Tài liệu Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần khách sạn nha trang

i NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... NHA TRANG, tháng 6 năm 2012 ii LỜI NÓI ĐẦU 1.Sự cần thiết của đề tài: Hiện nay, nước ta đang trong giai đoạn công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước, việc hội nhập nền kinh tế thị trường toàn cầu là một tất yếu. Sự thay đổi trong cơ chế quản lý đã tạo ra một bước ngoặc lớn trong lĩnh vực phát triển kinh tế, mang lại những thay đổi lớn lao cho đất nước theo hướng phát triển mới. Việc nước ta gia nhập WTO sẽ thúc đẩy các doanh nghiệp tự vận động, tự cân đối trước sự canh tranh khốc liệt trên thi trường. Do đó, để đứng vững và tồn tại trên thị trường đòi hỏi các nhà quản lý phải nắm được các nguồn lực và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp mình để từ đó phát huy những ưu điểm khắc phục những hạn chế nhằm tạo ra những sản phẩm có chất lượng, giá thành hạ đáp ứng một cách cao nhất yêu cầu của thị trường. Muốn làm được điều đó, một công cụ quan trọng không thể không nói đến là công tác tổ chức hạch toán kế toán của doanh nghiệp. Công ty cổ phần khách sạn Nha Trang được cổ phần hóa từ năm 2006. Đây là nhân tố quan trọng giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. Do đó, Công ty cần phải tổ chức công tác hoạch toán kế toán hoàn chỉnh hơn nhằm cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời cho các quyết định của ban giám đốc đồng thời làm cho báo cáo được rõ ràng, minh bạch. Xuất phát từ những vấn đề trên và được sự lãnh đạo của công ty, khoa Kế toán– tài chính- Trường Đại học Nha Trang. Em đã quyết định chọn đề tài: “Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần khách sạn Nha Trang” 2. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài này vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế và học hỏi trang bị thêm cho bản thân những kiến thức về công tác tổ chức hạch toán kế toán trong công ty. Đồng thời góp phần hoàn thiện hơn công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần khách sạn Nha Trang. 3. Đối tượng nghiên cứu iii Đối tương nghiên cứu: Đề tài đi sâu nghiên cứu về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần khách sạn Nha Trang. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ nghiên cứu cơ cấu tổ chức kế toán, tổ chức vận dụng chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán và tổ chức các phần hành kế toán ở công ty cổ phần khách sạn Nha Trang. 4. Phương pháp nghiên cứu - Tổng hợp tài liệu, khái quát hóa, hệ thống hóa. - Thu thập số liệu, tài liệu thống kê. - So sách đối chiếu giữa thực tế với cơ sở lý luận 5. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức hạch toán kế toán. Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần khách sạn Nha Trang Chương 3: Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hoạch toán kế toán tại công ty cổ phần khách sạn Nha Trang. 6. Những đóng góp của đề tài Đề tài đã hệ thống hóa được công tác tổ chức các phần hành kế toán tại công ty cổ phần khách sạn Nha Trang. Qua đó, đánh giá đúng thực trạng công tác kế toán tại Công ty. Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức của bản thân còn hạn chế lại chưa có kinh nghiệm thực tế nên không sao tránh khỏi những sai xót trong quá trình thực hiện đề tài. Kính mong quý thầy cô, các chú, các cô và các anh chị trong công ty cũng như các bạn đóng góp ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Cô PHẠM THỊ PHƯƠNG UYÊN , các thầy cô trong khoa kế toán tài chính, ban lãnh đạo công ty, các cô chú, anh chị trong phòng tài chính kế toán và các phòng ban khác của công ty đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài này. NHA TRANG, tháng 6 năm 2012 iv MỤC LỤC CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG..................................................................... 1 1.1.1. Khái niệm, đối tượng, nhiệm vụ về tổ chức công tác kế toán.............. 1 1.1.1.1. Khái niệm .................................................................................... 1 1.1.1.2. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán ..................................... 1 1.1.1.3. Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán...................................... 2 1.1.2. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán.................... 2 1.1.2.1. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý ......................... 2 1.1.2.2. Đảm bảo tính thống nhất trong quan hệ kế toán ............................ 3 1.2. Nội dung về tổ chức hạch toán kế toán..................................................... 3 1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán ...................................................................... 3 1.2.1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ..................................................... 3 1.2.1.2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán .......................................... 