Tài liệu Skkn sử dụng google sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến

Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán MỤC LỤC 1. Đặt vấn đề .......................................................................................................... 3 1.1. Lý do chọn đề tài: lý luận, thực tiễn ............................................................ 3 1.2. Xác định mục đích nghiên cứu ................................................................... 4 1.3. Đối tượng nghiên cứu .................................................................................. 4 1.4. Đối tượng khảo sát, thực nghiệm ................................................................ 4 1.5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 4 1.6. Phạm vi và thời gian nghiên cứu ................................................................ 4 2. Nội dung ............................................................................................................. 5 2.1. Những nội dung lý luận có liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiên cứu .. 5 2.2. Thực trạng vấn đề nghiên cứu .................................................................... 5 2.3. Mô tả, phân tích các giải pháp .................................................................... 6 2.3.1. Các giải pháp thực hiện ...................................................................... 6 2.3.2. Biện pháp tổ chức thực hiện .............................................................. 6 2.3.3. Khả năng áp dụng ............................................................................. 18 2.3.4. Lợi ích kinh tế xã hội ........................................................................ 18 2.4. Kết quả thực hiện ....................................................................................... 18 3. Kết luận và khuyến nghị .................................................................................. 19 3.1. Những kết luận đánh giá cơ bản nhất về sáng kiến ................................ 19 3.1.1. Nội dung và ý nghĩa .......................................................................... 19 3.1.2. Hiệu quả ............................................................................................. 19 3.2. Các đề xuất, kiến nghị................................................................................ 19 Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 2 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán Đề tài Sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến Tác giả: Trần Khương Duy Đơn vị: Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã An Nhơn 1. Đặt vấn đề 1.1. Lý do chọn đề tài: lý luận, thực tiễn Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông tin (CNTT). CNTT đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các dữ liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau. Mọi loại thông tin, số liệu âm thanh, hình ảnh có thể được đưa về dạng kỹ thuật số để bất kỳ máy tính nào cũng có thể lưu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho nhiều người. Những công cụ và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này theo phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm, các tập tục, các thói quen truyền thống, và thậm chí cả cách nhìn các giá trị trong cuộc sống. CNTT đến với từng người dân, từng người quản lý, nhà khoa học, người nông dân, bà nội trợ, học sinh…. Không có lĩnh vực nào, không có nơi nào không có mặt của CNTT. CNTT là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển… Tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã An Nhơn, CNTT đã được ứng dụng vào hầu hết các công việc quản lý với sự hỗ trợ của các phần mềm: Quản lý tài chính kế toán (Misa), thống kê số liệu tiểu học (EQMS), Quản lý thông tin phổ cập giáo dục xóa mù chữ (ESCI), phần mềm quản lý nhà trường tiểu học (QLTH.VN)... Tuy nhiên, trong một thời gian dài trước đây, công tác thống kê số liệu báo cáo của các trường trực thuộc vẫn làm theo cách ghi chép thủ công nên dễ dẫn đến sai sót, thiếu sót, hiệu quả khai thác hệ thống dữ liệu bằng giấy không cao. Google Sheets là một công