Tài liệu Tổ chức công tác kế toán ở công ty dược phẩm trung ương i

Luận văn TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG I 1 LỜI NÓI ĐẦU Sau hơn 10 năm đổi mới, thực hiện xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trước đây, kinh tế Việt Nam đang ngày càng phát triển và hoàn thiện theo mô hình nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Với mô hình này các đơn vị tổ chức kinh tế thuộc mọi thành phần hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh sản xuất đều phải tiến hành tự hạch toán kinh doanh, phân cấp quản lý, tự chủ về tài chính, phân phối thu nhập và tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trên nguyên tắc tuôn thủ pháp luật. Hiệu quả của sản xuất kinh doanh sẽ quyết định sự tồn tại, phát triển hay tuyệt vọng của doanh nghiệp. Để nhanh chóng hoà nập với nền kinh tế thị trường, Công ty dược phẩm TW I đã áp dụng một mô hình kinh doanh thương nghiệp vừa xuất khẩu trực tiếp duy trì sản xuất các mặt hàng truyền thống. Trải qua nhiều khó khăn, song công ty luôn giữ vững danh hiệu là lá cờ đầu trong ngành dược của trung ương và không ngừng phát triển cả về chiều sâu, chiều rộng, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, nâng cao trình độ sản xuất, trình độ quản lý đáp ứng nhu cầu sản xuất, nâng cao đời sống công nhân viên. 2 PHẦN I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY DƯỢC PHẨM TW I I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY DƯỢC PHẨM TW I. * Tên Công ty: Công ty Dược phẩm TW I. * Tên giao dịch quốc tế: Central Phamarceu tical Company N0I (CPCI). * Trụ sở: km 6 - Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – Hà Nội. * Tel: (04) 8643327; 8643312; 8643101. * Fax: 8448641366. * Tài khoản tiền Việt Nam: 710A 0062 sở giao dịch Ngân hàng Công thương Việt Nam. * Tài khoản ngoại tệ: 36111000806 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. * Vốn kinh doanh: 41.202 triệu đồng. Trong đó: Vốn cố định: 4.362 triệu đồng. Vốn lưu động: 36.840 triệu đồng. Theo nguồn vốn: - Ngân sách Nhà nước cấp: 33.851 triệu đồng. - Doanh nghiệp tự bổ xung: 7.351 triệu đồng. Tiền thân Công ty Dược phẩm TW I là một quốc doanh thuốc Nam – Bắc trung ương với tên gọi là: Quốc doanh y dược phẩm - Bộ y tế và trạm cấp I Dược phẩm trực thuộc Bộ Nội thương. Là một đơn vị kinh doanh buôn bán là chủ yếu. Công ty có nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng: thuốc nam, thuốc Bắc, cao đơn hàng bán, giống bệnh, sản xuất, xuất khẩu..... 3 Trong những năm 60, Công ty có nhiệm vụ cung cấp thuốc chữa bệnh cho các bệnh viện Trung ương ở miền Bắc à chi viện đắc lực cho chiến trường miền Nam. Ngày 19/4/1971 Công ty đổi tên thành Công ty Dược phẩm TW I. Sau khi miền nam hoàn toàn giải phóng, nhiệm vụ của công ty là cung cấp và phân phối thuốc chữa bệnh và nguyên liệu làm thuốc cho các bệnh viện trung ương, các xí nghiệp dược phẩm trung ương, các xí nghiệp từ các tỉnh Thừa Thiên – Huế trở ra và cho cục Quân Y, cục Y tế Bộ nội vụ. Trong thời kỳ bao cấp, nhiệm vụ chủ yếu của công ty là dự trữ và phân phối thuốc chữa bệnh cho nhân dân. Năm 1988, Công ty Dược phẩm cấp I đổi tên thành Công ty Dược phẩm TW I. Cho đến năm 1993 căn cứ vào quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nước ban hành kèm theo Nghị định số 338/HĐBT ngày 7/5/1992 của Hội đồng bộ trưởng. Căn cứ vào thông báo số 108/thiết bị ngày 9/4/1993 của văn phòng Chính phủ về việc đồng ý cho phép thành lập lại các doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ y tế và Công ty Dược phẩm TW I vốn trực thuộc Tổng Công ty Dược Việt Nam – Bộ y tế, quyết định thành lập số 408/BYT ngày 22/4/1993, giấy phép đăng ký kinh doanh số 108263 ngày 12/5/1993. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, công ty kinh doanh các loại hàng hoá đặc biệt đó là thuốc chữa bệnh cho con người. Do vậy, Công ty không thể mua cái gì cần mua cũng như không thể bán cái gì cần bán hay nói cách khác mục đích kinh doanh của công ty không hoàn toàn vì mục đích lợi nhuận. Khi nền kinh tế của đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường thì đồng thời sự cạnh tranh, trênông thôn ngày càng trở nên gay gắt. Đặc biệt đối với mặt hàng kinh doanh là thuốc chữa bệnh ngày càng có nhiều công ty, 4 xí nghiệp, hãng trong và ngoài nước cùng tham gia với đủ các chủng loại mặt hàng. Mặc khác, nhu cầu sử dụng các loại thuốc Đông Nam đã giảm trong những năm gần đây. Đứng trước tình hình đó, Công ty đã mạnh dạn áp dụng mô hình kinh doanh mới theo hướng sản xuất công nghiệp hiện đại và kinh doanh thương nghiệp, vừa xuất khẩu vừa tiếp tục duy trì sản xuất các mặt hàng truyền thống, nhưng coi hoạt động sản xuất là phụ còn hoạt động kinh doanh buôn bán là chính. Đến nay mạng lưới tiêu thụ của công ty đã mở rộng khắp các tỉnh thành phố trên toàn quốc và một số nước trên thế giới. Tuy còn gặp nhiều khó khăn song công ty luôn là lá cờ đầu trong ngành dược của Trung ương. Mặc dù mức thu nhập bình quân của Cán bộ công nhân viên chưa cao nhưng cũng đã ổn định và thực hiện nghĩa vụ đầy đủ với Ngân sách Nhà nước. II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY. Theo điều lệ quy định thành lập doanh nghiệp, Công ty có các chức năng sau: Sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu thuốc chữa bệnh (đông dược, tân dược và các loại khác), nguyên liệu, hoá chất, mỹ phẩm, tinh dầu, hương liệu, dụng cụ y tế thông thường, bao bì phụ liệu và kinh doanh xuất nhập khẩu các sản phẩm khác theo quy định hiện hành của pháp luật. Nghiên cứu sản phẩm mới kể cả nguyên liệu và thành phẩm. Các dịch vụ liên quan đến ngành y tế, hội chợ, triển lãm, thông tin, quảng cáo, trung tuyến kho bãi. Là một công ty trực thuộc Tổng công ty Dược Việt Nam – Bộ y tế song với chức năng và nhiệm vụ Công ty Dược phẩm TW I phải đảm bảo các yêu cầu sau: * Là một đơn vị hạch toán độc lập phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng Công ty Dược VM, nên hàng năm Công ty phải xây dựng và bảo vệ kế 5 hoạch sản xuất kinh doanh để báo cáo lên Tổng công ty để thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của công ty. * Công ty có nhiệm vụ nhận vốn (kể cả nợ), bảo toàn và phát triển vốn, sử dụng hiệu quả các nguồn lực do tổng công ty, thực hiện quyết định của Tổng công ty về điều chuyển nguồn vốn và các nguồn lực phù hợp với các nhiệm vụ của công ty. * Đăng ký sản xuất kinh doanh và sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước pháp luật về sản phẩm và dịch vụ do công ty thực hiện. * Đổi mới hiện đại hoá công nghệ và phương thức quản lý sử dụng thu nhập từ chyển nhượng tài sản để tái đầu tư đổi mới thiết bị của công ty. * Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của bộ luật lao động, đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý công ty, thông qua người đại diện của mình. III. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY. Là một công ty trực thuộc Tổng công ty dược Việt Nam - Bộ y tế, Công ty Dược phẩm TW I có các đặt điểm nổi bật sau: * Là một doanh nghiệp Nhà nước, với tính chất là một đơn vị hạch toán độc lập nhưng công ty vẫn phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty Dược Việt Nam, nên hàng năm Công ty phải xây dựng kế hoạch kinh doanh để báo cáo Tổng công ty và chịu sự giám sát của Tổng công ty. * Công ty quản lý và sử dụng vốn theo đúng chế độ hiện hành, việc sử dụng vốn phải đúng mục đích trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, kinh doanh có lãi. * Tuân thủ các hợp đồng để ký kết, đảm bảo tuyệt đối chữ tín với khách hàng và bạn hàng với hàng hoá của công ty là loại hàng hoá đặc biệt có liên quan đến sức khoẻ và tính mạng con người. 6 * Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để cải tiến tổ chức kinh doanh hợp lý nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng, đảm bảo tốt chương trình chăm sóc sức khoẻ của nhân dân, thu lợi nhuận tối đa, đảm bảo chất lượng tốt, đáp ứng yêu cầu của ngành dược. * chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ, nộp ngân sách đầy đủ cho Nhà nước, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. IV. LĨNH VỰC KINH DOANH CỦA CÔNG TY. Công ty Dược phẩm TW I là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động ở thị trường Dược phẩm, được phép xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh về hàng hoá trong ngành Dược của xí nghiệp, các hãng trong và ngoài nước (theo quy định của Bộ y tế), cung cấp thuốc, nguyên liệu thuốc, hoặc hoá chất xét nghiệm, bông băng, gạc y tế, dụng cụ y tế và mỹ phẩm cho các công ty, xí nghiệp Dược và bệnh viện Trung ương cũng như địa phương. Bên cạnh đó, công ty cũng đa dạng hoá kinh doanh bằng các loại hình dịch vụ khác như: Nhập uỷ thác cho các đơn vị khác, trúng thầu trong một số chương trình y tế cộng đồng của bộ y tế (chương trình phòng chống sốt rét, chương trình phòng chống sốt rét, chương trình dân số kế hoạch hoá gia đình, chương trình y tế của quỹ UNFA, chương trình phòng chống AIDS và dự trữ quốc gia). Ngoài ra, công ty còn có xưởng sản xuất – gia công hàng hoá phục vụ cho nhu cầu về hàng hoá trong nước, đáp ứng một phần nào đó về sản phẩm quốc nội. V. SẢN PHẨM CỦA DOANH NGHIỆP. Sản phẩm mà Công ty Dược phẩm TW Ikd chính là các sản phẩm của ngành y tế. Đây là một loại hàng hoá tiêu thụ đặc biệt, đáp ứng nhu cầu phòng và chữa bệnh của con người, vì thế nó là một sản phẩm lành mạnh bởi nó luôn mang lại lợi nhuận cao ngay cả khi nền kinh tế bị suy thoái. Năm 7 1993, doanh số tiêu thụ thuốc trên thế giới là gần 2,27 tỷ và hàng năm tăng khoảng 5%. Ở nước ta năm 1992, theo bộ y tế thì tỷ lệ lợi nhuận tổng số vốn của sản phẩm là 19%. Song cũng do tính chất xã hội sâu sắc mà hoạt động kinh doanh của sản phẩm này đều chịu sự quản lý chặt chẽ của Nhà nước. Hai nét đặc thù này cũng ảnh hưởng sâu sắc đến hoạt động kinh doanh của công ty. Hiện nay, Công ty Dược phẩm TW Ikd khoảng hơn 4.000 mặt hàng theo danh mục thuốc thông thường, thuốc thiết yếu và các thuốc chuyên khoa, biệt dược – thuộc rất nhiều chủng loại như thuốc độc bảng A, B thuốc kháng sinh, vitamin, nội tiết, tiêu hoá, được chia thành hai nhóm chính: nguyên liệu(chủ yếu là nhập ngoại) chiếm khoảng 40% doanh số bán, còn lại là thành