Tài liệu Skkn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản hành chính tại trung tâm gdtx tỉnh

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM GDTX TỈNH. I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Công tác quản lý văn bản hành chính chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước của một cơ quan. Có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức; còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. . Công tác quản lý văn bản hành chính góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý cơ quan; giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân; tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát, bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia,… Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối với hoạt động quản lý hành chính ở Trung tâm, trong những năm qua Trung tâm đã tập trung hoàn thanh công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng có nề nếp; hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ của Trung tâm tiếp tục được hoàn thiện. Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính 1 II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1. Cơ sở lý luận Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý văn bản hành chính là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác quản lý văn bản hành chính sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác quản lý văn bản hành chính. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác quản lý văn bản hành chính.. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác quản lý văn bản hành chính phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Trong hoạt động quản lý văn bản hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, vì thế cần ứng dung công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản hành chính có thể 2 - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nahn chóng phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của Trung tâm và cho học viên và sinh viên - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc ngày càng nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. 2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài -Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy. Để làm tốt công việc quản lý văn bản hành chính đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ. Tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của Đảng và Nhà nước. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài. -Ngoài ra người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng cũng phải cần nắm vững nội dung của công tác văn thư là: +Nhận vào sổ công văn đến. 3 +Scan công văn đến thành file và lưu trữ trên máy vi tính +Nghiên cứu, phân phối, giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến. +Nghiên cứu và dự thảo công văn. +Thủ trưởng sửa chữa và duyệt dự thảo. +Đánh máy công văn. +Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu. +Vào sổ và gửi công văn đi. +Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu. +Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ. -Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác văn thư tôi đã mạnh dạng áp dụng vào thực tiễn công tác trong công việc hàng ngày như tổ chức quản lý công văn đi và đến như sau: + Dùng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền giáo dục chính trị tư tưởng cho cán bộ giáo viên, công nhân viên của trường học tập và nghiên cứu các văn bản, Nghị quyết của Đảng chính sách pháp luật của nhà nước, dùng nhiều hình thức giáo dục nhân cách, nêu cao truyền thống của dân tộc ta, xây dựng tốt một đội ngũ có tinh thần quyết tâm đoàn kết tương trợ lẫn nhau để cùng nhau tiến bộ. + Phối kết hợp với các ban ngành đoàn thể trang bị cho đội ngũ cán bộ giáo viên công nhân viên một nguồn chính trị tư tưởng dồi dào, nguồn kiến thức cao quý, sâu rộng cùng đoàn kết tìm hiểu, học tập nghiên cứu và phát huy mọi nguồn lực của Nghị quyết Trung ương Đảng, Nghị quyết của Đảng bộ các cấp vững bước tiến lên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. + Tổ chức nhiều cuộc Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi ích và tầm quan trọng của việc “Thực hiện tốt nề nếp làm việc trong văn phòng” bằng nhiều phương pháp, hình thức đa dạng, phong phú nhằm nâng cao sự nhận thức, hiểu biết sâu sắc trong mọi tổ chức tư tưởng cá nhân. Từ đó phát huy mạnh mẽ, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác trong tình hình mới. 1. Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội nhập. Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm gần đây Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục. Xây dựng nhiều điểm trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy.. Trước tình hình đó là cán 4 bộ làm công tác văn thư tôi mạnh dạng đưa ra ý kiến tổ chức sắp xếp lại nơi làm việc. Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc… Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc. 2. Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư. Là một chuyên viên kiêm nhiệm thêm công tác văn thư để công việc ngày càng trôi chảy tôi phải tìm tòi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua các bạn đồng nghiệp và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở đơn vị mình. Sau một thời gian áp dụng CNTT, văn bản đi – đến được quản lý chặt chẽ, không mất mát. 3. Thực trạng việc tiếp nhận, lưu trữ các loại văn bản chỉ đạo của các cấp và của trung tâm nên khi nhận công tác thì tôi nhận thấy còn rất nhiều bề bộn. Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn tồn động để từ đó có hướng giải quyết. Cụ thể như sau: a. Tổ chức quản lý công văn đến + Văn bản đến bằng giấy - Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (người nhận…).Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gởi cho đơn vị mình không và phân loại hồ sơ (ghi vào sổ, scan để lưu trữ vào máy).. Công văn đến có thể phân thành từng tháng theo ngày tháng công văn , theo số thứ tự Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại lưu thành từng file nằm trong các thư mục (VD : Sở GD&ĐT , các sở ban ngành, UBND tỉnh Đồng nai). Sau đó ghi công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng). Tiếp tục vào sổ công văn đến theo mẫu: SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN STT Ngày Nơi gởi Số Ngày, Trích yếu Nơi Ký đến CV &KH tháng CV nội dung nhận, nhận CV người CV 5 nhận 1 1 2 ……….. 3 …….. 4 ……. 5 ……….. 6 ……… 7 ……… 8 …. 2 ……….. …….. ……. ……….. ……… ………. …. + Tra cứu công văn khi cần đến : - Từ trang nhập theo mẫu công văn đến ta dùng Hyperlink liên kết với trang văn bản Đã được scan lưu trong thư mục với tên cơ quan chủ quản Vd : ta muốn tìm công văn số 1 của Sở nội vụ, thì nhắp chuột vào mục 1 thì nó sẽ hiện lên mẫu công văn cần tìm 6 + Văn bản đến qua mạng - Khi nhận được văn bản đến qua mạng Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản chờ ý kiến phân phối, văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho CBCCVC chuyên môn được giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản phải scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan. Và lưu lại với từng thư mục riêng. - Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức). b.Tổ chức giải quyết công văn đi. - Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo…được cơ quan đơn vị phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan. - Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải quyết công văn đi của cơ quan. - Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục. 7 - Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi. - Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào sổ. - Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,… - Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công văn. - Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1, SỔ CÔNG VĂN ĐI ST Ngày, tháng Trích yếu nội T 1 1 công văn 2 …………. dung 3 ……… nhận 4 5 ………… ……… 6 …….. 2 …………. ………. … …….. Nơi nhận Đơn vị hoặc người ………. Ghi chú .+ Tra cứu công văn đi khi cần : - Từ trang nhập theo mẫu công văn đi, tìm đến cột chọn nơi lưu nhấp vào liên kết đó , nó sẽ có đường dẫn đến nơi lưu văn bản 8 III. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI - Công tác quản lý văn bản hành chính nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng, bởi lẽ, làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt, như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; đăng ký văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định về văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung. Mặt khác, việc làm tốt công tác quản lý văn bản hành chính sẽ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ- một thói quen cố hữu của bộ máy hành chính nước ta. Có thể coi đây là một trong những biện pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản hành chính, Trung tâm đã xây dựng được cơ sở dữ liệu với 450 hồ sơ/ năm, gần 200 file văn bản toàn văn. Khi cần giúp tìm kiếm được nhanh hơn. Qua đó, tăng cường bảo vệ và phát 9 huy giá trị tài liệu lưu trữ, đáp ứng tốt hơn cho mọi yêu cầu nhiệm vụ của các cơ quan. IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG 1. Một sô kiến nghị : Nhận thức rõ những tác động của việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản hành chính là việc làm cần thiết. Với những lý do trên, để đáp ứng yêu cầu của giai đoạn hội nhập, tôi kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý văn bản hành chính: 1. Về quản lý nhà nước đối với công tác quản lý văn bản hành chính - Hoàn thiện mô hình quản lý văn bản hành chính trong giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành chính văn phòng; đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm cơ sở xây dựng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư của các cơ quan; Ở đây, xem xét đến mô hình tổ chức công tác văn thư hiện nay, có thể nói là chưa đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ hội nhập quốc tế, của thời kỳ phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, việc cần làm là hoàn thiện mô hình tổ chức công tác văn thư cho phù hợp . Đồng thời, nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành và xây dựng cơ chế trách nhiệm rõ ràng. Mô hình tổ chức văn thư này cần phải tính đến hoạt động của nó trong môi trường điện tử, cách lập hồ sơ ra sao, sao lưu dữ liệu thế nào. 2. Trên cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của hệ thống quản lý hành chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ ở cơ quan nhà nước. Đây thực chất là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, một phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); và rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo các cơ sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm soát được quá trình giải quyết công việc nội bộ cơ quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, khắc phục được tồn tại phổ biến lâu nay của cơ quan hành chính nhà nước là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện. Đây 10 cũng là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong quá trình hội nhập quốc tế hiện nay. Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản (thay máy chữ trước kia) và đăng ký văn bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản lý và xử lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các khâu nghiệp vụ cụ thể trong văn thư như soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh. Trong khi đó, mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức. 3. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập V. TÀI LIỆU THAM KHẢO - HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH Các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật (kèm theo công văn số 1654 /BTTTT-ƯDCNTT Ngày 27 /5/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông) NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên và ghi rõ họ tên) Trần Thị HIền 11