Tài liệu Tài liệu- hướng dẫn sử dụng hệ thống thông tin quản lý khiếu nại- tố cáo

  • Số trang: 86 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 42 |
  • Lượt tải: 0
quangtran

Đã đăng 3721 tài liệu

Mô tả:

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHIẾU NẠI - TỐ CÁO Phân hệ Tiếp Công dân Hà Nội, 2009 Trang 1/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ MỤC LỤC 1  2  3  Giới thiệu chung ..................................................................................................6  1.1  Đặc điểm hệ thống .................................................................................................. 6  1.2  Mục đích – ý nghĩa xây dựng hệ thống .................................................................. 6  1.3  Đối tượng người dùng............................................................................................. 6  Cách đăng nhập chương trình ...........................................................................7  2.1  Đăng nhập/đăng xuất .............................................................................................. 7  2.2  Thay đổi mật khẩu .................................................................................................. 8  Cấu trúc chương trình........................................................................................9  Phần II  1  2  3  CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG ................................................... 10  Quản lý Nghiệp vụ Tiếp dân ............................................................................10  1.1  Hệ thống tiếp nhận và phân loại ........................................................................... 10  1.2  Hệ thống xử lý và tiếp công dân ........................................................................... 19  1.3  Quản lý Đơn không thuộc thẩm quyền ................................................................. 24  1.4  Đơn thuộc thẩm quyền.......................................................................................... 27  1.5  Quản lý Sổ kết quả................................................................................................ 30  Quản lý Công tác Báo cáo ................................................................................32  2.1  Báo cáo kết quả công tác tiếp dân......................................................................... 32  2.2  Báo cáo thống kê theo địa danh ............................................................................ 33  2.3  Báo cáo thống kê tiếp dân theo phân loại (Pending) ............................................ 35  2.4  Báo cáo thống kê đơn theo phân loại (Pending) ................................................... 35  2.5  Báo cáo chi tiết sổ tiếp dân theo địa danh............................................................. 35  2.6  Báo cáo chi tiết sổ nhận đơn theo địa danh .......................................................... 36  2.7  Báo cáo chi tiết sổ tiếp dân theo cơ quan đã giải quyết........................................ 37  2.8  Báo cáo chi tiết sổ tiếp dân theo phân loại ........................................................... 38  Quản lý Từ điển danh mục...............................................................................39  3.1  Danh mục Đơn vị.................................................................................................. 39  3.1.1  Thêm mới danh mục Đơn vị ............................................................................. 39  Trang 2/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ 3.1.2  Xóa Danh mục Đơn vị ...................................................................................... 41  3.1.3  Xem, sửa node Danh mục Đơn vị..................................................................... 42  3.2  Danh mục Địa danh .............................................................................................. 42  3.2.1  Thêm mới danh mục Địa danh.......................................................................... 43  3.2.2  Xóa Danh mục Địa danh................................................................................... 44  3.2.3  Tìm kiếm Danh mục Địa Danh......................................................................... 44  3.3  Danh mục Quốc tịch ............................................................................................. 45  3.3.1  Thêm mới danh mục Quốc tịch ........................................................................ 46  3.3.2  Xóa Danh mục Quốc tịch.................................................................................. 47  3.3.3  Tìm kiếm Danh mục Quốc tịch ........................................................................ 47  3.4  Danh mục Loại đơn .............................................................................................. 47  3.4.1  Thêm mới danh mục Loại đơn.......................................................................... 48  3.4.2  Xóa Danh mục Loại đơn................................................................................... 49  3.4.3  Tìm kiếm Danh mục Loại đơn.......................................................................... 49  3.5  Danh mục Phân loại đơn....................................................................................... 50  3.5.1  Thêm mới danh mục Phân loại đơn .................................................................. 50  3.5.2  Xóa Danh mục Phân loại đơn ........................................................................... 51  3.5.3  Tìm kiếm Danh mục Phân loại đơn .................................................................. 51  3.6  Danh mục Trạng thái đơn ..................................................................................... 52  3.6.1  Thêm mới danh mục Trạng thái đơn ................................................................ 53  3.6.2  Xóa Danh mục Trạng thái đơn.......................................................................... 53  3.6.3  Tìm kiếm Danh mục Trạng thái đơn ................................................................ 54  3.7  Danh mục Thẩm quyền......................................................................................... 54  3.7.1  Thêm mới danh mục Thẩm quyền .................................................................... 55  3.7.2  Xóa Danh mục Thẩm quyền ............................................................................. 56  3.7.3  Xem, sửa node Danh mục Thẩm quyền............................................................ 57  3.8  Danh mục Kết quả ................................................................................................ 58  3.8.1  Thêm mới danh mục Kết quả............................................................................ 59  3.8.2  Xóa Danh mục Kết quả..................................................................................... 59  3.8.3  Tìm kiếm Danh mục Kết quả............................................................................ 59  3.9  Danh mục Chức vụ ............................................................................................... 60  Trang 3/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ 3.9.1  Thêm mới danh mục Chức vụ .......................................................................... 61  3.9.2  Xóa Danh mục Chức vụ.................................................................................... 61  3.9.3  Tìm kiếm Danh mục Chức vụ........................................................................... 61  3.10  3.10.1  Thêm mới danh mục Loại văn bản ............................................................... 62  3.10.2  Xóa Danh mục Loại văn bản ........................................................................ 63  3.10.3  Tìm kiếm Danh mục Loại văn bản ............................................................... 63  3.11  Danh mục Lĩnh vực .............................................................................................. 64  3.11.1  Thêm mới danh mục Lĩnh vực...................................................................... 64  3.11.2  Xóa Danh mục Lĩnh vực............................................................................... 65  3.11.3  Tìm kiếm Danh mục Lĩnh vực...................................................................... 65  3.12  Danh mục Cơ quan ban hành................................................................................ 66  3.12.1  Thêm mới danh mục Lĩnh vực...................................................................... 66  3.12.2  Xóa Danh mục Cơ quan ban hành ................................................................ 67  3.12.3  Tìm kiếm Danh mục Cơ quan ban hành ....................................................... 67  3.13  4  Danh mục Loại văn bản ........................................................................................ 62  Danh mục Cơ quan đã giải quyết.......................................................................... 68  3.13.1  Thêm mới danh mục Cơ quan đã giải quyết................................................. 68  3.13.2  Xóa Danh mục Cơ quan đã giải quyết .......................................................... 69  3.13.3  Tìm kiếm Danh mục Cơ quan đã giải quyết ................................................. 69  Quản lý thông tin Hệ thống..............................................................................70  4.1  Quản trị nhóm người dùng.................................................................................... 70  4.1.1  Thêm mới nhóm người dùng ............................................................................ 70  4.1.2  Sửa thông tin nhóm người dùng ....................................................................... 72  4.1.3  Xoá nhóm người dùng ...................................................................................... 73  4.2  Quản trị người dùng.............................................................................................. 73  4.2.1  Thêm mới người dùng ...................................................................................... 73  4.2.2  Sửa thông tin người dùng ................................................................................. 74  4.2.3  Xoá người dùng ................................................................................................ 74  4.3  Khai báo đơn vị sử dụng....................................................................................... 74  4.4  Phân quyền theo chức năng .................................................................................. 77  4.5  Quản lý thông tin nhân viên.................................................................................. 80  Trang 4/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ 4.6  Sao lưu dữ liệu ...................................................................................................... 83  Trang 5/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1 Giới thiệu chung 1.1 Đặc điểm hệ thống ƒ Hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo – Phân hệ tiếp dân được phát triển cho Trung tâm thông tin – Thanh tra chính phủ. Phần mềm sẽ được triển khai trong nội bộ Thanh tra chính phủ và triển khai ở cơ quan Thanh tra cấp tỉnh, Thanh tra cấp huyện, Thanh tra cấp huyện, Thanh tra bộ ngành, Thanh tra sở ngành. ƒ Phần mềm được triển khai với hệ thống CSDL cài đặt duy nhất tại cấp Thanh tra chính phủ. Các cấp khác sẽ sử dụng chung CSDL với cấp Thanh tra chính phủ và trao đổi thông tin thông qua trao đổi tự động trên hệ thống mạng (Cpnet, WAN) 1.2 Mục đích – ý nghĩa xây dựng hệ thống ƒ Hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo – Phân hệ tiếp dân được xây dựng nhằm rút ngắn thời gian giải quyết các công việc, giảm bớt các khâu trung gian trong quá trình tiếp dân ƒ Giảm thiểu việc xử lý theo phương thức thủ công trên các loại giấy tờ, hồ sơ, thay thế bằng việc xử lý trên máy tính nhằm tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí cho nghiệp vụ tiếp nhận đơn thư, phân loại đơn, trả kết quả cho công dân ƒ Hệ thống được xây dựng bám sát các quy trình nghiệp vụ, phục vụ tốt nhất công tác tiếp công dân 1.3 Đối tượng người dùng ƒ Quản trị hệ thống: quản trị toàn bộ hệ thống bao gồm các vài trò cụ thể sau: o Phân quyền người dùng trong từng chức năng, nghiệp vụ của hệ thống o Quản lý truy cập nội dung trong hệ thống o Sao lưu và phục hồi dữ liệu trong toàn hệ thống o Quản lý người dùng, nhóm người dùng, nhân viên Trang 6/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ ƒ Cán bộ tiếp dân : bao gồm các vai trò sau : o Tiếp nhận đơn thư của công dân,nhập thông tin vào Sổ Tiếp dân o Tiếp nhận, phân loại đơn, chuyển cơ quan xử lý o Cập nhật kết quả xử lý đơn thư, trả kết quả xử lý đơn thư cho công dân o Lập báo cáo, thống kê theo một số tiêu chí để báo cáo với lãnh đạo 2 Cách đăng nhập chương trình 2.1 Đăng nhập/đăng xuất Để đăng nhập hệ thống, người dùng cần được cấp tài khoản đăng nhập với tên và mật khẩu truy cập. Khi đã được cấp quyền, người dùng có thể đăng nhập hệ thống theo các bước sau: 1. Truy nhập màn hình đăng nhập 2. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu. (sau khi đăng nhập người dùng có thể thay đổi mật khẩu) 3. Nhấn Đồng ý Î Chương trình hiển thị màn hình làm việc tương ứng với vai trò của tài khoản đăng nhập. Để đăng xuất khỏi chương trình, người dùng làm các bước sau : 1. Vào menu Hệ thống, nhấn chọn Thoát Trang 7/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ 2. Hoặc người dùng ấn nút ở menu bar 2.2 Thay đổi mật khẩu Để đảm bảo tính bảo mật cũng như việc cập nhật thông tin, chương trình cho phép người dùng có thể thay đổi mật khẩu đăng nhập chương trình khi cần thiết. Sau khi đăng nhập hệ thống, người dùng có thể thay đổi mật khẩu bằng cách: 1. Kích chuột vào menu Hệ thống 2. Nhấn chọn Thay đổi mật khẩu truy cập Trang 8/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ 3. Hiển thị màn hình Thay đổi mật khẩu ƒ Tên login: Tên của người dùng ƒ Mật khẩu mới: Nhập mật khẩu mới ƒ Lặp lại mật khẩu : Xác nhận lại mật khẩu mới 4. Nhấn OK để lưu thông tin 3 Cấu trúc chương trình Màn hình tổng quan chung của chương trình sau khi Đăng nhập vào hệ thống Trang 9/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ Phần II 1 CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG Quản lý Nghiệp vụ Tiếp dân 1.1 Hệ thống tiếp nhận và phân loại Mục đích : ƒ Hỗ trợ Cán bộ tiếp dân thực hiện các thao tác nghiệp vụ quản lý sổ tiếp dân dễ dàng, thuận tiện ƒ Chương trình cho phép thực hiện các thao tác sau trong Quản lý Sổ tiếp dân ƒ Thêm mới ƒ Xem/sửa ƒ Xóa ƒ Chuyển Trang 10/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ ƒ ƒ Tìm kiếm ƒ In sổ ƒ Báo cáo ƒ Kết xuất ra Excel Thao tác thực hiện Để thực hiện các thao tác nghiệp vụ ở menu Sổ tiếp dân, người dùng click chọn menu Nghiệp vụ, chọn Hệ thống tiếp nhận và phân loại. Hệ thống hiển thị màn hình : 1. Thêm mới Sổ tiếp dân • Nhấn nút , chương trình hiển thị màn hình thêm mới Trang 11/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ Trang 12/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ • Nhập thông tin vào form o Số : Hệ thống tự động sinh Số hồ sơ o Ngày tiếp : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy o Đại diện: Tích chọn đại diện :Cá nhân hoặc Tập thể. Nếu tích chọn Tập thể , hiển thị ô Số người o Đơn : Tích chọn Đơn : Có hoặc Không o Số CMND : Nhập thông tin số CMND của người khiếu nại, tố cáo o Năm sinh : Nhập thông tin năm sinh của người khiếu nại, tố cáo o Giới tính : Tích chọn : Nam hoặc Nữ o Họ tên : Nhập họ tên người khiếu nại, tố cáo Trang 13/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ o KT Trùng : Bấm chọn nút KT Trùng để kiểm tra xem tên người khiếu nại, tố cáo đã tồn tại hay chưa o Danh sách kèm theo : Nhập thông tin danh sách hồ sơ kèm theo o Chi tiết địa chỉ : Nhập thông tin chi tiết địa chỉ o Dân tộc : Mặc định là Dân tộc : Kinh. Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Dân tộc o Địa danh: Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Địa danh o Quốc tịch : Mặc định là Quốc tịch : Việt Nam. Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Quốc tịch o Nội dung đăng ký: Nhập thông tin nội dung đăng ký o Ghi chú : Nhập thông tin ghi chú o Loại đơn : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Loại đơn o Mã phân loại : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Mã phân loại, Tên phân loại o Tên phân loại : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Mã phân loại, Tên phân loại o Diễn giải : Nhập thông tin diễn giải o Tên cơ quan đã giải quyết : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách o Lần giải quyết : Nhập thông tin lần giải quyết o Có quyết định : Click chọn nút định hay không để chọn danh sách Có quyết o Nội dung đã giải quyết : Nhập thông tin nội dung giải quyết o Hướng dẫn : Click chọn nút hay Không Hướng dẫn để chọn danh sách Hướng dẫn o Phức tạp : Click ô hay không để chọn vụ việc này phức tạp • Ấn nút • Ấn nút sơ khác để lưu thông tin để xóa toàn bộ thông tin đã nhập, nhập thông tin hồ Trang 14/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ • Ấn nút để thoát khỏi màn hình Thêm mới 2. Xem/Sửa Sổ tiếp dân • Chọn sổ tiếp dân cần xem/sửa trên Danh sách sổ tiếp dân • Click đúp chuột vào sổ tiếp dân muốn xem • Cập nhật thông tin thay đổi . Các thao tác thực hiện như phần Thêm mới sổ tiếp dân 3. Xóa Sổ tiếp dân • Chọn sổ tiếp dân cần xóa trên Danh sách sổ tiếp dân • Ấn nút • Nhấn Xóa để xác nhận việc xóa, nhấn Không để hủy bỏ thao tác 4. Chuyển Sổ tiếp dân • Chọn sổ tiếp dân cần chuyển trên Danh sách sổ tiếp dân • Ấn nút • Nhập thông tin vào form , hiển thị form Chuyển o Cán bộ chuyển : Mặc định tên Cán bộ đang sử dụng hệ thống o Ngày chuyển : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy o Chuyển đến : Click chọn nút đến để chọn danh sách nơi chuyển • Ấn nút • Ấn nút để thoát khỏi form Chuyển • Ấn nút để sửa thông tin nơi Chuyển đến để chuyển Sổ tiếp dân Trang 15/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ • Ngoài cách trên người dùng có thể ấn nút hồ sơ để hiển thị form Chuyển trong form thêm mới 5. Tìm kiếm Sổ tiếp dân • Ấn nút • Nhập thông tin muốn tìm kiếm vào form , hiển thị form Tìm kiếm o Từ ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy o Đến ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy o Đơn : Click chọn nút để chọn danh sách đơn o Đại diện : Click chọn nút để chọn danh sách đại diện o Loại Đơn : Click chọn nút để chọn danh sách loại đơn o Số người, Đến : Nhập thông tin số người từ bao nhiêu đến bao nhiêu o Chuyển đến : Click chọn nút để chọn danh sách chuyển đến Trang 16/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ o Phân loại đơn : Click chọn nút đơn để chọn danh sách phân loại o Số lần : Nhập thông tin số lần o Cơ quan đã giải quyết : Click chọn nút cơ quan đã giải quyết để chọn danh sách o Họ tên : Nhập thông tin họ tên o Tương tự, Chính xác : Chọn nút Tương tự hoặc Chính xác để tìm kiếm thông tin họ tên với kết quả tương tự hoặc chính xác o Địa chỉ : T/TP : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Tỉnh, Thành phố o Quận/Huyện : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Quận, Huyện o Xã/Phường : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Xã, Phường o Địa danh : Hiển thị thông tin xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố vừa được select ở trên o Nội dung đăng ký : Nhập thông tin nội dung đăng ký o Phức tạp : Click ô hay không • Ấn nút • Ấn nút 6. In sổ Sổ tiếp dân để chọn vụ việc này phức tạp để tìm kiếm thông tin để thoát khỏi form tìm kiếm • Ấn nút • Nhập thông tin vào form , hiển thị form In sổ Trang 17/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ o Từ ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy o Đến ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy o Loại Đơn : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách loại đơn o Cơ quan đã giải quyết : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách cơ quan đã giải quyết • Ấn nút • Ấn nút 7. Báo cáo để thực hiện in sổ với các thông tin được tìm kiếm để thoát khỏi form In sổ • Ấn nút • Nhập thông tin vào form , hiển thị form Báo cáo o Từ ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy o Đến ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy o Loại BC : Click chọn nút hiện để chọn loại báo cáo muốn thực o Cơ quan giải quyết : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách cơ quan giải quyết • Ấn nút để thực hiện báo cáo • Ấn nút để thoát khỏi form Báo cáo Trang 18/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ 8. Kết xuất ra file Excel • Ấn nút để xuất ra file excel 1.2 Hệ thống xử lý và tiếp công dân Mục đích : ƒ Hỗ trợ Cán bộ tiếp dân thực hiện các thao tác nghiệp vụ quản lý sổ nhận đơn dễ dàng, thuận tiện ƒ ƒ Chương trình cho phép thực hiện các thao tác sau trong Quản lý Sổ nhận đơn ƒ Nhận đơn ƒ Chuyển đơn không thuộc thẩm quyền ƒ Chuyển xử lý ƒ In Sổ ƒ Tìm kiếm ƒ Kết xuất ra Excel Thao tác thực hiện Để thực hiện các thao tác nghiệp vụ ở menu Hệ thống xử lý và tiếp công dân , người dùng click chọn menu Nghiệp vụ, chọn Hệ thống xử lý và tiếp công dân . Hệ thống hiển thị màn hình : 1. Cập nhật hồ sơ nhận đơn • Click vào hồ sơ, hiển thị form Hồ sơn nhận đơn Trang 19/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ Trang 20/86
- Xem thêm -