Tài liệu Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty bột mỳ vinafood1

Báo cáo thực tập tổng hợp MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.........................................................................3 LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1 PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD1.......................................................................3 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH BỘT MỲ VINAFOOD1.......................................................3 1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH..................................................5 1.2.1. Lĩnh vực hoạt động và chức năng chủ yếu của Công ty bột mỳ Vinafood1..........................................................................................................5 1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất và quy trình công nghệ..........................6 1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ CỦA CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD1........................................................................................................9 1.3.1. Cơ cấu quản lý theo chức năng..............................................................9 1.3.2. Hoạt động và chức năng các phòng ban của Công ty..........................10 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD I......................................................................................12 PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD1........................................................................................14 2.1. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD1.................14 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.........................................................14 2.2.2. Mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban khác và ban lãnh đạo Công ty.....................................................................................................18 2.2. VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD1.....19 2.2.1. Các chính sách kế toán chung áp dụng tại công ty..............................19 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.....................................22 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.....................................22 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán........................................24 2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán........................................25 2.3. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CỤ THỂ TẠI CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD1....................................................................26 2.3.1. Kế toán tài sản cố định..........................................................................26 2.3.2. Kế toán phần hành Tiền lương và các khoản trích theo lương...........31 2.3.3. Kế toán phần hành vật tư.....................................................................37 2.3.4. Kế toán phần hành tiêu thụ tại Công ty...............................................42 PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD1.............................................................50 3.1. Đánh giá.......................................................................................................50 3.1.1. Công tác kế toán....................................................................................50 3.1.2. Đội ngũ nhân viên.................................................................................51 3.3. Kiến nghị......................................................................................................52 KẾT LUẬN............................................................................................................53 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. 