Tài liệu Tổ chức công tác kế toán nguyên vật kiệu tại công ty dệt - may hà nội

Lª Thu H¬ng Lêi nãi ®Çu §Êt níc ViÖt Nam ®ang trªn ®µ ®æi míi. NÒn kinh tÕ ®· cã nhiÒu ®æi thay ®¸ng kÓ. Cïng víi nh÷ng chuyÓn biÕn ®ã, ho¹t ®éng s¶n xuÊt ra cña c¶i vËt chÊt diÔn ra trªn quy m« lín, víi chÊt lîng vµ hiÖu qu¶ ngµy cµng cao nhng trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng ®Çy c¬ héi vµ th¸ch thøc kh«ng ph¶i bÊt kú doanh nghiÖp nµo còng ®øng v÷ng trªn thÞ trêng, mµ ph¶i ®¬ng ®Çu víi nh÷ng khã kh¨n vµ rñi ro. Sù canh tranh, ganh ®ua nhau, giµnh giËt chiÕm lÜnh thÞ trêng, ®¸p øng nhu cÇu thÞ hiÕu ngêi tiªu dïng diÔn ra h¬n lóc nµo hÕt. Trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt, c¸c doanh nghiÖp ®Òu t×m mäi biÖn ph¸p ®Ó s¶n xuÊt ra s¶n phÈm víi sè lîng nhiÒu, chÊt lîng cao nhÊt chi phÝ thÊp nhÊt vµ thu ®îc lîi nhuËn nhiÒu nhÊt. §Ó ®¹t ®îc môc tiªu nµy bÊt kú mét ngêi qu¶n lý nµo còng ph¶i nhËn thøc ®îc vai trß cña th«ng tin kÕ to¸n nãi chung, kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng. ViÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®Ó kÕ to¸n ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu ë doanh nghiÖp cã vai trß ®Æc biÖt quan träng. Vai trß ®ã ®îc thÓ hiÖn qua viÖc gióp cho nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp cã nh÷ng th«ng tin kÞp thêi vµ chÝnh x¸c ®Ó lùa chän ph¬ng ¸n s¶n xuÊt kinh doanh mét c¸ch tèt nhÊt, lËp dù to¸n chi phÝ nguyªn vËt liÖu ®¶m b¶o cung cÊp ®ñ ®óng chÊt lîng vµ kÞp thêi cho s¶n xuÊt gióp cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt diÔn ra nhÞp nhµng ®óng kÕ ho¹ch ®ång thêi x¸c ®Þnh ®îc nhu cÇu nguyªn vËt liÖu dù tr÷ hîp lý tr¸nh g©y ø ®äng vèn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu nh»m h¹ thÊp chi phÝ s¶n xuÊt, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. C«ng ty DÖt - May Hµ Néi lµ mét c«ng ty lín, mÆt hµng s¶n xuÊt chñ yÕu lµ v¶i, sîi, s¶n phÈm dÖt kim nªn sè lîng c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu hµng n¨m cña c«ng ty nhËp vÒ võa lín võa phong phó vµ ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i. ChÝnh v× vËy c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty rÊt ® îc chó träng vµ ®îc xem lµ mét bé phËn qu¶n lý kh«ng thÓ thiÕu ®îc trong toµn bé c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty. Víi nh÷ng lý do trªn, em quÕt ®Þnh lùa chän ®Ò tµi: "Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt kiÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi ". §Ò tµi nµy ngoµi phÇn më ®Çu vµ kÕt luËn gåm cã 3 phÇn: - PhÇn I: Nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp - PhÇn II: Thùc tr¹ng kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt -May Hµ Néi -1- Lª Thu H¬ng - PhÇn III: Ph¬ng híng hoµn thiÖn tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt May Hµ Néi MÆc dï rÊt cè g¾ng vµ lu«n nhËn ®îc sù gióp ®ì tËn t×nh cña c« gi¸o híng dÉn NguyÔn T« Phîng, nhng do nhËn thøc vµ tr×nh ®é cßn h¹n chÕ, nªn b¸o c¸o ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng tån t¹i vµ thiÕu sãt. Do vËy, em rÊt mong sù ®ãng gãp ý kiÕn cña thÇy, c« gi¸o, c¸c c« chó, anh chÞ phßng tµi vô trong c«ng ty cïng toµn bé c¸c b¹n ®äc nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c« gi¸o híng dÉn NguyÔn T« Phîng vµ c¸c c« chó, anh chÞ ë phßng KÕ to¸n tµi chÝnh c«ng ty DÖt - May Hµ Néi ®· gióp em hoµn thµnh b¸o c¸o nµy. -2- Lª Thu H¬ng PhÇn I Nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n kÕ to¸n Nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp I. ý nghÜa cña nguyªn vËt liÖu vµ qu¶n lý nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp 1. Vai trß cña nguyªn vËt liÖu 1.1. §Æc ®iÓm cña nguyªn vËt liÖu. §Ó tiÕn hµnh s¶n xuÊt kinh doanh c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè c¬ b¶n, ®ã lµ: lao ®éng, t liÖu lao ®éng vµ ®èi tîng lao ®éng. Nguyªn vËt liÖu lµ ®èi tîng lao ®éng, lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Nguyªn vËt liÖu lµ ®èi tîng lao ®éng ®· tr¶i qua t¸c ®éng cña lao ®éng con ngêi vµ ®îc c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt sö dông lµm chÊt liÖu ban ®Çu ®Ó t¹o ra s¶n phÈm. Nguyªn vËt liÖu cã c¸c ®Æc ®iÓm: sau mçi chu kú s¶n xuÊt, nguyªn vËt liÖu ®îc tiªu dïng toµn bé h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu cña nã kh«ng tån tµi. Nãi kh¸c ®i, nguyªn vËt liÖu bÞ tiªu hao hoµn toµn hay bÞ biÕn d¹ng ®i trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ cÊu thµnh h×nh th¸i vËt chÊt cña s¶n phÈm. Gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu ®îc chuyÓn dÞch toµn bé vµ chuyÓn dÞch mét lÇn vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm s¶n xuÊt ra, nguyªn vËt liÖu kh«ng hao mßn dÇn nh tµi s¶n cè ®Þnh. 1.2. Vai trß cña nguyªn vËt liÖu Tõ ®Æc ®iÓm c¬ b¶n cña nguyªn vËt liÖu, ta cã thÓ thÊy nguyªn vËt liÖu ®îc xÕp vµo tµi s¶n lu ®éng, gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu thuéc vèn lu ®éng. Nguyªn vËt liÖu cã nhiÒu lo¹i, thø kh¸c nhau, b¶o qu¶n phøc t¹p. Nguyªn vËt liÖu thêng ®îc nhËp xuÊt hµng ngµy. Nguyªn vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, tham gia thêng xuyªn vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm, ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn s¶n phÈm ®îc s¶n xuÊt. Th«ng thêng trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, nguyªn vËt liÖu thêng chiÕm mét tû träng rÊt lín trong chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm, nªn