Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Tài chính - Ngân hàng Ngân hàng - Tín dụng Tin học ứng dụng kế toán 2...

Tài liệu Tin học ứng dụng kế toán 2

.PDF
170
66
135

Mô tả:

LỜI MỞ ĐẦU --------- Có thể nói kế toán là một phần không thể thiếu cho sự hoạt động của một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế. Vậy làm thế nào để công tác kế toán tại một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế hoạt động thực sự có hiệu quả và làm thế nào để quản lý tốt một hệ thống kế toán. Đây cũng là điều mà tất cả các tổ chức kinh tế đều quan tâm. Ứng dụng của một phần mềm kế toán vào việc quản lý và tổ chức công tác kế toán có thực sự hiệu quả hay không Đại học Lạc Hồng với hơn 15 năm hình thành và phát triển, Nhà trường đang xây dựng chương trình đào tạo chuẩn đầu ra chất lượng cao, chính vì vậy việc lựa chọn một phần mềm kế toán để đưa vào giảng dạy cho sinh viên là một vấn đề hết sức quan trọng. Năm 2005 Bộ Tài Chính ra thông tư Số: 103/2005/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán, thông tư quy định tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán. Đại học Lạc học Lạc Hồng từ khi hình thành đến nay đã đưa vào giảng dạy cho sinh viên một một phần mềm như phần mêm kế toán Việt Nam KTVN, Phần mềm kế toán Fast Accounting, Phần mềm kế toán Misa 7.9, MISA SME.NET 2010, MISA SME.NET 2012.và hiện nay là phần mềm kế toán MISA SME.NET 2015. Giáo trình này được biên soạn nhằm giúp người đọc có cái nhìn cụ thể hơn về phần mềm kế toán MISA, hướng dẫn cách thức sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2015. Đối tượng của Giáo trình kế toán máy doanh nghiệp là các sinh viên đã và đang theo học tại trường chuyên ngành kế toán. Mục tiêu chính của giáo trình là: Cung cấp cho sinh viên những khái niệm cơ bản về hệ thống phần mềm kế toán, tiêu chuẩn lựa chọn và đánh giá phần mềm, các loại phần mềm và các nhà cung cấp phần mềm trên thị trường. Cung cấp cho sinh viên quy trình xử lý của phần mềm kế toán nói chung và phần mềm kế toán MISA SME.NET 2015 nói riêng; giúp sinh viên sau khi tốt nghiệp ra trường tiếp cận nhanh với phần mềm MISA cũng như các phần mềm kế toán khác sẵn có tại doanh nghiệp. Từ đó, họ có thể làm việc một cách hiệu quả nhất, mang lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp mình. Nhóm tập thể tác giả. DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán .................................................... 2 Hình 1.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy .................................................. 9 Hình 3.1 : Mô hình hoạt động thu tiền mặt ................................................................ 43 Hình 3.2 : Mô hình hoạt động chi tiền mặt ................................................................. 44 Hình 3.3 : Mô hình hoạt động kế toán thu tiền gửi ngân hàng ................................... 45 Hình 3.4 : Mô hình hoạt động kế toán chi tiền gửi ngân hàng .................................... 46 Hình 3.5 : Sơ đồ hạch toán kế toán tiền mặt ............................................................... 47 Hình 3.6 : Sơ đồ hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng .............................................. 48 Hình 3.7 : Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán tiền mặt .................................. 48 Hình 3.8 : Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán tiền gửi ngân hàng ................. 49 Hình 4.1 : Mô hình hoạt động nhập xuất kho ............................................................. 53 H ình 4.2 Sơ đồ hạch toán kế toán vật tƣ phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. ......... 54 H ình 4.3 Sơ đồ hạch toán kế toán vật tƣ phƣơng pháp kê khai định k ỳ. .................. 55 H ình 4.4 M ô hình hoạt động của kế toán vật tƣ ........................................................ 55 Hình 5.1: Mô hình hoạt động ghi tang tài sản cố định ................................................ 62 Hình 5.2: Mô hình hoạt động ghi giảm tài sản cố định ............................................... 63 Hình 5.3 Sơ đồ ghi tăng tài sản cố định ...................................................................... 64 Hình 5.4 Sơ đồ ghi gảm tài sản cố định ...................................................................... 64 Hình 5.5 sơ đồ khấu hao tài sản cố định ....................................................................... 5 Hình 5.6 Mô hình hoạt động của phần hành kế toán tài sản cố định .......................... 65 Hình 6.1 Mô hình hoạt động tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng ..................... 70 Hình 6.2: Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lƣơng ............................................................ 71 Hình 6.3 Mô hình hoạt động phần hành kế toán tiền lƣơng ........................................ 72 Hình 7.1. Mô hình hoạt động kế toán mua hàng và các khoản phải trả ...................... 79 Hình 7.2 sơ đồ hạch toán kế toán mua hang theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên . ...................................................................................................................................... 80 Hình 7.3 Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ ...... 81 Hình 7.4 sơ đồ hạch toán kế toán các khoản phải trả .................................................. 81 Hình 7.5 Mô hình hoạt động của phần hành kế toán mua hàng .................................. 