Tài liệu Tiểu luận chu trình chi phí tại công ty tnhh thức ăn chăn nuôi g&h

  • Số trang: 18 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 2161 |
  • Lượt tải: 7
transuma

Đã đăng 31443 tài liệu

Mô tả:

CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH THỨC ĂN CHĂN NUÔI G&H GV: Triệu Việt Cường TP Hồ Chí Minh, 11/2014 0 Nhóm 12 – Lớp K11405B Nguyễn Thị Hằng K114050860 Võ Thị Kim Nhung K114050894 Trần Thị Hồng Như K114050898 Vũ Thị Huyền Thanh K114050913 Đặng Thị Vân K114050952 Tài liệu tham khảo: Khóa luận tốt nghiệp “Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H”. 1 MỤC LỤC Lời mở đầu: ..................................................................................................................... 3 I. Giới thiệu về công ty ................................................................................................ 3 1. Cơ cấu tổ chức ................................................................................................... 3 2. Tổ chức công tác kế toán của công ty ............................................................... 4 II. Chu trình chi phí tại công ty..................................................................................... 5 1. Đặt hàng với nhà cung cấp ................................................................................... 6 2. Nhận hàng ............................................................................................................. 9 3. Ghi nhận hóa đơn và thanh toán ......................................................................... 12 III. Chu trình chi phí đề xuất: ................................................................................... 15 Mục lục các hình trong bài Hình 1: Sơ đồ tổ chức của công ty Hình 2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Hình 3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 chu trình chi phí Hình 4: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng Hình 5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xử lý đặt hàng Hình 6: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hàng Hình 7: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xử lý nhận hàng Hình 8: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý ghi nhận hóa đơn và thanh toán Hình 9: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xử lý ghi nhận hóa đơn và thanh toán Hình 10: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình chi phí (Đề xuất) 2 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B Lời mở đầu Chu trình chi phí là một trong những chu trình quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty. Nhất là trong thời đại kinh tế cạnh tranh, việc thiết lập và kiểm soát chu trình này đảm bảo vừa phù hợp với điều kiện của công ty, vừa đem lại hiệu quả tốt nhất, hạn chế được các sai sót có thể xảy ra là một vấn đề quan trọng. Để hiểu rõ hơn về chu trình chi phí và mối quan hệ giữa các hoạt động trong chu trình, nhóm xin trình bày về chu trình chi phí thực tế tại công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H. Qua đó rút ra đựơc những ưu khuyết điểm của chu trình tại công ty và đưa ra biện pháp nhằm hoàn thiện hơn việc thực hiện các chỉ tiêu đã đưa ra. I. Giới thiệu về công ty Công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H (G&H Feeds limited company) thuộc Khu công nghiệp Hòa Phú, Vĩnh Long là công ty TNHH 2 thành viên trở lên 100% vốn đầu tư Malaysia: - Chuyên sản suất thức ăn chăn nuôi cho gia súc, gia cầm. - Bán buôn thức ăn và nguyên vật liệu làm thức ăn cho gia súc, gia