viÖc tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu vµ sö dông ®óng môc ®Ých, ®óng kÕ ho¹ch cã ý nghÜa quan träng trong viÖc h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ thùc hiÖn tèt kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. XuÊt ph¸t tõ vai trß quan träng cña nguyªn vËt liÖu ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i qu¶n lý chÆt chÏ nguyªn vËt liÖu ë tÊt c¶ c¸c kh©u thu -3- Lª Thu H¬ng mua, b¶o qu¶n, d÷ tr÷, sö dông. Trong mét chõng mùc nµo ®ã, gi¶m møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu lµ c¬ së ®Ó t¨ng thªm s¶n phÈm míi cho x· héi, tiÕt kiÖm ®îc nguån tµi nguyªn vèn kh«ng ph¶i lµ v« tËn. 2. Ph©n lo¹i, ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu. 2.1 Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu lµ s¾p xÕp c¸c thø nguyªn vËt liÖu cïng lo¹i víi nhau theo mét ®Æc trng nhÊt ®Þnh nµo ®ã thµnh tõng nhãm ®Ó thuËn lîi cho viÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n. Nguyªn vËt liÖu sö dông trong doanh nghiÖp bao gåm nhiÒu lo¹i cã c«ng dông kh¸c nhau ®îc sö dông ë nhiÒu bé phËn kh¸c nhau, cã thÓ ®îc b¶o qu¶n, dù tr÷ trªn nhiÒu ®Þa bµn kh¸c nhau. Do vËy ®Ó thèng nhÊt c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu gi÷a c¸c bé phËn cã liªn quan, phôc vô cho yªu cÇu ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh cung cÊp, sö dông nguyªn vËt liÖu cÇn ph¶i ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu. Cã nhiÒu c¸ch ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu, hiÖn nay c¸ch chñ yÕu lµ ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu theo t¸c dông cña nã ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt Theo c¸ch nµy th× nguyªn vËt liÖu ®îc ph©n ra thµnh c¸c lo¹i nh sau: - Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh: (bao gåm c¶ nöa thµnh phÈm mua ngoµi). §èi víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ ®èi t îng lao ®éng chñ yÕu cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm nh s¾t, thÐp trong c¸c doanh nghiÖp chÕ t¹o m¸y, c¬ khÝ, x©y dùng c¬ b¶n, b«ng trong c¸c doanh nghiÖp kÐo sîi, v¶i trong doanh nghiÖp may... §èi víi nöa thµnh phÈm mua ngoµi víi môc ®Ých tiÕp tôc qóa tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm vÝ nh : Sîi mua ngoµi trong c¸c nhµ m¸y dÖt còng ®îc coi lµ nguyªn vËt liÖu chÝnh. - VËt liÖu phô: lµ ®èi tîng lao ®éng nhng kh«ng ph¶i lµ c¬ së vËt chÊt chñ yÕu ®Ó h×nh thµnh nªn s¶n phÈm míi. VËt liÖu phô chØ cã vai trß phô trî trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ® îc sö dông kÕt hîp víi vËt liÖu chÝnh ®Ó hoµn thiÖn vµ n©ng cao tÝnh n¨ng chÊt lîng cña s¶n phÈm, hoÆc ®îc sö dông ®Ó ®¶m b¶o cho c«ng cô lao ®éng ho¹t ®éng b×nh thêng, hoÆc ®Ó phôc vô cho yªu cÇu kü thuËt, nhu cÇu qu¶n lý. - Nhiªn liÖu: lµ thø ®Ó t¹o ra n¨ng lîng cung cÊp nhiÖt lîng bao gåm c¸c lo¹i ë thÓ r¾n, láng, khÝ dïng ®Ó phôc vô cho c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm cho c¸c ph¬ng tiÖn vËt t¶i m¸y mãc thiÕt bÞ ho¹t ®éng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh nh: x¨ng, dÇu, than... Nhiªn liÖu thùc chÊt lµ vËt liÖu phô ®Ó t¸ch thµnh mét nhãm riªng do vai trß quan träng cña nã nh»m môc ®Ých qu¶n lý vµ h¹ch to¸n thuËn tiÖn h¬n. -4- Lª Thu H¬ng - Phô tïng thay thÕ: bao gåm c¸c lo¹i phô tïng, chi tiÕt dïng ®Ó thay thÕ söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ s¶n xuÊt ph¬ng tiÖn vËn t¶i. - ThiÕt bÞ vµ vËt liÖu x©y dùng c¬ b¶n: lµ c¸c vËt liÖu, thiÕt bÞ phôc vô cho ho¹t ®éng x©y dùng c¬ b¶n, t¶i t¹o tµi s¶n cè ®Þnh. - PhÕ liÖu thu håi: lµ nh÷ng lo¹i phÕ liÖu thu håi tõ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®Ó sö dông hoÆc b¸n ra ngoµi. ViÖc ph©n chia nµy gióp cho doanh nghiÖp tæ chøc c¸c tµi kho¶n chi tiÕt dÔ dµng h¬n trong viÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. Tuy nhiªn do qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cô thÓ ®îc tiÕn hµnh ë c¸c doanh nghiÖp kh¸c nhau nªn viÖc ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu nh trªn chØ mang tÝnh chÊt t¬ng ®èi. Ngoµi ra cã thÓ ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu theo c¸c lo¹i sau: - C¨n cø vµo nguån thu nhËp, nguyªn vËt liÖu ®îc chia thµnh. . Nguyªn vËt liÖu mua ngoµi: mua tõ thÞ trêng trong níc hoÆc mua nhËp khÈu. . Nguyªn vËt liÖu tõ qua c«ng chÕ biÕn . Nguyªn vËt liÖu thu ngoµi qua c«ng s¶n xuÊt. . Nguyªn vËt liÖu nhËp gãp vèn. - C¨n cø vµo chøc n¨ng nguyªn vËt liÖu ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt th× nguyªn vËt liÖu bao gåm: . Nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp dïng cho chÕ t¹o s¶n phÈm vµ s¶n xuÊt . Nguyªn vËt liÖu dïng cho c¸c nhu cÇu kh¸c: phôc vô ë c¸c ph©n xëng, tæ ®éi s¶n xuÊt, cho nhu cÇu b¸n hµng qu¶n lý doanh nghiÖp. 