TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
KHIẾU NẠI - TỐ CÁO
Phân hệ Tiếp Công dân
Hà Nội, 2009
Trang 1/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
MỤC LỤC
1
2
3
Giới thiệu chung ..................................................................................................6
1.1
Đặc điểm hệ thống .................................................................................................. 6
1.2
Mục đích – ý nghĩa xây dựng hệ thống .................................................................. 6
1.3
Đối tượng người dùng............................................................................................. 6
Cách đăng nhập chương trình ...........................................................................7
2.1
Đăng nhập/đăng xuất .............................................................................................. 7
2.2
Thay đổi mật khẩu .................................................................................................. 8
Cấu trúc chương trình........................................................................................9
Phần II
1
2
3
CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG ................................................... 10
Quản lý Nghiệp vụ Tiếp dân ............................................................................10
1.1
Hệ thống tiếp nhận và phân loại ........................................................................... 10
1.2
Hệ thống xử lý và tiếp công dân ........................................................................... 19
1.3
Quản lý Đơn không thuộc thẩm quyền ................................................................. 24
1.4
Đơn thuộc thẩm quyền.......................................................................................... 27
1.5
Quản lý Sổ kết quả................................................................................................ 30
Quản lý Công tác Báo cáo ................................................................................32
2.1
Báo cáo kết quả công tác tiếp dân......................................................................... 32
2.2
Báo cáo thống kê theo địa danh ............................................................................ 33
2.3
Báo cáo thống kê tiếp dân theo phân loại (Pending) ............................................ 35
2.4
Báo cáo thống kê đơn theo phân loại (Pending) ................................................... 35
2.5
Báo cáo chi tiết sổ tiếp dân theo địa danh............................................................. 35
2.6
Báo cáo chi tiết sổ nhận đơn theo địa danh .......................................................... 36
2.7
Báo cáo chi tiết sổ tiếp dân theo cơ quan đã giải quyết........................................ 37
2.8
Báo cáo chi tiết sổ tiếp dân theo phân loại ........................................................... 38
Quản lý Từ điển danh mục...............................................................................39
3.1
Danh mục Đơn vị.................................................................................................. 39
3.1.1 Thêm mới danh mục Đơn vị ............................................................................. 39
Trang 2/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
3.1.2 Xóa Danh mục Đơn vị ...................................................................................... 41
3.1.3 Xem, sửa node Danh mục Đơn vị..................................................................... 42
3.2
Danh mục Địa danh .............................................................................................. 42
3.2.1 Thêm mới danh mục Địa danh.......................................................................... 43
3.2.2 Xóa Danh mục Địa danh................................................................................... 44
3.2.3 Tìm kiếm Danh mục Địa Danh......................................................................... 44
3.3
Danh mục Quốc tịch ............................................................................................. 45
3.3.1 Thêm mới danh mục Quốc tịch ........................................................................ 46
3.3.2 Xóa Danh mục Quốc tịch.................................................................................. 47
3.3.3 Tìm kiếm Danh mục Quốc tịch ........................................................................ 47
3.4
Danh mục Loại đơn .............................................................................................. 47
3.4.1 Thêm mới danh mục Loại đơn.......................................................................... 48
3.4.2 Xóa Danh mục Loại đơn................................................................................... 49
3.4.3 Tìm kiếm Danh mục Loại đơn.......................................................................... 49
3.5
Danh mục Phân loại đơn....................................................................................... 50
3.5.1 Thêm mới danh mục Phân loại đơn .................................................................. 50
3.5.2 Xóa Danh mục Phân loại đơn ........................................................................... 51
3.5.3 Tìm kiếm Danh mục Phân loại đơn .................................................................. 51
3.6
Danh mục Trạng thái đơn ..................................................................................... 52
