Tài liệu Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại công ty tnhh nguyễn nga lâu.

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu riêng của tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất cứ công trình nào khác. Tác giả luận văn Vương Trần Tưởng MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN...................................................................................................................1 b. Quy trình sản xuất sản phẩm ............................................................................37 Quy trình sản xuất sản phẩm bột nhang được mô tả theo quy trình như sau: 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................95 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCTC : Báo cáo tài chính BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp CBCNV : Cán bộ công nhân viên CPSX : Chi phí sản xuất CPSXC : Chi phí sản xuất chung CPNVLTT : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPNCTT : Chi phí nhân công trực tiếp DN : Doanh nghiệp KH TSCĐ : Khấu hao tài sản cố định KPCĐ : Kinh phí công đoàn KSNB : Kiểm soát nội bộ PX : Phân xưởng SL : Sản lượng SP : Sản phẩm SXKD : Sản xuất kinh doanh TK : Tài khoản TNHH : Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Số hiệu bảng 2.1 2.2 2.3 Tên bảng Trang Đơn giá tính lương các mã hàng sản xuất tại Công ty Định mức các đơn đặt hàng Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có 47 49 51 2.4 hóa đơn Bảng tập hợp chi phí sản xuất Tháng 11 năm 2011 Phân 2.5 2.6 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 xưởng bột nhang 1 Phiếu đề nghị cấp vật tư Phiếu xuất kho Phiếu đề nghị cấp vật tư Phiếu xuất kho Bảng kê phiếu xuất kho Sổ chi tiết chi phí NVLTT Sổ chi tiết chi phí SXC Báo cáo tình hình thực hiện chi phí nguyên vật liệu trực 54 59 60 74 75 76 77 78 3.7 3.8 3.9 tiếp Báo cáo tình hình thực hiện chi phí nhân công trực tiếp Báo cáo tình hình thực hiện chi phí SXC Báo cáo tình hình sử dụng điện, nước 80 82 84 91 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu sơ đồ 2.1 2.2 Tên sơ đồ Trang Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH 38 2.3 2.4 2.5 2.6 Nguyễn Nga Lâu Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Lưu đồ kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu Lưu đồ kiểm soát quá trình hạch toán CP NVLTT Lưu đồ kiểm soát chu trình tính và thanh toán lương 42 44 57 61 65 3.1 thực tế cho công nhân trực tiếp sản xuất Lưu đồ kiểm soát chu trình tính và thanh toán lương thực tế cho công nhân trực tiếp sản xuất 88 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế thế giới và nước ta đang tạo ra cho các doanh nghiệp có nhiều cơ hội mới để phát triển, cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, nhưng cũng chứa đựng rất nhiều thử thách mà doanh nghiệp phải đương đầu. Hơn bao giờ hết để vượt qua những thử thách, khó khăn, cạnh tranh khốc liệt đó đòi hỏi doanh nghiệp không những phải đổi mới công nghệ sản xuất tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm… mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch... ); bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; bảo đảm tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Bảo đảm mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp; bảo đảm tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Hiện nay, qui mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu ngày càng mở rộng, sản xuất ngày càng nhiều phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài, nhưng việc kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty chưa được quan tâm đúng mức, còn bộc lộ nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý chi phí, một số nguyên vật liệu chưa có định mức nên được ghi nhận theo số thực tế phát sinh, chưa xây dựng định mức khoán chi phí sản xuất chung… nên không thể tránh khỏi những rủi ro, sai sót, gian lận nhất định trong quá trình quản lý. 2 Vì vậy, việc tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty là một yêu cầu cấp thiết nhằm hỗ trợ cho công ty hạn chế những rủi ro, gian lận dẫn đến thất thoát tài sản. Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu” để nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu Về mặt lý luận: Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp. Về mặt thực tiễn: thông qua việc tìm hiểu, thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin từ thực tiễn tại Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu, có những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất và tác giả đưa ra một số giải pháp phù hợp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất ở công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất bao gồm: Môi trường kiểm soát, tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát và các thủ tục kiểm soát cụ thể. Phạm vi nghiên cứu: phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát về chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu. Tuy nhiên trong khuôn khổ luận văn, tác giả chỉ tập trung vào nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất bột nhang, vì chi phí này chiếm tỷ trọng lớn trong công ty. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và sử dụng các phương pháp cụ thể như phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng KHKD, Trưởng Phòng kỹ thuật, Quản đốc phân xưởng để tìm hiểu môi 3 trường kiểm soát, sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, so sánh lý luận và thực tiễn …nhằm khái quát lý luận, tổng kết thực tiễn. Trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu. 5. Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Luận văn được trình bày thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu. Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất là một công việc không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng và hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng đó trong mọi quy trình quản lý của đơn vị. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp các lợi ích như: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...), bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp, đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp. Trong quá trình nghiên cứu làm luận văn, tác giả đã tham khảo một số đề tài tương tự về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất như: 4 - Tác giả Lê Thị Thu Hiền (2010), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty giày Thượng đình”, Luận văn Thạc sĩ Quản Trị kinh doanh, Đại Học Đà Nẵng. Luận văn đã khái quát các vấn đề cơ bản về kiểm soát trong quản lý và bản chất của kiểm soát. Tác giả nêu lên các khái niệm, nội dung chi phí, nguyên tắc của kiểm soát chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp. Luận văn đã nêu cụ thể, cách tổ chức hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất giày cũng như nội dung và trình tự kiểm soát chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất giày từ đó xác định mục tiêu kiểm soát, lập hệ thống dự toán, đo lường kết quả thực hiện chi phí và phân tích biến động, điều chỉnh các sai lệch về chi phí, từ đó cụ thể hóa công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty ty giày Thượng Đình, đề xuất các phương án như nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất. - Tác giả Huỳnh thị Loan (2008), “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ”, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Đà Nẵng, tôi đã rút ra được kết quả như sau: Tác giả đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp nói chung và đặc điểm kiểm soát chi phí sản xuất trong ngành may nói riêng. Luận văn đã phản ánh thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Tổng Công ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ bao gồm: Môi trường kiểm soát, Phân loại chi phí phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí sản xuất, thiết lập các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất, công tác lập dự toán chi phí sản xuất và tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát chi phí sản xuất. Luận văn đã nêu lên những vấn đề còn tồn tại như: chưa thực hiện công tác kế toán quản trị, bộ phận kiểm toán nội bộ chưa thành lập, công tác kiểm kê chưa thấu đáo, các báo cáo chi phí NVL, tiền lương chưa chỉ rõ chiều 5 hướng biến động và nguyên nhân của sự biến động đó. Từ những hạn chế trên, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí sản xuất như: hoàn thiện môi trường kiểm soát; kiểm soát chi phí NVLTT, kiểm soát chi phí NCTT, kiểm soát chi phí SXC; xác lập dự toán chi phí sản xuất linh hoạt và lập các báo cáo chi phí phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất. - Tác giả Hoàng thị Thu Vân (2010), “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần thép Đà Nẵng”, Luận văn Thạc sĩ Quản Trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng. Luận văn đã hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp nói chung và đặc điểm kiểm soát chi phí sản xuất trong ngành thép nói riêng. Luận văn đã phản ánh được thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần thép Đà Nẵng gồm: tổ chức hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin kỹ thuật phục vụ công tác kiểm soát chi phí, công tác lập kế hoạch, hệ thống định mức chi phí sản xuất, thiết lập các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất. Phân tích chỉ ra những mặt hạn chế cần hoàn thiện về kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần thép Đà Nẵng như: môi trường kiểm soát chưa thực sự lành mạnh, chưa xây dựng hệ thống định mức chi phí SXC, thủ tục kiểm soát chưa thực sự hữu hiệu. Từ việc đánh giá công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần thép Đà Nẵng có những hạn chế, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty như: Hoàn thiện môi trường kiểm soát, xây dựng hệ thống định mức, thiết lập các thủ tục kiểm soát chi phí NVLTT, kiểm soát chi phí NCTT, kiểm soát chi phí SXC nhằm phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí sản xuất. Như vậy, các công trình nghiên cứu trên đã nghiên cứu các vấn đề chủ 6 yếu: những lý luận chung về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp và thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại doanh nghiệp đó, nhận thấy những mặt tồn tại của doanh nghiệp từ đó đề ra những giải pháp tăng cường công tác kiểm soát chi phí sản xuất. Tuy nhiên, tại Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu công tác kiểm soát chi phí sản xuất còn nhiều hạn chế, bất cập cần phải được hoàn thiện và tại Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu chưa có tác giả nào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty. Chính vì vậy, tác giả đi vào lí luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất, những nội dung cơ bản của kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp, đi vào tìm hiểu, phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại công ty, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại công ty. 7 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm, bản chất kiểm soát nội bộ a. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát” [1, tr. 5-10]. Kiểm soát nội bộ là một thực thể bên trong của đơn vị, do người của đơn vị thực hiện để kiểm sóat xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức đã được quy định trong các qui chế khi thi hành bổn phận. Hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống KSNB là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Các bước kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác có được tiến hành hiệu quả và hợp lý hay không. 8 Kiểm soát nội bộ là một quá trình do nhà quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên đơn vị chi phối, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. b. Bản chất của kiểm soát nội bộ trong quá trình quản lý Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, tất yếu mỗi đơn vị đều phải tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu: rà soát các tiềm năng, xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức, đối chiếu thực tế so với dự toán để tìm ra các nguyên nhân của sự biến động để từ đó có các biện pháp khắc phục kịp thời. Bản chất của KSNB là việc thiết lập các kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan, từ đó thiết kế nên những hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đã xây dựng. Đồng thời trong quá trình thực hiện các mục tiêu cần phải đưa ra các biện pháp và hành động phụ trợ để đạt được các mục tiêu tốt hơn. Bất kỳ một đơn vị kinh tế nào, thì KSNB cũng bao gồm cả hai loại: Kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý. + Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu là bảo vệ tài sản và bảo đảm thông tin kế toán chính xác, tin cậy. + Kiểm soát quản lý: để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của cán bộ công nhân viên đối với chính sách quản lý. Đứng trên giác độ tổ chức, vai trò của kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán là như nhau. Tuy nhiên, kiểm soát quản lý chủ yếu đề cập đến các vấn đề liên quan đến tổ chức, chủ trương của đơn vị, ít có quan hệ trực tiếp đối 9 với sự hợp lý của thông tin kế toán, còn kiểm soát kế toán chủ yếu quan tâm đến tính hợp lý của thông tin kế toán. 1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ - Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính kịp thời, chính xác và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý doanh nghiệp phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các qui định. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong doanh nghiệp vào việc tuân thủ các chính sách, qui định nội bộ qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp. - Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị trường, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. Trong các mục tiêu trên thì hai mục tiêu đầu quan tâm đến lĩnh vực kế toán và mục tiêu sau đặt trọng tâm vào lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp. Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng bao trùm lên mọi mặt và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. 1.1.3. Chức năng của kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ có các chức năng sau: - Kiểm soát nội bộ tạo điều kiện cho các đơn vị điều hành và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả, đó là các thủ tục kiểm soát giúp cho các nhà quản lý sử dụng hiệu quả và tránh được sự lãng phí nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Kiểm soát nội bộ đảm bảo giám sát mức độ hiệu năng, hiệu quả của các quyết định trong quá trình thực thi, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, thể thức đã được quy định. 10 - Kịp thời phát hiện những vấn đề nảy sinh trong sản xuất kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó. - Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm, gian lận trong kinh doanh. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vấn đề gian lận là điều không tránh khỏi, bởi vì các hoạt động đều do con người thực hiện. Vì vậy, cần phải có các quy trình kiểm soát chặt chẽ, hữu hiệu để ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận. - Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua công tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và đúng quy định. Bằng việc thiết lập các quy trình quản lý về tài chính kế toán, về hệ thống cung cấp số liệu và báo cáo. KSNB sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán đảm bảo tuân thủ đúng theo các quy định. - Đảm bảo các báo cáo tài chính được lập kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các chuẩn mực, qui định hiện hành. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể bị mất cắp, bị thất thoát hoặc bị sử dụng sai mục đích. 1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400(VAS 400) thì hệ thống kiểm soát nội bộ được chia làm 3 yếu tố cơ bản là: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Các bộ phận này được thiết kế nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. a. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận 11 thức và hành động của người quản lý đơn vị, bao gồm các nhân tố sau đây: * Đặc thù về quản lý Đặc thù quản lý trước hết chỉ quan điểm khác nhau của người quản lý đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị. Mọi hoạt động của đơn vị đều được đặt dưới sự điều hành của các nhà quản trị. Bởi vậy quan điểm, đường lối cũng như tư cách của họ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ còn phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị. Đặc thù về quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực trong đơn vị. Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểm soát phụ thuộc vào quan điểm, phong cách điều hành của người này; còn nếu quyền lực được phân tán cho nhiều người thì vấn đề kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử dụng không hết quyền hạn được giao hay lạm quyền. Đồng thời để nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, nhà quản trị cần phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. * Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa các bộ phận, giữa các thành viên trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Nếu cơ cấu tổ chức hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần hình thành hệ thống giải quyết thông tin một cách xuyên suốt từ trên xuống dưới và góp phần ngăn ngừa có hiệu quả hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả phải tuân thủ một số nguyên tắc sau: 12 - Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản. Sự phân chia này giúp cho việc kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận. - Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Ví dụ: bộ phận mua hàng và bộ phận nhận hàng là hai bộ phận độc lập tương đối vì chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị. * Chính sách nhân sự Bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của nhà quản lý đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật đối với các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng cán bộ, nhân viên có năng lực và đạo đức. Quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào, vấn đề con người là nhân tố quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát, là chủ thể trực tiếp trong việc thực hiện các thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị. Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với doanh nghiệp, là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của DN, nên DN muốn hoạt động tốt cần phải có một chính sách nhân sự phù hợp. Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong một tổ chức. Chính sách nhân sự bao gồm chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên. 13 Nếu đơn vị có một đội ngũ công nhân viên trình độ chuyên môn cao, đạo đức tốt và đoàn kết gắn bó với nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát cụ thể có không chặt chẽ đi chăng nữa, các gian lận và sai sót cũng ít xảy ra. Ngược lại, nếu đội ngũ công nhân viên của đơn vị có những người trình độ yếu kém, phẩm chất đạo đức không tốt, đố kỵ nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát có chặt chẽ đến đâu, các sai sót và gian lận vẫn xảy ra nhiều và thường xuyên. Để có được một đội ngũ công nhân viên tốt, đơn vị phải có chính sách nhân sự rõ ràng, hợp lý, đạt được các mục tiêu công bằng, khuyến khích người có năng lực, có trình độ, có phẩm chất tốt phấn đấu vươn lên và kỷ luật thích đáng những người sai phạm. Vì vậy, một chính sách nhân sự tốt là một yếu tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh. * Công tác kế hoạch và dự toán Bao gồm một hệ thống kế hoạch, dự toán như: kế hoạch sản xuất, thu mua nguyên vật liệu, kế hoạch chi phí và dự toán chi phí, kế hoạch tiêu thụ, đầu tư, thu, chi...và đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính cho một kỳ tương lai mà đơn vị cần phải đạt được. Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị phải giám sát, theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực hiện với số liệu kế hoạch để phát hiện những vấn đề bất thường và có những giải pháp kịp thời. * Bộ phận kiểm toán nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên các hoạt động phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị. Để bộ phận kiểm toán nội bộ phát huy tác dụng tốt, nó phải được giao quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập và cũng phải 14 bao gồm các nhân viên có khả năng, đủ tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán. Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải thuộc cấp quản lý cao nhất để không bị giới hạn hoạt động. Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ của mình, các nhân viên này phải thường xuyên cập nhật các chế độ, chính sách của nhà nước về quy chế tài chính, các quy định của pháp luật… * Ủy ban kiểm soát Bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và là những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban này thường có quyền hạn và nhiệm vụ như: + Giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty. + Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. + Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. + Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài. Do vậy để bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả thì các nhân viên kiểm toán nội bộ phải có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu quản lý tài chính, các chính sách, qui định pháp luật Nhà nước. * Các nhân tố bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý, cũng như sự thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của cơ 15 quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… Môi trường kiểm soát tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo: + Doanh nghiệp ban hành dưới dạng văn bản các nội dung, quy tắc, chuẩn mực và phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực đến tất cả CBCNV trong đơn vị. + Doanh nghiệp phải thường xuyên luân chuyển nhân viên trong các vị trí nhạy cảm, quan tâm và bảo vệ quyền lợi các CBCNV. + Doanh nghiệp cần áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm soát phù hợp với những chuẩn mực đã được chấp nhận cho đơn vị mình. + Trách nhiệm kiểm tra và giám sát phải được phân công rõ ràng, định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập. Các giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản. b. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán của đơn vị là hệ thống thu nhận, phân loại, ghi chép, tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống kế toán ở một đơn vị gồm: - Hệ thống chứng từ ban đầu và cách vận dụng hệ thống chứng từ ban đầu. - Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán. - Hệ thống báo cáo kế toán (gồm cả BCTC và báo cáo kế toán nội bộ). Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Trong hệ thống kế toán thì quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng đối với công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiêp.