Tài liệu Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ hđtc tại công ty cptm trường lộc phátk

Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP........................................4 1.1. Cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ..............................................4 1.1.1 Các quan diểm kiểm soát...................................................................5 1.1.2 Môi trường kiểm soát........................................................................7 1.1.2.1 Định nghĩa:...................................................................................7 1.1.2.2 Trách nhiệm:...............................................................................7 1.1.2.3 Các yếu tố của môi trường kiểm soát..........................................7 1.1.3 Đánh giá rủi ro................................................................................10 1.1.3.1 Định nghĩa.................................................................................10 1.1.3.2 Trách nhiệm...............................................................................10 1.1.3.3 Các yếu tố đánh giá rủi ro.........................................................10 1.1.4 Hoạt động kiểm soát........................................................................11 1.1.4.1 Định nghĩa.................................................................................11 1.1.4.2.Trách nhiệm...…………………………………………………11 1.1.4.3 Các yếu tố của hoạt động kiểm soát..........................................11 1.1.5 Thông tin và truyền thông................................................................14 1.1.5.1 Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin........................14 1.1.5.2 Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài............................14 1.1.6 Giám sát...........................................................................................15 1.1.6.1 Giám sát thường xuyên..............................................................15 1.1.6.2 Giám sát định kỳ........................................................................15 1.2. Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tài chính...................................15 1.2.1 Bảo đảm độ tin cậy và tính trung thực của thông tin......................15 SV: Tạ Tuấn Anh Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn 1.2.2 Bảo đảm sự tuân thủ........................................................................16 1.2.3 Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.....................................................16 1.2.4 Bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên doanh nghiệp.. 16 1.3 Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử.................16 1.3.1 Các thành phần của hệ thống thông tin điện tử...............................16 1.3.2 Phương pháp tổ chức và xử lý dữ liệu.............................................17 1.3.2.1 Phương pháp tổ chức dữ liệu.....................................................17 1.3.2.2 Phương pháp xử lý dữ liệu........................................................18 1.3.3 Tổ chức hệ thống thông tin..............................................................18 1.3.4 Những thách thức của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ hoạt động tài chính trong doanh nghiệp...........................................................21 1.3.5 Thủ tục kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử.............22 1.4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tài chính...........24 1.4.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt dộng tài chính được tiến hành bởi con người..................................................................................................25 1.4.2 .Quan hệ giữa lợi ích và chi phí......................................................25 1.4.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tài chính không bao quát được những rủi ro không lường trước......................................................25 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TRƯỜNG LỘC PHÁT.................................................................................26 2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần thương mại Trường Lộc Phát..........26 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển......................................................26 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty................................................27 2.1.3 Đối tượng và địa bàn kinh doanh của công ty.................................27 2.1.4 Bộ máy tổ chức quản lý công ty CPTM Trường Lộc