Tài liệu Thực trạng về công tác tổ chức văn thư-lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Mỹ Đức

  • Số trang: 79 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 1 |
  • Lượt tải: 0
kenhht

Tham gia: 06/11/2018

Mô tả:

Thực trạng về công tác tổ chức văn thư-lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Mỹ Đức
Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................................5 CHƯƠNG 1....................................................................................................................... 6 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ....................................6 1.1. Lý luận chung về công tác văn thư..................................................................6 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư..................................................................6 1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư................................................................6 1.2.1 Vị trí của công tác văn thư.........................................................................6 1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư...................................................................6 1.3. Yêu cầu của công tác văn thư.........................................................................7 1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư.........................................................7 1.5. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư................................................8 1.5.1. Quản lý văn bản đi...................................................................................8 1.5.2. Quản lý văn bản đến...............................................................................10 1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật.......................................10 1.5.3.1. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ.........................................................10 1.5.3.2. Tổ chức quản lý văn bản mật............................................................11 1.5.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.......................................................11 1.5.4.1. Nguyên tắc đóng dấu.........................................................................11 1.5.4.2. Quản lý và sử dụng con dấu..............................................................12 1.5.5. Lập hồ sơ lưu trữ....................................................................................13 1.5.5.1. Khái niệm.........................................................................................13 1.5.5.2. Nguyên tắc lập hồ sơ........................................................................14 1.5.5.3. Nội dung của công tác lập hồ sơ........................................................14 1.5.5.4. Nộp hồ sơ lưu trữ..............................................................................15 1.6. Công tác lưu trữ...........................................................................................16 Lu ThÞ chung K3 Líp C§QTVP3 – 1 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ 1.6.1. Khái niệm, ý nghĩa..................................................................................16 1.6.2. Nội dung của công tác lưu trữ.................................................................17 1.6.3. Tính chất của công tác lưu trữ................................................................18 1.6.4 Nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ.....................................................18 1.6.4.1. Phân loại tài liệu lưu trữ...................................................................18 1.6.4.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ..........................................................21 1.6.4.3. Khái niệm.........................................................................................21 1.6.4.4. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu..............................................21 1.6.4.5. Các tiêu chuẩn định giá trị tài liệu.....................................................22 1.6.5. Bổ xung tài liệu lưu trữ...........................................................................22 1.6.5.1. khái niệm..........................................................................................22 1.6.5.2. Các nguồn bổ xung tài liệu................................................................23 1.6.6.Thống kê lưu trữ.....................................................................................24 1.6.6.1. Khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ...................................................24 1.6.6.2. Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ............................................24 1.6.6.3. Nội dung công tác lưu trữ thống kê...................................................25 1.7. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ................................................................................25 1.7.1. Khái niệm, ý nghĩa..................................................................................25 1.7.2. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu.....................................................................25 1.7.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ ........................................................................25 1.7.3.1. Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệu lưu trữ.....................................25 1.7.3.2. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ....................................................26 1.7.3.3. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.........................................26 CHƯƠNG 2..................................................................................................................... 