Tài liệu Tìm hiểu hệ thống quản lý tồn kho ( xí nghiệp chế biến lương thực 3 – bình minh )

NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ PHẢN BIỆN ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... MỤC LỤC CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU. ........................................................................ 1 1.1. Đặt vấn đề ..............................................................................................1 1.2. Mục tiêu .................................................................................................2 1.3. Phạm vi nghiên cứu ...............................................................................2 1.4. Phương pháp thực hiện ..........................................................................2 1.5. Nội dung của đề tài.................................................................................2 CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ THUYẾT ........................................................... 4 2.1. Vài nét về dự trữ.....................................................................................4 2.1.1. Khái niệm ........................................................................................4 2.1.2. Nguyên nhân của việc hình thành dự trữ ..........................................5 2.1.3. Phân loại dự trữ ...............................................................................6 2.1.4. Chi phí dự trữ ..................................................................................6 2.2. Khái niệm và vai trò của hàng tồn kho.................................................. 10 2.2.1. Hàng tồn kho là gì?........................................................................ 10 2.2.2. Vai trò của hàng tồn kho ................................................................ 10 2.2.3. Phân loại hàng tồn kho................................................................... 11 2.2.3.1. Tồn kho nguyên vật liệu........................................................ 11 2.2.3.2. Tồn kho sản phẩm dở dang ................................................... 11 2.2.3.3. Tồn kho thành phẩm ............................................................. 12 2.2.4. Hiệu quả của tồn kho ..................................................................... 13 2.3. Vài nét về dự trữ kho lương thực .......................................................... 17 2.3.1. Chức năng của kho bảo quản và chế biến lương thực..................... 17 2.3.2. Yêu cầu đòi hỏi đối với kho trong việc tồn trữ hạt lương thực........ 17 2.3.3. Các loại kho bảo quản thóc ............................................................ 18 -i- 2.3.3.1. Kho thường........................................................................... 18 2.3.3.2. Kho xilo................................................................................ 18 2.4. Một số tiêu chuẩn đánh giá xếp loại nguyên liệu................................... 20 2.4.1. Màu sắc và mùi vị.......................................................................... 20 2.4.2. Ẩm độ............................................................................................ 20 2.4.3. Độ tạp chất .................................................................................... 20 2.4.4. Vết bạc bụng ( vết đục ) ................................................................. 20 2.4.5. Hạt điểm đỏ ................................................................................... 21 2.4.6. Hạt vàng ........................................................................................ 21 2.4.7. Hạt non và hạt bị sâu bệnh ............................................................. 21 2.5. Một số hư hỏng thường gặp của nguyên liệu......................................... 21 2.5.1. Hiện tượng men mốc ..................................................................... 21 2.5.2. Côn trùng phá hoại trong quá trình bảo quản.................................. 22 2.5.3. Quá trình bốc nóng ........................................................................ 23 2.5.4. Hiện tượng ẩm vàng....................................................................... 23 2.6. Một số khái niệm chung về gạo ............................................................ 