B
GIÁO D C VÀ ĐÀO T O
TRÝ NG Đ I H C KINH T TP HCM
Đ TÀI:
T CH C H TH NG THÔNG TIN
QU N LÝ KHO
Gi ng viên hý ng d n : THS. NGUY N VĂN NĂM
Nhóm SVTH
: Nhóm 13
L p
: K13-VB2-QT02
TP – HCM tháng 09/2010
1
B NG PHÂN CÔNG
MÃ SV
33101024522
33101020040
1088210558
33101022382
L P SV
VB13QT002
VB13QT002
VB13QT004
VB13QT002
H
VÀ TÊN
Võ Minh Tri t
Nguy n Thanh Trí
Tr n Minh Trí
Nguy n Văn Trung
NGÀY SINH
MÔ T CÔNG VI C
ĐI M
20/10/1982
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Qu n Lý Nh p
10
tri t
8/8/1984
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Qu n Lý Nh p
10
trí
22/11/1983
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Qu n Lý Nh p
10
trí
23/10/1985
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Qu n Lý Xu t
10
trung
10
trúc
10
tru ng
10
tu n
10
tu n
10
tu n
10
tu n
1088210270
VB13QT002
Đ ng Th Thanh Trúc
27/10/1976
33101021332
VB13QT002
Nguy n Lê Trý ng
25/01/1984
33101020591
VB13QT002
Châu Anh T u n
33101027859
VB13QT002
Nguy n Anh Tu n
33101021887
33101021982
VB13QT002
VB13QT002
Phi Đình T u n
Tr n Qu c Tu n
9/10/1976
27/08/1987
8/12/1982
15/07/1985
2
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Qu n Lý Xu t
vi t mô tà, v sõ ð ch c
năng, t ng h p bài làm
c a m i ngý i trong
nhóm
phân tích, thi t k
th ng thông tin c
module Qu n Lý
phân tích, thi t k
th ng thông tin c
module Báo Cáo
phân tích, thi t k
th ng thông tin c
module Báo Cáo
phân tích, thi t k
th ng thông tin c
module Báo Cáo
h
a
Xu t
h
a
KÝ TÊN
h
a
h
a
L IM
Đ U
Qu n lý kho trong doanh nghi p là m t vi c r t quan tr ng đòi h i b ph n
qu n lý ph i ti n hành nhi u nghi p v ph c t p, các doanh nghi p không ch có
mô hình t p trung mà còn t ch c mô hình kho phân tán trên nhi u đ a đi m trong
ph m vi vùng, qu c gia, qu c t . Qu n lý th ng nh t mô hình này trong kho không
ph i là vi c đõn gi n n u ch s d ng phýõng pháp kho truy n th ng.
Ph n m m qu n lý v t tý là m t gi i pháp tiên ti n. Nó là m t h th ng qu n
lý đ y đ các thông tin v kho, v t tý hàng hoá cung nhý các nhi m v nh p kho,
xu t kho n i b , ki m kê kho v t tý và ði u ch nh v t tý sau khi ki m kê.
Đ x lý thông tin m t cách nhanh chóng, chính xác và có hi u qu thì ngành
công ngh thông tin đã phát tri n týõng ð i ph bi n trên th gi i nói chung và Vi t
Nam nói riêng, nó ðã cung c p cho chúng ta nh ng bi n pháp c n thi t đó. Đã qua
đi th i tính toán, lýu tr d li u b ng các phýõng pháp th công truy n th n mang
n ng tính ch t l c h u, l i th i. Công ngh thông tin đã ði vào các nghành v i m t
phýõng th c ho t đ ng hoàn toàn m i m , sáng t o và nhanh chóng mà không m t
đi s chính xác.
Vi c ng d ng công ngh thông tin đã mang l i bý c đ t phá m i cho công
tác qu n lý kho, giúp doanh nghi p n m b t đý c thông tin v hàng hoá,v t tý,
nguyên v t li u và s n ph m m t cách chính xác k p th i. T đó, ngý i qu n lý
doanh nghi p có th đýa ra các k ho ch và quy t đ nh đúng đ n, gi m chi phí và
tăng kh năng c nh tranh, nâng cao k t qu ho t đ ng s n xu t kinh doanh.
Lí do ch n đ tài
Do nhu c u đòi h i ngày càng cao c a xã h i cung nhý c a con ngý i ngày càng
cao, do đó đ đáp ng đý c yêu c u c a khách hàng thì ph i luôn đ i m i và hoàn
thi n hõn. Hi n nay do xã h i phát tri n không ng ng và kéo theo là s l n m nh
c a các doanh nghi p, c a các t ch c, chính vì v y mà vi c qu n lý sao cho ch t
3
ch là nhu c u c p thi t các doanh nghi p. Linh v c qu n lý v t tý trong các doanh
nghi p hi n nay đang có nhu c u r t l n vì s lý ng hàng hoá ðý c nh p và xu t
trong m t th i đi m là r t l n và ðòi h i chính xác, đ ng th i th i gian cung là y u
t quan tr ng.