28 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI..............................................................................28 2. Khái quát chung về UBND huyện Mỹ Đức...............................................................28 SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 2 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Mỹ Đức......................28 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức........................................29 2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND huyện Mỹ Đức....30 2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐN-UBND huyện Mỹ Đức...........................................................................................................33 2.3.Thực trạng về công tác tổ chức văn thư-lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Mỹ Đức...............................................................................................................36 2.3.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ...................36 2.3.1.1.Hình thức tổ chức công tác văn thư- Lưu trữ.....................................36 2.3.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – lưu trữ..............................37 2.3.2. Công tác Văn Thư..................................................................................38 2.3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản................................................39 2.3.4. Công tác quản lý văn bản đến văn bản đi................................................42 2.3.4.1. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi.........................................42 2.3.4.2 Công tác quản lý và xử lý văn bản đến...............................................49 2.3.4.3. Công tác tổ chức quản lý văn bản mật...............................................53 2.3.4.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.................................................53 2.3.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ..........................................................54 2.3.5. Công tác lưu trữ.....................................................................................55 2.3.5.1. Quản lý công tác lưu trữ...................................................................55 2.3.5.2. Công tác thu thập, bổ xung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ......................57 2.3.5.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ...................................................................57 2.3.5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ...........................................57 2.4.Ưu, nhược điểm của bộ phận văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huỵên Mỹ Đức.....................................................................................................................58 2.4.1. Công tác văn thư....................................................................................58 2.4.2 Công tác lưu trữ......................................................................................60 CHƯƠNG 3.....................................................................................................63 SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 3 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI.................63 3.1.Một số nhận xét và đánh giá về công tác văn phòng tại UBND huyện Mỹ Đức. ...........................................................................................................................63 3.1.1.Về cơ cấu tổ chức.....................................................................................63 3.1.2.Về chức năng nhiệm vụ...........................................................................63 3.1.3. Về bố trí văn phòng................................................................................63 3.1.4. Về tổ chức cán bộ:..................................................................................64 3.1.5. Về công tác hậu cần................................................................................64 3.1.6. Về công tác thông tin..............................................................................64 3.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức.........................................................................................65 3.2.1.Đổi mới nhận thức về công tác văn thư- lưư trữ tại UBND huyện phục vụ yêu cầu cải cách hành chính hiện nay...............................................................65 3.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên.........66 3.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức.............................................69 3.2.4. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ.......................71 3.2.4.1. Hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý văn bản...72 3.2.4.2. Đổi mới công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi trong văn phòng UBND huyện Mỹ Đức...................................................................................73 3.2.4.3. Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ và lưu trữ, xử lý hồ sơ bị tích đống.............................................................................................................75 3.2.5. Ứng dụng CNTT vào trong công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện...............................................................................................................76 3.2.6. Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra công tác văn thư-lưu trữ............78 KẾT LUẬN...................................................................................................................... 