2.2 §Þnh gi¸ nguyªn vËt liÖu §¸nh gi¸ vËt liÖu lµ c¸ch x¸c ®Þnh gi¸ trÞ cña chóng theo tõng nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh. Theo quy ®Þnh hiÖn hµnh kÕ to¸n nhËp xuÊt, tån nguyªn vËt liÖu ph¶i ph¶n ¸nh theo gi¸ trÞ kinh tÕ, khi xuÊt kho còng ph¶i x¸c ®Þnh gi¸ trÞ thùc tÕ xuÊt kho theo ®óng ph¬ng ph¸p quy ®Þnh. Sau ®©y lµ mét sè ph¬ng ph¸p ®Þnh gi¸ nguyªn vËt liÖu. 2.2.1 §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ trÞ thùc tÕ. a. Gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho. - §èi víi nguyªn vËt liÖu ngoµi lµ trÞ gi¸ vèn thùc tÕ nhËp kho TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu = Gi¸ mua vËt liÖu (theo ho¸ ®¬n) + -5- Chi phÝ kh©u mua + ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã) Lª Thu H¬ng Chi phÝ mua thùc tÕ gåm: Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì, b¶o qu¶n, chi phÝ thuª kho, thuª b·i, tiÒn ph¹t, tiÒn båi thêng... + §èi víi c¸c ®¬n vÞ tÝnh thuÕ VAT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ th× gi¸ mua thùc tÕ lµ gi¸ kh«ng thuÕ VAT ®Çu vµo. + §èi víi c¸c ®¬n vÞ tÝnh thuÕ VAT trùc tiÕp vµ lµ c¬ së kinh doanh kh«ng thuéc ®èi träng chÞu thuÕ th× gi¸ mua thùc tÕ lµ gi¸ mua ®· cã thuÕ VAT. + §èi víi nguyªn vËt liÖu mua vµo sö dông ®ång thêi c¶ hai ho¹t ®éng chÞu thuÕ vµ kh«ng chÞu thuÕ VAT th× vÒ nguyªn t¾c ph¶i h¹ch to¸n riªng vµ chØ ®îc khÊu tõ VAT ®Çu vµo ®èi víi phÇn nguyªn vËt liÖu chÞu thuÕ VAT ®Çu ra. + Trêng hîp kh«ng thÓ h¹ch to¸n riªng th× toµn bé VAT ®Çu vµo cña nguyªn vËt liÖu ®Òu ph¶n ¸nh trªn tµi kho¶n 113 (1331) ®Õn cuèi kú kÕ to¸n míi ph©n bæ VAT ®Çu vµo ®îc khÊu trõ theo tû lÖ phÇn tr¨m gi÷a doanh thu chÞu thuÕ VAT trªn tæng doanh thu b¸n hµng cña doanh nghiÖp. Sè thuÕ VAT kh«ng ®îc khÊu trõ sÏ ph¶n ¸nh vµo gi¸ tån hµng b¸n (632) trêng hîp sè tån kho qu¸ lín th× sÏ ®îc ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n 142 (1422). + Trêng hîp nguyªn vËt liÖu doanh nghiÖp thu mua cña c¸c c¸ nh©n hoÆc tæ chøc s¶n xuÊt ®em b¸n s¶n phÈm chÝnh hä (thêng lµ nguyªn vËt liÖu thuéc hµng n«ng s¶n) th× ph¶i lËp b¶ng kª thu mua hoa hång vµ sÏ ®îc khÊu trõ VAT theo tû lÖ 2% trªn tæng gi¸ trÞ hµng mua vµo. Tr êng hîp khÊu trõ nµy kh«ng ®îc ¸p dông ®èi víi c¸c doanh nghiÖp thu mua nguyªn vËt liÖu ®Ó xuÊt khÈu hoÆc ®Ó s¶n xuÊt hµng xuÊt khÈu. - §èi víi vËt liÖu do doanh nghiÖp tù gia c«ng chÕ biÕn th× gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu lµ gi¸ vËt liÖu xuÊt gia c«ng, chÕ biÕn, céng víi c¸c chi phÝ gia c«ng chÕ biÕn. Chi phÝ chÕ biÕn gåm: chi phÝ nh©n c«ng, chi phÝ khÊu hao m¸y mãc thiÕt bÞ vµ c¸c kho¶n chi phÝ kh¸c. - §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn. Gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu Gi¸ trÞ Chi phÝ nguyªn vËt thuª ngoµi = + liÖu xuÊt gia c«ng gia c«ng Chi phÝ thuª ngoµi gia c«ng gåm: tiÒn thùc gia c«ng ph¶i tr¶ chi phÝ vËn chuyÓn ®Õn c¬ së gia c«ng vµ ngîc l¹i. - §èi víi vËt liÖu nhËn vèn gãp liªn doanh th× gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ trÞ vËt liÖu do héi ®ång gia c«ng ®¸nh gi¸. -6- Lª Thu H¬ng - §èi víi vËt liÖu do nhµ níc cÊp hoÆc ®îc tÆng th× gi¸ trÞ thùc tÕ ®îc tÝnh lµ gi¸ trÞ cña vËt liÖu ghi trªn biªn b¶n bµn giao hoÆc ghi theo gi¸ trÞ vËt hiÕn tÆng, thëng t¬ng ®¬ng víi gi¸ trÞ trêng. - §èi víi phÕ liÖu thu håi: ®îc ®¸nh gi¸ theo gi¸ íc tÝnh hoÆc gi¸ thùc tÕ (cã thÓ b¸n ®îc). b. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho. VËt liÖu trong doanh nghiÖp ®îc thu mua nhËp kho thêng xuyªn tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau. Do vËy gi¸ thùc tÕ cña tõng lÇn, tõng ®ît nhËp còng kh«ng hoµn toµn gièng nhau v× trong khi xuÊt kho kÕ to¸n ph¶i tÝnh to¸n x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho cho c¸c ®èi t îng sö dông theo ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho ®· ®îc ®¨ng ký ¸p dông trong c¸c niªn ®é kÕ to¸n. §Ó tÝnh trÞ gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu xuÊt kho c¸c doanh nghiÖp cã thÓ ¸p dông mét trong c¸c ph¬ng ph¸p sau. * Ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ theo gi¸ ®Ých danh. - Ph¬ng ph¸p nµy ®îc ¸p dông víi c¸c vËt liÖu cã gi¸ trÞ cao, c¸c lo¹i vËt t ®Æc chñng. Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho ®îc c¨n cø vµo ®¬n gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho theo tõng l«, tõng lo¹t nhËp, vµ sè lîng xuÊt kho theo tõng lÇn. Sö dông ph¬ng ph¸p ®Ých danh sÏ t¹o thuËn lîi cho kÕ to¸n trong viÖc tÝnh to¸n gi¸ thµnh vËt liªô ®îc chÝnh x¸c, ph¶n ¸nh ®îc mèi quan hÖ c©n ®èi gi÷a hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ nhng cã nhîc ®iÓm lµ ph¶i theo dâi chi tiÕt gi¸ vËt liÖu nhËp kho theo tõng lÇn nhËp nÕu kh«ng vËt liÖu xuÊt kho sÏ kh«ng s¸t víi gi¸ thùc tÕ cña thÞ trêng. * Ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ theo gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn. Ph¬ng ph¸p nµy thÝch hîp víi nh÷ng doanh nghiÖp cã Ýt danh ®iÓm vËt t. Theo ph¬ng ph¸p nµy c¨n cø vµo gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp kho trong kú, kÕ to¸n x¸c ®Þnh gi¸ b×nh qu©n cña mét ®¬n vÞ vËt liÖu. C¨n cø vµo lîng vËt liÖu xuÊt trong kú vµ gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt trong kú. Gi¸ thùc tÕ xuÊt = kho TrÞ gi¸ thùc tÕ tån ®Çu kú + gi¸ trÞ thùc tÕ nhËp kho trong kú Sè l îng tån ®Çu kú + sè l îng nhËp trong kú TÝnh theo ph¬ng ph¸p nµy sÏ cã kÕt qu¶ chÝnh x¸c, nhng nã ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i h¹ch to¸n ®îc chÆt chÏ vÒ mét sè lîng cña tõng lo¹i vËt liÖu, c«ng viÖc tÝnh to¸n phøc t¹p ®ßi hái tr×nh ®é cao. -7- Lª Thu H¬ng * Ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ theo gi¸ thùc tÕ nhËp tríc - xuÊt tríc. Theo ph¬ng ph¸p nµy vËt liÖu nhËp tríc ®îc xuÊt dïng hÕt míi xuÊt dïng ®Õn lÇn nhËp sau. Do ®ã, gi¸ vËt liÖu xuÊt dïng ®îc tÝnh hÕt theo gi¸ nhËp kho lÇn tríc, xong míi tÝnh theo gi¸ nhËp kho lÇn sau. Nh vËy gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån cuèi kú chÝnh lµ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho thuéc c¸c lÇn mua vµo sau cïng. Nh vËy nÕu gi¸ cã xu híng t¨ng lªn th× gi¸ cña vËt liÖu tån kho cuèi kú sÏ cao vµ gi¸ trÞ vËt liÖu sö