82 Hình 8.1 Mô hình hoạt động bán hàng và các khoản phải thu .................................... 91 Hình 8.2 Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng ............................................................... 92 Hình 8.3 Sơ đồ hạch toán kế toán các khoản phải thu ................................................ 92 Hình 8.4 Mô hình hoạt động của phần hành kế toán bán hàng ................................... 98 Hình 9.2 Sơ đồ hạch toán kế toán thuế theo phƣơng pháp khấu trừ (thuế đầu vào)V ...... ......................................................................................................................................... 104 Hình 9.1 Mô hình hoạt động kế toán thuế ................................................................. 105 Hình 9.3 Sơ đồ hạch toán kế toán thuế theo phƣơng pháp khấu trừ (thuế đầu ra) ..... 105 Hình 9.4 Mô hình hoạt động của phần hành kế toán thuế ..........................................106 Hình 10.1 Mô hình hoạt động kế toán giá thành .......................................................110 Hình 10.2 Mô hình hoạt động của phần hành kế toán giá thành ...............................114 Hình 11.1 Mô hình hóa hoạt động quản lý phát hành hóa đơn .................................119 Hình 12.1 Mô hình hoạt động kế toán tổng hợp ........................................................128 Hình 12.2 Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp ............................................................129 MỤC LỤC CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN................................. 1 1.1.KHÁI NIỆM PHẦN MỀM KẾ TOÁN[1]........................................................ 1 1.2. MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN[1] ........................ 2 1.2.1. Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào .......................................................... 2 1.2.2. Công đoạn 2: Xử lý .................................................................................... 2 1.2.3. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra ........................................................ 2 1.3. TÍNH ƢU VIỆT CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN SO VỚI KẾ TOÁN THỦ CÔNG[1]................................................................................................................. 3 1.3.1. Tính chính xác............................................................................................ 3 1.3.2. Tính hiệu quả ............................................................................................. 3 1.3.3. Tính chuyên nghiệp.................................................................................... 3 1.3.4. Tính cộng tác.............................................................................................. 4 1.4. LỢI ÍCH CỦA VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN[1] ................... 4 1.4.1. Đối với doanh nghiệp................................................................................. 4 1.4.2. Đối với cơ quan thuế và kiểm toán ............................................................ 4 1.5. PHÂN LOẠI PHẦN MỀM KẾ TOÁN[1] ...................................................... 5 1.5.1. Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.................................. 5 1.5.1.1. Phần mềm kế toán bán lẻ ..................................................................... 5 1.5.1.2. Phần mềm kế toán tài chính quản trị.................................................... 5 1.5.2. Phân loại theo hình thức sản phẩm ............................................................ 5 1.5.2.1. Phần mềm đóng gói ............................................................................. 5 1.5.2.2. Phần mềm đặt hàng .............................................................................. 6 1.6. CÁC TIÊU CHUẨN VÀ ĐIỀU KIỆN CỦA MỘT PHẦN MỀM KẾ TOÁN 7 1.6.1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán............................................................. 7 1.6.2. Điều kiện của phần mềm kế toán ............................................................... 7 1.6.3. Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán ......................................... 8 1.6.3.1. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật ................................................................. 8 1.6.3.2. Đảm bảo điều kiện về con ngƣời và tổ chức bộ máy kế toán .............. 8 1.6.3.4. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán ................................. 8 1.7. QUY ĐỊNH CỦA BỘ TÀI CHÍNH VỀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY [2] 8 1.7.1. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán máy ............................................. 8 1.7.2. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy ............................................... 9 1.8. TRÌNH TỰ ĐỂ ĐƢA PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀO ỨNG DỤNG ......... 10 1.9. CÁC TIÊU CHUẨN GIÖP LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TỐT NHẤT[1] ............................................................................................................... 10 1.9.1. Nguồn gốc xuất xứ ................................................................................... 10 1.9.2. Các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng .............................................. 