phẩm dược được nhập cả ở xí nghiệp trong và ngoài nước với các xuất xứ đạng của các nhà sản xuất trong và ngoài nước. Các sản phẩm này luôn có một yêu cầu rất nghiêm ngặt về chất lượng cũng như bảo quản. Chính vì vậy, công ty có chi phí rất lớn trong việc trang bị một hệ thống kho tàng nhà lạnh có tiêu chuẩn cao và các loaị máy móc thiết bị kiểm tra chất lượng hiện đại. Nhìn chung các sản phẩm của công ty đã có uy tín nhiều năm về kinh doanh trên thị trường và là một trong những ưu thế kinh doanh của công ty. Hơn nữa đây là một loại mặt hàng đặc biệt nhạy cảm với sự tiến bộ của khoa học công nghệ trong sản xuất cũng như sử dụng, đòi hỏi các biện pháp kinh doanh mềm dẻo và linh hoạt. Đặc điểm sản phẩm của Công ty đã quyết định đặc điểm sử dụng thuốc của nó. Người tiêu dùng sản phẩm này là những bệnh nhân nghĩa là những người mắc bệnh, họ chấp nhận bất kỳ giá nào đưa ra từ phía nhà cung cấp do một phần là thông tin chưa rõ ràng, phần khác họ sẵn sàng chịu tốn kém để khỏi bệnh. Chiến bộ phận lớn trong danh mục thuốc là những thuốc chữa bệnh mãn tính, do đó tiêu dùng ít mang tình thời vụ. VI. MÔI TRƯỜNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP. 8 Công ty Dược phẩm TW I là đơn vị kinh doanh sản xuất rất nhiều chủng loại hàng hoá về dược phẩm và do đó cũng có rất nhiều bạn hàng là mạng lưới phân phối hoạt động rộng khắp và có hiệu quả. Vì vậy, vấn đề uy tín chất lượng được đặt ra hàng đầu, song vấn đề về lợi nhuận lại không thể thiếu được. Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay thật vô cùng khó khăn, sự cạnh tranh về sản phẩm được diễn ra mạnh mẽ ở thị trường dược phẩm mới mẻ này. Trong cơ chế mở cửa mà đa dạng hoá các thành phần kinh tế thì Công ty Dược phẩm TW I không khỏi có những khó khăn khi các hãng thuốc nước ngoài ồ ạt thâm nhập vào thị trường Việt Nam, các công ty trách nhiệm hữu hạn và nhà thuốc tư nhân mọc lên như nấm. Thị trường cạnh tranh ở đây là cạnh tranh hỗn hợp với sự ra mặt không rõ ràng của các hãng lớn, sự ganh đua thị phần ở các hãng vừa và nhỏ. Nhìn chung ưu thế cạnh tranh không phụ thuộc về một doanh nghiệp cụ thể nào và mỗi công ty phải phát huy hết khả năng của mình, vấn đề cạnh tranh xảy ra ở nhiều lĩnh vực sau: * Chất lượng thuốc:khi so sánh với các sản phẩm của hãng nước ngoài. Giá cả: Do các công ty TNHH được phép xuất nhập khẩu trực tiếp hoặc uỷ thác, sẽ không tránh khỏi hiện tượng trốn thuế nhập lậu. Vì vậy mà giá của họ thấp * Kinh doanh tiếp thị : Do đội ngũ kinh doanh và tiếp thị của Công ty còn non trẻ, chưa được phát triển toàn diện. Vì vậy, vấn đề kinh doanh quảng cáo còn hạn chế hơn so với các hãng nước ngoài. * Thị phần: Trong thời kỳ bao cấp, Công ty Dược phẩm TW I chiếm vị trí độc tôn trong việc phân phối dược phẩm cho một địa bàn rộng lớn thông qua các công ty dược phẩm trung ương II, nhưng ngày nay các công ty 9 này cũng được tự do kinh doanh. Vì vậy, thị phần của doanh nghiệp giảm dần. Tuy nhiên, Công ty vẫn làm một đơn vị kinh doanh có uy tín và chất lượng. Đây là một vấn đề quan trọng trong chiến lược kinh doanh của công ty. Dược phẩm là một sản phẩm mang tính nhân đạo sâu sắc nên hoạt động kinh doanh sản phẩm này luôn ràng buộc bởi hệ thống quy chế nghiêm ngặt của Nhà nước, nhất là đối với nội dung Nhà nước như Công ty Dược phẩm TW I. song công ty luôn là một đơn vị đi đầu của ngành trong việc thực hiện tốt các quy định của Nhà