dông sÏ nhá ®i nªn gi¸ thµnh phÈm gi¶m, lîi nhuËn trong kú t¨ng. Trêng hîp ngîc l¹i gi¸ c¶ cã xu híng gi¶m th× chi phÝ vËt liÖu trong kú sÏ lín. Do ®ã lîi nhuËn trong kú sÏ gi¶m vµ gi¸ trÞ vËt liÖu tån kho cuèi kú sÏ nhá. * Ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ theo gi¸ thùc tÕ nhËp sau – xuÊt tr íc. Theo ph¬ng ph¸p nµy, nh÷ng vËt liÖu mua sau sÏ ®îc xuÊt tríc tiªn ph¬ng ph¸p nµy ngîc l¹i víi ph¬ng ph¸p nhËp tríc – xuÊt tríc. 2.2.2 §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ h¹ch to¸n. ViÖc dïng gi¸ thùc tÕ ®Ó h¹ch to¸n vËt liÖu thêng ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp cã quy m« kh«ng lín, chñng lo¹i vËt t kh«ng nhiÒu. §èi víi c¸c doanh nghiÖp cã quy m« lín, khèi lîng chñng lo¹i vËt t nhiÒu t×nh h×nh nhËp xuÊt diÔn ra thêng xuyªn th× viÖc x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu hµng lµ rÊt khã kh¨n tèn nhiÒu chi phÝ. Trong nh÷ng tr êng hîp ®ã ®Ó ®¶m b¶o theo dâi kÞp thêi viÖc gi¸ h¹ch to¸n lµ gi¸ t¹m tÝnh hay gi¸ kÕ ho¹ch ®îc quy ®Þnh thèng nhÊt trong ph¹m vi doanh nghiÖp vµ ®îc sö dông trong kú chóng ta cã thÓ tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ h¹ch to¸n theo c¸c bíc sau: * Hµng ngµy sö dông gi¸ h¹ch to¸n theo gi¸ thùc tÕ ®Ó cã sè liÖu ghi vµo tµi kho¶n sè kÕ to¸n tæng hîp vµ b¸o c¸o kÕt qu¶ theo c«ng thøc. HÖ sè gi¸ vËt liÖu TrÞ gi¸ thùc tÕ VL tån ®Çu kú + trÞ gi¸ thùc tÕ VL nhËp trong kú = TrÞ gi¸ h¹ch to¸n VL tån ®Çu kú + trÞ gi¸ h¹ch to¸n VL nhËp trong kú -8- Lª Thu H¬ng Gi¸ vËt liÖu thùc tÕ xuÊt trong kú = Gi¸ vËt liÖu xuÊt kho trong kú x HÖ sè gi¸ Tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm, yªu cÇu, tr×nh ®é qu¶n lý cña doanh nghiÖp mµ hÖ sè gi¸ vËt liÖu cã thÓ tÝnh riªng cho tõng thø tõng lo¹i hoÆc c¶ lo¹i vËt liÖu. Tuy cã nhiÒu ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ vËt liÖu nhng mçi doanh nghiÖp chØ ®îc ¸p dông mét trong nh÷ng ph¬ng ph¸p ®ã v× mçi ph¬ng ph¸p cã u ®iÓm vµ nhîc ®iÓm riªng nªn ¸p dông ph¬ng ph¸p nµo cho phï hîp víi ®Æc ®iÓm, quy m« lµ vÊn ®Ò ®Æt ra cho mçi doanh nghiÖp. 3. Yªu cÇu qu¶n lý vµ nhiÖm vô cña kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu. 3.1 Yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu. Muèn cho c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp tiÕn hµnh ®îc ®Òu ®Æn, liªn tôc ph¶i thêng xuyªn ®¶m b¶o cho nã c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu ®ñ vÒ sè lîng, kÞp vÒ thêi gian, ®óng vÒ quy c¸ch phÈm chÊt. §Êy lµ mét vÊn ®Ò b¾t buéc mµ nÕu thiÕu th× kh«ng thÓ cã qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm ®îc. §¶m b¶o cung øng, dù tr÷, sö dông tiÕt kiÖm c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu cã t¸c ®éng m¹nh mÏ ®Õn c¸c mÆt ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Do ®ã yªu cÇu qu¶n lý chóng thÓ hiÖn mét sè ®iÓm sau: - Thu mua: nguyªn vËt liÖu lµ tµi s¶n dù tr÷ s¶n xuÊt th êng xÈy ra biÕn ®éng do c¸c doanh nghiÖp ph¶i thêng xuyªn tiÕn hµnh cung øng vËt t nh»m ®¸p øng kÞp thêi cho s¶n xuÊt. Cho nªn kh©u mua ph¶i qu¶n lý vÒ khèi lîng qu¶n lý cã hiÖu qu¶, chèng thÊt tho¸t vËt liÖu, viÖc thu mua theo ®óng yªu cÇu sö dông, gi¸ mua hîp lý, thÝch hîp víi chi phÝ thu mua ®Ó h¹ thÊp gi¸ thµnh s¶n phÈm. - B¶o qu¶n: viÖc dù tr÷ vËt liÖu hiÖn t¹i kho, b·i cÇn ®îc thùc hiÖn theo ®óng chÕ ®é quy ®Þnh cho tõng lo¹i vËt liÖu phï hîp víi tÝnh chÊt lý, ho¸ cña mçi lo¹i, mçi quy m« tæ chøc cña doanh nghiÖp tr¸nh t×nh tr¹ng thÊt tho¸t, l·ng phÝ vËt liÖu ®¶m b¶o an toµn lµ mét trong c¸c yªu cÇu qu¶n lý ®èi víi vËt liÖu. - Dù tr÷: xuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu chØ tham gia viÖc dù tr÷ nguyªn vËt liÖu nh thÕ nµo ®Ó ®¸p øng yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh hiÖn t¹i lµ ®iÒu kiÖn hÕt søc quan träng. Môc ®Ých cña dù tr÷ lµ ®¶m b¶o cho nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh kh«ng qu¸ ø ®äng vèn nh ng kh«ng lµm gi¸n ®o¹n qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. H¬n n÷a, doanh nghiÖp cÇn ph¶i x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷ vËt liÖu cÇn thiÕt, tèi ®a, tèi thiÓu cho s¶n xuÊt, x©y dùng x¸c ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu. - Sö dông: sö dông tiÕt kiÖm, hîp lý trªn c¬ së x¸c ®Þnh møc chi phÝ cã ý nghÜa quan träng trong viÖc h¹ thÊp, chi phÝ s¶n xuÊt, gi¸ thµnh -9- Lª Thu H¬ng s¶n phÈm, t¨ng thu nhËp tÝch luü cho doanh nghiÖp. Do vËy trong kh©u sö dông cÇn qu¸n triÖt nguyªn t¾c sö dông ®óng møc quy ®Þnh sö dông ®óng quy tr×nh s¶n xuÊt ®¶m b¶o tiÕt kiÖm chi phÝ trong gi¸ thµnh. Nh vËy ®Ó tæ chøc tèt c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu nãi chung vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng ®ßi hái ph¶i cã nh÷ng ®iÒu kiÖn nhÊt ®Þnh. §iÒu kiÖn quan träng ®Çu tiªn lµ c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã ®Çy ®ñ kho tµng ®Ó b¶o qu¶n nguyªn vËt liÖu, kho ph¶i ® îc trang bÞ c¸c ph¬ng tiÖn b¶o qu¶n vµ c©n, ®o, ®ong, ®Õm cÇn thiÕt, ph¶i bè trÝ thñ kho vµ nh©n viªn b¶o qu¶n cã nghiÖp vô thÝch hîp vµ cã kh¶ n¨ng n¾m v÷ng vµ thùc hiÖn viÖc ghi chÐp ban ®Çu còng nh sæ s¸ch h¹ch to¸n kho. ViÖc bè trÝ, s¾p xÕp nguyªn vËt liÖu trong kho ph¶i ®óng yªu cÇu vµ kü thuËt b¶o qu¶n, thuËn tiÖn cho viÖc nhËp, xuÊt vµ theo dâi kiÓm tra. §èi víi mçi thø nguyªn vËt liÖu ph¶i x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷, x¸c ®Þnh râ giíi h¹n dù tr÷ tèi thiÓu, tèi ®a ®Ó cã c¨n cø phßng ngõa c¸c trêng hîp thiÕu vËt t phôc vô s¶n xuÊt hoÆc dù tr÷ vËt t qu¸ nhiÒu g©y ø ®äng vèn. Ngoµi ra ph¶i x¸c ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm vËt chÊt cña c¸c c¸ nh©n vµ tæ chøc cã liªn quan ®Õn sù an toµn cña nguyªn vËt liÖu trong c¸c kh©u thu mua, dù tr÷ vµ sö dông. X©y dùng quy chÕ xö lý râ rµng, nghiªm ngÆt c¸c trêng hîp nguyªn vËt liÖu ø ®äng, kÐm phÈm chÊt, hao hôt, gi¶m gi¸ 3.2 NhiÖm vô cña kÕ to¸n vËt liÖu. NhËn thøc ®îc vÞ trÝ cña nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®ßi hái hÖ thèng qu¶n lý ph¶n ¸nh chÝnh x¸c ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin sè liÖu vÒ nguyªn vËt liÖu. Do vËy, nhiÖm vô ®Æt ra ®èi víi c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu lµ: - Tæ chøc ghi chÐp, ph¶n ¸nh, tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh thu mua, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n, nhËp, xuÊt tån nguyªn vËt liÖu. TÝnh gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu ®· mua. KiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch thu mua nguyªn vËt liÖu vÒ sè lîng, chÊt lîng, chñng lo¹i, gi¸ c¶, thêi h¹n... nh»m ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ nguyªn vËt liÖu cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. - ¸p dông ®óng ®¾n ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. Híng dÉn vµ kiÓm tra c¸c ph©n xëng, c¸c phßng ban trong ®¬n vÞ thùc hiÖn ®Çy ®ñ chÕ ®é ghi chÐp ban ®Çu vÒ nguyªn vËt liÖu. - KiÓm tra viÖc chÊp hµnh chÕ ®é b¶o qu¶n, dù tr÷, sö dông nguyªn vËt liÖu. KiÓm tra t×nh h×nh nhÊp xuÊt nguyªn vËt liÖu. Ph¸t hiÖn, ng¨n ngõa ®Ò xuÊt biÖn ph¸p xö lý nguyªn vËt liÖu thõa, thiÕu, ø ®äng, kÐm phÈm chÊt ®Ó ®éng viªn ®óng møc nguån vèn néi bé, t¨ng nhanh tèc ®é chu chuyÓn vèn. TÝnh to¸n chÝnh x¸c sè lîng, gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu thùc tÕ ®· ®a vµo sö dông vµ tiªu hao trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Ph©n bæ c¸c gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu ®· tiªu hao vµo c¸c ®èi tîng sö dông. -10- Lª Thu H¬ng - Tham gia kiÓm kª vµ ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu theo chÕ ®é quy ®Þnh. LËp c¸c b¶n b¸o c¸o vÒ nguyªn vËt liÖu. Ph©n tÝch kinh tÕ t×nh h×nh thu mua, dù tr÷, b¶o qu¶n vµ sö dông nguyªn vËt liÖu nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu. II. Tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu 1. Chøng tõ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. §Ó ®¸p øng yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n trÞ doanh nghiÖp h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ph¶i ®îc thùc hiÖn theo tõng kho, tõng lo¹i, tõng nhãm, tõng thø vËt liÖu vµ ph¶i ®îc tiÕn hµnh ®ång thêi ë kho vµ phßng kÕ to¸n trªn cïng mét c¬ së kÕ to¸n chøng tõ. Theo chÕ ®é chøng tõ kÕ to¸n quy ®Þnh ban hµnh theo quyÕt ®Þnh 1141/TC/Q§/C§KT ngµy 1/11/1995 cña Bé trëng Bé Tµi chÝnh, c¸c chøng tõ kÕ to¸n vÒ vËt liÖu c«ng cô dïng cô gåm: - PhiÕu nhËp kho (mÉu 01 – VT) - PhiÕu xuÊt kho (mÉu 02 – VT) - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé (mÉu 03 – VT) - PhiÕu xuÊt vËn t¶i theo h¹n møc (mÉu 04 – KT) - Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (mÉu 05 –VT) - Thuª kho (mÉu 06 – VT) - Biªn b¶n kiÓm kª vËt t, s¶n phÈm hµng ho¸ (mÉu 08 – VT) - Ho¸ ®¬n kiÓm phiÕu xuÊt kho (mÉu 02 – VT) - Ho¸ ®¬n cíc vËn chuyÓn (mÉu 03 – VT) Ngoµi c¸c chøng tõ b¾t buéc sö dông thèng nhÊt theo quy ®Þnh nhµ níc trong c¸c doanh nghiÖp cã thÓ sö dông c¸c chøng tõ kª khai chung nh÷ng c¸c chøng tõ kh¸c tuú thuéc t×nh h×nh ®Æc ®iÓm cña tõng doanh nghiÖp thuéc c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng, thµnh phÇn kinh tÕ, h×nh thøc së h÷u kh¸c nhau. §èi víi c¸c chøng tõ kÕ to¸n thèng nhÊt b¾t buéc ph¶i kÞp thêi ®Çy ®ñ theo ®óng quy ®Þnh vÒ mÉu, néi dung vµ ph¬ng ph¸p. Tuú thuéc vµo ph¬ng ph¸p, kÕ to¸n chi tiÕt ¸p dông trong doanh nghiÖp mµ sö dông c¸c sæ chi tiÕt sau: - Sæ (thÎ, kho) - Sæ (thÎ, kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu) -11- Lª Thu H¬ng - Sæ ®èi chiÕu vËn chuyÓn. .......... Sè (thÎ) kho (mÉu 06 – VT) ®îc sö dông ®Ó theo dâi sè lîng nhËp, xuÊt, tån tõng thø vËt liÖu theo tõng kho. ThÎ kho do phßng kÕ to¸n lËp vµ ghi c¸c chØ tiªu: tªn nhiªn liÖu, quy c¸ch, ®¬n vÞ tÝnh... Sau ®ã göi cho thñ kho ®Ó h¹ch to¸n nghiÖp vô ë kho, kh«ng ph©n biÖt kÕ to¸n chi tiÕt theo ph¬ng ph¸p nµo. C¸c sã thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu, sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, sè d vËt liÖu ®îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh nghiÖp vô nhËp xuÊt, tån kho vËt liÖu vÒ mÆt gi¸ trÞ tuú thuéc vµo ph¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt ¸p dông trong doanh nghiÖp. Ngoµi c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt cßn cã thªm c¸c b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt b¶ng kª luü kÕ, tæng hîp nhËp – xuÊt tån kho vËt liÖu, phôc vô cho viÖc ghi sæ kÕ to¸n ®îc ®¬n gi¶n, nhanh chãng vµ kÞp thêi. 2. C¸c ph¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu VËt liÖu dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp th êng bao gåm nhiÒu chñng lo¹i kh¸c nhau, nÕu thiÕu mét chñng lo¹i nµo ®ã cã thÓ g©y ngõng s¶n xuÊt. ChÝnh v× vËy h¹ch to¸n vËt liÖu ph¶i ®¶m b¶o theo dâi ®îc t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng chñng lo¹i vËt liÖu. §©y lµ c«ng t¸c phøc t¹p vµ khã kh¨n ®ßi hái ph¶i thùc hiÖn kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu lµ theo dâi ghi chÐp thêng