cụ của Google Docs nằm trong bộ Google App của google được chính thức công bố vào ngày 07/07/2009, đây là bộ ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng Web 2.0 và một số công nghệ mới nhất hiện nay như điện toán đám mây, HTML 5. Với những công nghệ như trên thì người dùng không cần phải mang theo tài liệu bên mình và chỉ cần tải những tài liệu đó lên trên máy chủ của google. Với Google Sheets thì người dùng có thể sẽ không cần cài đặt những bộ ứng dụng văn phòng trên máy tính của mình nữa, và họ chỉ cần có một đường truyền internet và một tài khoản gmail là đã có thể sử dụng. Từ thực tế những việc đã làm được tôi mạnh dạn đưa ra những ý kiến để đồng nghiệp trao đổi, bàn bạc, rút ra kinh nghiệm và vận dụng một cách thiết thực các phương tiện hiện đại vào công tác chuyên môn nghiệp vụ. Đó là lý do tôi chọn đề tài “Sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến” Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 3 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán 1.2. Xác định mục đích nghiên cứu Đề tài đưa ra nhằm giúp tháo gỡ những khó khăn trong công tác tổng hợp số liệu thống kê, báo cáo. Thay vì hình thức phải làm thủ công cóp, dán hay ngồi đọc để đánh lại thì giải pháp này thay thế cách làm truyền thống nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Trong công tác quản lý chuyên môn nhất là thống kê các số liệu vào mỗi năm học rất là vất vả. Vì vậy giải pháp đưa ra đã giải quyết được các yêu cầu và đem đến các hiệu quả như sau: Tăng hiệu quả công việc: giúp dễ dàng sắp xếp, thống kê các báo cáo số liệu nhanh hơn. Khi sử dụng những giải pháp thì người quản lý có nhiều thời gian hơn cho các công tác chuyên môn khác . Tăng sự chính xác: Công cụ này giúp dễ dàng sử dụng tổng hợp số liệu chính xác hơn. Tăng sự hỗ trợ trong việc cộng tác và tương tác: Công cụ phần mềm giúp người dùng gia tăng sự cộng tác trong việc làm nhóm cũng như trao đổi thông tin. 1.3. Đối tượng nghiên cứu Công cụ Google Sheets trong bộ công cụ Google Docs. Các file thống kê, báo cáo thu thập dữ liệu phải thực hiện vào đầu mỗi học kỳ và cuối mỗi học kỳ như 2 mặt giáo dục, thống kê học sinh bỏ học trong hè, thống kê số lượng giáo viên, nhân viên... Tiến hành nghiên cứu đề tài để phục vụ công tác thu thập số liệu trực tuyến để phục vụ công tác thống kê báo cáo của Phòng Giáo dục và Đào tạo. 1.4. Đối tượng khảo sát, thực nghiệm Đối tượng khảo sát và thực nghiệm đề tài là 60 trường mẫu giáo, mầm non, tiểu học và trung học cơ sở trên địa bàn thị xã An Nhơn. Để thực nghiệm và khảo sát đề tài tôi đã theo dõi thời gian các đơn vị hoàn thành các số liệu nộp về Phòng Giáo dục và Đào tạo để tổng hợp và tỷ lệ sai sót của số liệu khi nộp về. 1.5. Phương pháp nghiên cứu Sau khi tiến hành nghiên cứu đề tài này, tôi đã vận dụng một số phương pháp như sau: + Phương pháp điều tra, thăm dò. + Phương pháp thống kê số liệu đối chiếu và so sánh. + Phương pháp thực hành, tổng hợp. + Phương pháp đánh giá kết quả, tương tác phần mềm với thực tế làm việc. 1.6. Phạm vi và thời gian nghiên cứu Để thực hiện đề tài “Sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến”, từ cuối năm học 2013 – 2014 đến nay tôi đã thực hiện các công việc sau: Theo dõi thời gian các đơn vị hoàn thành các số liệu nộp về Phòng Giáo dục và Đào tạo để tổng hợp (định kỳ đầu năm học và cuối năm học). Theo dõi tỷ lệ sai sót của số liệu sau khi nộp về Phòng. Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 4 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán Thông qua thực tế thực hiện giải pháp trong ba năm học, bản thân đúc kết rút kinh nghiệm để tiếp tục thực hiện có hiệu quả hơn vào các năm học tiếp theo. Thời gian thực hiện từ tháng 9 năm học 2014 - 2015 đến cuối học kỳ 1 năm học 2016 - 2017. Bắt đầu khảo sát từ đầu năm học 2014 - 2015, được thử nghiệm và triển khai áp dụng từ năm học 2014 - 2015 cho đến nay tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã. Trong quá trình thực hiện đề tài, bản thân đã không ngừng bổ sung, điều chỉnh, phát triển để hoàn thiện các giải pháp ngày càng đạt hiệu quả cao hơn. 2. Nội dung 2.1. Những nội dung lý luận có liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiên cứu Hiện nay, nước ta đang diễn ra quá trình tin học hóa trên nhiều lĩnh vực và đem lại nhiều hiệu quả to lớn. Sự phát triển mạnh mẽ như “vũ bão” của tin học đã làm cho xã hội có nhiều nhận thức mới về cách tổ chức các hoạt động, thấy được rất rõ tầm quan trọng của tin học và có những đầu tư lớn cho lĩnh vực này. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung đang được sự quan tâm đặc biệt của ngành giáo dục. Thực tế đó đòi hỏi cần phải nhanh chóng phát huy những ưu thế của lĩnh vực CNTT, phải biết tận dụng nó, biến nó thành công cụ hiệu quả phục vụ cho sự nghiệp giáo dục. Việc ứng dụng CNTT đã chứng minh, công nghệ tin học đem lại hiệu quả rất lớn trong quá trình quản lý dạy và học, làm thay đổi nội dung, phương pháp quản lý dạy và học. CNTT là phương tiện để tiến tới “xã hội học tập”. Bộ Giáo Dục và Đào Tạo cũng đã yêu cầu “đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong giáo dục đào tạo ở tất cả các cấp học, bậc học, ngành học theo công văn số 4622/BGDĐT-CNTT ngày 20/9/2016 của Bộ GD&ĐT về hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2016 – 2017. Giúp thực hiện các báo cáo, thống kê số liệu được nhanh chóng và hạn chế sai sót. Triển khai cho các bộ phận khác của Phòng Giáo dục và Đào tạo đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc được giao. 2.2. Thực trạng vấn đề nghiên cứu Khảo sát thực trạng sử dụng * Năm học 2014 - 2015: Khảo sát đầu năm (khi chưa áp dụng đề tài) Cấp học THCS Tiểu học MG, MN Nộp báo cáo, thống kê bằng bản cứng Tổng (Thời hạn nộp báo cáo 7 ngày) số trường Số Tỷ lệ (%) lượng 15 10 66.7 28 18 64.3 17 12 70.6 Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 5 Nộp báo cáo thống kê bằng bản mềm (qua email) (Thời hạn nộp báo cáo 7 ngày) Số Tỷ lệ (%) lượng 5 33.3 10 35.7 5 29.4 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán * Năm học 2015 - 2016: Khảo sát đầu năm (khi đã áp dụng đề tài) Nộp báo cáo thống kê bằng bản Nộp báo cáo thống kê bằng mềm (qua email) Google sheets Tổng (Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày) (Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày) Cấp học số trường Số Số Tỷ lệ (%) Tỷ lệ (%) lượng lượng THCS 15 1 6.7 14 93.4 Tiểu học 28 2 7.1 26 92.9 MG, MN 17 2 11.8 15 88.2 * Năm học 2016 - 2017: Khảo sát đầu năm (khi đã áp dụng đề tài) Nộp báo cáo thống kê bằng bản Nộp báo cáo thống kê bằng mềm (qua email) Google sheets Tổng (Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày) (Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày) Cấp học số trường Số Số Tỷ lệ (%) Tỷ lệ (%) lượng lượng THCS 15 0 0 15 100 Tiểu học 28 0 0 28 100 MG, MN 17 0 0 17 100 Trước thực trạng nêu trên và với ý nghĩa hết sức quan trọng của việc thu thập các số liệu thống kê phục vụ cho các yêu cầu quan trọng của Phòng. Tôi xin trình bày một giải pháp giúp đẩy nhanh công tác thống kê báo cáo có hiệu quả và số liệu có thể chỉnh sửa thay đổi nhanh chóng tùy theo tình hình thực tế. 2.3. Mô tả, phân tích các giải pháp 2.3.1. Các giải pháp thực hiện Tham mưu Lãnh đạo Phòng tạo điều kiện trang bị những thiết bị cần thiết, điều kiện tốt nhất cho việc thực hiện thu thập số liệu trực thống kê trực tuyến. Tổ chức một số buổi gặp mặt riêng với cán bộ quản lý các trường để hướng dẫn cách nhập liệu trực tuyến. Tham khảo và ghi nhận các nhận xét của các đơn vị sau khi thực hiện theo hướng dẫn nhập liệu trực tuyến. 2.3.2. Biện pháp tổ chức thực hiện Sau mỗi kỳ báo cáo đầu năm, và cuối năm tôi đều tạo bảng theo dõi tiến độ hoàn thành so với kỳ trước từ đó rút ra các kinh nghiệm để thực hiện nhanh hơn. Đối với các sai sót về số liệu báo cáo, tôi đều thống kê các lỗi sai và theo dõi thường các đơn vị sai sót nhiều ở phần nào từ đó tìm hướng khắc phục. Ngoài ra thường xuyên trang bị nâng cao kiến thức chuyên môn và trang bị những kiến thức cơ bản về tin học cụ thể:  Biết sử dụng phần mềm Microsoft Excel.  