tính HĐQT Hội ñồng quản trị KSNB Kiểm soát nội bộ KQHĐKD Kết quả hoạt ñộng kinh doanh NM Nhà máy NMĐL Nhà máy ñông lạnh NVL Nguyên vật liệu NXT Nhập xuất tồn QLDN Quản lý doanh nghiệp SPDD Sản phẩm dở dang STT Số thứ tự TGĐ Tổng Giám ñốc TSCĐ Tài sản cố ñịnh XD Xây dựng XDCB Xây dựng cơ bản XKKVCNB Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của ñề tài Ngày nay, trong ñiều kiện thực hiện cơ chế thị trường, việc cạnh tranh diễn ra thường xuyên và mang tính khốc liệt thì ta càng thấy rõ tầm quan trọng của kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Kế toán quản trị giúp cho các nhà quản lý trong việc hoạch ñịnh, kiểm tra, kiểm soát hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của ñơn vị và ñưa ra các quyết ñịnh kinh tế. Thế nhưng cho ñến nay việc nhận thức và hiểu biết về kế toán quản trị ở các doanh nghiệp còn nhiều hạn chế, vẫn chưa ñược áp dụng rộng rãi một cách có hiệu quả tại các doanh nghiệp. Do ñó, việc hiểu và vận dụng có hiệu quả kế toán quản trị vào thực tiễn công tác kế toán tại các doanh nghiệp có ý nghĩa to lớn, tạo thêm sức mạnh cho các doanh nghiệp khi hội nhập vào hệ thống kinh tế khu vực và thế giới. Tại Việt Nam, chế biến thủy sản là một trong những ngành ñem lại kim ngạch xuất khẩu cao cho kinh tế nước nhà và thực tế ñã chứng minh ñiều ñó. Nhưng những năm gần ñây các doanh nghiệp chế biến còn gặp rất nhiều khó khăn về thị trường tiêu thụ, nguồn nguyên liệu, công nghệ sản xuất, trình ñộ quản lý,… là do việc ứng dụng kế toán quản trị vào hoạt ñộng quản lý tại các doanh nghiệp chưa ñược quan tâm một cách ñúng mức. Công ty cổ phần Nam Việt, công ty ñứng ñầu cả nước về xuất khẩu chế biến thủy sản là một trường hợp ñiển hình. Hiện tại, công ty có thực hiện phân tích, ñánh giá kết quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh sau mỗi kỳ kinh doanh nhưng vẫn chưa thực hiện tổ chức công tác kế toán quản trị một cách ñầy ñủ và có hiệu quả. Chính vì những lý do trên, tác giả ñã chọn ñề tài “Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty cổ phần Nam Việt” làm luận văn tốt nghiệp, với hy vọng ñề tài giúp cho ban lãnh ñạo công ty có cái nhìn ñúng ñắn về kế toán quản trị và áp dụng vào công ty nhằm góp phần hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt ñộng kinh doanh, quản lý tại công ty này. Mặt khác, ñề tài cũng có thể là tài liệu tham khảo cho những công ty cùng ngành hoặc có quy trình sản xuất và quản lý tương tự như Công ty cổ phần Nam Việt. 2. Mục tiêu nghiên cứu Luận văn tập trung vào 3 mục tiêu chính sau ñây: - Hệ thống hóa những vấn ñề lý luận về tổ chức công tác kế toán quản trị. - Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán quản trị tại CTCP Nam Việt. - Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty cổ phần Nam Việt. 3. Phạm vi nghiên cứu Nội dung của kế toán quản trị rất ña dạng và phong phú, vì thế trong phạm vi giới hạn của luận văn này, tác giả không nghiên cứu toàn bộ nội dung của kế toán quản trị mà chỉ nghiên cứu, ứng dụng những nội dung phù hợp với ñặc ñiểm sản xuất, kinh doanh tại Công ty cổ phần Nam Việt. Cụ thể là những nội dung về lập dự toán ngân sách, kế toán trách nhiệm, tổ chức hạch toán chi phí, phân tích sự biến ñộng chi phí và thiết lập hệ thống thông tin kế toán quản trị trong việc ra quyết ñịnh của nhà quản lý. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, luận văn ñã sử dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Ngoài ra, luận văn còn sử dụng một số phương pháp ñể phù hợp với từng ñối tượng nghiên cứu như: phương pháp thu thập, thống kê, tổng hợp, so sánh số liệu, phân tích chi tiết số liệu thu ñược từ hoạt ñộng thực tiễn của Công ty cổ phần Nam Việt. 5. Bố cục của luận văn Ngoại trừ phần mở ñầu, phần kết luận, phần phụ lục, luận văn gồm có ba chương: Chương 1: Tổng quan về kế toán và kế toán quản trị. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán và kế toán quản trị tại Công ty cổ phần Nam Việt. Chương 3: Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty cổ phần Nam Việt 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của kế toán quản trị Kế toán quản trị xuất hiện ñầu tiên ở Mỹ vào những năm ñầu của thế kỷ XIX. Sự phát triển mạnh cả về quy mô và phạm vi hoạt ñộng của các doanh nghiệp trong giai ñoạn này ñặt ra yêu cầu cho các nhà quản trị phải kiểm soát và ñánh giá ñược hoạt ñộng của chúng. Một trong các doanh nghiệp áp dụng kế toán quản trị ñầu tiên ở Mỹ là công ty dệt Lyman Mills. Kế toán quản trị cũng ñược áp dụng trong ngành ñường sắt vào năm 1840, sau ñó là ngành luyện kim, các ngành dầu khí, hoá chất và cơ khí chế tạo. Tuy nhiên, trong giai ñoạn này các nhà quản trị mới chỉ kiểm soát ñược các chi phí sản xuất trực tiếp. Các phương pháp phân bổ chi phí chung cho các sản phẩm và các thông tin về sử dụng tài sản cố ñịnh vẫn bị bỏ qua. Kế toán quản trị tiếp tục phát triển mạnh vào những năm ñầu của thế kỷ XX, thời kỳ này các doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc “phân quyền trách nhiệm ñể kiểm soát tập trung” tạo ñiều kiện cho các nhà quản trị phát huy hết năng lực và chủ ñộng sáng tạo của họ trong ñiều kiện ñược trực tiếp tiếp cận với thông tin do kế toán quản trị cung cấp ñể ra các quyết ñịnh phù hợp và kịp thời. Cho ñến thập kỷ 80, do sức ép cạnh tranh và sự thành công vượt bậc của các doanh nghiệp ở châu Á, ñặc biệt ở Nhật Bản, kế toán quản trị ở Mỹ mới lại ñược tiếp tục nghiên cứu và phát triển. Các phương pháp JIT (Just in time) và kế toán chi phí, … ñược áp dụng rộng rãi và lần ñầu tiên kế toán quản trị cũng ñược ñưa vào giảng dạy tại Đại học Kinh doanh Harvard và Viện Công Nghệ Massachusets. Ở Châu Á, sau chiến tranh thế giới thứ 2, cùng với sự phát triển của các trường phái quản trị theo kiểu Nhật Bản, kế toán quản trị cũng ñược hình thành ñể phục vụ cho nhu cầu thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp. Các phương pháp kế toán quản trị theo kiểu Nhật Bản ñược nói nhiều ñến là Target costing và Kaizen costing. 2 Nghiên cứu sự phát triển của kế toán quản trị cho thấy, kế toán quản trị hình thành và phát triển xuất phát từ nhu cầu thông tin quản trị doanh nghiệp. Môi trường cạnh tranh buộc các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp mở rộng và phát triển thị trường, giảm chi phí nâng cao lợi nhuận. Kế toán quản trị là công cụ hữu hiệu cho phép các nhà quản trị kiểm soát quá trình sản xuất, ñánh giá hiệu quả hoạt ñộng của từng bộ phận trong doanh nghiệp ñể có các quyết ñịnh phù hợp và hiệu quả. [4] 1.2 Định nghĩa về kế toán tài chính và kế toán quản trị 1.2.1 Định nghĩa về kế toán tài chính Kế toán tài chính là việc thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin liên quan ñến quá trình hoạt ñộng của doanh nghiệp cho người quản lý và những ñối tượng ngoài doanh nghiệp, giúp họ ñưa ra các quyết ñịnh phù hợp với mục tiêu mà họ quan tâm. 1.2.2 Định nghĩa về kế toán quản trị Kế toán quản trị là việc thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin cho những người trong nội bộ doanh nghiệp sử dụng, giúp cho việc ñưa ra các quyết ñịnh ñể vận hành công việc kinh doanh và vạch kế hoạch cho tương lai, phù hợp với chiến lược và sách lược kinh doanh. 