23 CHƯƠNG III. GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP........................................... 26 3.1. Lịch sử hình hình và phát triển.............................................................. 26 3.2. Vị trí địa lý ........................................................................................... 28 3.3. Sơ đồ mặt bằng tổ chức của xí nghiệp................................................... 29 3.4. Sơ đồ tổ chức........................................................................................ 30 3.5. Sản phẩm chính và phụ của xí nghiệp ................................................... 35 3.6. Dây chuyền sản xuất gạo trắng ............................................................. 35 CHƯƠNG IV. HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO CỦA XÍ NGHIỆP............. 40 4.1. Giới thiệu về kho tồn trữ của xí nghiệp ................................................. 40 4.2. Hệ thống quản lý tồn kho của xí nghiệp ................................................ 47 4.2.1. Sơ lược về nhà kho ........................................................................ 47 4.2.2. Đối với cách bố trí kho .................................................................. 48 4.2.3. Ứng dụng 5S trong quản lý kho .................................................... 48 4.2.3.1. Khái niệm 5S ....................................................................... 48 - ii - 4.2.3.2. Các bước áp dụng 5S cho xí nghiệp ..................................... 50 a. Seiri ( Sàng lọc ) ........................................................................ 50 b. Seiton ( sắp xếp ) ....................................................................... 51 c. Seiso ( Sạch sẽ )......................................................................... 51 d. Seiketsu ( Săn sóc ).................................................................... 52 e. Shitsuke ( Sẵn sàng ).................................................................. 53 4.2.4. Đối với cách bố trí hàng hóa trong kho .......................................... 53 4.2.5. Vài nét về hao hụt trong dự trữ ...................................................... 55 4.3. Phân tích chi phí tồn kho ( năm 2009 ).................................................. 57 CHƯƠNG V. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TỒN KHO CHO XÍ NGHIỆP .......................................................................... 66 5.1. Đối với nhà kho .................................................................................... 66 5.2. Các giải pháp giúp bố trí kho hợp lý ..................................................... 66 5.3. Các giải pháp nhằm giảm sản lượng hao hụt của xí nghiệp ................... 67 5.4. Các biện pháp nhằm giảm chi phí tồn kho ............................................ 68 CHƯƠNG VI. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ........................................... 70 6.1. Kết luận ................................................................................................ 70 6.2. Kiến nghị.............................................................................................. 70 - iii - DANH MỤC BẢNG, BIỂU Bảng 2.1. Nhóm chi phí dự trữ và tỷ lệ của nó so với giá trị dự trữ .....................9 Bảng 3.1. Bảng mô tả sản phẩm chính và phụ của nhà máy .............................. 35 Bảng 4.1. Bảng chỉ tiêu chất lượng mua nguyên liệu gạo lức............................ 41 Bảng 4.2. Bảng chỉ tiêu chất lượng gạo thành phẩm ........................................ 47 Bảng 4.3. Sản lượng thu mua gạo nguyên liệu năm 2009 của xí nghiệp 3 ......... 54 Bảng 4.4: Sản lượng gạo hao hụt trong năm 2009............................................. 55 Bảng 4.5: Sản lượng gạo lức thu mua năm 2009 của xí nghiệp ......................... 58 Bảng 4.6: Sản lượng gạo xuất bán năm 2009 .................................................... 61 Bảng 4.7. Sản lượng gạo tồn kho năm 2009...................................................... 62 Biểu đồ 4.1. Sản lượng mua gạo nguyên liệu trong năm 2009 .......................... 54 Biểu đồ 4.2. Sản lượng tồn kho năm 2009 của xí nghiệp .................................. 63 Biểu đồ 4.3. Sản lượng thu mua gạo nguyên liệu trong các mùa vụ năm 2009 .. 64 Biểu đồ 4.4. Sản lượng gạo xuất bán năm 2009 của xí nghiệp 3 ....................... 65 - iv - DANH MỤC HÌNH Hình 2.1. Chi phí quản trị dự trữ.........................................................................8 Hình 2.2. Hiệu quả của tồn kho ........................................................................ 13 Hình 2.3. Kho xilo............................................................................................ 19 Hình 2.4. Gạo lức ............................................................................................. 24 Hình 2.5. Gạo trắng .......................................................................................... 24 Hình 3.1. Xí nghiệp chế biến lương thực số 3 ................................................... 26 Hình 3.2: Sơ đồ mặt bằng xí nghiệp.................................................................. 29 Hình 3.3. Sơ đồ tổ chức .................................................................................... 30 Hình 3.4. Gàu tải .............................................................................................. 36 Hình 3.5. Máy sàn tạp chất ............................................................................... 36 Hình 3.6. Máy xát trắng Bùi Văn Ngọ .............................................................. 37 Hình 3.7. Máy tách thóc Bùi Văn Ngọ.............................................................. 37 Hình 3.8. Máy lau bóng gạo Sinco.................................................................... 38 Hình 3.9. Trống phân loại................................................................................. 38 Hình 3.10. Hệ thống sấy gió ............................................................................. 39 Hình 4.1. Gạo nguyên liệu ................................................................................ 41 Hình 4.2. Cách tồn trữ ...................................................................................... 42 Hình 4.3. Cách xếp bao của xí nghiệp............................................................... 43 Hình 4.4. Sơ đồ cách xếp bao nông sản trong kho............................................. 43 Hình 4.5. Pallet ................................................................................................ 44 Hình 4.6. Băng chuyền thu mua ở bờ sông ....................................................... 45 Hình 4.7. Băng chuyền nghiêng........................................................................ 45 Hình 4.8. Dụng cụ PCCC của xí nghiệp............................................................ 46 Hình 4.9. Các khẩu hiệu trong kho ................................................................... 46 Hình 4.10. Một chỗ nứt trong kho..................................................................... 47 -v- Hình 4.11. Một số vật dụng không cần dùng..................................................... 50 Hình 4.12. Một số vật dụng có thể được dùng .................................................. 50 Hình 4.13. Côn trùng ( gián )............................................................................ 56 Hình 4.14. Gạo bị đổ ........................................................................................ 56 - vi - Chương I: Giới thiệu CHƯƠNG I GIỚI THIỆU 1.1. Đặt vấn đề Việt Nam là một trong những nước xuất khẩu gạo hàng đầu Thế Giới. Mỗi năm nước ta không những cung cấp đủ nhu cầu trong nước mà còn xuất khẩu sang các nước hàng triệu tấn gạo. Tuy nhiên gạo là loại lương thực mang nặng tính thời vụ và phụ thuộc chặt chẽ vào thời tiết, khí hậu, như vụ đông xuân sản lượng lúa, gạo rất cao, chất lượng tốt còn vụ hè thu và thu đông thì sản lượng và chất lượng thấp hơn. Đồng thời nhu cầu tiêu dùng gạo là thường xuyên, liên tục, vì vậy mà vấn đề thu mua tồn trữ như thế nào sao cho hợp lý, vừa đảm bảo xuất khẩu quanh năm đồng thời chi phí tồn trữ là thấp nhất. Tồn trữ quá nhiều hay quá ít đều ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của công ty. Từ nhiều năm nay bài toán về tồn kho luôn là bài toán khó đối với hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp lương thực nói riêng. Các doanh nghiệp khác nhau thì