Tài liệu Tiểu luận tin học kế toán phân tích ứng dụng excel kế toán

ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN **************** TIN HỌC KẾ TOÁN Đề tài: Phân tích ứng dụng excel kế toán. Nhóm thực hiện: Nhóm ST Lớp: K11405 A DANH SÁCH NHÓM HỌ VÀ TÊN 1- Nguyễn Đặng Tây Trà 2- Phan Nguyễn Thảo Vy 3- Văn Thị Mỹ Hoài 4- Đặng Hoài Thương 5- Nguyễn Thị Lệ Giang 6- Nguyễn Vũ Thúy Vy MSSV K114050822 K114050834 K114050744 K114050820 K114050729 K114050836 I- Giới thiệu về excel: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, tạo ra một bảng tính giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:       Tính toán đại số, phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách ập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ Tự động hóa các công việc bằng các macro ều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.  Excel giúp ích rất nhiều cho công việc quản trị, báo cáo và ra quyết định. Microsoft Excel là một ngôn ngữ thân thiện, phổ biến mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng được, nó đã đi sâu vào trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống kế cả lĩnh vực tài chính kế toán. Ứng dụng excel vào công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán, nó giúp các doanh nghiệp có một bộ phận quản lý tốt hơn, xử lý nhanh chóng các chứng từ. II- Giới thiệu các hàm thường dùng trong excel kế toán: 1. Hàm tìm kiếm Hàm HLOOKUP: - Tìm kiếm tương tự như hàm VLOOKUP nhưng bằng cách so sánh nó với các giá trị trong hàng đầu tiên của bảng nhập vào. - Cú pháp: HLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup]) - Các tham số tương tự như hàm VLOOKUP. Hàm INDEX: - Trả về một giá trị hay một tham chiếu đến một giá trị trong phạm vi bảng hay vùng dữ liệu. - Cú pháp: - INDEX(Array,Row_num,Col_num) - Các tham số: - Array: Là một vùng chứa các ô hoặc một mảng bất biến. - Nếu Array chỉ chứa một hàng và một cột, tham số Row_num hoặc Col_num tương ứng là tùy ý. - Nếu Array có nhiều hơn một hàng hoặc một cột thì chỉ một Row_num hoặc Col_num được sử dụng. - Row_num: Chọn lựa hàng trong Array. Nếu Row_num được bỏ qua thì Col_num là bắt buộc. - Col_num: Chọn lựa cột trong Array. Nếu Col_num được bỏ qua thì Row_num là bắt buộc. Xem thêm:hướng dẫn sử dụng, sử dụng các hàm trong excel, các hàm trong excel, các hàm cơ bản trong excel Hàm VLOOKUP. - Công thức: Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup]) Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy,X). - Tác dụng: Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. X=0 là dò tìm một cách chính xác. X=1 là dò tìm một cách tương đối. Thông thường X=0 được mặc định trong tìm kiếm. Trong các công thức kế toán, hàm này thường dùng để tìm kiếm và trả về tên hàng, mã hàng, đơn vị tính trong kế toán kho. tìm kiếm giá vốn, giá bán trong kế toán doanh thu, hoặc cũng có thể tìm kiếm các thông số về khách hàng, người mua...trong kế toán phần hành công nợ... 2. Hàm điều kiện - Công thức: = If(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) = If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2) - Công dụng: Hàm trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, Hàm trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai. Hàm IF thường được sử dụng khi lập các bảng lương thưởng cho cán bộ công nhân viên, tính thuế thu nhập cá nhân và thưởng doanh số cho nhân viên kinh doanh... 3. Hàm tính tổng: Hàm SUM Mô tả: Hàm SUM thêm tất cả các số mà bạn quy định như đối số. Mỗi đối số có thể là một phạm vi, tham chiếu ô, mảng, hằng số, công thức, hay kết quả từ hàm khác. Cú pháp: SUM(number1,[number2],...)' Number1: Bắt buộc. Đối số đầu tiên mà bạn muốn thêm. Number2, ... Tùy chọn. Đối số dạng số từ 2 đến 255 mà bạn muốn thêm. Ví dụ: Dùng hàm sum tính tổng số phát sinh Nợ - Có trong sổ NK Thu Tiền Mặt Công thức: Tổng số Phát sinh Nợ bằng: E6 = SUM (E8: E65536) Trong đó: E8: E65536 Miền tính tổng, Hàm sum sẽ tính tổng tất cả số được chứa trong các ô từ E8 đến E65536. =SUM(LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”"))) Ctr Sh Enter Thông thường những hàm sum mảng hay Sum(If()), phải Ctr Sh Enter, ta nên chuyển qua sumproduct thì khỏi Ctr Sh Enter. Vd ta có thể thay ct trên như sau: =SUMPRODUCT((LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”")))*1) Hay là đặt 1 name: TotalC Refer to: =SUM(LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”"))) Không có Ctr Sh Enter Vậy ta chỉ cần =TotalC là OK. Hàm sum dung để tính tổng phát sinh nợ va phát sinh có ở trong tất cả các bảng tính. Hàm SUBTOTAL trong quá trình hoạch toán kế toán trên EXCEL Đối số đầu tiên của của hàm SUBTOTAL xác định hàm thực sự nào sẽ được sử dụng khi tính toán trong danh sách bên dưới. Subtotal là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất. Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...) Trong đó:   Function_num là các con số từ 1 đến 11 (hay có thêm 101 đến 111 trong phiên bản Excel 2003, 2007) qui định hàm nào sẽ được dùng để tính toán trong subtotal. Ref1, ref2,... là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó. Trong kế toán trên Excel Hàm Subtotal với tham số 9 thường được sử dụng để tính tổng trong bảng Cân đối kế toán, cân đối phát sinh tháng/năm. Ví dụ: Dùng hàm Subtotal để tính tổng các khoản nợ phát sinh trên sổ nhật ký chung. 4. Hàm tính tổng có điều kiện: - Công thức: = Sumif(range,criteria,[sum_range]) = Sumif(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng) - Công dụng: Hàm này trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều kiện đưa vào. Khi làm sổ sách kế toán kế toán sử dụng hàm Sumif trong các công việc sau: + Kết chuyển các bút toán cuối kỳ + Tổng hợp số liệu từ NKC lên Phát sinh Nợ Phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh tháng, quý và năm + Tổng hợp số liệu từ PNK, PXK lên “ Bảng NHập Xuất Tồn “ + Tổng hợp số liệu từ NKC lên cột PS Nợ, PS Có của “ Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng” Và cá bảng tính có liên quan.. 5. Hàm nối: - Công thức: = And( logical1,[logical2],…) = And(đối 1, đối 2,..). - Công dụng: Hàm này là phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic. Hàm AND dùng để nối các điều kiện lọc, dùng làm sổ và các mẫu biểu trong báo cáo quản trị nội bộ dùng trong phân tích, quản trị, kế toán nội bộ... 6. Hàm Or - Công thức: = Or( logical1,[logical2],…) = Or(đối 1, đối 2,..). - Công dụng: Hàm này là phép HOẶC, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai. Hàm này ứng dụng trong việc đánh số thứ tự các phiếu trong các sổ cái, sỗ quỹ hay sổ đặc thù... Ngoài ra còn có các hàm được áp dụng trong excel như: Nhóm hàm tính giá trị trung bình : Hàm AVERAGE, Hàm SUMPRODUCT… Nhóm hàm chuỗi : Hàm LEFT, Hàm MID,… Nhóm hàm đếm dữ liệu : Hàm COUNT, Hàm COUNTIF, Hàm COUNTA… III- Cách tổ chức dữ liệu: 1- Mở tài khoản sử dụng – số dư đầu kỳ: Tất cả các tài khoản doanh nghiệp sử dụng để định khoản kế toán đều phải đăng ký sẵn và phản