Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Lêi Giíi ThiÖu
Sù ph©n chia mét tæ chøc qu¶n lý thµnh c¸c cÊp vµ c¸c kh©u thÓ
hiÖn sù ph©n c«ng chuyªn m«n ho¸ theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang,c¸c
bé phËn ®ã bao giê còng n»m trong nh÷ng mèi quan hÖ nhÊt ®Þnh
nh»m t¹o ra sù liªn kÕt chÆt chÏ,hµi hoµ trong tæ chøc.ViÖc x¸c lËp vµ
xö lý ®óng ®¾n c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc lµ yÕu tè träng yÕu ®Ó vËn
hµnh bé m¸y ¨n khíp nhÞp nhµng,t¹o ra hiÖu lùc cña tæ chøc.Khi ®Ò
cËp kh¸i niÖm tæ chøc ë tr¹ng th¸i ®éng,ta còng ®· nhÊn m¹nh vai trß
cùc kú quan träng cña c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc,nÕu xö lý ®óng sÏ
t¹o ®-îc ®éng lùc vµ kû c-¬ng cho tæ chøc,ng-îc l¹i sÏ g©y v-íng
m¾c ,xung ®ét trong néi bé tæ chøc,cã thÓ lµm rèi lo¹n,v« hiÖu ho¸ tæ
chøc
Khi x¸c lËp c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc,cÇn x¸c ®Þnh râ c¸c yÕu
tè:quan hÖ däc (theo thø bËc qu¶n lý )hay hÖ ngang (theo chøc n¨ng
);quan hÖ l©u dµi,th-êng xuyªn hay quan hÖ ®ét xuÊt ;quan hÖ chÝnh
thøc hay quan hÖ kh«ng chÝnh thøc.Kh¸i qu¸t l¹i cã 2 lo¹i quan hÖ c¬
b¶n:quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng vµ quan hÖ phèi hîp-céng
1
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
t¸c.Nh-ng trong bµi tiÓu luËn nµy em muèn ®Ò cËp ®Õn mèi quan hÖ
®iÒu khiÓn-phôc tïng.
2
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
S¬ L-îc VÒ C¬ CÊu Tæ Chøc Qu¶n Lý
1/Kh¸i NiÖm:
Tæ chøc hiÖn diÖn trong c¸c sù vËt tù nhiªn vµ x· héi,tõ ®¬n gi¶n
®Õn phøc t¹p,tõ vi m« ®Õn vÜ m«.Nãi chung nã mang mét ý nghÜa rÊt
réng nh-ng ë ®©y chóng ta chó ý ®Õn mét ®Þnh nghÜa s¸t h¬n víi kh¸i
niÖm Tæ Chøc Qu¶n Lý:Tæ chøc lµ mét c¬ cÊu(bé m¸y hoÆc hÖ thèng
bé m¸y)®-îc x©y dùng cã chñ ®Þnh vÒ vai trß vµ chøc n¨ng(®-îc hîp
thøc ho¸),trong ®ã c¸c thµnh viªn cña nã thùc hiÖn tõng phÇn viÖc
®ù¬c ph©n c«ng víi sù liªn kÕt h÷u c¬ nh»m ®¹t tíi môc tiªu chung
Tæ chøc qu¶n lý gåm 3 yÕu tè t¹o thµnh:
-Chøc n¨ng lµ lý do h×nh thµnh vµ tån t¹i cña mét tæ chøc ®-îc
kh¸i qu¸t tõ c¸c nhiÖm vô chÝnh ph¶i lµm th-êng xuyªn ®Ó thùc hiÖn
môc tiªu cña tæ chøc
-C¬ cÊu lµ ph-¬ng tiÖn ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng,bao gåm c¸c bé
phËn hîp thµnh tæ chøc
-C¬ chÕ vËn hµnh lµ ph-¬ng thøc vËn hµnh ®Ó c¬ cÊu ho¹t ®éng
®óng chøc n¨ng.
3
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
HiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña tæ chøc hoÆc hiÖu lùc ®iÒu hµnh cña tæ
chøc qu¶n lý phô thuéc c¶ 3 yÕu tè nãi trªn.Chøc n¨ng kh«ng râ sÏ
kh«ng phôc vô ®óng môc tiªu,c¬ cÊu kh«ng hîp lý sÏ kh«ng thùc hiÖn
tèt chøc n¨ng,c¬ chÕ kh«ng phï hîp sÏ g©y rèi lo¹n sù vËn hµnh cña
c¬ cÊu
2/C¬ CÊu Tæ Chøc
Mçi hÖ thèng tæ chøc dï ®-îc x©y dùng theo lo¹i h×nh nµo còng
bao gåm c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc,bëi lÏ chØ riªng
c¬ cÊu chÝnh thøc kh«ng thÓ thùc hiÖn ®-îc ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng vµ
c¸c mèi quan hÖ ®a d¹ng trong qu¶n lý.Trong ®ã c¬ cÊu chÝnh thøc lµ
bé khung cña tæ chøc lµm nÒn mãng cho ho¹t ®éng qu¶n lý
A/C¬ cÊu chÝnh thøc:
-C¬ cÊu chÝnh thøc cña tæ chøc lµ c¬ cÊu ®-îc ghi nhËn chÝnh
thøc trong c¸c v¨n b¶n ph¸p lý,®iÒu lÖ tæ chøc cña doanh nghiÖp;còng
cã tr-êng hîp kh«ng ®-îc ghi thµnh v¨n b¶n song ®-îc hîp thøc ho¸
theo truyÒn thèng,®-îc mäi ng-êi ghi nhËn nh- lµ mét thÓ chÕ
-C¬ cÊu chÝnh thøc x¸c ®Þnh râ vai trß,vÞ trÝ cña mçi bé phËn vµ
mçi ng-êi trong tæ chøc;víi c¸c mèi quan hÖ quyÒn lùc trong néi bé tæ
4
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
chøc(bao gåm quyÒn h¹n,tr¸ch nhiÖm,chÕ ®é lµm viÖc)®Ó thùc hiÖn sù
ph©n c«ng,ph©n cÊp vµ liªn kÕt trong tæ chøc,b¶o ®¶m kû c-¬ng vµ
hiÖu lùc tæ chøc,phôc vô môc tiªu cña doanh nghiÖp
-Trong c¬ cÊu chÝnh thøc,thùc hiÖn chÕ ®é thñ tr-ëng vµ chÕ ®é
bæ nhiÖm c¸n bé b»ng quyÒn lùc hµnh chÝnh.Gi÷a ng-êi phô tr¸ch vµ
ng-ßi thõa hµnh cã quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng theo chøc vô,b»ng
ph-¬ng ph¸p c-ìng chÕ chÊp hµnh.Mèi quan hÖ phèi hîp gi÷a c¸c bé
phËn cïng cÊp ®-îc quy ®Þnh râ rµng,kh«ng tuú tiÖn theo c¶m tÝnh vµ
còng ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm khi thiÕu phèi hîp dÉn ®Õn hËu qu¶ xÊu
B/C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc:
-C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc lµ nh÷ng h×nh thøc tæ chøc"phi h×nh
thÓ"nh»m thùc hiÖn nh÷ng mèi liªn hÖ"mÒm"trong néi bé tæ chøc gi÷a
c¸c c¸ nh©n vµ gi÷a c¸c nhãm ng-êi cã ®Æc ®iÓm,lîi Ých riªng cÇn
®-îc ®iÒu hoµ ®Ó phôc vô môc tiªu chung.Nã bæ sung cho c¬ cÊu
chÝnh thøc ®Ó thùc hiÖn ®Çy ®ñ vµ cã hiÖu qu¶ cao chøc n¨ng cña tæ
chøc mµ kh«ng sö dông quyÒn lùc hµnh chÝnh
-C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc còng cã ng-êi chñ tr× ho¹t ®éng do c¸c
thµnh viªn cö ra trªn c¬ së uy tÝn,kh«ng cã quyÒn h¹n hµnh chÝnh mµ
chØ dùa vµo tr×nh ®é hiÓu biÕt vµ kh¶ n¨ng ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ
5
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
kh«ng chÝnh thøc,t¹o ®-îc sù ®ång thuËn vÒ ý chÝ,t×nh c¶m.Ho¹t ®éng
cña c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc gióp Ých nhiÒu cho viÖc gi¶i quyÕt c¸c
vÊn ®Ò phøc t¹p,tÕ nhÞ trong qu¶n lý
-C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc kh«ng ®-îc thÓ hiÖn trªn s¬ ®å tæ
chøc;còng cã tr-êng hîp ®-îc ghi nhËn
nh- mét ph©n hÖ bæ
sung.Th-êng ®ã lµ c¸c Héi ®ång t- vÊn vÒ tõng lÜnh vùc,c¸c tiÓu
ban,c¸c nhãm chuyªn gia......C¸c tæ chøc ®ã kh«ng cÇn biªn chÕ
chuyªn tr¸ch,mµ sö dông nh÷ng ng-êi trong bé m¸y lµm kiªm
nhiÖm;ho¹t ®éng th-êng xuyªn theo ®Þnh kú hoÆc tån t¹i cã thêi
gian.KÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc ®-îc ng-êi ®iÒu
hµnh tæ chøc qu¶n lý tham kh¶o,tiÕp nhËn ®Ó bæ sung,hoµn thiÖn c¸c
quyÕt ®Þnh qu¶n lý
Sù ®an chÐo vµo nhau c¸c quan hÖ chÝnh thøc vµ c¸c quan hÖ
kh«ng chÝnh thøc t¹o thµnh mét c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý gåm 2 hÖ,gióp
cho c¸c nhiÖm vô qu¶n lý ®-îc thùc hiÖn mét c¸ch toµn diÖn vµ cã kÕt
qu¶ cao.Trong qu¶n lý,®iÒu cùc kú quan träng lµ ph¶i x¸c ®Þnh ®-îc
møc ®é tèi -u ®Ó kÕt hîp ho¹t ®éng cña c¬ cÊu tæ chøc kh«ng chÝnh
thøc vµ cña c¬ cÊu tæ chøc chÝnh thøc.§ã còng chÝnh lµ viÖc kÕt hîp sù
hµi hoµ gi÷a viÖc thÓ chÕ ho¸ vµ viÖc x· héi ho¸ ho¹t ®éng qu¶n lý.
6
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Quan HÖ §iÒu KhiÓn-Phôc Tïng
1/Vai trß cña quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng:
*Quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng lµ lo¹i quan hÖ chñ yÕu trong
mét tæ chøc víi t¸c ®éng qua l¹i gi÷a cÊp trªn vµ cÊp d-íi (trªn xuèng
vµ d-íi lªn),gi÷a ng-êi phô tr¸ch vµ ng-êi thõa hµnh.
*Hµnh vi ®iÒu khiÓn lµ hµnh vi ®¬n gi¶n nhÊt cña qu¶n lý ®Ó gi¶i
quyÕt c¸c nhiÖm vô ®¬n nhÊt sau khi ®· cã nh÷ng quyÕt ®Þnh
chung.§ã lµ h×nh thøc t¸c ®éng tÝch cùc nhÊt vµ còng linh ho¹t
nhÊt,nh»m thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô vµ kiÓm tra ®Ó ng¨n chÆn,kh¾c phôc
c¸c sai lÖch cña c¸c bé phËn thõa hµnh.
*Dï mang tÝnh linh ho¹t ®Ó øng phã víi mäi t×nh huèng cô thÓ
n¶y sinh h»ng ngµy,sù ®iÒu khiÓn vÉn ph¶i dùa trªn c¸c ph-¬ng thøc
t¸c ®éng cã tæ chøc vµ dùa vµo chøc n¨ng,quyÒn h¹n,tr¸ch nhiÖm cña
mçi cÊp trong thø bËc cña hÖ thèng tæ chøc qu¶n lý.NÕu kh«ng nhvËy,sù ®iÒu khiÓn sÏ r¬i vµo t×nh tr¹ng chñ quan tuú tiÖn,xö lý ®èi phã
vôn vÆt;cã thÓ g©y lén xén,mÊt ®ång bé trong ho¹t ®éng qu¶n lý.Sù
