Tài liệu Thực trạng công tác kế toán tại công ty

Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh nền kinh tế nước ta đang hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, mỗi doanh nghiệp có một vai trò không nhỏ trong việc khẳng định vị thế nước nhà. Để làm tốt vai trò đú, cỏc doanh nghiệp sẽ phải vượt qua rất nhiều khó khăn và thử thách, chiến thắng các đối thủ tranh quốc tế để ngày càng lớn mạnh. Muốn vậy, mỗi doanh nghiệp phải trang bị cho mình những những giải pháp tối ưu để duy trì và phát triển doanh nghiệp. Ta có thể khẳng định một trong những vũ khí quan trọng nhất chính là công tác kế toán của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh, thông qua công tác kế toán, doanh nghiệp sẽ biết được thị trường nào, mặt hàng nào, dịch vụ nào sẽ mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh của mình. Điều này không chỉ cho phép doanh nghiệp cạnh tranh được trên thị trường đầy biến động mà còn cho phép doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đặt ra về doanh thu, lợi nhuận, thị phần, uy tớn… Chính bởi vai trò đặc biệt quan trọng của công tác kế toán mà mỗi doanh nghiệp cần phải thực hiện thật tốt công tác này, từ đó phát huy một cách tối đa mọi nguồn lực hiện có để đưa doanh nghiệp đi lên và ngày càng phát triển lớn mạnh. Kỳ thực tập này đã tạo cho em cơ hội để tìm hiểu về tình hình hạch toán kế toán tại doanh nghiệp kinh doanh thương mại và dịch vụ, đồng thời củng cố hiểu biết của bản thân về công tác kế toán. Với sự giúp đỡ của giảng viên Nguyễn Thu Nga và cỏc cụ chỳ tại phòng kế toán tài chính, cùng sự nỗ lực của bản thân, em đã hoàn thành báo cáo thực tập này gụm phần mở đầu và 3 phần chính: Phần I: Khái quát chung về công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh SV: Nguyễn Thị Thu  1  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD Phần II: Thực trạng công tác kế toán tại công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh Phần III: Nhận xét và kết luận SV: Nguyễn Thị Thu  2  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ UễNG BÍ – QUẢNG NINH 1.1. Quỏ trình hỡnh thành và phát triển của Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh 1.1.1. Tên và địa chỉ Công ty Tên giao dịch: Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh Trụ sở chính: Số 496, phường Quang Trung, thị xã Uụng Bớ – tỉnh Quảng Ninh Số điện thoại: 033.3854369 Fax : 033.3854198 Mã số thuế : 5700477245 Giấy phép kinh doanh số 2203000194. Đăng ký lần đầu ngày 25/12/2003 1.1.2. Thời điểm thành lập và các mốc lịch sử quan trọng trong quỏ trình phát triển Công ty Công ty thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh (nay là Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh), trước đây là doanh nghiệp nhà nước, hạch toán độc lập, có con dấu riêng, có trụ sở đặt tại khu trung tâm thương mại thị xã Uụng Bớ – Quảng Ninh. Công ty được thành lập theo Quyết định số 150 ngày 19/11/2000 của UBND tỉnh Quảng Ninh, trên cơ sở hợp nhất giữa 2 công ty Thương mại Uụng Bớ và công ty Thương nghiệp tổng hợp Uụng Bớ. Khi mới bắt đầu đi vào hoạt động, Công ty kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực bán hàng hóa tổng hợp và vận chuyển hàng hóa. Trải qua quá trình hoạt động lâu dài và uy tín sẵn có, đồng thời vì mục tiêu mở rộng thị trường và tăng khả năng thích ứng với cơ chế kinh tế thị trường nên đến năm 2003, Công ty đã thực hiện cổ phần hóa theo quyết định của UBND tỉnh Quảng Ninh. Từ 01/01/2004, Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh chính thức đi vào hoạt động. SV: Nguyễn Thị Thu  3  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD Hoạt động với phương châm "an toàn, hiệu quả, phát triển bền vững, đồng tâm, hiệp lực, lãnh đạo sáng tạo, hướng tới tương lai", Công ty đã không ngừng phấn đấu và hoàn thiện để khẳng định chỗ đứng vững chắc của mình trong lòng khách hàng. Cũng nhờ vậy mà Công ty có điều kiện mở rộng