xuyªn liªn tôc sù biÕn ®éng nhËp xuÊt tån kho cña tõng lo¹i vËt liÖu sö dông táng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp vÒ sè lîng (hiÖn vËt, vµ gi¸ trÞ...) Trong c«ng t¸c kÕ to¸n hiÖn nay ë níc ta nãi chung vµ ë c¸c níc c«ng nghiÖp nãi riªng ®ang ¸p dông mét trong ba ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu sau: ph¬ng ph¸p thÎ song song, ph¬ng ph¸p sè ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, ph¬ng ph¸p sè d. 2.1 Ph¬ng ph¸p thÎ song song. - T¹i kho: viÖc ghi chÐp t×nh nhËp – xuÊt – tån kho hµng ngµy do thñ kho tiÕn hµnh trªn thÎ kho vµ chØ ghi vÒ mét sè lîng. Khi nhËn ®îc c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu thñ kho ph¶i tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña chøng tõ råi ghi sæ sè d thùc nhËp thùc xuÊt chøng tõ vµ thÎ kho. §Þnh kú thñ kho chuyÓn (hoÆc kÕ to¸n xuèng kho nhËn) c¸c chøng tõ nhËp xuÊt ®· ®îc ph©n lo¹i theo tõng thø vËt liÖu cho phßng kÕ to¸n. - T¹i phßng kÕ to¸n: kÕ to¸n sö dông sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt tån kho theo chØ tiªu hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ. VÒ c¬ b¶n sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu cã kÕt cÊu gièng nh thÎ kho nhng cã thªm c¸c cét ®Ó ghi chÐp theo chØ tiªu hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ cuèi th¸ng kÕ to¸n sæ chi tiÕt v©t liÖu vµ kiÓm tra ®èi chiÕu víi thÎ kho -12- Lª Thu H¬ng ngoµi ra ®Ó cã sè liÖu ®èi chiÕu kiÓm tra víi kÕ to¸n tæng hîp cÇn ph¶i tæng hîp sè liÖu chi tiÕt tõ c¸c sæ chi tiÕt vµo c¸c b¶ng tæng hîp. Cã thÓ kh¸i qu¸t tr×nh tù kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu theo s¬ ®å sau: S¬ ®å kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p thÎ song song. ThÎ kho Chøng tõ nhËp Chøng tõ xuÊt Sè kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng kª tæng hîp nhËp – xuÊt – tån kho Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Ghi ®èi chiÕu Sè kÕ to¸n tæng hîp * ¦u nhîc ®iÓm, ph¹m vi ¸p dông + ¦u ®iÓm: ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra, dÔ ®èi chiÕu. + Nhîc ®iÓm: viÖc ghi chÐp gi÷a thñ kho vµ phßng kÕ to¸n cßn trung l¾p c¸c chØ tiªu vÒ sè lîng. Ngoµi ra viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu chiÕu c¸c yÕu tè tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng, do vËy h¹n chÕ chøc n¨ng kÞp thêi cña kÕ to¸n. + Ph¹m vi ¸p dông: ThÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp Ýt chñng lo¹i vËt liÖu khèi lîng c¸c nghiÖp vô (chøng tõ) nhËp xuÊt Ýt, kh«ng th êng xuyªn vµ nghiÖp vô cña kÕ to¸n chuyªn m«n cßn h¹n chÕ. 2.2 Ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. - T¹i kho: viÖc ghi chÐp cña kho còng ®îc thùc hiÖn trªn thÎ kho gièng nh ph¬ng ph¸p song song. - T¹i phßng kÕ to¸n: kÕ to¸n më sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt – tån kho cña tõng thø vËt liÖu, ë tõng kho dïng cho c¶ n¨m nhng mçi th¸ng chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng. §Ó cã sè liÖu ghi ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, kÕ to¸n ph¶i lËp b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt, trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp xuÊt mµ theo ®Þnh kú thñ kho göi lªn Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn còng ®îc theo dâi c¶ vÒ chØ tiªu sè lîng vµ chØ -13- Lª Thu H¬ng tiªu gi¸ trÞ. Cuèi th¸ng tiÕn hµnh ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sè ®èi chiÕu lu©n chuyÓn víi thÎ kho vµ sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp. S¬ ®å kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn + ¦u ®iÓm: khèi lîng ghi chÐp cña kÕ to¸n ®îc gi¶m bít do chØ Chøng tõ ThÎ kho Chøng tõ nhËp xuÊt B¶ng kª nhËp Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn B¶ng kª xuÊt Sæ kÕ to¸n tæng hîp + Nhîc ®iÓm: viÖc ghi sæ kÕ to¸n trïng lÆp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n vÒ chØ tiªu hiÖn vËt, viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n còng chØ tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng nªn c«ng t¸c kiÓm tra bÞ h¹n chÕ. + Ph¹m vi ¸p dông: ¸p dông thÝch hîp cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã kh«ng nhiÒu nghiÖp vô nhËp – xuÊt; kh«ng bè trÝ riªng nh©n viªn kÕ to¸n vËt liÖu, do vËy kh«ng cã ®iÒu kiÖn ghi chÐp theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt hµng ngµy. 2.3. Ph¬ng ph¸p sè d. - T¹i kho: thñ kho còng dïng thÎ kho ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp – xuÊt tån kho cuèi th¸ng ph¶i ghi sè tån kho ®· tÝnh trªn thÎ kho sang sæ sè d vµo cét lîng. - T¹i phßng kÕ to¸n: kÕ to¸n më sæ theo dâi tõng kho chung cho c¸c lo¹i vËt liÖu ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp – xuÊt tõ b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt kÕChøng to¸n lËptõb¶ng luü kÕ nhËp, luü kÕThÎ xuÊtkho råi tõ b¶ng luü kª lËpChøng b¶ng tæng hîpt nhËp tõ xuÊ nhËp - xuÊt - tån kho theo tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu theo chØ tiªu gi¸ trÞ cuèi th¸ng khi nhËn sæ sè d do thñ kho göi lªn kÕ to¸n c¨n cø vµo sè tån kho cuèi th¸ng do thñ kho tÝnh vµ ghi sæ sè d ®ãng sæ h¹ch to¸n tÝnh ra gi¸ trÞ tån kho ®ÓB¶ng ghi vµo sè tiÒn trªn sæ sè d vµSæ viÖc cø vµo sè kªcét nhËp sèkiÓm d tra ®èi chiÕu c¨n B¶ng kª cét xuÊt tiÒn tån kho trªn sæ sè d vµ b¶ng kª tæng hîp nhËp - xuÊt - tån (cét sè tiÒn) vµ sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp. B¶ng luüS¬ ®å h¹ch to¸n chi B¶ng B¶ngsæluü kª liÖu tængtheo ph¬ng