4 1.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán .................................................... 5 1.2.2.1. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán ............................................ 5 1.2.2.2. Nội dung của tổ chức chứng từ ..................................................... 6 1.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán...................................... 8 1.2.3.1. Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ......................... 8 1.2.3.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán .......................... 8 1.2.3.3. Hệ thống tài khoản hiện hành ....................................................... 9 1.2.4. Tổ chức vận dụng các loại sổ sách kế toán ........................................ 10 1.2.4.1. Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán ............................................... 10 1.2.4.2. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán .................................................... 10 1.2.4.3. Các loại sổ kế toán...................................................................... 10 1.2.4.4. Kỹ thuật ghi và chữa sổ .............................................................. 11 v 1.2.4.5. Các hình thức kế toán ................................................................. 12 1.2.5. Tổ chức các phần hành kế toán ......................................................... 12 1.2.5.1. Tổ chức hạch toán lao động tiền lương ....................................... 12 1.2.5.2. Tổ chức hạch toán vật tư, công cụ, dụng cụ ................................ 13 1.2.5.3. Tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định................................... 16 1.2.5.4. Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền .................................... 20 1.2.5.5. Tổ chức hạch toán kế toán công nợ............................................. 21 1.2.5.6. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm... 27 1.2.5.7. Tổ chức hạch toán kế toán doanh thu tiêu thụ và xđ kqkd ........... 31 1.2.5.8.8. Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán........ 33 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty ............................................................... 34 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ..................................................... 34 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ .................................................................... 35 2.1.2.1. Chức năng .................................................................................. 35 2.1.2.2. Nhiệm vụ.................................................................................... 35 2.1.3. Tổ chức hạch toán và quả lý tại công ty ............................................ 35 2.1.4: Đánh giá khái quát về hoạt động kinh doanh .................................... 38 2.2. Tổ chức công tác kế toán ........................................................................ 40 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................... 40 2.2.1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ................................................... 40 2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán .................................. 40 2.2.2. Hình thức kế toán.............................................................................. 42 2.2.3. Phương pháp kế toán......................................................................... 42 2.2.4. Tổ chức chứng từ kế toán.................................................................. 42 2.2.5. Tổ chức hệ thống tài khoản ............................................................... 44 2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế toán........................................... 52 2.3.1. Đặc điểm của ngành ......................................................................... 52 vi 2.3.2. Trình độ nhân viên kế toán................................................................ 53 2.3.3. Máy móc thiết bị phụ vụ công tác kế toán ......................................... 53 2.3.4. Yếu tố thể chế pháp lý của nhà nước................................................. 53 2.4. Các phần hành kế toán tại công ty........................................................... 53 2.4.1. Kế toán vốn bằng tiền ....................................................................... 53 2.4.1.1. Kế toán tiền mặt ......................................................................... 54 2.4.1.2. Kế toán tiền gửi .......................................................................... 63 2.4.2. Kế toán hàng hóa, nguyên vật liệu .................................................... 70 2.4.2.1. Khái quát chung ......................................................................... 70 2.4.2.2. Các trường hợp tăng giảm hàng hóa, nguyên vật liêu.................. 70 2.4.3. Kế toán TSCĐ .................................................................................. 