Tài liệu Thanh toán không dùng tiền mặt tại các ngân hàng thương mại

CHƢƠNG I LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƢỜNG TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI I. SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƢỜNG 1. Sự cần thiết của thanh toán không dùng tiền mặt Lịch sử ra đời, sự phát triển của sản xuất và lƣu thông hàng hóa, cũng đồng thời gắn liền với sự ra đời và phát triển của tiền tệ. Từ cổ xƣa đến cách đây vài trăm năm, các kim loại quý nhƣ vàng, bạc đƣợc coi nhƣ một phƣơng tiện trao đổi trong xã hội trừ xã hội sơ khai nhất. Vấn đề đặt ra với một hệ thống thanh toán hoàn toàn dựa vào kim loại quý thì việc vận chuyển từ nơi này đến nơi khác rất khó khăn. Sự phát triển tiếp theo của hệ thống thanh toán là đồng tiền giấy, đồng tiền giấy có lợi hơn hẳn so với đồng tiền kim loại ở chỗ nó nhẹ hơn rất nhiều, việc cầm theo nó cũng dễ dàng hơn, nhƣng vấn đề đặt ra khi công nghệ in ấn tiền phát triển tiên tiến thì tệ nạn in tiền giả cũng phát triền theo, chi phí in tiền, vận chuyển và bảo quản tiền rất tốn kém. Mặt khác,cả hai loại tiền này nổi lên một số yếu điểm đó là dễ bị lấy cắp , tốn thời gian vận chuyển, chi phí bảo quản in ấn cao.Để khắc phục khó khăn này, một bƣớc tiến mới của hệ thống thanh toán đã xuất hiện với hoạt động Ngân hàng hiện đại- thanh toán chuyển khoản qua Ngân hàng. Hoạt động ngân hàng sơ khai ban đầu chỉ là thu nhận giữ hộ tiền, kim loại quý cho khách hàng. Theo quy luật của thị trƣờng, nền kinh tế hàng hóa là luôn vận động và luôn phát triển, Ngân hàng phát triển thêm một số nghiệp vụ nhƣ việc thanh toán cho khách hàng gửi tiền tại một Ngân hàng khi có nhu cầu chi trả lẫn nhau. Khi sản xuất và lƣu thông hàng hóa ở mức thấp, quá trình mua bán diễn ra trong phạm vi hẹp thì ngƣời ta thanh toán với nhau bằng tiền mặt, sự vận động của vật tƣ hàng hóa gắn liền với sự vận động của khối lƣợng tiền tệ nhất định. Lúc này Trang 1 thanh tóan bằng tiền mặt đã tỏ rõ sự linh hoạt của nó. Quá trình thanh toán bằng tiền mặt không gặp phải một trở ngại nào. Nhƣng theo quy luật của sự phát triển kinh tế – xã hội, công việc không chỉ bó hẹp trong một lãnh thổ, một quốc gia mà xuyên khắp quốc gia trên cả thị trƣờng thế giới với một khối lƣợng hàng hóa lớn, nhiều chủng loại đa dạng và phong phú. Lúc này thanh toán bằng tiền mặt đã nảy sinh hàng loạt những điểm bất lợi cho công việc thanh toán nhƣ thời gian, chi phí, vận chuyển. Đến lúc này hệ thống thanh toán hiện đại qua Ngân hàng hay còn gọi thanh toán không dùng tiền mặt phần nào giải quyết đƣợc những bất lợi của thanh toán bằng tiền mặt nói trên. Ngƣời ta không còn phải mất thời gian vào in tiền, vận chuyển tiền và bảo quản tiền…mà thay vào đó chỉ việc trích chuyển vốn từ tài khoản đơn vị này sang tài khoản đơn vị khác, hoặc thanh toán bù trừ lẫn nhau giữa các tổ chức và đơn vị. Để thực hiện quá trình này phải có ít nhất ba chủ thể tham gia, đó là bên mua, bên bán và Ngân hàng đóng vai trò trung gian tài chính với chức năng là trung tâm thanh toán của nền kinh tế. Các Ngân hàng Thƣơng mại hoàn toàn có khả năng tổ chức các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thích hợp để thu hút nguồn vốn nhàn rỗi trong dân cƣ, góp phần lớn thực hiện chiến lƣợc phát triển kinh tế, ổn định giá cả, đẩy lùi lạm phát,đẩy nhanh lƣu thông hàng hóa, tăng thu nhập quốc dân. Vì có tính ƣu việt nhƣ trên nên công tác thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng đƣợc khách hàng ƣa chuộng, không ngừng phát triền và không thể thiếu đƣợc trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay. Do đó thanh toán không dùng tiền mặt ra đời là một tất yếu khách quan của lịch sử loài ngƣời. Tóm lại thanh tóan không dùng tiền mặt là một nghiệp vụ trung gian của Ngân hàng, đây chính là cách thức mang lại hiệu quả cao nhất cho cả hai bên: đơn vị mở tài khoản và Ngân hàng, góp phần thúc đẩy sản xuất và lƣu thông hàng hóa .Việc thay thế thanh toán tiền mặt bằng thanh tóan không dùng tiền mặt đã thực sự thu hút dòng tiền mặt chảy vào Ngân hàng, ngân hàng sẽ tăng nguồn thu và nguồn vốn tín dụng đồng thời qua đó Ngân hàng có thể kỉêm soát và điều hành chặt chẽ thông qua công tác thanh tóan. Còn khách hàng đơn vị mở tài khoản tại Ngân hàng đảm bảo đƣợc chi trả đúng thời hạn, tiết kiệm thời gian, an toàn nhất. Trang 2 2. Vai trò của thanh toán không dùng tiền mặt trong nền kinh tế thị trƣờng Trong nền kinh tế thị trƣờng, thanh toán không dùng tiền mặt có một vai trò hết sức quan trọng đối với từng cá nhân, từng đơn vị kinh tế và đối với toàn bộ nền kinh tế. Nó đáp ứng đƣợc đòi hỏi của sản xuất và lƣu thông hàng hóa trong nền kinh tế thị trƣờng, làm cho Ngân hàng trở thành trung tâm thanh tóan của nền kinh tế.Vai trò của thanh tóan không dùng tiền mặt đƣợc thể hiện : * Đối với Ngân hàng Thanh tóan không dùng tiền mặt góp phần tăng nhanh nguồn vốn của Ngân hàng, mở rộng nghiệp vụ kinh doanh. Khi các doanh nghiệp mở tài khoản tại Ngân hàng sẽ mang lại cho Ngân hàng nguồn vốn tƣơng đối lớn để cho vay, đầu tƣ phát triển kinh tế. Nó thúc đẩy ngiệp vụ tín dụng của Ngân hàng phát triển, giúp Ngân hàng hạn chế rủi ro trong kinh doanh tín dụng, qua đó nắm đƣợc đặc điểm tình hình kinh doanh của khách hàng. Khi khách hàng mở tài khoản tại Ngân hàng và ký thác vốn của mình vào đó sẽ tạo điều kiện cho Ngân hàng kiểm soát đƣợc một phần lƣợng tiền trong nền kinh tế, cũng nhƣ khả năng tài chính , tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.Trên cơ sở đó ngân hàng tiến hành cung ứng một lƣợng tiền thích hợp cho nền kinh tế. * Đối với doanh nghiệp Thanh toán không dùng tiền mặt góp phần thúc đẩy nhanh tốc độ thanh tóan, tốc độ chu chuyển vốn và quá trình tái sản xuất trong hoạt động kinh doanh. Mặt khác, thanh toán không dùng tiền mặt gửi tại Ngân hàng, việc thanh toán đảm bảo sự an toàn về vốn cũng nhƣ tài sản của doanh nghiệp tránh đƣợc những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra trong quá trình thanh toán.  Xét trên góc độ quản lý vĩ mô của Nhà nƣớc Đối với nền kinh tế việc tăng tỷ trọng thanh toán không dùng tiền mặt trong lƣu thông góp phần tiết kiệm chi phí. Đồng thời giúp Ngân hàng TW có khả năng điều tiết cung ứng tiền tệ cho phù hợp với nhu cầu thông qua việc tăng Trang 3 giảm tỷ lệ dự trữ bắt buộc của các Ngân hàng, đảm bảo ổn định sức mua của đồng tiền. Có thể thấy, trong xu thế mở cửa của nƣớc ta hiện nay thanh tóan không dùng tiền mặt có những vai trò trực tiếp cũng nhƣ gián tiếp ảnh hƣởng tới 3 thành phần quan trọng của nền kinh tế đó là : Doanh nghiệp, Ngân hàng và Nhà nƣớc . Thực hiện tốt công tác thanh toán không dùng tiền mặt sẽ giúp các thành phần này đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình, đồng thời thúc đẩy nền kinh tế nƣớc ta ngày càng phát triển. II. NỘI DUNG CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT QUA NGÂN HÀNG 1. Khái niệm và nguyên tắc chung về thanh toán không dùng tiền mặt 1.1Khái niệm Thanh toán không dùng tiền mặt là phƣơng thức chi trả thực hiện bằng cách trích một số tiền từ tài khoản ngƣời chi chuyển sang tài khoản ngƣời thụ hƣởng. Các tài khoản này đều đƣợc mở tại Ngân hàng. Nhƣ vậy, thanh toán không dùng tiền mặt là nghiệp vụ trung gian của Ngân hàng, Ngân hàng chỉ thực hiện thanh toán khi có lệnh của chủ tài khoản bao gồm các tổ chức kinh tế, đơn vị và cá nhân mở tài khoản tại Ngân hàng. Thông thƣờng tham gia thanh tóan không dùng tiền mặt gồm có 4 bên: -Bên mua hay nhận dịch vụ cung ứng - Ngân hàng phục vụ bên mua, tức là Ngân hàng nơi đơn vị mua mở tài khoản giao dịch - Bên bán tức là bên cung ứng hàng hóa hay dịch vụ - Ngân hàng phục vụ bên bán là Ngân hàng nơi đơn vị bán mở tài khoản giao dịch Trong quan hệ thanh toán không dùng tiền mặt, Ngân hàng đóng vai trò là tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ tài chính cho cả bên mua và bên bán với mức phí dịch vụ thích hợp. Trang 4 1.2. Nguyên tắc thanh toán Quyết định số 22/QĐ/NH ban hành ngày 21/02/1994 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc về “Thể lệ thanh toán không dùng tiển mặt” đã tạo ra một khung pháp lý cho công tác thanh tóan không dùng tiền mặt qua Ngân hàng.Theo quyết định này các đơn vị, cá nhân thanh tóan qua Ngân hàng, Kho bạc Nhà nƣớc đƣợc áp dụng các thể thức sau: - Thanh tóan bằng séc thanh toán - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi( UNC)- chuyển tiền - Thanh tóan bằng uỷ nhiệm thu (UNT) - Thanh tóan bằng thƣ tín dụng - Thanh tóan bằng thẻ thanh toán - Thanh toán bằng ngân phiếu thanh toán ( hiện nay không còn áp dụng) Tùy theo hoàn cảnh phát sinh giao dịch, các đơn vị hay khách hàng của Ngân hàng có thể sử dụng một trong các thể thức thanh toán nêu trên. Để công tác thanh tóan không dùng tiền mặt qua Ngân hàng có thể thực hịên nhanh chóng, chính xác thì các bên mua, bên bán và Ngân hàng phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau: Thứ nhất: Khách hàng có quyền lựa chọn Ngân hàng để mở tài khoản giao dịch và thực hiện thanh tóan tại một Ngân hàng có cung cấp dịch vụ thanh toán. Thứ hai: Việc mở tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc nhà nƣớc và thực hiện thanh tóan qua tài khoản đƣợc ghi bằng đồng Việt Nam. Trƣờng hợp mở và thanh toán bằng ngoại tệ phải đƣợc thực hiện theo cơ chế quản lý ngoại hối của Chính phủ Việt Nam ban hành. Thứ ba : Để đảm bảo thanh toán đầy đủ kịp thời các chủ tài khoản (bên trả tiền) phải có đủ tiền trên tài khoản. Thứ tư : Ngân hàng và Kho bạc Nhà nƣớc phải có trách nhiêm : Trang 5 -Thực hiện các ủy nhiệm thanh tóan của khách hàng phải chính xác, an toàn, nhanh chóng và thuận tiện, chi trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trong phạm vi số dƣ tiền gửi theo yêu cầu của khách hàng. - Nếu có thiếu sót trong quá trình thanh tóan gây thiệt hại cho khách hàng thì Ngân hàng và Kho bạc Nhà nƣớc phải bồi thƣờng thiệt hại và tùy theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý theo pháp luật. Thứ năm : Ngân hàng và Kho bạc Nhà nƣớc chỉ cung cấp số liệu trên tài khoản khách hàng cho cơ quan ngòai Ngân hàng và Kho bạc nhà nƣớc khi có văn bản của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Thứ sáu : Khi thực hiện các dịch vụ thanh tóan cho khách hàng , Ngân hàng đƣợc thu phí theo quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. 2. Các thể thức thanh tóan không dùng tiền mặt tại Việt Nam 2.1Thể thức thanh toán bằng Séc: Séc là lệnh chuyển tiền của chủ tài khoản, đƣợc lập theo mẫu do Ngân hàng quy định yêu cầu Ngân hàng, Kho bạc phục vụ mình trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho ngƣời thụ hƣởng trong thời gian hiệu lực của tờ séc đó. Về nguyên tắc, ngƣời phát hành Séc chỉ đƣợc phát hành Séc không quá số dƣ tài khoản của mình, nếu vƣợt quá sẽ phải chịu một khoản tìên phạt. Thời gian hiệu lực của tờ Séc là thời hạn tính từ ngày phát hành Séc đến ngày nộp Séc vào Ngân hàng. Thời hạn của Séc đƣợc quy định là 15 ngày (kể từ ngày phát hành). Séc đƣợc hạch toán theo nguyên tắc ghi Nợ trƣớc Có sau. Các tờ Séc sau khi đƣợc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, có đủ tiền trên tài khoản thì Ngân hàng sẽ ghi Nợ tài khoản ngƣời phát hành Séc , ghi Có vào tài khoản ngƣời thụ hƣởng Séc. 2.1.1 Séc tiền mặt. Séc tiền mặt chỉ đƣợc lĩnh tiền mặt tại đơn vị thanh toán ( ngân hàng, kho bạc…)Ngƣời phát hành séc ghi tên ngƣời lĩnh tiền mặt trên tờ séc , trong đó ghi đầy đủ các yếu tố quy định. Khi nhận séc, kế toán phải kiểm tra chặt chẽ các nội dung ghi trên séc, kể cả mẫu chữ ký. Trang 6 Nếu Séc hợp lệ, hợp pháp, kế toán ghi : Nợ : Tài khoản tiền gửi ngƣời phát hành séc Có : Tài khoản 1011- tiền mặt. 2.1.2 Séc chuyển khoản Séc chuyển khoản không đƣợc phép lĩnh tiền mặt.Trên tờ séc ghi đậm chữ séc chuyển khoản hoặc gạch 2 đƣờng chéo song song ở phía trên bên trái. Loại séc chuyển khoản này chỉ đƣợc thanh toán trong phạm vi giữa các khách hàng có tài khoản ở cùng một chi nhánh ngân hàng ( một kho bạc) hoặc khác chi nhánh ngân hàng (hoặc kho bạc) nhƣng các ngân hàng, các kho bạc này có tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố. Thời hạn hiệu lực thanh toán của mỗi tờ séc là 15 ngày, kể từ ngày ký phát hành, đến ngày nộp vào ngân hàng. Quy trình thanh toán Để thanh toán đƣợc số tiền trên các tờ séc, ngƣời thụ hƣởng lập 2 liên bảng kê nộp séc theo từng ngân hàng, từng kho bạc phục vụ bên trả tiền( mỗi ngân hàng mỗi kho bạc lập một bảng kê riêng) để nộp vào ngân hàng hoặc kho bạc nơi mình mở tài khoản hoặc nơi bên trả tiền mở tài khoản  Trƣờng hợp bên trả tiền và bên thụ hƣởng đều mở tài khoản tại cùng một ngân hàng ( một kho bạc) Nếu các tờ séc đều hợp lệ thì xử lý nhƣ sau: + Các tờ séc làm chứng từ ghi Nợ TK bên trả tiền + Một liên bảng kê làm chứng từ ghi Có TK ngƣời thụ hƣởng + Một liên bảng kê có đóng dấu ngân hàng (hoặc kho bạc) làm giấy báo có gửi ngƣời thụ hƣởng. Nếu TK tiền gửi của bên trả tiền không đủ để thanh toán Ngân hàng hoặc kho bạc lƣu tờ séc không thanh toán đƣợc và lƣu bảng kê séc để theo dõi và lập bảng kê séc khác đối với các tờ séc đủ điều kiện thanh toán , để thanh toán cho bên thụ hƣởng. Trang 7  Trƣờng hợp bên trả tiền và bên thụ hƣởng mở TK tại 2 ngân hàng (2 kho bạc) có tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố Nếu bên thụ hƣởng nộp séc vào Ngân hàng (kho bạc) phục vụ bên trả tiền thì Ngân hàng phục vụ bên trả tiền xử lý: + Dùng các tờ séc làm chứng từ ghi Nợ tài khoản bên trả tiền + Các liên bảng kê séc dùng để lập chứng từ thanh toán bù trừ và chuyển cho Ngân hàng (KB) phục vụ bên thụ hƣởng để ghi Có cho bên thụ hƣởng. Kế toán ghi : Nợ : TK bên trả tiền Có : TK 5012 – thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên Tại Ngân hàng (KB) phục vụ bên thụ hƣởng xử lý: Tiếp nhận các bảng kê séc (thông qua thanh toán bù trừ) và thanh toán cho bên thụ hƣởng. + 1 liên bảng kê séc làm chứng từ ghi Có tài khoản bên thụ hƣởng. + 1 liên bảng kê séc làm báo Có cho bên thụ hƣởng. Kế toán ghi : Nợ : TK 5012- thanh toán bù trừ của các Ngân hàng thành viên Có : TK tiền gửi ngƣời thụ hƣởng Nếu bên thụ hƣởng nộp séc vào Ngân hàng (KB) nơi mình mở tài khoản, sau khi kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp các tờ séc, ngân hàng hoặc kho bạc trực tiếp chuyển các tờ séc và bảng kê cho Ngân hàng (KB) phục vụ bên trả tiền, để xử lý theo thủ tục nói trên. 2.2 Thanh toán bằng UNC- chuyển tiền 2.2.1 Thanh toán bằng UNC Trang 8 UNC là lệnh viết của chủ tài khoản yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho ngƣời thụ hƣởng sau khi mua hàng hóa , dịch vụ , nộp thuế… UNC đƣợc áp dụng để thanh toán cho ngƣời thụ hƣởng ở cùng Ngân hàng, khác Ngân hàng, khác tỉnh, khác hệ thống Ngân hàng… Quy trình thanh toán: Tại Ngân hàng bên mua: Sau khi nhận đƣợc hàng hóa, dịch vụ của đơn vị bán, đơn vị mua phải lập 4 liên UNC theo mẫu đúng nội dung quy định , có dấu , chữ ký của chủ tài khoản. Trong trƣờng hợp ngƣời mua, ngƣời bán mở tài khoản tại hai Ngân hàng thƣơng mại khác nhau thì tùy theo hình thức thanh toán mà Ngân hàng bên mua phải lập thêm các chứng từ sau: Nếu thanh toán bằng tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nƣớc thì phải lập thêm 2 liên bảng kê (Bảng kê 11. Dựa vào bảng kê và UNC kế toán ghi: Nợ TK tiền gửi đơn vị mua Có TK 1113- Tiền gửi tại NHNN Gửi tới Ngân hàng Nhà nƣớc bảng kê và liên 3, 4 UNC _ Nếu thanh tóan bù trừ thì lập thêm 2 liên bảng kê (Bảng kê 12) .Dựa vào UNC và bảng kê , kế toán ghi: Nợ TK tiền gửi đơn vị mua Có TK 5012- Thanh toán bù trừ của NH thành viên Gửi bảng kê và liên 3,4 tới NH bên bán - Nếu thanh tóan qua liên hàng thì kế toán ghi : Nợ TK tiền gửi đơn vị mua Có TK 5211- liên hàng đi năm nay Sơ đồ quy trình thanh toán bằng UNC Đơn vị mua (1) Đơn vị bán Trang 9 (3a) (2) Ngân hàng bên mua (4) (3b) Ngân hàng bên bán 1.Đơn vị bán giao hàng 2.Đơn vị mua nộp UNC vào Ngân hàng phục vụ mình 3a.Ngân hàng bên mua ghi Nợ tài khoản đơn vị mua và báo Nợ bên mua 3b.Ngân hàng bên mua làm thủ tục thanh toán qua NHNN, bù trừ hoặc liên hàng, gửi giấy báo Có tới Ngân hàng bên bán 4.Ngân hàng bên bán ghi Có và báo Có cho đơn vị bán. _Tại Ngân hàng bên bán: Tùy theo giấy tờ thanh toán nhận đƣợc từ Ngân hàng bên mua mà ghi Nợ: + Nếu nhận đƣợc bảng kê 11, ghi nợ TK 1113 + Nếu nhận đƣợc bảng kê 12, ghi nợ TK5012 +Nếu nhận đƣợc giấy báo liên hàng ghi Nợ TK 5212- liên hàng đến năm nay Ghi Có TK đơn vị bán 2.2.2.Thanh toán bằng Séc chuyển tiền Séc chuyển tiền là một hình thức chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng trong đó ngƣời đại diện đứng tên trên tờ Séc trực tiếp cầm và chuyển nộp Séc vào Ngân hàng trả tiền để lĩnh tiền mặt hay chuyển khoản , để chi trả cho ngƣời cho ngƣời cung cấp hàng hóa dịch vụ. Séc chuyển tiền đƣợc thanh toán giữa các Ngân hàng, các địa phƣơng nhƣng cùng hệ thống Ngân hàng thƣơng mại. Trang 10 Thời hạn hiệu lực tối đa là 30 ngày kể từ ngày phát hành séc. Hình thức này khá thuận tiện và an toàn vì trên Séc chuyển tiền có ký hiệu mật. Sơ đồ quy trình thanh toán bằng Séc chuyển tiền Đơn vị chuyển tiền (2) (1) (4b) Ngƣời đại diện Ngân hàng chi trả chuyển tiền Ngân hàng chuyển tiền (4a) 1.Đơn vị chuyển tiền lập UNC nộp vào Ngân hàng phục vụ mình 2.Ngân hàng chuyển tiền phát hành séc chuyển tiền và giao séc cho ngƣời đại diện đơn vị chuyển tiền 3.Ngƣời đại diện (ngƣời cầm séc )trực tiếp cầm séc nộp vào Ngân hàng trả tiền 4a.Ngân hàng trả tiền lập giấy báo Nợ liên hàng gửi cho Ngân hàng chuyển tiền 4b.Ngân hàng trả tiền cho ngƣời đại diện đơn vị chuyển tiền Quy trình hạch tóan Muốn đƣợc cấp séc chuyển tiền , đơn vị phải lập 3 liên UNC ghi nội dung mục đích , họ tên số chứng minh thƣ ngƣời cầm séc nộp vào ngân hàng phục vụ mình. Ngân hàng phát hành séc yêu cầu ngƣời cầm séc ký tên vào mặt sau cuống séc rồi giao cả 2 liên (bản chính và bản điệp) cho ngƣời cầm séc. * Hạch toán khi cấp séc : Sau khi trao séc kế tóan ghi Trang 11 Liên 1 UNC ghi Nợ TK tiền gửi đơn vị chuyển tiền Liên 2 UNC báo Nợ cho đơn vị chuyển tiền Liên 3 UNC ghi Có TK 4661 –ký quỹ đảm bảo thanh toán séc * Hạch toán khi thanh tóan: Để đƣợc thanh toán séc chuyển tiền , ngƣời cầm séc phả nộp cả 2 liên séc chuyển tiền vào Ngân hàng trả tiền , Ngân hàng trả tiền lập giấy báo Nợ liên hàng, gửi Ngân hàng cấp séc . Xử lý chứng từ và hạch toán nhƣ sau: - Liên 1 giấy báo Nợ liên hàng và bản điệp séc chuyển tiền gửi Ngân hàng cấp séc - Liền 2 giấy báo Nợ liên hàng gửi trung tâm kiểm soát đối chiếu liên hàng - Liên 3 ghi Nợ TK 5211 – liên hàng đi năm nay Bản chính séc cầm tay dùng để ghi Có TK 4640- chuyển tiền phải trả , đứng tên ngƣời cầm séc Sau đó trả tiền cho khách hàng theo yêu cầu, nếu trả tiền mặt ghi: Nợ TK 4640 – chuyển tiền phải trả Có TK 1011 – tiền mặt tại đơn vị Tại Ngân hàng cấp séc : Khi nhận đƣợc giấy báo Nợ liên hàng và bản điệp séc cầm tay.Xử lý chứng từ và hạch tóan nhƣ sau Bản điệp séc cầm tay dùng ghi Nợ TK 4661- ký quỹ đảm bảo thanh toán séc Giấy báo liên hàng dùng ghi Có TK 5212 – liên hàng đến năm nay. 2.3 Thể thức thanh toán bằng UNT UNT là lệnh viết trên mẫu in sẵn , đơn vị bán lập UNT nhờ Ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền sau khi đã hoàn thành cung ứng hàng hóa , cung cấp dịch vụ cho đơn vị mua theo hợp đồng thỏa thuận. UNT chủ yếu sử dụng trong thanh tóan giữa các bên mua bán tín nhiệm lẫn nhau, bên mua và bên bán phải thống nhất thỏa thuận dùng hình thức thanh toán Trang 12 UNT đồng thời phải thông báo bằng văn bản cho Ngân hàng bên thụ hƣởng để có căn cứ thực hiện UNT Hình thức thanh toán UNT áp dụng giữa các đơn vị mở tài khoản tại cùng chi nhánh Ngân hàng hoặc các chi nhánh khác nhƣng cùng hệ thống Ngân hàng Sơ đồ quy trình thanh toán bằng UNT (1) ĐƠN VỊ BÁN (5) ĐƠN VỊ MUA (2) (4a) (4b) NH BÊN BÁN (3) NH BÊN MUA 1. Ngƣời bán giao hàng hóa dịch vụ cho ngƣời mua 2. Bên bán nộp UNT kèm hóa đơn giao hàng có chữ ký nhận hàng 3. Ngân hàng bên bán chuyển UNT, bản sao hóa giao hàng cho NH bên mua 4a.NH bên mua ghi Nợ TK và báo Nợ cho ngƣời mua 4b.Ngân hàng bên mua thanh toán cho Ngân hàng bên bán 5. Ngân hàng bên bán ghi Có và báo Có cho ngƣời bán Quy trình hạch toán Đơn vị bán hàng phải lập 4 liên UNT kèm theo hóa đơn giao hàng có vào Ngân hàng phục vụ mình Trƣờng hợp 2 đơn vị mở tài khoản tại 2 Ngân hàng * Hạch tóan tại Ngân hàng bên mua : Ngân hàng bên mua lập 2 liên bảng kê 11 nếu thanh toán qua 2 Ngân hàng Nhà nƣớc, 2 liên bảng kê số 12 nếu thanh tóan bù trừ, lập giấy báo liên hàng nếu thanh toán liên hàng. Đồng thời kế toán ghi: Nợ TK tiền gửi đơn vị mua Có TK 1113, nếu bảng kê 11 Có TK 5012, nếu bảng kê 12 Trang 13 Có TK 5211, nếu lập giấy báo liên hàng * Hạch toán tại Ngân hàng bên bán: Khi nhận đƣợc UNT , ngân hàng bên bán phải tách riêng liên 4 UNT để theo dõi , lƣu tại Ngân hàng mình, còn các liên 1,2,3 gửi tới Ngân hàng bên mua để ghi Nợ TK đơn vị mua Khi UNT đƣợc bên mua thanh toán ,tùy theo hình thức thanh tóan mà Ngân hàng bên bán nhận đƣợc các chứng từ phù hợp để : Ghi Nợ :- Nếu nhận đƣợc bảng kê 11, ghi Nợ TK 1113 -Nếu nhận đƣợc bảng kê 12, ghi Nợ TK 5012 -Nếu nhận đƣợc giấy báo liên hàng ghi Nợ TK 5212 Ghi Có : TK tiền gửi đơn vị bán 2.4 Thể thức thanh toán bằng thư tín dụng Thƣ tín dụng (TTD) là lệnh của Ngân hàng bên mua đối với Ngân hàng bên bán khác địa phƣơng yêu cầu trả tiền theo các chứng từ của ngƣời bán đã giao hàng hóa cung ứng dịch vụ theo đúng điều kiện của ngƣời mua. Theo thể thức thanh toán này , khi bên bán đã sẵn sàng giao hàng bên mua phải ký quỹ vào Ngân hàng một số tiền đủ để mở TTD thanh tóan tiền mua hàng. Quy trình mở Thƣ tín dụng (4) ĐƠN VỊ MUA (1) ĐƠN VỊ BÁN (8) (3) (5) (6) (2) NH BÊN MUA NH BÊN BÁN Trang 14 ( 7) 1. Đơn vị mua xin mở TTD 2. NH bên mua mở TTD gửi sang NH bên bán. 3. NH bên bán báo cho đơn vị bên bán. 4. Đơn vị bán giao hàng. 5. Đơn vị bán nộp bảng kê hoá đơn và các hoá đơn. 6. NH bên bán ghi có TK đơn vị bán. 7. NH bên bán thanh toán (ghi Nợ) NH bên mua. 8. NH bên mua thanh toán TTD với đơn vị mua. Trang 15 CHƢƠNG II THỰC TRẠNG THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TẠI NHNo&PTNT TỈNH NAM ĐỊNH TRONG THỜI GIAN QUA I. VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH NAM ĐỊNH: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NHNo&PTNT) tỉnh Nam Định đƣợc thành lập từ tháng 1 năm 1997 do chia tách từ Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Hà Nam cũ. Trụ sở đóng tại thành phố Nam Định là nơi tập trung đông dân cƣ và là trung tâm kinh tế, văn hóa xã hội của tỉnh. Với lợi thế nhƣ vậy đã giúp cho Ngân hàng nông nghiệp tỉnh Nam Định đứng vững và phát triển trên lĩnh vực kinh doanh của mình. NHNo & PTNT tỉnh Nam Định là Ngân hàng thƣơng mại quốc doanh, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực phục vụ phát triển nông nghiệp và nông thôn của tỉnh với một mạng lƣới rộng khắp ở 9 NH No& PTNT huyện, 15 phƣờng, 201 xã và một thành phố, chức năng nhiệm vụ chủ yếu là: - Nhận tiền gửi thanh toán của mọi thành phần. - Huy động tiền gửi tiết kiệm và kỳ phiếu trong dân cƣ bằng VND và ngoại tệ - Cho vay trung và dài hạn đối với mọi thành phần kinh tế - Thanh toán xuất nhập khẩu hàng hóa dịch vụ trực tiếp với nƣớc ngoài qua mạng SWIFT - Làm dịch vụ chuyển tiền nhanh qua mạng máy vi tính trong phạm vi nội tỉnh và toàn quốc. - Thực hiện các nghiệp vụ và dịch vụ khác của Ngân hàng thƣơng mại. Trang 16 NHNo & PTNT tỉnh Nam Định là một chi nhánh của NHNo & PTNT Việt Nam, với chức năng, nhiệm vụ, kinh doanh tổng hợp, có xu hƣớng mở rộng tới tất cả các dịch vụ tài chính - Ngân hàng hiện đại. Là một Ngân hàng có nhiều khó khăn khi mới thành lập: Thiếu vốn, chi phí kinh doanh cao, dƣ nợ thấp, cơ sở vật chất - Kỹ thuật lạc hậu, trình độ nghiệp vụ chƣa cao, tổn thất rủi ro cao, kinh doanh thua lỗ. Đến nay, nhờ sự kiên trì khắc phục khó khăn, quyết tâm đổi mới, NHNo & PTNT tỉnh Nam Định không những đã khẳng định đƣợc mình, mà còn vƣơn lên phát triển trong cơ chế thị trƣờng. Về lao động: Tính đến ngày31/12/2003 tổng số lao động của NHNo & PTNT tỉnh Nam Định là 470 ngƣời. Trong đó số cán bộ có trình độ đại học chiếm 28,7%, còn trung học 56,8% và sơ cấp là 14,5%. Mặc dù đƣợc đào tạo trong cơ chế cũ song đến nay vừa học vừa làm nên đội ngũ cán bộ đã có khả năng thích ứng với mọi hoạt động trong nền kinh tế thị trƣờng. Trong hoạt động của NHNo & PTNT tỉnh Nam Định có nhiều nghiệp vụ khác nhau: Kế toán, tín dụng, kho quỹ, kiểm soát, kế hoạch, hành chính nhân sự... do đó đội ngũ cán bộ cũng đƣợc bố trí theo từng nghiệp vụ cụ thể. Riêng đối với cán bộ trực tiếp làm công tác tín dụng chiếm 50%, cán bộ làm công tác kế toán chiếm 10,6%, số còn lại làm công tác khác. Mô hình tổ chức: Ban Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Kiểm soát Phòng Kế toán Phòng Tín dụng Phòng HCNS Trang 17 II. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA NGÂN HÀNG THỜI GIAN QUA Với sự quan tâm giúp đỡ của NHNo & PTNT Việt Nam, của các cấp, các ngành cùng sự chỉ đạo chặt chẽ của ban lãnh đạo và sự cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên NHNo & PTNT tỉnh Nam Định đã đạt đƣợc một số kết quả đáng khích lệ Biểu I: Tình hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 2001 2002 700.820 885.954 1.202.869 +26.42%+35.77% - Tiền gửi dân cư 313.606 317.747 430.777 +1.30%+35.57% - Tiền gửi tổ chức kinh tế 387.214 568.207 772.092 +46.74%+35.88% 550.409 636.135 1.034.643 +15.57%+62.64% - Cho vay ngắn hạn 177.740 323.088 612.372 +81.78%+89.54% - Cho vay trung và dài hạn 372.669 313.047 422.271 -16.00%+34.89% 19.326 21.265 24.000 +10.00%+12.86% Tổng nguồn huy động Tổng dư nợ Lợi nhuận 2003 02/01 03/02 (Nguồn: Báo cáo cân đối của NHNo&PTNTtỉnh Nam Định) 1. Công tác huy động vốn Nguồn vốn là yếu tố quan trọng hàng đầu trong kinh doanh của các doanh nghiệp. Khác với các ngành kinh doanh khác, vốn tự có chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số vốn kinh doanh, vốn đi vay chỉ là bổ xung. Ngƣợc lại Ngân hàng Thƣơng mại là một doanh nghiệp kinh doanh tiền tệ, với phƣơng châm "Đi vay để cho vay" thì vốn kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn lại là vốn đi vay. Vì vậy để kinh doanh tiền tệ, nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của các Ngân hàng Thƣơng mại là phải chăm lo nguồn vốn. Để có thể huy động đƣợc tối đa nguồn vốn nhàn rỗi trong nền kinh tế đầu tƣ cho phát triển, NHNo & PTNT tỉnh Nam Định đã thực hiện đa dạng hóa các hình thức huy động vốn trên địa bàn. Duy trì các hình thức huy động vốn truyền Trang 18 thống, kết hợp với các hình thức mới nhƣ phát hành kỳ phiếu với nhiều kỳ hạn và lãi suất khác nhau, vay các tổ chức kinh tế, tài chính, tranh thủ tối đa nguồn vốn từ Ngân hàng trung ƣơng. Bên cạnh đó, NHNo & PTNT tỉnh Nam Định luôn thực hiện tốt công tác thanh toán và dịch vụ khác phục vụ khách hàng để thu hút ngày càng nhiều khách hàng đến giao dịch chuyển tiền, mở tài khoản tiền gửi cá nhân làm tăng thêm nguồn vốn trong thanh toán, mở rộng cho vay. Qua biểu 01 ta thấy tốc độ tăng trƣởng nguồn vốn huy động trong mọi thành phần kinh tế tại NHNo &PTNT tỉnh Nam Định tăng đáng kể trong các năm qua. Bên cạnh tốc độ tăng trƣởng nguồn vốn khá cao nhƣng qua bảng số liệu trên ta có thể thấy đóng vai trò chủ yếu trong tổng nguồn huy động của Ngân hàng là tiền gửi của các tổ chức kinh tế còn các cá nhân, dân cƣ thì Ngân hàng chƣa thực sự thu hút và quan tâm. Năm 2001 tổng nguồn huy động ở NHNo &PTNT tỉnh Nam Định mới chỉ đạt 700.820 triệu đồng nhƣng sang năm 2002 tổng nguồn huy động đã đạt 885.954 triệu đồng tăng 26.42% so với cùng kỳ năm trƣớc.Qua bảng số liệu ta có thể thấy, với sự phát triển của nguồn vốn thì tỷ trọng tiền gửi của dân cƣ tăng không đáng kể, năm 2001 tiền gửi của dân cƣ đạt 313.606 triệu đồng, năm 2002 đạt 317.747 triệu đồng tăng 1.3% trong khi tổng nguồn huy động của các tổ chức kinh tế tăng 46.74% so với cùng kỳ năm trƣớc. Năm 2003, NHNo & PTNT tỉnh Nam Định đã huy động đƣợc một khối lƣợng vốn nhàn rỗi trong dân cƣ và các tổ chức kinh tế trên địa bàn đủ đáp ứng cho nhu cầu tăng trƣởng tín dụng, góp phần thực hiện kinh doanh có hiệu quả. Cụ thể là: Tổng nguồn vốn huy động trên địa bàn năm 2003 là 1.202.869 triệu đồng và tăng 35.77% so với cùng kỳ năm 2002, trong đó nguồn vốn dân cƣ cũng đã tăng đáng kể đạt 430.777 triệu đồng, tăng 35.57% so với cùng kỳ năm trƣớc. 2. Sử dụng vốn Kinh doanh của NHNo & PTNT tỉnh Nam Định gắn liền với nền sản xuất nông nghiệp, nông thôn và nông dân, vì vậy đòi hỏi trong quá trình hoạt động phải có những đổi mới cho phù hợp. Hệ thống tín dụng Nông nghiệp, nông thôn hiện nay đang trong quá trình chuyển sang kinh tế thị trƣờng, những khách hàng truyền thống trƣớc kia của Ngân hàng là các thành phần kinh tế quốc doanh, kinh tế tập Trang 19 thể đƣợc thay dần bằng các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, các hộ sản xuất cũng nhƣ các doanh nghiệp tƣ nhân, cá thể đã trở thành một trong những khách hàng chính. Chính vì vậy để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trƣờng NHNo & PTNT tỉnh Nam Định luôn tìm mọi cách để mở rộng khối lƣợng tín dụng, đi liền với nó là nâng cao chất lƣợng tín dụng, nhằm mục tiêu kinh doanh và an toàn vốn, có lãi để nộp ngân sách và tăng tích lũy, góp phần về vốn cho việc phát triển kinh tế hộ sản xuất trên mặt trận nông nghiệp, nông thôn của tỉnh Nam Định. Với phƣơng châm hoạt động „‟đi vay để cho vay‟‟ năm 2001 tổng dƣ nợ còn ở mức 550.409 triệu đồng nhƣng sang năm 2002 tổng dƣ nợ của NHNo &PTNT tỉnh Nam Định đã đạt 636.135 tăng 15.57% so với cùng kỳ năm trƣớc. Năm 2003 thực hiện nghiên túc các Quyết định của Thủ tƣớng chính phủ và các văn bản hƣớng dẫn tín dụng Ngân hàng phục vụ nông nghiệp, nông thôn và nông dân NHNo & PTNT tỉnh Nam Định đã tổ chức triển khai cho vay theo tổ nhóm. Từ đó làm cho dƣ nợ tăng đáng kể: Tổng dƣ nợ đến 31/12/2003 là 1.034.643 triệu đồng tăng 62.64% so với cùng kỳ năm 2002. 3. Công tác kế toán thanh toán Công tác thanh toán tại NHNo & PTNT tỉnh Nam Định không ngừng đƣợc đổi mới với nhiều hình thức phong phú, đã thực hiện tin học hóa công nghệ thanh toán, đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán có tinh thần trách nhiệm, năng động, có trình độ nghiệp vụ chuyên môn và sử dụng máy vi tính thành thạo. Nhờ vậy đã khắc phục đƣợc tình trạng chậm trễ và yếu kém trƣớc đây trong lĩnh vực thanh toán qua Ngân hàng. Việc tổ chức thanh toán nhanh chóng, thuận tiện, chính xác, an toàn đã tạo đƣợc uy tín đối với khách hàng, thu hút đƣợc ngày càng nhiều khách hàng đến giao dịch chuyển tiền, mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt. Doanh số thanh toán không dùng tiền mặt năm 2003 là: 18.814.057 triệu đồng. 4. Kết quả kinh doanh Từ việc thực hiện tốt công tác huy động vốn, sử dụng vốn, tiết kiệm chi phí trong hoạt động kinh doanh, năm 2001 lợi nhuận mới chỉ đạt 19.326 triệu Trang 20