nước. chất lượng sản phẩm của công ty đã có uy tín nhiều năm trên thị trường và trở thành lợi thế cạnh tranh của công ty. Tuy nhiên hiện nay, do hệ thống quy chế dược chưa được hoàn thiện, việc kiểm tra còn lỏng lẻo, kỷ cương pháp luật trong kinh doanh và quy chế ngành được dược chưa được thực hiện nghiêm túc nên xảy ra nhiều cạnh tranh không lành mạnh ở khối tư nhân, như hiện tượng thuốc giả thuốc thật, thuốc kém phẩm chất vẫn lưu hành trên thị trường dẫn đến cùng một loại hàng song nhiều loại giá. Mặt khác, do chạy theo lợi nhuận, các doanh nghiệp cùng lao vào kinh doanh một mặt hàng có nhiều lãi, bỏ qua một số mặt hàng khiến thị trường vừa thiếu vừa không ổn định. Như vậy, ảnh hưởng rất lớn đến công ty. Xét về góc độ cung cầu: thị trường thuốc luôn có hiện tượng cung lớn hơn cầu, trong đó hàng ngoại chiếm hơn 60% thị trường. Nghĩa là cung về hàng nội chiếm chưa đến 40%. Nhu cầu nguyên liệu về sản xuất trong nước cũng nhỏ. Do đó việc thu hút khách hàng là điểm mấu chốt trong việc tăng doanh số và lợi nhuận cho công ty bằng cách dịch vụ bán hàng như: Vận chuyển, bảo hành chất lượng. Để thích ứng với thị truờng đuợc, nguồn hàng của công ty chủ yếu là nguồn nhập chiếm khoảng 70% từ 15 hãng có uy tín như Roche, Sanofi ( pháp ). Novatis ( thuỵ sĩ ), Gedeon Richer (Hungari ), Rotex ( Đức ), Choongvae ( Hàn Quốc ) . Nguồn nhập trong nước chiếm 10 khoảng 30% từ 10 xí nghiệp sản xuất trong nước trong đó đa số là từ các xí nghiệp Dược phẩm TWI, II, 24 các hãng trôi nổi chỉ chiếm 1% chủ yếu là đáp ứng nhu cầu đơn lẻ của khách hàng. Nhìn chung, nguồn hàng của công ty tương đối ổn định và đảm bảo chất lượng từ nhiều năm nay, để đáp ứng nhu cầu thị truờng tất cả các nguồn đều được mua theo hợp đồng quý hoặc đơn hàng có cước ( nguồn hàng trôi nổi ) 11 VII. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG I TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG 2 NĂM 2000 – 2001 Đơn vị: nghìn đồng So sánh TT Chỉ tiêu 2000 2001 Mức +/- Tỷ lệ % Tổng doanh thu 337.746.027 1 Doanh thu thuần 332.540.737 350.802.925 18.262.188 105,49 2 Giá vốn hàng bán 310.895.439 328.424.148 17.528.709 105,64 3 Lãi gộp 21.645.298 22.378.777 733.479 103,39 4 Chi phí 17.312.829 19.427.356 2.113.473 112,21 5 Lợi nhuận trước thuế 2.065.070 3.057.761 992.691 148,00 6 Thu thập bình quân 1.378 1.652 274 119,88 7 TSKĐ/nợ ngắn hạn 96.203.943 98.997.848 58.014.997 64.054.539 351.743.305 13.997.278 Năm 2000 so với năm 2001:  Doanh thu tăng 5,5%  Lợi tức thuần tăng 4,4%  Tỷ suất lợi nhuận tăng 0,01% Các yếu tố ảnh hưởng đến tỷ suất lợi nhuận - Doanh thu tăng, chi phí cố định không tăng – Lợi nhuận tăng - Không có biến động lớn về tỷ giá ngoại tệ - Để tránh biến động lớn về tỷ giá ngoại tệ, công ty vay ngân hàng bằng tiền VNĐ do vậy chi phí lãi vay cao. 12 104,14 Với những cố gắng trên, công ty đã giảm được tối thiểu các khoản chỉ phí kinh doanh của công ty từ 17.312.829 nghìn đồng năm 2000 lên 19.427.356 nghìn đồng năm 2000 là do mức lư chuyển hàng hoá năm 2000 tăng kéo theo giá vốn tăng. Vì vậy có thể nói rằng công tác tổ chức thực hiện kế hoạch chi phí kinh doanh của công ty và tạo điều kiện thuận lợi cho công ty có thể hạ thấp giá bán nhưng vẫn đảm bảo mức lãi thoả đáng. Từ đó công ty có khả năng đứng vững trong cạnh tranh trên thương trường. Xét về tình hình tài chính của công ty qua déo số liệu trên ta thấy tiềm năng kinh doanh của