có cách tồn trữ và quản lý hàng tồn kho khác nhau nhưng họ đều có chung mục đích là giảm chi phí tồn kho đến mức thấp nhất. Xí nghiệp chế biến lương thực 3 – Bình Minh với hoạt động kinh doanh chính là mua bán, xuất khẩu gạo nên chi phí tồn trữ hàng năm là rất lớn. Đề tài: “Tìm hiểu hệ thống quản lý tồn kho của xí nghiệp chế biến lương thực 3 – Bình Minh” là sự tổng hợp, cũng cố những kiến thức đã học và quá trình tham quan thực tế từ công ty qua đó cung cấp cho mọi người những kiến thức về tầm quan trọng SVTH: Nguyễn Hồng Hưng 1 Chương I: Giới thiệu của tồn kho, đồng thời đóng góp ý kiến giúp nâng cao hiệu quả quản lý kho nhằm góp phần làm giảm chi phí tồn kho của xí nghiệp. 1.2. Mục tiêu Nhằm mang lại hiệu quả hơn trong việc lưu kho, góp phần để công ty nhận định tốt hơn vấn đề thì đề tài phải đạt các mục tiêu: - Hiểu rõ hệ thống quản lý kho của xí nghiệp. - Đánh giá đúng thực trạng quản lý kho của công ty và đề xuất ý kiến khách quan. - Phân tích, xác định chi phí tồn kho. - Đề xuất cách thu mua, tồn trữ, bảo quản cho cho xí nghiệp. 1.3. Phạm vi nghiên cứu Do thời gian có hạn nên đề tài chỉ tập trung vào việc nghiên cứu hệ thống kho của công ty không đi sâu vào hoạt động kinh doanh và phân tích hệ thống máy móc của công ty. Ngoài ra đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về tồn kho gạo mà không đề cập đến tấm, cám. 1.4. Phương pháp thực hiện Thu thập những kiến thức cần thiết từ giáo trình, sách báo, internet và thu thập đầy đủ thông tin tại xí nghiệp bằng cách: quan sát thực tế, ghi chép thông tin, tham khảo số liệu có sẵn tại xí nghiệp… Phân tích, đánh giá nội dung theo mục đích yêu cầu của đề tài từ những thông tin đã thu thập. Dùng biểu đồ, sơ đồ… đánh giá và nhận xét chung. SVTH: Nguyễn Hồng Hưng 2 Chương I: Giới thiệu 1.5. Nội dung của đề tài CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHƯƠNG III: TỔNG QUAN VỀ VỀ XÍ NGHIỆP CHƯƠNG IV: HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO CỦA XÍ NGHIỆP CHƯƠNG V: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TỒN KHO CHO XÍ NGHIỆP CHƯƠNG VI: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ SVTH: Nguyễn Hồng Hưng 3 Chương II: Cơ sở lý thuyết CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1. Vài nét về dự trữ 2.1.1. Khái niệm Hàng dự trữ thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thông thường chiếm từ 40 – 50%). Do đó, việc quản lý, kiểm soát tốt hàng dự trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, nó góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng, đồng thời đạt hiệu quả cao. Bản thân vấn đề dự trữ chứa đựng hai mặt đối lập nhau. Nếu dự trữ nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa,… không đủ về số lượng, chủng loại hoặc không đạt yêu cầu về chất lượng, thì hoạt động kinh doanh không thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng và tất nhiên không hiệu quả. Còn ngược lại, nếu dự trữ quá nhiều, sẽ dẫn đến hiện tượng hàng hóa bị ứ đọng, quay vòng vốn chậm, chi phí cho hoạt động kinh doanh tăng và cũng làm cho hoạt động không hiệu quả. Vậy dự trữ là gì ? Để đảm bảo cho quá trình tái sản xuất xã hội diễn ra liên tục, nhịp nhàng thì ở mỗi giai đoạn của quá trình vận động từ sản xuất đến nơi tiêu dùng ( tức từ điểm đầu đến điểm cuối ở dây chuyền cung ứng ) cần phải tích lũy lại một lượng nhất định nguyên vật liệu, bán thành phẩm, hàng hóa,… Sự tích lũy, ngưng đọng nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa như vậy gọi là dự trữ. Hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ, phụ tùng, thành phẩm dự trữ… Tùy theo các loại hình doanh nghiệp mà các dạng hàng dự trữ và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng dự trữ cũng khác nhau. SVTH: Nguyễn Hồng Hưng 4 Chương II: Cơ sở lý thuyết Đối với các doanh nghiệp làm dịch vụ, sản phẩm là vô hình, như: lời khuyên của công ty tư vấn, sự giải trí của người tiêu dùng thông qua các hoạt động giải trí,… thì hàng dự trữ chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kỹ thuật dùng vào hoạt động của họ. Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu, sản phẩm dự trữ có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích lũy trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm những công việc đó. Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua bán kiếm lời, hàng dự trữ của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị chuyển đến tay người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất. Đối với lĩnh vực sản xuất, sản phẩm phải trải qua một quá trình chế biến để đầu vào là nguyên vật liệu thành sản phẩm ở đầu ra nên hàng dự trữ bao gồm hầu hết các loại từ nguyên vật liệu, đến thành phẩm trên dây chuyền và thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng. 2.1.2. Nguyên nhân của việc hình thành dự trữ - Do sự phân công lao động xã hội, chuyên môn hóa sản xuất. - Do sản xuất, vận tải,… phải đạt đến một quy mô nhất định thì mới mang lại hiệu quả. - Để cân bằng cung - cầu đối với những mặt hàng có tính thời vụ - Đề phòng rủi ro - Là phương tiện để phục vụ nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất - Dự trữ để đầu cơ - Do hàng không bán được - Dự trữ là phương tiện giúp thực hiện quá trình logistics một cách thông suốt. SVTH: Nguyễn Hồng Hưng 5 Chương II: Cơ sở lý thuyết 2.1.3. Phân loại dự trữ Dự trữ gồm nhiều loại và có thể phân theo nhiều tiêu thức khác nhau. Một số tiêu thức chủ yếu để phân loại dự trữ: - Phân loại theo vị trí hàng hóa trên dây chuyền cung ứng - Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ - Phân loại theo công dụng của dự trữ - Phân loại theo giới hạn dự trữ - Phân loại theo kỹ thuật phân tích ABC. 2.1.4. Chi phí dự trữ Dự trữ có ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động của công ty. Nếu dự trữ quá nhiều sẽ làm cho hàng hóa bị ứ đọng, quay vòng vốn chậm, hiệu quả kinh doanh thấp. Ngược lại, nếu dự trữ quá ít sẽ không có đủ hàng hóa, sản phẩm để đảm bảo cho quá trình kinh doanh liên tục, dẫn đến không thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng, hậu quả sẽ bị mất khách. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay, thì mất khách là điều tồi tệ nhất. Điều này đồng nghĩa với việc giảm doanh thu, mất uy tính, co hẹp phạm vi hoạt động,… và cuối cùng là phá sản! Vậy dự trữ bao nhiêu là tối ưu? Để có thể tối thiểu hóa được tổng chi phí nhưng vẫn phục vụ khách hàng với chất lượng tốt để không chỉ giữ chân được khách hàng cũ mà còn thu hút thêm được khách hàng mới? Đó là những câu hỏi lớn của quản trị dự trữ. Vậy chi phí quản trị dự trữ bao gồm những khoản nào? Theo hình 2.1 cho thấy: Chi phí quản trị dự trữ bao gồm 4 khoản chi lớn: Chi phí về vốn – lượng vốn đầu tư vào hàng dự trữ Chi phí cho các dịch vụ hàng dự trữ, gồm: chi phí bảo hiểm và thuế Chi phí liến quan đến kho bãi để chứa đựng, bảo quản hàng dự trữ gồm: chi cho trang thiết bị trong kho, chi phí liến quan đến việc sử dụng kho công cộng; chi phí thuê kho và chi phí cho kho của công ty. SVTH: Nguyễn Hồng Hưng 6 Chương II: Cơ sở lý thuyết Chi phí cho những rủi ro liên quan đến hàng dự trữ gồm: Hao mòn vô hình (chi phí cho những hàng dự trữ bị lỗi thời không còn bán được với mức giá ban đầu, thậm chí phải vứt bỏ hay bán lỗ vốn); hàng hóa bị hư hỏng; hàng hóa bị thiếu hụt, mất mát. Chi phí liên quam đến việc điều chuyển, bố trí lại hàng hóa giữa các kho (Relocation costs) – loại chi phí này xuất hiện khi người ta phải chuyển hàng từ kho này sang kho khác để tránh hàng hóa bị lỗi thời. SVTH: Nguyễn Hồng Hưng 7 Chương II: Cơ sở lý thuyết Chi phí về vốn Lượng vốn đầu tư vào hàng dự trữ Chi phí cho các loại dịch vụ hàng dự trữ Bảo hiểm Thuế Trang thiết bị trong kho Chi phí quản trị dự trữ Kho công cộng Chi phí kho bãi Kho thuê Kho của công ty Hao mòn vô hình Hư hỏng Chi phí rủi ro đối với hàng dự trữ Hàng bị thiếu hụt Điều chuyển hàng giữa các kho Hình 2.1. Chi phí quản trị dự trữ SVTH: Nguyễn Hồng Hưng 8 Chương II: Cơ sở lý thuyết Trong thực tế Việt Nam, khi nghiên cứu quản trị dự trữ người ta thường đề cập đến các loại chi phí sau đây: - Chi phí đặt hàng: là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng. Nó bao gồm các chi phí tìm kiếm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng ( giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại ). - Chi phí lưu kho: là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ. Những chi phí này có thể được liệt kê theo bảng dưới đây: Bảng 2.1. Nhóm chi phí dự trữ và tỷ lệ của nó so với giá trị dự trữ Nhóm chi phí Tỷ lệ so với giá trị dự trữ 