77 2.4.3.1 Nội dung...................................................................................... 77 2.4.3.2. Các trường hợp tăng giảm TSCĐ................................................ 78 2.4.4. Kế toán công nợ .............................................................................. 85 2.4.4.1. Kế toán công nợ phải thu ............................................................ 85 2.4.4.2. Kế toán công nợ phải trả.............................................................. 88 2.4.5. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.............................. 91 2.4.5.1. Khái quát chung .......................................................................... 91 2.4.5.2. Các trường hợp chi lương ........................................................... 92 2.4.6. Kế toán doanh thu tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh................... 97 2.4.6.1. Kế toán doanh thu........................................................................ 97 2.4.6.2. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành .................................103 2.4.6.3. Kế toán giá vốn hàng bán ...........................................................107 2.4.6.4. Kế toán chi phí bán hàng ............................................................109 2.4.6.5. Kế toán chi phí quản lý.............................................................. 110 2.4.6.6. Kế toán doanh thu tài chính ........................................................111 2.4.6.7. Kế toán chi phí khác ...................................................................112 2.4.6.8. Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp ...............................113 2.4.6.9. Xác định kết quả kinh doanh ..................................................... 113 vii 2.5. Đánh giá chung..................................................................................... 114 2.5.1. Nhũng mặt đã được ........................................................................ 114 2.5.2. Những mặt tồn tại ........................................................................... 115 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN..... 116 KẾT LUẬN................................................................................................. 119 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 120 viii SƠ ĐỒ, BẢNG Sơ đồ 1.1: Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương......................... 13 Sơ đồ 1.2: Hạch toán vật tư và công cụ dụng cụ ............................................... 14 Sơ đồ 1.3: Hạch toán về TSCĐ......................................................................... 18 Sơ đồ 1.4: Hạch toán thanh lý, khấu hao TSCĐ ................................................ 18 Sơ đồ 1.5: Hạch toán sữa chữa lớn TSCĐ......................................................... 19 Sơ đồ 1.6: Hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng............................................ 21 Sơ đồ 1.7: Hạch toán phải thu nộp bộ ............................................................... 23 Sơ đồ 1.8: Hạch toán phải thu khách hàng ........................................................ 25 Sơ đồ 1.9: Hạch toán phải trả người bán ........................................................... 25 Sơ đồ 1.10:Hạch toán phải trả nộp bộ ............................................................... 26 Sơ đồ 1.11: Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .................................... 28 Sơ đồ 1.12: Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp............................................ 29 Sơ đồ 1.13: Hạch toán chi phí sản xuất chung................................................... 30 Sơ đồ 1.14: Hạch toán xác định kết quả kinh doanh.......................................... 32 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu quản lý........................................................................ 36 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty..................................................... 40 Bảng 2.1: Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ......................... 38 Bảng 2.2: Danh mục chứng từ kế toán công ty sử dụng .................................... 42 Bảng 2.3: Danh mục tài khoản kế toán ............................................................ 44 ix LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1: Luân chuyển chứng từ tăng tiền mặt do bán hàng .......................... 55 Lưu đồ 2.2: Luân chuyển chứng từ rút tiền gửi ngân hàng ................................ 57 Lưu đồ 2.3: Luân chuyển giảm tiền mặt do chi mua hàng hóa .......................... 59 Lưu đồ 2.4: Luân chuyển chứng từ giảm tiền mặt do chi tạm ứng..................... 60 Lưu đồ 2.5: Luân chuyển chứng từ tăng tiền gửi do khách trả .......................... 