cầm. - Kinh doanh xuất nhập khẩu nguyên liệu thức ăn chăn nuôi. Cơ cấu tổ chức Cho tới thời điểm hiện tại, công ty chỉ có 37 cán bộ công nhân viên, tuy vậy hầu hết lực lượng lao động tại công ty đều được đào tạo. Trong công ty, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc, tiếp đến là các phòng ban hỗ trợ cho Ban Giám đốc. Các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có quan hệ chặt chẽ trong công tác xây dựng và phát triển công ty. 1. Ban giám đốc Phòng kinh doanh Phòng marketing Phòng nhân sự Phòng xuấtnhập khẩu Phòng tài chính Phòng sales Phòng kế toán Phòng kỹ thuật, vận hành Phòng quản đốc Phòng KCS, hàng mẫu sản xuất Phòng pha trộn thuốc Hình 1: Sơ đồ tổ chức của công ty 3 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban chính: - Ban Giám đốc: Lãnh đạo công ty, chịu trách nhiệm toàn diện hoạt động trong công ty. - Phòng kinh doanh: Tiềm hiểu về đối tác cung cấp nguyên vật liệu về chất lượng, giá cả để mua được hàng chất lượng và giá cả phù hợp. Trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động mua hàng và tiếp thị bán hàng tới khách hàng. - Phòng nhân sự: Theo dõi tình hình biến động, tăng giảm nhân sự trong công ty, tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm, hợp đồng và đề nghị tăng lương khi phù hợp, có nhiệm vụ bảo quản hồ sơ việc làm và sổ sách liên quan đến công nhân viên trong công ty - Phòng tài chính: lên kế hoạch về tài chính trong công ty. - Phòng kế toán: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, bảo quản sổ sách, số liệu kế toán đã báo cáo lên cấp trên và cơ quan nhà nước, thực hiện theo chuẩn mực kế toán hiện hành và pháp luật. Tổng hợp báo cáo hàng tháng, quý, năm. - Phòng quản đốc sản xuất: Kiểm soát hàng tồn kho. Giám sát sản xuất sản phẩm cung ứng cho phòng kinh doanh trong nước bán cho khách hàng với chất lượng tốt nhất theo đúng tiêu chuẩn mà phòng KCS đã kiểm tra lấy mẫu. Hàng tháng phối hợp với phòng kế toán kiểm kê hàng tồn kho để lên báo cáo xử lý hàng để tránh trường hợp xuất đi hàng đã quá hạn sử dụng và xuất sai hàng. 2. Tổ chức công tác kế toán của công ty Hình 2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 4 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B Nhiệm vụ của từng vị trí Kế toán:  Kế toán trưởng: - Giám sát toàn bộ hoạt động của phòng kế toán. - Tổ chức công tác Kế toán cho nhân viên. - Tham mưu cho Ban Giám đốc và chịu trách nhiệm đối với các báo cáo tài chính. - Đối chiếu và duyệt những chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên. - Hướng dẫn và bổ sung những thiếu sót trong phần hành của nhân viên. Nơi gởi báo cáo: Ban Giám đốc.  Kế toán tổng hợp: - Tổng hợp số liệu của các Kế toán viên để lập Báo cáo tài chính. - Cùng với Kế toán trưởng phân tích tình hình tài chính của công ty trong mỗi thời điểm phát hành cáo cáo, để cung cấp các thông tin tài chính cho Ban Giám đốc để lập chiến lược kinh doanh. Nơi gởi báo cáo: Kế toán trưởng.  Kế toán nguyên vật liệu: Chịu trách nhiệm và kiểm tra tình hình xuất - nhập – tồn kho nguyên vật liệu và báo cáo lên Kế toán tổng hợp.  Kế toán thanh toán: Thực hiện các công tác kế toán của phần hành công nợ phải thu và phải trả.  Kế toán bán hàng: Xuất hóa đơn, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng, lưu trữ hóa đơn. Hàng tháng kiểm tra hóa đơn đầu ra với đơn hàng.  