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………79 SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 4 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn hiện nay đổi mới nâng cao chất lượng quản lý đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội...là vô cùng quan trọng bởi vậy mà hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ là rất cần thiết nó đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan. Công tác văn thư-lưu trữ là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và một nội dung trong văn phòng nói riêng. Vì thế, mà nó được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Công tác Văn thư –lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác, những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan đơn vị. Hiện nay, xã hội của chúng ta đang sống trong thời kỳ bùng nổ thông tin, nền kinh tế tri thức đóng vai trò chủ đạo, nó đòi hỏi người cán bộ làm công tác Văn thư không những phải có chuyên môn nghiệp vụ cao mà còn phải có tinh thần trách nhiệm lớn lao, mới góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, thúc đẩy sự phát triển của công tác văn thư nói riêng, xã hội nói chung và hơn nữa còn giữ gìn được tài liệu có giá trị cho quốc gia. Nhận thức rõ tầm quan trọng của ngành quản trị văn phòng Trường cao đẳng công nghệ Thành Đô đã không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên những kiến thức cơ bản, đến khi ra trường là những cán bộ văn phòng giỏi về chuyên môn nghiệp vụ và có phẩm chất đạo đức vững vàng. Vì thế, cuối mỗi khoá học nhà trường đều tổ chức cho học sinh có một khoảng thời gian đi thực tập thực tế tại các cơ quan, nhằm vận dụng những kiến thức đã được học trong trường vào thực tế, nâng cao trình độ chuyên môn, để sau này học sinh có kiến thức vững vàng và đủ tự tin khi ra trường làm việc thực tế tại các cơ quan. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ nhân viên văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức và đặc biệt là thầy giáo: Tiến Sỹ Nguyễn Hà Hữu đã giúp đỡ, chỉ bảo tận tình trong quá trình thực tập giúp em hoàn thành tốt bài khoá luận này. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 5 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân. giúp hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả. 1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. 1.2.1 Vị trí của công tác văn thư. Công tác văn thư được xác định là một bộ phận của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý. 1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư. Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng được thể hiện ở một số điểm chủ yếu sau: Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản để làm những việc trái pháp luật. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 6 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. 1.3. Yêu cầu của công tác văn thư. - Đảm bảo độ chính xác cao. + Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý + Dẫn chứng hoặc trích yếu ở văn bản phải hoàn toàn chính xác + Số liệu phải đầy đủ rõ ràng. + Văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố thể thức do nhà nước quy định. + Mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước ban hành. + Ngoài ra, tính chính xác còn phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ trong đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản được thể hiện trong việc thực hiện đúng các quy định của Nhà nước. - Mức độ mật: + Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan mang nhiều nội dung có liên quan đến những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật. 1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư. * Công tác văn thư bao gồm các nội dung chủ yếu sau: - Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. - Thảo đề cương văn bản. - Duyệt văn bản và trình duyệt văn bản. - Đánh máy, in sao văn bản. - Ký, đóng dấu và ban hành văn bản. - Quản lý và giải quyết văn bản. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 7 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ - Đăng ký và giải quyết văn bản đến. - Đăng ký và giải quyết văn bản đi. - Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan. - Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. * Nhiệm vụ của công tác văn thư. - Nhận và bóc bì văn bản đến. - Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký. - Phân loại và trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn bản. - Chuyển giao và theo dõi việc giải quết văn bản đến của các phòng ban chức năng. - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu. - Gửi văn bản đi. - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan. 1.5. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư 1.5.1. Quản lý văn bản đi. Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đi. Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. Trình tự các bước giải quyết văn bản đi. - Soạn thảo văn bản. Đây là khâu đầu tiên trong quy trình xử lý văn bản đi. Nó được hiện hành ở các bộ phận chuyên môn hay người có trách nhiệm biên tập. Người soạn thảo cần phải biết và nắm vững những yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức Nhà nước quy định. - Thông qua văn bản. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 8 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ Thủ tục thông quan văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong quy trình soạn thảo văn bản. Đối với những văn bản không quan trọng thì thủ trưởng có thể ủy quyền cho cấp dưới ký. Việc quy định quy trình thông qua văn bản một cách khoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm của người thực hiện mà còn giảm bớt thời gian hoàn thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời, xác định trách nhiệm cụ thể của các cá nhân vào từng giai đoạn của văn bản. - Tổ chức văn bản đi. Để văn bản đi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung cũng như hình thức văn bản thì cần phải đáp ứng đủ yêu cầu sau. - Kiểm tra thể thức văn bản đi bao gồm: + kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận, chữ ký, đóng dấu văn bản đi. + Đăng ký văn bản đi: việc đăng ký nhằm quản lý toàn bộ văn bản đi của cơ quan gửi đến cơ quan khác + Chuyển văn bản đi: Sau khi đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi thỡ tiến hành chuyển văn bản đi. Văn bản có thể được tiến hành chuyển qua bưu điện hoặc chuyển trực tiếp, nhưng phải vào sổ chuyển văn bản và người ký nhận vào sổ( nếu chuyển trực tiếp ), nhân viên bưu điện đóng dấu bưu điện ( nếu chuyển qua bưu điện ) - Sắp xếp và quản lý văn bản lưu: Trong quá trình hoạt động, các cơ quan ban hành văn bản phải được lưu lại ít nhất 02 bản chính (01 bản lưu ở văn thư cơ quan, 01 bản lưu trực tiếp ở cơ quan soạn ra văn bản ). Nhân viên văn thư có trách nhiệm sắp xếp các văn bản lưu văn bản tại bộ phận văn thư một cách khoa học, để tra tìm khi cần thiết. Việc sắp xếp văn bản lưu phải theo thứ tự thời gian hoặc theo từng loại. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 9 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ 1.5.2. Quản lý văn bản đến. Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật ) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến. * Nguyên tắc nhận văn bản đến. - Tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung vào văn thư để làm thủ tục đăng ký, vào sổ hoặc máy tính để quản lý thống nhất. - Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng chính xác và giữ bí mật. - Văn bản đến phải chuyển tới lãnh đạo văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính để trình thủ trưởng cơ quan, sau đó phân phối cho cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết. * Quy trình xử lý văn bản đến gồm các bước sau: - Nhận hồ sơ và phân loại văn bản. - Bóc bì văn bản. - Đăng ký văn bản đến. - Phân phối và chuyển giao văn bản đến. - Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến. 1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật. 1.5.3.1. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ. Các văn bản, tài liệu cơ quan, tổ chức ban hành trong nội bộ cơ quan gọi chung là văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ cơ quan bao gồm: Quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn giấy tờ công tác…… Để quản lý tốt các văn bản nội bộ, văn thư cơ quan phải làm sổ đăng ký riêng từng loại, nhưng nhìn chung gồm các nội dung sau: Số, ký hiệu, ngày ký người ký, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 10 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ 1.5.3.2. Tổ chức quản lý văn bản mật. Văn bản mật là văn bản chứa đựng cỏc nội dung bí mật của Đảng, Nhà nước việc quản lý văn bản mật phải tuân thủ các quy định của Nhà nước. - Pháp lệnh bảo vệ bí mật của Nhà nước, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 27 tháng 12 năm 2000. - Nghị định số 33/20002/NĐ-CP ngày 28 tháng 12 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước. 1.5.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước. Trong các cơ quan thường có hai loại con dấu là: Dấu cơ quan(có quốc huy hoặc không có quốc huy) Dấu văn phòng Ngoài hai loại dấu nói trên thì cơ quan còn có thể sử dụng các loại dấu như: dấu cỉ mức độ mật, độ khẩn, dấu đến, dấu họ và tên của người có thẩm quyền trong cơ quan. Việc tổ chức và sử dụng con dấu được quy định tại Nghị Định 58/2001/NĐCP của chính phủ ban hành ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu, và các thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Bộ nội vụ, Bộ công an, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về công tác văn thư. 1.5.4.1. Nguyên tắc đóng dấu. * Việc đóng dấu vào văn bản phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau. - Phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản trước khi đóng dấu, chỉ đóng dấu những văn bản đúng thể thức, có chữ ký của người có thẩm quyền. - Cán bộ văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản, không được để người khác làm thay. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 11 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ - Dấu phải đóng rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. - Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. - Dấu mờ thì phải đóng lại không đóng trùm lên dấu cũ. 1.5.4.2. Quản lý và sử dụng con dấu. - Con dấu trong cơ quan tổ chức phải do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về công tác văn thư giữ và dấu đóng tại cơ quan, tổ chức. Người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu vì vậy mà không được cho người khác mượn cần thực hiện các quy định sau: + Không giao dấu cho người khác khi chưa được sự cho phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. + Không đem dấu về nhà hoặc đi công tác. + Mỗi cơ quan đơn vị sử dụng thống nhất một con dấu. + Dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho cơ quan quản lý dấu theo quy định. + Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức. + Chỉ được đóng dấu những văn bản, giấy tờ sau khi đó có chữ ký của người có thẩm quyền. + Không được đóng dấu khống chỉ. + Mực dấu thống nhất màu đỏ theo quy định. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 12 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ + Con dấu đang sử dụng bị mũn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại và nộp con dấu cũ. + Không dùng vật cứng, nhọn để lấy bụi trên con dấu, dấu không bị bẩn +Sử dụng con dấu xong phải treo dấu lên giá và dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ được khoá cẩn thận. 1.5.5. Lập hồ sơ lưu trữ. 1.5.5.1. Khái niệm Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ các văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân. Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành các hồ sơ trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định. Các loại hồ sơ được phân loại dựa vào đặc điểm và sự hình thành văn bản: Hồ sơ công việc: Là toàn bộ các văn bản có nội dung liên quan với nhau về việc giải quyết một vấn đề, một công việc. Hồ sơ nguyên tắc: Là tập bản sao các văn bản pháp quy về một mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày. Có thể là tập hợp bản sao văn bản của nhiều năm, không thuộc diện nộp lưu của cơ quan. Hồ sơ trình duyệt, ký: Thường bao gồm hai phần. Phần một gồm những văn bản nguyên tắc, làm cơ sở cho việc dự thảo văn bản trình duyệt, văn bản yêu cầu đề nghị giải quyết, văn bản ghi kết quả điều tra, nghiên cứu sự việc đó Phần hai gồm văn bản dự thảo trình thủ trưởng duyệt ký và phê chuẩn. * Tác dụng của công tác lập hồ sơ. - Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 13 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ - Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước cơ quan đơn vị. - Giúp cơ quan quản lý được toàn bộ công việc, quản lý chặt chẽ các tài liệu. - Lưu giữ và sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống, tránh tình trạng sảy ra mất mát hoặc thất lạc tài liệu. 1.5.5.2. Nguyên tắc lập hồ sơ. Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Vì vậy khâu này phải được thực hiện một cách nghiêm túc có hệ thống và phải tuân theo các nguyên tắc sau. - Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan tổ chức. - Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc - Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thể thức. - Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá bảo quản tương đối đồng đều. - Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ rõ ràng. - Hồ sơ lập ra phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản. 1.5.5.3. Nội dung của công tác lập hồ sơ. - Lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ là một bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan phải lập trong năm, có kèm theo chỉ dẫn về thời gian và được duyệt theo một chế độ nhất đinh. Mục đích là nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan đơn vị lập hồ sơ đầy đủ, thuận tiện, giúp cho việc quản lý lập hồ sơ được thống nhất chặt chẽ. Có hai loại danh mục hồ sơ là: Hồ sơ tổng hợp và hồ sơ theo đơn vị, tổ chức. Công tác lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo các bước: SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 14 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ Xác định loại danh mục hồ sơ. Xây dựng đề cương phân loại. Dự kiến tiêu đề hồ sơ. Quy định ký hiệu hồ sơ. Người lập hồ sơ. Thời hạn bảo quản hồ sơ. - Mở hồ sơ Đầu năm cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần lập vào các bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ. + Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ. + Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, và tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản. + Viết hồ sơ. + Ghi mục lục văn bản. + Viết chứng từ kết thúc. + Viết bìa hồ sơ. 1.5.5.4. Nộp hồ sơ lưu trữ. Hồ sơ tài liệu hìn thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Tất cả các hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình giảI quyết công việc đều phải nộp. Còn tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc và những hồ sơ liên quan đến công việc của năm tới thì không phải nộp cho lưu trữ cơ quan. Cán bộ lưu trữ cần phối hợp với cán bộ văn thư cơ quan lập danh sách những hồ sơ cần nộp để không bỏ sót những hồ sơ có giá trị. Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc, được để lại phòng, tổ công tác một năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới được nộp vào lưu trữ cơ quan. Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, phải lập biên bản giao nộp tài SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 15 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ liệu kèm theo các bản danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và danh sách còn giữ lại để nghiên cứu. 1.6. Công tác lưu trữ. 1.6.1. Khái niệm, ý nghĩa Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản, tất cả văn bản đến đã qua xử lý, bảo lưu của văn bản đi và hồ sơ tài liệu liên quan đều phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị – xã hội và các cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hoá…được đưa vào trong các kho lưu trữ để sử dụng vào các mục đích phục vụ xã hội, con người. Ý nghĩa của công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu. Tài liệu lưu trữ phản ánh tình hình phát triển kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành….Nguồn tài liệu này đã cung cấp những thông tin quá khứ rất có giá trị phục vụ cho việc xây dựng quy hoạch,kế hoạch phát triển kinh tế phát triển hoàn chỉnh, xác thực và đảm bảo cơ sở khoa học. Bên cạnh đó tài liệu lưu trữ còn phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần, nhận thức về xã hội và tự nhiên của một dân tộc qua các thời kỳ lịch sử. Nó là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong công cuộc bảo vệ và phát triển văn hoá Việt Nam. Tài liệu lưu trữ cũng phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 16 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá xã hội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung. Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia. Chức năng của công tác lưu trữ có các chức năng sau: - Tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu lưu trữ. - Tổ chức, sử dụng có hiệu quả phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội. Hai chức năng trên có liên quan chặt chẽ với nhau, thực hiện tốt chức nămg thứ nhất sẽ tạo tiền đề vật chất chủ yếu để thực hiện chức năng thứ hai. 1.6.2. Nội dung của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau: - Công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu lưu trữ đó là: Phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu bổ xung vào các kho lưu trữ, thống kê kiểm tra tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học, bảo quản tài kiệu, giới thiệu và công bố tài liệu lưu trữ. - Xây dựng hệ thống lý lưu trữ khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vào thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ. Do đó công tác nghiên cứu khoa học về nghiệp vụ lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ. - Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương đến địa phương, có sự chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp vụ lưu trữ. 1.6.3. Tính chất của công tác lưu trữ. - Tính cơ mật: Đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc, chế độ thủ tục chặt chẽ, đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo vệ tài sản lưu trữ. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 17 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ - Tính khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin lớn, có giá trị đối với đời sống chính trị xã hội của đất nước. Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả lượng thông tin ấy, cần có các khâu nghiệp vụ như: phân loại,xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu..đều phải được tiến hành theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp cụ thể. - Tính chất nghiệp vụ: công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội của từng ngành cụ thể. Nó phục vụ trực tiếp cho quá trình hoạt động của ngành đó 1.6.4 Nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ. 1.6.4.1. Phân loại tài liệu lưu trữ. Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trưng chung nhằm tổ chức khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả tài liệu. Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong các kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng các hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp ứng được yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và an toàn. Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: xác định giá trị,bổ sung, thống kê tài liệu…Trên cơ sở tài liệu sẽ được tiến hành thuận lợi. Phân loại tài liệu được tiến hành qua các giai đoạn sau. * Giai đoạn 1: Phân loại tài liệu lưu trữ quốc gia. Phông lưu trữ quốc gia là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nhà nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam, không phụ thuộc vào thời hạn địa diểm ra đời, nơi bảo quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra chúng. - Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia thành các nhóm, trên cơ sở đó tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ của Nhà nước. Cấc đặc trưng chủ yếu để xác định mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 18 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ + Tính lịch sử. + Ý nghĩa của tài liệu. + Theo lãnh thổ hành chính. + Theo ngành hoạt động. + Kỹ thuật và phương pháp tài liệu. * Giai đoạn 2: Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ. Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ là: quá trình nghiên cứu để phân chia tài liệu theo các phông lưu trữ. Việc phân chia tài liệu trong kho lưu trữ thành các phông lưu trữ có ý nghĩa rất cơ bản trong qua trình tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ quốc gia nói chung và tài liệu ở kho lưu trữ nói riêng. Nó đảm bảo cho tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đó sản sinh ra tài liệu, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu. Các phông lưu trữ trong các kho lưu trữ bao gồm: + Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của rmột cơ quan có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử…đã được lựa chọn và đưa vào kho lưu trữ. + Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sinh sống và hoạt động của một cá nhân, gia đình, hoặc một dòng họ được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Những tài liệu đó được lựa chọn trong toàn bộ số tài liệu có ý nghĩa quan trọng trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học… + Sưu tập tài liệu lưu trữ là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử…hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan hoặc cá nhân, được kết hợp với nhau theo những đặc trưng nhất định. * Giai đoạn 3: phân loại tài liệu theo các phông lưu trữ. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 19 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu ¬ - Căn cứ vào những đặc trưng chủ yếu của tài liệu trong từng phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự và bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó. - Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan gồm các bước sau. + Bước 1: Chọn phương án phân loại. Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản dự kiến phân nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông. Khi phân loại tài liệu phông lưu trữ có thể lựa chọn các phương án như; Phương án cơ cấu-tổ chức Phương án thời gian-cơ cấu tổ chức Phương án ngành hoạt động-thời gian Phương án thời gian-ngành hoạt động Để lựa chọn được phương án hợp lý cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, thành phần và nội dung tài liệu của cơ quan hình thành phông. + Bước 2: Xây dựng phương án phân loại. Nên xây dựng một phương án phân loại cụ thể đối với phông lưu trữ. Trong quá trình phân loại, sự phân chia các nhóm chi tiết tới mức nào còn phụ thuộc vào nội dung và khối lượng tài liệu của phông. Có thể không nhất thiết phải dựa vào một đặc trưng giống nhau. + Bước 3: Sắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm. Phương án phân loại phải đảm bảo tính khoa học cao. Việc sắp xếp các nhóm tài liệu cần dựa trên các nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới theo tầm quan trọng và thời gian. - Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ cá nhân Khi phân loại cũng cần lựa chọn, xây dựng phương án phân loại, sắp xếp các nhóm. Nhưng do tính đa dạng của phông tài liệu này nên dựa vào nhiều đặc trưng khác nhau như: Thời kỳ lịch sử, tác giả tài liệu… - Phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 20
- Xem thêm -