3.6.1 Thêm mới danh mục Trạng thái đơn ................................................................ 53
3.6.2 Xóa Danh mục Trạng thái đơn.......................................................................... 53
3.6.3 Tìm kiếm Danh mục Trạng thái đơn ................................................................ 54
3.7
Danh mục Thẩm quyền......................................................................................... 54
3.7.1 Thêm mới danh mục Thẩm quyền .................................................................... 55
3.7.2 Xóa Danh mục Thẩm quyền ............................................................................. 56
3.7.3 Xem, sửa node Danh mục Thẩm quyền............................................................ 57
3.8
Danh mục Kết quả ................................................................................................ 58
3.8.1 Thêm mới danh mục Kết quả............................................................................ 59
3.8.2 Xóa Danh mục Kết quả..................................................................................... 59
3.8.3 Tìm kiếm Danh mục Kết quả............................................................................ 59
3.9
Danh mục Chức vụ ............................................................................................... 60
Trang 3/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
3.9.1 Thêm mới danh mục Chức vụ .......................................................................... 61
3.9.2 Xóa Danh mục Chức vụ.................................................................................... 61
3.9.3 Tìm kiếm Danh mục Chức vụ........................................................................... 61
3.10
3.10.1
Thêm mới danh mục Loại văn bản ............................................................... 62
3.10.2
Xóa Danh mục Loại văn bản ........................................................................ 63
3.10.3
Tìm kiếm Danh mục Loại văn bản ............................................................... 63
3.11
Danh mục Lĩnh vực .............................................................................................. 64
3.11.1
Thêm mới danh mục Lĩnh vực...................................................................... 64
3.11.2
Xóa Danh mục Lĩnh vực............................................................................... 65
3.11.3
Tìm kiếm Danh mục Lĩnh vực...................................................................... 65
3.12
Danh mục Cơ quan ban hành................................................................................ 66
3.12.1
Thêm mới danh mục Lĩnh vực...................................................................... 66
3.12.2
Xóa Danh mục Cơ quan ban hành ................................................................ 67
3.12.3
Tìm kiếm Danh mục Cơ quan ban hành ....................................................... 67
3.13
4
Danh mục Loại văn bản ........................................................................................ 62
Danh mục Cơ quan đã giải quyết.......................................................................... 68
3.13.1
Thêm mới danh mục Cơ quan đã giải quyết................................................. 68
3.13.2
Xóa Danh mục Cơ quan đã giải quyết .......................................................... 69
3.13.3
Tìm kiếm Danh mục Cơ quan đã giải quyết ................................................. 69
Quản lý thông tin Hệ thống..............................................................................70
4.1
Quản trị nhóm người dùng.................................................................................... 70
4.1.1 Thêm mới nhóm người dùng ............................................................................ 70
4.1.2 Sửa thông tin nhóm người dùng ....................................................................... 72
4.1.3 Xoá nhóm người dùng ...................................................................................... 73
4.2
Quản trị người dùng.............................................................................................. 73
4.2.1 Thêm mới người dùng ...................................................................................... 73
4.2.2 Sửa thông tin người dùng ................................................................................. 74
4.2.3 Xoá người dùng ................................................................................................ 74
4.3
Khai báo đơn vị sử dụng....................................................................................... 74
4.4
Phân quyền theo chức năng .................................................................................. 77
4.5
Quản lý thông tin nhân viên.................................................................................. 80
Trang 4/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
4.6
Sao lưu dữ liệu ...................................................................................................... 83
Trang 5/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
1
Giới thiệu chung
1.1 Đặc điểm hệ thống
Hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo – Phân hệ tiếp dân được phát triển
cho Trung tâm thông tin – Thanh tra chính phủ. Phần mềm sẽ được triển khai trong
nội bộ Thanh tra chính phủ và triển khai ở cơ quan Thanh tra cấp tỉnh, Thanh tra
cấp huyện, Thanh tra cấp huyện, Thanh tra bộ ngành, Thanh tra sở ngành.