thêm lĩnh vực kinh doanh và thị trường vốn có. Năm 2005, Công ty đã đầu tư xây dựng xí nghiệp cảng để mở rộng thêm loại hình dịch vụ vận chuyển bốc xếp và kinh doanh than đá. Doanh nghiệp lấy địa bàn Múng Cỏi, Hà Nội, Hải Phòng, Hải Dương và các tỉnh phía Nam là nơi hoạt động chủ yếu, đồng thời tranh thủ các bạn hàng và khách hàng ở các tỉnh phía Bắc và khai thác triệt để thị trường tại địa bàn. Sau 6 năm thực hiện cổ phần hóa, dựa trên sự cố gắng nỗ lực của ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã nhạy bén, năng động, sang tạo, dần khắc phục khó khăn và nắm bắt thị trường, nhờ đó công ty đã đạt được những kết quả rất đáng ghi nhận. Đến nay, công ty đó cú một vị thế vững vàng trên thị trường và trở thành một trong những đơn vị thương mại chủ chốt thuộc khu vực miền Tây tỉnh Quảng Ninh. Trong thời gian hiện nay, Công ty vẫn đang tiếp tục thực hiện việc mở rộng đầu tư dự án khu du lịch sinh thái nhà vườn với diện tích trên 20ha và khu trung tâm thương mại Cầu Sến tại thị xã Uụng Bớ. Có thể nói, trong thời gian tới Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh sẽ trở thành một doanh nghiệp tầm cỡ trên địa bàn thị xã, góp phần thực hiện trách nhiệm đối với nhà nước và hòa chung với xu hướng phát triển của nền kinh tế nước nhà. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty * Chức năng Thực hiện tốt công tác phục vụ khách hàng bằng việc cung cấp loại hình dịch vụ: - Bốc xúc, vận chuyển than, đất đá, hàng hóa. Duy trì và phát triển tốt hoạt động bán buôn bán lẻ các mặt hàng: SV: Nguyễn Thị Thu  4  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD - Nội thất cho văn phòng, gia đình. - Đồ phụ tùng cho máy móc xây dựng và máy móc khai thác than. - Than đá. * Nhiệm vụ - Quản lý tốt cán bộ công nhân viên và có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. - Quản lý và phân bổ hợp lý các nguồn lực của công ty. - Sử dụng và bảo quản tốt tài sản, vật tư thiết bị của công ty. - Nghiên cứu, khai thác các thế mạnh về thị trường, địa điểm. - Xây dựng các phương án quản lý trong doanh nghiệp. - Chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách và pháp luật của nhà nước. - Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng. - Nghiên cứu, xây dựng, lập kế hoạch cho từng chương trình, dự án. - Tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng và nâng cấp cho tài sản của công ty. - Phục vụ khách hàng với chất lượng sản phẩm tốt nhất. - Thử nghiệm thờm cỏc lĩnh vực kinh doanh mới. 1.3. Công nghệ sản xuất Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh có hoạt động kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ. Vì vậy, quá trình cung cấp sản phẩm đến khách hàng hầu như không phải trải qua quá trình sản xuất. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại như bán đồ phụ tùng cho máy móc, đồ nội thất, than đá thì hàng hóa được mua vào, khi có quyết định mua của khách hàng thì bán ra mà không qua bất cứ quá trình sản xuất, chế biến hay nâng cấp nào. Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ bốc xúc, vận chuyển thì sản phẩm không mang hình thái vật chất cụ thể. Do đó, quá trình thực hiện cung cấp dịch vụ cũng chính là quá trình tiêu thụ, tức là các dịch vụ được thực hiện trực tiếp với khách hàng. SV: Nguyễn Thị Thu  5  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập 1.4. Trường ĐHKT & QTKD  Hình thức tổ chức sản xuất của Công ty Việc thực hiện hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ của Công ty có tính chuyên biệt cao, được phân công phân nhiệm rõ ràng và được thực hiện bởi chính lao động trong công ty. Về mặt hình thức tổ chức sản xuất thì lao động của Công ty có thể chia thành 5 bộ phận. - Bộ phận bán hàng:Thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại của Công ty. - Bộ phận quản lý: Thực hiện việc điều hành mọi hoạt động của công ty. - Xí nghiệp cảng: Thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ vận chuyển, bốc xúc. 1.5. Đặc điểm lao động của Công ty Lao động trong Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh hầu như được tuyển dụng ngay tại địa phương. Hình thức giao kết hợp đồng với người lao động là hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Do qui mô hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn đang được mở rộng nên lao động thường xuyên được tuyển dụng thêm. Công ty cũng có nhiều biện pháp để nâng cao chất lượng lao động bằng cách mở lớp hoặc cử đi học để bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trông công ty, nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt và lâu dài về lao động của Công ty. Đặc điểm lao động của công ty được thể hiện cụ thể trong biểu sau: Biểu 01 : Tình hình lao động của công ty trong năm 2009 ĐVT : Người Độ tuổi Chỉ tiêu Tổng LĐ LĐ trực tiếp LĐ quản lý LĐ phục vụ Tổng Giới tính 18ữ40 ≥40 Nam 166 146 14 6 69 45 21 3 189 167 20 2 235 191 35 9 Nữ 46 24 15 7 ĐH 12 4 8 Trình độ CĐCN TC 80 112 53 112 27 PT 9 (Nguồn số liệu: Phòng tài chính – kế toán) SV: Nguyễn Thị Thu  6  31 22 Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập 1.6. Trường ĐHKT & QTKD  Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh là một đơn vị độc lập có đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động kinh doanh. Do vậy, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, Công ty đã xây dựng bộ máy quản lý theo kiểu tham mưu trực tuyến. Đứng đầu là giám đốc phụ trách hoạt động chung của toàn công ty, hỗ trợ cho giám đốc là các phó giám đốc, dưới đó là cỏc phũng ban, các của hàng, xí nghiệp. Trong công ty, mỗi bộ phận giữ một vai trò quan trọng nhất định và có sự thống nhất, liên kết, hỗ trợ cho nhau. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc Phó giám đốc P.Tổ chức HC Cửa hàng phụ tùng P.Kinh doanh Phó giám đốc P.Kế hoạch đầu tư P.Tài chính kế toán Cửa hàng nội thất Đội cơ giới số 1 XN cảng Đội cơ giới số 2 Bộ phận kinh doanh than Sơ đồ 01: Cơ cấu bộ máy quản lý ở Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh SV: Nguyễn Thị Thu  7  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD Theo cơ cấu này, hội đồng quản trị là cơ quan cao nhất của công ty, trong đó giám đốc là người lãnh đạo trực tiếp và chịu trách nhiệm với các cơ quan chức năng về mọi hoạt động của công ty, là người đại diện công ty ký kết các hợp đồng. Bên cạnh giám đốc là các phó giám đốc và cỏc phũng ban luôn tham mưu cho giám đốc về mọi mặt của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc mình phụ trách. * Hội đồng quản trị - Quyết định cơ cấu tổ chức của công ty. - Quyết định các hợp đồng mua bán có giá trị lớn. - Các quyền khác do điều lệ công ty qui định. * Giám đốc Chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ các hoạt động của công ty, là người có quyền quyết định cao nhất và chịu trách nhiệm cao nhất. Giám đốc thực hiện các quyết định quản lý của mình thông qua thong tin từ cỏc phũng ban gửi lên. * Phó giám đốc Là cấp dưới của giám đốc, có trách nhiệm cùng giám đốc quản lý hoạt động kinh doanh của công ty, được giám đốc ủy quyền ký các hợp đồng kinh doanh với khách hàng khi giám đốc đi vắng. * Phòng tổ chức hành chính Có nhiệm vụ bố trí xắp xếp đội ngũ cán bộ công nhân viên hợp lý, ổn định. Đào tạo, bồi dưỡng, tuyển chọn lao động, xử lý các vấn đề liên quan đến công nhân viên. Đảm nhiệm công tác bảo vệ phòng cháy chữa cháy, tạp vụ lưu trữ các công văn đi đến, đánh máy, quản lý xe. * Phòng kinh doanh Tìm hiểu thị trường, các mặt hàng, dịch vụ và đề ra các phương án kinh doanh tối ưu nhất để đem lại lợi nhuận cao nhất cho công ty. SV: Nguyễn Thị Thu  8  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD * Phòng kế hoạch đầu tư Thực hiện việc lập kế hoạch đầu tư, phát triển ngắn và dài hạn cho công ty, thăm dò thị trường, giúp ban giám đốc thực hiện chức năng quản lý điều hành, hoạch định các chiến lược kinh doanh. * Phòng tài chính - kế toán Có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Quản lý tài sản, nguồn vốn, lo vốn kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc và kinh doanh các thương vụ. Thu thập các thông tin kinh tế giúp giám đốc có những xử lý kịp thời, toàn diện về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hướng dẫn và quản lý về chế độ kế toán của các đơn vị trực thuộc. * Các đơn vị kinh doanh - Cửa hàng phụ tùng : Tiến hành hoạt động bỏn cỏc loại hàng phụ tùng cho máy móc xây dựng và máy móc khai thác than. - Cửa hàng nội thất : Tiến hành kinh doanh mặt hàng nội thất như bàn ghế, tủ tường… - Xí nghiệp cảng : Điều hành các đội cơ giới tiến hành hoạt động bốc xúc, vận chuyển và kinh doanh than tại công trường mỏ Vietmindo. SV: Nguyễn Thị Thu  9  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ UễNG BÍ – QUẢNG NINH 2.1. Khái quát chung về cụng tác kế toán của Công ty 2.1.1. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty Trong Công ty, phòng tài chính - kế toán là một trong những phòng ban quan trọng nhất. Phòng thực hiện việc thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc theo chế độ kế toán; kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán tài chính. Từ đó phân tích thông tin, số liệu kế toán để tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị của ban giám đốc. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp Thống kê tại các bộ phận Kế toán thanh toán, kế toán lương, BHXH Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ Kế toán TM, TGNH Thủ quỹ kiêm thủ kho Kế toán tiêu thụ, tính giá thành Sơ đồ 02: Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh SV: Nguyễn Thị Thu  10  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD Để phù hợp với qui mô sản xuất kinh doanh và đảm bảo sự thống nhất, Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ số liệu ghi chép trên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo tài chính đều đươc tập trung tại phòng kế toán, do phòng kế toán quản lý và chịu trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý. Mỗi thành viên trong bộ máy kế toán đều có chức năng và nhiệm vụ khác nhau. * Kế toán trưởng (Trưởng phòng tài chính kế toán) Trực tiếp chỉ đạo công tác kế toán tài chính, tổ chức hạch toán chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản nguồn vốn và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Nộp đúng, đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách nhà nước, trích lập quỹ công ty, thanh toán các khoản tiền vay, công nợ phải trả, phải thu… Lập đúng hạn các báo cáo Tài chính – Kế toán – Thống kê gửi các cấp theo qui định. Tổ chức hướng dẫn, thi hành kịp thời các chế độ tài chính kế toán Nhà nước và cấp trên ban hành. Có quyền chỉ đạo mọi thành viên kế toán trong công ty. Ký các báo cáo quyết toán, các hợp đồng kinh tế, chứng từ tín dụng, các tài liệu liên quan đến kế toán lương, tiền thưởng mới có giá trị pháp lý. Tham mưu cho lãnh đạo công ty về các công tác có liên quan đến Tài chính – Kế Toán – Thống kê. Theo dõi, đào tạo các kế toán viên. * Kế toỏn phú kiờm kế toán tổng hợp (Phó phòng tài chính kế toán) Phụ trách kế toán tổng hợp của công ty và toàn bộ công tác hạch toán, điều hành công tác hạch toán kế toán theo chế độ kế toán (theo ủy quyền của kế toán trưởng), tham gia những công việc khác do kế toán trưởng yêu cầu. * Kế toán thanh toán kiêm kế toán lương, BHXH Tập hợp, kiểm tra, đối chiếu và thực hiện việc thanh toán các chứng từ phát sinh, mở sổ theo dõi các nghiệp vụ kinh tế tại công ty. Tính toán đầy đủ, chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản phụ cấp, thanh toán kịp thời tiền lương cho công nhân viên. Theo dõi tình hình trích nộp và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT. SV: Nguyễn Thị Thu  11  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD * Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ Theo dõi tình hình biến động của vật tư, nhiên liệu, công cụ dụng cụ… của công ty, vào số lượng nhập – xuất và tính tồn kho. Theo dõi tình hình sử dụng các loại TSCĐ, tình hình mua mới, thanh lý, tính chi phí khấu hao TSCĐ. * Thủ quỹ kiêm thủ kho Quản lý tiền mặt tại quỹ và quản lý kho vật tư, nguyên liệu của Công ty. * Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Mở sổ sách theo dõi tình hình thu chi TM, TGNH của Công ty. Cuối ngày, cuối tháng thực hiện đối chiếu số liệu phát sinh, số dư cuối kỳ với thủ quỹ. Lập các sổ sách theo dõi về ủy nhiệm chi, séc khi nhận được bản sao của ngân hàng kèm theo giấy báo nợ, tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của giấy báo cú, bỏo nợ với bảng kê ngân hàng. Hàng tháng phải thực hiện đối chiếu số dư cuối kỳ với ngân hàng để đảm bảo độ chính xác cao. * Kế toán tiêu thụ và tính giá thành sản phẩm Theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa, mở sổ theo dõi với từng đối tượng khách hàng để thuận tiện cho việc quản lý và thu hồi công nợ. Theo dõi, tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ, phân tích sự tăng giảm chi phí và tính giá thành sản phẩm. 2.1.2. Công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty - Công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Niên độ kế toán áp dụng tại công ty : Bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 năm dương lịch. - Kỳ kế toán : Tháng - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán kế toán : VNĐ Khi có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh là ngoại tệ thì ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh. SV: Nguyễn Thị Thu  12  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD - Kế toán vật tư, hàng hóa theo phương pháp : Kê khai thường xuyên. - Tính giá xuất kho theo phương pháp : Thực tế đích danh. - Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức : Nhật ký chứng từ. Trình tự ghi sổ được thể hiện trong sơ đồ sau: Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc và các bảng phân bổ để vào các bảng kờ, cỏc sổ, thẻ kế toán chi tiết… Vỡ các đối tượng mang tính chất phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ nờn cỏc chứng từ gốc được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu ở các bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Nếu các chứng từ có liên quan đến sổ, thẻ chi tiết thì ghi trực tiếp vào các sổ thẻ đó. SV: Nguyễn Thị Thu  13  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD Đối với các loại chi phí phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ thỡ cỏc chứng từ gốc trước hết được tập hợp trong các bảng phân bổ, sau đó từ các bảng phân bổ lấy số liệu để ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng (quý) khóa sổ, cộng số liệu trờn cỏc nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên nhật ký chứng từ với số liệu trên sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan, sau đó lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan trực tiếp đến sổ, thẻ chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ, thẻ chi tiết căn cứ vào đó lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, các bảng kờ, cỏc bảng tổng hợp chi tiết sẽ được dung để lập báo cáo tài chính. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán CYBER để hỗ trợ cho công tác kế toán được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện, từ đó tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí. Trình tự ghi sổ theo phần mềm kế toán máy được minh họa như sơ đồ sau : CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH SỔ TỔNG HỢP SỔ CHI TIẾT -BÁO CÁO TÀI CHÍNH -BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính SV: Nguyễn Thị Thu  14  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD 2.2. Tổ chức kế toán vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ 2.2.1. Đặc điểm vật tư, hàng hóa và công tác quản lý tại Công ty * Đặc