công ty là rất lớn. Đều này được thể hiện ở chỗ tỷ lệ TSLĐ so với nợ ngắn hạn của công ty năm 2000 là 165% và năm 2001 là 154,55%. Như vậy có thể thấy rằng công ty có dư khả năng thanh toán công nợ. Trong quá trình kinh doanh, công ty luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước và cùng với việc mở rộng quy mô kinh doanh thì đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty không ngừng được cải thiện, cụ thể thu thập bình quân năm 2000 là 1.378 nghìn đồng, đến năm 2001 tăng lên là 1.652 nghìn đồng. 13 PHẦN II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY: Trong lịch sử phát triển của mình, công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm nâng cao công tác điều hành hoạt động. Cơ cấu tổ chức bộ máy được chia làm 8 phòng ban, 1 phân xưởng và 5 cửa hàng. Công ty dược phẩm trung ương có một bộ máy tổ chức như sau: Phòng KD XNK Cửa hàng Biệt dược Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh Phòng TCHC Cửa hàng Dược Mỹ Phòng KTTV Ban Giám đốc Cửa hàng giáp Bát Phòng KTKN Đảng uỷ công Đoàn thanh niên Cửa hàng N.C Trứ Cửa hàng N.L. Bằng Kho vận Phòng bảo vệ Cửa hàng Ngọc Khánh Phân xưởng 14 Cửa hàng Láng Hạ Theo mô hình này thì toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều chịu sự quản lý thống nhất của ban giám đốc. Giám đốc công ty là người quản lý và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. * Ban giám đốc: có chức năng nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo chung hoạt động của công ty theo từng hoạt động thông qua hệ thống phòng ban, ban giám đốc gồm: 01 giám đốc và 02 phó giám đốc. Các phòng ban được tổ chức gọn nhẹ, đảm bảo cho quá trình kinh doanh diễn ra thông suốt. Nhiệm vụ chung của các phòng ban là chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chính sách Nhà nước của công ty và các mệnh lệnh chỉ thị của ban giám đốc những chủ trương và biện pháp nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý, giải quyết khó khăn vướng mắc trong công ty theo trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban, phục vụ đắc lực cho các cửa hàng kinh doanh. Ngoài nhiệm vụ chung mỗi phòng ban tuỳ thuộc chức năng đảm nhiệm còn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. * Phòng hành chính – tổ chức: có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp lao động trong công ty về số lượng, trình độ nhgiệp vụ, tay nghề làm kế hoạch tiền lương, làm công tác chế độ, công tác đào tạo của công ty. * Phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu: Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch mua, bán hàng hoá theo các hợp đồng và dự trù hàng tháng, hàng quý của các bệnh viện, các công ty dược, các đối tượng theo quy định làm đơn hàng, ký kết hợp đồng nhập khẩu thuốc và nguyên liệu, khai thác các nguồn hàng mới. * Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm: Tổ chức các quy chế chuyên môn quản lý thốc, theo dõi kiểm tra chất lượng hàng hoá, kiểm nghiệm hàng nhập hàng xuất đảm bảo chất lượng thuốc đúng quy định của bộ y tế, tổ chức công tác bảo hộ lao động, kỹ thuật an toàn lao động. 15 * Phòng kế toán tài vụ: Tổ chức quản lý công tác tài chính giá cả và hạch toán bao gồm hạch toán các nhiệm vụ kế toán nhằm đóng góp phần bảo toàn và phát triển vốn sản xuất, giám sát đầy đủ, kịp thời và chính xác mọi nghiệp vụ kinh doanh phát sinh trong công ty. Chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê, kế toán và tài chính của Nhà nước. * Phòng kho dược: Chia làm 3 tổ: + Tổ điều vận: Có trách nhiệm điều động, phương tiện vận chuyển, giao nhận hàng hoá khi có kế hoạch và hợp đồng của phòng kế hoạch. + Tổ kho: (2 tổ) có nhiệm vụ quản lý, bảo quản và xuất nhập khẩu hàng hoá theo đúng quy định của công ty. * Phòng bảo vệ: Tổ chức lực lượng bảo vệ ngày đềm, đảm bảo an toàn cho công ty, tổ chức lực lượng tự vệ, phòng cháy chữa cháy. * Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: hoạt động thay mặt công ty tại khu vực thị trường phía nam: phát triển thị trường mối quan hệ với các doanh nghiệp và thương nhân, tìm kiếm các đối tác đầu tư. Tổ chức các hoạt động về thông tin kinh tế, thông tin ngành và Marketing phục vụ cho kinh doanh của toàn công ty. * Các cửa hàng: Có nhiệm vụ giới thiệu và bán lẻ sản phẩm và cũng có thể tự khai thác nguồn hàng để phục vụ nhu cầu đa dạng hoá của nhân dân. * Phân xưởng sản xuất: Làm nhiệm vụ ra lẻ và sản xuất một số mặt hàng bổ sung cho kinh doanh, tạo thêm công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. Hện nay công ty có 277 cán bộ công nhân viên và hầu hết đều là đội ngũ cán bộ rất tinh thông nghiệp vụ và giàu kinh nghiệm, trong đó: - Đại học dược và đại học khác: 64 người 16 - Chuyên khoa cấp I: 11 người - Cao đẳng và trung cấp: 57 người - Cao đẳng và trung cấp: 57 người - Dược tá công nhân dược: 43 người - Thợ sửa chữa và lái xe: 10 người - Nhân viên hành chính: 15 người - Bảo vệ: 18 người PHẦN III/. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG I I. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN: Với chủ trương không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ quản lý, công ty dược phẩm trung ương I đã lựa chọn những cán bộ có năng lực, kinh nghiệm để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao của công ty. Để phục vụ hợp với điều kiệnm của một doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn tập trung, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này thì hầu hết công việc kế toán được tập trung về phòng kế toán tài chính của công ty. Phòng kế toán tài chính dựa vào các chứng từ ban đầu để tập hợp, phân tích và xử lý số liệu, lập báo cáo tài chịnh theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành theo quyết định số 1141/TC BTC ngày 13/11/1995) trình báo cáo tài chính đã lập cho giám đốc duyệt quyết toán tài chính hàng năm và nộp thuế theo quy định. Hiện nay phòng kế toán tài chính công ty có 11 người được bố trí sắp xếp như sau: 17 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán với ngời mua Kế toán các cửa hàng Kế toán TSCĐ thống kê Kế toán thanh toán với người bán Kế toán quản lý, hàng hoá Kế toán ngân hàng, tiền mặt Kế toán quỹ Phòng kế toán công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc + Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc, bố chí bộ máy kế toán, phân công trách nhiệm và công việc cho từng kế toán viên, là người chịu trách nhiệm hướng dẫn thực hiện từng chính sách, chế độ kế toán cũng như chịu trách nhiệm các quan hệ tài chính đối với các đơn vị, ngân hàng và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. + Kế hoạch tổng hợp: Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính + Kế toán quỹ: Viết phếu thu- chỉ căn cứ vào chứng từ gốc đã quyết định ghi sổ nhật ký tiền mặt, lập báo cáo quỹ, ghi nhật ký chứng từ số 1. + Kế toán tiền gửi ngân hàng và tiền vay: Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng, hàng ngày ghi báo nợ, báo cho các tài khoản liên quan theo dõi sổ số chi để phát hành séc và mở L/C cuối tháng lên nhật ký chứng từ số 2, 3, 4. 