Tài liệu Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty tnhh sản xuất thương mại và dịch vụ quảng phát

Lời nói đầu Kinh tế thị trường luôn gắn liền vớ cạnh tranh. Muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết cách chiến thắng các đối thủ cạnh tranh của mình. Để đạt được mục tiêu ấy, mỗi doanh nghiệp có những hướng đi khác nhau, những giải pháp khác nhau và sử dụng những công cụ khác nhau. Thực tế cho thấy, để tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường ngoài việc nâng cao chất lượng, đa dạng hóa mẫu mã sản phẩm, phương thức phục vụ khách hàng,… thì điều đặc biệt quan trọng là phải tìm cách tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh nhằm hạ giá thành sản phẩm tạo lợi thế cạnh tranh về giá bán. Để đạt mục đích này, các nhà quản trị doanh nghiệp đặc biệt coi trọng việc sử dụng công cụ kế toán, nhất là kế toán nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm, do vậy cần phải quản lý chặt chẽ, có hiệu quả chi phí nguyên vật liệu thì mới góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh. Kế toán nguyên vật liệu với chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách có hệ thống, đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu sẽ giúp ích rất nhiều cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất, góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Vì lý do nêu trên, các doanh nghiệp hiện nay không ngừng nâng cao, hoàn thiện việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở đơn vị mình. Với nhận thức đó, và sau một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát, tôi đã lựa chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát” để nghiên cứu. Đề tài gồm ba phần chính: Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát. Đề tài được hoàn thành do sự giúp đỡ của Bộ môn Kế toán doanh nghiệp- Học viện Tài chính; thầy NGUYỄN ĐÀO TÙNG- giảng viên Khoa Kế toán, Học viện Tài chính; đơn vị thực tập và sự nỗ lực của bản thân, song do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập chưa nhiều nên có thể Đề tài còn có những thiếu sót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô, bạn đọc. Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Giá trị nguyên vật liệu đựơc chuyển dịch một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 1.1.2. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu Xét về mọi mặt của nguyên vật liệu ta thấy tầm quan trọng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm: - Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. - Về mặt giá trị: Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động. Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu phải quản lý ở cả hai mặt: Hiện vật và giá trị. Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm, cho nên cần phải tăng cường công tác kế toán nguyên vật liệu, quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ nhằm sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả. 1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm, vị trí và vai trò của nguyên vật liệu, muốn quản lý tốt nguyên vật liệu, cần thực tốt các yêu cầu sau đây: 1 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà - Trong khâu thu mua: Ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lựơng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua , chi phí mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sử dụng của đơn vị. - Trong khâu dự trữ, bảo quản: Yêu cầu doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại nguyên vật liệu để giảm bớt hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng nguyên vật liệu. - Ở khâu sử dụng: Yêu cầu phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, đúng mục đích, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để đáp ứng các yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác phục vụ cho yêu cầu lập các báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. - Tổ chức kế toán nguyên vật liệu phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 1.2. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 1.2.1. Sự cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, thường một loại sản phẩm được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Mặt khác, các doanh nghiệp cũng thường sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau, do đó doanh nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau với nhiều nhóm, thứ nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, tính 2 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà chất, công dụng khác nhau và đương nhiên giá trị của chúng cũng khác nhau. Chính vì vậy, để quản lý một cách chặt chẽ, chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp thì cần phải phân loại chúng theo những yêu cầu và phương pháp nhất định. 1.2.2. Phương pháp phân loại nguyên vật liệu + Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh để chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ra như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy; xi măng, gạch ngói, …trong các doanh nghiệp xây dựng; bông, sợi trong doanh nghiệp dệt; vải trong các doanh nghiệp may mặc, … - Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm; phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho việc sản xuất, cho việc bao gói sản phẩm như các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong các doanh nghiệp dệt; dầu nhờn, xà phòng, giẻ lau trong doanh nghiệp cơ khí sửa chữa,… - Nhiên liệu: Là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuât sản phẩm, cho hoạt đông của máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải như xăng, dầu, than, củi, hơi đốt, … - Phụ tùng thay thế: Là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa các thiết bị, máy móc, phương tiện vận tải của doanh nghiệp, … - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, các vật tư xây dựng,…dùng cho công tác XDCB trong doanh nghiệp. - Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên gồm phế liệu do quá trính sản xuất loại ra như sắt, thép vụn hay phế liệu thu hồi được từ việc thanh lý TSCĐ,… 3 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà Tác dụng: Cách phân loại này là cơ sơ để xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và cũng là cơ sở để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. + Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu, chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài; - Nguyên vật liệu tự chế biến, thuê gia công; - Nguyên vật liệu từ các nguồn khác, như nhận vốn góp, cấp phát, tài trợ, … Tác dụng: Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng kế hoạch, tìm các nguồn cung cấp nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. + Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu, chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh; - Nguyên vật liệu dùng vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh; - Nguyên vật liệu dùng cho mục đích khác: Góp vốn liên doanh, tài trợ, … Tác dụng: Cách phân loại này giúp cho việc xác định trọng tâm cần phải quản lý những loại nguyên vật liệu nào. 1.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là viêc xác định giá trị của những nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. * Khi đánh giá nguyên vật liệu cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau đây: - Nguyên tắc giá gốc: Giá gốc (trị giá vốn thực tế) của nguyên vật liệu là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những nguyên vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Nguyên tắc thận trọng: Nguyên vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp trị giá thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. 4 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. - Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã lựa chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. * Các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu: Sự hình thành trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh: a/. Ở thời điểm nhập kho: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập: - Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất. Trường hợp nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa có thuế GTGT. Trường hợp nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các đối tượng không thuộc diện chịu thuế GTGT (VD: Cho mục đích phúc lợi, cho các dự án, …) thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán). - Nhập do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá thành sản xuất nguyên vật liệu. 5 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà - Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho của nguyên vật liệu là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. - Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thỏa thuận cộng (+) các chi phí khác khi tiếp nhận nguyên vật liệu. - Nhập do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên bản giao nhận cộng (+) các chi phí phát sinh khi nhận. - Nhập do được biếu, tặng, tài trợ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá trị hợp lý cộng (+) các chi phí khác phát sinh. b/. Ở thời điểm xuất kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình tự quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp sau đây để tính trị giá vốn thực tế xuất kho của nguyên vật liệu: * Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này, khi xuất kho nguyên vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô ấy để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng. * Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, tính theo công thức: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật Đơn giá bình quân x liệu xuất kho gia quyền 6 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Đơn giá bình quân gia quyền = Hà Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ Số lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ Đơn giá bình quân gia quyền đựơc tính cho từng thứ nguyên vật liệu. Nếu đơn giá bình quân gia quyền xác định cho cả kỳ đựơc gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lượng tính toán có giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. Đơn giá bình quân cũng có thể được xác định sau mỗi lần xuất được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động. Cách tính này xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho hàng ngày, nên có thể cung cấp thông tin một cách kịp thời. Tuy nhiên khối lượng công việc tính toán nhiều cho nên nó chỉ thích hơp với những doanh nghiệp đã kế toán máy. - Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. - Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuấ bằng đơn giá nhập. Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. - Phương pháp tính theo giá hạch toán: Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định(có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá tại một thời điểm mua nào đó) và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài. Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho. Cuối kỳ, kế toán tính ra trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho theo hệ số giá: Hệ số giá (H) Trị giá vốn thực tế NVL Trị giá vốn thực tế + tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ = Trị giá hạch toán NVL + Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ 7 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính bằng: Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x Hệ số giá (H) 1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.3.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp để góp phần tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu. * Chứng từ kế toán sử dụng: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến kế toán nguyên vật liệu gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT); - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT); - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT); - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 08- VT); - Hóa đơn GTGT (Mã số 01 GTKT – 2 LN); - Hóa đơn cước vận chuyển (mẫu 03- BH); - Hóa đơn bán hàng (mẫu 02 GTKT- 2LN). Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách 8 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tếtài chính phát sinh. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04- VT); - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05- VT); - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT). Mọi chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển theo đúng trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng ở đơn vị quy định, nhằm phục vụ cho việc ghi chép, tổng hợp và cung cấp số liệu kịp thời, đây đủ cho các cá nhân, bộ phận liên quan. * Các sổ kế toán sử dụng cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Tùy theo mỗi đơn vị sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu mà sử dụngcác loại sổ kế toán khác nhau, như: Sổ (thẻ) kho; sổ đối chiếu luân chuyển; sổ số dư, …Ngoài các sổ kế toán trên còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế tình hình nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu đựơc đơn giản, nhanh chóng. * Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà có thể sử dụng một trong các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây: a/. Phương pháp ghi thẻ song song: - Nội dung: + Ở kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số thực nhập, thực xuất lên các chứng từ đó và vào Thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho và ghi vào cột “Tồn” trên 9 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà Thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu lên phòng kế toán. + Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất cho từng thứ nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Khi nhận đựơc các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào các chứng từ đó để ghi vào các sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán lâp bảng kê nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu, sau đó đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu với Thẻ kho; giữa bảng kê nhập- xuất- tồn với sổ cái tài khoản 152- Nguyên liệu,vật liệu; giữa số liệu của sổ kế toán chi tiết với số kiểm kê thực tế. Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song được khái quát bằng sơ đồ sau đây: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP GHI THẺ SONG SONG Thẻ kho Chứng từ nhập NVL Chứng từ xuất NVL Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng kê nhập- xuất- tồn NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: Sổ cái TK 152 10 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu; việc nhập , xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt, trong điều kiện doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu và việc nhập, xuất diễn ra thường xuyên. b/. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển - Nội dung: + Ở kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp trên. + Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng Sổ đối chiếu luân chuyển (biểu I.5) để ghi chép cho từng thứ nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm và được ghi chép vào cuối tháng, mỗi thứ nguyên vật liệu được ghi một dòng trên sổ Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ nguyên vật liệu; chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. hoặc kế toán có thể lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất. Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song(nhưng tiến hành vào cuối tháng). Trình tự ghi sổ được khái quát bằng sơ đồ sau đây: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Thẻ kho Chứng từ nhập kho NVL Bảng kê nhập Chứng từ xuất kho NVL 11 Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà - Ưu điểm: Khối lượng cộng việc ghi chép của kế toán được gảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Vẫn còn sự ghi sổ trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán về số lượng; việc kiểm tra, đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp cho những doanh nghiệp có chủng lạo nguyên vật liệu ít, không có điều kiện theo dõi, ghi chép thường xuyên tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường được áp dụng ít trong thực tế. c/. Phương pháp ghi sổ số dư - Nội dung: + Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng Thẻ kho để ghi chép giống như hai phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng, thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số lượng tồn kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, đựơc mở cho că năm. Trên Sổ số dư, nguyên vật liệu được xếp theo thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối tháng Sổ số dư được chuyển cho thủ kho ghi chép . + Tại phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên Thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Sau đó ký vào từng Thẻ kho và ký vào Phiếu giao nhận chứng từ. Ở phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu để ghi vào cột “Số tiền” trên Phiếu giao nhận chứng từ, số liệu này được ghi vào Bảng kê lũy kế nhập và Bảng kê lũy kế xuất. Cuối tháng, căn cứ vào Bảng kê lũy kế nhập, Bảng kê lũy kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào Bảng kê nhập12 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà xuất- tồn. Đồng thời, sau khi nhận được Sổ số dư do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm nguyên vật liệu để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền. Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của Sổ số dư với cột trên Bảng kê nhậpxuất- tồn; đối chiếu số liệu trên Bảng kê nhập- xuất- tồn với số liệu trên sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư được khái quát bằng sơ đồ sau đây: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ SỐ DƯ Thẻ kho Chứng từ nhập kho NVL Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Bảng lũy kế nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu cuối tháng: Chứng từ nhập kho NVL Bảng kê nhậpxuất- tồn Bảng lũy kế xuất Sổ cái TK 152 - Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu tiền của nguyên vật liệu theo nhóm và theo loại. Kế toán thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ kho trên Thẻ kho và kiểm tra thường xuyên việc bảo quản nguyên vật liệu trong kho của thủ kho. Công việc dàn trải đều trong tháng nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết phục vụ cho quản trị vật tư, hàng hóa nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. - Nhược điểm: Do phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại nguyên vật liệu cho nên để có được thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn của thứ nguyên vật liệu nào đó phải căn cứ vào số liệu trên Thẻ kho. 13 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà Khi lập các báo cáo tuần kỳ về nguyên vật liệu phải căn cứ vào các số liệu trực tiếp trên Thẻ kho. Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu trên sổ số dư với số liệu tương ứng trên Bảng kê nhập- xuất- tồn thì việc tìm kiếm, tra cứu sẽ rất phức tạp. - Điều kiện áp dụng: Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu thường xuyên. Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết vật tư và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hợp lý. 1.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1.3.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên yêu cầu kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán tổng hợp liên quan. Theo phương pháp này, giá trị của nguyên vật liệu có thể được xác định ở bất kỳ một thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu tổng hợp trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, chúng phải phù hợp với nhau. Nếu có chênh lệch thì phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. * Chứng từ sử dụng: Các chứng từ sử dụng trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ bắt buộc: - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT); - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 08- VT); - Hóa đơn GTGT (Mã số 01 GTKT – 2 LN); - Phiếu mua hàng (mẫu 13- BH); - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT); - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH). Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn như: Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05- VT); phiếu báo vật tư vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT),… * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động 14 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ ghi: - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ; - Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại; - Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có ghi: - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ; - Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại; - Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê. Số dư Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 152 có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: - TK 1521- Nguyên vật liệu chính; - TK 1522- Vật liệu phụ; - TK 1523- Nhiên liệu; - TK 1524- Phụ tùng thay thế; - TK 1525- Thiết bị xây dựng cơ bản; - TK 1528- Vật liệu khác. Trong từng tài khoản cấp lại có thể mở thêm các tài khoản cấp 3, cấp 4, …tới từng nhóm, thứ nguyên vật liệu tùy theo yêu cầu quản lý chi tiết của doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng thêm các tài khoản khác như TK 151, TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627, … * Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu một số nghiệp vụ chủ yếu được tóm tắt bằng sơ đồ sau đây: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN TK: 111, 112, 331… TK 152 Nhập kho NVl mua ngoài TK 133 Xuất kho NVL cho sản xuất kinh doanh, XDCB 15 TK 331 Nhập kho NVl do nhập khẩu TK: 621, 627, 641,642, 241 TK 222,223 Góp vốn liên doanh vào cơ sở kinh Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà 1.3.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phuơng pháp kiểm kê định kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì trị giá nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho sẽ không được phản ánh một cách thường xuyên liên tục trên Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này chỉ phản ánh trị giá nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày, việc nhập nguyên vật liệu được phản ánh ở TK 611- Mua hàng, cuối kỳ kiểm kê nguyên vật liệu tồn 16 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà kho, sử dụng công thức cân đối để tính ra trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá nguyên vật liệu thực tế = xuất kho Trị giá vốn Trị giá vốn thực Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu + tế nguyên vật liệu - thực tế nguyên vật liệu tồn nhập trong kỳ tồn đầu kỳ cuối kỳ * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình tăng giảm trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu trong kỳ, kế toán sử dụng TK 611- Mua hàng. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ ghi: - Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hóa tồn đầu kỳ; - Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa tăng trong kỳ; Bên Có ghi: - Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hóa tồn cuối kỳ; - Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa giảm trong kỳ. Tài khoản này không có số dư, có thể chi tiết theo hai tài khoản cấp 2: TK 6111- Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ TK 6112- Mua hàng hóa. Tài khoản 152 cũng được sử dụng, nhưng nó chỉ phản ánh trị giá vốn nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng các tài khoản khác như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, … * Phương pháp kế toán: Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu được tóm tắt bằng sơ đồ sau đây: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ TK: 151, 152 TK 611 Kết chuyển NVL tồn đầu kỳ TK: 151, 152 Kết chuyển NVL tồn cuối kỳ 17 TK: 111, 112, 331 TK: 111, 112, 331 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà 1.3.3. Sổ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu 18 Luận văn tốt nghiệp Văn Hùng Hà Việc sử dụng các sổ kế toán, quy trình ghi chép sổ kế toán nguyên vật liệu còn tùy thuộc vào doanh nghiệp áp dụng Hình thức kế toán nào. Hiện nay có bốn hình thức kế toán: Hình thức Nhật ký- sổ cái; Hình thức Nhật ký chung; Hình thức Chứng từ ghi sổ; Hình thức Nhật ký chứng từ. Dưới đây xin trình bầy về Hình thức kế toán Nhật ký chung (đây là hình thức kế toán được sử dụng tại đơn vị thực tập). SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Nhật ký mua hàng Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ cái TK 152 Bảng kê nhậpxuất- tồn NVL Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu cuối tháng: Chương II 19