2. 3. 4. 5. 6. GTGT: giá trị gia tăng TSCĐ: tài sản cố định BHYT: bảo hiểm y tế BHTN: bảo hiểm thất nghiệp KPCĐ: kinh phí công đoàn BHXH: bảo hiểm xã hội Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ khái quát của Công ty Bột mỳ Vinafood1..................7 Bảng1: Tổng hợp một số chỉ tiêu kinh doanh chủ yếu của Công ty Bột mỳ Vinafood1................................................................................................................ 12 Sơ đồ 2.2.: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán...........................................................17 Sơ đồ 3.: Trình tự ghi sổ..........................................................................................25 Sơ đồ 4: Quy trình luân chuyển kế toán tăng tài sản cố định do mua sắm...............29 Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ phần hành kế toán TSCĐ tăng do được cấp trên cấp.............................................................................................................. 30 Sơ đồ 6 : Quy trình ghi sổ tổng hợp kế toán tài sản cố định....................................31 Sơ đồ 7 : Quy trình luân chuyển chứng từ phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.............................................................................................37 Sơ đồ 8: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư.............................................................42 Sơ đồ 9: Trình tự luân chuyển chứng từ về tiêu thụ hàng hoá................................47 Sơ đồ 10: Trình tự hệ thống hoá thông tin phần hành kế toán tiêu thụ....................48 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 1 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, nền kinh tế thế giới đã bước sang một bước phát triển mới với quy mô toàn cầu hoá. Hồ chung với sự phát triển của thế giới, Việt Nam như một con rồng đang dần dần chuyển mình, bay lên hồ nhập và phát triển với các nước trên thế giới nói chung và các nước trong khu vực nói riêng. Sau hơn 20 năm đổi mới, thực hiện nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lí của Nhà nước, nền kinh tế Việt Nam đã đạt được những tiến bộ vượt bậc. Hoạt động trong nền kinh tế năng động với mức cạnh tranh cao, đòi hỏi các doanh nghiệp để tồn tại cũng như phát triển hoạt động sản xuất- kinh doanh, đều phải có chiến lược trong kinh doanh, đầu tư các trang thiết bị hiện đại, không ngừng cải tiến, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật mới vào sản xuất kinh doanh, nâng cao phương pháp quản trị, hoàn thiện cơ cấu tài chính. Bất kì một doanh nghiệp nào cũng chú trọng quan tâm đến lợi ích của mình sau quá trình hoạt động sản xuất- kinh doanh, họ đều muốn tối đa hoá lợi nhuận, giảm thiểu chi phí đến mức thấp nhất để có mức lợi nhuận như mong muốn. Đây cũng là sự so sánh giữa toàn bộ chi phí bỏ ra và kết quả thu lại được. Muốn làm được điều này, đòi hỏi mỗi chúng ta phải có tri thức và không ngừng nâng cao tri thức trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Được thực tập tại Công ty Bột mỳ Vinafood1 trong vòng 4 tuần vừa qua, em đã bước đầu thu được một số kình nghiệm thực tế và bổ ích. Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng đã giúp em có cái nhìn tổng quan về tình hình sản xuất, kinh doanh của một doanh nghiệp Nhà nước làm ăn có hiệu quả, đồng thời hiểu về cơ cấu, lĩnh vực hoạt động và tổ chức của Doanh nghiệp. Bước đầu em cũng đã có một cái nhìn sơ bộ về công tác hạch toán kế toán trong Doanh nghiệp và có nền tảng để thực hiện tốt phần chuyên đề thực tập tiếp sau đây của mình. Dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của các cơ, chú trong Phòng kế toán Công ty và cô giáo, TS.Phạm Thị Thủy, em đã hoàn thành báo cáo tổng hợp với nội dung chính như sau: Phần một: Tổng quan về đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Bột mỳ Vinafood1 Phần hai: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty Bột mỳ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 2 Vinafood1 Phần ba: Đánh giá khái quát về tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Công ty Bột mỳ Vinafood1 Vì thời gian thực tập ngắn và kiến thức còn bị hạn chế nên khó luận tốt nghiệp không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ đạo tận tình của cô giáo để khó luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 3 tháng 3 năm 2011 Sinh viên NGUYỄN THỊ THU HÀ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 3 PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD1 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH BỘT MỲ VINAFOOD1 1.1.1. Thời kỳ 2001-2008 Công ty bột mỳ Vinafood 1 tiền thân là nhà máy xay Vinh, trực thuộc ngành lương thực Thanh Nghệ Tĩnh. Do sự thay đổi của nền kinh tế, nhà máy xay Vinh dần dần đi vào bế tắc. Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi lãnh đạo công ty lương thực Thanh Nghệ Tĩnh phải tìm ra lối thoát nhằm giải quyết công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. Chính vì vậy, dự án nhà máy bột mì Hưng Quang đã ra đời theo quyết định 171 TC/CĐ- QĐ ngày 18/04/2001 của Giám đốc công ty lương thực Thanh Nghệ Tĩnh. Do yêu cầu về phân tách quản lý và tạo sự độc lập, tự chủ trong kinh doanh, nhà máy được Hội đồng quản trị Tổng Công ty lương thực miền Bắc phê chuẩn, tách khỏi công ty lương thực Thanh Nghệ Tĩnh theo quyết định số 319/QĐ-HĐ QTTCLĐ ngày 24/12/2004 và được đổi tên thành “Công ty sản xuất- kinh doanh bột mỳ Hưng Quang”. Trong những năm đầu mới thành lập, lao động của công ty chủ yếu từ nguồn cán bộ công nhân viên ngành lương thực. Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng, kho tàng, văn phòng công ty đều là tài sản để lại từ nhà máy xay Vinh. Đầu tư mới duy nhất của nhà máy là dây chuyền nghiền bột mỳ của hãng Buhler Thụy Sỹ trị giá 1,4 triệu USD. Do vậy, khó khăn bước đầu là không tránh khỏi, tuy nhiên kể từ lúc bắt đầu đi vào sản xuất kinh doanh đến năm 2008 (thời điểm trước khi sáp nhập), công ty liên tục sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển., tạo đủ công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, thu nhập ổn định, hoàn thành nghĩa vụ trích nộp ngân sách, là đơn vị đạt nhiều thành tích tiêu biểu trong toàn tổng công ty. 1.1.2. Thời kỳ 2008-nay Vào tháng 9/2008, Tổng Công ty Lương thực miền Bắc đã hoàn tất việc mua Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 4 lại Nhà máy Bột mỳ Bảo Phước của Công ty thương mại xuất nhập khẩu Bảo Phước, có trụ sở tại Đông Hải, Hải An, Hải Phòng. Như vậy, Tổng công ty cùng lúc sở hữu 100% vốn của hai đơn vị chuyên về sản xuất kinh doanh bột mỳ. Tuy hai nhà máy đặt ở hai địa điểm khác nhau, một ở miền Bắc, một ở miền Trung, nhưng lại chung đặc điểm là chủ yếu nhập nguyên liệu qua cảng Hải Phòng (hoặc Sài Gòn), và cùng bán sản phẩm vào thị trường phía Bắc. Hơn nữa, nguồn nguyên liệu nhập khẩu tương tự nhau,dòng sản phẩm cũng có chất lượng tương đương và đặc biệt dây chuyền sản xuất thì gần như giống nhau 100% (đều nhập của hãng BuhlerThụy Sỹ). Chính vì thế, phương án hợp nhất hai đơn vị đã được đưa ra để tận dụng được những lợi thế về nguồn cung nguyên vật liệu, tăng sự linh hoạt trong kế hoạch sản xuất, luân chuyển cán bộ, sự thống nhất về thương hiệu…từ đó nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm. Tuy nhiên, những khó khăn khi hợp nhất cũng đồng thời được xem xét. Đó là công tác quản lý phức tạp do địa bàn rộng, chi phí quản lý sẽ tăng do số lượng cán bộ quản lý tăng lên. Sau khi cân nhắc bài toán chi phí- lợi ích, quyết định hợp nhất cuối cùng đã được đề ra. Công ty bột mỳ Vinafood 1 ra đời theo quyết định số 157/QĐ-TCTLT MB-HĐQT ngày 01/10/2008 của Hội đồng quản trị Tổng công ty Lương thực Miền Bắc. Từ đó đến nay, thực tế sự hợp nhất giữa hai Nhà máy bột mỳ Hưng Quang và Bảo Phước đã chứng minh cho sự đầu tư phát triển kịp thời của Tổng công ty Lương thực Miền Bắc trong giai đoạn chuyển đổi hiện đại hóa nền kinh tế đất nước. Thành lập công ty Bột mỳ Vinafood I là sự kiện lớn đối với Tổng công ty Lương thực miền Bắc, là bược ngoặt đánh dấu sự trưởng thành của ngành chế biến bột mỳ trong lĩnh vực sản xuất- chế biến mà tổng công ty đã và đang đầu tư phát triển. Tên giao dịch quốc tế: VINAFOOD 1 FLOUR MILL COMPANY Tên viết tắt: VNF1 FLOUR - Văn phòng công ty: 303/17T1 Trung Hòa Nhân Chính, Cầu Giấy, Hà Nội Tel: 84.462811282 Fax: 84.62510219 - Nhà máy bột mỳ Hưng Quang: Vĩnh Tân, TP Vinh, Nghệ An Tel: 84383582608 Fax: 84383582264 - Nhà máy bột mỳ Bảo Phước: Đông Hải, quận Hải An, Thành phố Hải Phòng Tel: 84313978460 Fax: 84313978031 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 2716000019 Ngày cấp: 10/11/2004 Nơi cấp: Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 5 Vốn đầu tư:150 tỉ đồng Mã số thuế: 0100102608-009 Tài khoản VND: 10201 0000 671589 USD: 10202 0000 083745 Tại: chi nhánh ngân hàng Công thương Ba Đình, Hà Nội. Tiêu chuẩn quản lý: HACCP/ISO 22000 1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 1.2.1. Lĩnh vực hoạt động và chức năng chủ yếu của Công ty bột mỳ Vinafood1 Công ty bột mỳ Vinafood I hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Chức năng chủ yếu của công ty là mua nguyên vật liệu lúa mỳ để dự trữ sản xuất và chế biến ra thành phẩm bột mỳ bán và tiêu thụ ra thị trường trong và ngoài tỉnh. Công ty bột mỳ Vinafood I là đơn vị hạch toán phụ thuộc có đầy đủ tư cách pháp nhân theo luật pháp của Nhà nước có điều lệ tổ chức hoạt động bộ máy quản lí và điều hành thuộc tổng công ty lương thực miền Bắc. * Nhiệm vụ chính của công ty bao gồm: - Sản xuất, chế biến, mua bán bột mì và các sản phẩm từ bột mì; - Sản xuất, chế biến lương thực, thực phẩm; Ngoài ra, Công ty còn thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ sau: - Dịch vụ cho thuê kho bãi văn phòng; - Bán buôn, bán lẻ và đại lý: hàng nông sản, thức ăn chăn nuôi gia súc. 1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất và quy trình công nghệ Do đặc điểm về thổ nhưỡng và khí hậu, 100% nguồn nguyên liệu của ngành bột mỳ trong cả nước nói chung cũng như Công ty Bột mỳ Vinafood1 nói riêng đều phải nhập khẩu. Nguồn nguyên liệu đầu vào phụ thuộc sự biến động của tình hình sản xuất lúa mỳ trên thế giới, do đó hoạt động sản xuất của công ty luôn phải chủ động theo sát tình hình nguyên liệu trên thị trường, từ đó đưa ra quyết định mua, số lượng lúa dự trữ. Nguồn nguyên liệu chủ yếu nhập từ Úc, ngoài ra còn có lúa mỳ Mỹ, Canada, Ukraina… * Công nghệ sản xuất. Với dây chuyền và công nghệ sản xuất hiện đại của hãng Buhler - Thụy Sỹ, Công ty có công suất 140 tấn/ngày, hàng năm sản xuất trên 30.000 tấn bột mỡ các loại, chỉ tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn Châu Âu. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 6 *Quy trình công nghệ: - Quy trình công nghệ kèm theo dây chuyền thiết bị xay xát bột mú theo quy trình công nghệ Thụy Sĩ, được thể hiện trên sơ đồ sau: Nguyên liệu Đập vỡ lần 2 Làm sạch tạp chất Bóc tách vỏ trÊu Xay xát Sàng phân loại TÂm Thành phẩm Gia ẩm ñ Cám Xay xát Đóng bao bột Sàng phân loại Cám1 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà Cám 2 GVHD: Thịbao Thủy Đóng baoTS. Phạm Đóng Nhập kho Nhập kho Nhập kho Báo cáo thực tập tổng hợp Nguyên liệu Đập vỡ lần 2 Làm sạch tạp chất 7 Bóc tách vỏ trÊu Xay xát Sàng phân loại TÂm Thành phẩm Gia ẩm ñ Cám Xay xát Đóng bao bột Sàng phân loại Cám1 Cám 2 Đóng bao Đóng bao Nhập kho Nhập kho Nhập kho Tiêu thụ Tiêu thụ cho sx thức ăn chăn nuôi Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ khái quát của Công ty Bột mỳ Vinafood1 * Đặc điểm công nghệ chung . 