Tài liệu Thực tế công tác kế toán tại công ty cổ phần máy tính sài gòn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒN 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty Sơ lược về công ty Tên công ty viết bằng tiếng việt : CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒN Tên công ty viết bằng tiếng anh: SAIGON COMPUTER CORPORATION Tên công ty viết tắt : SACOM CORP Địa chỉ Điện thoại Mã số thuế : 74/15 Trương Quốc Dung, P.10, Q. Phú Nhuận, TP.HCM : (08)38445272 Fax : (08)38445271 : 0302657088 do UBND Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư TPHCM cấp ngày 09/07/2002 Số đăng ký kinh doanh : 4103001096 E-mail: [email protected] Vốn điều lệ : 10.000.000.000 đ (Mười tỷ đồng) Quyết định thành lập Công Ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số ĐKKD 4103001096 ngày 09/07/2002 và có thay đổi ngày 21/08/2010 do ông NGUYỄN NHẬT MINH làm giám đốc.Các cổ đông chỉ cùng chia lợi nhuận trên số cổ phần chứ không tham gia điều hành hoạt động công ty. Ngành nghề kinh doanh Ngành nghề kinh doanh theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bao gồm: - Mua bán thiết bị tin học, sản phẩm điện – điện tử, thiết bị văn phòng, thiết bị viễn thông , thiết bị chống trộm,thiết bị báo cháy,camera quan sát… -Lắp đặt, bảo trì, tư vấn mạng viễn thông mạng máy tính,tích hợp mạng cục bộ (Lan,Wan),thiết bị web,tư vấn chuyển giao công nghệ. Mua các mặt hàng công ty kinh doanh Nhập kho công Bán ty công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của Chức năng và nhiệm vụ Chức năng xuyên suốt trong quá trình hoạt động và phát triển hơn 10 năm qua của công ty là cung cấp các sản phẩm máy vi tính và một số sản phẩm chuyên dụng khác. Sau khi thành lập,Công ty đã tạo được uy tín trên thị trường.Công ty càng ngày càng nhận được nhiều HĐKT.Với lợi thế về quan hệ giao tiếp,với địa điểm văn phòng công ty nằm GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 trong thành phố,có chỗ rộng rãi để bốc dỡ hàng,giao thông thuận lợi nên tạo điều kiện tốt cho việc vận chuyển, kết hợp với sự hợp tác bền chặt của các khách hàng và nhà cung cấp.Trong suốt thời gian hoạt động công ty đã có một bước pháttriển nhanhchóng. Những thuận lơi và khó khăn a. Thuận lơi : Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế đặc biệt là việc bùng nổ của ngành công nghệ thông tin,máy móc thay thế dần hoạt động tay chân của con người. Nhờ có sự năng động và nhạy bén của giám đốc cũng như các phòng ban, đặc biệt một đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm và nhiệt tình đã đưa công ty ngày một lớn mạnh. b. Khó khăn : Bên cạnh những thuận lợi trên còn có các nhân tố tác động gây ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanhnhư : mặt hang đa dạng nên cũng rất khó khăn trong việc chọn lựa về mặt kỹ thuật,vận chuyển khó khăn, sự cạnh tranh của các công ty… đòi hỏi giám đốc cần phải có một định hướng đúng đắn để công ty ngày càng phát triển hơn nữa . 1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty Giám đôốc Phòng kếố toán tài chính Phòng kếố toán Phòng hành chính nhân sự Phòng kyỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng mua bán hàng Phòng thâầu Phòng kyỹ thuật Phòng tư vâốn giải pháp Sơ đồ Chức năng các phòng ban: Giám đốc : Là người quản lý công ty và chịu trách nhiệm của công ty trước Nhà nước về kết quả sản xuất kinh doanh cũng như mọi hoạt động của công ty. Đựơc quyền tuyển dụng và sử dụng lao động theo nhu cầu sản xuất , quyết định nâng bậc đối với công nhân, có quyến khen thưởng và thi hành kỷ luật dựa theo nội quy lao động của công ty và luật lao động. GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 Phòng Kỹ Thuật :Kỹ thuật chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc giúp giám đốc xây dựng kế hoạch triển khai các dự án,công trình,máy móc thiết bị dựa trên các hợp đồng kinh tế từng tháng ,quý , năm, giúp giám đốc theo dõi đônđốc và thực hiện kế hoạch hàng ngày về mặt kỹ thuật, quản lý các loại vật tư, máy móc. Phòng kỹ thuật :Chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng kỹ thuật, và có trách nhiệm lắp đặt,thi công các đơn đặt hàng chuyển vềtừ phòng mua bán hàng ,chịu trách nhiệm về kích cỡ số lượng,bảo hành máy móc. Phòng tư vấn giải pháp: Chịu trách nhiệm tư vấn thiết kế về công nghệ thông tin,chọn lựa các sản phẩm phù hợp cho mỗi công trình sau đó báo với phòng mua hàng.Đồng thời hỗ trợ kỹ thuật cho phòng kỹ thuật. Phòng kế toán tàichính : Phụ trách việc hoạch toán các nghiệp vụ, hoạch toán kinh tế , giám sát việc chấp hành nghiêm chỉnh kỹ luật tài chính,theo dõi công nợvà đề xuất các biện pháp sử dụng vốn hợp lý.Giám sát việc kiểm tra và chấp hành chế độ quản lý bảo vệ tài sản cho doanhnghiệp. Kiểm tra các hợp đồng kinh tế và mua bán vật tư thànhphẩm , phế phẩm. Có trách nhiệm kiểm soátthu chi trong doanh nghiệp. Phòng hành chính nhân sự :Phụ trách việc tính lương, đề nghị tạm ứng ,thanh toán tạm ứng cho nhân viên trong công ty,kiểm tra việc thực hiện các nội quy công ty của các nhân viên,quan tâm đến chế độ chính sách hỗ trợ cho nhân viên. Phòng kinh doanh: Phụ giúp giám đốc quản lý về tình hình kinh doanh,các HĐKT,đi ngoại giao với khách hàng nhà cung cấp. Phòng thầu: Chịu sự quản lý của trường phòng kinh doanh.Kiểm soát về các hồ sơ thầu,đấu thầu và liên hệ với các khách hàng mà công ty tham gia đấu thầu. Phòng mua bán hàng: là phòng ban phụ trách về việc tìm nguồn hàng cung cấp cho mỗi HĐKT.Liên hệ với khách hàng nhà cung cấp về mỗi đơn hàng. Phòng mua bán kiêm chức năng bộ phận kho, quản lý và theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa. 1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kếtoán của Công ty Kếố toán trưởng Kếố toán tổng hợp Kếố toánthu chi Văn Tùng GVHD: TS. Trần Kếố toán công nợ Thủ quyỹ Trang 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ cấu phòng kế toán tài chính Nhiệm vụ : - Kế toán trưởng : Tổ chức,quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng kế toán Kiểm soát và ký duyệt các chứng từ ,sổ sách ,báo cáo trong phạm vi quyền hạn mà Nhà nước quy định .Lập báo cáo tài chính,báo cáo quyết toán thuế theo quy định. Kế toán trưởng là chị Hà Thị Thu Hương thâm niên 9 năm làm kế toán trưởng,tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 5 năm. - Kế toán tổng hợp : Giúp kế toán trưởng về việc tổ chức và điều hành mọi hoạt động chuyên môn kế toán .Hướng dẫn kiểm tra kiểm soát các công việc của kế toán chi tiết .Thực hiện các công việc kế toán tổng hợp và kiêm nhiệm các công việc kế toán chi tiết khác như kế toán chi tiết khác như,kế toán TSCĐ, khấu hao TSCĐ,kế toán công nợ,… Kế toán tổng hợp là chị Lã Thị Hằng thâm niên 3 năm làm kế toán tổng hợp,tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 2 năm. - Kế toán thu chi: Thực hiện các công việc của một kế toán chi tiết như thực hiện thu chi và lập sổ quỹ trên Excel ,kiểm soát chứng từ,kế toán ngân hàng,theo dõi bảo lãnh,việc ký quỹ Kế toán thu chi là chị Phùng Thị Cẩm Tú tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã được 2 năm. - Thủ Qũy : Quản lý tiền mặt,thực hiện rút séc,phát lương,lập sổ quỹ bằng tay và có trách nhiệm kiềm tra quỹ tiền mặt hàng ngày. Thủ quỹ là chị Bùi Thị Oanh thâm niên 8 năm làm thủ quỹ,tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 6 năm 1.4Chính sách kế toán áp dụng tại công ty -Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC,ngày 14/08/2006 của Bộ Tài chính. -Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức kế toán “Nhật Ký Chung” được thực hiện trên máy vi tính bằng “phần mềm kế toán ACCOS” do công ty TNHH MTV Phần mềm Cát Nam cung cấp. GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012     Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01/xxxx đến 31/12/xxxx Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam Phương pháp nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản: Hạch toán theo giá mua. o Phương pháp khấu hao áp dụng: phương pháp đường thẳng. o Tỷ lệ khấu hao: Áp dụng theo thông tư 203/2009/TT-BTC.  Phương pháp kế toán hàng tồn kho. o Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho:: theo phương pháp thực tế đích danh o Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.  Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập dự phòng: dựa vào tình hình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng.  Phương pháp tính giá thành: Do sự thỏa thuận giá giữa hai bên mua và bán. Chứng từ gôốc Sổ quyỹ Nhật ký đặc biệt Ghi chú Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ thẻ kếố toán chi tếốt Bảng tổng hợp chi tếốt Ghi hàng ngày Ghi cuôối tháng Quan hệ đôối chiếốu kiểm tra Bảng cân đôối tài khoản Sơ đồ 1.4:Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 6 Báo cáo tài chính Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung: (a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại công ty TK Tên tài khoản TK Tên tài khoản 111 Tiền mặt 3388 Phải trả, phải nộp khác 1111 112 1121 Tiền mặt Việt Nam Tiền gửi Ngân hàng Tiền Việt Nam 3389 341 3411 1122 Ngoại tệ 3414 131 1311 Phải thu khách hàng Phải thu ngắn hạn Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ 352 411 Bảo hiểm thất nghiệp Vay dài hạn Vay dài hạn Nhận ký quý, ký cược dài hạn Dự phòng phải trả Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 421 Lợi nhuận chưa phân phối 133 1331 GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước Lợi nhuận chưa phân phối năm nay Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 138 Phải thu khác 4211 1388 Phải thu khác 4212 142 Chi phí trả trước 511 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 5111 Doanh thu bán hàng hóa 156 Hàng hóa 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 1561 Giá mua hàng hóa 515 Doanh thu hoạt động tài chính 211 Tài sản cố định hữu hình 632 Giá vốn hàng bán 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 635 Chi phí tài chính 2112 Máy móc, thiết bị 641 Chi phí bán hàng 331 Phải trả cho người bán 6411 Chi phí nhân viên 3311 Phải trả ngắn hạn 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 3331 Thuế GTGT phải nộp 6418 Chi phí bằng tiền khác 33311 Thuế GTGT đầu ra 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 6421 Chi phí nhân viên quản lý 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 3335 Thuế thu nhập cá nhân 6425 Thuế, phí và lệ phí 334 Phải trả người lao động 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 3341 Phải trả công nhân viên 6428 Chi phí bằng tiền khác 338 Phải trả, phải nộp khác 811 Chi phí khác 3383 Bảo hiểm xã hội 911 Xác định kết quả kinh doanh GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 3384 Bảo hiểm y tế 1.5 Giới thiệu phần mềm kế toán sử dụng tại công ty cổ phần máy tính Sài Gòn Công ty cổ phần máy tính Sài Gòn sử dụng phần mềm kế toán Accos của công ty TNHH phần mềm Cát Nam. Phần mềm Accos là