®iÒu khiÓn cã thÓ mang tÝnh hµnh chÝnh(c-ìng chÕ thi hµnh),hoÆc
mang tÝnh h-íng dÉn.TÝnh hµnh chÝnh ë ®©y thÓ hiÖn qua c¸c ph-¬ng
ph¸p hµnh chÝnh:
7
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
C¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh lµ c¸c ph-¬ng ph¸p t¸c ®éng dùa
vµo c¸c mèi quan hÖ tæ chøc cña hÖ thèng qu¶n lý vµ kû luËt cña
doanh nghiÖp
BÊt kú hÖ thèng qu¶n lý nµo còng h×nh thµnh mèi quan hÖ tæ
chøc trong hÖ thèng .VÒ ph-¬ng diÖn qu¶n trÞ ,nã biÓu hiÖn thµnh mèi
quan hÖ gi÷a quyÒn uy vµ phôc tïng .Ng-êi x-a th-êng nãi :qu¶n trÞ
con ng-êi cã 2 c¸ch ,dïng ©n vµ dïng uy.Dïng ©n th× v÷ng bÒn nh-ng
khã kh¨n vµ dÔ trë thµnh phï phiÕm ,dïng uy th× nhanh chãng vµ dÔ
mÊt tÝnh ng-êi .Cho nªn ,Qu¶n trÞ tr-íc tiªn ph¶i dïng uy sau ®ã míi
tÝnh ®Õn viÖc ©n
C¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh trong qu¶n trÞ kinh doanh chÝnh lµ
c¸c c¸ch t¸c ®éng trùc tiÕp cña chñ doanh nghiÖp lªn tËp thÓ nh÷ng
ng-êi lao ®éng d-íi quyÒn b»ng c¸c quyÕt ®Þnh døt kho¸t ,mang tÝnh
b¾t buéc ,®ßi hái ng-êi lao ®éng ph¶i chÊp hµnh nghiªm ngÆt ,nÕu vi
ph¹m sÏ bÞ xö lý kÞp thêi,thÝch ®¸ng
Vai trß cña c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh trong qu¶n trÞ kinh
doanh rÊt to lín.Nã x¸c lËp trËt tù kû c-¬ng lµm viÖc trong doanh
nghiÖp .Lµ kh©u nèi c¸c ph-¬ng ph¸p qu¶n trÞ kh¸c l¹i ;Ph-¬ng ph¸p
hµnh chÝnh gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ®Æt ra trong doanh nghiÖp rÊt nhanh
chãng ;T¸c ®éng hµnh chÝnh cã hiÖu lùc ngay tõ khi ban hµnh quyÕt
8
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
®Þnh .V× vËy c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh hÕt søc cÇn thiÕt trong
nh÷ng tr-êng hîp hÖ thèng bÞ r¬i vµo nh÷ng t×nh huèng khã kh¨n,
phøc t¹p
C¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh t¸c ®éng vµo ®èi t-îng qu¶n trÞ
theo 2 h-íng :t¸c ®éng vÒ mÆt tæ chøc vµ t¸c ®éng diÒu chØnh hµnh vi
cña ®èi t-îng qu¶n trÞ
-Theo h-íng t¸c ®éng vÒ mÆt tæ chøc :chñ doanh nghiÖp ban
hµnh c¸c v¨n b¶n quy ®Þnh vÒ quy m«,c¬ cÊu ,diÒu lÖ ,ho¹t ®éng tiªu
chuÈn ......nh»m thiÕt lËp tæ chøc vµ x¸c ®Þnh nh÷ng mèi quan hÖ ho¹t
®éng trong néi bé
-Theo h-íng t¸c ®éng diÒu chØnh hµnh vi cña ®èi t-îng qu¶n trÞ
:chñ doanh nghiÖp ®-a ra nh÷ng chØ thÞ ,mÖnh lÖnh hµnh chÝnh b¾t
buéc cÊp d-íi thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô nhÊt ®Þnh ,hoÆc ho¹t ®éng
theo nh÷ng ph-¬ng h-íng nhÊt ®Þnh nh»m ®¶m b¶o cho c¸c bé phËn
trong hÖ thèng ho¹t ®éng ¨n khíp vµ ®óng h-íng ,uèn n¾n nh÷ng lÖch
l¹c ....
