Tài liệu Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần vicem vlxd đà nẵng.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ KIỀU LINH TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN Đà Nẵng - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả luận văn Nguyễn Thị Kiều Linh MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài .................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................... 2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 2 4. Phƣơng pháp nghiên cứu................................................................................... 2 5. Đóng góp của luận văn ...................................................................................... 3 6. Bố cục đề tài ......................................................................................................... 3 7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ......................................................................... 3 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ........... 8 1.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ.......................................... 8 1.1.2. Chức năng của KSNB ....................................................................... 10 1.1.3. Mục tiêu của KSNB........................................................................... 10 1.1.4. Các thành phần chủ yếu của hệ thống KSNB .................................. 11 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ............................................................................. 21 1.2.1. Nội dung cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền .......................... 21 1.2.2. Nội dung KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ................................ 24 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1................................................................................ 34 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG .......................................................................................... 35 2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG ........................................................................................................................ 35 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ..................................................... 35 2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ................... 36 2.1.3. Đặc điểm hoạt động phân phối ......................................................... 37 2.2. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG .......................................................................................... 38 2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát ........................................................................ 38 2.2.2. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty .............................................. 44 2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP VICEM VLXD ĐÀ NẴNG.............................. 48 2.3.1. Các quy định và chính sách liên quan đến KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty......................................................................... 48 2.3.2. Thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Vicem VLXD Đà Nẵng ...................................................................... 51 2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG ........................................................................................................................ 69 2.4.1. Những kết quả đạt đƣợc trong công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ..................................................................................................... 69 2.4.2. Những hạn chế trong công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ......................................................................................................... 72 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ............................................................................................. 75 CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG ................................................. 76 3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG .......................................................................................................... 76 3.2. GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG ..... 77 3.2.1.Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát ...................................................... 77 3.2.2.Hoàn thiện công tác kế toán phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ............................................................................................ 81 3.2.3. Hoàn thiện các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ....... 84 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 .............................................................................. 93 KẾT LUẬN .................................................................................................... 94 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO) PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Ý nghĩa CBTT Cán bộ thị trƣờng GTGT Giá trị gia tăng HĐQT Hội đồng quản trị KH-TT Kế hoạch thị trƣờng KSNB Kiểm soát nội bộ DANH MỤC CÁC BẢNG Số bảng Tên bảng Trang Bảng 2.1 Cơ cấu lao động của Công ty 42 Bảng 3.1 Đơn đặt hàng 82 Bảng 3.2 Hồ sơ khách hàng 85 Bảng 3.3 Đánh giá tình hình thanh toán nợ của khách 86 hàng Bảng 3.4 Báo cáo bán hàng hàng ngày 90 Bảng 3.5 Bảng theo dõi thanh toán tiền hàng 92 DANH MỤC CÁC HÌNH Số hình Tên hình Trang Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 39 Hình 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 45 Hình 2.3 Quy trình bán hàng dƣới hình thức bán lẻ 53 Hình 2.4 Quy trình bán hàng qua đại lý 56 Hình 2.5 Hình 2.6 Hình 3.1 Quy trình kiểm soát xét duyệt bán chịu tại chi nhánh Quy trình kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn Hoàn thiện quy trình kiểm soát quy trình giao hàng và lập hóa đơn 59 62 88 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chungquyền lợi riêng của ngƣời sử dụng lao động với ngƣời lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống KSNB, làm thế nào để ngƣời lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của ngƣời sử dụng lao động? Làm sao quản lý đƣợc các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dƣới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tƣởng cảm tính? KSNB là những phƣơng pháp và chính sách đƣợc thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động nhằm đạt đƣợc sự tuân thủ các chính sách và quy trình đƣợc thiết lập. Ngoài ra, một hệ thống KSNB vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ƣu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tƣ, xác định hiệu quả điều hành của Ban quản lý doanh nghiệp cũng nhƣ kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng với chức năng chính là kinh doanh, cung cấp xi măng khắp các tỉnh miền Trung - Tây Nguyên thông qua hệ thống chi nhánh. Quá trình bán hàng và thu tiền diễn ra thƣờng xuyên, liên tục nên dễ xảy ra gian lận, rủi ro. Các gian lận, sai sót trong chu trình bán hàng và thu tiền sẽ ảnh hƣởng thay đổi doanh thu, chi phí dẫn đến làm sai lệch kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, hệ thống KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng cần đƣợc tổ chức và vận hành tốt để đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp Công ty mở rộng kinh doanh cũng nhƣ đạt đƣợc các mục tiêu đề ra. 2 Tại Công ty đã thiết lập các thủ tục KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền. Tuy nhiên việc kiểm soát còn nhiều bất cập và hạn chế. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả đã chọn đề tài “Tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ. 2. Mục tiêu nghiên cứu Qua tìm hiểu và đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng, nhận biết những hạn chế và nguyên nhân hạn chế của KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng. Phạm vi nghiên cứu: Hiện nay, các xí nghiệp sản xuất đƣợc phân cấp tài chính, tự chủ trong hoạt động còn các chi nhánh kinh doanh xi măng phụ thuộc vào Công ty, do Công ty trực tiếp kiểm soát về tài chính và kinh doanh. Do đó, phạm vi nghiên cứu của luận văn giới hạn trong hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại các chi nhánh thuộc Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng các phƣơng pháp cụ thể nhƣ: quan sát, thu thập tài liệu, so sánh đối chiếu, tổng hợp, tiếp cận hồ sơ và phân tích. Kết quả nghiên cứu còn dựa trên hồ sơ tài liệu, các cuộc phỏng vấn trực tiếp kế toán trƣởng, kế toán viên và các bộ phận chức năng có liên quan để khảo sát thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty. 3 5. Đóng góp của luận văn Luận văn góp phần hệ thống hóa và làm rõ các lý luận về KSNB và cụ thể là KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại Công ty, luận văn phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ ra những thành tựu đã đạt đƣợc và những rủi ro có thể xảy ra. Từ đó đƣa ra biện pháp nhằm tăng cƣờng KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty. 6. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng 7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Việc xây dựng hệ thống KSNB là nhu cầu tất yếu nhằm tăng khả năng cạnh tranh và là công cụ không thể thiếu của mọi tổ chức. KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế nhƣ: con ngƣời, tài sản, vốn… góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng đƣợc một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, vấn đề KSNB tốt để đạt đƣợc mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp rất cấp thiết và đƣợc chú trọng. Do đó đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về vấn đề này. Trong quá trình thực hiện luận 4 văn, tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu cùng chủ đề KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Cụ thể: Đề tài của tác giả Đăng Thị Cẩm Hà (2012) “Tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty TNHH MTV Cấp nước Đà Nẵng”– Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. Đặc điểm doanh thu và tiền thu bán hàng của Công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Đà Nẵng là số lƣợng khách hàng lớn và đa dạng, từ khách hàng cá nhân đến khách hàng doanh nghiệp, tổ chức nên việc KSNB có nhiều tồn tại cần khắc phục nhƣ: Chƣa có bộ phận độc lập nào kiểm tra, kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng; Ít coi trọng công tác kiểm soát hợp đồng cung cấp và tiêu thụ nƣớc làm ảnh hƣởng đến doanh thu trong kỳ; Việc ghi chỉ số đồng hồ nƣớc chƣa đƣợc kiểm tra dễ xảy ra sai sót, gian lận nhƣ thƣờng xảy ra tình trạng nhân viên biên đọc ghi sai chỉ số đồng hồ nƣớc rồi tháng sau mới phát hiện ra và điều chỉnh; Hóa đơn thu tiền nƣớc không có dấu và chữ ký ngƣời kiểm tra; Việc kiểm soát tiền thu từ đội ngũ nhân viên thu ngân trực tiếp đi thu tại nhà khách hàng chƣa chặt chẽ dẫn đến bị lợi dụng chiếm dụng vốn; Tổ chức kế toán tại các chi nhánh cấp nƣớc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Tác giả đã đƣa ra một số biện pháp nhằm tăng cƣờng KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng nhƣ: Chứng từ hóa đơn tiền nƣớc phải có đủ chữ ký của các bên liên quan nhân viên thu ngân, ngƣời kiểm soát…; Hóa đơn tiền nƣớc cần đánh số liên tục trùng với số thứ tự ghi chỉ số đồng hồ nƣớc trong sổ theo dõi chỉ số đồng hồ nƣớc để kiểm tra, kiểm soát dễ dàng hơn; Nhân viên thu ngân phải ký vào hóa đơn tiền nƣớc trƣớc khi giao khách hàng, cần có chế độ khen thƣởng, kỷ luật rõ ràng đối với nhân viên thu ngân, nên có sự luân chuyển nhân viên trong tổ phát hành hóa đơn, công nợ để tránh tình trạng câu kết chiếm dụng tiền quỹ dử dụng dài ngày; Tăng cƣờng công tác quyết toán hóa đơn; Tăng cƣờng kiểm soát công tác quản lý nợ… 5 Đề tài của tác giả Lê Thị Thanh Huyền (2012) “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty CP Gạch men Cosevco” – Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. Công ty CP Gạch men Cosevco sản xuất và kinh doanh sản phẩm chính là gạch lát, gạch ốp. Luận văn đã trình bày khá rõ thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. Trên cơ sở thực tế tại Công ty, tác giả đã nêu ƣu nhƣợc điểm của công tác KSNB hoạt động bán hàng và thu tiền. Từ đó tác giả đã đƣa ra một số giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty: Việc lập kế hoạch tiêu thụ phải có sự tham gia của bộ phận chuyên môn nghiên cứu thị trƣờng; Mở rộng đối tƣợng áp dụng chính sách tín dụng, chiết khấu không chỉ cho đại lý, khách hàng quen mà cần nhắm tới khách hàng mới; Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn để khách hàng có thể đặt hàng chính xác; Kiểm tra đột xuất quỹ tiền mặt bởi ngƣời thứ ba độc lập với kế toán và thủ quỹ; Việc lập và duyệt hợp đồng nên tách rời nhau; Quy định chế độ báo cáo định kỳ hằng ngày, hằng tuần về hoạt động bán hàng thu tiền của chi nhánh về Công ty, trên cơ sở đó kế toán Công ty kiểm tra doanh thu bán với lƣợng tiền chuyển về tài khoản Công ty có phù hợp không; Cần quy định xử phạt trƣờng hợp chiếm dụng tiền tạm thời của Công ty… Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Bích Ngọc (2012) “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng”– Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. Luận văn đã nghiên cứu về thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền với đặc điểm đặc thù của ngành sản xuất và kinh doanh phôi thép, thép xây dựng và thép phế liệu. Do hình thức bán hàng tại Công ty chủ yếu là bán hàng trả chậm nên các thủ tục KSNB chú trọng kiểm soát ba nội dung: hoạt động bán hàng, nợ phải thu và thu tiền bán hàng. Luận văn đã trình bày rõ 6 quy trình và thủ tục kiểm soát tƣơng ứng trong từng giai đoạn của chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. Qua nghiên cứu thực trạng tại Công ty, tác giả đã tìm ra những mặt đạt đƣợc và hạn chế trong công tác KSNB. Một số biện pháp giúp hoàn thiện thủ tục KSNB đƣợc đƣa ra nhƣ: Quy định rõ ràng việc tiếp nhận, xử lý và trả lời khách hàng chỉ do một bộ phận chịu trách nhiệm, đồng thời nên xây dựng một mẫu đơn đặt hàng thống nhất của Công ty; Xây dựng một bộ phận độc lập kiểm tra tình hình tài chính khách hàng giúp công tác xét duyệt hiệu quả hơn; Định kỳ bộ phận theo dõi nợ phải thu lập bảng phân tích tình hình nợ phải thu theo tuổi nợ, tỷ trọng nợ để có biện pháp thu nợ đối với từng khách hàng… Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Bích Trâm (2013)“Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Petec Bình Định”– Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. Với đặc điểm của công ty là công tác kế toán đƣợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, phƣơng thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ đối với ngành hàng xăng dầu và xi măng đã làm phát sinh nhiều rủi ro trong việc bán hàng và thu tiền. Tác giả đã phát hiện đƣợc hạn chế về môi trƣờng kiểm soát nhƣ hoạt động của ban kiểm soát mang nặng tính hình thức, các kế hoạch xây dựng chƣa chính xác…; hạn chế về thủ tục kiểm soát nhƣ: phần lớn đi sâu mảng kế toán, việc tiếp nhận đơn đặt hàng chƣa thống nhất, kiểm soát ghi nhận doanh thu chƣa thƣờng xuyên, kịp thời… Từ đó đƣa ra các giải pháp nhằm phát huy hiệu quả của hệ thống KSNB của công ty. Các luận văn trên đều đã nghiên cứu chuyên sâu về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của từng doanh nghiệp với những đặc thù riêng của từng ngành. Các tác giả đã tìm hiểu các đặc điểm của Công ty và nhận diện đƣợc các thiếu sót cần điều chỉnh, khắc phục. Từ đó đƣa ra các biện pháp giúp tăng cƣờng hiệu quả KSNB hơn nữa. Nhƣ vậy, kế thừa những nghiên cứu của các 7 tác giả trƣớc đó, tác giả đã tập hợp và hệ thống hóa những nội dung cơ bản về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Kết hợp với việc tìm hiểu thực trạng KSNB tại Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng, luận văn đƣa ra các giải pháp góp phần tăng cƣờng công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, gian lận sai sót có thể xảy ra. 8 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Khái niệm về KSNB Sự quan tâm của các cơ quan quản lý nhà nƣớc, các nhà đầu tƣ, ngân hàng, các giám đốc điều hành, các kế toán và kiểm toán viên… đến vấn đề KSNB của doanh nghiệp rất lớn. Thực tế trên đã tạo ra rất nhiều định nghĩa, quan điểm khác nhau về KSNB cũng nhƣ cách thức đánh giá thế nào là một hệ thống KSNB hữu hiệu giữa các cơ quan quản lý nhà nƣớc, các hội nghề nghiệp, giới doanh nhân và học giả. * Theo COSO (Committee of Sponsoring Organizations) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ngƣời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sau: - Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; - Sự tin cậy của báo cáo tài chính; - Sự tuân thủ pháp luật và các qui định.” KSNB là một quá trình. Các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. KSNB có mặt trong tất cả các hoạt động, các bộ phận, gắn chặt với quá trình hoạt động của tổ chức. KSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Chính con ngƣời sẽ vạch ra mục tiêu, đƣa ra biện pháp kiểm soát và vận hành hệ thống KSNB. 9 Chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vƣợt quá lợi ích mà nó mang lại từ quá trình kiểm soát đó. Vì các hạn chế tiềm tàng của KSNB nên KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. [8, tr.2] Báo cáo COSO ra đời nhằm đƣa ra một định nghĩa, một cách hiểu chung đƣợc chấp nhận rộng rãi về KSNB và cũng nhằm hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp thực hiện kiểm soát tốt hơn doanh nghiệp của mình. * Theo IAFC (International Federation of Accountant) - Liên đoàn kế toán quốc tế: Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục đƣợc thiết lập nhằm thực hiện các mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; đảm bảo độ tin cậy của các thông tin; đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả hoạt động. [9, tr.85] * Theo AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ: KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phƣơng pháp phối hợp và đo lƣờng đƣợc thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cƣờng tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài. * Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400: Hệ thống KSNB là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. [1] 10 1.1.2. Chức năng của KSNB KSNB chủ yếu do nhà quản lý đơn vị xây dựng nhằm tự kiểm tra, soát xét các hoạt động của đơn vị. Hệ thống KSNB của đơn vị cần thực hiện các chức năng sau [9, tr.57]: - Điều khiển và quản lý hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả. - Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định, chế độ quản lý đƣợc thực hiện đúng thể thức và có sự giám sát hiệu quả việc thực hiện các chế độ và quyết định đó. - Phát hiện kịp thời các rắc rối trong hoạt động, kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó, phòng ngừa hoặc hạn chế thiệt hại. - Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong việc sử dụng các nguồn lực. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động. - Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ, tuân theo các yêu cầu và chế định của pháp luật có liên quan. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. 1.1.3. Mục tiêu của KSNB KSNB là hoạt động thƣờng xảy ra trong đơn vị, đƣợc thiết lập nhằm kiểm tra, soát xét các hoạt động của đơn vị nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung đã đặt ra của đơn vị:  Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Vì vậy các thông tin cung cấp cần phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động. 11  Bảo đảm việc tuân thủ pháp luật và quy định Hệ thống KSNB đƣợc thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải đƣợc tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống KSNB cần: - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng nhƣ xử lý các sai phạm và gian lận. - Đảm bảo việc ghi chép kế toán và đầy đủ, chính xác và việc lập báo cáo tài chính trung thực, khách quan.  Bảo đảm sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị đƣợc thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực. [9, tr.86] Nhƣ vậy, có những mục tiêu xuất phát từ hoạt động kinh doanh của đơn vị và có những mục tiêu xuất phát từ bên ngoài. Những mục tiêu bắt buộc từ bên ngoài đƣợc thiết lập theo yêu cầu của pháp luật và các quy định, thƣờng là mục tiêu tuân thủ hay bảo đảm thông tin tài chính đáng tin cậy. Ngƣợc lại, mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động dựa nhiều vào sự ƣu tiên, sự xét đoán và phong cách điều hành của nhà quản lý. Nhiệm vụ của nhà quản lý đơn vị là phải xây dựng đƣợc hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa các mục tiêu nói trên. 1.1.4. Các thành phần chủ yếu của hệ thống KSNB Tủy vào loại hình hoạt động, qui mô và mục tiêu của từng doanh nghiệp mà hệ thống KSNB đƣợc thiết kế và xây dựng khác nhau cho từng trƣờng hợp cụ thể. Hệ thống KSNB gồm có năm yếu tố chính: môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. 12 a. Môi trường kiểm soát Môi trƣờng kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Các nhân tố thuộc môi trƣờng kiểm soát chủ yếu liên quan đến quan điểm, nhận thức, thái độ, hành động của ngƣời quản lý trong đơn vị. Các nhân tố thuộc về môi trƣờng kiểm soát bao gồm [4], [7], [8], [9]:  Tính chính trực và giá trị đạo đức Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trƣớc tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của nhà quản lý, giám sát. Các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị, cần phải làm gƣơng cho cấp dƣới về việc tuân thủ các chuẩn mực và phổ biến các quy định, chính sách đến mọi thành viên bằng cách thức thích hợp. Ngoài ra để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức, đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu sức ép hay các điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực.  Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của ngƣời quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hƣởng lớn đến môi trƣờng kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vƣợt mức kế hoạch. Do đó các nhân viên có động cơ dùng nhiều biện pháp để đạt đƣợc hoặc thậm chí vƣợt kế hoạch, thu đƣợc nhiều lợi nhuận nhất nhằm đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý mà không quan tâm nhiều đến các rủi ro. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và thận trọng với rủi ro. Điều này khiến cho các nhân viên có áp lực tuân thủ nghiêm ngặt các biện pháp kiểm soát đã đƣợc đề ra. Sự