1.Các khâu chính trong dây chuyền công nghệ cũng giống nh công nghệ xay xát bột mú của một số nhà máy trong nícvµ các nước tiên tiến đang áp dụng là xay xát bột mú bằng hệ thống máy đứng. 2.Thiết bị trong từng giai đoạn công nghệ cho phép truy nhập , bổ sung, hiệu chỉnh các thông số để tạo ra các bán thành phẩm và thành phẩm bột mú đạt chất lượng cao. Qóa trình công nghệ được tự động hóa cao với hệ thống điều kiÓn trung Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 8 tâm . Việc vận chuyển bán thành phẩm bột mú và cám mú trong quá trình công nghệ được sử dụng hoàn toàn tự động bằng hệ thống vít tải và đường ống khí nén. 3. Đây là hệ thống công ngh đồng bộ , liên hoàn và khép kín từ khâu nhập nguyên liệu lúa mú đến khâu đóng bao dán mác sản phẩm bột mú, cám mú. *Đặc điểm công nghệ trong từng giai đoạn sản xuất: 1. Giai đoạn làm sạch Giai đoạn làm sạch rất quan trọng , có tính quyết định đến chất lượng bột mú sau xay xát. Ngoài việc loại bỏ các tạp chất lẫn trong hạt lúa mú bằng sàng, hệ thống chọn từ còn đập vì vỏ trÊu mú và tạo độ ẩm cần thiết cho hạt mú đưa vào các giai đoạn nghiền sau. 2. Giai đoạn xay tách vỏ hạt lúa mú. Vỏ hạt lúa mú được tách bằng máy nghiền búa. Qua thiết bị phân loại tách ra vỏ trÊu mú và hạt mú, nhờ hệ thống vận chuyển bằng khí động chuyển hạt mú đã sạch vỏ trÊu sang công đoạn xay xát tạo bột . 3. Giai đoạn xay nghiền tạo bột Giai đoạn xay nghiền tạo bột được sử dụng hệ thống máy nghiền 8 trục và 4 trục . Sau công đoạn nghiền tách cán mú, hạt mú và cám mú được phân loại riêng thông qua hệ thống sàng để đưa vào các hệ thống nghiền tính riêng cám mú và xay xát bột mú. Trong quá trình xát bột mú , bột bán thành phẩm luôn được đánh tơi và đưa qua hệ thống chọn từ để tách tạp chất mang từ tính có thể phát sinh trong hệ thống xay nghiền. 4. Giai đoạn sản phẩm Bột mú và cám mú sau xay nghiền được đưa qua hệ thống tiệt trùng và xÂy hoặc phun ẩm để đảm bảo độ ẩm theo quy định mới đưa vào hệ thống cân định lượng và đóng bao tự dộng . Với đặc điểm công nghệ trên, đảm bảo bột mú đạt chất lượng theo yêu cầu xuất khẩu và có khả năng bảo quản thời gian dài Nguyên Liệu :Trên cơ sở loại lúa mú nguyên liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế, nh sau. Loại cứng ;CWRS số , DNS , PH, AH. Loại vừa ; APH, ASW, CPS, HRW. Loại mềm ; AS, WW. Sản phẩm bột mú của Nhà máy đạt thành phẩm và các tiêu chuẩn kỹ thuật sau -Bột mú tiêu chuẩn trung b×nh 77%, trong ®ã ; + Lúa mú hạt cứng; §é ẩm bột tối đa: 14% Tư lệ bột ; 76% Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp + Lúa mú hạt vừa: + Lúa mú hạt vừa; -Cám mú loại 1 và loại 2: 9 §é Èm bét tèi ®a ; 14% Tư lệ bột ; 77% §é Èm bét tèi ®a; 13,5 % Tư lệ bột ; 77% 23% 1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ CỦA CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD1 1.3.1. Cơ cấu quản lý theo chức năng Do đặc thù về mặt địa lý và thị trường sản xuất- tiêu thụ, Tổng Công ty đã tổ chức Công ty Bột mỳ Vinafood1 theo mô hình nửa phân tán nửa tập trung. Theo đó, mỗi nhà máy sẽ có phòng ban chức năng riêng, tuy nhiên đều chịu sự quản lý của bộ phận lãnh đạo chung của toàn công ty. Cùng với đó, để theo kịp sự mở rộng và phát triển của công ty, Ban Giám đốc đã tổ chức mô hình một cách khoa học, phân công rõ chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban theo hướng tự chịu trách nhiệm, đồng thời phối kết hợp với các phòng ban khác để đưa ra hướng giải quyết cụ thể cho từng phần hành. Thực tế đã chứng minh cách sắp xếp, tổ chức công ty đạt hiệu quả khả quan cho những năm vừa qua. Mô hình tổ chức được minh họa theo hình dưới đây: Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 10 1.3.2. Hoạt động và chức năng các phòng ban của Công ty Từ mô hình trên, có thể tóm tắt nhiệm vụ, chức năng chính của các phòng ban như sau: - Giám đốc: là đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch, quản lý, điều hành mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty Lương thực Miền Bắc. - Phó giám đốc kinh doanh: là người trợ giúp đắc lực cho giám đốc, phụ trách hoạt động kinh doanh của công ty. - Phó giám đốc kĩ thuật: là người tham mưu cho giám đốc các công thức sản xuất bột mì, trực tiếp chỉ đạo phân xưởng sản xuất, phòng kĩ thuật, phòng công nghệ và đảm bảo về chất lượng sản phẩm. - Phòng hành chính: có chức năng tham mưu giúp giám đốc về công tác quản lí tổ chức, quản lí nhân sự nhằm hình thành và bổ sung một đội ngũ CBCNV có đủ trình độ năng lực, làm tham mưu về công tác tổ chức quản lí hành chính, công tác tổ chức và công tác cán bộ; công tác đào tạo; công tác thi đua, khen thưởng và kỉ luật; công tác hành chính văn phòng; bảo vệ an toàn, chăm lo đời sống cho CBCNV. - Phòng kế toán: thực hiện hạch toán kế toán, tập hợp sổ sách, chứng từ sổ sách, đôn đốc, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tài chính. Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc về các chi phí tài chính của công ty, lập kế hoạch quản lí vốn, tìm nguồn vốn cho kì sau, đảm bảo công tác quản lí tài chính kế toán tại công ty được thực hiện một cách đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty. Quản lý toàn bộ tài sản của công ty trên phương diện các con số trên bảng cân đối, bảng tổng kết tài sản. Xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, thu chi tài chính, lập kế hoạch giá thành, kế hoạch khấu hao tài sản, kế hoạch nộp ngân sách, lỏm báo cáo gửi lên cấp trên đúng kì hạn. Quản lí giữ gìn quỹ tiền mặt an toàn, tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu và các chứng từ hạch toán đúng chế độ. - Phòng công nghệ: Nghiên cứu, hướng dẫn và hỗ trợ ứng dụng công nghệ, các tiến bộ khoa học kĩ thuật, các sáng kiến cải tạo kĩ thuật, biện pháp hợp lí hoá sản xuất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng kinh tế- đối ngoại: là bộ phận chức năng giúp việc cho giám đốc trong các lĩnh vực cụ thể sau: xây dựng kế hoạch SXKD; thiết lập chiến lược marketing, Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 11 tiếp thị; thực hiện công tác kí kết hợp đồng và hạch toán SXKD. Nhà máy Bột mỳ Hưng Quang và Bảo Phước chịu trách nhiệm về sản xuất nên có thêm phòng sản xuất, kĩ thuật để đảm bảo cho sản xuất được liên tục và đảm bảo chất lượng sản phẩm ở mức tốt nhất. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy 12 Báo cáo thực tập tổng hợp 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD I Bảng1: Tổng hợp một số chỉ tiêu kinh doanh chủ yếu của Công ty Bột mỳ Vinafood1 2008 2009 2010 Tài sản ngắn hạn 70,462,088,002.0 108,088,618,914.0 Tài sản dài hạn 26,592,910,898.0 86,582,229,609.0 97,054,998,900. 194,670,848,523. 0 243,435,345,344. 0 0 0 218,397,491,566. 464,827,956,943. 617,253,453,487. 0 (18,266,521,490. 0 5,256,327,830. 0 6,635,435,892 0) 0 41,368,599,831. .0 55,428,349,800 14 0 14 .0 14 1.0 4.0 5.0 3.1 3.6 3.9 Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu Doanh thu thuần LN trước thuế Thuế và các khoản phải nộp Tổng lao động 188,955,342,454.0 77,454,213,544. Thu nhập bình quân 1 lao động/tháng Từ các kết quả trên ta có nhận xét sau: Do công ty là đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty nên thực chất không có vốn chủ sở hữu, TK 411 có số dư bằng 0. Do đó chỉ quan tâm đến các chỉ tiêu còn lại như: - Lợi nhuận trước thuế của công ty tăng qua các năm. Điểm đặc biệt là năm 2008, công ty mới bắt đầu thành lập.Hợp nhất báo cáo tài chính của 2 nhà máy thì riêng Nhà máy bột mỳ Bảo Phước đã gánh số lỗ 15,432,432,342 đồng, do đó xét