1.3 So sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị 1.3.1 Những ñiểm giống nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị Kế toán tài chính và kế toán quản trị có nhiều ñiểm giống nhau và là hai bộ phận không thể tách rời của kế toán doanh nghiệp. Những ñiểm giống nhau cơ bản là: - Kế toán tài chính và kế toán quản trị ñều ñề cập ñến các sự kiện kinh tế tài chính diễn ra trong doanh nghiệp và ñều quan tâm ñến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, quá trình lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp. - Kế toán tài chính và kế toán quản trị ñều dựa trên hệ thống ghi chép ban ñầu của kế toán. Hệ thống ghi chép ban ñầu là cơ sở ñể kế toán tài chính ghi chép, hạch toán và từ ñó soạn thảo các báo cáo tài chính ñịnh kỳ, cung cấp cho các ñối tượng 3 bên ngoài. Đối với kế toán quản trị, hệ thống ñó cũng là cơ sở ñể vận dụng và xử lý nhằm tạo ra các thông tin thích hợp cho việc ra quyết ñịnh của các nhà quản trị. - Kế toán tài chính và kế toán quản trị ñều biểu hiện trách nhiệm của người quản lý. Kế toán tài chính thể hiện trách nhiệm của người quản lý cấp cao, còn kế toán quản trị thể hiện trách nhiệm của nhà quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp. 1.3.2 Những ñiểm khác nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị Để phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị, có thể dựa vào những ñặc ñiểm cơ bản sau: Bảng 1.1: Những ñiểm khác nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị Tiêu thức phân Kế toán tài chính biệt Đặc ñiểm của thông tin Phải khách quan và có thể thẩm tra Kế toán quản trị Thông tin thích hợp và linh hoạt phù hợp với vấn ñề cần giải quyết Thước ño sử dụng Chủ yếu là thước ño giá trị Cả giá trị và hiện vật, thời gian Các nguyên tắc sử Phải tuân thủ các nguyên tắc kế Doanh nghiệp tự xây dựng, tự dụng trong việc toán chung ñã ñược thừa nhận, triển khai, có tính linh hoạt, lập báo cáo mang tính bắt buộc không mang tính pháp lệnh Các thành phần bên ngoài doanh Các thành phần bên trong công Người sử dụng thông tin nghiệp như các tổ chức tín dụng; ty: Giám ñốc, quản lý hội ñồng ñối thủ cạnh tranh; nhà cung cấp quản trị, các giám sát viên, quản vật tư, hàng hóa, người ñầu tư tài ñốc. chính; người lao ñộng v.v... Các báo cáo kế toán chủ yếu • Bảng cân ñối kế toán • • Báo cáo kết quả kinh doanh vật tư, hàng hóa... • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ • Các báo cáo cung cấp, dự trữ Các báo cáo về quá trình sản 4 • Thuyết minh báo cáo tài chính xuất (tiến ñộ, chi phí, kết quả) • Các báo cáo về bán hàng (Chi phí giá vốn, doanh thu)... Kỳ báo cáo Phạm vi thông tin quý, năm ngày, tuần, tháng, quý, năm Toàn doanh nghiệp Gắn với các bộ phận trực thuộc doanh nghiệp Trọng tâm thông Chính xác, khách quan, tổng thể Kịp thời, thích hợp, linh ñộng, ít tin chú ý ñến ñộ chính xác. 1.4 Chức năng của quản trị Quản trị tổ chức có các chức năng sau: - Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch: thông tin trong dự toán ngân sách sẽ giúp các nhà quản trị lập kế hoạch và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch. - Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức và ñiều hành hoạt ñộng của công ty: kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin kịp thời về các mặt hoạt ñộng của công ty, ñể nhà quản lý xem xét và ra các quyết ñịnh ñúng ñắn trong quá trình tổ chức và ñiều hành hoạt ñộng sản xuất kinh doanh phù hợp với các mục tiêu ñã ñề ra. - Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm soát: kế toán quản trị sẽ cung cấp các thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch, các hoạt ñộng bất thường ... từ ñó giúp các nhà quản trị thấy ñược những vấn ñề cần ñiều chỉnh, thay ñổi nhằm hướng các hoạt ñộng của tổ chức theo ñúng mục tiêu ñã ñề ra. - Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết ñịnh: ra quyết ñịnh là chức năng cơ bản nhất của nhà quản trị. Ra quyết ñịnh chính là lựa chọn phương án thích hợp nhất. Để có quyết ñịnh ñúng ñắn kịp thời phải có thông tin nhanh