65 Lưu đồ 2.6: Luân chuyển chứng từ tăng tiền gửi do nộp tiền vào tài khoản ..... 66 Lưu đồ 2.7: Luân chuyển chứng từ giảm tiền gửi do trả nhà cung cấp .............. 68 Lưu đồ 2.8: Luân chuyển chứng từ tăng hàng hóa, nguyên liệu ....................... 71 Lưu đồ 2.9: Luân chuyển chứng từ giảm hàng hóa do xuất bán ....................... 73 Lưu đồ 2.10: Luân chuyển chứng từ giảm nguyên liệu do xuất chế biến........... 75 Lưu đồ 2.11: Luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ do mua sắm .......................... 80 Lưu đồ 2.12: Luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ do thanh lý ........................... 84 Lưu đồ 2.13: Luân chuyển chứng từ công nợ phải thu ...................................... 86 Lưu đồ 2.14: Luân chuyển chứng từ công nợ phải trả ....................................... 89 Lưu đồ 2.15: Luân chuyển chứng từ chi lương bằng tiền mặt ........................... 93 Lưu đồ 2.16: Luân chuyển chứng từ chi lương bằng tiền gửi ngân hàng ........... 96 Lưu đồ 2.17: Luân chuyển chứng từ doanh thu ............................................... 10 1 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.1 . NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm, đối tượng, nhiệm vụ về tổ chức công tác kế toán 1.1.1.1. Khái niệm Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối quan hệ giữ các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán đó là chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp cân đối kế toán. Do đó, nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: - Tổ chức bộ sổ kế toán - Tổ chức công tác kế toán - Tổ chức bộ máy kế toán Mỗi tổ chức nói trên đều chứa đựng những yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán kế toán và đều là những mặt không thể tách rời trong hệ thống hạch toán kế toán. 1.1.1.2. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán Đối tượng chung của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ giữa các yếu tố phù hợp với nội dung, hình thức và bộ máy kế toán. Trong tổ chức thực tế mỗi yếu tố của hạch toán cũng cần được chuyển hóa từ nhận thức thành những công việc cụ thể với những bước công việc cụ thể. Vì vậy, các mối liên hệ kể trên phải được tạo ra từ chính việc tổ chức từng yếu tố của hệ thống hạch toán kế toán cũng như tổ chức cả chu trình kế toán với đầy đủ các yếu tố này. Xét về nội dung công tác kế toán, xuất phát từ kết cấu của đối tượng hạch toán kế toán có thể chia công tác kế toán thành các phần hành riêng biệt. Việc phân chia các phần hành kế toán trước hết phải dựa vào đặc điểm của vốn trong quá trình vận động cũng như quy mô nghiệp vụ ở từng đơn vị kế toán cơ sở. Từ đó, các phần 2 hành kế toán được phân chia một cách logic từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý tài sản cố định, từ thu mua đến dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, từ hạch toán chi phí trực tiếp kinh doanh cho tới từng loại hoạt động cụ thể, cho đến phân chia chi phí chung cho từng loại hoạt động, từ dự trữ đến tiêu thụ sản phẩm hàng hóa để có lợi nhuận và phân phối lợi nhuận đó. Xét về hình thức kế toán, việc tổ chức bộ sổ kế toán từ bản chứng từ đến bản tổng hợp là có nguyên tắc, song việc kế hợp các hình thức riêng biệt cho từng mẫu biễu cụ thể lại hết sức đa dạng. Xét về mẫu biểu kế toán, mỗi con người làm nghề kế toán cũng như mỗi loại máy móc dùng trong kế toán phải thực hành được qui trình chứng từ đế tổng hợp cân đối kế toán. Tuy nhiên số lượng cũng như kết cấu của từng bộ máy cụ thể lại hết sức đa dạng tùy thuộc vào quy mô công tác kế toán, hình thức kế toán, trình độ của nhân viên làm công tác kế toán và nhu cầu của nhân viên làm công tác kế toán và nhu cầu sử dụng thông tin do kế toán cung cấp. 1.1.1.3. Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán Ban hành các văn bản pháp lý về kế toán: bao gồm cả pháp luật về kế toán và các văn bản dưới luật của quốc tế và của quốc gia và đưa các văn bản đó vào thực tế hoạt động kế toán. 1.1.2. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán Tổ chức hạch toán kế toán cần phải tuân theo những nguyên tắc sau: 1.1.2.1. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán phải đảm bảo tính thống nhất chung trong cả hệ thống quản lý được thể hiện: - Đảm bảo tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý. - Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý. - Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý. - Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sơ đó tăng dần quy mô thông tin và sự hài hòa giữa kế toán và quản lý. 3 - Đảm bảo hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời hoạt động kế toán, doanh nghiệp không được hoạt động nếu không có bộ phận kế toán. 1.1.2.2. Đảm bảo tính thống nhất trong quan hệ kế toán Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín qui trình kế toán. Lúc đó các phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hóa thích hợp với từng phần hành cụ thể. Tùy tính phức tạp của đối tượng để định các bước của quy trình kế toán và chọn hình thức kế toán phù hợp. Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán. 1.2. Nội dung về tổ chức hạch toán kế toán 1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: xác định số lượng nhân viên cần phải có, yêu cầu trình độ về nghiệp vụ, bố trí và phân công các nhân viên của doanh nghiệp… Nói chung, khi tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ quy trình cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. 1.2.1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của doanh nghiệp thường gồm các bộ phận sau đây: - Bộ phận kế toán lao động tiền lương - Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định - Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm - Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản - Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và công nợ - Bộ phận kế toán tổng hợp Đối với các đơn vị có tổ chức phân xường hoặc tương tự phân xưởng như đội, ngành sản xuất,…thì phải bố trí nhân viên hạch toán phân xưởng hoặc tương đương 4 phân xưởng. Các nhân viên này thuộc phòng kế toán thống kê của doanh nghiệp, được phân công chuyên trách thống kê ở phân xưởng. Mỗi bộ phận kế toán đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau nhưng tất cả đều phục vụ cho công tác thu nhập, xử lý thông tin ban đầu theo hướng vừa tạo thông tin kế toán tài chính vừa tạo thông tin kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin này cho các đối tượng khi có nhu cầu. 1.2.1.2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay trong các doanh nghiệp việc tổ chức công tác kế toán có thể tiến hành theo một trong các hình thức sau đây: - Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung - Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán - Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa phân tán vừa tập trung Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Theo hình thức này, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo,… đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán.Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức khâu ghi chép ban đầu. Ưu nhược điểm: Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự tập trung, thông nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp công ty kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hóa cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điệu kiện cho việc ứng dụng các biện pháp tính toán hiện đại hiệu quả nhưng có nhược điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị thực thuộc trong nội bộ công ty. Điều kiện áp dụng: Hình thức này áp dụng đối với đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khẳ năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ ở các bộ phận sản xuất kinh doanh lên doanh nghiệp được nhanh chóng kịp thời. Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán 5 Theo hình thức này các chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở đó tự hạch toán không phải gửi chứng từ về phòng kế toán doanh nghiệp. Ưu nhược điểm: Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm được tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhưng nhược điểm là số nhân viên trong bộ máy kế toán lớn. Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức kế toán phân tán phát huy nhiều tác dụng trong điều kiện doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng phân tán, các bộ phận, đơn vị trực thuộc hoạt động tương đối độc lập nhau. Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán Tổ chức bộ máy kế toán hổn hợp là hình thức tổ chức phối hợp ưu điểm của cả hai hình thức tập trung và phân tán. Các đơn vị cơ sở trong nội bộ doanh nghiệp thì ngoài việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần việc khác. Mức độ phân tán này phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý, trình độ hạch toán kinh tế của doanh nghiệp. Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức công tác kế toán này thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, tổ chức sản xuất kinh doanh thành nhiều bộ phận, đơn vị, bộ phận trực thuộc ở xa văn phòng doanh nghiệp. Hình thức kế toán hỗn hợp có nhiều ưu điểm và phù hợp với điều kiện kinh tế hiện nay. 1.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 1.2.2.1. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ sản xuất, trình độ tổ chức quản lý để xác minh số lượng, chủng loại, chứng từ thích hợp. Thông thường nó tỷ lệ thuận với quy mô sản xuất và trình độ quản lý. Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản. Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ. Căn cứ vào chế độ do nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về biểu mẩu chứng từ. 6 1.2.2.2. Nội dung của tổ chức chứng từ Tổ chức quá trình lập chứng từ là việc sử dụng chứng từ hoàn thiện, nhất là việc lựa chọn các phương pháp hợp lý ghi chứng từ và phải đảm bảo hai điều kiên: - Phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành chứng từ - Bảo đảm tính chính xác và chi phí thời gian ít nhất cho việc lập chứng từ Nội dung chủ yếu của tổ chức lập chứng từ: - Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ: từ việc xác định số lượng người có trách nhiệm đến việc lập chứng từ một cách đúng đắng kịp thời. - Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ: Việc kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và có thể phát hiện các dấu hiệu sai xót hoặc các dấu hiệu lợi dụng chứng từ, gồm các nội dung sau: - Kiểm tra lập chứng từ theo các yêu cầu cơ bản của chứng từ và tuân thủ các yêu cầu do nhà nước ban hành. - Kiểm tra nội dung kinh tế của các nghiệp vụ có đúng với sự thật hoặc có hợp pháp hay không. - Kiểm tra việc định khoản kế toán trên chứng từ, đối chiếu với chế độ thể lệ hiên hành để phát hiện sai sót. Tổ chức luân chuyển và ghi sổ chứng từ: - Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến việc lập chứng từ, kiểm tra ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: phòng vật tư, kế hoạch…. - Xác định rõ trách nhiệm vật chất của từng người tham gia thực hiện và xác minh nghiệp vụ kinh tế. - Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán từ khi lập chứng từ đến khi kết thúc. Tổ chức quá trình bảo quản lưu trữ chứng từ: 7 - Trong năm, khi các chứng từ này ghi vào sổ kế toán thì cần được bảo quản tại nơi người giữ sổ. Khi kết thúc năm, báo cáo quyết toán được duyệt thì lúc đó toàn bộ chứng từ kế toán được đưa vào lưu giữ phải sắp xếp thứ tự theo nội dung kinh tế để tiện cho việc khi cần đem kiểm tra, đối chiếu. - Khi chứng từ đã đưa vào lưu trữ nếu cần sử dụng thì cần có sự đồng ý của kế toán trưởng. Quy trình luân chuyển một số chứng từ kế toán doanh nghiệp Chứng từ tiền tệ: Chứng từ tiền tệ dùng để quản lý tiền mặt của doanh nghiệp trong công tác thu chi tiền mặt tại quỹ và kế toán ghi sổ. Trình tự luân chuyển. - Phiếu thu, phiếu chi: được kế toán căn cứ vào chứng từ có liên quan hợp lệ, sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập xuất quỹ. Cuối ngày, toàn bộ phiếu chi, phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán. - Giấy thanh toán tạm ứng, giấy đệ nghị tạm ứng: được người xin tạm ứng và thanh toán tạm ứng lập chuyển cho kế toán trưởng duyệt. Cuối cùng làm căn cứ để kế toán lập phiếu thu, phiêu chi. Chứng từ bán hàng: Các loại chứng từ trong lĩnh vực này gọi chung là hóa đơn. Hóa đơn là chứng từ dùng để xác định số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm hàng hóa cho người mua do bộ phận bán hàng lập. Hóa đơn là căn cứ để người bán ghi nhận doanh thu vào sổ có liên quan và là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng hóa trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển: - Hóa đơn mua hàng đối với doanh nghiệp được người mua giữ làm chứng từ đi đường và dùng làm chứng từ thanh toán với tài vụ của doanh nghiệp, đồng thời làm căn cứ để nhập kho. 8 - Hóa đơn bán hàng đối với doanh nghiệp được giữ lại làm căn cứ thu tiền hay thanh toán việc theo dõi với người mua. Cuối ngày, nộp lại cho kế toán trưởng làm thủ tục nhập quỹ và ghi sổ kế toán liên quan. Chứng từ tài sản cố định: Những chứng từ này dùng trong công tác quản trị tài sản cố định của doanh nghiệp. Trình tự luân chuyển: Các chứng từ này đều được lập trong trường hợp giao nhận hay thanh lý do hội đồng giao nhận hay thanh lý lập, được lưu trữ tại phòng kế toán làm căn cứ ghi vào sổ kế toán. 1.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 1.2.3.1. Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán - Hệ thống tài khoản phải cung cấp những thông tin khách quan về quá trình tái sản với những nội dung cần thiết dành cho quản lý nhà nước, cấp trên cũng như quản lý doanh nghiệp và nội bộ doanh nghiệp. - Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản lý gián tiếp của nhà nước như hệ thống các khoản phải nộp, chính sách giá cả, chính sách thuế, chính sách tài chính, tín dụng. - Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, kiểm tra phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.3.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán Nguyên tắc 1: bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các phương diện số lượng, phân bổ để trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vốn. Nguyên tắc 2: việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải gắn với cơ chế quản lý. Do cơ chế quản lý được vận dụng bằng các hình thức với mức độ thích hợp cho các thành phần kinh tế khác nhau, nên số lượng tài khoản sử dụng và nhất là nội dung ghi chép của các tài khoản có những khác biệt nhất định giữa các thành phần kinh tế. 9 Nguyên tắc 3: đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn của các quán trình kinh doanh chủ yếu cũng như hoạt động cụ thể. Trong mỗi quá trình kinh doanh thì các nghiệp vụ ghi chép trên tài khoản được thực hiện theo trình tự sau: - Mở tài khoản: các tài khoản được mô tả trên cơ sở của việc chuyển số liệu từ bảng cân đối kế toán vào các tài khoản có liên quan. - Ghi chép trong năm: số liệu của chứng từ được ghi chép vào các bên của các tài khoản, nhờ sự phản ánh chính xác biến động tăng giảm liên tục và có hệ thống sự vận động của chúng. - Kết thúc tài khoản: cuối niên độ kế toán phải khóa sổ kế toán. Đó là công việc tính tổng phát sinh số dư cuối kỳ của từng tài khoản. Nguyên tắc 4: xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng doanh nghiệp. Như vậy hệ thống tài khoản chi tiết chính là sự cụ thể hóa thông tin trên các tài khoản tổng hợp nhu cầu thông tin cần thiết thu nhập ở mổi đơn vị kinh tế. Sự thống nhất giữ tài khoản tổng hợp và hệ thống tài khoản chi tiết là cơ sở cho việc kiểm tra đối chiếu lẫn nhau. 1.2.3.3. Hệ thống tài khoản hiện hành Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất là bộ phận quan trọng nhất của chế độ kế toán của nước ta. Nó bao gồm các quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản tiểu khoản và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Hệ thống tài khoản thống nhất cần có phần giải thích rõ nội dung ghi chép của từng tài khoản, qui định những quan hệ đối ứng tài khoản chủ yếu và hướng dẫn cách vận dụng tài khoản thống nhất trong các ngành kinh tế khác nhau nhằm giúp cho việc sử dụng hệ thống kế toán trong nền kinh tế được thống nhất phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế thống nhất tập trung của nhà nước. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản kế toán cũng thường xuyên được đổi mới và bổ sung cho phù hợp với tình hình nền kinh tế và yêu cầu quản lý của nhà nước. 1.2.4. Tổ chức vận dụng các loại sổ sách kế toán. 1.2.4.1. Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán: 10 Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của đơn vị, chỉ rõ tính chất của hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, quy mô đơn vị, khối lượng nghiệp vụ… đồng thời căn cứ vào trình độ quản lý, trình độ kế toán, vào điều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán để xác định tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Nắm vững các nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức sổ kế toán như số lượng và kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép và tính toán các chỉ tiêu. 1.2.4.2. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán: - Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán. - Kết cấu và nội dung ghi trên từng loại sổ phải phù hợp với năng lực và trình độ tổ chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa hoc. - Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán. - Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán mới. - Việc ghi chép trên sổ kế toản phải rõ ràng. 1.2.4.3. Các loại sổ kế toán. Để thuận tiện cho việc sử dụng các loại sổ kế toán, người ta thường phân các loại sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu như: nội dung kinh tế, hình thức bên ngoài, công dụng của sổ, trình độ khái quát của nội dung phản ánh. Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ, có thể chia sổ kế toán thành các nhóm sau: - Sổ vật tư - Sổ chi phí sản xuất - Sổ bán hàng - Sổ thanh toán - Sổ tiền mặt Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán thành các loại: - Sổ hai bên 11 - Sổ một bên - Sổ nhiều cột - Sổ bàn cờ Căn cứ vào hình thức bên ngoài có thể chia sổ thành hai loại: Sổ đóng thành tập: gồm một số tờ với các số trang xác định được đánh số thứ tự liên tục đóng thành tập. - Số tờ rời: là những tờ sổ để riêng lẻ kẹp trong các bìa cứng theo trình tự nhất định. Căn cứ vào công dụng có thể chia sổ thành hai loại. - Sổ nhật ký: là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kế toán theo trình tự thời gian, - Sổ phân loại: là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ theo các đối tượng của kế toán hay các quá trình kinh doanh. Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh có thể chia thành 2 loại: - Sổ kế toán tổng hợp: phản ánh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh. - Sổ kế toán chi tiết: là sổ phân tích các loại tài sản hoặc nguồn vốn theo yêu cầu quản lý khác nhau. 1.2.4.4. Kỹ thuật ghi và chữa sổ: Theo quy định việc lập chứng từ và ghi chép vào sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh toàn diện, liên tục, có hệ thống tình hình, và kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị với hình thức tiền tệ, hiện vật, thời gian lao động và phải cung cấp kịp thời đúng đắn những tài liệu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán và phải tiện cho giám đốc các hoạt động kinh tế tài chính đồng thời phải rõ ràng, dễ hiễu, tránh trùng lắp và phức tạp. Số kế toán phải dùng giấy kẻ sẵn và phải đánh số trang. Trước khi dùng phải được kế toán đơn vị kiểm soát, kế toán trưỡng, thủ trưỡng đơn vị ký duyệt số trang và xát nhận tên người nhận giữ sổ. Sổ giao cho các bộ nào thì cán bộ đó chịu tránh nhiệm về những gì ghi trong sổ và việc giữ sổ trong thời gian dùng sổ.