10 1.9.2.1 Các khoản chi phí đầu tƣ liên quan ..................................................... 10 1.9.2.2 Tính dễ sử dụng ................................................................................... 11 1.9.2.3. Khả năng cảnh báo ............................................................................. 11 1.9.2.4 Tài liệu dành cho ngƣời sử dụng ......................................................... 11 1.9.2.5 Bản địa hóa .......................................................................................... 12 1.9.3. Các chức năng liên quan tới hoạt động kinh doanh ................................. 12 1.9.3.1. Khả năng thích ứng với quy trình kinh doanh của phần mềm ........... 12 1.9.3.2 Khả năng phân tích tài chính và báo cáo ............................................. 12 1.9.4. Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật .......... 12 1.9.4.1 Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai ............................................. 13 1.9.4.2. Khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng ............................... 13 1.9.4.3. Thiết kế và cấu trúc của phần mềm .................................................... 13 1.9.4.4. Lỗi lập trình ........................................................................................ 14 1.9.5. Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tƣơng lai ..................... 14 1.9.5.1. Khả năng phát triển ............................................................................ 14 1.9.5.2. Thiết kế và khả năng nâng cấp ........................................................... 14 1.9.5.3. Khả năng kết nối với các phần mềm khác.......................................... 14 1.9.6. Các yếu tố về bảo mật .............................................................................. 14 1.10. Ƣu, nhƣợc điểm của phần mềm trong nƣớc và phần mềm nƣớc ngoài[1]... 15 1. 10.1. Phần mềm nƣớc ngoài ........................................................................... 15 1.10.2. Phần mềm trong nƣớc............................................................................. 16 1.11. Câu hỏi ôn tập ............................................................................................... 18 CHƢƠNG 2 : MỞ SỔ KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN .................................................................................................... 20 2.1. Các bƣớc tiến hành mở sổ kế toán ................................................................. 20 2.1.1 Mở sổ khi bắt đầu một năm tài chính hoặc khi bắt đầu sử dụng phần mềm ............................................................................................................................ 20 2.1.2 Khai báo một số thông tin hệ thống: ......................................................... 21 2.2. Nhập số dƣ ban đầu ........................................................................................ 27 2.2.1 Khai báo danh mục ................................................................................... 27 2.2.1.1 Danh mục Hệ thống tài khoản ............................................................ 27 2.2.1.2 Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp ................................................ 28 2.2.1.3 Danh mục Vật tƣ hàng hóa ................................................................. 29 2.2.1.4 Danh mục Đối tƣợng tập hợp chi phí ................................................. 30 2.2.1.5 Danh mục Tài sản cố định .................................................................. 30 2.2.1.6 .Danh mục Ngân hàng và tài khoản ngân hàng ................................. 31 2.2.1.7.Danh mục Phòng ban .......................................................................... 32 2.2.1.8. Danh mục Nhân viên ......................................................................... 33 2.2.1.9 Nhập số dƣ ban đầu............................................................................. 34 2.3. PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VÀ QUYỀN HẠN TRONG PHÕNG KẾ TOÁN.................................................................................................................... 35 2.4. KHÓA SỔ KẾ TOÁN CUỐI KỲ .................................................................. 36 2.5. LƢU TRỮ VÀ BẢO QUẢN SỔ KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH ........... 36 2.6. TRAO ĐỔI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GIỮA CÁC BỘ PHẬN ..................... 37 2.7. CẬP NHẬT PHẦN MỀM THEO THÔNG BÁO CỦA NHÀ CUNG CẤP 37 2.8 PHỤC HỒI DỮ LIỆU KẾ TOÁN .................................................................. 38 2.9. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 39 2.10. Bài tập thực hành ......................................................................................... 40 CHƢƠNG 3: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ...................................................... 45 3.1. NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN ..................................................................... 45 3.2. MÔ HÌNH HÓA HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT .............................. 45 3.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ ............................................................................ 45 3.2.1.1. Thu tiền mặt ....................................................................................... 