ánh số dư đầu kỳ của các tài khoản vào trong BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN. SỐ HIỆU TÀI KHOẢN: Mỗi tài khoản có một số hiệu riêng, tài khoản được mở chi tiết cho từng đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết (mỗi vật tư hàng hóa, mỗi khách hàng, mỗi công cụ dụng cụ…) theo nhu cầu quản lý và lập báo cáo kế toán. Trong bảng DANH MỤC TÀI KHOẢN chỉ có mặt các tài khoản được phép dùng để định khoản (tài khoản chi tiết), còn các tài khoản tổng hợp sẽ không được tồn tại trong Bảng Danh mục tài khoản. MATSNV (Mã tài sản nguồn vốn): dùng để xác định vị trí của từng tài khoản trong BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN. Mã tài sản nguồn vốn thiết lập cho từng tài khoản phải dựa vào tính chất cơ bản của tài khoản đó. CỘT LOẠI TK: Các tài khoản có số phát sinh nợ tăng (số dư bên nợ) thì loại tài khoản quy ước là “N”. Ngược lại những tài khoản có số phát sinh có tăng (có số dư bên có) thì loại tài khoản quy ước là “C”. Loại tài khoản được đặt theo tính chất cơ bản của từng tài khoản, không đặt cho trướng hợp cụ thể của từng tài khoản chi tiết (VD: 131 được quy ước loại TK là “N” – không phân biệt nó có dư nợ hay dư có). CỘT SỐ DƯ ĐẦU KỲ: phản ánh số dư đầu kỳ trên từng tài khoản chi tiết đã mở. Nếu 1 tài khoản có loại tài khoản là “N” mà số dư đầu kỳ lại là số dư có thì số dư đầu kỳ phải nhập số âm, và một tài khoản có loại tài khoản là “C” mà số dư đầu kỳ là nợ thì số dư đầu kỳ cũng phải nhập số âm. 2- Định khoản kế toán trên excel (Số kế toán máy): Khác với định khoản trên các sổ kế toán làm theo lối thủ công, định khoản trên máy vào sổ kế toán máy có những đặc điểm riêng phải tuân thủ theo là: Phải định khoản theo hình thức định khoản đơn giản, tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có và các thông tin khác trong một bút toán định khoản được ghi trên một dòng để máy tính có thể nhìn thấy quan hệ đối ứng (nợ - có) giữa chúng với nhau. Nếu một chứng từ phát sinh bút toán kép thì kế toán phải tách thành nhiều bút toán đơn giản để định khoản vào số kế toán máy. 3- Sơ đồ truyền thông tin của kế toán excel theo hình thức kế toán “Nhật ký chung”: Qua sơ đồ trên, ta thấy tất cả các số kế toán, báo cáo thuế và báo cáo tài chính đều nhận thông tin từ Bảng danh mục tài khoản và Sổ kế toán máy. -Bảng danh mục tài khoản (bảng hệ thống tài khoản của doanh nghiệp) cung cấp số dư đầu kỳ sau khi đã tổng hợp số phát sinh từ Sổ kế toán máy và tính số dư cuối kỳ. -Sổ kế toán máy (Sổ nhật ký hàng ngày) cung cấp chi tiết phần nhật ký hàng ngày, đó chính là các bút toán định khoản và những thông tin liên quan. -Từ cấu trúc của 2 bảng trên (Bảng danh mục tài khoản, Sổ kế toán máy), ta thấy khi lập các sổ kế toán và các báo cáo kế toán, nếu cần tới số dư đầu kỳ ta sẽ truy xuất trong Bảng danh mục tài khoản, và khi cần tới số phát sinh (hay các thông tin chi tiết phát sinh) ta sẽ truy cập tới Sổ kế toán máy. a) Lập 5 sổ nhật ký: Đối với hình thức kế toán “Nhật lý chung” ngoài việc sử dụng sổ Nhật ký chung, người ta còn sử dụng thêm các sổ nhật ký chuyên dùng khác như: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng chịu, Nhật ký mua hàng chịu. Mỗi sổ có một chức năng theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng (số Nhật ký thu tiền được mở để theo dõi các chứng từ thu tiền…), các nghiệp vụ không được phản ánh trong 4 sổ nhật ký chuyên dùng sẽ được phản ánh vào sổ nhật ký chung. Thông tin để lập các sổ nhật ký sẽ được lấy từ Sổ kế toán máy hay nói cách khác, một bút toán định khoản trong Sổ kế toán máy sẽ được chuyển vào một trong năm sổ nhật ký tùy vào nội dung nghiệp vụ đó. Ví dụ: Nếu bút toán có tài khoản ghi nợ là “111” thì sẽ được chuyển vào số Nhật ký thu tiền. Một chứng từ chỉ được ghi vào một trong các sổ nhật ký, chứng từ đã ghi vào sổ nhật ký này rồi thì sẽ không được ghi vào sổ nhật ký khác. Công việc của người làm công việc kế toán trên Excel là phải nhận biết nghiệp vụ nào sẽ được chuyển vào sổ nhật ký nào. b) Lập số cái các tài khoản: Để lập được các số cái ta cần thực hiện lập Bảng Cân đối phát sinh trước: BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH (BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Bảng cân đối tài khoản cung cấp số dư đầu kỳ, Sổ kế toán máy cung cấp số phát sinh và thông tin chi tiết cho sổ cái tài khoản. -Định khoản các nghiệp vụ vào sổ kế toán máy đến đâu thì đồng thời chuyển bút toán định khoản đó vào ngay các sổ cái có liên quan. -Số liệu chuyển vào sổ cái không cần tổng hợp như làm bằng thủ công. c) Lập các số chi tiết, bảng chi tiết: BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH (BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN) SỔ CHI TIẾTTÀI KHOẢN/ BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TÀI KHOẢN SỔ KẾ TOÁN MÁY d) Lập các sổ chi phí sản xuất kinh doanh: SỔ KẾ TOÁN MÁY SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM SỔ KẾ TOÁN MÁY e) Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng: BẢNG KÊ DỊCH VỤ HÀNG HÓA MUA VÀO SỔ KẾ TOÁN MÁY BẢNG KÊ HÀNG HÓA DỊCH VỤ BÁN RA BẢNG DANH MỤC TỜ KHAI THUẾ GTGT TÀI KHOẢN IV- Ưu nhược điểm của excel kế toán: 1- Ưu điểm: Không phụ thuộc vào nhà phát triển, tăng khả năng tự mày mò, làm chủ công việc cho kế toán viên. - Excel là phần mềm phổ thông - Chi phí đầu tư thấp. - Phù hợp cho việc tạo các báo biểu có tính toán. Có tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh các sổ sách và báo cáo kế toán theo yêu cầu mới của nhà quản lý. Linh động trong mọi trường hợp, có thể tùy biến số liệu để lên các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản trị. 2- Nhược điểm: - Giới hạn người dùng . Chỉ làm 1 người trên 1 file tại 1 thời điểm, phụ thuộc vào người làm, nếu có thay đổi về nhân sự trong bộ phận kế toán thì nhân viên mới sẽ gặp khó khăn trong việc tiếp nhận công việc. Trong khi đó, phần mềm kế toán có nguyên lý, có tài liệu hướng dẫn sử dụng để người sau có thể dễ dàng tiếp nhận công việc. - Khâu nhập liệu sẽ tốn khá nhiều thời gian, dữ liệu kế toán lưu trữ trong nhiều files độc lập, dữ liệu >5Mb mở rất chậm. Đối với kế toán trên Excel nhân viên kế toán phải hạch toán thủ công hàng ngày. Trong khi làm PMKT thì có định nghĩa hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành thư viện nghiệp vụ (KH có thể tự định nghĩa được) và khi thực hiện nghiệp vụ KT thì người dùng không còn quan tâm chuyện Nợ/Có. - Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường. , các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó (trừ khi phải lập trình VBA). - Kế toán bán thủ công - Tính bảo mật chưa cao. Không có chức năng ràng buộc dữ liệu như các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu. Macro của Excel có thể bị xóa bởi các phần mềm diệt virus trong khi các CSDL của PMKT thì ít bị trục trặc. Tính an toàn cao của PMKT với các công cụ về CSDL như backup, restore, bảo mật hệ quản trị CSDL, không thể xóa CSDL nếu không có quyền.