1. Chi phí về nhà cửa và kho tàng: Chiếm 3 – 10% - Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa - Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng - Chi phí thuê đất 2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện Chiếm 1 – 4% - Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị - Chi phí năng lượng - Chi phí vận hành thiết bị 3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý Chiếm 3 - 5% 4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ Chiếm 6 – 24% - Thuế đánh vào hàng dự trữ - Chi phí vay vốn - Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ 5. Thiệt hại hàng dự trữ do mất, hư hỏng hoặc không Chiếm 2 – 5% sử dụng được Tỷ lệ từng loại chi phí trên chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí lưu kho hàng năm chiếm xấp xỉ 40% giá trị hàng dự trữ. SVTH: Nguyễn Hồng Hưng 9 Chương II: Cơ sở lý thuyết - Chi phí mua hàng: là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng nhiều đến việc lựa chọn mô hình dự trữ, trừ mô hình khấu trừ theo số lượng mua. - Chi phí thiệt hại khi kho không có hàng : là tất cả các chi phí phát sinh khi nhu cầu lớn hơn lượng hàng sẵn có trong kho làm cho doanh nghiệp không có khả năng giao hàng Khi hết nguyên vật liệu sẽ phát sinh chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí thiệt hại do ngừng trệ sản xuất. Khi hết tồn kho sản phẩm dở dang làm kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp thay đổi, gây ra các thiệt hại do ngừng trệ sản xuất và các chi phí phát sinh liên quan. Khi hết tồn kho thành phẩm: hậu quả trước mắt đó là khoản lợi nhuận mất đi khi khách hàng chuyển sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh. Về lâu dài, đó là những mất mát tiềm năng khi khách hàng quyết định đặt hàng ở doanh nghiệp cạnh tranh của chúng ta.[4] 2.2. Khái niệm và vai trò của hàng tồn kho 2.2.1. Hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho được xem là tất cả những tài sản mà doanh nghiệp có nhằm đáp ứng cho những nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. 2.2.2. Vai trò của hàng tồn kho Đối với các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò như là một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau: dự trữ - sản xuất – tiêu thụ sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì cũng tương tự, chỉ khác ở chỗ các giai đoạn trong chu kỳ sản xuất kinh doanh bây giờ là giai đoạn mua hàng – bán hàng. SVTH: Nguyễn Hồng Hưng 10 Chương II: Cơ sở lý thuyết 2.2.3. Phân loại hàng tồn kho Các doanh nghiệp sản xuất thường có ba loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất: 2.2.3.1. Tồn kho nguyên vật liệu Nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng mà doanh nghiệp mua về để phục vụ cho quá trình sản xuất của mình. Bao gồm các loại nguyên vật liệu cơ bản (nguyên liệu thô), bán thành phẩm hoặc cả hai. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua vật tư và hoạt động sản xuất. Mặt khác, trước những biến động của thị trường như giá cả nguyên vật liệu tăng đột ngột hay trở nên khan hiếm vì một lý do nào đó mà doanh nghiệp nhanh nhạy dự đoán trước được thì việc lưu giữ lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp được cung ứng kịp thời và đầy đủ với mức chi phí tối thiểu so với các đối thủ cạnh tranh. 2.2.3.2. Tồn kho sản phẩm dở dang Sản phẩm dở dang bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện còn đang nằm tại một công đoạn nào đó của quá trình sản xuất. Tồn kho sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghiệp hiện đại. Đơn giản vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn của quá trình sản xuất một mức độ độc lập nào đó. Bên cạnh đó, sản phẩm dở dang còn giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngừng trệ sản xuất hoặc có thời gian nhàn rỗi. SVTH: Nguyễn Hồng Hưng 11 Chương II: Cơ sở lý thuyết 2.2.3.3. Tồn kho thành phẩm Thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang nằm chờ tiêu thụ. Tồn kho thành phẩm nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến trong tương lai, mang lại lợi ích cho cả bộ phận sản xuất ( tăng số lượng sản phẩm sản xuất, giảm chi phí sản xuất ) và bộ phận marketing của doanh nghiệp ( tối thiểu hoá thiệt hại do không có hàng giao hoặc chậm trễ trong giao hàng ). SVTH: Nguyễn Hồng Hưng 12