phần mềm tiện dụng với nhiều phân hệ và có thể cho các doanh nghiệp lựa chọn một trong năm hình thức kế toán,và có thể lựa chọn các báo cáo tuỳ vào đơn vị mình. Phân hệ tổng hợp bao gồm các sổ sách và báo cáo thông dụng dành cho các công ty.Tùy vào loại hình và hoạt động của công ty mà sử dụng các báo cáo phù hợp.Dưới đây là các sổ sách và báo cáo trong phân hệ kế toán tổng hợp. Sổ sách Sổ nhật ký chung Sổ cái chi tiết tài khoản Sổ cái tổng hợp Nhật ký chứng từ Chứng từ ghi sổ Bảng kê thuế Giá trị gia tăng đầu vào Bảng kê thuế Giá trị gia tăng đầu ra Sổ chi tiết các khoản chi phí Báo cáo Báo cáo chi tiết tài khoản Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo doanh thu Báo cáo chi phí Báo cáo dự án, công trình, khu đầu tư GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 Báo cáo chi phí quản lý Báo cáo chi phí sản xuất Tờ khai thuế giá trị gia tăng Tờ khai thuế Thu nhập Doanh nghiệp Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp Tờ khai thuế Thu nhập Doanh nghiệp Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập doanh nghiệp Báo cáo tài khoản ngoài bảng Báo cáo Tài chính bổ sung theo do người sử dụng định nghĩa. GIAO DIỆN CỦA HỆ KẾ TOÁN TỔNG HỢP TRÊN PHẦN MỀM Sổ kếố toán: Chứng từ kếố toán ổ cáiphần mềm kế  Hình thức kế toán máy: Công ty áp dụng hình thức kế toán- Smáy, - Sổ chi tếốt toán Accos. Hình thức này có sơ đồ như sau: Phâần mếầm kếố toán Bảng tổng hợp ch ứng từVăn cùngTùng loại GVHD: TS. Trần -Báo cáo tài chính Trang 10 - Báo cáo kếố toán quản trị Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.5:Quy trình ghi sổ kế toántheo hình thức kế toán máy Giải thích: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo đúng quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định và sổ kế toán ghi bằng tay. Toàn bộ công tác kế toán của công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn được tiến hành trên máy vi tính thông qua phần mềm Accos, chính vì vậy mà công tác kế toán được tiến hành khá nhanh chóng. Mỗi kế toán viên chỉ được phép truy cập vào một phần hành trách nhiệm nhất định của mình và được quản lý bởi mật khẩu riêng của mỗi người. Hình thức kế toán áp dụng là kế toán máy vi tính dựa theo hình thức nhật ký chung nên các loại sổ sách kế toán in ra đều dựa theo hình thức nhật ký chung. GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 11 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 CHƯƠNG 2 THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒN 2.1 Kế toán tiền mặt. 2.1.1 Chứng từ sử dụng  Chứng từ gốc: -Hóa đơn GTGT -Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tạm ứng - Bảng thanh toán tiền lương  Chứng từ dùng để ghi sổ: -Phiếu thu - Phiếu chi 2.1.2 Tài khoản sử dụng Khách hàng KT Thu-Chi -TK cấp 1: 111_”Tiền mặt” -TK cấp 2: 1111_”Tiền mặt Việt Nam” KT Trưởng Thủ quỹỹ 2.1.3 Sổ kế toán sử dụng Bắốt đâầu -Sổ nhật ký chung Đếầ nghi Chi tếần -Sổ quỹ tiền mặt -Sổ cái tài khoản 111 - Sổ chứng từ kế toán Phiếốu Chi Phiếốu Chi Ch ứngQuy từ Chi tếần ghi sổ kế toán : 2.1.4 trình Kiểm tra Ký Chi tếần, duy S Ký ệt nghị. Kế toán thu chi sẽ kiểm tra t thúc Bộ Kếố phận có nhu cầu thanh toán chi tiền lập Giấy đề Đ 2.1.4.1 Quy trình chi tiền: tính hợp lệ của chứng từ và Giấy đề nghị rồi lập phiếu chi gồm 2 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Khi Lậphiếu p Phiếốuchi Chiđã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành chi tiền và ký xác nhận, sau đó đưa phiếu choký) khách hàng ký 2 liên. Sau đó Phiếốu chi Chi (đã Phiếốu Chi (đã ký) thủ quỹ sẽ lưu liên 2 của phiếu chi, liên 1 được chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây. Phiếốu Chi GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 12 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 Lưu đồ 2.1: Quy trình chi tiền mặt 2.1.4.2 Quy trình thu tiền: Dựa vào chứng từ thu tiền (hóa đơn, phiếu kế toán). Kế toán thu chi sẽ kiểm tra tính KT Thu-Chi KT Trưở ng kế toán trưởngTh quỹỹ Khi hợpKhách lệ củahàng chứng từ lập phiếu thu gồm 2 liên và chuyển cho kýủ duyệt. phiếu thu đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký xác nhận, Bắố , sau t đâầđó u đưa phiếu thu cho khách hàng ký 2 liên.. Sau đó thủ quỹ sẽ lưu liên 2 của Phiếốu Thu (đã ký) Phiếốu Thu phiếu thu, liên 1 được chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây. Hóa đơn Phiếốu Thu Ký duyệt Lập phiếốu thu Thu tếần, Ký Trả tếần Phiếốu Thu (đã ký) GVHD: TS. Trần Văn Tùng Phiếốu Thu (đã ký) Trang 13 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 Lưu đồ 2.2: Quy trìnhthu tiền mặt Hằng ngày, kế toán thu chi có trách nhiệm lập phiếu thu,chi và mở sổ quỹ tiền mặt trên Excel, ghi chép, theo dõi hoạt động xuất nhập quỹ theo trình tự phát sinh phiếu thu, phiếu chi từ đó tính ra số tồn quỹ. Sau khi hội đủ chữ ký và đã thu chi xong kế toán thu chi lấy các chứng từ gốc kèm theo mỗi từ thu chi ra tổng hợp vào sổ chứng từ và giao cho kế toán tổng hợp. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý xuất nhập tiền . Hằng ngày kiểm kê số tồn quỹ tại công ty kết hợp cùng với kế toán thu chi để quản lý dòng tiền tại công ty chặt chẽ hơn. Cuối mỗi tháng kế toán thu chi lại tập hợp lại các phiếu thu chi đối chiếu với thủ quỹ. Sau cùng sẽ tạo một file chứng từ thu chi của từng tháng. Kế toán tổng hợp khi nhận các chứng từ gốc sẽ nhập liệu vào phần mềm ACCOS thực hành trong phân hệ kế toán tổng hợp.Vì phần mềm thực hiện các bút toán tự động nên các dữ liệu tự kết chuyển vào nhật ký chung, sổ cái 111 và các tài khoản đối ứng,cuối cùng là báo cáo. Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS Phân hệ kếố toán tổng hợp Nghiệp vụ Chứng từ gôốc Nhập liệu kinh tếố Bá Truy xuâốt ra sổ cái TK 111 Nhật ký chung o cáo Sơ đồ 2.1 Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt trên máy bằng phần mềm 2.1.5 . Ví dụ minh họa: Các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt: a)Nhập quỹ tiền mặt từ việc rút séc của ngân hàng Nam Á chi nhánh Hoà Hưng căn cứ theo chứng từ phiếu thu số 10/12 ngày 08/12/2012: Định khoản: N 111 (1111) - 20.000.000 C 112 (1121NA) – 20.000.000 -Chứng từ : Phiếu thu tiền mặt số 10/12 (Phụ lục 01) GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 14 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 -Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 25,26) Sổ cái TK 111,112(Phụ lục 03) Sổ kế toán chi tiết(còn gọi là sổ phụ ngân hàng lấy vào ngày cuối của hàng tháng) (Phụ lục 03) b)Thu tiền mặt từ việc thu hồi công nợ của CN công ty CP tích hợp hệ thống quốc gia ADG nhập quỹ tiền mặt theo phiếu thu số 17/12 ngày 27/12/2012 và hóa đơn GTGT số 195940: Định khoản: N 111 (1111) : 1.053.360 C 131 (1311) : 1.053.360 -Chứng từ : Phiếu thu tiền mặt số 17/12 (Phụ lục 01) Hoá đơn GTGT số 195940 ngày 27/12/2012 (Phụ lục 01) -Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 7,8) Sổ cái TK 1111,1311(Phụ lục 03) Các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt: a)Chi tiền mua hàng hóa của công ty cổ phần phân phối Tân Niềm Tin theo phiếu chi số 31/12 ngày 22/12/2012,và hóa đơn GTGT số 191874 ngày 15/12/2012: Định khoản: N 156 (1561) :20.176.000 N 1331 : 2.017.000 C 111 (1111) – 22.193.000 -Chứng từ : Phiếu chi tiền mặt 31/12 (Phụ lục 01) Hoá đơn GTGT số 191874 và biên bản giao nhận hàng hoá (Phụ lục 01) -Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 02,dòng 13,14,15,16) Sổ cái TK 111,1331,156 (Phụ lục 03) b) Chi tiền cho nhân viên Nguyễn Đỗ Hoàng Lân đổ xăng xe đi công tác Vũng Tàu căn cứ theo phiếu chi số 43/12 ngày 25/12/2012 và hóa đơn xăng dầu số 4086 ngày 25/12/2012. Định khoản: N 642 (6428) : 914.472 N 1331 : 85.528 C 111 (1111)- 1.000.000 -Chứng từ : Phiếu chi tiền mặt 43/12 (Phụ lục 01) Hoá đơn GTGT số 4086 (Phụ lục 01) Giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục 01) -Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 02,dòng 31,32,33,34) Sổ cái TK 111,1331,6428 (Phụ lục 03) 2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng 2.2.1 Chứng từ sử dụng GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 15 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012  Chứng từ gốc: -Ủy nhiệm thu - Ủy nhiệm chi -Séc - Lệnh chuyển tiền  Chứng từ dùng để ghi sổ: -Giấy báo nợ - Giấy báo có 2.2.2 Tài khoản sử dụng -TK cấp 1: 112_”Tiền gửi ngân hàng” -TK cấp 2: 1121_”Tiền Việt Nam-NH Vietcombank” 1121_”Tiền Việt Nam - NHCông Thương VN” 1121_”Tiền Việt Nam –NH Nam Á” 1121_”Tiền Việt Nam – NH Sacombank” 1121_”Tiền Việt Nam- NH TMCP Sài Gòn” 1121_”Tiền Việt Nam- NH HSBC” 1121_”Tiền Gòn – Hà Nội” KT Trưởng Giám đốốc Việt Nam- NH KTSài TGNH 2.2.3 Sổ kế toán sử dụng -Sổ nhật ký chung -Sổ kế toán chi tiết Bộ chứng từ Lập ủy nhiệm chi -Sổ cái tài khoản 112 Duyệt, Ký Ngân hàng Ủy nhiệm chi (đã ký) 2.2.4. Quy trình kế toán tiền gửi Ngân hàng: Căn cứ vào Phiếu Nhập Kho, giấy đề nghị thanh toán, Biên Bản nghiệm thu, Biên Bản thanh lý hợp đồng đã có đầy đủ chữ ký của cấp trên, kế toán thu chi sẽ lập Ủy Nhiệm Chi Ký Duyệt Ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi (đã ký) Thanh toán cho KH gồm 2 liên chuyển lên cho Kế toán trưởng duyệt. Sau đó kế toán thu chi sẽ gửi Ủy Nhiệm Chi này cho Ngân hàng để Ngân hàng thanh toán tiền cho người bán, sau đó Ngân hàng sẽ gửi Giấy Báo Nợ về cho công ty. Căn cứ vào Giấy Báo Nợ, kế toán sẽ hạch toán vào sổ chi tiết TK 112. Giâốy báo Nợ Lập Giâốy báo Nợ Nhập liệu GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 KT Thu-chi Ngân hàng Lưu đồ 2.3: Quy trình chi tiền gửi ngân hàng Nếu khách hàng thanh toán tiền nợ cho công ty, Ngân hàng sẽ gửi Giấy Báo Có, kế Giâốy báo có toán sẽ hạch toán ghi vào sổ chi tiết TK 112. Bắốt đâầu Giâốy báo có Bộ chứng từ Đôối chiếốu S Đếầ nghị đôối chiếốu Đ Giâốy báo có Nhập liệu GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 17 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 Lưu đồ 2.4: Kế toán thu tiền gửi ngân hàng Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng, kế toán thu chi phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo, sau đó chuyển sang cho kế toán tổng hợp theo dõi nhập liệu vào phần mềm. Trường hợp có chênh lệch với sổ sách kế toán của công ty, giữa số liệu trên chứng từ gốc với chứng từ của ngân hàng thì kế toán phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu và giải quyết kịp thời. Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS Phân hệ kếố toán tổng hợp Chứng từ gôốc Nghiệp vụ kinh tếố Nhập liệu Nhật ký chung Báo cáo Truy xuâốt ra sổ cái TK 112 Sơ đồ 2.2 Quy trình ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng trên máy bằng phần mềm 2.2.5 . Ví dụ minh họa: Các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi ngân hàng: a) Công ty CP EMC thanh toán công nợ cho công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đểthanh toán dịch vụ tư vấn căn cứ HĐ 195923 ngày 2/12/2012 và giấy báo có ngày 07/12/2012 Định khoản: N 112 (1121NA) : 19.558.000 C 131 (1311) : 19.558.000 -Chứng từ : Giấy báo có (phụ lục 01) Hoá đơn GTGT số 195923 (phụ lục 01) -Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 3,4) Sổ cái TK 112,1311 (Phụ lục 03) Sổ kế toán chi tiết(còn gọi là sổ phụ ngân hàng lấy vào ngày cuối của hàng tháng) (Phụ lục 03) b) Kế toán trưởng Hà Thị Thu Hương nộp tiền mặt vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Nam Á chi nhánh Quang Trung căn cứ theo phiếu chi số 24/12 và giấy báo có ngày 13/12/2012 : Định khoản: N 112 (1121NA) : 530.000.000 C 111 (1111) : 530.000.000 -Chứng từ : Giấy báo có (phụ lục 01) Phiếu chi 24/12 (phụ lục 01) GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 18 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 -Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 33,34) Sổ cái TK 112,1111 (Phụ lục 03) Sổ kế toán chi tiết(còn gọi là sổ phụ ngân hàng lấy vào ngày cuối của hàng tháng) (Phụ lục 03) Các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi ngân hàng: a)Công ty chi tạm ứng 50% giá trị hợp đồng số 15112012/TM-MTSG/HDMB-2012 của công ty TNHH Thiên Minh Kỹ Thuật qua tài khoản tại ngân hàng Nam Á ngày 02/12/2012: Định khoản: N 331 (3311) : 61.162.475 N 6427 : 11.000 (Phí NH 10.000 và thuế 1.000) C 112 (1121NA) – 61.173.475 -Chứng từ : Giấy báo nợ ngày 02/12/2012 (phụ lục 01) Uỷ nhiệm chi ngày 02/12/2012 (phụ lục 01) -Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 9,10,11,12) Sổ cái TK 112,1111 (Phụ lục 03) Sổ kế toán chi tiết(còn gọi là sổ phụ ngân hàng lấy vào ngày cuối của hàng tháng) (Phụ lục 03) b) Công ty mua séc trả bằng tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Nam Á ngày 02/12/2012 căn cứ theo giấy báo nợ của ngân hàng: Định khoản: N 635 : 34.000 C 112 (1121NA) – 34.000 -Chứng từ : Cuốn séc (phụ lục 01) Giấy báo nợ (phụ lục 01) -Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 7,8) Sổ cái TK 112,635 (Phụ lục 03) Sổ kế toán chi tiết(còn gọi là sổ phụ ngân hàng lấy vào ngày cuối của hàng tháng) (Phụ lục 03) 2.3 Kế toán các khoản ứng trước: 2.3.1. Chứng từ sử dụng:  Chứng từ gốc: - Hóa đơn mua hàng - Biên lai thu tiền - Vé cầu đường  Chứng từ dùng để ghi sổ: - Giấy đề nghị Tạm Ứng - Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Phiếu Thu, Phiếu Chi 2.3.2. Chứng từ sử dụng GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 19 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 -TK 141_”Tạm ứng” 2.3.3. Sổ kế toán sử dụng -Sổ chứng từ -Sổ quỹ tiền mặt 2.3.4. Quy trình kế toán tạm ứng: Khi cán bộ hay công nhân viên của bộ phận nào đó có nhu cầu xin tạm ứng sẽ lập một Tờ giấy đề nghị tạm ứng rồi đưa phòng hành chính nhân sự. Phòng hành chính nhân sự kiểm tra tính hợp lệ, rồi chuyển qua kế toán thu chi. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt kế toán thu chi lập Phiếu Chi, phiếu chi được lập thành 2 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Khi phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành chi tiền và ký xác nhận. Sau đó thủ quỹ sẽ lưu lien 2 của phiếu chi, liên 1 được chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây. Khi kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải trình những chi phí khi đi công tác như Hóa đơn, hoá đơn bán lẻ, Biên lai thu tiền, ...cho kế toán thu chi. Nếu số tiền thực chi lớn hơn số tạm ứng, công ty sẽ làm Phiếu chi xuất quỹ để hoàn trả cho người tạm ứng. Trường hợp khoản tạm ứng sử dụng không hết sẽ làm phiếu thu để nộp tiền lại quỹ hoặc sẽ tính trừ lương của người nhận tạm ứng. GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 20