Thủ quỹ: Thu tiền, chi tiền khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền mặt. Phối hợp với Ban Giám đốc kiểm kê quỹ hàng tháng và khi có yêu cầu. Hình thức sổ kế toán: công ty dùng hình thức sổ nhật ký chung đã phản ánh và cung cấp kịp thời tình hình tài sản và nguồn vốn, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính, tư đó giúp lãnh đạo công ty quyết định đúng đắn kịp thời các phương án kinh doanh. II. Chu trình chi phí tại công ty Mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền cho nhà cung cấp Hoạt động mua nguyên vật liệu thanh toán tiền gồm 4 hoạt động cơ bản: - Đặt mua nguyên vật liệu. - Nhập kho nguyên vật liệu. - Ghi nhận hóa đơn. - Thanh toán cho nhà cung cấp. 5 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B Các hoạt động này tạo ra các quan hệ thông tin luân chuyển trong chu trình và với các đối tượng bên ngoài hệ thống. Hình sau mô tả sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình. Phòng quản đốc SX Đặt hàng 1.0 Nhận hàng 2.0 Nhà cung cấp Thanh toán 4.0 Ngân hàng Sổ sách, báo cáo Ghi nhận HĐ 3.0 Hình 3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 chu trình chi phí 1. Đặt hàng với nhà cung cấp Đây là hoạt động đầu tiên của chu trình, hoạt động này bao gồm các hoạt động sau:  Khi có nhu cầu sản xuất, phòng quản đốc sản xuất lập kế hoạch sản xuất và thông báo cho phòng kinh doanh. Nhân viên phòng kinh doanh của công ty sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng.  Phiếu này được gửi tới trưởng phòng kinh doanh kiểm tra và ký xác nhận, sau đó gửi lên cho Ban giám đốc ký duyệt. Phiếu yêu cầu mua hàng sau khi được ký duyệt được chuyển về phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh kiếm thực hiện thủ tục lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Sau đó trao đổi với nhà cung cấp về nguyên vật liệu cần mua và lập đơn đặt hàng, chuyển cho Ban Giám đốc xét duyệt.  Đơn đặt hàng được lập làm 3 liên, liên 1 lưu giữ tại bộ phận, liên 2 gửi cho người bán, liên còn lại gửi cho bộ phận kế toán thanh toán. 6 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B  Sau khi đặt mua nguyên vật liệu, nhân viên phòng kinh doanh sẽ xuống kho trao đổi về việc chuẩn bị nhập kho. Hoạt động đặt hàng với người cung cấp được mô tả qua sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết như sau: Hình 4: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng 7 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B Lưu đồ chứng từ xử lý đặt hàng: Phòng giám đốc Phòng kinh doanh Phòng quản đốc sản xuất A B YCMH Lập Phiếu YCMH YCMH đã duyệt Xét duyệt YCMH Lập Đơn đặt hàng – Xét duyệt A YCMH đã duyệt B Đơn đặt h Đơn đặt hàng YCMH đã duyệt Người bán N N Kế toán thanh tóan Hình 5: Lưu đồ chứng từ xử lý đặt hàng Nhận xét:  Đơn đặt hàng chỉ lập 3 liên, với số lượng này khi luân chuyển trong chu trình không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng của các bộ phận. Bộ phận nhận hàng và bộ phận yêu cầu không có đơn đặt hàng để làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra khi nhận 8 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B hàng nên khi nhận hàng sẽ không xác định được là lô hàng người bán chuyển đến có chính xác về mẫu mã và số lượng như lô hàng mà công ty đặt hàng với người bán hay không. Vì vậy, đơn đặt hàng nên lập thêm 2 liên nữa, một liên gửi cho bộ phận nhận hàng, liên còn lại gửi cho bộ phận yêu cầu.  