ph¸p tiÕt vËt d kª nhËp kªsèxuÊt hîp nhËp xuÊt - tån Sæ kÕ-14to¸n tæng hîp Lª Thu H¬ng + ¦u ®iÓm: tr¸nh ®îc viÖc ghi chÐp trïng lÆp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n gi¶m bít khèi lîng ghi chÐp kÕ to¸n, c«ng viÖc ®îc tiÕn hµnh ®Òu trong th¸ng. + Nhîc ®iÓm: do kÕ to¸n chØ theo dâi vÒ mÆt gi¸ trÞ, nªn muèn biÕt sæ hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m cña tõng lo¹i vËt liÖu vÒ mÆt hiÖn vËt th× ph¶i xem sè liÖu trªn thÎ kho h¬n n÷a viÖc kiÓm tra ph¸t hiÖn sai sãt gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n khã kh¨n. + Ph¹m vi ¸p dông: thÝch hîp cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã khèi lîng c«ng t¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt (chøng tõ nhËp - xuÊt) nhiÒu, th êng xuyªn nhiÒu chñng lo¹i vËt liÖu vµ víi ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n nhËp - xuÊt ®· x©y dùng hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô cña kÕ to¸n v÷ng vµng. III. KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu. Nguyªn vËt liÖu lµ tµi s¶n lu ®éng cña doanh nghiÖp, nã ®ù¬c nhËp – xuÊt kho thêng xuyªn, tuy nhiªn tuú theo ®Æc ®iÓm cña tõng doanh nghiÖp cã c¸c ph¬ng ph¸p kiÓm kª vËt liÖu kh¸c nhau. Cã doanh nghiÖp chØ kiÓm kª vËt liÖu mét lÇn trong kú b»ng c¸ch c©n ®o, ®ong, ®Õm vËt liÖu tån kho cuèi kú ngîc l¹i còng cã doanh nghiÖp kiÓm kª tõng nghiÖp vô nhËp xuÊt vËt liÖu. Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn lµ ph¬ng ph¸p theo dâi ph¶n ¸nh thêng xuyªn, liªn tôc cã hÖ thèng t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu trªn c¬ së kÕ to¸n. Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn dïng cho c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n tån kho nãi chung vµ c¸c tµi kho¶n vËt liÖu nãi riªng ®Ó ph¶n ¸nh sè hiÖn cã, t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña vËt hµng ho¸. V× vËy, nguyªn vËt liÖu tån kho trªn sæ kÕ to¸n ®îc x¸c ®Þnh bÊt cø lóc nµo trong kú kÕ to¸n. Cuèi kú kÕ to¸n c¨n cø vµo sè liÖu kiÓm kª thùc tÕ vËt liÖu tån kho so s¸nh ®èi chiÕu víi sè liÖu tån kho trªn sæ kÕ to¸n, nÕu cã chªnh lÖch ph¶i truú t×m nguyªn nh©n vµ cã gi¶i ph¸p xö lý kÞp thêi. -15- Lª Thu H¬ng Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn thêng ®îc ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt vµ c¸c ®¬n vÞ th¬ng nghiÖp kinh doanh c¸c mÆt hµng cã gi¸ trÞ lín. Ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®×nh kú lµ ph¬ng ph¸p kh«ng thùc sù thêng xuyªn, liªn tôc t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho trªn tµi kho¶n kÕ to¸n mµ chØ theo dâi, ph¶n ¸nh gi¸ trÞ tån kho ®Çu kú vµ gi¸ trÞ tån kho cuèi kú c¨n cø vµo sè liÖu kiÓm kª ®Þnh kú trong kho. ViÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu xuÊt chung trªn c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n tæng hîp kh«ng c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho mµ c¨n cø vµo gi¸ trÞ tån kho cuèi kú mua nhËp trong kú, kÕt qu¶ kiÓm kª cuèi kú ®Ó tÝnh. ChÝnh v× vËy trªn tµi kho¶n tæng hîp (tµi kho¶n 611) kh«ng thÓ hiÖn râ gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng cho tõng ®èi tîng cho tõng nhu cÇu s¶n xuÊt kh¸c nhau vµ kh«ng thÓ hiÖn ®îc sè mÊt m¸t h háng. Ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú ®îc ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã quy m« nhá Ýt chñng lo¹i vËt t víi quy c¸ch mÉu m· rÊt kh¸c nhau gi¸ trÞ thÊp vµ ®îc xuÊt thêng xuyªn. 1. Thñ tôc chøng tõ 1.1 Thñ tôc chøng tõ cÇn thiÕt trong nghiÖp vô thu mua vµ nhËp kho vËt liÖu. Trong nghiÖp vô thu mua vµ nhËp kho vËt liÖu doanh nghiÖp cÇn hai lo¹i chøng tõ b¾t buéc lµ ho¸ ®¬n b¸n hµng (ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho) vµ phiÕu nhËp kho. Ho¸ ®¬n b¸n hµng (ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho) do ngêi b¸n hµng lËp, ghi râ sè lîng tõng lo¹i hµng ho¸, ®¬n gi¸ vµ sè tiÒn mµ doanh nghiÖp ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n. Khi ¸p dông thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng th× trªn ho¸ ®¬n do ngêi b¸n lËp võa bao gåm phÇn mua vËt liÖu hµng ho¸ võa bao gåm c¶ thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng. Trong tr êng hîp doanh nghiÖp thu mua vËt liÖu tõ thÞ trêng tù do th× doanh nghiÖp ph¶i cã phiªó mau hµng thay thÕ cho ho¸ ®¬n b¸n hµng. PhiÕu nhËp kho do bé phËn mua hµng lËp vµ ghi sè lîng theo ho¸ ®¬n hoÆc phiÕu mua hµng, thñ kho thùc hiÖn nghiÖp vô nhËp kho vµ ghi sè thùc nhËp vµo sè nhËp kho. Nh vËy phiÕu nhËp kho lµ chøng tõ ph¶n ¸nh nghiÖp vô nhËp kho ®· hoµn thµnh. Ngoµi ra trong trêng hîp nhËp kho víi sè lîng c¸c lo¹i vËt t cã tÝnh chÊt lý ho¸ phøc t¹p, c¸c lo¹i vËt t quý hiÕm hay trong qu¸ tr×nh nhËp kho ph¸t hiÖn sù kh¸c biÖt vÒ sè lîng gi÷a ho¸ ®¬n vµ thùc nhËp th× doanh nghiÖp thµnh lËp ban kiÓm nghiÖm vËt t ®Ó kiÓm nghiÖp vËt t tríc lóc nhËp kho vµ lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm. 1.2 Thñ tôc chøng tõ cÇn thiÕt trong nghiÖp vô xuÊt kho vËt liÖu. Víi doanh nghiÖp sö dông ph¬ng ph¸p kiÓm kª thêng xuyªn th× khi xuÊt kho vËt liÖu ph¶i lËp phiÕu xuÊt kho hoÆc phiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc... Sau khi xuÊt kho, thñ kho ghi sè lîng thùc nhËp vµ cïng ngêi ký nhËn vµo phiÕu xuÊt kho. -16- Lª Thu H¬ng PhiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc ®îc lËp trong trêng hîp doanh nghiÖp s¶n xuÊt æn ®Þnh vµ ®· lËp ®îc ®Þnh møc tiªu hao vËt t cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm. Sè lîng nhËp xuÊt trong th¸ng do thñ kho c¨n cø vµo h¹n møc. 2. H¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn 2.1 Tµi kho¶n sö dông §Ó h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n 152, 154, 621, 627, 641, 642, 412... - Tµi kho¶n 152: nguyªn liÖu, vËt liÖu. Tµi kho¶n dïng ®Ó theo dâi gi¸ trÞ hiÖn cã, t×nh h×nh t¨ng gi¶m cña c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ cã thÓ më chi tiÕt cho tõng lo¹i tõng nhãm, thø vËt liÖu lµ theo yªu cÇu qu¶n lý vµ ph¬ng tiÖn tÝnh to¸n. + Bªn nî: ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh lµm t¨ng nguyªn nh©n vËt liÖu trong kú (mua ngoµi, tù s¶n xuÊt, nhËn vèn gãp, ph¸t hiÖn thõa, ®¸nh gi¸ t¨ng). Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho trong kú. + Bªn cã: ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh lµm gi¶m nguyªn vËt liÖu trong 141, 311kú (xuÊt dïng, xuÊt b¸n , xuÊt gãp vèn liªn doanh, thiÕu hôt, (7) 152 621 311, 111, 112 hëng) gi¶m gi¸ ®îc Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ(1) thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho trong (7) kú. + D nî: gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu tån kho ®Çu kú hoÆc cuèi kú bªn c¹nh ®ã kÕ511 to¸n nguyªn vËt liÖu cßn sö dông c¸c tµi kho¶n 151, 131, 112,627, 331.641, 612 642 2.2 Tr×nh tù h¹ch (2) to¸n: Cã thÓ kh¸i qu¸t qua s¬ ®å sau: 411 (8) S¬ ®å kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p128, 222 kª khai thêng xuyªn (3) (9) 154 642, 3381 (10) (4) 128, 222 1381,642 (11) (5) 412 412 (6) -17- (12) Lª Thu H¬ng DiÔn gi¶i: (1) t¨ng do mua ngoµi (2) hµng ®i ®êng kú tríc (3) nhËn cÊp ph¸t, tÆng thëng, vèn gãp liªn doanh (4) thõa ph¸t hiÖn kiÓm kª (5) NhËn l¹i vèn gãp liªn doanh (6) ®¸nh gi¸ t¨ng (7) xuÊt ®Ó chÕ t¹o s¶n phÈm (8) xuÊt cho chi phÝ s¶n xuÊt chung b¸n hµng, qu¶n lý x©y dùng c¬ b¶n (9) xuÊt vèn gãp liªn doanh (10) xuÊt thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn (11) thiÕu ph¸t hiÖn qua kiÓm kª (12) ®¸nh gi¸ gi¶m 3. H¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú 3.1 Tµi kho¶n sö dông §Ó h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n sau: Tµi kho¶n 611 mua hµng. Néi dung kÕt cÊu Bªn nî: ®Çu kú. - Gi¸ trÞ thùc tÕ hµng ho¸, nguyªn vËt liÖu, CCDC tån - Gi¸ trÞ thùc tÕ hµng ho¸, nguyªn vËt liÖu, CCDC mau vµo ®Çu kú. Bªn cã: cuèi kú. - Gi¸ trÞ thùc tÕ hµng ho¸, nguyªn vËt liÖu, CCDC tån -18- Lª Thu H¬ng - Gi¸ trÞ vËt t hµng ho¸, tr¶ l¹i cho ngêi b¸n hoÆc ®îc gi¶m gi¸. - Gi¸ trÞ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu, CCDC s¶n xuÊt trong kú Tµi kho¶n nµy cuèi kú kh«ng cã sæ d vµ ®îc më chi tiÕt cho hai tµi kho¶n cÊp 2 sau: TK6111. Mua nguyªn vËt liÖu TK 6112. Mua hµng ho¸. 3.2 Tr×nh tù h¹ch to¸n S¬ ®å kÕ to¸n vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú (7)hµng) 611 (mua 151, 152, 153 151, 152, 153 GT vËt liÖu, CCDC tån ®Çu kú GT vËt liÖu, CCDC ch a sö dông tån cuèi kú GT vËt liÖu, dông cô mua Gi¶m gi¸ ® îc h ëng vµ 111, 112, 113 trong kú 111, 112, 612 113 Gi¸ trÞ hµng mua tr¶ l¹i 113(1) 138, 334, 821, 642 VAT khÊu trõ Gi¸ trÞ thiÕu hôt mÊt m¸t 412 Vèn gãp liªn doanh 1421 cÊp ph¸t, träng th ëng G.trÞ d¹i 412 621, 627, 641, 642 Ph©n bæ dÉn XuÊt dïng lín ®¸nh gi¸ t¨ng VL, DC Gi¸ trÞ vËt liÖu CCDC XuÊt dïng nhá -19- Lª Thu H¬ng PhÇn II Thùc tr¹ng kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt may Hµ Néi I. §Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty dÖt may hµ néi cã ¶nh hëng ®Õn h¹ch to¸n vËt liÖu 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty. Nhµ m¸y Sîi Hµ Néi (nay lµ c«ng ty DÖt May Hµ Néi) ® îc thµnh lËp ngµy 7/4/1978 víi sù hîp t¸c gi÷a tæng c«ng ty nhËp khÈu thiÕt bÞ ViÖt Nam vµ h·ng VINIOMATEX (céng hoµ liªn bang §øc) víi tæng sè vèn ban ®Çu lµ 30 triÖu USD, tæng n¨ng lùc kÐo sîi cã 150.000 cäc sîi víi s¶n lîng trªn 10.000 tÊn sîi c¸c lo¹i mçi n¨m. C«ng tr×nh ®îc khëi c«ng x©y dùng nhµ m¸y vµo th¸ng 2/1979 ®Õn 21/11/1984 chÝnh thøc bµn giao c«ng tr×nh cho nhµ m¸y qu¶n lý, ®iÒu hµnh gäi tªn lµ nhµ m¸y sîi Hµ Néi trô së t¹i sè 1 Mai §éng, quËn Hai Bµ Trng Hµ Néi. Trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn, nhµ m¸y sîi Hµ Néi ®· tõng b íc më réng quy m« s¶n xuÊt víi viÖc ®Çu t l¾p ®Æt 1 d©y truyÒn dÖt kim ®ång bé víi trÞ gi¸ 4 triÖu USD. S¶n phÈm cña c«ng ty ®îc xuÊt khÈu sang NhËt, Thuþ Sü, Céng hoµ SÐc, Nga, Hµ Lan, Hång K«ng, Hµn Quèc... C¸c mÆt hµng cña c«ng ty lµ sîi, s¶n phÈm dÖt kim. S¶n phÈm cña c«ng ty lu«n thu hót ®îc sù chó ý cña kh¸ch hµng vµ tõng bíc ®øng v÷ng trªn thÞ trêng trong níc còng nh Quèc tÕ. Th¸ng 4/1990 x©y dùng d©y chuyÒn dÖt kim sè 2, ®Õn th¸ng 10/1993 Bé c«ng nghiÖp nhÑ quyÕt ®Þnh s¸t nhËp nhµ m¸y sîi Vinh (NghÖ An) vµo xÝ nghiÖp liªn hîp trë thµnh nhµ m¸y thµnh viªn cña xÝ nghiÖp. Ngµy 19/5/1994 kh¸nh thµnh nhµ m¸y dÖt kim (víi c¶ hai d©y truyÒn sè 1 vµ sè 2). Th¸ng 1/1995 khëi c«ng x©y dùng nhµ m¸y thªu §«ng Mü vµ ®Õn ngµy 2/9 th× kh¸nh thµnh ®ång thêi th¸ng 3/1995 Bé c«ng nghiÖp nhÑ quyÕt ®Þnh s¸t nhËp c«ng ty DÖt Hµ §«ng vµo xÝ nghiÖp liªn hîp. Th¸ng 3/2000 c«ng ty DÖt Hµ Néi ®îc ®æi tªn thµnh c«ng ty dÖt may Hµ Néi vµ ®ã lµ tªn gäi chÝnh thøc cho ®Õn nay. ViÖc chuyÓn ®æi tªn thµnh c«ng ty DÖt may Hµ Néi kh«ng ph¶i lµ sù chuyÓn ®æi vÒ h×nh thøc mµ chÝnh thøc lµ sù ®æi míi vÒ sù t duy kinh tÕ, ®æi míi vÒ chøc n¨ng nhiÖm vô vµ ph¬ng thøc cña doanh nghiÖp Nhµ níc. Tªn giao dÞch quèc tÕ cña c«ng ty dÖt may Hµ Néi lµ Ha Noi Textile Company. ViÕt t¾t: HANOSIMEX -20-