chung cả năm, số lỗ đã lên tới 18,266,521,490 đồng. Năm 2009 và 2010 tuy lợi nhuận còn thấp nhưng đã đạt mức tăng trưởng dương, đây là điều đáng khích lệ. - Doanh thu liên tục tăng ở mức rất cao qua các năm. Từ năm 2008 đến năm 2010 tỉ lệ tăng trưởng đạt mức 2.82 lần, năm 2009 so với 2008 thì tỉ lệ tăng trưởng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 13 doanh thu ở mức 2.12 lần, còn 2010 so với 2009 cũng ở mức 1.33 lần. Đây cũng là do Công ty đã mở rộng được thị trường tiêu thụ, nâng cao hiệu quả sản xuất, nhưng đồng thời là do thị trường bột mỳ có sự tăng đột biến về giá cả, từ 6000 đ/cân bột thời điểm 6/2008 lên 10500 đ/cân năm 2010. - Tài sản ngắn hạn của công ty tăng qua các năm, với mức tăng 1,53 lần của năm 2009 so với 2008 và 1.74 lần của năm 2010 so với 2009. Tài sản ngắn hạn tăng chủ yếu là do khoản phải thu tăng, đồng thời lượng hàng tồn kho của công ty cũng tăng lên do tình hình Nguyên vật liệu cần dự trữ tăng cao. - Tài sản dài hạn năm 2009 tăng ở mức 3.25 lần so với năm 2008 là do công ty phải đầu tư mua sắm, thay thế trang thiết bị trong những ngày đầu thành lập. - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước luôn ở mức cao và được nộp đúng hạn, đầy đủ. Điều này cho thấy Công ty đã đóng góp nhiều vào nguồn thu Ngân sách của Nhà nước, hoạt động kinh doanh có hiệu quả. - Lao động của Công ty tuy có tăng nhưng không đáng kể, chủ yếu vẫn dựa vào nguồn nhân lực sẵn có. Đấy là điều đáng mừng vì cùng với mức lao động ổn định, lương bình quân của người lao động cũng liên tục tăng qua các năm. Một phần là do hệ số lương cơ bản của Nhà nước theo quy định ban hành đã tăng, nhưng phần lớn cũng là do Công ty đã có những chính sách ưu đãi hợp lý tương ứng với sự phát triển qua các năm của đơn vị mình. - Tuy nhiên, tỉ suất Lợi nhuận trước thuế/ Doanh thu của công ty đang còn rất thấp, chỉ đạt mức 1,11% vào năm 2009 và 1,10% năm 2010. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 14 PHẦN 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD1 ¬ 2.1. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD1 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Trong hoạt động kinh doanh nói chung và đối với mỗi doanh nghiệp nói riêng, việc quy định và thực hiện công tác quản lý tài chính một cách cụ thể, minh bạch, chính xác và kịp thời là hết sức quan trọng. Bộ máy kế toán vì thế được coi là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp có được thông tin về tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Nhận thức được vai trò ấy, Công ty đã xây dựng, tổ chức một bộ máy kế toán thống nhất và dần dần được hoàn thiện từ những ngày đầu thành lập đến nay. Các hoạt động sản xuất kinh doanh và điều hành công tác quản lý tài chính thống nhất tại văn phòng Công ty, mối quan hệ tài chính giữa Công ty với các đơn vị nhà máy hoặc giữa các nhà máy với nhau thông qua công nợ nội bộ dưới sự quản lý tài chính của Tổng Công ty, những quy định của các cơ quan quản lý Nhà nước và các chuẩn mực kế toán đã ban hành. Công tác tổ chức kế toán trong đơn vị vì thế thực chất là cách thức tổ chức thực hiện phân loại, tổng hợp nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách thường xuyên, theo phương pháp khoa học đặc thù của kế toán, mang tính phù hợp với tình hình cụ thể của đơn vị, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả của thông tin kế toán trong việc ra các quyết định quản lý kinh tế tầm vĩ mô trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Phòng Kế toán đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có chức năng giúp Giám đốc quản lý tài chính, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán- thống kê và hạch toán kế toán phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty, theo pháp lệnh kế toán- thống kê và chế độ quản lý kinh tế hiện hành. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Phòng kế toán gồm 10 nhân viên, được bố trí phân công nhiệm vụ như sau: Tại nhà máy Hưng Quang: 4 người (1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán hàng hóa, 1 kế toán thanh toán và công nợ, 1 kế toán cân kiêm kế toán lương) Tại nhà máy Bảo Phước: cũng tương tự như nhà máy Hưng Quang, phòng kế Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 15 toán cũng gồm 4 người người (1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán hàng hóa, 1 kế toán thanh toán và công nợ, 1 kế toán cân kiêm kế toán lương). Tại văn phòng công ty tại Hà Nội: Trưởng phòng kế toán, Kế toán tổng hợp. Trưởng phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, trước pháp luật về việc quản lý và tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao. Có trách nhiệm chấp hành chỉ đạo của Giám đốc, giữ vững kỷ cương kỷ luật trong đơn vị, có trách nhiệm sắp xếp, quản lý giáo dục cán bộ công nhân viên trong phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ, không để vi phạm kỷ luật lao động và các quy định khác. Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Giám đốc về những việc được Trưởng phòng phân công, đồng thời chịu trách nhiệm triển khai thực hiện công việc đảm bảo chất lượng và chấp hành sự phân công của Trưởng phòng. Kế toán tổng hợp: Phụ trách chung, có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra quản lí, điều hành chung. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tổng hợp, xử lí số liệu để lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho lãnh đạo và các cấp ngành quản lí. Kế toán thanh toán và công nợ: + Cập nhật chứng từ nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, kiểm tra chứng từ hợp lệ khi thu chi thanh toán. + Tham gia kiểm kê quỹ tiền mặt. Theo dõi các khoản khách hàng trả và chuyển tiền trả cho khách hàng tại ngân hàng. + Lập hồ sơ vay khi công ty có nhu cầu vay vốn để mua hàng. Kiểm tra, theo dõi đối chiếu các khoản công nợ với khách hàng, nhà cung cấp Kế toán hàng hoá: + Cập nhật chứng từ nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, theo dõi nhập xuất của tất cả các kho: nguyên liệu, thành phẩm, bao bì, vật tư. Cuối tháng, tiến hành kiểm kê kho, cuối năm kiểm kê kho, tài sản. Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở trụ sở chính là văn phòng công ty tại Hà Nội thành lập phòng kế toán trung tâm, còn ở 2 nhà máy Hưng Quang và Bảo Phước cho tổ chức phòng kế toán riêng. Riêng bộ phận kế toán tại Hà nội sẽ kiêm luôn công tác kế toán của toàn Công ty. Trong trường hợp này, công việc kế toán ở toàn công ty được Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Báo cáo thực tập tổng hợp 16 phân cấp thực hiện như sau: - Ở phòng kế toán trung tâm: + Thực hiện các phần hành kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn văn phòng công ty tại Hà Nội. + Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán tại hai nhà máy Hưng Quang và Bảo Phước. + Thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán, thống kê của hai nhà máy gửi lên và lập báo cáo kế toán tài chính tổng hợp cho toàn công ty để báo cáo lên Tổng công ty. - Ở phòng kế toán tại hai nhà máy: + Bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu, thực hiện hạch toán trên phần mềm kế toán. + Nhân viên phòng kế toán tiến hành mở và theo dõi số liệu trên các sổ như sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản 521, 531, 532, 155,… + Định kì, phòng kế toán tại hai nhà máy sẽ chuyển chứng từ và số liệu trên các sổ, tiến hành lập các báo cáo rồi chuyển lên văn phòng Hà Nội tổng hợp. - Bộ máy kế toán được tổ chức theo phương thức trực tuyến, kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo các nhân viên kế toán trong bộ máy không qua trung gian. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà GVHD: TS. Phạm Thị Thủy