Th c t hi n nay có r t nhi u doanh nghi p l n qu n lý hàng hoá b ng phýõng
pháp th công và bán th công. Nhý v y chúng em nh n th y n u có m t ph n
m m qu n lý v t tý ðáp ng đý c các yêu c u c a nghi p v cung nhý ðòi h i c a
c a công vi c thì đây s là m t th trý ng l n cho ph n m m qu n lý v t tý.
M c đích nghiên c u
Khi nghiên c u đ án này nh m m c đích là t ch c l i m t s b ph n c a
doanh nghi p cung nhý c a t ch c. Đ ng th i nâng cao hi u qu c a công vi c
cung nhý làm cho b máy ho t đ ng t t hõn.Vi c qu n lý cung tr nên t t hõn
không m t nhi u th i gian và vi c qu n lý theo m t th th ng nh t.
4
CHÝ ÕNG I
CÁC V N Đ CÕ B N TRONG H TH NG THÔNG TIN QU N
LÝ V T TÝ
I. N I DUNG BÀI TOÁN QU N LÝ KHO
1. Qu n lý nh p
Sau m i l n xu t hàng b ph n qu n lý kho s ghi l i chi ti t hàng xu t vào
s chi ti t hàng hoá, ð ti n theo dõi hàng hoá trong kho. Khi m t hàng nào ðó
trong kho s p h t ho c đã h t thì b ph n qu n lý kho s ti n hành báo cho ban
qu n lý. Ban qu n lý s l nh cho b ph n mua hàng tìm ki m nhà cung c p và ti n
hành mua hàng. Khi hàng ðý c mua v kho, b ph n kho s nh n phi u giao hàng
và ki m tra s lý ng và ch t lý ng c a hàng v có đúng v i yêu c u mua hàng
không. Sau khi ki m tra xong s lý ng và ch t lý ng c a hàng đã đ m b o thì b
ph n qu n lý kho l p phi u nh p kho. Nh ng hàng hoá không ðáp ng đý c yêu
c u ch t lý ng và s lý ng s đý c b ph n qu n lý kho giao cho b ph n mua
hàng tr l i nhà cung c p cùng v i biên b n ki m nghi m hàng hoá. M t s hàng
hoá khi xu t bán cho khách hàng vì m t lí do nào ðó không ðáp ng đý c yêu c u
c a khách hàng cung đý c đýa v nh p kho ch x lí. Vi c theo dõi hàng nh p kho
ðý c di n ra liên t c và thông tin v hàng trong kho ðý c b ph n kho theo dõi
theo ngày, tháng, quý th m chí c tu n.
2. Qu n lí xu t
B ph n bán hàng s nh n yêu c u mua hàng c a khách hàng. Khách
đây
có th là mua l ho c mua buôn. B ph n bán hàng có ch c năng nh n yêu c u và
g i đ n b ph n kho. B ph n kho s ki m tra lý ng hàng trong kho, sau ðó s g i
thông báo v s lý ng hàng cho b ph n bán hàng. N u đ đáp ng yêu c u c a
khách hàng thì b ph n bán hàng s vi t hoá đõn bán hàng và giao cho khách hàng
5
b n sao hoá đõn bán hàng. Khách hàng s nh n và g i l i cho b ph n qu n lý kho.
B ph n qu n lí kho s ti n hành ki m tra ki m tra và l p phi u xu t kho. Phi u
xu t kho s đý c g i cho khách hàng và m t phi u đý c gi l i lýu vào kho phi u
xu t. Khi xu t hàng thông tin v hàng xu t cung đý c lýu vào trong s chi ti t hàng
hoá đ ti n đ i chi u ki m tra.
3.Qu n lý t n
Vi c qu n lý hàng t n di n ra ngay trong quá trình nh p và xu t hàng. Hàng
hoá ðý c th c hi n qua máy tính m i khi phát sinh nh p hay xu t hàng.
