Tài liệu Sổ tay nhân viên công ty komatsu

  • Số trang: 40 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 66 |
  • Lượt tải: 0

Mô tả:

Để thực hiện và hoàn thành hoài bão của mình, mỗi người, mỗi tổ chức đều cần lựa chọn cho mình một hướng đi, một phong cách phù hợp với môi trường, con người và hoàn cảnh kinh doanh cụ thể. Komatsu Việt Nam là một doanh nghiệp trẻ, luôn tràn đầy sức sống và khát vọng vươn lên. Chúng ta hãy lựa chọn cho mình một phong cách làm việc phù hợp để thực hiện sứ mệnh và tầm nhìn mà công ty đã đặt ra. Phong cách đó được thể hiện trong cuốn sách nhỏ này, được biên soạn công phu bởi tập thể phòng Nhân sự - Komatsu Việt Nam. Nhân dịp kỷ niệm 5 năm thành lập công ty, chúng tôi xin giới thiệu cuốn “Sổ tay nhân viên” tới các thành viên trong công ty. Cho dù bạn là người mới đến hay đã có thâm niên, hãy cùng đọc, cùng cảm nhận và cùng nhau tạo dựng một môi trường làm việc thân thiện, hoà đồng, hiệu quả và chuyên nghiệp trong đại gia đình Komatsu Việt Nam. Nguyễn Tuấn Anh Nội dung THÔNG ĐIỆP CỦA CHỦ TỊCH.....................................................................................................................7 Mở đầu - BA GIÁ TRỊ CỐT LÕI KOMATSU VIETNAM .....................................................................9 CHƯƠNG I - Với Khách Hàng .................................................................................................................13 1.1. KVN là nhân tố giúp khách hàng thành công ............................................................13 1.2. Chinh phục niềm tin khách hàng bằng tính cam kết cao ..................................13 1.3. Chinh phục tình cảm khách hàng bằng sự tận tụy và chân tình ...................13 1.4. Luôn tôn trọng Uy tín và hình ảnh của KVN khi tiếp xúc với khách hàng ...............................................................................................................................................................14 1.5. Vậy hình ảnh nào của KVN cần hiện diện trong con mắt khách hàng? .....14 CHƯƠNG II - Với Nhà cung cấp và bạn hàng ..............................................................................15 2.1. Công bằng trong mối liên hệ với các nhà cung cấp chính ...............................15 2.2. Tôn trọng và độc lập trong sáng tạo ................................................................................15 CHƯƠNG III - Ý thức cá nhân .................................................................................................................17 Chín điểm trong ý thức nhân viên cần có ......................................................................17 1. Định hướng về khách hàng .......................................................................................................17 2. Đúng giờ ................................................................................................................................................17 3. Hợp tác và làm việc theo đội ngũ ..........................................................................................17 4. Chuyên tâm vào mục đích .........................................................................................................19 5. Chiều hướng suy nghĩ tiến bộ .................................................................................................20 6. Chuyên tâm về chi phí ..................................................................................................................20 7. Chuyên tâm về chất lượng .........................................................................................................20 8. Tôn trọng, bảo vệ quyền lợi và tài sản của công ty .....................................................21 9. An toàn và nghĩa vụ xã hội .........................................................................................................22 CHƯƠNG IV - Cư xử tại nơi làm việc..................................................................................................23 4.1. Ý nghĩa của “5S” ..............................................................................................................................23 4.2. Quan hệ con người tại nơi làm việc và các ứng xử cơ bản ................................24 CHƯƠNG V - Những vấn đề cơ bản trong giao tiếp ..............................................................31 5.1. Những vấn đề cơ bản trong nói chuyện và lắng nghe ........................................31 5.2. Những vấn đề cơ bản trong giao thiệp thương mại .............................................32 5.3. Trao đổi thư điện tử .....................................................................................................................35 5.4. Chủ trì hoặc tham gia cuộc họp .........................................................................................35 5.5. Branstorming ...................................................................................................................................36 CHƯƠNG VI - Khai sáng, phát triển bản thân ..............................................................................37 6.1. Khai sáng bản thân ......................................................................................................................37 6.2. Cách thức khai sáng bản thân ..............................................................................................38 NHỮNG MỐC SON LỊCH SỬ KOMATSU VIỆT NAM.....................................................................39
Komatsu Vietnam SỔ TAY NHÂN VIÊN * EMPLOYEE’S HAND BOOK (Phát hành lần I) Hà Nội 2009 LỜI GIỚI THIỆU Để thực hiện và hoàn thành hoài bão của mình, mỗi người, mỗi tổ chức đều cần lựa chọn cho mình một hướng đi, một phong cách phù hợp với môi trường, con người và hoàn cảnh kinh doanh cụ thể. Komatsu Việt Nam là một doanh nghiệp trẻ, luôn tràn đầy sức sống và khát vọng vươn lên. Chúng ta hãy lựa chọn cho mình một phong cách làm việc phù hợp để thực hiện sứ mệnh và tầm nhìn mà công ty đã đặt ra. Phong cách đó được thể hiện trong cuốn sách nhỏ này, được biên soạn công phu bởi tập thể phòng Nhân sự - Komatsu Việt Nam. Nhân dịp kỷ niệm 5 năm thành lập công ty, chúng tôi xin giới thiệu cuốn “Sổ tay nhân viên” tới các thành viên trong công ty. Cho dù bạn là người mới đến hay đã có thâm niên, hãy cùng đọc, cùng cảm nhận và cùng nhau tạo dựng một môi trường làm việc thân thiện, hoà đồng, hiệu quả và chuyên nghiệp trong đại gia đình Komatsu Việt Nam. Nguyễn Tuấn Anh Nội dung THÔNG ĐIỆP CỦA CHỦ TỊCH.....................................................................................................................7 Mở đầu - BA GIÁ TRỊ CỐT LÕI KOMATSU VIETNAM......................................................................9 CHƯƠNG I - Với Khách Hàng..................................................................................................................13 1.1. KVN là nhân tố giúp khách hàng thành công.............................................................13 1.2. Chinh phục niềm tin khách hàng bằng tính cam kết cao...................................13 1.3. Chinh phục tình cảm khách hàng bằng sự tận tụy và chân tình....................13 1.4. Luôn tôn trọng Uy tín và hình ảnh của KVN khi tiếp xúc với khách hàng................................................................................................................................................................14 1.5. Vậy hình ảnh nào của KVN cần hiện diện trong con mắt khách hàng?......14 CHƯƠNG II - Với Nhà cung cấp và bạn hàng...............................................................................15 2.1. Công bằng trong mối liên hệ với các nhà cung cấp chính................................15 2.2. Tôn trọng và độc lập trong sáng tạo.................................................................................15 CHƯƠNG III - Ý thức cá nhân..................................................................................................................17 Chín điểm trong ý thức nhân viên cần có.......................................................................17 1. Định hướng về khách hàng........................................................................................................17 2. Đúng giờ.................................................................................................................................................17 3. Hợp tác và làm việc theo đội ngũ...........................................................................................17 4. Chuyên tâm vào mục đích..........................................................................................................19 5. Chiều hướng suy nghĩ tiến bộ..................................................................................................20 6. Chuyên tâm về chi phí...................................................................................................................20 7. Chuyên tâm về chất lượng..........................................................................................................20 8. Tôn trọng, bảo vệ quyền lợi và tài sản của công ty......................................................21 9. An toàn và nghĩa vụ xã hội..........................................................................................................22 CHƯƠNG IV - Cư xử tại nơi làm việc..................................................................................................23 4.1. Ý nghĩa của “5S”...............................................................................................................................23 4.2. Quan hệ con người tại nơi làm việc và các ứng xử cơ bản.................................24 CHƯƠNG V - Những vấn đề cơ bản trong giao tiếp...............................................................31 5.1. Những vấn đề cơ bản trong nói chuyện và lắng nghe.........................................31 5.2. Những vấn đề cơ bản trong giao thiệp thương mại..............................................32 5.3. Trao đổi thư điện tử......................................................................................................................35 5.4. Chủ trì hoặc tham gia cuộc họp..........................................................................................35 5.5. Branstorming....................................................................................................................................36 CHƯƠNG VI - Khai sáng, phát triển bản thân...............................................................................37 6.1. Khai sáng bản thân.......................................................................................................................37 6.2. Cách thức khai sáng bản thân...............................................................................................38 NHỮNG MỐC SON LỊCH SỬ KOMATSU VIỆT NAM.....................................................................39 VIẾT TẮT KVN KAP KFA Komatsu Vietnam Komatsu Châu Á Thái Bình Dương Komatsu Forklift Châu Á Thái Bình Dương THÔNG ĐIỆP CỦA CHỦ TỊCH KOMATSU VIETNAM Công ty cổ phần Komatsu Việt Nam, thuộc tập đoàn T&C, là nhà phân phối độc quyền các thiết bị xây dựng, máy mỏ, xe nâng, máy phát điện Komatsu tại Việt Nam. Thế mạnh của Komatsu Việt Nam dựa trên giá trị thương hiệu Komatsu, với tính chuyên nghiệp cao, thiết bị hiện đại, mạnh mẽ của Nhật Bản, kết hợp với tính năng động, sáng tạo, cần cù, hãnh tiến của người Việt Nam, những hiểu biết sâu sắc về văn hoá, con người và thị trường Việt Nam. Komatsu Việt Nam là sự kết hợp hài hoà giữa tính dân tộc và thời đại, sự hoà quyện trên cơ sở lòng tin, tính chuyên nghiệp, cam kết cộng đồng và xoá nhoà các rào cản về văn hoá, ngôn ngữ, màu da, cộng hưởng những điểm mạnh, giảm thiểu những hạn chế của từng dân tộc, quốc gia. Điều đó đem đến động lực để phát triển xã hội và kinh tế Việt Nam. Mục tiêu của chúng ta là : • Chiếm trọn niềm tin và sự hài lòng của khách hàng bằng việc ngày càng hoàn thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ tới khách hàng, người sử dụng các thiết bị Komatsu tại Việt Nam và khu vực. • Đưa được nhiều hơn nữa các thiết bị tiên tiến Komatsu vào các công trình, đóng góp tích cực và chủ động hơn vào quá trình xây dựng và phát triển đất nước. • Mỗi thành viên, bất kể là ai, ở vị trí làm việc nào, đều cảm thấy hài lòng với vị trí làm việc của mình, có quyền đóng góp và được đánh giá xứng đáng cho những cống hiến của bản thân về tâm huyết, trí tuệ, công sức cho sự thành công của Komatsu Việt Nam. Chúng ta chắc chắn rằng, Komatsu Việt Nam sẽ trở thành một doanh nghiệp hàng đầu không những trong lĩnh vực cung cấp thiết bị khai thác mà còn là điểm sáng trong việc khơi dậy những ước mơ cháy bỏng cho cộng đồng muốn được cống hiến và muốn được vươn xa… 7 Nguyễn Thành Công Sổ tay nhân viên Mở đầu BA GIÁ TRỊ CỐT LÕI KOMATSU VIETNAM Mỗi doanh nghiệp luôn có và trân trọng một vài giá trị tinh thần cốt lõi nào đó. Từ những giá trị cốt lõi đó, phát sinh thêm các giá trị khác và từ đó, các giá trị này chi phối và kiểm soát các hoạt động, hành vi, ứng xử của các thành viên doanh nghiệp. Với Komatsu Việt Nam, những giá trị cốt lõi có thể là: Tôn trọng – Trẻ trung – Khát vọng vươn lên. I. Giá trị thứ nhất - Tôn trọng. Tôn trọng bao gồm cả tôn trọng bản thân, chính là lòng tự trọng; Tôn trọng các thành viên khác, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, tôn trọng luật pháp, quy chế, quy định, sự cam kết, v.v. Tự trọng Mỗi người sinh ra cho đến khi trưởng thành đã được truyền, cảm thụ và tích luỹ những giá trị văn hoá hàng nghìn năm của Việt Nam thông qua học tập một phần và chủ yếu bằng cảm thụ tự nhiên trong vòng tay gia đình, xã hội, các lễ hội, tập tục, các bài đồng dao, ca dao, dân ca, hương ước, gia phả, v.v. Cố thủ tướng Phạm Văn Đồng đánh giá rất cao hình thức giáo dục này, ông gọi đó là “Giáo dục Tiềm” , giáo dục mà không dạy dỗ, giáo dục thông qua các hoạt động tự nhiên hàng ngày. Mỗi thành viên trong tổ chức có thể giàu hơn một chút, có thể nhiều bằng cấp hơn người khác một chút, nhưng so sánh tương đối với các giá trị tinh thần, văn hoá được tích luỹ của từng thành viên, thì sự khác biệt này là rất nhỏ và không đáng kể. Điều đó giải thích, có thể một người đạp xích lô, một người thợ xây dựng, một người quét rác có thể có những ý tưởng độc đáo, hữu hiệu hơn nhiều các vị tiến sỹ, giáo sư, hay nhà quản lý, lãnh đạo. 9 Komatsu Vietnam Cho nên, mỗi thành viên Komatsu Việt Nam ý thức được điều đó, hành xử, nói và làm một cách tự tin, dân chủ, bình đẳng và công bằng trước mọi thành viên khác, dù người đó giàu hay nghèo hơn mình, dù người đó được đào tạo nhiều hơn hay ít hơn mình, người đó giữ vị trí cao hơn hay thấp hơn mình trong tổ chức. Tự trọng cũng là không muốn người khác động đến, phê phán, nhắc nhở mình. Để không ai phải nhắc nhở, cách tốt nhất là tôn trọng những cam kết của mình trong công việc, thời gian, chấp hành nội quy, quy chế, quy trình làm việc, v.v. Tôn trọng Công ty tôn trọng những cam kết đối với người lao động về quyền lợi, bảo hiểm, an toàn lao động, kiểm tra sức khoẻ và luôn tạo điều kiện thuận lợi để có một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hoà đồng và dân chủ. Tôn trọng thời gian, cam kết, quy trình chính là tính chuyên nghiệp. Sẽ không ai dám chê tính chuyên nghiệp của một người kỹ sư khi phục vụ bảo trì đúng như cam kết với khách hàng, kể cả về nội dung công việc, đúng hạn, vệ sinh sạch sẽ sau công việc, báo cáo đầy đủ. Tự trọng và tôn trọng người khác sẽ dẫn dắt hành vi đúng đắn của từng thành viên, tôn trọng đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, dù họ là ai, từ đâu tới, tôn trọng văn hoá, nếp sống của họ. Khi đó, Komatsu Việt Nam thực sự sẽ ”xoá nhoà các rào cản về văn hoá, ngôn ngữ, màu da, cộng hưởng những điểm mạnh giảm thiểu những hạn chế của từng dân tộc, quốc gia“ để đạt được những sứ mệnh và tầm nhìn đã đặt ra. Như vậy, từ giá trị cốt lõi, Tôn trọng, chúng ta đã thấy những giá trị phát sinh: Chuyên nghiệp, dân chủ, bình đẳng và tinh thần làm việc theo đội ngũ. 10 Sổ tay nhân viên II. Giá trị thứ hai - Trẻ trung. Trẻ không chỉ có nghĩa là tuổi trẻ. Có những người trẻ sống như ông già, có những người già năng động, vui tươi như trẻ thơ. Trẻ trung ở đây là sự năng động, sáng tạo và vui tươi. Vui tươi giúp xả bớt sức ép, giảm bớt căng thẳng và sự vất vả trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của kinh tế thị trường. Năng động và sáng tạo giúp ta chủ động bám sát thị trường, luôn có ý tưởng vượt qua khó khăn, tăng hiệu quả công việc, cải thiện môi trường làm việc. Trẻ trung là giá trị cốt lõi thúc đẩy các giá trị Năng động, Sáng tạo và Sống trẻ. III. Giá trị thứ ba - Khát vọng vươn lên. Khát vọng vươn lên không chỉ vươn lên trong vị trí làm việc, lương bổng mà còn vươn lên trong tri thức, tính chuyên nghiệp và khả năng kỹ thuật. Là một công ty trẻ, khát vọng học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm, nhất là kỹ thuật, là điều tối quan trọng đối với từng kỹ sư, từng thành viên và cả tập thể, tổ chức Komatsu Việt Nam. Có khát vọng mới ham học hỏi, tiến bộ và phục vụ khách hàng tốt hơn. Komatsu là một trong những thương hiệu có công nghệ cao và hiện đại nhất thế giới. Những kiến thức về công nghệ chưa có tại các trường đại học kỹ thuật tại Việt Nam. Làm chủ những công nghệ này là điều kiện để các kỹ sư có thể sánh ngang tầm kỹ thuật về máy xây dựng trên toàn thế giới. Và như vậy, sẽ đóng góp rất hiệu quả cho kinh doanh của Komatsu Việt Nam. Khi từng thành viên có khát vọng vươn lên sẽ giúp cho Komatsu Việt Nam có khát vọng, không ngừng phát triển và thực sự là “một doanh nghiệp hàng đầu không những trong lĩnh vực cung cấp thiết bị khai thác mà còn là điểm sáng trong việc khơi dậy những ước mơ cháy bỏng cho cộng đồng muốn được cống hiến và muốn được vươn xa...” . 11 Komatsu Vietnam Khát vọng vươn lên của Komatsu Việt Nam hoà điệu với khát vọng vươn lên của dân tộc, toàn dân, của một nước còn nghèo như Việt Nam. * * * Tiếp sau đây là cụ thể hoá những giá trị cốt lõi trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Đó là những định hướng cụ thể trong ứng xử giữa các thành viên, với bên ngoài và cộng đồng. Cùng với việc chấp hành luật pháp, quy chế công ty, những ứng xử phù hợp với những điều nêu trong sổ tay nhân viên này cũng được xem xét trong quá trình đánh giá nhân viên hàng năm. 12 Sổ tay nhân viên CHƯƠNG I Với Khách Hàng 1.1. KVN là nhân tố giúp khách hàng thành công Sự thành công của khách hàng chính là chìa khoá dẫn tới thành công của KVN. Khách hàng luôn trông chờ ở KVN không chỉ những thiết bị hiện đại, phù hợp mà còn là những hỗ trợ kịp thời về kỹ thuật, tối thiểu hoá thời gian dừng máy. Đó chính là những tiêu chí chi phối và đánh giá chất lượng hoạt động của nhân viên và tập thể KVN. Khi mua hàng, khi có nhiều nhà cung cấp, nên ưu tiên mua sản phẩm của các khách hàng của KVN. 1.2. Chinh phục niềm tin khách hàng bằng tính cam kết cao KVN thể hiện cam kết của mình đối với khách hàng thông qua các chính sách, hợp đồng kinh tế. Mỗi thành viên, khi tiếp xúc với khách hàng, là đại diện thay mặt công ty, phải bảo đảm lời hứa với khách hàng. Cho nên, mọi lời hứa phải được cân nhắc, đúng với chính sách và nằm trong quyền hạn, trách nhiệm của bản thân mình. Khi vượt quá tránh nhiệm, phải được sự đồng ý của người có quyền hạn cao hơn. Tuyệt đối không hứa bừa để đạt được kết quả tức thời. 1.3. Chinh phục tình cảm khách hàng bằng sự tận tuỵ và chân tình Chúng ta coi việc bị dừng máy của khách hàng như thiệt hại của chính mình, cần tìm ra những giải pháp khắc phục nhanh nhất có thể, duy trì ổn định sản xuất của khách hàng. Khi khách hàng gặp khó khăn trong quyết định lựa chọn sản phẩm, cần ngồi cùng khách hàng tính toán chi phí xăng, dầu, phụ tùng thay thế, để chọn được giải pháp có chi phí vận hành hợp lý nhất đối với khách hàng. 13 Komatsu Vietnam 1.4. Luôn tôn trọng Uy tín và hình ảnh của KVN khi tiếp xúc với khách hàng Dù tiếp xúc với ai, đại diện của khách hàng, dù họ là ai, ăn mặc và tác phong như thế nào, mọi nhân viên KVN cần có hành vi ứng xử lịch sự, đàng hoàng và tôn trọng. Khi xảy ra những tình huống bất thường, cần có phản xạ ngay trong suy nghĩ, điều đó sẽ ảnh hưởng thế nào tới uy tín và hình ảnh của KVN. Và cần làm gì trong tình huống này, để tăng cường hình ảnh, uy tín của KVN trong con mắt khách hàng. 1.5. Vậy hình ảnh nào của KVN cần hiện diện trong con mắt khách hàng? Là nhà Phân phối độc quyền của một hãng nổi tiếng (Komatsu), KVN cần thể hiện tính chuyên nghiệp, kỹ thuật cao và đặc biệt tận tâm với khách hàng, thực sự coi sự thành đạt của khách hàng là chìa khoá thành công của KVN. 14 Sổ tay nhân viên CHƯƠNG II Với Nhà cung cấp và bạn hàng 2.1. Công bằng trong mối liên hệ với các nhà cung cấp chính Các nhà cung cấp chính KAP và KFA là những người tạo nên hoạt động của chúng ta và đồng thời cũng thừa hưởng từ những hoạt động kinh doanh của KVN. Cho nên, trong mọi giao dịch, hội họp, các thành viên KVN nên nghĩ theo hướng công bằng và sòng phẳng, duy trì mối quan hệ thân thiết nhưng phải luôn suy nghĩ về quyền lợi chính đáng của KVN trong mối liên hệ, hợp tác với các nhà cung cấp chính. 2.2. Tôn trọng và độc lập trong sáng tạo “Thế mạnh của Komatsu Việt Nam dựa trên giá trị thương hiệu Komatsu, với tính chuyên nghiệp cao, thiết bị hiện đại, mạnh mẽ của Nhật Bản, kết hợp với tính năng động, sáng tạo, cần cù, hãnh tiến của người Việt Nam, những hiểu biết sâu sắc về văn hoá, con người và thị trường Việt Nam”. (Trích thông điệp của Chủ tịch) Hãy thể hiện sự đóng góp của KVN trong mối liên kết với các nhà cung cấp bằng sự sáng tạo, việc hiểu rõ thị trường và con người Việt Nam. Tôn trọng các nhà cung cấp, nhưng phải độc lập trong suy nghĩ và sáng tạo. Hơn ai hết, chúng ta là những người hiểu rõ hơn họ thị trường, con người và văn hoá Việt Nam. 15 Komatsu Vietnam Điều đó đòi hỏi các nhân viên bán hàng, dịch vụ kỹ thuật bám sát khách hàng, hiểu rõ mọi dự án, mong muốn của khách hàng Việt Nam. Đó chính là thế mạnh của chúng ta trong sự hợp tác với các nhà cung cấp chính. 16 Sổ tay nhân viên CHƯƠNG III Ý thức cá nhân Chín điểm trong ý thức nhân viên cần có Một nhà kinh doanh phải luôn hành động “chủ động một cách chuyên nghiệp” và có đầy đủ kế hoạch từ trước. Nhờ vậy, những cách nghĩ và ý thức cơ bản có thể được tóm tắt theo chín điểm sau: 1. Định hướng về khách hàng Tạo dấu ấn đẹp trong lòng khách hàng, thể hiện thái độ thân thiện, tận tình là một điều hết sức quan trọng trong ứng xử, giao tiếp với khách hàng. Dù ta là ai, nhân viên bán hàng, dịch vụ, bảo vệ, lái xe hay hành chính; Dù gặp gỡ khách hàng ở đâu, tại trụ sở khách hàng hoặc KVN, trên sân bóng hay trên công trường, mọi thành viên KVN cần duy trì một hình ảnh đồng nhất của KVN trong con mắt khách hàng: Chuyên nghiệp - Tận tụy - Đàng hoàng. 2. Đúng giờ Đúng giờ làm, đúng giờ hẹn là biểu hiện sự tôn trọng người khác, tôn trọng kỷ luật, tính cam kết và là một biểu hiện rất quan trọng của tính chuyên nghiệp. 3. Hợp tác và làm việc theo đội ngũ Bí quyết của làm việc theo đội ngũ là biết chấp nhận ý kiến người khác, dù không được xuất sắc, thậm chí, đôi lúc sai, nhưng tuyệt đối không được ảnh hưởng xấu tới dự án, công việc chung của đội ngũ. 17 Komatsu Vietnam “ Nhân chi sơ, tính bản thiện”, đồng thời cũng có câu “Nhân chi sơ, tính bản ác”. Quan trọng là chúng ta nhìn vào thành viên khác trong tổ chức chúng ta như thế nào? Mỗi thành viên, khi được tuyển dụng vào KVN đã được sàng lọc đồng nhất theo tiêu chuẩn của KVN, nghĩa là cùng “bản thiện” như nhau. Tuy nhiên, mỗi huân chương đều có mặt trái của nó. Bản thiện hay bản ác, tuỳ thuộc vào cách nhìn, nhìn vào mặt trước hay mặt sau của cái huân chương. Cách nhìn tích cực vào thành viên khác sẽ giúp cho họ tiến bộ và cả tập thể đi lên. Con người, nói chung thường hay cố chấp, thấy sai của người khác là chỉ trích bằng được. Đôi khi, những chỉ trích phê bình đó phá vỡ thiện chí làm việc chung và kết quả làm việc của cả một tập thể. Biết thoả hiệp những bất đồng nhỏ sẽ đạt được kết quả lớn. Về mặt kỹ thuật, để có được sự phối hợp hiệu quả trong đội ngũ, mỗi thành viên cần trang bị cho mình những kỹ năng về giao tiếp, cụ thể là các kỹ năng: Nói, Nghe, Trao đổi qua e-mail và Báo cáo. Thế nào là nói có hiệu quả? Nói là một trong những biện pháp hữu hiệu và chủ động trong giao tiếp. Nói có hiệu quả là nói mà người nghe hiểu và nhận thức được điều ta muốn nói. Có những người nói tràng giang đại hải, người nghe chăm chú, nhưng chẳng nhập tâm được điều gì. Khi nói, trình bày, cần rõ ràng, rành mạch, có cấu trúc và quan trọng là phải thường xuyên kiểm nghiệm xem người nghe có cùng hiểu, đồng cảm với những điều ta đang nói hay không. Trong khi nói, hãy để người khác cùng được tham gia. Như vậy lời nói mới có tiếng vang và sự đồng điệu. 18 Sổ tay nhân viên Thế nào là nghe có hiệu quả? Người ta cho rằng, nghe còn quan trọng hơn nói trong giao tiếp. Nghe có hiệu quả là không những thấu hiểu ý người muốn nói mà còn khơi gợi được những ý tưởng, sáng tạo của người nói. Cuộc đời không ngừng học hỏi, học hỏi từ một em bé, một người công nhân đến những vị giáo sư, tiến sỹ. Thế nào là một bản báo cáo hoàn hảo? Mục đích của báo cáo là truyền đạt thông tin, cảm nhận của mình về một vấn đề nào đó, để sao cho người nhận báo cáo cũng cảm nhận được chính xác như bản thân mình. Ví dụ báo cáo tình hình thị trường, hay báo cáo cạnh tranh, mục tiêu là người nhận báo cáo cũng cảm nhận được tình hình thị trường, cạnh tranh như bản thân mình. Ngoài ra, báo cáo hiệu quả còn phải phù hợp với cách đọc của người nhận và đọc báo cáo. Trong môi trường làm việc ngày càng khẩn trương, người đọc báo cáo thường muốn nhận được các thông tin nhanh, cô đọng, các báo cáo nên được viết, tổ chức theo cách người đọc có thể nắm bắt nhanh vấn đề và nếu cần, có thể đi sâu, kiểm tra chi tiết. (xem thêm chương V, mục 5.2.5. Làm báo cáo). 4. Chuyên tâm vào mục đích Mọi người đều hiểu về tầm quan trọng của việc đưa ra mục tiêu và lên kế hoạch để đạt được mục tiêu. Nhưng, để thực hiện, đạt được mục tiêu sẽ có những khó khăn nhất định. Dù vậy, chắc chắn rằng, đưa ra mục tiêu nhỏ, cụ thể từng bước vẫn tốt hơn quan niệm “làm việc hết sức có thể, rồi sẽ thấy kết quả”. Vậy hãy luôn đặt mục tiêu, dù là nhỏ, với kế hoạch cụ thể về thời gian, kết quả 19 Komatsu Vietnam mong muốn thể hiện bằng con số cụ thể. Khi có nhiều mục tiêu, cần xác định độ ưu tiên của từng công việc, mục tiêu. 5. Chiều hướng suy nghĩ tiến bộ Có ba trở ngại chính cản trở sự tiến bộ: thiếu hứng thú, thiếu nỗ lực và thiếu trách nhiệm. Nói một cách khác, ở những nơi có sự hứng thú, nỗ lực và trách nhiệm, ở đó có sự tiến bộ. Nếu chúng ta quan sát kỹ ở nơi làm việc tại một công ty, chúng ta có thể thấy có rất nhiều “sự lãng phí”. Bằng các quá trình tiêu chuẩn hoá, đơn giản hoá công việc, những lãng phí này có thể tránh được và tiết kiệm được nhiều công sức. Điều này cho phép người lao động có thời gian nghỉ giải lao để có thể tập trung hơn khi làm việc, hiệu quả cao hơn và dám chấp nhận gánh vác những thử thách mới. 6. Chuyên tâm về chi phí Bằng cách cải tiến các hoạt động ở nơi làm việc, triệt tiêu “lãng phí”, có thể giúp giảm chi phí một cách hiệu quả. Mặc dù, thay đổi tuỳ vào loại ngành nghề, chi phí nhân lực luôn chiếm phần lớn nhất trong chi phí tổng thể. Do đó, cần phải nghĩ ra những phương pháp để giảm thiểu giờ công và nâng cao chất lượng con người. Con người vừa có thể là “sự lãng phí”, vừa có thể là “vốn nhân lực”. Sáng tạo nâng cao năng suất, tiết kiệm, giảm thiểu chi phí sẽ tăng lợi nhuận của công ty và cá nhân lên hai lần. 7. Chuyên tâm về chất lượng Cung cấp “sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao” tới khách hàng chính là một triết lý kinh doanh của công ty chúng ta. “Sản phẩm chất lượng cao” là đúng loại sản phẩm khách hàng cần, kể cả model, công suất, thiết bị đi cùng. Điều đó đòi hỏi, trước khi chào giá, cần hiểu rõ hoạt 20
- Xem thêm -