Phát..............28 SV: Tạ Tuấn Anh Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn 2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động tài chính của tại công ty CPTM Trường Lộc Phát...........................................................................31 2.2.1 Thực trạng về môi trường kiểm soát hoạt động tài chính...............31 2.2.1.1 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.....................31 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm..................................32 2.2.1.3 Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên...........32 2.2.1.4 Ban kiểm soát nội bộ hoạt động tài chính..................................33 2.2.2 Kiểm soát hoạt động tài chính của công ty CPTM Trường Lộc Phát.....33 2.2.2.1 Chu trình mua hàng và thanh toán.............................................33 2.2.2.2 Chu trình bán hàng và thu tiền...................................................43 2.2.2.3 Chu trình kiểm soát tiền tiền......................................................48 2.3 Đánh giá rủi ro hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tài chính......54 2.3.1 Đối với môi trường kiểm soát..........................................................54 2.3.1.1 Cơ cấu tổ chức, sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn……...54 2.3.1.2 Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên...........55 2.3.2 Đối với hoạt động kiểm soát............................................................55 2.3.2.1 Chu trình mua hàng – thanh toán..............................................55 2.3.2.2 Chu trình bán hàng – thu tiền....................................................56 2.3.2.3 Kiểm soát tiền...........................................................................56 2.3.3 Nguyên nhân đe dọa sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ HĐTC....57 2.3.4 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tài chính của công ty CPTM Trường Lộc Phát........................................................57 2.3.4.1 Môi trường kiểm soát.................................................................57 2.3.4.2 Hoạt động kiểm soát..................................................................58 2.3.4.3 Thông tin và truyền thông..........................................................58 SV: Tạ Tuấn Anh Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY CPTM TRƯỜNG LỘC PHÁT.................................................................................60 3.1 Mục tiêu và căn cứ xây dựng các giải pháp......................................................60 3.2 Giải pháp về hoàn thiện hệ thống KSNB HĐTC tại công ty CPTM Trường Lộc Phát........................................................................................61 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát....................................61 3.2.1.1 Thiết lập cơ cấu tổ chức và sự phân chia trách nhiệm hợp lý....61 3.2.1.2 Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên........................62 3.2.1.3 Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý..............63 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát....................................65 3.2.2.1 Chu trình mua hàng và thanh toán………………………………..65 3.2.2.2 Chu trình bán hàng – thu tiền....................................................69 3.2.2.3 Chu trình kiểm soát tiền............................................................70 KẾT LUẬN.....................................................................................................72 SV: Tạ Tuấn Anh Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn LỜI MỞ ĐẦU Trên thế giới, khái niệm kiểm soát nội bộ ra đời đã lâu và đặc biệt phát triển khi đạo luật Sarbanes-Oxley của Mỹ ra đời năm 2002. Hiện nay với kênh thông tin rộng rãi, khái niệm kiểm soát nội bộ hoạt động tài chính cũng không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên xu hướng toàn cầu hóa đang phát triển mạnh mẽ, và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó. Trước tình hình này, các nhà quản lý doanh nghiệp rất cần phải quan tâm tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu giúp các cấp lãnh đạo có thể biết được sự kém hiệu quả xảy ra ở những khâu cụ thể và những nguyên nhân của nó. Họ cũng có thể xác định rõ ràng trách nhiệm thuộc về ai. Hiện nay, đa số các sự thua lỗ, tham nhũng trong các doanh nghiệp tại Việt Nam đều có nguyên nhân là sự quản lý yếu kém, hệ thống kiểm soát nội bộ HĐTC lỏng lẻo. Các doanh nghiệp muốn tồn tại vững mạnh trong môi trường cạnh tranh như hiện nay thì phải có một hệ thống quản lý hiệu quả. Vấn đề lớn nhất về quản trị