6
CHÝ ÕNG II
PHÂN TÍCH THI T K H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ KHO
HÀNG
I. PHÂN TÍCH H TH NG THÔNG TIN
1. Sõ đ ch c năng kinh doanh
Qu n lý kho
Qu n lý nh p kho
Nh n và ki m tra
hàng hoá
Qu n lý xu t kho
Nh n và ki m tra
hoá ðõn bán hàng
L p phiêú nh p kho
L p phi u xu t kho
Vào s chi ti t hàng
hoá
Vào s chi ti t hàng
hoá
7
Báo cáo
Ki m kê
Đi u ch nh chênh
l ch
Ðýa k t qu ki m kê
2. Mô t ho t đ ng qu n lý kho b ng sõ ð lu ng thông tin (IFD)
2.1. Quá trình nh p hàng t nhà cung c p
Th i đi m
Nhà cung c p
Qu n lý kho
Khi có hàng nh p
v kho
Nh n và ki m
tra hàng nh p
Phi u giao
hàng
Thông tin v
hàng nh p
L p phi u nh p
kho
Phi u nh p
kho
Vào s chi ti t
S chi
ti t hàng
hoá
8
2.2. Quá trình xu t bán cho khách hàng
Th i đi m
Khách hàng
B ph n kho
Hoá ðõn bán
hàng
Nh n và ki m tra
hoá ðõn
Phi u xu t
kho
L p phi u xu t kho
Khi có yêu c u mua
hàng
Vào s chi ti t
hàng hoá
S chi ti t
hàng hoá
9
2.3. Quá trình báo cáo, ki m kê hàng hoá.
Th i
B ph n kho
Ban lãnh đ o
đi m
Theo
yêu c u
c a lãnh
Th c hi n
ki m kê
đ o
ho c
đ nh kì
Vào s ki m
kê
S ki m kê
Đ i chi u
v i s chi
ti t hàng
hoá
Lp
báo cáo
Ki m tra l i quá
trình nh p, xu t
10
Báo cáo v
hàng hoá
3. Mô t ho t đ ng qu n lý hàng t n kho b ng sõ ð DFD
3.1. Sõ đ ng c nh
Phi?u nh?p hàng
Nhà cung c?p
Báo cáo ki?m kê
H? th?ng qu?n lý kho
B? ph?n qu?n lý
Yêu c?u ki?m kê
Khách hàng
Hóa don bán hàng
11
3.2. Sõ đ DFD m c 0
Phi?u giao hàng
Nhà cung c?p
1.0 Qu?n lý nh?p kho
Phi?u
nh?p
Phi?u nh?p kho
Báo cáo
Ki?m kê
T?n kho
Thông tin
Hàng nh?p Thông tin hàng
hóa
3.0
S? chi ti?t hàng
hóa
Báo cáo ki?m kê
Thông tin
Hàng xu?t
Hóa don bán hàng
2.0
Qu?n lý xu?t kho
Khách hàng
12
Ban qu?n lý
Yêu c?u báo
cáo
3.3. Sõ đ DFD m c 1
3.3.1. Sõ đ DFD qu n lý nh p kho.
Phi?u giao hàng
Nhà cung c?p
S? chi ti?t hàng hóa
1.1
L?p phi?u nh?p
kho
1.2
Vào s? chi ti?t
hàng hóa
Thông tin
hàng nh?p
Thông tin
hàng nh?p
Phi?u nh?p kho
13
3.3.2. Sõ đ DFD qu n lý xu t hàng
Hóa don bán hàng
Khách hàng
2.1
Nh?n và ki?m tra hóa
don bán hàng
Thông tin
hàng xu?t
2.2
L?p phi?u
xu?t kho
S? chi ti?t hàng hóa
Thông tin xu?t
Thông tin
phi?u xu?t
2.3
Vào s? chi ti?t
Thông tin
phi?u xu?t
14
Phi?u xu?t kho
3.3.3. Sõ ð DFD c a quá trình ki m kê, báo cáo.
B? ph?n qu?n lý
Yêu c?u báo cáo
3.1
L?p báo cáo
Phi?u nh?p, phi?u xu?t
S? chi ti?t hàng hóa
Báo cáo
II. THI T K CÕ S
D
LI U
1. Xây d ng mô hình cõ s d li u c a h thông m i
Ta s d ng phýõng pháp thi t k cõ s d li u thông qua các đ u ra.Trong các
nghi p v liên quan ð n kho hàng các đ u ra ch y u là: Phi u nh p và phi u xu t.
15
1.1. Phi u nh p
Công ty T
M us :
PHI U NH P KHO
NHH…
S …..
Ngày…tháng…nãm…
Đ a ch : …..
Theo quy t đ nh..
……
Ngày…tháng…nãm…
c a b tài chính
T ên nhà cung c p: …………………………………..
Đ a ch : …………………………………………….. S đi n tho i: ……………………………………………….