điểm Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh là công ty kinh doanh trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ, do đó chủng loại vật tư, hàng hóa, CCDC tại Công ty rất đa dạng và phong phú. Vật tư, hàng hóa, CCDC được mua hoàn toàn từ bên ngoài để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với từng mảng kinh doanh riờng thỡ vật tư, hàng hóa có đặc điểm riêng và yêu cầu quản lý cũng như bảo quản khác nhau. Ta có thể phân loại vật liệu, hàng hóa, CCDC của công ty như sau: - NVL : Dầu , nhớt, mỡ động cơ, xăng… - CCDC : Bao bì, cuốc xẻng, xe đẩy, dụng cụ vệ sinh… - Hàng húa : Đồ phụ tùng cho xây dựng và máy móc khai thác than, đồ nội thất ( bàn, ghế, tủ …), than đỏ… - Nhiên liệu : điện, xăng dầu, chất đốt… * Công tác quản lý vật tư Do vật tư, hàng hóa của Công ty đa dạng, nhiều chủng loại nờn đó được quản lý rất chặt chẽ và có chế độ bảo quản riêng biệt, phù hợp với từng loại vật tư, hàng hóa. Vật tư, hàng hóa được phân chia theo chủng loại, đặc tính tương đồng để tiện cho việc quản lý và bảo quản. Các loại hàng hóa như phụ tùng, đồ nội thất thì được bảo quản riêng tại một kho.Riờng mặt hàng than đá thì được bảo quản ngay tại nơi tập kết. Tại Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Uụng Bớ – Quảng Ninh thực hiện kế toán tổng hợp HTK theo phương pháp KKTX, kế toán chi tiết HTK theo phương pháp Thẻ song song, tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh, chi phí thu mua vận chuyển tính vào giá vật tư, hàng hóa nhập kho. SV: Nguyễn Thị Thu  15  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD 2.2.2. Thủ tục nhập xuất vật tư * Thủ tục nhập vật tư Phòng kế hoạch đầu tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch thu mua vật tư. Tất cả vật tư khi về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi vật tư được chuyển đến phải báo cho bảo vệ biết trước. trước khi tiến hành nhập kho phải được thông qua về qui cách chất lượng bởi ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm bao gồm : nhân viên kỹ thuật, cán bộ thu mua, thủ kho và người đại diện bên bán. Sau khi kiểm tra xong, ban kiểm nghiệm vật tư sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, nếu đạt yêu cầu thì vật tư sẽ được nhập kho. Phòng kế hoạch sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên, liên 1 lưu ở nơi lập phiếu cũn liờn 2 giao cho thủ kho để làm thủ tục nhập kho, liên 3 gửi lên phòng kế toán tài chính.Thủ kho căn cứ vào các chứng từ là phiếu nhập kho,biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, hàng hóa để cho phép nhập kho. Từ các chứng từ đó, thủ kho ghi chép số thực nhập, vào các thẻ kho có liên quan và thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế. * Thủ tục xuất vật tư Khi xuất kho, phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh lập thành 3 liờn, liờn 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 do người nhận hàng mang xuống kho để nhận hàng, liên 3 do người nhận giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đó cú đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc hoặc người được ủy quyền để cho phép xuất kho. Thủ kho ghi vào phiếu xuất kho số lượng xuất thực tế và dùng phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi thẻ kho. Sau khi sử dụng các chứng từ nhập xuất vật tư để ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ số chứng từ này cho phòng kế toán. Kế toán sau khi nhận được các chứng từ đó sẽ tập hợp chứng từ theo từng thứ vật tư và ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Đến cuối tháng, kế toán ghi SV: Nguyễn Thị Thu  16  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng thứ vật tư vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Sau khi ghi sổ, kế toán đối chiếu số liệu giữa số sổ chi tiết vật liệu và thẻ kho với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp để đảm bảo trùng khớp. Thủ tục nhập xuất vật tư theo phương pháp thẻ song song được thể hiện trong sơ đồ sau: Chứng từ nhập Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Chứng từ xuất Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 05 : Hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa theo phương pháp thẻ song song 2.2.3. Chứng từ sử dụng - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, hàng hóa - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, hàng hóa - Bảng kê mua hàng - Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, CCDC - Hóa đơn GTGT SV: Nguyễn Thị Thu  17  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD 2.2.4. Sổ sách sử dụng - Thẻ kho - Sổ chi tiết vật liệu - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn - Bảng kê số 3 - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Nhật ký chứng từ số 5, số 6, số 7 - Sổ cái Tk 152, 153, 156 2.2.5. Qui trình hạch toán * Hạch toán chi tiết Công ty hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song. Trình tự tiến hành tại Công ty như sau: - Tại kho: Hằng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập – xuất vật tư để ghi số lượng vật tư thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan. Nhưng trước tiên thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của từng chứng từ. Mỗi loại vật tư được ghi trên một tờ thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi một dũng trờn tờ thẻ kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho ghi vào cột nhập, căn cứ vào phiếu xuất kho ghi vào cột xuất. Cuối ngày, thủ kho tính số lượng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho, các chứng từ nhập – xuất được xắp xếp lại giao cho phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho phải đối chiếu thẻ kho của phòng kế hoạch đầu tư và sổ chi tiết vật tư tại phong kế toán xem có khớp không để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. - Tại phòng kế toán : Kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu, hàng hóa, dụng cụ để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm theo từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho để phản ánh cả về số lượng và giá trị NVL, CCDC. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật tư từ thủ kho, kế toán công ty phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trờn cỏc chứng từ nhập, xuất kho. Sau đó ghi vào sổ chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết và tính ra tổng số nhập, xuất, tồn của từng loại vật tư. Đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết vật tư với thẻ kho của SV: Nguyễn Thị Thu  18  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  Trường ĐHKT & QTKD thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn về mặt giá trị của từng loại vật tư để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp vật tư, hàng hóa. * Hạch toán tổng hợp Để hạch toán tổng hợp vật tư, hàng hóa, Công ty sử dụng một số tài khoản sau: - Tk 152 : Nguyên nhiên vật liệu - Tk 153 : CCDC - Tk 156 : Hàng hóa TK 1561 : Giá mua hàng hóa Công ty mở các tiểu khoản cho TK 1561 theo từng nhóm hàng hóa để tiện cho việc theo dõi và hạch toán ( TK 15611 : Hàng phụ tùng; TK 15612 : Hàng nội thất; TK 15613 : Than đá). Tk 1562 : Phí mua hàng hóa Qui trình hạch toán tổng hợp NVL - CCDC được thể hiện trong sơ đồ sau: SV: Nguyễn Thị Thu  19  Lớp K3KTDNCNB Báo cáo thực tập  TK 151,111,331 Trường ĐHKT & QTKD TK621,627, 241,641,642 TK 152, 153 Nhập kho NVL, CCDC TK 133 Xuất dùng cho sản xuất, sửa chữa lớn TSCĐ TK 133 Chi phí thu mua TK 111,112,331 TK621,241, 627,641,642 Xuất dùng cho sửa chữa lớn TSCĐ không hết nhập lại kho Giảm giá NVL, CCDC; chiết khấu thương mại, trả lại người bán TK 142,242 Phân bổ NVL, CCDC TK 338 NVL, CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê TK 632 NVL, CCDC thiếu trong định mức TK 138 NVL, CCDC thiếu khi kiểm kê dang chờ xử lý Sơ đồ 06: Qui trình hạch toán tổng hợp NVL - CCDC SV: Nguyễn Thị Thu  20  Lớp K3KTDNCNB