Phần mềm được triển khai với hệ thống CSDL cài đặt duy nhất tại cấp Thanh tra
chính phủ. Các cấp khác sẽ sử dụng chung CSDL với cấp Thanh tra chính phủ và
trao đổi thông tin thông qua trao đổi tự động trên hệ thống mạng (Cpnet, WAN)
1.2 Mục đích – ý nghĩa xây dựng hệ thống
Hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo – Phân hệ tiếp dân được xây dựng
nhằm rút ngắn thời gian giải quyết các công việc, giảm bớt các khâu trung gian
trong quá trình tiếp dân
Giảm thiểu việc xử lý theo phương thức thủ công trên các loại giấy tờ, hồ sơ, thay
thế bằng việc xử lý trên máy tính nhằm tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm thời
gian, nhân lực và chi phí cho nghiệp vụ tiếp nhận đơn thư, phân loại đơn, trả kết
quả cho công dân
Hệ thống được xây dựng bám sát các quy trình nghiệp vụ, phục vụ tốt nhất công
tác tiếp công dân
1.3 Đối tượng người dùng
Quản trị hệ thống: quản trị toàn bộ hệ thống bao gồm các vài trò cụ thể sau:
o Phân quyền người dùng trong từng chức năng, nghiệp vụ của hệ thống
o Quản lý truy cập nội dung trong hệ thống
o Sao lưu và phục hồi dữ liệu trong toàn hệ thống
o Quản lý người dùng, nhóm người dùng, nhân viên
Trang 6/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
Cán bộ tiếp dân : bao gồm các vai trò sau :
o Tiếp nhận đơn thư của công dân,nhập thông tin vào Sổ Tiếp dân
o Tiếp nhận, phân loại đơn, chuyển cơ quan xử lý
o Cập nhật kết quả xử lý đơn thư, trả kết quả xử lý đơn thư cho công dân
o Lập báo cáo, thống kê theo một số tiêu chí để báo cáo với lãnh đạo
2
Cách đăng nhập chương trình
2.1 Đăng nhập/đăng xuất
Để đăng nhập hệ thống, người dùng cần được cấp tài khoản đăng nhập với tên và mật
khẩu truy cập.
Khi đã được cấp quyền, người dùng có thể đăng nhập hệ thống theo các bước sau:
1. Truy nhập màn hình đăng nhập
2. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu. (sau khi đăng nhập người dùng có thể thay đổi
mật khẩu)
3. Nhấn Đồng ý
Î Chương trình hiển thị màn hình làm việc tương ứng với vai trò của tài khoản đăng
nhập.
Để đăng xuất khỏi chương trình, người dùng làm các bước sau :
1. Vào menu Hệ thống, nhấn chọn Thoát
Trang 7/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
2. Hoặc người dùng ấn nút
ở menu bar
2.2 Thay đổi mật khẩu
Để đảm bảo tính bảo mật cũng như việc cập nhật thông tin, chương trình cho phép
người dùng có thể thay đổi mật khẩu đăng nhập chương trình khi cần thiết.
Sau khi đăng nhập hệ thống, người dùng có thể thay đổi mật khẩu bằng cách:
1. Kích chuột vào menu Hệ thống
2. Nhấn chọn Thay đổi mật khẩu truy cập
Trang 8/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
3. Hiển thị màn hình Thay đổi mật khẩu
Tên login: Tên của người dùng
Mật khẩu mới: Nhập mật khẩu mới
Lặp lại mật khẩu : Xác nhận lại mật khẩu mới
4. Nhấn OK để lưu thông tin
3
Cấu trúc chương trình
Màn hình tổng quan chung của chương trình sau khi Đăng nhập vào hệ thống
Trang 9/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
Phần II
1
CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG
Quản lý Nghiệp vụ Tiếp dân
1.1 Hệ thống tiếp nhận và phân loại
Mục đích :
Hỗ trợ Cán bộ tiếp dân thực hiện các thao tác nghiệp vụ quản lý sổ tiếp dân dễ
dàng, thuận tiện
Chương trình cho phép thực hiện các thao tác sau trong Quản lý Sổ tiếp dân
Thêm mới
Xem/sửa
Xóa
Chuyển
Trang 10/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
Tìm kiếm
In sổ
Báo cáo
Kết xuất ra Excel
Thao tác thực hiện
Để thực hiện các thao tác nghiệp vụ ở menu Sổ tiếp dân, người dùng click chọn
menu Nghiệp vụ, chọn Hệ thống tiếp nhận và phân loại. Hệ thống hiển thị màn
hình :
1. Thêm mới Sổ tiếp dân
•
Nhấn nút
, chương trình hiển thị màn hình thêm mới
Trang 11/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
Trang 12/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
•
Nhập thông tin vào form
o Số : Hệ thống tự động sinh Số hồ sơ
o Ngày tiếp : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để
thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Đại diện: Tích chọn đại diện :Cá nhân hoặc Tập thể. Nếu tích
chọn Tập thể , hiển thị ô Số người
o Đơn : Tích chọn Đơn : Có hoặc Không
o Số CMND : Nhập thông tin số CMND của người khiếu nại, tố
cáo
o Năm sinh : Nhập thông tin năm sinh của người khiếu nại, tố cáo
o Giới tính : Tích chọn : Nam hoặc Nữ
o Họ tên : Nhập họ tên người khiếu nại, tố cáo
Trang 13/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
o KT Trùng : Bấm chọn nút KT Trùng để kiểm tra xem tên người
khiếu nại, tố cáo đã tồn tại hay chưa
o Danh sách kèm theo : Nhập thông tin danh sách hồ sơ kèm theo
o Chi tiết địa chỉ : Nhập thông tin chi tiết địa chỉ
o Dân tộc : Mặc định là Dân tộc : Kinh. Người dùng ấn nút F9
hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Dân tộc
o Địa danh: Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter
để hiển thị danh sách Địa danh
o Quốc tịch : Mặc định là Quốc tịch : Việt Nam. Người dùng ấn
nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Quốc
tịch
o Nội dung đăng ký: Nhập thông tin nội dung đăng ký
o Ghi chú : Nhập thông tin ghi chú
o Loại đơn : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter
để hiển thị danh sách Loại đơn
o Mã phân loại : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi
Enter để hiển thị danh sách Mã phân loại, Tên phân loại
o Tên phân loại : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi
Enter để hiển thị danh sách Mã phân loại, Tên phân loại
o Diễn giải : Nhập thông tin diễn giải
o Tên cơ quan đã giải quyết : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập
một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách
o Lần giải quyết : Nhập thông tin lần giải quyết
o Có quyết định : Click chọn nút
định hay không
để chọn danh sách Có quyết
o Nội dung đã giải quyết : Nhập thông tin nội dung giải quyết
o Hướng dẫn : Click chọn nút
hay Không Hướng dẫn
để chọn danh sách Hướng dẫn
o Phức tạp : Click ô
hay không
để chọn vụ việc này phức tạp
•
Ấn nút
•
Ấn nút
sơ khác
để lưu thông tin
để xóa toàn bộ thông tin đã nhập, nhập thông tin hồ
Trang 14/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
•
Ấn nút
để thoát khỏi màn hình Thêm mới
2. Xem/Sửa Sổ tiếp dân
•
Chọn sổ tiếp dân cần xem/sửa trên Danh sách sổ tiếp dân
•
Click đúp chuột vào sổ tiếp dân muốn xem
•
Cập nhật thông tin thay đổi . Các thao tác thực hiện như phần Thêm mới
sổ tiếp dân
3. Xóa Sổ tiếp dân
•
Chọn sổ tiếp dân cần xóa trên Danh sách sổ tiếp dân
•
Ấn nút
• Nhấn Xóa để xác nhận việc xóa, nhấn Không để hủy bỏ thao tác
4. Chuyển Sổ tiếp dân
•
Chọn sổ tiếp dân cần chuyển trên Danh sách sổ tiếp dân
•
Ấn nút
•
Nhập thông tin vào form
, hiển thị form Chuyển
o Cán bộ chuyển : Mặc định tên Cán bộ đang sử dụng hệ thống
o Ngày chuyển : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có
để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Chuyển đến : Click chọn nút
đến
để chọn danh sách nơi chuyển
•
Ấn nút
•
Ấn nút
để thoát khỏi form Chuyển
•
Ấn nút
để sửa thông tin nơi Chuyển đến
để chuyển Sổ tiếp dân
Trang 15/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
•
Ngoài cách trên người dùng có thể ấn nút
hồ sơ để hiển thị form Chuyển
trong form thêm mới
5. Tìm kiếm Sổ tiếp dân
•
Ấn nút
•
Nhập thông tin muốn tìm kiếm vào form
, hiển thị form Tìm kiếm
o Từ ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để
thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Đến ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để
thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Đơn : Click chọn nút
để chọn danh sách đơn
o Đại diện : Click chọn nút
để chọn danh sách đại diện
o Loại Đơn : Click chọn nút
để chọn danh sách loại đơn
o Số người, Đến : Nhập thông tin số người từ bao nhiêu đến bao
nhiêu
o Chuyển đến : Click chọn nút
để chọn danh sách chuyển đến
Trang 16/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
o Phân loại đơn : Click chọn nút
đơn
để chọn danh sách phân loại
o Số lần : Nhập thông tin số lần
o Cơ quan đã giải quyết : Click chọn nút
cơ quan đã giải quyết
để chọn danh sách
o Họ tên : Nhập thông tin họ tên
o Tương tự, Chính xác : Chọn nút Tương tự hoặc Chính xác để
tìm kiếm thông tin họ tên với kết quả tương tự hoặc chính xác
o Địa chỉ : T/TP : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi
Enter để hiển thị danh sách Tỉnh, Thành phố
o Quận/Huyện : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi
Enter để hiển thị danh sách Quận, Huyện
o Xã/Phường : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi
Enter để hiển thị danh sách Xã, Phường
o Địa danh : Hiển thị thông tin xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành
phố vừa được select ở trên
o Nội dung đăng ký : Nhập thông tin nội dung đăng ký
o Phức tạp : Click ô
hay không
•
Ấn nút
• Ấn nút
6. In sổ Sổ tiếp dân
để chọn vụ việc này phức tạp
để tìm kiếm thông tin
để thoát khỏi form tìm kiếm
•
Ấn nút
•
Nhập thông tin vào form
, hiển thị form In sổ
Trang 17/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
o Từ ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để
thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Đến ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để
thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Loại Đơn : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter
để hiển thị danh sách loại đơn
o Cơ quan đã giải quyết : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một
ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách cơ quan đã giải quyết
•
Ấn nút
• Ấn nút
7. Báo cáo
để thực hiện in sổ với các thông tin được tìm kiếm
để thoát khỏi form In sổ
•
Ấn nút
•
Nhập thông tin vào form
, hiển thị form Báo cáo
o Từ ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để
thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Đến ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để
thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Loại BC : Click chọn nút
hiện
để chọn loại báo cáo muốn thực
o Cơ quan giải quyết : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký
tự rồi Enter để hiển thị danh sách cơ quan giải quyết
•
Ấn nút
để thực hiện báo cáo
•
Ấn nút
để thoát khỏi form Báo cáo
Trang 18/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
8. Kết xuất ra file Excel
•
Ấn nút
để xuất ra file excel
1.2 Hệ thống xử lý và tiếp công dân
Mục đích :
Hỗ trợ Cán bộ tiếp dân thực hiện các thao tác nghiệp vụ quản lý sổ nhận đơn dễ
dàng, thuận tiện
Chương trình cho phép thực hiện các thao tác sau trong Quản lý Sổ nhận đơn
Nhận đơn
Chuyển đơn không thuộc thẩm quyền
Chuyển xử lý
In Sổ
Tìm kiếm
Kết xuất ra Excel
Thao tác thực hiện
Để thực hiện các thao tác nghiệp vụ ở menu Hệ thống xử lý và tiếp công dân ,
người dùng click chọn menu Nghiệp vụ, chọn Hệ thống xử lý và tiếp công dân .
Hệ thống hiển thị màn hình :
1. Cập nhật hồ sơ nhận đơn
•
Click vào hồ sơ, hiển thị form Hồ sơn nhận đơn
Trang 19/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
Trang 20/86
- Xem thêm -
.PDF 
86 
118 
93 