Nh p t i kho: …………………………………………
Stt
Tên hàng
Mã s
Ðõn v tính
S lý ng
Ðõn giá
C ng
C ng thành ti n…
Th trý ng đõn v
Ph trách cung tiêu
Ngý i nh n hàng
Th kho
(kí, h tên)
(kí, h tên)
(kí, h tên)
(kí, h tên)
16
Thành ti n
Theo nguyên t c chu n hoá 1NF: các thu c tính l p nhi u l n trong cùng m t
th c th thì lo i k t qu . Các thu c tính b lo i ra cùng v i thu c tính khóa c a t p
th ban đ u s t o thành m t t p th m i. Các thu c tính phát sinh s đý c xóa b
Phi u Nh p Kho
Thu c tính chýa
Chu n hóa d ng1
Chu n hóa d ng2
Chu n hóa d ng3
chu n hóa
1NF
2NF
3NF
S phi u
S phi u
Ngày nh p kho
Ngày nh p kho
Mã nhà cung c p
Mã nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Đ a ch
Đ a ch
S đi n tho i
S đi n tho i
Mã kho
Mã kho
Tên kho
Tên kho
Mã hàng
Tên hàng
S phi u
Ðõn v tính
Mã hàng
S lý ng hàng
Tên hàng
theo ch ng t
Ðõn v tính
S lý ng hàng
S lý ng
th c nh p
Ðõn giá
Ðõn giá
17
Chu n hoá 2F quy đ nh r ng: các thu c tính trong t p th c th ph i ph thu c
hàm vào toàn b khoá ch không ph i ph thu c hàm vào m t b ph n c a khoá.
N u có nh ng thu c tính ch ph thu c hàm vào m t b ph n c a khóa thì ta s ðýa
nó vào m t t p th m i v i khóa là m t b ph n khóa c a t p th m i ban đ u.
Phi u Nh p Kho
Thu c tính chýa
Chu n hóa d ng1
Chu n hóa d ng2
Chu n hóa d ng3
chu n hóa
1NF
2NF
3NF
S phi u
S phi u
S phi u
Ngày nh p kho
Ngày nh p kho
Ngày nh p kho
Mã nhà cung c p
Mã nhà cung c p
Mã nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Đ a ch
Đ a ch
Đ a ch
S đi n tho i
S đi n tho i
S đi n tho i
Mã kho
Mã kho
Mã kho
Tên kho
Tên kho
Tên kho
Tên hàng
S phi u
S phi u
Ðõn v tính
Mã hàng
Mã hàng
S lý ng
Tên hàng
S lý ng
Ðõn giá
Ðõn v tính
Ðõn giá
Mã hàng
S lý ng
Ðõn giá
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
18
Chu n hoá 3NF: t t c các thu c tính không ch ph thu c hàm vào khóa mà còn
không ph thu c hàm vào b t k thu c tính nào không ph i là khoá
Phi u Nh p Kho
Thu c tính chýa
Chu n hóa d ng1
Chu n hóa d ng2
Chu n hóa d ng3
chu n hóa
1NF
2NF
3NF
S phi u
S phi u
S phi u
S phi u
Ngày nh p kho
Ngày nh p kho
Ngày nh p kho
Ngày nh p kho
Mã nhà cung c p
Mã nhà cung c p
Mã nhà cung c p
Mã nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Mã kho
Đ a ch
Đ a ch
Đ a ch
S đi n tho i
S đi n tho i
S đi n tho i
Mã nhà cung c p
Mã kho
Mã kho
Mã kho
Tên nhà cung c p
Tên kho
Tên kho
Tên kho
Đ a ch
Mã hàng
S đi n tho i
Tên hàng
S phi u
S phi u
Ðõn v tính
Mã hàng
Mã hàng
Mã kho
S lý ng
Tên hàng
S lý ng
Tên kho
Ðõn giá
Ðõn v tính
Ðõn giá
S lý ng
S phi u
th c nh p
Mã hàng
Mã hàng
Ðõn giá
Tên hàng
S lý ng
Ðõn v tính
Ðõn giá
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
19
Xác đ nh các m i quan h :
a) sau quá trình chu n hóa chúng ta xác đ nh đý c các t p th sau:
Danh m c nhà cung c p (MaNCC, TenNCC, Đ a ch , Đi n tho i)
Phi u nh p (S phi u, Ngày nh p, MaNCC, MaKho)
Danh m c kho (MaKho, Tên kho, Đ a ch , Đi n tho i)
Danh m c hàng hóa (MaHang, Tên hàng, Ðõn v tính)
Chi ti t phi u nh p (S phi u, Mã hàng, S lý ng, Đõn giá)
b) Ma tr n th c th /khóa:
Danh m c
Phi u nh p
nhà cung
Danh m c
Danh m c
Chi ti t
kho
hàng hóa
phi u nh p
c p
MaNNC
X
O
S phi u
X
MaKho
O
X
X
MaHang
X
c) Thi t l p các m i quan h :
Danh m c nhà cung c p
Phi u nh p
Phi u nh p
Chi ti t phi u nh p
Danh m c kho
Phi u nh p
Danh m c hang hóa
Chi ti t phi u nh p
20
X
- Xem thêm -