Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Lêi Giíi ThiÖu
Sù ph©n chia mét tæ chøc qu¶n lý thµnh c¸c cÊp vµ c¸c kh©u thÓ hiÖn sù
ph©n c«ng chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang,c¸c bé phËn ®ã bao
giê còng n»m trong nh÷ng mèi quan hÖ nhÊt ®Þnh nh»m t¹o ra sù liªn kÕt chÆt
chÏ,hµi hoµ trong tæ chøc.ViÖc x¸c lËp vµ xö lý ®óng ®¾n c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ
chøc lµ yÕu tè träng yÕu ®Ó vËn hµnh bé m¸y ¨n khíp nhÞp nhµng,t¹o ra hiÖu lùc
cña tæ chøc.Khi ®Ò cËp kh¸i niÖm tæ chøc ë tr¹ng th¸i ®éng,ta còng ®· nhÊn
m¹nh vai trß cùc kú quan träng cña c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc,nÕu xö lý ®óng
sÏ t¹o ®îc ®éng lùc vµ kû c¬ng cho tæ chøc,ngîc l¹i sÏ g©y víng m¾c ,xung ®ét
trong néi bé tæ chøc,cã thÓ lµm rèi lo¹n,v« hiÖu ho¸ tæ chøc
Khi x¸c lËp c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc,cÇn x¸c ®Þnh râ c¸c yÕu tè:quan
hÖ däc (theo thø bËc qu¶n lý )hay hÖ ngang (theo chøc n¨ng );quan hÖ l©u dµi,thêng xuyªn hay quan hÖ ®ét xuÊt ;quan hÖ chÝnh thøc hay quan hÖ kh«ng chÝnh
thøc.Kh¸i qu¸t l¹i cã 2 lo¹i quan hÖ c¬ b¶n:quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng vµ
quan hÖ phèi hîp-céng t¸c.Nhng trong bµi tiÓu luËn nµy em muèn ®Ò cËp ®Õn
mèi quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng.
1
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
S¬ Lîc VÒ C¬ CÊu Tæ Chøc Qu¶n Lý
1/Kh¸i NiÖm:
Tæ chøc hiÖn diÖn trong c¸c sù vËt tù nhiªn vµ x· héi,tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc
t¹p,tõ vi m« ®Õn vÜ m«.Nãi chung nã mang mét ý nghÜa rÊt réng nhng ë ®©y
chóng ta chó ý ®Õn mét ®Þnh nghÜa s¸t h¬n víi kh¸i niÖm Tæ Chøc Qu¶n Lý:Tæ
chøc lµ mét c¬ cÊu(bé m¸y hoÆc hÖ thèng bé m¸y)®îc x©y dùng cã chñ ®Þnh vÒ
vai trß vµ chøc n¨ng(®îc hîp thøc ho¸),trong ®ã c¸c thµnh viªn cña nã thùc hiÖn
tõng phÇn viÖc ®ù¬c ph©n c«ng víi sù liªn kÕt h÷u c¬ nh»m ®¹t tíi môc tiªu
chung
Tæ chøc qu¶n lý gåm 3 yÕu tè t¹o thµnh:
-Chøc n¨ng lµ lý do h×nh thµnh vµ tån t¹i cña mét tæ chøc ®îc kh¸i qu¸t tõ
c¸c nhiÖm vô chÝnh ph¶i lµm thêng xuyªn ®Ó thùc hiÖn môc tiªu cña tæ chøc
-C¬ cÊu lµ ph¬ng tiÖn ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng,bao gåm c¸c bé phËn hîp
thµnh tæ chøc
-C¬ chÕ vËn hµnh lµ ph¬ng thøc vËn hµnh ®Ó c¬ cÊu ho¹t ®éng ®óng chøc
n¨ng.
HiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña tæ chøc hoÆc hiÖu lùc ®iÒu hµnh cña tæ chøc qu¶n
lý phô thuéc c¶ 3 yÕu tè nãi trªn.Chøc n¨ng kh«ng râ sÏ kh«ng phôc vô ®óng
môc tiªu,c¬ cÊu kh«ng hîp lý sÏ kh«ng thùc hiÖn tèt chøc n¨ng,c¬ chÕ kh«ng
phï hîp sÏ g©y rèi lo¹n sù vËn hµnh cña c¬ cÊu
2/C¬ CÊu Tæ Chøc
Mçi hÖ thèng tæ chøc dï ®îc x©y dùng theo lo¹i h×nh nµo còng bao gåm
c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc,bëi lÏ chØ riªng c¬ cÊu chÝnh thøc
kh«ng thÓ thùc hiÖn ®îc ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng vµ c¸c mèi quan hÖ ®a d¹ng trong
qu¶n lý.Trong ®ã c¬ cÊu chÝnh thøc lµ bé khung cña tæ chøc lµm nÒn mãng cho
ho¹t ®éng qu¶n lý
A/C¬ cÊu chÝnh thøc:
-C¬ cÊu chÝnh thøc cña tæ chøc lµ c¬ cÊu ®îc ghi nhËn chÝnh thøc trong
c¸c v¨n b¶n ph¸p lý,®iÒu lÖ tæ chøc cña doanh nghiÖp;còng cã trêng hîp kh«ng
®îc ghi thµnh v¨n b¶n song ®îc hîp thøc ho¸ theo truyÒn thèng,®îc mäi ngêi ghi
nhËn nh lµ mét thÓ chÕ
2
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
-C¬ cÊu chÝnh thøc x¸c ®Þnh râ vai trß,vÞ trÝ cña mçi bé phËn vµ mçi ngêi
trong tæ chøc;víi c¸c mèi quan hÖ quyÒn lùc trong néi bé tæ chøc(bao gåm
quyÒn h¹n,tr¸ch nhiÖm,chÕ ®é lµm viÖc)®Ó thùc hiÖn sù ph©n c«ng,ph©n cÊp vµ
liªn kÕt trong tæ chøc,b¶o ®¶m kû c¬ng vµ hiÖu lùc tæ chøc,phôc vô môc tiªu cña
doanh nghiÖp
-Trong c¬ cÊu chÝnh thøc,thùc hiÖn chÕ ®é thñ trëng vµ chÕ ®é bæ nhiÖm
c¸n bé b»ng quyÒn lùc hµnh chÝnh.Gi÷a ngêi phô tr¸ch vµ ngßi thõa hµnh cã
quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng theo chøc vô,b»ng ph¬ng ph¸p cìng chÕ chÊp
hµnh.Mèi quan hÖ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn cïng cÊp ®îc quy ®Þnh râ
rµng,kh«ng tuú tiÖn theo c¶m tÝnh vµ còng ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm khi thiÕu phèi
hîp dÉn ®Õn hËu qu¶ xÊu
B/C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc:
-C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc lµ nh÷ng h×nh thøc tæ chøc"phi h×nh thÓ"nh»m
thùc hiÖn nh÷ng mèi liªn hÖ"mÒm"trong néi bé tæ chøc gi÷a c¸c c¸ nh©n vµ gi÷a
c¸c nhãm ngêi cã ®Æc ®iÓm,lîi Ých riªng cÇn ®îc ®iÒu hoµ ®Ó phôc vô môc tiªu
chung.Nã bæ sung cho c¬ cÊu chÝnh thøc ®Ó thùc hiÖn ®Çy ®ñ vµ cã hiÖu qu¶ cao
chøc n¨ng cña tæ chøc mµ kh«ng sö dông quyÒn lùc hµnh chÝnh
-C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc còng cã ngêi chñ tr× ho¹t ®éng do c¸c thµnh
viªn cö ra trªn c¬ së uy tÝn,kh«ng cã quyÒn h¹n hµnh chÝnh mµ chØ dùa vµo tr×nh
®é hiÓu biÕt vµ kh¶ n¨ng ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ kh«ng chÝnh thøc,t¹o ®îc
sù ®ång thuËn vÒ ý chÝ,t×nh c¶m.Ho¹t ®éng cña c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc gióp Ých
nhiÒu cho viÖc gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò phøc t¹p,tÕ nhÞ trong qu¶n lý
-C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc kh«ng ®îc thÓ hiÖn trªn s¬ ®å tæ chøc;còng cã
trêng hîp ®îc ghi nhËn nh mét ph©n hÖ bæ sung.Thêng ®ã lµ c¸c Héi ®ång t vÊn
vÒ tõng lÜnh vùc,c¸c tiÓu ban,c¸c nhãm chuyªn gia......C¸c tæ chøc ®ã kh«ng cÇn
biªn chÕ chuyªn tr¸ch,mµ sö dông nh÷ng ngêi trong bé m¸y lµm kiªm
nhiÖm;ho¹t ®éng thêng xuyªn theo ®Þnh kú hoÆc tån t¹i cã thêi gian.KÕt qu¶
ho¹t ®éng cña c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc ®îc ngêi ®iÒu hµnh tæ chøc qu¶n lý tham
kh¶o,tiÕp nhËn ®Ó bæ sung,hoµn thiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý
Sù ®an chÐo vµo nhau c¸c quan hÖ chÝnh thøc vµ c¸c quan hÖ kh«ng chÝnh
thøc t¹o thµnh mét c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý gåm 2 hÖ,gióp cho c¸c nhiÖm vô qu¶n
lý ®îc thùc hiÖn mét c¸ch toµn diÖn vµ cã kÕt qu¶ cao.Trong qu¶n lý,®iÒu cùc kú
quan träng lµ ph¶i x¸c ®Þnh ®îc møc ®é tèi u ®Ó kÕt hîp ho¹t ®éng cña c¬ cÊu tæ
chøc kh«ng chÝnh thøc vµ cña c¬ cÊu tæ chøc chÝnh thøc.§ã còng chÝnh lµ viÖc
kÕt hîp sù hµi hoµ gi÷a viÖc thÓ chÕ ho¸ vµ viÖc x· héi ho¸ ho¹t ®éng qu¶n lý.
3
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Quan HÖ §iÒu KhiÓn-Phôc Tïng
1/Vai trß cña quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng:
*Quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng lµ lo¹i quan hÖ chñ yÕu trong mét tæ chøc
víi t¸c ®éng qua l¹i gi÷a cÊp trªn vµ cÊp díi (trªn xuèng vµ díi lªn),gi÷a ngêi
phô tr¸ch vµ ngêi thõa hµnh.
*Hµnh vi ®iÒu khiÓn lµ hµnh vi ®¬n gi¶n nhÊt cña qu¶n lý ®Ó gi¶i quyÕt c¸c
nhiÖm vô ®¬n nhÊt sau khi ®· cã nh÷ng quyÕt ®Þnh chung.§ã lµ h×nh thøc t¸c
®éng tÝch cùc nhÊt vµ còng linh ho¹t nhÊt,nh»m thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô vµ kiÓm
tra ®Ó ng¨n chÆn,kh¾c phôc c¸c sai lÖch cña c¸c bé phËn thõa hµnh.
*Dï mang tÝnh linh ho¹t ®Ó øng phã víi mäi t×nh huèng cô thÓ n¶y sinh
h»ng ngµy,sù ®iÒu khiÓn vÉn ph¶i dùa trªn c¸c ph¬ng thøc t¸c ®éng cã tæ chøc vµ
dùa vµo chøc n¨ng,quyÒn h¹n,tr¸ch nhiÖm cña mçi cÊp trong thø bËc cña hÖ
thèng tæ chøc qu¶n lý.NÕu kh«ng nh vËy,sù ®iÒu khiÓn sÏ r¬i vµo t×nh tr¹ng chñ
quan tuú tiÖn,xö lý ®èi phã vôn vÆt;cã thÓ g©y lén xén,mÊt ®ång bé trong ho¹t
®éng qu¶n lý.Sù ®iÒu khiÓn cã thÓ mang tÝnh hµnh chÝnh(cìng chÕ thi hµnh),hoÆc
mang tÝnh híng dÉn.TÝnh hµnh chÝnh ë ®©y thÓ hiÖn qua c¸c ph¬ng ph¸p hµnh
chÝnh:
C¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh lµ c¸c ph¬ng ph¸p t¸c ®éng dùa vµo c¸c mèi
quan hÖ tæ chøc cña hÖ thèng qu¶n lý vµ kû luËt cña doanh nghiÖp
BÊt kú hÖ thèng qu¶n lý nµo còng h×nh thµnh mèi quan hÖ tæ chøc trong hÖ
thèng .VÒ ph¬ng diÖn qu¶n trÞ ,nã biÓu hiÖn thµnh mèi quan hÖ gi÷a quyÒn uy vµ
phôc tïng .Ngêi xa thêng nãi :qu¶n trÞ con ngêi cã 2 c¸ch ,dïng ©n vµ dïng
uy.Dïng ©n th× v÷ng bÒn nhng khã kh¨n vµ dÔ trë thµnh phï phiÕm ,dïng uy th×
nhanh chãng vµ dÔ mÊt tÝnh ngêi .Cho nªn ,Qu¶n trÞ tríc tiªn ph¶i dïng uy sau
®ã míi tÝnh ®Õn viÖc ©n
C¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh trong qu¶n trÞ kinh doanh chÝnh lµ c¸c c¸ch
t¸c ®éng trùc tiÕp cña chñ doanh nghiÖp lªn tËp thÓ nh÷ng ngêi lao ®éng díi
quyÒn b»ng c¸c quyÕt ®Þnh døt kho¸t ,mang tÝnh b¾t buéc ,®ßi hái ngêi lao ®éng
ph¶i chÊp hµnh nghiªm ngÆt ,nÕu vi ph¹m sÏ bÞ xö lý kÞp thêi,thÝch ®¸ng
Vai trß cña c¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh trong qu¶n trÞ kinh doanh rÊt to
lín.Nã x¸c lËp trËt tù kû c¬ng lµm viÖc trong doanh nghiÖp .Lµ kh©u nèi c¸c ph¬ng ph¸p qu¶n trÞ kh¸c l¹i ;Ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ®Æt ra
trong doanh nghiÖp rÊt nhanh chãng ;T¸c ®éng hµnh chÝnh cã hiÖu lùc ngay tõ
khi ban hµnh quyÕt ®Þnh .V× vËy c¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh hÕt søc cÇn thiÕt
trong nh÷ng trêng hîp hÖ thèng bÞ r¬i vµo nh÷ng t×nh huèng khã kh¨n, phøc t¹p
4
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
C¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh t¸c ®éng vµo ®èi tîng qu¶n trÞ theo 2 híng
:t¸c ®éng vÒ mÆt tæ chøc vµ t¸c ®éng diÒu chØnh hµnh vi cña ®èi tîng qu¶n trÞ
-Theo híng t¸c ®éng vÒ mÆt tæ chøc :chñ doanh nghiÖp ban hµnh c¸c v¨n
b¶n quy ®Þnh vÒ quy m«,c¬ cÊu ,diÒu lÖ ,ho¹t ®éng tiªu chuÈn ......nh»m thiÕt lËp
tæ chøc vµ x¸c ®Þnh nh÷ng mèi quan hÖ ho¹t ®éng trong néi bé
-Theo híng t¸c ®éng diÒu chØnh hµnh vi cña ®èi tîng qu¶n trÞ :chñ doanh
nghiÖp ®a ra nh÷ng chØ thÞ ,mÖnh lÖnh hµnh chÝnh b¾t buéc cÊp díi thùc hiÖn
nh÷ng nhiÖm vô nhÊt ®Þnh ,hoÆc ho¹t ®éng theo nh÷ng ph¬ng híng nhÊt ®Þnh
nh»m ®¶m b¶o cho c¸c bé phËn trong hÖ thèng ho¹t ®éng ¨n khíp vµ ®óng híng ,uèn n¾n nh÷ng lÖch l¹c ....
Sö dông c¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh ®ßi hái c¸c cÊp qu¶n trÞ ph¶i n¾m
v÷ng nh÷ng yªu cÇu chÆt chÏ sau ®©y:
-Mét lµ ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh cã hiÖu qu¶ cao khi quyÕt ®Þnh ®ã cã c¨n
cø khoa häc ,®îc luËn chøng ®Çy ®ñ vÒ mÆt kinh tÕ .Khi ®a ra mét quyÕt ®Þnh
hµnh chÝnh ph¶i c©n nh¾c ,tÝnh to¸n ®Õn c¸c lîi Ých kinh tÕ .TÊt nhiªn ,c¸c quyÕt
®Þnh hµnh chÝnh tËp trung thêng ®îc tÝnh to¸n xuÊt ph¸t tõ viÖc kÕt hîp hîp lý
c¸c lo¹i lîi Ých .Ngoµi ra quyÕt ®Þnh ph¶i hiÓu râ t×nh h×nh thùc tÕ ,n¾m v÷ng t×nh
huèng cô thÓ .Cho nªn khi ®a ra quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh ,nªn cè g¾ng cã ®ñ c¸c
th«ng tin cÇn thiÕt cho viÖc ra quyÕt ®Þnh.Chñ doanh nghiÖp chØ ra quyÕt ®Þnh
trªn c¬ së cã ®¶m b¶o vÒ th«ng tin .TËp hîp ®ñ th«ng tin ,tÝnh to¸n ®Çy ®ñ ®Õn
c¸c lîi Ých vµ c¸c khÝa c¹nh tiªu cùc cã thÓ diÔn ra khi quyÕt ®Þnh ®îc thi hµnh
.Tõ ®ã s½n sµng bæ sung c¸c biÖn ph¸p ph¸t huy mÆt tÝch cùc vµ h¹n chÕ mÆt tiªu
cùc nÕu cã
-Hai lµ khi sö dông c¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh ph¶i g¾n chÆt quyÒn h¹n
vµ tr¸ch nhiÖm cña ngêi ra quyÕt ®Þnh .Mçi bé phËn,mçi c¸n bé khi sö dông
quyÒn h¹n cña m×nh ph¶i cã tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc sö dông c¸c quyÒn h¹n ®ã .§èi
víi quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh th× cÊp díi b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn kh«ng ®îc lùa
chän .ChØ ngêi cã thÈm quyÒn ra quyÕt ®Þnh míi cã quyÒn thay ®æi quyÕt ®Þnh
-Ba lµ c¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh ®ßi hái chñ doanh nghiÖp ph¶i cã quyÕt
®Þnh døt kho¸t ,râ rµng,dÔ hiÓu ,cã ®Þa chØ ngêi thùc hiÖn ,lo¹i trõ kh¶ n¨ng cã sù
gi¶i thÝch kh¸c nhau ®èi víi nhiÖm vô ®îc giao
CÇn ph©n biÖt c¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh víi kiÓu qu¶n lý hµnh chÝnh
quan liªu do viÖc l¹m dông c¸c kû luËt hµnh chÝnh,sö dông mÖnh lÖnh hµnh
chÝnh thiÕu c¬ së khoa häc,theo ý muèn chñ quan.Thêng nh÷ng mÖnh lÖnh kiÓu
®ã g©y ra nhiÒu tæn thÊt cho doanh nghiÖp,h¹n chÕ søc s¸ng t¹o cña ngêi lao
5
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
®éng.§ã còng lµ nhîc ®iÓm cña ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh.C¸n bé qu¶n lý vµ c¬
quan qu¶n lý nÕu thiÕu tØnh t¸o say sa víi mÖnh lÖnh ®Òu ph¶i chÞu tr¸ch
nhiÖm,chèng viÖc l¹m dông quyÒn hµnh nhng kh«ng cã tr¸ch nhiÖm,còng nh
chèng hiÖn tîng trèn tr¸nh tr¸ch nhiÖm,kh«ng chÞu sö dông nh÷ng quyÒn h¹n ®îc phÐp sö dông vµ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm
Tãm l¹i,c¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh lµ hoµn toµn cÇn thiÕt ,kh«ng cã ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh th× kh«ng thÓ qu¶n trÞ kinh doanh cã hiÖu qu¶ .§iÒu ®ã t¬ng tù nh viÖc qu¶n lý mét ®Êt níc mµ kh«ng cã luËt ph¸p th× kh«ng lµm sao cã
thÓ qu¶n lý næi
*TÝnh hµnh chÝnh ®îc thÓ hiÖn qua c¬ cÊu trùc tuyÕn vµ tÝnh híng dÉn ®îc
thùc hiÖn qua c¬ cÊu chøc n¨ng:
-C¬ cÊu trùc tuyÕn(®êng th¼ng theo chiÒu däc)
Lo¹i h×nh nµy chiÕm vÞ trÝ quan träng trong hÖ thèng qu¶n lý thuéc bÊt kú
doanh nghiÖp nµo.Néi dung c¬ b¶n cña c¬ cÊu trùc tuyÕn lµ mét c¸i thang gåm
nhiÒu bËc,trong ®ã cÊp bËc trªn ®iÒu khiÓn(quyÕt ®Þnh,ra mÖnh lÖnh,trùc
tiÕp,kiÓm tra)cÊp díi;cÊp díi phôc tïng cÊp trªn.§ã lµ mèi quan hÖ ®iÒu khiÓnphôc tïng mang tÝnh b¾t buéc.Víi c¬ cÊu nµy,nguyªn t¾c ®iÒu hµnh tËp trungxuyªn suèt víi chÕ ®é thñ trëng ®îc ®¶m b¶o thùc hiÖn;lo¹i trõ t×nh tr¹ng m©u
thuÉn,chÖch cho¹c gi÷a c¸c nhiÖm vô ®îcc ph©n cÊp.Mét c¬ cÊu trùc tuyÕn hîp
lý ph¶i ®¸p øng c¸c ®iÒu kiÖn:
+Sè cÊp qu¶n lý cµng Ýt th× cµng Ýt ngêi can thiÖp vµo qu¸ tr×nh qu¶n lý,t¹o
®îc sù æn ®Þnh cho ®èi tuîng cho ®èi tîng ®îc qu¶n lý(tr¸nh t×nh tr¹ng chËm
trÔ,mÖnh lÖnh bÞ sai l¹c,quan liªu c¸ch bøc)
+Th«ng tin qu¶n lý ®îc v©n ®éng trùc tiÕp,chØ truyÒn dÉn theo chiÒu däc
trªn-díi vµ kh«ng vît cÊp
+G¾n chÆt víi c«ng nghÖ,trong ®ã mçi c«ng ®o¹n ®îc chuyªn m«n ho¸;sù
phèi hîp ho¹t ®éng trong c¶ chu tr×nh kinh doanh chØ ®îc thùc hiÖn ë cÊp cao
nhÊt
+B¶o ®¶m tû lÖ hîp lý gi÷a c¸n bé qu¶n lý vµ ngêi thõa hµnh(qu¸ nhiÒu
c¸n bé phô tr¸ch th× gi¶m tÝnh linh ho¹t cña qu¶n lý)
+Phi tËp trung hãa quyÒn lùc ë møc ®é hîp lý,chuyÓn giao mét phÇn
quyÒn lùc vµ tr¸ch nhiÖm cho cÊp díi ®Ó ph¸t huy tÝnh chñ ®éng,s¸ng t¹o vµ ý
thøc d¸m chÞu tr¸ch nhiÖm cña cÊp díi song vÉn kiÓm so¸t ®îc toµn bé t×nh h×nh
C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn ®îc vËn dông víi tr×nh ®é kh¸c nhau tõ ®¬n gi¶n
®Õn phøc t¹p:
6
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
H.1
H.2
Trªn H.1,ta cã trêng hîp ®¬n gi¶n nhÊt,trong ®ã «ng bè híng dÉn c«ng
viÖc(lµm g×,lµm nh thÕ nµo)vµ ph©n c«ng 2 ngêi con lµm 2 phÇn viÖc
Trªn H.2lµ c¬ cÊu trùc tuyÕn më réng theo chiÒu däc,trong ®ã ph¶i ph©n
c«ng cho nhiÒu ngêi thùc hiÖn c¸c phÇn viÖc kh¸c nhau
Më réng h¬n n÷a th× chia ra nhiÒu cÊp,trong ®ã mçi cÊp l¹i cã ngêi ®iÒu
khiÓn vµ kiÓm tra c¸c kh©u trùc thuéc(H.3)
H .3
G i¸ m § è c D o a n h N g h iÖ p
Q u¶n § èc
Q u¶n § èc Ph©n X ëng
§ èc C «ng
§ èc C «ng
§ èc C «ng
Tæ Tr ëng
Tæ Tr ëng
Tæ Tr ëng
Q u¶n § èc
ë mçi cÊp qu¶n lý,ngêi ®øng ®Çu thêng kh«ng thÓ trùc tiÕp qu¸n xuyÕn
mäi mÆt v× vËy cÇn cã nh÷ng ngêi phã ®Æc tr¸ch tõng phÇn viÖc;do thñ trëng
ph©n c«ng(æn ®Þnh l©u dµi)vµ trùc tÕp chÞu tr¸ch nhiÖm tríc thñ trëng(kh«ng ph¶i
lµ 1 cÊp qu¶n lý trung gian).§Õn lît nh÷ng ngêi phã l¹i ph¶i cã mét sè trî lý
gióp søc.H×nh 4 lµ mét vÝ dô ®èi víi mét doanh nghiÖp cã quy m« t¬ng ®èi lín
7
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
H .4
G i¸ m § è c
P h ã G i¸ m § è c
p h ¸ t triÓ n
T rî lý
s¶n xuÊt
s¶n p hÈm 1
P h ã G i¸ m § è c
s¶n xuÊt
T rî lý
s¶n xuÊt
s¶n p h Èm 2
P h ã G i¸ m § è c
m a rk e tin g
P h ã G i¸ m § è c
tµ i c h Ýn h
T rî lý
s¶n x u Êt
s¶n p hÈm 3
-C¬ cÊu chøc n¨ng
Sù ph¸t triÓn ®ßi hái cã sù më réng c¬ cÊu theo chiÒu ngang,trong ®ã ë
mçi cÊp qu¶n lý(theo trùc tuyÕn)ph¶i thùc hiÖn chøc n¨ng cña mét kh©u qu¶n lý
víi nhiÒu viÖc phøc t¹p ®ßi hái kiÕn thøc chuyªn s©u mµ ngêi qu¶n lý ph¶i dùa
vµo ®ã míi n¾m ®îc t×nh vµ quyÕt ®Þnh ®îc ®óng ®¾n(kh«ng thÓ tù m×nh thùc
hiÖn).§ã lµ c¬ cÊu c¸c phßng,ban chøc n¨ng ë mçi cÊp;n»m ë hµng ngang trong
s¬ ®å tæ chøc ë mçi cÊp(H.5)
H .5
G i¸ m § è c
P h ã G i¸ m § è c
m a rk e tin g
Phßng
kÕ ho¹ch
P h ã G i¸ m § è c
s¶n xuÊt
Phßng
vËt t
P h ã G i¸ m § è c
T µ i c h Ýn h
Phßng
c«ng nghÖ
P h ã G i¸ m § è c
nh ©n sù
Phßng
n¨ng l îng
C¸c c¬ quan chøc n¨ng chØ lµ c«ng cô qu¶n lý cña ngêi ®øng ®Çu mçi
cÊp,lµm nhiÖm vô chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh vµ theo dâi t×nh h×nh vÒ tõng lÜnh
vùc(kÕ ho¹ch,vËt t,tµi chÝnh...)kh«ng cã quyÒn chØ ®¹o cÊp díi mµ chØ híng
dÉn;do ®ã kh«ng m©u thuÉn víi chÕ ®é thñ trëng
8
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Víi c¸c häat ®éng t¬ng ®èi phøc t¹p(doanh nghiÖp võa),c¬ cÊu chøc n¨ng
cã hiÖu qu¶ h¬n c¬ cÊu trùc tuyÕn.Nã kh«ng ®ßi hái ngêi gi¸m ®èc ph¶i tù m×nh
ph©n tÝch tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò vµ tù m×nh theo dâi s©u tõng mÆt.C¸c bé phËn chøc
n¨ng gåm nh÷ng chuyªn gia vµ nh©n viªn chuyªn s©u vÒ kinh tÕ,kü thuËt,nghiÖp
vô vµ n¾m v÷ng c¸c thÓ chÕ hiÖn hµnh liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña doanh
nghiÖp;hä còng cã kinh nghiÖm xö lý c¸c t×nh huèng cô thÓ ®Ó gióp gi¸m ®èc
quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n
Tuy nhiªn,c¬ cÊu chøc n¨ng còng cã nhîc ®iÓm lµ lµm cho bé m¸y qu¶n
lý cång kÒnh,c¸ch bøc,gi¸m ®èc dÔ quan liªu;c¸c kªnh liªn l¹c qua trung gian
qóa phøc t¹p cã thÓ lµm cho cÊp qu¶n lý cao nhÊt bÞ "qu¸ t¶i" trong qu¸ tr×nh
n¾m t×nh h×nh vµ ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý.C¬ cÊu nµy thóc ®Èy híng ®µo t¹o
hÑp ®èi víi c¸n bé,nh©n viªn trong bé m¸y qu¶n lý;khiÕn hä thiÕu tÇm nh×n toµn
diÖn .Sù chuyªn m«n ho¸ c¸c ph©n hÖ chøc n¨ng qu¶n lý cã thÓ dÉn tíi xu híng
phiÕn diÖn,côc bé.nh nhÊn qu¸ m¹nh lÜnh vùc chuyªn m«n cña m×nh(vÝ dô:kü
thuËt thuÇn tuý,hiÖu qu¶ kinh tÕ ®¬n thuÇn..),kh«ng muèn phèi hîp ®Ó híng vµo
môc tiªu chung
*Sù ®iÒu khiÓn hµnh chÝnh cã khi lµ tuyÖt ®èi(ph¶i chÊp hµnh ®Çy ®ñ,v«
®iÒu kiÖn)song còng cã nh÷ng trêng hîp cÊp díi ®Ò nghÞ xem xÐt l¹i trong khi
vÉn ph¶i chÊp hµnh cho ®Õn khi cã quyÕt ®Þnh míi.MÆt kh¸c híng dÉn còng cã
thÓ lµ b¾t buéc hoÆc chØ lµ tham kh¶o ®Ó vËn dông
2/C¸c h×nh thøc ®iÒu khiÓn vµ sù vËn dông trong qu¶n lý doanh nghiÖp:
§iÒu khiÓn ®îc thùc hiÖn qua c¸c h×nh thøc quyÕt ®Þnh kh¸c nhau,nh chØ
thÞ,mÖnh lÖnh,th«ng b¸o(b»ng v¨n b¶n hay truyÒn miÖng)
*LÖnh:lµ yªu cÇu cña cÊp trªn(hoÆc ngêi phô tr¸ch)®èi víi cÊp díi(hoÆc
ngêi thõa hµnh),®ßi hái hä ph¶i thùc hiÖn mét nhiÖm vô nhÊt ®Þnh,cã chØ râ thêi
h¹n ph¶i hoµn thµnh hoÆc nh÷ng yªu cÇu ®Æc biÖt ph¶i ®¶m b¶o.ChØ nh÷ng c¸n
bé qu¶n lý trùc tuyÕn(thñ trëng cÊp trªn)míi cã quyÒn ra lÖnh.NÕu lÖnh cã tÝnh
b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn tuyÖt ®èi th× nã ph¶i ®¸p øng c¸c tiªu chuÈn ph¸p lý ®Ó
cã hiÖu lùc cao
*ChØ thÞ:lµ yªu cÇu ®èi víi ngêi díi quyÒn khi xö lý nh÷ng sù viÖc riªng
biÖt.C¸c phã gi¸m ®èc,qu¶n ®èc,trëng phßng...cã quyÒn ra nh÷ng chØ thÞ trong
ph¹m vi quyÒn h¹n ®îc giao(theo quy chÕ cña doanh nghiÖp),kh«ng vi ph¹m c¸c
mèi quan hÖ chÝnh thøc
ChØ thÞ cã thÓ ®îc ngêi díi quyÒn khiÕu n¹i th¼ng lªn gi¸m ®èc doanh
nghiÖp nÕu thÊy kh«ng hîp lý.C¸c chØ thÞ quan träng ph¶I dïng v¨n b¶n.Nh÷ng
9
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
ngêi phô tr¸ch cÊp thÊp(tæ trëng,®éi trëng...)chØ cÇn chØ thÞ miÖng song cÇn râ
rµng,døt kho¸t
*Th«ng b¸o:cã tÝnh nhÑ nhµng h¬n,chñ yÕu cung cÊp th«ng tin cho cÊp díi
vÒ nh÷ng vÊn ®Ò cÇn lu ý
§iÒu khiÓn bao hµm sù kiÓm tra t×nh h×nh chÊp hµnh c¸c quyÕt ®Þnh vµ sau
®ã cã thÓ cã quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh,bæ sung
10
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
KÕt LuËn
Tæ chøc x· héi h×nh thµnh vµ vËn ®éng theo ý chÝ cña con ngêi víi h×nh
thøc ®a d¹ng,”cøng”hay”mÒm”vµ cã mèi quan hÖ t¬ng t¸c thêng ®îc gäi lµ liªn
hÖ h÷u c¬.§iÒu ®ã cho ta thÊy mèi quan hÖ gi÷a ®iÒu khiÓn-phôc tïng lµ mét yÕu
tè quan träng nh thÕ nµo ®èi víi viÖc sèng cßn cña mét doanh nghiÖp;Còng nh
thÓ hiÖn bé mÆt cña mét doanh nghiÖp cã v¨n ho¸ hay kh«ng v× khi cÊp trªn ra
quyÕt ®Þnh th× cÊp díi ë ®ã sÏ ph¶i nhÊt nhÊt tu©n theo vµ cïng bæ sung,gãp ý víi
c¸c quyÕt ®Þnh cña gi¸m ®èc.Vµ trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng ngµy nay,khi mµ c¸c
doanh nghiÖp ®ang ho¹t ®éng nh nh÷ng cç m¸y th× ®iÒu nµy cµng cÇn ph¶i ¨n
khíp víi nhau h¬n
11
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
tµi liÖu tham kh¶o
1. Gi¸o tr×nh tæ chøc qu¶n lý.
2. Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ kinh doanh.
12
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
môc lôc
Lêi giíi thiÖu
1
S¬ lîc vÒ c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý
2
1. Kh¸i niÖm
2
2. C¬ cÊu tæ chøc
2
A. C¬ cÊu chÝnh thøc
3
B. C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc
3
Quan hÖ ®iÒu khiÓn - phôc tïng
I. Vai trß cña quan hÖ ®iÒu khiÓn - phô tïng
4
4
II. C¸c h×nh thøc ®iÒu khiÓn vµ sù vËn dông trong qu¶n lý 11
doanh nghiÖp
KÕt luËn
12
Tµi liÖu tham kh¶o
13
13