chóng, phù hợp, chính xác ñó chính là thông tin của kế toán quản trị. Tất cả các quyết ñịnh ñều từ nền tảng thông tin, thông tin do kế toán quản trị cung cấp phần lớn nhằm phục vụ cho chức năng ra quyết ñịnh của nhà quản trị. Vì vậy, kế toán quản trị cung cấp những thông tin linh hoạt, kịp thời và mang tính hệ 5 thống, trên cơ sở ñó phân tích các phương án nhằm ra quyết ñịnh lựa chọn phương án tối ưu nhất. 1.5 Nhu cầu thông tin của nhà quản trị Để tiến hành hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp mình. Từ kế hoạch chung của doanh nghiệp, các bộ phận triển khai thành các mục tiêu thực hiện và kiểm tra kết quả thực hiện các mục tiêu này. Có nhiều nguồn thông tin cung cấp từ các bộ phận khác nhau trong công ty giúp cho các nhà quản lý thực hiện ñiều này. Một trong những nguồn thông tin ñóng vai trò quan trọng, giúp các nhà quản lý ra các quyết ñịnh ñúng ñắn ñó là thông tin kế toán quản trị. Vì vậy, nhà quản trị cần những thông tin cụ thể như sau: - Nhu cầu thông tin cho lập kế hoạch: ñể lập ñược kế hoạch cho kỳ sau, nhà quản trị cần có kế hoạch của kỳ trước, báo cáo thực hiện kế hoạch, ñịnh mức chi phí, … và nguồn cung cấp thông tin là các bộ phận, trong ñó có thông tin do kế toán cung cấp, như báo cáo thực hiện kế hoạch, ñịnh mức chi phí, … - Nhu cầu thông tin cho tổ chức ñiều hành: ñể có thể tổ chức công tác ñiều hành quản lý tốt, nhà quản trị cần nắm rõ những thông tin về khả năng tài chính, kỹ thuật, khó khăn, thuận lợi, sự thay ñổi chi phí, dự tính ảnh hưởng kết quả, … và nguồn cung cấp thông tin là nhiều bộ phận, và trong ñó không thể không có thông tin từ bộ phận kế toán. - Nhu cầu thông tin cho kiểm tra nhằm ñánh giá tình hình thực hiện của các bộ phận thông qua những thông tin về kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch, … và nguồn cung cấp thông tin là các bộ phận, trong ñó có bộ phận kế toán. - Nhu cầu thông tin ñể ra quyết ñịnh. Nhà quản trị cần những thông tin về ñịnh mức kỹ thuật, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, vốn, …ñể có thể thấy ñược nơi nào có vấn ñề, và ở ñâu cần phải bỏ thời gian ra ñể cải tiến việc quản lý có hiệu quả hơn. 1.6 Nội dung của kế toán quản trị 6 Với vai trò cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý và ñiều hành hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán quản trị bao gồm những nội dung sau: 1.6.1 Lập dự toán * Khái niệm - Dự toán: là những tính toán, dự kiến, một cách toàn diện mục tiêu mà tổ chức cần ñạt ñược, ñồng thời nó chỉ rõ cách thức huy ñộng các nguồn lực ñể thực hiện các mục tiêu mà tổ chức ñã ñặt ra. Dự toán ñược xác ñịnh bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác ñịnh trong tương lai. Dự toán là cơ sở là trung tâm của kế hoạch và tiền ñề cho việc dự toán là dự báo. - Dự toán ngân sách: là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần ñạt ñược trong kỳ hoạt ñộng, ñồng thời chỉ rõ cách thức huy ñộng, sử dụng vốn và các nguồn lực khác ñể thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách là một hệ thống gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn ñầu tư, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh, dự toán bảng cân ñối kế toán. Dự toán ngân sách là cơ sở ñể ñánh giá thành quả hoạt ñộng của từng bộ phận, của mỗi cá nhân phụ trách từng bộ phận, từ ñó xác ñịnh rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch ñịnh. Dự toán ngân sách ñược lập cho kỳ kế hoạch một năm hoặc dưới một năm. * Mục ñích của dự toán ngân sách: gồm năm mục ñích cụ thể: - Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng số liệu; - Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp toàn bộ thông tin về kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình sản xuất kinh doanh; 7 - Dự toán ngân sách là căn cứ ñể ñánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ. Trên cơ sở ñó, ñề ra các giải pháp ñể thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ theo ñúng tiến ñộ; - Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt ñộng của doanh nghiệp, ñánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức; - Dự toán ngân sách là căn cứ ñể khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn lực nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh. * Chức năng của dự toán ngân sách - Chức năng dự báo Chức năng này ñề cập ñến việc dự báo các tác ñộng từ bên ngoài ñến hoạt ñộng của doanh nghiệp. Một vài bộ phận của dự toán không khác hơn là dự báo, vì trong thực tế dự toán có thể ñược sử dụng cho kiểm soát nhưng ñôi khi lại không thể, do có những yếu tố khách quan không thể kiểm soát ñược. Có thể nói dự toán trong những trường hợp này chỉ mang tính chất dự báo mà thôi. - Chức năng hoạch ñịnh Chức năng hoạch ñịnh của dự toán ngân sách thể hiện ở việc hoạch ñịnh các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể như hoạch ñịnh về sản lượng tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng … dự toán ngân sách ñược xem là công cụ ñể lượng hóa các kế hoạch của nhà quản trị. - Chức năng ñiều phối Chức năng ñiều phối của dự toán ngân sách thể hiện ở việc huy ñộng và phân phối các nguồn lực ñể thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch ñịnh các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và việc ñánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận ñể ñiều phối các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng ñạt hiệu quả cao nhất. - Chức năng kiểm soát Chức năng kiểm soát thể hiện ở việc dự toán ngân sách ñược xem là cơ sở, là thước ño chuẩn ñể so sánh, ñối chiếu với số liệu thực tế ñạt ñược của công ty thông 8 qua các báo cáo kế toán quản trị. Thông qua vai trò kiểm tra, kiểm soát, dự toán ngân sách quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, ñánh giá mức ñộ thành công và trong trường hợp cần thiết có thể có phương án sửa chữa, khắc phục yếu ñiểm. - Chức năng thông tin Chức năng thông tin thể hiện ở chỗ dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc tích truyền ñạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp ñến nhà quản lý các bộ phận, phòng ban. Thông qua các con số trong báo cáo dự toán, nhà quản trị ñã truyền thông ñiệp hoạt ñộng cho các bộ phận và các bộ phận xem các chỉ tiêu này là kim chỉ nam cho mọi hoạt ñộng hằng ngày. - Chức năng ño lường, ñánh giá Chức năng ño lường, ñánh giá của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách cung cấp một thước ño chuẩn ñể ñánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc ñạt ñược các mục tiêu ñã ñặt ra. Dự toán là công cụ quản lý ña chức năng. Tuy nhiên chức năng cơ bản nhất của dự toán ngân sách là hoạch ñịnh và kiểm soát. * Lợi ích của việc lập dự toán Dự toán ngân sách là một công việc tốn kém và chiếm khá nhiều thời gian. Tuy nhiên, nếu dự toán ñược lập một cách cẩn thận và phù hợp thì các lợi ích ñạt ñược thông qua việc dự toán sẽ lớn hơn nhiều so với thời gian và công sức bỏ ra. Dưới ñây là những lợi ích có thể ñạt ñược khi lập dự toán ngân sách: - Dự toán ngân sách buộc nhà quản trị phải nghĩ ñến kế hoạch hoạt ñộng trong tương lai và xem lập kế hoạch như là khẩu lệnh ñối với từng cá nhân trong doanh nghiệp nhằm giúp hạn chế bớt những tình huống không mong ñợi có thể xảy ra. Dự toán thúc ép các nhà quản lý luôn nhìn về phía trước và xem xét mọi thứ ñể sẵn sàng ứng phó khi các ñiều kiện hoạt ñộng thay ñổi. - Dùng ñể ñánh giá kết quả thực hiện công việc. Các chỉ tiêu kết quả trong dự toán ñược xem là cơ sở cho việc ñánh giá kết quả thực tế công việc.