doanh nghiệp là tính minh bạch thấp của công ty này. Cụ thể là phần lớn hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ HĐTC của các công ty chưa được phát triển, điều này khiến cho các cổ đông khó nắm được chính xác tình hình tài chính của công ty. Hơn nữa để thu hút vốn đầu tư trong tình hình kinh tế hiện nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ không chỉ dựa vào kết quả kinh doanh trên báo cáo tài chính đã được kiểm toán, mà chính bản thân doanh nghiệp phải kiểm soát được hoạt động chính mình, biết được vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Có như vậy doanh nghiệp mới có thể sử dụng đồng vốn một cách có hiệu quả. Trong một doanh nghiệp bất kỳ, sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi ích riêng luôn luôn tồn tại. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ HĐTC sẽ SV: Tạ Tuấn Anh 1 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn không có qui định để hướng người lao động hành động không vì lợi ích riêng của mình mà làm tổn hại để lợi ích chung của toàn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hoạt động trong điều kiện, môi trường và rủi ro kinh doanh luôn thay đổi. Hệ thống kiểm soát nội bộ HĐTC cũng cần phải vận động biến đổi theo. Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ HĐTC để phù hợp với các thay đổi là một yêu cầu thiết yếu của cấp quản lý doanh nghiệp. 1. Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ HĐTC tại công ty CPTM Trường Lộc Phát để tìm ra các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên nhân của các nhân tố đó. Thông qua kết quả tìm hiểu, đề ra các biện pháp để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ HĐTC. 2. Nội dung nghiên cứu Thông qua mục tiêu nghiên cứu, nội dung nghiên cứu tập trung vào các vấn đề sau: - Tìm hiểu và đánh giá các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công CPTM Trường Lộc Phát - Xác định các nhân tố đe dọa đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ HĐTC và nguyên nhân của các nhân tố đó. - Đề ra các biện pháp để nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ HĐTC tại công ty CPTM Trường Lộc Phát 3. Phạm vi nghiên cứu Phân chia hoạt động công ty CPTM Trường Lộc Phát thành các chu trình kinh tế: Mua hàng, bán hàng, thanh toán, kiểm soát tiền. Đánh giá và tìm nguyên nhân, các nhân tố đe dọa đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm soát. Phần đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông và giám sát chỉ được đề cập một cách sơ lược. SV: Tạ Tuấn Anh 2 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn 4. Phương pháp nghiên cứu Luận văn dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng để hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu tại công ty. Từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống. 5. Bố cục của luận văn như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động tài chính trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ HĐTC tại công ty CPTM Trường Lộc Phát Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hoạt động kiểm soát nội bộ HĐTC tại công ty CPTM Trường Lộc Phát SV: Tạ Tuấn Anh 3 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và qui định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả. Khái niệm trên nhấn mạnh đến 3 vấn đề sau: Một là, mọi người thuộc mọi cấp bậc trong một tổ chức đều tác động đến kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ, theo 1 mức độ nào đó, là trách nhiệm của mọi người. Các nhà quản lý được coi là chủ sở hữu hệ thống kiểm soát nội bộ trong phạm vi trách nhiệm của họ. Mỗi một nhân viên đóng một vai trò nhất định trong qui trình kiểm soát. Hai là, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận cấu thành của cả một qui trình quản lý (bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, hướng dẫn, kiểm soát …). Nó giữ cho một tổ chức luôn hoạt động hướng về các mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ và tối thiểu hóa các yếu tố không mong đợi trong quá trình hoạt động. Ba là, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu chứ không phải là sự đảm bảo chắc chắn. Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu nhưng không có nghĩa là đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Có nhiều SV: Tạ Tuấn Anh 4 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn lý do tại sao hệ thống kiểm soát không thể cho một sự đảm bảo chắc chắn. Các lý do đó sẽ được đề cập đến trong mục hạn chế của kiểm soát nội bộ của luận văn này. 1.1.1 Các quan diểm kiểm soát - Theo quan điểm COSO: - Môi trường kiểm soát Môi trường kiếm soát phản ánh sắc thái chung cua một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ. - Đánh giá rủi ro Mỗi đơn vị phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải thiết lập mức độ khác nhau và phải nhất quán. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định này luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này. - Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với các rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. - Thông tin và truyền thông Thông tinh truyền thông phải phù hợp với nhu cầu kinh doanh, với sự cạnh tranh gay gắt và sự thay đổi trong nhu cầu khách hàng. - Giám sát Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian. - Theo Liên đoàn kế toán quốc tế IFAC Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các thủ tục và chính sách được thiết kế và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu: SV: Tạ Tuấn Anh 5 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn + Bảo vệ tài sản (tài sản hữu hình, tài sản vô hình) và sổ sách kế toán. + Bảo đảm thông tin có độ tin cậy: thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. + Bảo đảm tuân thủ luật pháp: Hệ thống kiểm soát nội bộ cần: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan của doanh nghiệp. Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận. Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. + Bảo đảm hiệu quả kinh doanh: là một trong những mục tiêu đảm bảo sự hoạt động liên tục của doanh nghiêp trong việc sử dụng có hiệu quả nguồn lực, giảm thiểu chi phí - Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và thực hiện, nhằm tuân thủ các quy định, nội quy và luật pháp trong đơn vị, để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm, từ đó báo cáo tài chính phản ánh trung thực, hợp lý và đúng đắn của thông tin nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản trong đơn vị. + Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp do có sự khác biệt về qui mô, đặc điểm kinh doanh, văn hóa… Nhưng hệ thống kiểm soát nội bộcủa COSO theo em là hữu hiệu nhất. 1.1.2 Môi trường kiểm soát 1.1.2.1 Định nghĩa: Môi trường kiểm soát, một yếu tố vô hình, là nền tảng đối với các bộ SV: Tạ Tuấn Anh 6 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cung cấp qui tắc ứng xử và cấu trúc, và bao gồm năng lực kỹ thuật và giá trị đạo đức. Một môi trường kiểm soát hiệu quả là một môi trường tại đó con người có năng lực, hiểu trách hiệm của họ, giới hạn quyền lực của họ và họ thành thạo và tận tâm trong việc làm những cái đúng và làm theo đúng cách. 1.1.2.2 Trách nhiệm: Các nhà quản lý chịu trách nhiệm trong việc “tạo không khí” cho tổ chức. Nhà quản lý sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ thiết lập và thông tin bằng văn bản các qui trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêu chuẩn cư xử. Ngoài ra, họ cũng nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ cư xử đúng mực để nhân viên làm gương và yêu cầu mọi người trong tổ chức đều phải tuân theo các chuẩn mực đã đưa ra. 1.1.2.3 Các yếu tố của môi trường kiểm soát Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. Triết lý quản lý được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý. Phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý được thể hiện qua các yếu tố điển hình như: - Tính chất các rủi ro kinh doanh được chấp nhận. Cụ thể là các nhà quản lý sẵn sàng dấn thân vào các dự án có rủi ro cao hay có thái độ bảo thủ với việc chấp nhận rủi ro. - Sự tương tác thường xuyên giữa quản lý cấp cao và quản lý cấp hoạt động, đặc biệt khi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ở những địa điểm có sự cách biệt địa lý. - Thái độ và hành động đối với báo cáo tài chính, bao gồm cả các thảo luận về ứng dụng các cách xử lý kế toán (ví dụ như lựa chọn các chính sách kế toán bảo thủ hay rộng rãi, thoái mái, các nguyên tắc có được áp dụng? các SV: Tạ Tuấn Anh 7 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn thông tin kế toán quan trọng có được khai báo?...) - Triết lý và phong cách quản lý có thể ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Cách phân quyền hạn và trách nhiệm Đó là việc cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị. Thông qua việc phân nhiệm, các nhân viên phải xác định được công việc cụ thể của mình là gì. Họ phải ý thức được rằng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong quá trinh thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, mô tả công việc cần phải được diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và xác định mối quan hệ trong việc báo cáo giữa các thành viên với nhau. Ngoài ra, cách thức phân chia trách nhiệm và quyền hạn còn liên quan tới việc xác định số lượng nhân viên thích hợp cho