Tài liệu Tăng cường kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội tỉnh phú yên

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG LÊ HUY TRUNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2013 BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG LÊ HUY TRUNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn Đà Nẵng – Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả Lê Huy Trung MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu .............................................................................. 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 2 4. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................... 2 5. Bố cục đề tài........................................................................................... 2 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ............................................................... 3 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI ............................................................................................................ 6 1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT ...................................................... 6 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát quản lý ....................................................... 6 1.1.2. Bản chất, vai trò của kiểm soát ........................................................ 7 1.1.3. Phân loại hoạt động kiểm soát.......................................................... 8 1.1.4. Quy trình kiểm soát........................................................................ 10 1.1.5. Mối quan hệ giữa kiểm soát và quá trình quản lý tổng thể: ........... 12 1.1.6. Hệ thống kiểm soát trong tổ chức .................................................. 13 1.2. MỘT SỐ NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI................... 16 1.2.1. Khái niệm bảo hiểm xã hội............................................................ 16 1.2.2. Vai trò của bảo hiểm xã hội........................................................... 17 1.2.3. Qũy bảo hiểm xã hội và thu bảo hiểm xã hội ................................ 18 1.2.4. Khái niệm, vai trò của thu bảo hiểm xã hội................................... 19 1.3. KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI ............................................... 21 1.3.1. Kiểm soát thu bảo hiểm xã hội trong hệ thống quản lý................. 21 1.3.2. Yêu cầu kiểm soát thu bảo hiểm xã hội......................................... 22 1.3.3. Nguyên tắc kiểm soát thu bảo hiểm xã hội.................................... 22 1.3.4. Mục tiêu của kiểm soát thu bảo hiểm xã hội ................................. 23 1.3.5. Quy trình thu bảo hiểm xã hội ....................................................... 24 1.3.6. Nội dung kiểm soát thu bảo hiểm xã hội ....................................... 31 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................ 41 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN.................. 42 2.1. ĐẶC ĐIỂM CÁC ĐƠN VỊ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN .................... 42 2.1.1. Đặc điểm các đơn vị SDLĐ đóng trên địa bàn tỉnh Phú Yên........ 42 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý tại bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên........... 43 2.2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN .............................................................................. 47 2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN.................................................................. 54 2.3.1. Hệ thống kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên ........................................................................................................... 54 2.3.2. Tình hình thực tế công tác kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên thông qua công tác đối chiếu, kiểm tra bảo hiểm xã hội ...................................................................................................... 61 2.4. NHỮNG TỒN TẠI TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN ...................... 76 2.4.1. Về hệ thống kiểm soát thu bảo hiểm xã hội................................... 76 2.4.2. Về công tác kiểm soát thu bảo hiểm xã hội ................................... 79 2.4.3. Về phía đơn vị SDLĐ .................................................................... 80 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................ 81 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN .................. 82 3.1. ĐỊNH HƯỚNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN ............................... 82 3.1.1. Định hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát thu bảo hiểm xã hội.. 82 3.1.2. Định hướng hoàn thiện các biện pháp kiểm soát thu bảo hiểm xã hội thông qua công tác kiểm tra, đối chiếu thu bảo hiểm xã hội .................. 83 3.2. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN ....................... 83 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát thu bảo hiểm xã hội ..................... 83 3.2.2. Hoàn thiện công tác kiểm soát thu bảo hiểm xã hội ...................... 93 3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ........................................................................... 107 3.3.1. Đối với nhà nước ......................................................................... 107 3.3.2. Đối với Bảo hiểm xã hội Việt Nam ............................................. 108 3.3.3. Đối với UBND tỉnh và các cấp chính quyền ............................... 108 3.3.4. Đối với Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên........................................ 108 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3.............................................................................. 109 KẾT LUẬN .................................................................................................. 111 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 113 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao) PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế CNTT : Công nghệ thông tin CSDL : Cơ sở dữ liệu DNNN : Doanh nghiệp nhà nước DNVĐTNG : Doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài DNNQD : Doanh nghiệp ngoài quốc doanh ĐV : Đơn vị HCSN : Hành chính sự nghiệp HTX : Hợp tác xã KB : Kho bạc KHTC : Kế hoạch tài chính KSNB : Kiểm soát nội bộ LĐ : Lao động NCL : Ngoài công lập NH : Ngân hàng NLĐ : Người lao động SDLĐ : Sử dụng lao động TCHC : Tổ chức hành chính TNHS : Tiếp nhận hồ sơ TNQLHS : Tiếp nhận quản lý hồ sơ UBND : Ủy ban nhân dân UNC : Ủy nhiệm chi DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu Tên bảng bảng Trang 1.1 Kiểm soát đăng ký ban đầu nộp bảo hiểm xã hội 32 1.2 Kiểm tra, đối chiếu tại trụ sở cơ quan bảo hiểm xã hội 34 1.3 Kiểm tra tại trụ sở đơn vị sử dụng lao động 36 1.4 Kiểm soát nợ bảo hiểm xã hội 38 2.1 Thống kê các đơn vị đang hoạt động đến ngày 31/12/2012 2.2 43 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng tại BHXH tỉnh Phú Yên 55 2.3 Phân bổ lực lượng kiểm soát thu bảo hiểm xã hội 57 2.4 Sơ lược về đối tượng phỏng vấn 62 2.5 Kết quả điều tra công tác rà roát hồ sơ thu bảo hiểm xã hội 2.6 Kết quả rà soát đối chiếu thu bảo hiểm xã hội 2010 và 2012 2.7 63 63 Tổng hợp các hành vi vi phạm qua công tác đối chiếu, kiểm tra thu bảo hiểm xã hội 65 2.8 Tình hình thực hiện kế hoạch kiểm tra 2010-2012 66 2.9 Kết quả điều tra công tác tiếp nhận hồ sơ thu bảo hiểm xã hội 2.10 Tình hình nộp hồ sơ đối chiếu thu bảo hiểm xã hội năm 2010-2012 2.11 69 69 Kết quả điều tra đối với hành vi vi phạm của đơn vị sử dụng lao động 70 2.12 Kết quả điều tra đối với loại hình đơn vị hay vi phạm 2.13 Bảng tổng hợp từ biên bản kiểm tra về loại hình đơn vị vi phạm 2.14 73 Kết quả xử lý hành vi vi phạm về đối chiếu thu bảo hiểm xã hội 2.16 72 Kết quả điều tra về kết quả xử lý khi phát hiện vi phạm 2.15 71 74 Kết quả xử lý hành vi vi phạm thông qua công tác kiểm tra 75 DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu Tên hình hình Trang 1.1 Sơ đồ Trình tự của quy trình kiểm soát 11 1.2 Sơ đồ Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý 12 1.3 Sơ đồ quy trình đối chiếu giữa đơn vị sử dụng lao động với cơ quan Bảo hiểm xã hội 27 1.4 Sơ đồ Quy trình thu BHXH đối với từng đơn vị SDLĐ 31 2.1 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức quản lý của BHXH tỉnh Phú Yên 45 2.2 Sơ đồ Quy trình quản lý thu BHXH tại BHXH tỉnh Phú Yên 2.3 Sơ đồ các hoạt động kiểm soát thu BHXH tại BHXH tỉnh Phú Yên 3.1 48 50 Sơ đồ cơ sở dữ liệu ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát thu BHXH 88 3.2 Sơ đồ hoàn thiện quy trình kiểm tra bảo hiểm xã hội 96 3.3 Sơ đồ hoàn thiện quy trình thanh tra bảo hiểm xã hội 97 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài BHXH là chính sách lớn của Ðảng và Nhà nước. Trong những năm qua, công tác BHXH đã đạt được những thành tựu quan trọng, góp phần ổn định đời sống của nhân dân, thực hiện công bằng xã hội và ổn định chính trịxã hội. Hệ thống chính sách, pháp luật về BHXH từng bước được hoàn thiện phù hợp với phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, số người tham gia BHXH tăng qua các năm, thực hiện việc chi trả lương hưu và các chế độ BHXH theo quy định của pháp luật, quyền lợi của NLĐ ngày càng được mở rộng, quỹ BHXH được hình thành, có kết dư và bảo toàn, tăng trưởng, tham gia đầu tư góp phần phát triển kinh tế - xã hội. Hệ thống tổ chức BHXH Việt Nam được hình thành và phát triển, cơ bản đáp ứng yêu cầu của việc thực hiện các chế độ, chính sách BHXH. Tuy nhiên, công tác BHXH còn một số hạn chế, yếu kém. Diện bao phủ BHXH còn thấp, mới đạt khoảng 20% lực lượng LĐ. Quản lý nhà nước về BHXH chưa đáp ứng yêu cầu; việc tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách BHXH còn có thiếu sót, tình trạng NLĐ và đơn vị SDLĐ vi phạm trong việc thực hiện BHXH còn phổ biến như nợ và trốn đóng BHXH còn nhiều, quỹ BHXH nhất là Quỹ hưu trí, tử tuất có nguy cơ mất cân đối trong tương lai gần; tình trạng NLĐ lạm dụng chính sách BHXH xảy ra khá phổ biến. Từ khi thành lập đến nay, BHXH tỉnh Phú Yên đã luôn cố gắng nỗ lực phấn đấu trong công tác quản lý BHXH nên kết quả thu hàng năm đạt và vượt 100% kế hoạch hàng năm. Tuy nhiên, kết quả đó vẫn chưa tương xứng với tiềm năng của tỉnh, bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được, công tác quản lý BHXH đã bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập như tổ chức bộ máy chưa theo kịp yêu cầu quản lý, công tác đối chiếu thu nộp, công tác kiểm tra chưa 2 được chú trọng, chất lượng cán bộ chưa thực sự tốt... Xuất phát từ vai trò quan trọng đó nên việc đánh giá đúng thực trạng và tìm ra được những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát thu BHXH là một vấn đề vô cùng bức thiết, do vậy tôi chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên” làm luận văn tốt nghiệp cao học của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở lý luận về kiểm soát quản lý, kiểm soát quy trình quản lý thu BHXH, luận văn nghiên cứu phân tích đánh giá trực trạng việc kiểm soát thu BHXH tại BHXH tỉnh Phú Yên, qua đó đề ra những giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát thu BHXH, chống thất thu Quỹ BHXH tại BHXH tỉnh Phú Yên. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu lý luận và thực tiễn về công tác kiểm soát thu BHXH từ các đơn vị SDLĐ trên địa bàn tỉnh Phú Yên thực hiện Luật BHXH. Phạm vi nghiên cứu: Công tác kiểm soát thu BHXH đối với các đơn vị SDLĐ thực hiện Luật BHXH do BHXH tỉnh Phú Yên trực tiếp quản lý. 4. Phương pháp nghiên cứu Dựa vào phương pháp chuyên gia trên cơ sở trao đổi với cán bộ kiểm tra, đối chiếu quản lý hồ sơ thu BHXH kết hợp với các phương pháp cụ thể như: phương pháp mô tả, phân tích, đối chiếu so sánh và tổng hợp để phân tích thực trạng việc kiểm soát thu BHXH. Từ đó có thể đưa ra những kết luận cần thiết từ thực tế, và đề xuất các giải pháp hoàn thiện phù hợp với khả năng áp dụng tại BHXH tỉnh Phú Yên 5. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành 3 chương, bao gồm : 3 Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát thu bảo hiểm xã hội Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Đã có nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến hoạt động BHXH với nhiều khía cạnh khác nhau ở phạm vi lớn trên quy mô cả nước trước và sau khi Luật BHXH có hiệu lực từ ngày 01/01/2007. Liên quan đến nội dung kiểm soát thu BHXH, đã có một số đề tài nghiên cứu sau đây: Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại cơ quan bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh”, Nguyễn Thanh Huyền (2005). Đây là đề tài nghiên cứu về lĩnh vực kiểm soát nội bộ, nghiên cứu này nhằm để ứng dụng vào hoạt động quản lý tại đơn vị hành chính sự nghiệp, mục đích chính là: Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về KSNB trong đơn vị hành chính sự nghiệp, một vấn đề còn ít được đề cập đến trong hoạt động quản lý tại Việt Nam, đồng thời xem xét các yêu cầu của KSNB đối với hoạt động BHXH; Đề tài đã thực hiện khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Cơ quan BHXH Thành phố Hồ Chí Minh. Đặc biệt đối với hoạt động thu và chi BHXH tại Cơ quan BHXH Thành phố Hồ Chí Minh Trên cơ sở phân tích các ưu, nhược điểm nghiên cứu tác giả đề tài đã đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB đối với hoạt động BHXH tại Cơ quan BHXH Thành phố Hồ Chí Minh. · Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ”, Nguyễn Thị Phương Liên (2011). Đây cũng là đề tài nghiên cứu về lĩnh vực kiểm soát nội bộ, đề tài này hệ thống hoá lý luận và thực tiễn về BHXH, KSNB; hoàn thiện hệ thống KSNB, triển khai thực hiện tại 4 BHXH tỉnh Phú Thọ nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan BHXH tỉnh; hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống KSNB ở các đơn vị sự nghiệp nói chung và tại BHXH tỉnh Phú Thọ nói riêng; đánh giá thực trạng về hệ thống KSNB tại cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ, những kết quả đạt được và những hạn chế trong thực thi nhiệm vụ; hoàn thiện nội dung KSNB và đề xuất biện pháp triển khai thực hiện hệ thống KSNB nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ. · Đề tài “Thực trạng công tác quản lý thu bảo hiểm xã hội tại thành phố Hồ Chí Minh và những vấn đề cần hoàn thiện”, Đỗ Quang Khánh (2002). Đề tài đã giới thiệu đặc điểm kinh tế-xã hội của thành phố Hồ Chí Minh và cơ sở pháp lý để thực hiện công tác thu BHXH. Đánh giá thực trạng công tác quản lý thu BHXH ở thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1996-2001. Đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu BHXH ở thành phố Hồ Chí Minh. · Đề tài “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Kiên Giang”, Nguyễn Công Chánh (2010). Đề tài đi sâu nghiên cứu các hoạt động kiểm soát nội bộ trong quản lý nghiệp vụ thu chi BHXH nhằm mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và kiểm soát các hoạt động thu, chi của BHXH tỉnh Kiên Giang, nhằm hệ thống hóa lý luận cơ bản về vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động kiểm soát nội bộ, quản lý quỹ BHXH; đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại cơ quan BHXH tỉnh Kiên Giang trên địa bàn tỉnh Kiên Giang; đưa ra mô hình ứng dụng công nghệ thông tin đối với các hoạt động kiểm soát nội bộ của hệ thống BHXH trên địa bàn tỉnh Kiên Giang. Đề tài “Hoàn thiện công tác quản lý thu bảo hiểm xã hội khu vực kinh tế tư nhân trên địa bàn tỉnh Gia Lai”, Trần Ngọc Tuấn (2012). Đề tài hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về BHXH để xác định rõ chức năng, 5 nhiệm vụ của hệ thống BHXH, chỉ ra được phương hướng và nhiệm vụ công tác quản lý thu BHXH khu vực kinh tế tư nhân trong thời gian tới; Phân tích, đánh giá được thực trạng công tác quản lý thu BHXH khu vực KTTN trên địa bàn tỉnh Gia Lai trong những năm qua; những khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện thu BHXH khu vực KTTN; Xác định các yếu tố tác động đến việc thu BHXH khu vực KTTN trên địa bàn tỉnh Gia Lai. Từ đó, tác giả đã đề xuất phương hướng và các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hoạt động thu BHXH khu vực KTTN trên địa bàn tỉnh Gia Lai. Các công trình nghiên cứu trên có mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, cách tiếp cận khác nhau, nhưng chủ yếu nghiên cứu về công tác thu BHXH và công tác kiểm soát nội bộ BHXH. Tuy nhiên, chưa có công trình nào nghiên cứu một cách hệ thống và trực tiếp về công tác kiểm soát thu BHXH ở Việt Nam, do vậy hướng đề tài tác giả lựa chọn sẽ làm rõ hơn vấn đề kiểm soát thu BHXH. Đề tài nghiên cứu “Tăng cường kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên” của tác giả đi sâu vào việc nghiên cứu và phân tích các vấn đề liên quan đến việc tăng cường công tác kiểm soát thu BHXH dựa trên các quy định về quản lý thu BHXH, phân tích thực trạng công tác đối chiếu, kiểm tra và các quy định khác có liên quan đến công tác kiểm soát thu BHXH, những nhân tố tác động đến công tác kiểm soát thu BHXH trên địa bàn tỉnh Phú Yên và trên cơ sở lý luận khoa học và thực tiễn đề tài sẽ xây dựng các giải pháp để tăng cường kiểm soát thu BHXH trên địa bàn tỉnh Phú Yên. 6 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát quản lý Kiểm soát, có thể xem xét trên các góc độ khác nhau: Theo Từ điển Tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ học biên soạn thì kiểm soát là “xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với quy định” [5, tr.523]; Theo Đại từ điển Tiếng Việt do Trung tâm Ngôn ngữ và Văn hoá Việt Nam biên soạn, thì kiểm soát là “kiểm tra, xem xét, nhằm ngăn ngừa những sai phạm các quy định” [14, tr.386]; Theo Từ điển Luật học và Từ điển Giải thích thuật ngữ Hành chính thì kiểm soát (Ph. Contrôle) là “xem xét để phát hiện, ngăn ngừa kịp thời việc làm sai trái với thoả thuận, với quy định” [2, tr.264], “Kiểm soát thường do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền bố trí việc tiến hành các địa điểm dễ xảy ra vi phạm, hoặc ở một khâu trong quá trình hoạt động của các đối tượng cần kiểm soát” [3, tr.369]. Kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lý, ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm soát. Kiểm soát không tự nhiên tồn tại mà nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu quản lý và phục vụ quản lý. Quá trình kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, bên trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội. Kiểm soát là một chức năng của quản lý, do vậy để hiểu được khái niệm về kiểm soát, chúng ta cần phải tìm hiểu về kiểm soát trong quản lý là gì và trong đó hoạt động quản lý nói chung và quản lý của Nhà nước nói riêng được thể hiện như thế nào. Quản lý là một quá trình công việc bao gồm hướng dẫn một nhóm, một tổ chức hoàn thành một mục tiêu xác định. Quản lý không chỉ bảo đảm cho mọi 7 hoạt động của tổ chức được tiến hành với hiệu suất cao mà còn đảm bảo cho các đối tượng đó theo hướng các mục tiêu đề ra, theo chức năng được quy định và nhiệm vụ được giao. Như vậy, có thể hiểu quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng dẫn đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Quá trình quản lý từ việc lập kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan. Để đảm bảo các hoạt động, hành động mong muốn và ngăn ngừa những hành động không mong muốn thì việc kiểm soát là một chức năng không thể thiếu. Do vậy, kiểm soát không thể tồn tại nếu chúng ta không có các mục tiêu, chức năng kiểm soát tồn tại như một “khâu” độc lập của quá trình quản lý nhưng đồng thời lại là một bộ phận chủ yếu của quá trình đó, chức năng này được thể hiện khác nhau tuỳ thuộc vào cơ chế kinh tế, cấp quản lý và loại hình cụ thể. Kiểm soát có thể hiểu là cách thức để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý. Với ý nghĩa đó, kiểm soát có thể hiểu theo nhiều cách: cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua chính sách hoặc các biện pháp cụ thể; đơn vị kiểm soát đơn vị khác thông qua chi phối đáng kể quyền sở hữu và lợi ích tương ứng; nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và các thủ tục quản lý. Vậy “kiểm soát là công việc nhằm soát xét lại những quy định, những quá trình thực thi các quyết định quản lý được thể hiện trên các nghiệp vụ, những thao tác cụ thể nhằm nắm bắt và điều hành được những nghiệp vụ đó” [7, tr.4]. 1.1.2. Bản chất, vai trò của kiểm soát a. Bản chất của kiểm soát: là việc thiết lập mục tiêu cần đạt đến, xây dựng các hoạt động và thủ tục để nắm bắt và điều hành hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu đã định. b. Vai trò của kiểm soát: là giúp nhà lãnh đạo xem xét hoạt động của 8 đơn vị trong quá trình quản lý của mình có những vấn đề gì cần phải giải quyết và tìm những biện pháp điều chỉnh phù hợp, kịp thời. 1.1.3. Phân loại hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau, tuỳ theo các tiêu thức khác nhau mà chúng có thể phân loại các hoạt động kiểm soát, cụ thể: a. Căn cứ theo nội dung của kiểm soát: kiểm soát hành chính và kiểm soát kế toán - Kiểm soát hành chính: là tập trung vào các thể thức kiểm tra, nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp, nghiêm minh và hiệu quả. Các thao tác kiểm soát hành chính được thực hiện trên các lĩnh vực tổ chức và hành chính ở mọi cấp độ như: tuyển chọn nhân viên, xây dựng tác phong, quy trình làm việc, tổ chức thực hiện các công việc cùng với các thao tác kiểm soát quá trình chấp hành và mệnh lệnh ở đơn vị. - Kiểm soát kế toán: kiểm soát thực hiện mục tiêu bảo vệ tài sản và đảm bảo độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán, kiểm soát phải đảm bảo: + Các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của quản lý. + Các nghiệp vụ ghi sổ là cần thiết để chuẩn bị các báo cáo tài chính đúng theo quy định và duy trì khả năng hạch toán của tài sản. + Các hoạt động đều được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp, giúp cho việc thiết lập thông tin kinh tế tài chính phù hợp với các chuẩn mực kế toán, thể hiện chính xác, toàn diện nguồn lực hiện có của đơn vị và phải có sự điều chỉnh khi có những chênh lệch. + Cung cấp căn cứ đề ra quyết định xử lý sai lệch, rủi ro có thể gặp phải. Như vậy kiểm soát kế toán chỉ quan tâm đến hoạt động tài chính của 9 đơn vị được phản ánh trên các tài liệu kế toán. Trong khi đó kiểm soát quản lý yêu cầu một phạm vi rộng hơn của các đối tượng kiểm soát theo mục tiêu quản lý của toàn bộ tổ chức. Tuy nhiên kiểm soát kế toán lại có vai trò là cơ sở cho kiểm soát quản lý. Các chứng từ kế toán không chỉ là thông tin mà còn là minh chứng pháp lý cho sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. Từ đó kiểm soát kế toán có thể hình thành phương pháp tự kiểm soát: đối ứng tài khoản không chỉ là phương pháp phân loại, phản ánh sự vận động của tài sản mà còn là phương pháp kiểm tra những quan hệ cân đối cụ thể; tổng hợp - cân đối kế toán không chỉ cung cấp những thông tin tổng hợp mà còn là phương pháp kiểm tra kết quả cân đối tổng quát trong thông tin kế toán. b. Căn cứ vào mục tiêu kiểm soát: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh - Kiểm soát ngăn ngừa: là việc kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát này thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ và chính xác. - Kiểm soát phát hiện: là kiểm soát tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra. Kiểm soát phát hiện và kiểm soát ngăn ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát, do kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi quá trình tác nghiệp đã xảy ra giúp cho việc phát hiện các sai phạm “lọt lưới” kiểm soát phòng ngừa. Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát phát hiện là sự “răn đe” làm tăng trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa. 10 - Kiểm soát điều chỉnh: hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định điều chỉnh các sai sót bị phát hiện. c. Căn cứ vào thời điểm thực hiện trong quá trình tác nghiệp: kiểm soát trước, kiểm soát hiện hành và kiểm soát sau. - Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước, kiểm soát hướng về tương lai. Mục đích của kiểm soát này là nhằm khắc phục độ trễ thời gian trong kiểm soát thực hiện, nó tiên liệu những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp, đề phòng những rủi ro và các khó khăn tiềm ẩn. Hoạt động kiểm soát này đặc biệt quan trọng, tuy nhiên nó chưa phổ biến về mặt kỹ thuật và còn rất hạn chế do nhu cầu về con người thực hiện kiểm soát phải là những người thực sự có trình độ và có nhiều kinh nghiệm thực tế để có thể tiên liệu trước những rủi ro có thể xảy ra, mặt khác chi phí cho hoạt động này khá lớn. - Kiểm soát hiện hành hay còn gọi là kiểm soát tác nghiệp là hoạt động kiểm soát được tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện kịp thời những sai lầm có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các thao tác tác nghiệp. Do vậy nếu làm tốt công tác kiểm soát tác nghiệp thì mức độ rủi ro trong quá trình tác nghiệp sẽ giảm đi, đảm bảo được hiệu quả công việc ở mức tốt nhất. - Kiểm soát sau khi tác nghiệp hay còn gọi là kiểm soát thông tin phản hồi (còn gọi là kiểm soát thông tin trở về trước) là hoạt động kiểm soát thông dụng nhất hiện nay. Mặc dù bị độ trễ thời gian song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ căn cứ để đánh giá, đo lường kết quả tác nghiệp. 1.1.4. Quy trình kiểm soát Trình tự của quy trình kiểm soát thể hiện theo sơ đồ