45 3.2.1. 2 Chi tiền mặt........................................................................................ 46 3.2.2 Mô hình hoạt động thu chi tiền gửi ngân hàng ....................................... 47 3.2.2.1 Thu tiền gửi ngân hàng ....................................................................... 47 3.2.2.2 Chi tiền gửi ngân hàng ....................................................................... 48 3.3. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ................................. 49 3.3.1 Sơ đồ hạch toán kế toán tiền mặt............................................................... 49 3.3.2 Sơ đồ hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng .............................................. 50 3.4. THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN ............................................ 50 3.4.1. Qui trình xử lý trên phần mềm ................................................................. 50 3.4.2 Các chứng từ đầu vào liên quan ............................................................... 51 3.4.3 Hƣớng dẫn nhập chứng từ vào phần mềm ................................................ 52 3.4.4 Xem và in các báo cáo liên quan ............................................................... 53 3. 5. CÂU HỎI ÔN TẬP ....................................................................................... 53 3.6. Bài tập thực hành ............................................................................................ 53 3.6.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ ........................................................................... 53 3.6.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng ...................................................................... 54 CHƢƠNG 4 : KẾ TOÁN VẬT TƢ....................................................................... 55 4.1. Nguyên tắc hạch toán ..................................................................................... 55 4.2. Mô hình hóat hoạt động nhập, xuất kho ......................................................... 55 4.3. Sơ đồ hạch toán kế toán vật tƣ ....................................................................... 56 4.4. Thực hành trên phần mềm kế toán ................................................................. 57 4.4.1. Qui trình xử lý trên phần mềm ................................................................. 57 4. 2. Các chứng từ đầu vào liên quan .................................................................... 58 4.4. 3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán .................................................... 59 4.4. 4. Xem và in báo cáo ................................................................................... 60 CHƢƠNG 5 : KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ................................................... 64 5.1. Nguyên tắc hạch toán ..................................................................................... 64 5.2. Mô hình hóa hoạt động tăng, giảm TSCĐ ..................................................... 64 5.2. 1 Mô hình hóa hoạt động ghi tăng TSCĐ .................................................. 64 5. 2. 2 Mô hình hóa hoạt động ghi giảm TSCĐ ................................................. 65 5.3. Sơ đồ hạch toán kế toán TSCĐ ...................................................................... 66 5.3.1 Sơ đồ tăng TSCĐ ....................................................................................... 66 5.3.2 Sơ đồ giảm TSCĐ...................................................................................... 66 5.3.3 Khấu hao TSCĐ ........................................................................................ 67 5.4. Thực hành trên phần mềm kế oán .................................................................. 67 5.4.1 Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo .......................................... 67 5.4.2 Các chứng từ đầu vào ............................................................................... 68 5.4.3 Nhập chứng từ vào phần mềm .................................................................. 69 5.4.4 Xem và in báo cáo..................................................................................... 69 5.5. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 69 5.6. Bài tập thực hành ........................................................................................... 70 CHƢƠNG 6 : KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG............................................................ 72 6.1 Nguyên tắc hạch toán ..................................................................................... 72 6. 2. Mô hình hóa hoạt động tiền lƣơng ................................................................ 72 6.3. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lƣơng................................................................ 73 6.4. Thực hành trên phần mềm kế toán ................................................................. 74 6.4.1Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo ........................................... 74 6.4.2 Các chứng từ đầu vào liên quan ................................................................ 74 6.4.3 Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán ..................................................... 