công việc. Nó đòi hỏi phải xác định kỹ năng cần thiết có lien quan, xem xét tới qui mô doanh nghiệp, tính chất kinh doanh và mức độ phức tạp của các hoạt động. Tính chính trực và giá trị đạo đức Tính chính trực và giá trị đạo đức liên quan đến tất cả con người tham gia trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Đó là các chuẩn mực đạo đức và nguyên tắc cư xử mà các nhà quản lý đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế nhân viên trong tổ chức thực hiện các hành vi bị coi là phạm pháp và thiếu đạo đức. Tính chính trực và giá trị đạo đức còn bao gồm cả việc làm gương của nhà quản lý về việc cư xử đúng đắn, tuân thủ các chuẩn mực và giảm các áp lực thỏa mãn các mục tiêu hão huyền. Năng lực làm việc Đó là sự đảm bảo nhân viên được phân công công việc phù hợp với trình độ và kỹ năng của từng người. Các nhà quản lý cần đảm bảo tất cả các công SV: Tạ Tuấn Anh 8 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn việc đều có sự mô tả chi tiết và có phân tích những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Từ đó nhân viên mới có thể được bố trí công việc thích hợp. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp. Đó là sự xác định trách nhiệm, quyền hạn và lộ trình báo cáo giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần xác định được các vị trí then chốt cùng với trách nhiệm và quyền hạn tương ứng. Một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp cung cấp dòng thông tin cần thiết để quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp từ lập kế hoạch, điều hành, thực hiện và kiểm soát. Chính sách nhân sự Là các qui định và qui trình về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, thăng tiến và xử phạt nhân viên. Chính sách nhân sự cần có sự liên hệ chắc chẽ với nhân tố giá trị đạo đức và đảm bảo năng lực để có thể tuyển dụng những nhân viên tốt cho doanh nghiệp. Vì vậy một chính sách nhân sự đúng đắn có thể bổ sung cho sự yếu kém của môi trường kiểm soát. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người, trong khi đó môi trường kiểm soát là tập thể con người, là giá trị của mỗi con người trong tổ chức. Do đó, có thể nói môi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm hệ thống kiểm soát nội bộ. Nói như vậy không có nghĩa là môi trường kiểm soát tốt hay xấu sẽ quyết định hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hay không. Thực chất thông qua đó chỉ xác định được chi phí cho duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức là ít hay nhiều mà thôi. 1.1.3 Đánh giá rủi ro 1.1.3.1 Định nghĩa Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc SV: Tạ Tuấn Anh 9 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo các tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các qui định. Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết định quản lý rủi ro như thế nào. 1.1.3.2 Trách nhiệm Để quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản lý cần xác định mức độ rủi ro về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ mà họ sẵn sàng chấp nhận. Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành động để giảm những sự việc bất ngờ, không mong đợi. Sự thất bại trong quản lý những rủi ro này có thể dẫn đến việc các mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ không đạt được. 1.1.3.3 Các yếu tố đánh giá rủi ro Nhận diện rủi ro sau khi xác định các mục tiêu Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đó. Với mỗi một mục tiêu của từng phòng ban, các rủi ro nên được nhận diện. Khi nhận diện rủi ro cần bao quát cả rủi ro bên trong vả rủi ro bên ngoài. Các nhà quản lý có thể đặt ra hàng loạt câu hỏi để nhận diện các rủi ro, ví dụ như: Có thể xảy ra những sai phạm nào? Những yếu kém của chúng ta là ở đâu? Làm sao biết được chúng ta có đang đạt đến mục tiêu hay không? … Phân tích rủi ro Là sự sắp xếp thứ tự các rủi ro sau khi đã nhận diện nó. Để sắp xếp thứ tự các rủi ro, trước hết cần xem xét đến mức độ thường xuyên xảy ra của các rủi ro. Sau đó tiến hành định tính và định lượng tổn thất khi rủi ro xảy ra. Từ đó xác định hành động nào là cần thiết để quản lý rủi ro. Việc sắp xếp thứ tự các rủi ro giúp các phòng ban tập trung vào giải quyết các rủi ro có ảnh hưởng đáng kể. 1.1.4 Hoạt động kiểm soát 1.1.4.1 Định nghĩa Hoạt động kiểm soát là các hành động được cụ thể hóa từ các chính sách SV: Tạ Tuấn Anh 10 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn và thủ tục mà khi được thực hiện thích hợp và đúng lúc sẽ giúp quản lý hoặc giảm thiểu các rủi ro đã được nhận diện. 1.1.4.2 Trách nhiệm Một khi các nhà quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc nhận diện rủi ro đối với các hoạt động của doanh nghiệp, họ cũng chính là người có trách nhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm soát để ngăn chặn hoặc giảm các rủi ro đó. 1.1.4.3 Các yếu tố của hoạt động kiểm soát Qui trình phê chuẩn, ủy quyền Đây là một hoạt động kiểm soát quan trọng. Phê chuẩn, ủy quyền là việc cấp quản lý cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động nhất định nào đó. Nó bao gồm ủy quyền chung và ủy quyền cụ thể. Việc cho phép một phòng ban chi tiêu một số tiền nhất định từ ngân sách là một ví dụ về ủy quyền chung. Qui trình phê chuẩn và ủy quyền cụ thể thì liên quan đến từng nghiệp vụ đơn lẻ, có nghĩa là mỗi một nghiệp vụ đòi hỏi phải có chữ ký hay sự phê chuẩn điện tử của người có thẩm quyền. Trong hoạt động ủy quyền và phê chuẩn, người có thẩm quyền phê chuẩn nên xem xét các chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn những điều bất thường, và đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứng minh cho nghiệp vụ đó trước khi ký duyệt. Việc ký tên trước trên văn bản trắng là tuyệt đối bị ngăn cấm. Trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê chuẩn cũng không nên nói cho người khác đại diện người phê chuẩn ký tên của người phê chuẩn. Tương tự, trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê chuẩn điện tử cũng không nên chia sẻ mật mã với người khác. Công tác đối chiếu Đối chiếu là việc so sánh với nhau giữa các tập hợp dữ liệu khác nhau, nhận diện và tìm ra sự khác biệt và có các chỉnh sửa khi cần thiết để giải quyết SV: Tạ Tuấn Anh 11 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn sự khác biệt. Hoạt động kiểm soát này giúp đảm bảo sự chính xác và đầy đủ của nghiệp vụ. Một ví dụ của đối chiếu là so sánh số dư lương phép, lương bệnh của từng phòng ban với số dư lương phép, lương bệnh của hệ thống tính lương. Nhân tố chủ chốt của qui trình đối chiếu là phát hiện và giải quyết sự khác biệt. Nếu chỉ ghi nhận sự khác biệt mà không làm gì cả thì đối chiếu cũng vô ích. Việc đối chiếu phải có chứng từ và được phê chuẩn bởi cấp quản lý. Soát xét lại công việc đã thực hiện Việc cấp quản lý xem xét lại các báo cáo, các ghi chép đối chiếu và các thông tin khác có liên quan cũng là một hoạt động kiểm soát quan trọng. Cấp quản lý nên xem xét lại tính chắc chắn và hợp lý của thông tin. Việc soát xét lại quá trình thực hiện cung cấp cơ sở để phát hiện các vấn đề cần phải giải quyết. Trong hoạt động soát xét lại, cấp quản lý sẽ so sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, dự báo, hoặc số liệu giữa các kỳ với nhau. Nó làm căn cứ để đo lường mức độ đạt được mục tiêu và để nhận diện những kết quả không mong đợi cần phải tiếp tục giải quyết. Cũng như công tác đối chiếu, việc soát xét lại báo cáo, đối chiếu và các thông tin khác nên được ghi chép thành tài liệu. Bảo vệ tài sản Các tài sản có tính thanh khoản cao với nhiều mục đích sử dụng khác nhau, các tài sản nguy hiểm, chứng từ quan trọng, các thông tin có tính bảo mật phải được bảo quản cận thận. Cụ thể, sử dụng các kiểm soát tiếp cận là cách tốt nhất để bảo vệ các tài sản này. Ví dụ về kiểm soát tiếp cận là: khóa cửa, hệ thống quẹt thẻ, mật mã máy tính.. Trong hoạt động bảo vệ tài sản, đối với hàng tồn kho quan trọng, có giá trị lớn thì phải ghi chép thường xuyên hoạt động mua vào và xuất ra. Định kỳ, các mặt hàng phải được kiểm kê bởi một người độc lập với công tác thu mua, SV: Tạ Tuấn Anh 12 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn ủy quyền và thủ kho. Kết quả kiểm kê phải được so sánh với số dư trên sổ ghi chép thường xuyên. Những mặt hàng bị thiếu hụt cần được phân tích và tìm hiểu nguyên và từ đó đề ra biện pháp giải quyết. Phân chia trách nhiệm Phân nhiệm là yếu tố then chốt đối với hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Nó giúp giảm rủi ro về sai sót và không phù hợp. Một nguyên tắc chung là chức năng phê chuẩn, ghi chép kế toán, đối chiếu và quản lý tài sản phải được tách riêng biệt. Khi các chức năng này không thể tách biệt do qui mô nhỏ, thì việc giám sát chi tiết các hoạt động có liên quan cần phải có như là một hoạt động kiểm soát bù đắp. Phân chia trách nhiệm là cũng là hoạt động ngăn ngừa và hạn chế gian lận vì cần phải có sự thông đồng với nhiều nhân viên khác mới có thể thực hiện hành vi gian lận. Một số ví dụ cụ thể của hoạt động phân nhiệm là: - Người lập phiếu yêu cầu mua hàng thì không thể là người phê chuẩn việc mua hàng. - Người phê chuẩn việc mua hàng thì không thể là người đối chiếu các báo cáo tài chính hàng tháng. - Người nhận thông tin và lên danh sách các phiếu thu đã nhận không đồng thời là người nhận tiền. -… Kiểm tra hệ thống thông tin Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát nội bộ về hệ thống thông tin phụ thuộc vào tính then chốt, bảo mật của thông tin và mức độ phức tạp của các ứng dụng có trên hệ thống. Có hai loại kiểm soát cơ bản đối với hệ thông thông tin: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. 