Sö dông c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh ®ßi hái c¸c cÊp qu¶n trÞ
ph¶i n¾m v÷ng nh÷ng yªu cÇu chÆt chÏ sau ®©y:
9
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
-Mét lµ ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh cã hiÖu qu¶ cao khi quyÕt ®Þnh
®ã cã c¨n cø khoa häc ,®-îc luËn chøng ®Çy ®ñ vÒ mÆt kinh tÕ .Khi
®-a ra mét quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh ph¶i c©n nh¾c ,tÝnh to¸n ®Õn c¸c lîi
Ých kinh tÕ .TÊt nhiªn ,c¸c quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh tËp trung th-êng
®-îc tÝnh to¸n xuÊt ph¸t tõ viÖc kÕt hîp hîp lý c¸c lo¹i lîi Ých .Ngoµi
ra quyÕt ®Þnh ph¶i hiÓu râ t×nh h×nh thùc tÕ ,n¾m v÷ng t×nh huèng cô
thÓ .Cho nªn khi ®-a ra quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh ,nªn cè g¾ng cã ®ñ c¸c
th«ng tin cÇn thiÕt cho viÖc ra quyÕt ®Þnh.Chñ doanh nghiÖp chØ ra
quyÕt ®Þnh trªn c¬ së cã ®¶m b¶o vÒ th«ng tin .TËp hîp ®ñ th«ng tin
,tÝnh to¸n ®Çy ®ñ ®Õn c¸c lîi Ých vµ c¸c khÝa c¹nh tiªu cùc cã thÓ diÔn
ra khi quyÕt ®Þnh ®-îc thi hµnh .Tõ ®ã s½n sµng bæ sung c¸c biÖn ph¸p
ph¸t huy mÆt tÝch cùc vµ h¹n chÕ mÆt tiªu cùc nÕu cã
-Hai lµ khi sö dông c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh ph¶i g¾n chÆt
quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña ng-êi ra quyÕt ®Þnh .Mçi bé phËn,mçi
c¸n bé khi sö dông quyÒn h¹n cña m×nh ph¶i cã tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc
sö dông c¸c quyÒn h¹n ®ã .§èi víi quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh th× cÊp d-íi
b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn kh«ng ®-îc lùa chän .ChØ ng-êi cã thÈm
quyÒn ra quyÕt ®Þnh míi cã quyÒn thay ®æi quyÕt ®Þnh
-Ba lµ c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh ®ßi hái chñ doanh nghiÖp
ph¶i cã quyÕt ®Þnh døt kho¸t ,râ rµng,dÔ hiÓu ,cã ®Þa chØ ng-êi thùc
10
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
hiÖn ,lo¹i trõ kh¶ n¨ng cã sù gi¶i thÝch kh¸c nhau ®èi víi nhiÖm vô
®-îc giao
CÇn ph©n biÖt c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh víi kiÓu qu¶n lý hµnh
chÝnh quan liªu do viÖc l¹m dông c¸c kû luËt hµnh chÝnh,sö dông
mÖnh lÖnh hµnh chÝnh thiÕu c¬ së khoa häc,theo ý muèn chñ
quan.Th-êng nh÷ng mÖnh lÖnh kiÓu ®ã g©y ra nhiÒu tæn thÊt cho
doanh nghiÖp,h¹n chÕ søc s¸ng t¹o cña ng-êi lao ®éng.§ã còng lµ
nh-îc ®iÓm cña ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh.C¸n bé qu¶n lý vµ c¬ quan
qu¶n lý nÕu thiÕu tØnh t¸o say s-a víi mÖnh lÖnh ®Òu ph¶i chÞu tr¸ch
nhiÖm,chèng viÖc l¹m dông quyÒn hµnh nh-ng kh«ng cã tr¸ch
nhiÖm,còng nh- chèng hiÖn t-îng trèn tr¸nh tr¸ch nhiÖm,kh«ng chÞu
sö dông nh÷ng quyÒn h¹n ®-îc phÐp sö dông vµ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm
Tãm l¹i,c¸c ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh lµ hoµn toµn cÇn thiÕt
,kh«ng cã ph-¬ng ph¸p hµnh chÝnh th× kh«ng thÓ qu¶n trÞ kinh doanh
cã hiÖu qu¶ .§iÒu ®ã t-¬ng tù nh- viÖc qu¶n lý mét ®Êt n-íc mµ
kh«ng cã luËt ph¸p th× kh«ng lµm sao cã thÓ qu¶n lý næi
*TÝnh hµnh chÝnh ®-îc thÓ hiÖn qua c¬ cÊu trùc tuyÕn vµ tÝnh
h-íng dÉn ®-îc thùc hiÖn qua c¬ cÊu chøc n¨ng:
-C¬ cÊu trùc tuyÕn(®-êng th¼ng theo chiÒu däc)
11
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Lo¹i h×nh nµy chiÕm vÞ trÝ quan träng trong hÖ thèng qu¶n lý
thuéc bÊt kú doanh nghiÖp nµo.Néi dung c¬ b¶n cña c¬ cÊu trùc tuyÕn
lµ mét c¸i thang gåm nhiÒu bËc,trong ®ã cÊp bËc trªn ®iÒu khiÓn(quyÕt
®Þnh,ra mÖnh lÖnh,trùc tiÕp,kiÓm tra)cÊp d-íi;cÊp d-íi phôc tïng cÊp
trªn.§ã lµ mèi quan hÖ ®iÒu khiÓn-phôc tïng mang tÝnh b¾t buéc.Víi
c¬ cÊu nµy,nguyªn t¾c ®iÒu hµnh tËp trung-xuyªn suèt víi chÕ ®é thñ
tr-ëng ®-îc ®¶m b¶o thùc hiÖn;lo¹i trõ t×nh tr¹ng m©u thuÉn,chÖch
cho¹c gi÷a c¸c nhiÖm vô ®-îcc ph©n cÊp.Mét c¬ cÊu trùc tuyÕn hîp lý
ph¶i ®¸p øng c¸c ®iÒu kiÖn:
+Sè cÊp qu¶n lý cµng Ýt th× cµng Ýt ng-êi can thiÖp vµo qu¸ tr×nh
qu¶n lý,t¹o ®-îc sù æn ®Þnh cho ®èi tuîng cho ®èi t-îng ®-îc qu¶n
lý(tr¸nh t×nh tr¹ng chËm trÔ,mÖnh lÖnh bÞ sai l¹c,quan liªu c¸ch bøc)
+Th«ng tin qu¶n lý ®-îc v©n ®éng trùc tiÕp,chØ truyÒn dÉn theo
chiÒu däc trªn-d-íi vµ kh«ng v-ît cÊp
+G¾n chÆt víi c«ng nghÖ,trong ®ã mçi c«ng ®o¹n ®-îc chuyªn
m«n ho¸;sù phèi hîp ho¹t ®éng trong c¶ chu tr×nh kinh doanh chØ ®-îc
thùc hiÖn ë cÊp cao nhÊt
+B¶o ®¶m tû lÖ hîp lý gi÷a c¸n bé qu¶n lý vµ ng-êi thõa
hµnh(qu¸ nhiÒu c¸n bé phô tr¸ch th× gi¶m tÝnh linh ho¹t cña qu¶n lý)
12
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
+Phi tËp trung hãa quyÒn lùc ë møc ®é hîp lý,chuyÓn giao mét
phÇn quyÒn lùc vµ tr¸ch nhiÖm cho cÊp d-íi ®Ó ph¸t huy tÝnh chñ
®éng,s¸ng t¹o vµ ý thøc d¸m chÞu tr¸ch nhiÖm cña cÊp d-íi song vÉn
kiÓm so¸t ®-îc toµn bé t×nh h×nh
C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn ®-îc vËn dông víi tr×nh ®é kh¸c nhau
tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p:
H.1
H.2
Trªn H.1,ta cã tr-êng hîp ®¬n gi¶n nhÊt,trong ®ã «ng bè h-íng
dÉn c«ng viÖc(lµm g×,lµm nh- thÕ nµo)vµ ph©n c«ng 2 ng-êi con lµm 2
phÇn viÖc
Trªn H.2lµ c¬ cÊu trùc tuyÕn më réng theo chiÒu däc,trong ®ã
ph¶i ph©n c«ng cho nhiÒu ng-êi thùc hiÖn c¸c phÇn viÖc kh¸c nhau
13
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Më réng h¬n n÷a th× chia ra nhiÒu cÊp,trong ®ã mçi cÊp l¹i cã
H.3
Gi¸m §èc Doanh NghiÖp
Qu¶n §èc
Qu¶n §èc Ph©n X-ëng
§èc C«ng
§èc C«ng
§èc C«ng
Tæ Tr-ëng
Tæ Tr-ëng
Tæ Tr-ëng
Qu¶n §èc
ng-êi ®iÒu khiÓn vµ kiÓm tra c¸c kh©u trùc thuéc(H.3)
ë mçi cÊp qu¶n lý,ng-êi ®øng ®Çu th-êng kh«ng thÓ trùc tiÕp
qu¸n xuyÕn mäi mÆt v× vËy cÇn cã nh÷ng ng-êi phã ®Æc tr¸ch tõng
phÇn viÖc;do thñ tr-ëng ph©n c«ng(æn ®Þnh l©u dµi)vµ trùc tÕp chÞu
tr¸ch nhiÖm tr-íc thñ tr-ëng(kh«ng ph¶i lµ 1 cÊp qu¶n lý trung
gian).§Õn l-ît nh÷ng ng-êi phã l¹i ph¶i cã mét sè trî lý gióp
søc.H×nh 4 lµ mét vÝ dô ®èi víi mét doanh nghiÖp cã quy m« t-¬ng ®èi
lín
14
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
H.4
Gi¸m §èc
Phã Gi¸m §èc
ph¸t triÓn
Trî lý
s¶n xuÊt
s¶n phÈm 1
Phã Gi¸m §èc
s¶n xuÊt
Trî lý
s¶n xuÊt
s¶n phÈm 2
Phã Gi¸m §èc
marketing
Phã Gi¸m §èc
tµi chÝnh
Trî lý
s¶n xuÊt
s¶n phÈm 3
-C¬ cÊu chøc n¨ng
Sù ph¸t triÓn ®ßi hái cã sù më réng c¬ cÊu theo chiÒu
ngang,trong ®ã ë mçi cÊp qu¶n lý(theo trùc tuyÕn)ph¶i thùc hiÖn chøc
n¨ng cña mét kh©u qu¶n lý víi nhiÒu viÖc phøc t¹p ®ßi hái kiÕn thøc
chuyªn s©u mµ ng-êi qu¶n lý ph¶i dùa vµo ®ã míi n¾m ®-îc t×nh vµ
quyÕt ®Þnh ®-îc ®óng ®¾n(kh«ng thÓ tù m×nh thùc hiÖn).§ã lµ c¬ cÊu
c¸c phßng,ban chøc n¨ng ë mçi cÊp;n»m ë hµng ngang trong s¬ ®å tæ
chøc ë mçi cÊp(H.5)
15
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
H.5
Gi¸m §èc
Phã Gi¸m §èc
marketing
Phßng
kÕ ho¹ch
Phã Gi¸m §èc
s¶n xuÊt
Phßng
vËt t-
Phã Gi¸m §èc
Tµi chÝnh
Phßng
c«ng nghÖ
Phã Gi¸m §èc
nh©n sù
Phßng
n¨ng l-îng
C¸c c¬ quan chøc n¨ng chØ lµ c«ng cô qu¶n lý cña ng-êi ®øng
®Çu mçi cÊp,lµm nhiÖm vô chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh vµ theo dâi t×nh
h×nh vÒ tõng lÜnh vùc(kÕ ho¹ch,vËt t-,tµi chÝnh...)kh«ng cã quyÒn chØ
®¹o cÊp d-íi mµ chØ h-íng dÉn;do ®ã kh«ng m©u thuÉn víi chÕ ®é thñ
tr-ëng
Víi c¸c häat ®éng t-¬ng ®èi phøc t¹p(doanh nghiÖp võa),c¬ cÊu
chøc n¨ng cã hiÖu qu¶ h¬n c¬ cÊu trùc tuyÕn.Nã kh«ng ®ßi hái ng-êi
gi¸m ®èc ph¶i tù m×nh ph©n tÝch tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò vµ tù m×nh theo dâi
s©u tõng mÆt.C¸c bé phËn chøc n¨ng gåm nh÷ng chuyªn gia vµ nh©n
viªn chuyªn s©u vÒ kinh tÕ,kü thuËt,nghiÖp vô vµ n¾m v÷ng c¸c thÓ chÕ
hiÖn hµnh liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp;hä còng cã kinh
nghiÖm xö lý c¸c t×nh huèng cô thÓ ®Ó gióp gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh ®óng
®¾n
16
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Tuy nhiªn,c¬ cÊu chøc n¨ng còng cã nh-îc ®iÓm lµ lµm cho bé
m¸y qu¶n lý cång kÒnh,c¸ch bøc,gi¸m ®èc dÔ quan liªu;c¸c kªnh liªn
l¹c qua trung gian qóa phøc t¹p cã thÓ lµm cho cÊp qu¶n lý cao nhÊt bÞ
"qu¸ t¶i" trong qu¸ tr×nh n¾m t×nh h×nh vµ ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n
lý.C¬ cÊu nµy thóc ®Èy h-íng ®µo t¹o hÑp ®èi víi c¸n bé,nh©n viªn
trong bé m¸y qu¶n lý;khiÕn hä thiÕu tÇm nh×n toµn diÖn .Sù chuyªn
m«n ho¸ c¸c ph©n hÖ chøc n¨ng qu¶n lý cã thÓ dÉn tíi xu h-íng phiÕn
diÖn,côc bé.nh- nhÊn qu¸ m¹nh lÜnh vùc chuyªn m«n cña m×nh(vÝ
dô:kü thuËt thuÇn tuý,hiÖu qu¶ kinh tÕ ®¬n thuÇn..),kh«ng muèn phèi
hîp ®Ó h-íng vµo môc tiªu chung
*Sù ®iÒu khiÓn hµnh chÝnh cã khi lµ tuyÖt ®èi(ph¶i chÊp hµnh
®Çy ®ñ,v« ®iÒu kiÖn)song còng cã nh÷ng tr-êng hîp cÊp d-íi ®Ò nghÞ
xem xÐt l¹i trong khi vÉn ph¶i chÊp hµnh cho ®Õn khi cã quyÕt ®Þnh
míi.MÆt kh¸c h-íng dÉn còng cã thÓ lµ b¾t buéc hoÆc chØ lµ tham
kh¶o ®Ó vËn dông
2/C¸c h×nh thøc ®iÒu khiÓn vµ sù vËn dông trong qu¶n lý doanh
nghiÖp:
§iÒu khiÓn ®-îc thùc hiÖn qua c¸c h×nh thøc quyÕt ®Þnh kh¸c
nhau,nh- chØ thÞ,mÖnh lÖnh,th«ng b¸o(b»ng v¨n b¶n hay truyÒn miÖng)
17
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
*LÖnh:lµ yªu cÇu cña cÊp trªn(hoÆc ng-êi phô tr¸ch)®èi víi cÊp
d-íi(hoÆc ng-êi thõa hµnh),®ßi hái hä ph¶i thùc hiÖn mét nhiÖm vô
nhÊt ®Þnh,cã chØ râ thêi h¹n ph¶i hoµn thµnh hoÆc nh÷ng yªu cÇu ®Æc
biÖt ph¶i ®¶m b¶o.ChØ nh÷ng c¸n bé qu¶n lý trùc tuyÕn(thñ tr-ëng cÊp
trªn)míi cã quyÒn ra lÖnh.NÕu lÖnh cã tÝnh b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn
tuyÖt ®èi th× nã ph¶i ®¸p øng c¸c tiªu chuÈn ph¸p lý ®Ó cã hiÖu lùc cao
*ChØ thÞ:lµ yªu cÇu ®èi víi ng-êi d-íi quyÒn khi xö lý nh÷ng sù
viÖc riªng biÖt.C¸c phã gi¸m ®èc,qu¶n ®èc,tr-ëng phßng...cã quyÒn ra
nh÷ng chØ thÞ trong ph¹m vi quyÒn h¹n ®-îc giao(theo quy chÕ cña
doanh nghiÖp),kh«ng vi ph¹m c¸c mèi quan hÖ chÝnh thøc
ChØ thÞ cã thÓ ®-îc ng-êi d-íi quyÒn khiÕu n¹i th¼ng lªn gi¸m
®èc doanh nghiÖp nÕu thÊy kh«ng hîp lý.C¸c chØ thÞ quan träng ph¶I
dïng v¨n b¶n.Nh÷ng ng-êi phô tr¸ch cÊp thÊp(tæ tr-ëng,®éi
tr-ëng...)chØ cÇn chØ thÞ miÖng song cÇn râ rµng,døt kho¸t
*Th«ng b¸o:cã tÝnh nhÑ nhµng h¬n,chñ yÕu cung cÊp th«ng tin
cho cÊp d-íi vÒ nh÷ng vÊn ®Ò cÇn l-u ý
§iÒu khiÓn bao hµm sù kiÓm tra t×nh h×nh chÊp hµnh c¸c quyÕt
®Þnh vµ sau ®ã cã thÓ cã quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh,bæ sung
18
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
KÕt LuËn
Tæ chøc x· héi h×nh thµnh vµ vËn ®éng theo ý chÝ cña con ng-êi
víi h×nh thøc ®a d¹ng,”cøng”hay”mÒm”v¯ cã mèi quan hÖ t¬ng t¸c
th-êng ®-îc gäi lµ liªn hÖ h÷u c¬.§iÒu ®ã cho ta thÊy mèi quan hÖ
gi÷a ®iÒu khiÓn-phôc tïng lµ mét yÕu tè quan träng nh- thÕ nµo ®èi
víi viÖc sèng cßn cña mét doanh nghiÖp;Còng nh- thÓ hiÖn bé mÆt cña
mét doanh nghiÖp cã v¨n ho¸ hay kh«ng v× khi cÊp trªn ra quyÕt ®Þnh
th× cÊp d-íi ë ®ã sÏ ph¶i nhÊt nhÊt tu©n theo vµ cïng bæ sung,gãp ý víi
c¸c quyÕt ®Þnh cña gi¸m ®èc.Vµ trong nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng ngµy
nay,khi mµ c¸c doanh nghiÖp ®ang ho¹t ®éng nh- nh÷ng cç m¸y th×
®iÒu nµy cµng cÇn ph¶i ¨n khíp víi nhau h¬n
19
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
tµi liÖu tham kh¶o
1. Gi¸o tr×nh tæ chøc qu¶n lý.
2. Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ kinh doanh.
20