75 6.4.4 Xem và in báo cáo..................................................................................... 78 6. 5. Câu hỏi ôn tập ............................................................................................... 79 6.6 Bài tập thực hành ............................................................................................. 79 CHƢƠNG 7 : KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ.......... 81 7.1. Nguyên tắc hạch toán .................................................................................... 81 7.2 Mô hình hoạt động ......................................................................................... 81 7.3 Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng và các khoản phải trả ............................. 82 7.3.1 Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng ........................................................... 82 7.3.2 Sơ đồ hạch toán kế toán các khoản phải trả .............................................. 83 7.4. Mô hình hoạt động của phần hành kế toán mua hàng ................................... 84 7.4.1 Quy trình xử lý trên phần mềm ................................................................. 84 7.4.2 Các chứng từ đầu vào liên quan ............................................................... 84 7.4. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán .......................................................... 86 7.4.1 Kế toán mua hàng: ................................................................................... 86 7.4.2 Kế toán các khoản phải trả ........................................................................ 88 7.4.3 Đối trừ chứng từ ........................................................................................ 89 7.4.4 Xem và in báo cáo ..................................................................................... 89 7.5 Câu hỏi ôn tập ................................................................................................. 89 7.6 7.6. Bài tập thực hành ..................................................................................... 90 CHƢƠNG 8 : KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU ........... 93 8.1. Nguyên tắc hạch toán ..................................................................................... 93 8.2. Mô hình hoạt động bán hàng và các khoản phải thu ..................................... 94 8.3. Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng và các khoản phải thu ............................. 95 8.3.1 Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng ............................................................. 95 8.3.2 Sơ đồ hạch toán kế toán các khoản phải thu ............................................. 95 8.4. Thực hành trên phần mềm kế toán ................................................................. 96 8.4.1 Quy trình xử lý trên phần mềm ................................................................. 96 8.4.2 Các chứng từ đầu vào liên quan ............................................................... 96 8.4.3 Hƣớng dẫn nhập chứng từ vào phần mềm ................................................ 98 8.4.3.1. Kế toán bán hàng ................................................................................ 98 8.4.4 Xem và in báo cáo ................................................................................... 102 8.5. Câu hỏi ôn tập ............................................................................................... 104 8.6. Bài tập thực hành .......................................................................................... 104 CHƢƠNG 9 : KẾ TOÁN THUẾ......................................................................... 106 9.1. Nguyên tắc hạch toán ................................................................................... 106 9.2. Mô hình hoạt động kế toán thuế ................................................................... 107 9.3. Sơ đồ hạch toán kế toán thuế ........................................................................ 107 9.3.1 Sơ đồ hạch toán kế toán thuế theo phƣơng pháp khấu trừ (thuế đầu vào)107 9.3.2 Sơ đồ hạch toán kế toán thuế theo phƣơng pháp khấu trừ(thuế đầu ra) ... 108 9.4. Thực hành trên phần mềm ............................................................................ 109 9.4.1 Quy trình xử lý trên phần mềm ............................................................... 109 9.4.2 Các chứng từ đầu vào liên quan .............................................................. 109 9.4.3 Nhập chứng từ vào phần mềm................................................................. 109 9.4.4 Xem và in báo cáo ................................................................................... 110 9.5. Câu hỏi ôn tập ............................................................................................... 112 9.6. Bài tập thực hành .......................................................................................... 112 CHƢƠNG 10: KẾ TOÁN GIÁ THÀNH ........................................................... 113 10.1 Nguyên tắc hạch toán .................................................................................. 113 10.2 Mô hình hóa hoạt động kế toán giá thành................................................... 113 10.3 Các phƣơng pháp tính giá thành ................................................................. 114 10.3.1. Phƣơng pháp trực tiếp .......................................................................... 114 10.3.2. Phƣơng pháp hệ số ............................................................................... 114 10.3.3. Phƣơng pháp tỷ lệ ................................................................................ 115 10.3.4. Phƣơng pháp định mức ........................................................................ 115 10.3.5. Phƣơng pháp loại trừ giá trị sản phẩm phụ .......................................... 116 10.3.6. Phƣơng pháp phân bƣớc ...................................................................... 116 10.4. Phân biệt chi phí và giá thành ................................................................. 116 10.5. Quy trình xử lý trên phần mềm ............................................................... 116 10.6. Câu hỏi ôn tập ......................................................................................... 117 10.7. Bài tập thực hành ....................................................................................... 117 CHƢƠNG 11 QUẢN LÝ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN........................................ 120 11.1 Quy trình thủ tục hành chính để một doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in .............................................................................................................. 120 11.2 Mô hình hóa hoạt động quản lý phát hành hóa đơn.................................... 122 11.3. Thực hành trên phần mềm kế toán............................................................. 122 11.3.1. Lập quyết định áp dụng hóa đơn.......................................................... 122 11.3.2. Khởi tạo mẫu hóa đơn .......................................................................... 123 11.3.3. Lập thông báo phát hành hóa đơn ........................................................ 125 11.3.4. Lập và in hóa đơn trên phần mềm ....................................................... 126 11.3.5. Các chức năng quản lý phát hành hóa đơn khác.................................. 127 11.3.5.1.Lập thông báo kết quả hủy hóa đơn ................................................ 127 11. 3.5.2. Lập thông báo mất, cháy, hỏng hóa đơn ....................................... 128 CHƢƠNG 12 : KẾ TOÁN TỔNG HỢP VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH ........... 131 12.1. Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp ................................................................. 131 12.2. Mô hình hoạt động kế toán tổng hợp ........................................................ 131 12.3. Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp .............................................................. 132 12.4. Thực hành trên phần mềm kế toán............................................................. 132 12.4.1 Bù trừ các khoản .................................................................................... 132 12.4.2 Xử lý chêch lệch tỷ giá .......................................................................... 133 12.4.3 Đánh giá lại tài khoản ngoại tệ .............................................................. 134 12.4.4 Kết chuyển lãi lỗ và xác định kết quả kinh doanh ................................ 135 12.4.5 Lập chứng từ ghi sổ ............................................................................... 135 12.4.6 Thiết lập báo cáo tài chính .................................................................... 136 12.4.6.1 Thiết lập báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán) ......................... 136 12.4.6.2 Thiết lập báo cáo tài chính (Báo cáo kết quả HĐKD) .................... 137 12.4.6.4 Thiết lập báo cáo tài chính (Thuyết minh báo cáo tài chính) .......... 139 12.5. Câu hỏi ôn tập ............................................................................................. 140 PHẦN CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM .................................................................... 141 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 158 1 CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN ------------------  Mục đích – Yêu cầu: Sau khi nghiên cứu chương này bạn có thể: Tiếp cận nhanh với phần mềm kế toán doanh nghiệp đang sử dụng. Nắm được các nguyên tắc hoạt động cơ bản của phần mềm kế toán nói chung, từ đó sinh viên ra trường đi làm có thể tiếp cận với mềm kế toán doanh nghiệp đang sử dụng trong thời gian nhanh nhất. Dễ dàng tìm kiếm phần mềm kế toán phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Nắm được các tiêu thức cơ bản về tiêu chuẩn, chất lượng của một phần mềm tốt cũng như các sản phẩm phần mềm kế toán, các nhà cung cấp trên thị trường, sinh viên ra trường đi làm sẽ biết lựa chọn phần mềm tốt, phù hợp với hoạt động của đơn vị của mình. 1.1. KHÁI NIỆM PHẦN MỀM KẾ TOÁN[1] Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chƣơng trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Tóm lại: Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lƣu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành. Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con ngƣời nhƣ kế toán thủ công. 2 1.2. MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN[1] Hình 1.1 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán Thông thƣờng hoạt động của một phần mềm kế toán đƣợc chia làm 3 công đoạn: 1.2.1. Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào Trong công đoạn này ngƣời sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi đƣợc nhập vào phần mềm sẽ đƣợc lƣu trữ vào trong máy tính dƣới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. 1.2.2. Công đoạn 2: Xử lý Công đoạn này thực hiện việc lƣu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau. Trong công đoạn này sau khi ngƣời sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đƣa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lƣu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản. 1.2.3. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra 3 Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,... Từ đó, ngƣời sử dụng có thể xem, lƣu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Tùy theo nhu cầu của ngƣời sử dụng thực tế cũng nhƣ khả năng của từng phần mềm kế toán, ngƣời sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng đƣợc yêu cầu quản trị của đơn vị. Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể đƣợc nhập vào hệ thống nhƣng có đƣợc đƣa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con ngƣời quyết định. Điều này dƣờng nhƣ đã mô phỏng lại đƣợc khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công. 1.3. TÍNH ƢU VIỆT CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN SO VỚI KẾ TOÁN THỦ CÔNG[1] 1.3.1. Tính chính xác Nếu nhƣ trƣớc đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải đƣợc lập lại từ đầu và thời gian tiêu tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn thành; thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm, ngƣời sử dụng có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống còn vài phút. Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất là các chứng từ gốc đƣợc nhập vào nên dữ liệu đƣợc cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng hợp bị sai lệch. 1.3.2. Tính hiệu quả Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông tin nhanh hơn thì ngƣời đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn. Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lƣu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm đƣợc nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 1.3.3. Tính chuyên nghiệp 4 Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp đƣợc in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện đƣợc tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tƣ. Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thƣơng hiệu cho riêng mình. 1.3.4. Tính cộng tác Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng,... cho tới lƣơng, tài sản cố định và cho phép nhiều ngƣời làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Nhƣ vậy, trong môi trƣờng làm việc này số liệu đầu ra của ngƣời này có thể là số liệu đầu vào của ngƣời khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trƣờng làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hƣớng chuyên nghiệp và tích cực hơn. 1.4. LỢI ÍCH CỦA VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN[1] 1.4.1. Đối với doanh nghiệp Đối với kế toán viên Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay. Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững đƣợc quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra đƣợc báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trƣờng chƣa có kinh nghiệm về nghiệp vụ. Đối với kế toán trưởng Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán. Cung cấp tức thì đƣợc bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho ngƣời quản lý khi đƣợc yêu cầu. Đối với giám đốc tài chính Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng. Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng. Đối với giám đốc điều hành Có đƣợc đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tƣ, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả. Tiết kiệm đƣợc nhân lực, chi phí và tăng cƣờng đƣợc tính chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thƣơng hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tƣ. 1.4.2. Đối với cơ quan thuế và kiểm toán 5 Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp. 1.5. PHÂN LOẠI PHẦN MỀM KẾ TOÁN[1] 1.5.1. Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1.5.1.1. Phần mềm kế toán bán lẻ Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc hệ thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting) là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho. Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên Internet. Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tài chính quản trị. Trong môn học này không đề cập sâu tới các phần mềm kế toán loại này. 1.5.1.2. Phần mềm kế toán tài chính quản trị Phần mềm kế toán tài chính quản trị (hay phần mềm kế toán phía sau văn phòng - Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lƣu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính. Môn học kế toán máy chủ yếu đề cập tới loại phần mềm này. 1.5.2. Phân loại theo hình thức sản phẩm 1.5.2.1. Phần mềm đóng gói Phần mềm đóng gói là các phần mềm đƣợc nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hƣớng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thƣờng đƣợc bán rộng rãi và phổ biến trên thị trƣờng. Ưu điểm Giá thành rẻ: Do đƣợc bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều doanh nghiệp nên chi phí phát triển đƣợc chia đều cho số lƣợng ngƣời dùng. Vì vậy giá thành của loại phần mềm này thƣờng rất rẻ, chi phí nâng cấp, cập nhật, bảo hành, bảo trì của sản phẩm cũng cực kỳ hợp lý so với đầu tƣ ban đầu. Tính ổn định của phần mềm cao: Do đƣợc nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau sử dụng nên phần mềm có tính ổn định cao, do các lỗi (nếu có) của phần mềm sẽ đƣợc ngƣời dùng nhanh chóng phát hiện và nhà cung cấp cũng nhanh chóng có biện pháp khắc phục và sửa chữa kịp thời. Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm đóng gói chỉ 6 quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ rất nhanh chóng và đồng loạt cho các công ty đang sử dụng tại một thời điểm. Chi phí triển khai rẻ: Phần mềm đóng gói bao giờ cũng có đầy đủ tài liệu hƣớng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo giúp ngƣời dùng có thể tự cài đặt và đƣa vào sử dụng mà không cần phải qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu đƣợc chi phí triển khai cho ngƣời sử dụng. Thời gian triển khai ngắn và dễ dàng: Khi có nhu cầu sử dụng phần mềm đóng gói, ngƣời sử dụng chỉ việc mua và đƣa vào triển khai ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi nhà cung cấp khảo sát hay lập trình thêm các tính năng mới theo yêu cầu. Nhược điểm Do đƣợc phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm đƣợc tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của doanh nghiệp sẽ không có trong phần mềm. 1.5.2.2. Phần mềm đặt hàng Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm đƣợc nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng. Trong trƣờng hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm dựa trên những yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao. Ưu điểm Đáp ứng đƣợc yêu cầu đặc thù, cụ thể của doan nghiệp. Nhược điểm Chi phí cao: Do toàn bộ chi phí đầu tƣ và phát triển phần mềm đều đổ dồn vào một doanh nghiệp nên giá thành của phần mềm sẽ rất cao. Ngoài chi phí lớn đầu tƣ ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các chi phí khác nhƣ chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này. Những chi phí này có thể lớn, thậm chí còn đắt hơn cả giá thành đầu tƣ ban đầu. Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lƣợt, nên doanh nghiệp đầu tƣ sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất lâu mới tới lƣợt mình, thậm chí đôi khi còn bị bỏ rơi. 7 Tính ổn định của phần mềm kém: Do phần mềm đặt hàng chỉ đƣợc đƣa vào sử dụng ở một hoặc vài doanh nghiệp, cộng với áp lực về thời gian phát triển và giao hàng mà các phần mềm này thƣờng phát sinh rất nhiều lỗi kể cả trƣớc, trong và sau khi đã ứng dụng một thời gian dài. Tính rủi ro cao: Không thể kiểm chứng đƣợc lịch sử về uy tín chất lƣợng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một cách dễ dàng nên doanh nghiệp sử dụng rất dễ gặp rủi ro là có đƣợc phần mềm kết quả sau khi nhận bàn giao từ nhà cung cấp phần mềm không nhƣ ý, không thể đƣa vào sử dụng hoặc đƣa vào sử dụng nhƣng không hiệu quả, trong khi đó vẫn phải thanh toán các chi phí phát triển. Mặt khác sau này do chi phí nâng cấp cập nhật cao nên nếu không thỏa thuận đƣợc về giá với nhà cung cấp, các doanh nghiệp đặt mua rất dễ bị bỏ rơi. 1.6. CÁC TIÊU CHUẨN VÀ ĐIỀU KIỆN CỦA MỘT PHẦN MỀM KẾ TOÁN Phần này trích yếu một số nội dung thông tin cốt lõi của Thông tƣ 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc "Hƣớng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán".[3] 1.6.1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho ngƣời sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nƣớc về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phƣơng pháp kế toán đƣợc quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hƣởng đến dữ liệu đã có. Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán. Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. 1.6.2. Điều kiện của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán trƣớc khi đƣa vào sử dụng phải đƣợc đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hƣớng dẫn tại Thông tƣ 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán. Phần mềm kế toán khi đƣa vào sử dụng phải có tài liệu hƣớng dẫn cụ thể kèm theo để giúp ngƣời sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản. Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải đƣợc bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính. 8 1.6.3. Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán 1.6.3.1. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán. Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng đƣợc tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức. Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính nhƣ: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đƣa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lƣu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu… Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lƣu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật. 1.6.3.2. Đảm bảo điều kiện về con ngƣời và tổ chức bộ máy kế toán Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán. Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng ngƣời sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không đƣợc phép lƣu chuyển. 1.6.3.4. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng Công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo. 1.7. QUY ĐỊNH CỦA BỘ TÀI CHÍNH VỀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY [2] 1.7.1. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán máy Đặc trƣng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan