Tài liệu Tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty cổ phần cấp thoát nước quảng nam.

B GIÁO D C VÀ ÀO T O I H C À N NG NG TH NGUY T NGA TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B V DOANH THU VÀ TI N THU BÁN HÀNG T I CÔNG TY C PH N C P THOÁT NƯ C QU NG NAM LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH à N ng – Năm 2013 B GIÁO D C VÀ ÀO T O I H C À N NG NG TH NGUY T NGA TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B V DOANH THU VÀ TI N THU BÁN HÀNG T I CÔNG TY C PH N C P THOÁT NƯ C QU NG NAM Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Ngư i hư ng d n khoa h c: PGS.TS NGUY N M NH TOÀN à N ng – Năm 2013 L I CAM OAN Tôi cam oan ây là công trình nghiên c u c a riêng tôi. Các s li u, k t qu nêu trong lu n văn là trung th c và chưa t ng ư c ai công b trong b t kỳ công trình nào khác. Tác gi lu n văn ng Th Nguy t Nga M CL C M U................................................................................................. 1 1. Tính c p thi t c a tài ........................................................................ 1 2. M c tiêu nghiên c u c a 3. tài ............................................................. 2 i tư ng và ph m vi nghiên c u ......................................................... 3 4. Phương pháp nghiên c u....................................................................... 3 5. B c c c a lu n văn............................................................................... 3 6. T ng quan tài li u nghiên c u ............................................................... 3 CHƯƠNG 1. NH NG V N SOÁT N I B LÝ LU N CƠ B N V KI M I V I DOANH THU VÀ TI N THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHI P ..................................................... 8 1.1. LÝ LU N CHUNG V H TH NG KI M SOÁT N I B TRONG DOANH NGHI P..................................................................... 8 1.1.1 Khái ni m v h th ng ki m soát n i b .......................................... 8 1.1.2. Ch c năng c a h th ng ki m soát n i b . ................................... 10 1.1.3. Các y u t c u thành c a h th ng ki m soát n i b .................... 11 1.1.4. H n ch ti m tàng c a h th ng ki m soát n i b ......................... 17 1.2. KI M SOÁT N I B I V I DOANH THU VÀ TI N THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHI P ............................................. 18 1.2.1. c i m c a chu trình bán hàng và thu ti n bán hàng ................ 18 1.2.2. T ch c KSNB i v i doanh thu và ti n thu bán hàng trong doanh nghi p ...................................................................................................... 21 K T LU N CHƯƠNG 1..................................................................... 32 CHƯƠNG 2. TH C TR NG KI M SOÁT N I B I V I DOANH THU VÀ TI N THU BÁN HÀNG T I CÔNG TY CP C P THOÁT NƯ C QU NG NAM................................................. 33 2.1. T NG QUAN V CÔNG TY CP C P THOÁT NƯ C QU NG NAM ...................................................................................................... 33 2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri n c a Công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam.............................................................................................. 33 2.1.2. Ch c năng và nhi m v c a Công ty ............................................ 34 2.1.3. c i m ho t 2.2. TH C TR NG V ng s n xu t kinh doanh c a Công ty ................. 35 KI M SOÁT N I B I V I DOANH THU VÀ TI N THU BÁN HÀNG T I CÔNG TY CP C P THOÁT NƯ C QU NG NAM .......................................................................... 38 2.2.1. Môi trư ng ki m soát .................................................................... 38 2.2.2. c i m h th ng k toán t i công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam ......................................................................................................... 45 2.2.3. Th c tr ng KSNB i v i doanh thu và ti n thu bán hàng t i công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam........................................................... 49 2.2.4. Nh ng t n t i trong công tác KSNB doanh thu và ti n thu bán hàng t i công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam. ................................... 62 K T LU N CHƯƠNG 2..................................................................... 66 CHƯƠNG 3. M T S N IB GI I PHÁP TĂNG CƯ NG KI M SOÁT I V I DOANH THU VÀ TI N THU BÁN HÀNG T I CÔNG TY CP C P THOÁT NƯ C QU NG NAM....................... 67 3.1. S C N THI T PH I TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B I V I DOANH THU VÀ TI N THU BÁN HÀNG T I CÔNG TY67 3.2. M T S B GI I PHÁP NH M TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I I V I DOANH THU VÀ TI N THU BÁN HÀNG T I CÔNG TY .......................................................................................................... 67 3.2.1. Hoàn thi n môi trư ng ki m soát.................................................. 67 3.2.2. Hoàn thi n công tác ánh giá và qu n lý r i ro i v i doanh thu và ti n thu bán hàng t i công ty............................................................... 71 3.2.3. Hoàn thi n h th ng thông tin ph c v cho KSNB chu trình bán hàng và thu ti n t i Công ty..................................................................... 74 3.2.4. Hoàn thi n các th t c NSNB i v i doanh thu và ti n thu bán hàng ......................................................................................................... 78 K T LU N CHƯƠNG 3..................................................................... 86 K T LU N .......................................................................................... 87 DANH M C TÀI LI U THAM KH O QUY T PH L C NH GIAO TÀI LU N VĂN (b n sao) DANH M C CÁC CH VI T T T BCTC : Báo cáo tài chính CBCNV : Cán b công nhân viên CP : C ph n XN : Xí nghi p KH : Khách hàng KSNB : Ki m soát n i b KTNB : Ki m toán n i b MTKS : Môi trư ng ki m soát MTV : M t thành viên Q : Quy t SXKD : S n xu t kinh doanh TNHH : Trách nhi m h u h n UB : y ban UBND : y ban nhân dân nh DANH M C CÁC B NG BI U S hi u Tên b ng Trang 2.1 Doanh thu d ch v c p nư c t i Công ty qua các th i kỳ 34 2.2 B ng 2.2. Giá tiêu th nư c s ch 57 3.1 Báo cáo t ng h p công n theo l trình tháng 05/2013 76 3.2 Báo cáo t ng h p phân tích s dư n 77 b ng DANH M C CÁC SƠ S hi u Tên sơ Trang 2.1 Dây chuy n công ngh c a nhà máy nư c t i các XN 37 2.2 Sơ t ch c b máy qu n lý t i Công ty 40 2.3 Sơ t ch c b máy qu n lý t i các XN c p thoát nư c 42 2.4 Sơ t ch c b máy k toán t i Công ty 46 2.5 Sơ hình th c k toán t i Công ty 47 2.6 Quy trình KSNB sơ i v i doanh thu tiêu th nư c t i 52 Quy trình KSNB ti n thu bán hàng t i qu y thu c a các 59 Công ty 2.7 XN 2.8 Quy trình KSNB ti n thu bán hàng t i a ch KH 2.9 Quy trình KSNB ti n thu bán hàng b ng nh thu qua 60 61 ngân hàng 3.1 T ch c b máy ki m toán n i b t i Công ty 71 3.2 Quy trình tăng cư ng KSNB 79 nư c i v i doanh thu tiêu th 1 M 1. Tính c p thi t c a U tài Trong xu hư ng toàn c u hóa và h i nh p như hi n nay, òi h i các doanh nghi p ph i nhanh chóng thay kinh t c a phù h p v i tình hình phát tri n t nư c, hoà nh p vào n n kinh t th gi i. M i doanh nghi p ph i thi t l p và duy trì các b ph n qu n lý i i u hành các ho t ki m tra, ki m soát và tư v n cho nhà ng s n xu t kinh doanh trong doanh nghi p. M t trong các b ph n th c hi n ch c năng này là b ph n ki m soát n i b . Ki m soát n i b giúp qu n lý hi u qu các ngu n l c c a doanh nghi p ng th i góp ph n h n ch t i a nh ng r i ro trong quá trình s n xu t kinh doanh giúp doanh nghi p xây d ng m t n n t ng qu n lý v ng ch c. Công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam là m t trong hai ơn v th c hi n nhi m v cung c p nư c s ch ph c v cho nhu c u s n xu t, sinh ho t cho ngư i dân t i t nh Qu ng Nam có ti n thân là doanh nghi p nhà nư c, v a th c hi n c ph n hóa nên còn g p nhi u khó khăn trong công tác qu n lý, i u hành. Trong nh ng năm g n ây, cùng v i s phát tri n m nh m c a n n kinh t i s ng c a ngư i dân ngày càng ư c nâng cao, v n v b ov s c kh e con ngư i ngày càng ư c chú tr ng. Vì v y, nhu c u v nư c s ch ngày càng tăng, v i s tăng nhanh v nhu c u nư c s ch ã giúp cho ngu n thu c a Công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam không ng ng l n m nh. Tuy nhiên, v n v ki m soát doanh thu và ti n thu bán hàng c a công ty còn nhi u khó khăn, b t c p và h n ch ch y u là do: Giai o n u tiên c a c ph n hóa, cán b công nhân viên công ty chưa th c s b t nh p v i phong cách làm vi c m i, trình v n còn t n t i chuyên môn chưa cao, s trì tr trong công vi c m t s b ph n. M ng lư i cung c p nư c s ch tr i r ng trên toàn t nh v i 13 ơn v tr c thu c. M c khác, các ơn v tr c thu c này n m 2 nhi u a ph n cách xa Công ty, có nh ng ơn v n m c a t nh Qu ng Nam như XN c p thoát nư c Khâm vùng sâu, vùng xa c, XN c p thoát nư c Nam Giang…Vì v y vi c ki m soát doanh thu và ti n thu t i các ơn v này r t khó khăn. Do ó, có th c nh tranh t t trong n n kinh t th trư ng như hi n nay òi h i ơn v ph i xây d ng m t h th ng ki m soát n i b v ng m nh. Trong ó n i b t là ph i tăng cư ng ki m soát n i b i v i doanh thu và công tác thu ti n nư c nh m áp ng ư c yêu c u c a qu n lý tài chính, bi t là trong vi c giám sát bán hàng và thu ti n c m b o doanh thu ư c chính xác và tránh ư c th t thoát trong vi c thu ti n. Ngoài ra, vi c ki m soát doanh thu và ti n thu bán hàng còn nh hư ng tr c ti p n vi c ánh giá công tác s d ng ng v n c a doanh nghi p và m b o cung c p k p th i, trung th c các thông tin tài chính ph c v cho nhu c u ra quy t nh c a nhà qu n tr . Xu t phát t các yêu c u c p thi t trên, tôi ch n tài “Tăng cư ng ki m soát n i b v doanh thu và ti n thu bán hàng t i Công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam” làm 2. M c tiêu nghiên c u c a tài lu n văn t t nghi p Th c sĩ kinh t . tài V m t lý lu n: Lu n văn t ng h p nh ng v n soát n i b lý lu n cơ b n v ki m i v i doanh thu và ti n thu bán hàng t i doanh nghi p. V m t th c ti n: Lu n văn nghiên c u công tác ki m soát n i b iv i doanh thu và ti n thu bán hàng t i Công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam, ánh giá nh ng m t ã t ư c cũng như nêu lên nh ng h n ch c a h th ng ki m soát n i b t i ơn v . Qua ó, lu n văn ã xu t các gi i pháp c th nh m tăng cư ng h th ng ki m soát n i b v doanh thu và ti n thu bán hàng t i ơn v trong giai o n hi n nay. 3 3. i tư ng và ph m vi nghiên c u i tư ng nghiên c u c a tài ư c gi i h n trong công tác ki m soát n i b v doanh thu và ti n thu i v i lĩnh v c cung c p nư c s ch t i Công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam và các XN c p thoát nư c tr c thu c trên toàn t nh. Ph m vi nghiên c u: Bao g m văn phòng t ng Công ty và các XN c p thoát nư c tr c thu c. 4. Phương pháp nghiên c u u tiên tài h th ng hóa nh ng cơ s lý lu n cơ b n v h th ng ki m soát n i b thông qua m t s tài li u ư c công b , trên cơ s lý lu n chung ó tác gi ti n hành nghiên c u v th c tr ng h th ng ki m soát n i b t i Công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam thông qua quá trình trao i ph ng v n cán b công nhân viên Công ty và khách hàng s d ng nư c c a Công ty. Ngoài ra còn s d ng các phương pháp c th bao g m: Phương pháp i u tra ph ng v n, phương pháp phân tích t ng h p, so sánh…các s li u t tư li u th c t làm rõ v n c n nghiên c u. 5. B c c c a lu n văn Ngoài ph n m u, k t lu n, n i dung lu n văn g m 3 chương: Chương 1: Nh ng v n lý lu n cơ b n v ki m soát n i b iv i doanh thu và ti n thu bán hàng trong doanh nghi p. Chương 2: Th c tr ng ki m soát n i b i v i doanh thu và ti n thu bán hàng t i Công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam. Chương 3: M t s gi i pháp tăng cư ng ki m soát n i b i v i doanh thu và ti n thu bán hàng t i Công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam 6. T ng quan tài li u nghiên c u Trên th gi i thu t ng “Ki m soát n i b ” ã ư c c p chính th c trong m t công b c a C c D Tr Liên Bang Hoa Kỳ vào năm 1929. Tuy 4 nhiên, n năm 1992 báo cáo c a COSO ra KSNB mang tính y i ã ưa ra nh nghĩa v và h th ng nh t. N n t ng lý lu n chu n cơ b n v KSNB mà báo cáo COSO ã t o d ng là cơ s lý lu n hoàn thi n. Nh ó mà ã có hàng lo t nghiên c u m r ng và phát tri n trên nhi u lĩnh v c khác nhau. i v i Vi t Nam, h th ng lý lu n v KSNB g n li n v i s ra phát tri n c a ho t ng ki m toán i và c l p c a Vi t Nam trong th i gian qua. Cu i nh ng năm 1980, khi nhà nư c t ng bư c chuy n n n kinh t bao c p sang n n kinh t th trư ng theo có s xu t hi n c a các nhà nh hư ng xã h i ch nghĩa, u tư nư c ngoài, ho t c bi t là khi ng ki m toán m i ư c chú tr ng. Nhìn chung, Vi t Nam lý lu n v KSNB còn sơ sài và chưa ư c coi tr ng. KSNB ch y u v n ch toán viên ư c xem là công c quan tr ng h tr ki m c l p th c hi n ki m toán. Ch c năng KSNB chưa th c s tách r i hoàn toàn kh i ki m toán n i b và KSNB chưa ư c xem là công c h u hi u giúp ích cho quá trình qu n lý ho t ng c a doanh nghi p. V i xu th m c a và h i nh p như hi n nay, các hình th c kinh doanh nư c ta ngày càng tr nên a d ng, c bi t các nhà u tư v n ã và ang d n tách r i kh i vai trò qu n lý doanh nghi p. Chính vì v y, m t h th ng KSNB v ng m nh ang là m t nhu c u c p thi t, m t công c t i ưu nh s an toàn c a ngu n v n lãnh u tư, xác nh hi u qu o cũng như k p th i n m b t hi u qu ho t xác i u hành c a ban ng c a doanh nghi p. V i vai trò quan tr ng ó, hi n nay ã có r t nhi u công trình nghiên c u v h th ng KSNB v doanh thu và ti n thu bán hàng i v i doanh nghi p nh ng lĩnh v c khác nhau như: Vi n thông, i n l c, cung c p nư c s ch, s n xu t, xây d ng…và ã có nh ng óng góp to l n, ư c áp d ng cho công tác th c ti n t i ơn v . 5 Lu n văn th c sĩ “Tăng cư ng ki m soát n i b thu bán i n t i Công ty TNHH MTV Quỳnh (2008) [11]. Tác gi v h th ng KSNB i v i doanh thu và ti n i n l c à N ng” c a Thái Như ã khái quát ư c nh ng cơ s lý lu n chung nh t i v i doanh thu và ti n thu bán hàng t i doanh nghi p. Trên cơ s s d ng các phương pháp nghiên c u như: phân tích, t ng h p, so sánh tác gi ã i sâu phân tích làm rõ th c tr ng v h th ng KSNB iv i doanh thu và ti n thu bán hàng t i ơn v v i nh ng n i dung chính sau: Ch ra c i m ho t hư ng ng SXKD c a ơn v nói riêng c a ngành nói chung nh n vi c thi t l p và xây d ng h th ng KSNB t i ơn v . Phân tích các nhân t c a môi trư ng ki m soát, cách th c t ch c thông tin công tác KSNB, nêu lên nh ng m t trong h th ng KSNB t i ơn v . t ư c và nh ng h n ch c bi t, tác gi ã c th , thi t th c trong t ng giai o n, t ng công vi c ph c v cho ang t n t i xu t nh ng gi i pháp tăng cư ng công tác KSNB doanh thu và ti n thu bán hàng cho ơn v . Lu n văn th c sĩ “Hoàn thi n các th t c ki m soát n i b chi phí và doanh thu t i Công ty TNHH MTV c p thoát nư c Phú Yên” c a Lê Th Khánh Như (2012) [10]. V m t lý lu n, lu n văn ã khái quát nh ng cơ s lý lu n chung nh t v KSNB i v i chi phí và doanh thu i v i doanh nghi p nói chung và doanh nghi p cung c p nư c s ch nói riêng. Trên cơ s lý lu n và thông qua th c t công tác KSNB i v i chi phí và doanh thu lu n văn ã ưa ra nh ng gi i pháp hoàn thi n KSNB chi phí và doanh thu hoàn ch nh trên c ba phương di n: Hoàn thi n môi trư ng ki m soát, hoàn thi n h th ng thông tin k toán và hoàn thi n các th t c KSNB i v i chi phí và doanh thu ti n nư c t i các XN c p thoát nư c và t i Công ty. Ti p theo, tác gi cư ng ki m soát n i b ng Th C m Hà cũng ã nghiên c u v vi c “Tăng i v i doanh thu và ti n thu bán hàng t i công ty TNHH MTV C p nư c à N ng” (Lu n văn th c sĩ, 2012) [5]. V ph n cơ s 6 lý lu n, tác gi ã h th ng l i nh ng v n thu và ti n thu bán hàng cơ b n v KSNB i v i doanh i v i doanh nghi p. Thông qua th c hi n các th t c ki m soát k t h p v i các phương pháp ph ng v n, phân tích, t ng h p tác gi ph n ánh th c tr ng công tác KSNB i v i doanh thu và ti n thu bán hàng t i Công ty TNHH MTV c p nư c c i m ho t à N ng. Trên cơ s tìm hi u nh ng ng s n xu t kinh doanh c a ngành d ch v cung c p nư c, quy mô c a công ty, th c tr ng KSNB i v i doanh thu và ti n thu bán hàng t i công ty và các chi nhánh c p nư c tr c thu c tác gi bi n pháp c th nh m tăng cư ng công tác KSNB ã xu t nh ng i v i doanh thu và ti n thu t i ơn v , h n ch th p nh t nh ng r i ro và th t thoát doanh thu, ti n thu m b o hi u qu c a vi c kinh doanh. Tuy nhiên, do c i m ho t t ng lĩnh v c, quy mô ho t lãnh ng s n xu t kinh doanh c a t ng ngành, ng c a t ng ơn v , tri t lý kinh doanh c a ban o t ng doanh nghi p khác nhau nên v n thi t l p, xây d ng và v n hành h th ng KSNB c a h m t dù v n d a trên n n t ng lý lu n chung v h th ng KSNB nhưng v n có nh ng nét c trưng riêng. Vì v y, có th xây d ng m t h th ng KSNB th t s h u hi u thì không cách nào khác là m i doanh nghi p ph i t nghiên c u tiêu mong mu n t ư c c i m c a ơn v , ra nh ng m c xây d ng m t h th ng KSNB riêng phù h p và hi u qu nh t. Trong quá trình nghiên c u lu n văn, bên c nh tìm hi u, k th a nh ng cơ s lý lu n chung v h th ng KSNB i v i doanh thu và ti n thu bán hàng trong doanh nghi p c a các tác gi trên. Tác gi tham kh o nh ng n i dung v h th ng KSNB c a báo cáo COSO (1992) [14], B môn ki m toán, Khoa k toán – ki m toán, Trư ng i h c kinh t Thành Ph H Chí Minh (2005), Ki m toán, NXB Th ng kê, TP H Chí Minh [2], Nguy n Quang Huynh (2001), Ki m toán tài chính, NXB Tài chính, Hà N i [7], nghiên c u lý thuy t 7 v h th ng KSNB trong chương trình gi ng d y c a m t s trư ng ih c khác trong nư c, m t s webside, chu n m c ki m toán… i sâu phân tích th c tr ng v h th ng KSNB t i Công ty c ph n c p thoát nư c Qu ng Nam tác gi ã ti n hành thu th p thông tin thông qua ph ng v n nhân viên t i Công ty, nhân viên ghi thu t i các XN c p thoát nư c v vi c t ch c h th ng KSNB t i ơn v , các th t c ki m soát ư c áp d ng k t h p v i các phương pháp như: Phương pháp phân tích, t ng h p, so sánh… tác gi v nên m t b c tranh toàn di n nh t v h th ng KSNB doanh thu và ti n thu bán hàng t văn phòng công ty thu c. Trên cơ s iv i n các ơn v tr c ó lu n văn ã ưa ra nh ng h n ch và xu t các gi i pháp nh m tăng cư ng công tác KSNB v doanh thu và ti n thu bán hàng t i Công ty CP c p thoát nư c Qu ng Nam. 8 CHƯƠNG 1 NH NG V N N IB LÝ LU N CƠ B N V KI M SOÁT I V I DOANH THU VÀ TI N THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHI P 1.1. LÝ LU N CHUNG V H TH NG KI M SOÁT N I B TRONG DOANH NGHI P 1.1.1 Khái ni m v h th ng ki m soát n i b Ki m tra, ki m soát luôn là khâu quan tr ng trong m i quy trình qu n tr , các nhà qu n lý thư ng quan tâm ki m soát n vi c hình thành và duy trì các ho t t ư c các m c tiêu c a t ch c. T ng ó, khái ni m KSNB ã ư c hình thành và phát tri n d n tr thành m t h th ng lý lu n v v n ki m soát trong t ch c, nó không ch ph c v cho công vi c c a ki m toán viên mà còn liên quan m t thi t nv n qu n tr doanh nghi p. Theo liên oàn k toán Qu c t (IFAC): H th ng KSNB là m t h th ng g m nh ng chính sách, tiêu chu n và th t c ư c thi t l p t i ơn v nh m t ư c các m c tiêu mong mu n: + B o v tài s n c a ơn v không b s d ng lãng phí, gian l n ho c không có hi u qu . + Cung c p d li u thông tin k toán k p th i, chính xác và áng tin c y v th c tr ng ho t c a m i ho t + quan + ng, ph n ánh y và khách quan các n i dung ch y u ng kinh t tài chính c a doanh nghi p. m b o tuân th n ho t úng m c các quy t nh và các ch pháp lý liên ng SXKD c a doanh nghi p. ánh giá hi u qu ho t ng và năng l c qu n lý c a doanh nghi p nh m ngăn ng a s l p l i không c n thi t trong tác nghi p, gây ra s lãng phí trong ho t ng và s d ng kém hi u qu các ngu n l c c a doanh nghi p. 9 Theo chu n m c ki m toán Vi t Nam s 400 (VSA 400): H th ng KSNB là các quy nh và các th t c ki m soát do ơn v d ng và áp d ng nh m ư c ki m toán xây m b o cho ơn v tuân th pháp lu t và các quy ki m tra, ki m soát, ngăn ng a và phát hi n gian l n, sai sót, nh l p BCTC trung th c và h p lý nh m b o v , qu n lý và s d ng có hi u qu tài s n c a ơn v . [4] Theo báo cáo COSO [14]: KSNB là m t quá trình b chi ph i b i ngư i qu n lý, h i ng qu n tr và các nhân viên c a ơn v , nó ư c thi t l p cung c p m t s m b o h p lý nh m t ư c các m c tiêu sau ây: + S h u hi u và hi u qu c a ho t ng + S tin c y c a báo cáo tài chính + S tuân th pháp lu t và các quy nh QUÁ TRÌNH H i ng qu n tr Ngư i qu n lý KI M SOÁT N IB Hi u l c, hi u qu các ho t ng tin c y các thông tin Tuân th pháp lu t và các quy nh Nhân viên MB O H P LÝ - KSNB là m t quá trình ki m soát giúp cho ơn v t ư c các m c tiêu c a mình. - KSNB ư c thi t k và v n hành b i con ngư i: KSNB không ch ơn thu n là chính sách, th t c, bi u m u… mà ph i bao g m c nhân l c c a 10 ơn v ó. Chính con ngư i s l p ra m c tiêu, thi t l p cơ ch và v n hành nó. M t h th ng KSNB t t không ch ư c thi t k t t mà còn ư c v n hành t t. - KSNB cung c p m t s i nh ng m c tiêu s m b o h p lý ch không ph i m b o tuy t t ư c vì khi v n hành h th ng KSNB, nh ng y u kém có th x y ra do các sai l m c a con ngư i. M t nguyên t c cơ b n cho quy t nh qu n lý là chi phí cho quá trình ki m soát không th vư t quá l i ích ư c mong i t quá trình ki m soát. * T các khái ni m trên có th th y h th ng KSNB có nh ng c i m sau: - H th ng KSNB trong doanh nghi p có hai ph n: Th nh t, các cơ ch KSNB bao g m toàn b các cơ ch nghi p v , các quy trình, các cơ ch nghi p v c ng v i m t cơ c u t ch c như: phân công, phân nhi m, phân c p, y quy n, s p x p nh m làm cho ho t ng c a doanh nghi p ư c hi u qu , an toàn. Th hai, các b ph n ki m tra, giám sát, chuyên trách nh m làm cho vi c v n hành các cơ ch KSNB trên ư c th c hi n nghiêm, có hi u qu . - H th ng KSNB s luôn g n k t v i m i b ph n, m i quy trình nghi p v và m i nhân viên trong doanh nghi p ít nhi u s tham gia vào vi c KSNB và ki m soát l n nhau. 1.1.2. Ch c năng c a h th ng ki m soát n i b . H th ng KSNB do chính nhà qu n lý ơn v thi t l p, xây d ng ph c v cho m c ích qu n lý c a mình. Khi thi t l p và v n hành m t h th ng KSNB, các nhà qu n lý doanh nghi p luôn hư ng n các m c ích ã v ch s n. K t h p các quan i m khác nhau, có th th y h th ng KSNB có các ch c năng và nhi m v sau: - Giúp cho vi c qu n lý, i u hành ho t ó, phát hi n k p th i nh ng v n ng kinh doanh có hi u qu . T trong kinh doanh ra các bi n pháp 11 gi i quy t. - Mang l i s m b o ch c ch n là các quy t ư c th c hi n úng th th c và quy t nh và ch nh, các ch ng th i giám sát m c qu n lý hi u qu c a các ó. - Phát hi n k p th i nh ng r c r i, sai sót, r i ro trong kinh doanh ho ch nh và i u ch nh các bi n pháp phù h p. - Ngăn ch n và phát hi n các sai ph m, gian l n trong m i ho t ng c a doanh nghi p. - Ghi chép s sách k toán nghi p v và các ho t - y , chính xác và úng th th c v các ng kinh doanh phát sinh. m b o vi c l p BCTC k p th i, chính xác và theo các yêu c u pháp mb o tuân th nh có liên quan. - B o v tài s n và thông tin không b l m d ng, s d ng sai m c ích. 1.1.3. Các y u t c u thành c a h th ng ki m soát n i b Theo báo cáo c a COSO (1992) m t h th ng KSNB hoàn ch nh, ho t ng hi u qu thì ph i bao g m 5 thành ph n ó là: Môi trư ng ki m soát, ánh giá r i ro, ho t ng ki m soát, thông tin truy n thông và giám sát. a. Môi trư ng ki m soát MTKS ph n ánh s c thái chung c a m t t ch c, tác ng n ý th c c a m i ngư i trong ơn v , là n n t ng cho các b ph n khác trong h th ng KSNB.[1] Môi trư ng ki m soát bao g m nh n th c, thái qu n lý trong ơn v , hành ng c a ngư i i v i ki m soát và t m quan tr ng c a ki m soát. Môi trư ng ki m soát ch u nh hư ng c a văn hóa và l ch s c a t ch c và ngư c l i nó l i nh hư ng n ý th c c a nhân viên c a t ch c ó. Các nhân t có tính ch t môi trư ng g m: Tính chính tr c và các giá tr o c: ây là nhân t quan tr ng c a