18 + Kế toán thanh toán với người mua: Theo dõi phần mua hàng cho mục đích kinh doanh của công ty, thanh toán tiền mua hàng cho người bán, kế toán mở sổ chi tiết cho từng đơn vị và lên nhật ký chứng từ số 5. + Kế toán kho hàng: Theo dõi hàng hoá nhập, xuất, buôn, hàng ngày lấy số nhập kho đối chiếu với thủ kho: cuối tháng vào sổ chi tiết hàng hoá tồn kho và lên bảng số 8. + Kế toán TSCĐ thống kế tiền lương: theo dõi công cụ lao động nhỏ, nguyên vật liệu theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ mở thẻ chi tiết cho từng đối tượng, ghi số chi tiết lên nhật ký chứng từ số 9 đồng thời chịu trách nhiệm tính tiền lương và các khoản phụ cấp cho từng công nhân viên trong công ty. + Kế toán theo dõi cửa hàng: Theo dõi tình hình tài chính, công nợ của cửa hàng, cuối tháng lên báo cáo kết quả kinh doanh và chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc. II. TÌNH HÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ 1. Hàng hoá nhập kho. + Hàng mua nội địa: Phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng thuế TSGT làm phiếu nhập kho và tính thuế GTGT đầu vào. Sau đó trả hợp đồng thuế GTGT cho kế toán thanh toán với người bán. Kho dược nhập vào thẻ kho và trả phiếu nhập kho cho kế toán kho hàng. + Hàng nhập khẩu: Phòng nhập khẩu căn cứ vào hoá đơn, tờ khai hàng háo nhập khẩu và tính thuế GTGT hàng nhập (theo đúng tờ khai hàng hoá nhập khẩu). Giá nhập kho căn cứ vào tỷ giá tính thuế của hải quan. Phòng xuất nhập khẩu trả lại hoá đơn, tờ khai hàng hoá nhập khẩu ký xác nhận nhập kho, vào thẻ kho và trả lại phiếu dược sau khi ký xác nhận nhập kho, vào thẻ kho và trả lại phiếu nhập kho cho kế toán kho hàng trong thời gian quy định. + Các trường hợp khác: 19 - Người bán không có hoá đơn tài chính: Phải ghi rõ tên hàng hoá, số lượng đơn giá, thành tiền, phòng kế hoạch làm phiếu nhập kho theo giá thị trường (không có thuế GTGT đầu vào) và trả lại chứng từ cho kế toán thanh toán với khách hàng. - Mua hàng chưa có hoá đơn tài chính: Để luân chuyển chứng từ nhanh, kịp thời phòng kế hoạch phải cập nhật hoá đơn chứng từ. Nừu vì một lý do nào đó chưa có hoá đơn tài chính thì phải tạm nhập và tháng sau giải quyết tạm nhập đó. - Đới với hàng hoá của cửa hàng : (hạch toán phụ thuộc) sử dụng phiếu điều tra nội bộ, phòng kế hoạch căn cứ vào phiếu điều tra nội bộ để nhập kho, sau đó trả tiền cho phòng kế toán kho được ký xác nhận phiếu nhập kho vào thẻ kho và trả cho kế toán kho hàng. - Đối với TSCĐ: Phải được sự đồng ý của ban giám đốc, trình tự luân chuyển chứng từ như trên. 2. Hàng hoá xuất kho: + Mọi trường hợp xuất bán, khuyến mại, tiếp thị, biếu tặng đều phải viết hoá đơn tài chính. + Hàng xuất kho cho các cửa hàng sử dụng phiếu điều chuyển nội bộ. + Hàng bán thu bằng ngoại tệ: Phòng kế hoạch, xuất nhập khẩu và các cửa hàng phải ghi theo tỷ gía hạch toán để làm cơ sở cho việc xác định doanh thu và thuế GTGT phải nộp bằng VNĐ (tỷ giá hạch toán do phòng kế toán thông báo hàng tháng) sau đó thanh toán với khách hàng sẽ được căn cứ vào tỷ giá thực tế. + Kho được xuất phải lấy chữ ký của khách hàng và thu đủ 2 bên trả cho khách hàng. 20