1.1.5 Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông có nghĩa là các thông tin về kế hoạch, môi trường kiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng SV: Tạ Tuấn Anh 13 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn đều phải được báo cáo lên trên, xuống dưới và ngang cấp trong một doanh nghiệp. Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo trong nội bộ và bên ngoài. 1.1.5.1 Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin Mục đích chính của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các hoạt động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho những người cần thiết. Qua đó cấp quản lý nhận diện được các rủi ro. Trong đó, hệ thống thông tin kế toán (hệ thống sổ sách và chứng từ, bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị và kế toán chi phí) đóng vai trò quan trọng. Các nhân viên kế toán cần được trang bị kiến thức về phân loại, tính hợp lệ, cách thức ghi chép chứng từ vào sổ. Mục tiêu của hệ thống kế toán là: - Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật. - Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trị của chúng. - Xác định đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để phản ánh một cách đúng đắn. 1.1.5.2 Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng… bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn. Việc truyền thông thông tin đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó giúp cho nhân viên hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công việc của họ có liên quan đến người khác như thể nào và họ được yêu cầu báo cáo thông tin đến những ai. Đối với hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là phương tiện truyền thông hữu hiệu. Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn vị. Thông qua đó cấp quản lý biết SV: Tạ Tuấn Anh 14 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn được tình hình tài chính, hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của từng bộ phận. Việc thông tin có thể được thực hiện bằng bất kỳ phương tiện, từ văn bản chính thức cho tới những email, hệ thống chat trong tổ chức. 1.1.6 Giám sát Giám sát là bộ phận cuối cùng của hệ thống kiểm soát nội bộ, là việc đánh giá việc thực hiện kiểm soát nội bộ. Mục đích của việc giám sát là xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ có được thiết kế đầy đủ và được thực hiện hợp lý và hiệu quả hay không. Trong khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình thì việc đánh giá hiệu quả của nó được thực hiện từng thời điểm riêng lẻ. Nó được tiến hành thông qua các hoạt động giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. 1.1.6.1 Giám sát thường xuyên Đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp … hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường. 1.1.6.2 Giám sát định kỳ Được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán việc độc lập thực hiện. 1.2 . Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tài chính Một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tài chính được xem là hữu hiệu khi nó đảm bảo được các mục tiêu sau: 1.2.1 Bảo đảm độ tin cậy và tính trung thực của thông tin Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào sổ kế toán phải có chứng từ gốc hợp lệ chứng minh là có thật, không giả tạo. 1.2.2 Bảo đảm sự tuân thủ. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với hành vi không tuân thủ. Do đó kiểm soát nội bộ phải hướng mọi thành viên trong SV: Tạ Tuấn Anh 15 Lớp: TĐ- TK 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Công Đoàn doanh nghiệp phải tuân thủ các chính sách, qui định trong nội bộ doanh nghiệp và của nhà nước. 1.2.3 Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Việc sử dụng các tài sản và truy cập hệ thống thông tin phải được quản lý và cấp quyền cho những người thích hợp. 1.2.4 Bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên doanh nghiệp. Các nguồn nhân lực và vật lực phải được sử dụng hợp lý, đúng người, đúng việc. 1.3 Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử 1.3.1 Các thành phần của hệ thống thông tin điện tử Các thành phần của hệ thống thông tin bao gồm Phần cứng: Gồm các thiết bị, linh kiện cấu thành bộ máy. Các thiết bị này được chia làm 3 nhóm: thiết bị đầu vào; bộ xử lý trung tâm và lưu trữ; thiết bị đầu ra. Sơ đồ1.1 mô tả thiết bị vi tính liên quan đến hệ thống SV: Tạ Tuấn Anh 16 Lớp: TĐ- TK 2