Bộ phận kinh doanh kiêm trách nhiệm bộ phận mua hàng. Bởi vì phòng kinh doanh thực hiện quá trình đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp, việc kiêm nhiệm cả chức năng mua hàng dễ dẫn đến nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp, gây thiệt hại cho đơn vị. Để kiểm soát tốt, bộ phận mua hàng phải được tổ chức độc lập với các phòng ban khác và chịu trách nhiệm thực hiện mọi nghiệp vụ mua nguyên vật liệu từ bên ngoài. Tuy nhiên, Công ty G&H là công ty có quy mô nhỏ, việc tổ chức bộ phận mua hàng kiến cho chi phí thực hiện thủ tục này vượt quá lợi ích. Do đó, nhóm đề xuất khâu mua hàng nên giao cho một cá nhân độc lập và được giám sát chặt chẽ, tách biệt với phòng kinh doanh.  Phiếu yêu cầu mua hàng không nhất thiết phải do Ban Giám đốc xét duyệt. Công việc này nên giao cho trưởng phòng kinh doanh. 2. Nhận hàng - Tới ngày giao hàng, người bán tiến hành giao hàng và phiếu giao hàng cho doanh nghiệp theo đúng địa chỉ đã thỏa thuận. - Bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành đối chiếu hàng giao so với Đơn đặt hàng do phòng kinh doanh chuyển xuống về chủng loại, số lượng, chất lượng…và lập biên bản nhận hàng về các mặt hàng thực tế đã nhận. Biên bản nhận hàng được lưu tại bộ phận nhận hàng. Đơn đặt hàng được chuyển trả lại cho Phòng kinh doanh. - Nguyên vật liệu đã được nhập kho đầy đủ, phiếu giao hàng được chuyển đến cho thủ kho để tiến hành lập phiếu nhập kho. Thủ kho và người giao nguyên vật liệu ký vào phiếu nhập kho hoàn tất quá trình nhận hàng. - Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên, liên 1 giao kế toán nguyên vật liệu, liên 2 giao cho kế toán thanh toán để ghi sổ và làm thủ tục thanh toán, phiếu giao hàng được trả về cho bộ phận nhận hàng lưu. - Căn cứ vào liên thứ 3, thủ kho tiến hành lập và ký vào thẻ kho ghi nhận việc nhập kho nguyên vật liệu. Sau đó, liên 3 được lưu tại bộ phận kho. 9 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B Các hoạt động này tạo ra dòng thông tin chi tiết sau: Hình 6: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hàng 10 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B Lưu đồ chứng từ xử lý nhận hàng Bộ phận nhận hàng Bộ phận kho C Nhà cung cấp Phòng kinh doanh Phiếu giao hàng (đã kiểm tra) Phiếu giao hàng ĐĐH Lập PNK Kiểm hàng, lập BBNH PGH đã kiểm tra Phiếu giao hàng (đã kiểm tra) C Phiếu nhập kho Biên bản nhận hàng ĐĐH A Phiếu nhập kho đã ký Kế toán NVL Kế toán thanh toán Phòng kinh doanh Ghi thẻ kho Thẻ kho Phiếu nhập kho đã ký N Hình 7: Lưu đồ chứng từ xử lý nhận hàng 11 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B Nhận xét:  Mất nhiều thời gian và thủ tục rắc rối khi Phòng kinh doanh và bộ phận nhận hàng sử dụng chung 1 liên Đơn đặt hàng. Vì vậy, cần có một Đơn đặt hàng được lưu sẵn tại bộ phận nhận hàng để quá trình nhận hàng diễn ra nhanh chóng, kịp thời.  Thực tế, công ty G&H có quy mô nhỏ, để tiết kiệm chi phí, bộ phận nhận hàng và bộ phận kho không cần phải tách biệt thành hai bộ phận riêng lẻ. 3. Ghi nhận hóa đơn và thanh toán Quy trình chấp thuận hóa đơn và thanh toán bao gồm các hoạt động: - Khi nguyên vật liệu về đến kho, nhân viên kho sẽ thông báo cho bộ phận kinh doanh để trao đổi với khách hàng về việc xuất hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng được người bán chuyển đến cho Phòng kinh doanh , sau đó phòng kinh doanh sẽ chuyển cho bộ phận kế toán. - Nhận được hóa đơn người bán, kế toán thanh toán kiểm tra hóa đơn, so sánh đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với các thông tin trên đơn đặt hàng và phiếu nhập kho. Nếu các thông tin trên hóa đơn phù hợp, đầy đủ và chính xác thì kế toán thanh toán chấp nhận hóa đơn, ghi nhận thông tin về nghĩa vụ thanh toán và lập ủy nhiệm chi. - Ủy nhiệm chi được gửi cho giám đốc ký phê duyệt để thực hiện thanh toán. Các chứng từ khác được lưu tại bộ phận. - Ủy nhiệm chí sau khi được phê duyệt sẽ chuyển qua ngân hàng làm thủ tục thanh toán tiền cho người bán, sau khi thanh toán xong, ủy nhiệm chi được ngân hàng gửi về công ty. - Khi nhận được ủy nhiệm chi, kế toán thanh toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải trả. Ủy nhiệm chi được lưu tại bộ phận. Hình sau mô tả thông tin về hoạt động chấp nhận hóa đơn và thanh toán tiền cho nhà cung cấp 12 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B Hình 8: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hóa đơn và thanh toán 13 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B Lưu đô luân chuyển chứng từ Ban Giám đốc Kế toán thanh toán PKD Kho PNK ĐĐH D HĐ Đối chiếu, ktra, lập UNC UNC Xét duyệt UNC đã xét duyệt PNK ĐĐH UNC Ngân hàng HĐ D Hình 9: Lưu đồ chứng từ xử lý hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp - - - Nhận xét: Hình thức thanh toán công ty (lập ủy nhiệm chi gửi tới ngân hàng ) : hình thức thanh toán này thuận tiện, nhanh chóng và tránh được những rủi ro có thể xảy ra như mất mát tiền hay biển thủ tài sản. Ủy nhiệm chi nên lập làm 2 liên, một liên gửi cho ngân hàng, một liên lưu tại đơn vị. Việc kế toán nợ phải trả và kế toán thanh toán phải được tách làm hai bộ phận riêng biệt. Ở đây kế toán nợ phải thu đảm nhiệm luôn vai trò làm kế toán thanh toán, việc không có sự tách rời giữa chức năng ghi chép và chức năng thực hiện nghiệp vụ chi trả. Việc không tôn trọng nguyên tắc bắt kiêm nhiệm dễ dẫn đến khả năng sai phạm, gian lận. Sự tách rời giữa hai chức năng là kiểm tra, chấp nhận thanh toán (do kế toán thanh toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để thanh toán là một biện pháp 14 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B kiểm soát hữu hiệu. Tuy nhiên, Ban Giám đốc khi xét duyệt UNC nên có đầy đủ chứng từ làm căn cứ xét duyệt. Và việc xét duyệt chi quỹ nên giao một bộ phận khác ( bộ phận tài vụ) thực hiện, . Đặc biệt trong trường hợp vắng mặt ban giám đốc tại đơn vị. Như vậy sẽ giảm bớt được khối lượng công việc của Ban Giám đốc. III. Kiến nghị sửa đổi chu trình chi phí Mặc dù chu trình chi phí của công ty thức ăn chăn nuôi G&H còn nhiều hạn chế, tuy nhiên vẫn đảm bảo được yêu cầu cần thiết cho hoạt động của công ty. Tuy nhiên, để đảm bảo cho sự mở rộng và phát triển lâu dài, công ty nên thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ và hoàn thiện chu trình chi phí. Tổng hợp các nhận xét của các hoạt động trong chu trình chi phí, nhóm xin đề xuất chu trình chi phí để cải thiện cho hoạt động mua nguyên vật liệu thanh toán ngay tại công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H như hình sau. 15 Ban giám đốc thống thông tin kế toán Phòng Hệ kinh doanh Phòng quản đốc sản xuất Bộ phận kho Nhà cung cấp C Phiếu giao hàng Phiếu giao hàng (đã kiểm tra) A B YCMH Nhóm nhận 12 - K11405B Bộ phận hàng ĐĐH ĐĐH (5 liên) Xét duyệt, Lập Đơn đặt hàng Lập PNK Lập biên bản nhận hàng ĐĐH (5 liên) Xét duyệt PGH đã kiểm tra A ĐĐH đã duyệt(5 liên) YCMH đã duyệt Phiếu giao hàng (đã kiểm tra) Phiếu nhập kho Biên bản nhận hàng ĐĐH Phiếu nhập kho đã ký B C Kế toán NVL Người bán N Kế toán thanh tóan Phòng mua hàng P.Quản đốc SX ĐĐH Kế toán thanh toán N Ghi thẻ kho Phiếu nhập kho đã ký Thẻ kho N 16 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B Ban Giám đốc Kế toán thanh toán PNK D PKD Kho ĐĐH HĐ UNC UNC UNC (đã thanh toán) Xét duyệt Đối chiếu, ktra, lập UNC UNC đãđã UNC xét duyệt PNK ĐĐH UNC UNC Ngân hàng HĐ D Hình 10: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình chi phí (Đề xuất) 17
- Xem thêm -