Biết cách truy cập và khai thác tài nguyên trên Internet. Sau đây là hướng dẫn sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến: Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 6 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán a) Giới thiệu phần mềm Google Sheets Là một trong những công cụ trong bộ Google Docs, cung cấp cho người dùng khả năng soạn bảng tính với những tính năng tương đương với Microsoft Excel. Hiện nay đã có giao diện tiếng Việt rất dễ sử dụng. b) Cài đặt Google Sheets và chạy chương trình Đây là bộ ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng Web 2.0 và một số công nghệ mới nhất hiện nay như điện toán đám mây, HTML 5. Vì vậy với Google Sheets thì người dùng chỉ cần có một đường truyền internet và một tài khoản gmail là đã có thể sử dụng. Sau đây tôi sẽ hướng dẫn cách truy cập và sử dụng Google Sheets một cách cụ thể như sau: - Đầu tiên người dùng sử dụng các trình duyệt internet để truy cập vào địa chỉ http://drive.google.com sau đó giao diện hiện ra như sau: Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 7 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán - Người dùng nhập địa chỉ email và mật khẩu để sử dụng. Lưu ý chỉ sử dụng địa chỉ email của google cung cấp cụ thể là Gmail. Sau khi đăng nhập xong thì trình duyệt sẽ chuyển ta đến trang drive của google như hình dưới - Để chuyển qua sử dụng Google Sheets ta chọn New chọn Google sheets Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 8 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán - Giao diện Google Sheets hiện ra với các chức năng tương tự như bộ công cụ Microsoft Excel trong bộ phần mềm soạn thảo văn phòng Microsoft Office - Để bắt đầu sử dụng ta đặt tên file cần làm việc, nhập các trường thông tin cần thiết để tạo biểu tổng hợp. Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 9 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán - Ngoài ra nếu ta có sẵn file nhập liệu bằng Excel hoặc tạo biểu mẫu trên excel thì có thể dễ dàng chuyển sang Google Sheets bằng cách. Vào menu File chọn Open hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + O. - Nếu file nhập liệu đã được lưu sẵn trên Google Drive thì ta chỉ cần chọn vào file cần làm đó. Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 10 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán - Còn nếu file cần làm lưu trên máy tính thì ta upload lên hệ thống bằng cách chọn Upload chọn Select a file from your computer. Tìm tới nơi lưu file cần đưa lên hệ thống. Ví dụ: ở máy tính của tôi lưu file “THCS nghi hoc he.xls” tại ổ D:\ thì tôi chọn tới đường dẫn D:\ THCS nghi hoc he.xls tiếp theo chọn Open. - Sau khi thực hiện xong thao tác trên thì trình duyệt sẽ chuyển ta đến một cửa sổ mới với các nội dung giống như file “THCS nghi hoc he.xls” ta đã tải lên Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 11 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán - Như vậy nhiệm vụ của tôi bây giờ chỉ cần chia sẻ file nhập liệu trên cho các trường nhập các số liệu. Để chia sẻ dữ liệu ta thực hiện như sau: vào menu File chọn Share... Hoặc click vào biểu tượng Share phía trên bên phải - Một cửa sổ mới hiện ra, bạn điền tên tài khoản Email của các thành viên trong nhóm muốn chia sẻ ở mục People. Click chuột vào mũi tên và thiết lập quyền cho thành viên trong nhóm: + Can edit: Cho phép chỉnh sửa nội dung tài liệu + Can comment: Cho phép bình luận + Can view: Cho phép xem nội dung tài liệu Cuối cùng nhấn Send. Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 12 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán - Để lấy link (liên kết) của tài liệu và chia sẻ đến bất kỳ ai thì click vào Get shareable link để nhận đường link sau đó gửi cho ai mà bạn muốn chia sẻ - Sau khi thực hiện xong các bước trên thì bây giờ các trường nhận được chia sẻ tiến hành nhập dữ liệu trực tuyến. Ví dụ ở đây tôi chia sẻ dữ liệu cho 15 trường Trung học cơ sở thì 15 trường này sẽ tiến hành nhập cùng 1 lúc, vì vậy số liệu sẽ được tự động tổng hợp. Ngoài ra, tôi có thể ngồi theo dõi trực tuyến các trường nhập nếu trường nào nhập sai ở dòng nào thì tôi sẽ hướng dẫn trực tiếp bằng cách: Chọn vào ô dữ liệu sai chọn Insert comment sau đó nhập nội dung cần hỏi Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 13 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán - Khi đó trường sẽ thấy dòng comment hỏi, trường sẽ giải thích lại bằng cách comment bên dưới hoặc sửa lại. - Một vấn đề đặt ra ở đây nữa là vấn đề bảo mật dữ liệu. Trong một thống kê báo cáo có những sheet hoặc các vùng ta muốn người dùng không thể sửa chữa hoặc nhập số liệu vào vì vậy ta cần phải bảo mật. Tôi giới thiệu với các bạn cách chia sẻ phân vùng và khóa bảo mật khi ta làm việc trực tuyến, làm việc nhóm trên Google Sheets. Lựa chọn phân vùng hoặc sheet cần khóa. Bước đầu tiên, bạn bắt buộc phải bôi chọn phân vùng hoặc sheet cần thiết lập khi chia sẻ. Nếu bạn chọn phân vùng, bạn hãy click chuột phải tại phân vùng bạn vừa bôi và chọn Protect range... Còn nếu bạn muốn thiết lập bảo mật đối với sheet bạn bấm chuột phải vào tên Sheet cần thiết lập, bạn chọn Protect sheet... Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 14 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán Sau khi bạn thực hiện bước trên, bạn sẽ thấy có một cửa sổ Protecd sheets and ranges hiển thị thiết lập phân quyền và bảo mật cho vùng hoặc sheet bạn vừa lựa chọn. Bạn hãy nhập miêu tả vào ô Enter a description. Tiếp theo, bạn chọn Set permissions để thiết lập phân quyền và bảo mật. Sau khi bấm vào nút Set permissions, cửa sổ Range editing permissions xuất hiện cung cấp cho ta hai lựa chọn. + Show a warming when editing this range: Hiển thị cảnh báo khi có người chỉnh sửa. + Restrict who can edit this range: Thiết lập người có thể chỉnh sửa. Nếu bạn thiết lập người có thể chỉnh sửa trên phân vùng hoặc sheet bạn đang lựa chọn thì mặc định chỉ có bạn (Only you) mới có thể chỉnh sửa được; chọn Custom... để mời người khác cùng tham gia chỉnh sửa trang tính này. Nhập địa chỉ email người được mời vào ô Add editors. Hoàn tất thiết lập, nháy nút Done. Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 15 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán Để có thể quản lý và thực hiện các thao tác điều chỉnh, xóa phân vùng đã thiết lập, bạn hãy vào menu Data chọn Proteced Sheets and ranges... Cửa sổ Proteced Sheets and ranges... xuất hiện. Bạn click chọn phân vùng cần điều chỉnh, tại đây, bạn có thể điều chỉnh tên mô tả, lựa chọn lại phân vùng, thiết lập lại phân quyền (Change permissions) hoặc xóa (biểu tượng thùng rác). Hoàn tất nháy nút Done. - Một tính năng nữa rất hay của Google Sheets đó là có thể theo dõi những thay đổi của dữ liệu. Ví dụ: vào thời điểm đó dữ liệu nhập đúng nhưng sau đó một trường nào đó chỉnh sửa bị sai đi thì ta có thể theo dõi xem trường nào đã chỉnh sửa sai dữ liệu. Để phục hồi lại nguyên trạng dữ liệu trước lúc bị sửa sai bằng cách vào menu File chọn See revision history. Lúc này lịch sử chỉnh sửa sẽ hiện ra như hình Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 16 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán - Bên mục Revision history ta thấy được lịch sử chỉnh sửa file của các trường. Ví dụ ta xem trường THCS Nhơn Phong chỉnh sửa gì vào ngày 7 tháng 9 lúc 11 giờ 14 phút ta bấm vào THCS Nhơn Phong thì bảng tính của ta sẽ hiện ra các ô mà THCS Nhơn Phong đã chỉnh sửa tương ứng với màu phần mềm quy định Nếu muốn khôi phục dữ liệu vào thời điểm đó ta chọn Restore this revision. - Sau khi báo cáo thống kê đã hoàn chỉnh, chúng ta tiến hành tải về máy tính để lưu giữ và làm báo cáo cho cấp trên. Để tải file về máy tính để lưu giữ ta thực hiện như sau: vào menu File chọn Download as ở đây Google Sheets hỗ trợ chúng ta xuất ra các định dạng: + Microsoft excel (.xlsx) + OpenDocument Format (.ods) + PDF document (.PDF) ... Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 17 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán Như vậy qua các bước thực hiện trên đây, chúng ta thấy rằng việc sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến là cực kỳ dễ dàng và hiệu quả. 2.3.3. Khả năng áp dụng Sau một năm học khảo sát thực trạng taij Phòng Giáo dục và Đào tạo (cuối năm học 2013 – 2014), tôi đã tiến hành nghiên cứu, thử nghiệm, chỉnh sửa và bổ sung đề tài cho hoàn chỉnh. Đến năm 2014 - 2015 tôi đã thực hiện rất nhiều thống kê bằng phương pháp mới. Sau mỗi lần tổng hợp xong thống kê, tôi nhờ các đồng nghiệp thảo luận, góp ý, rút kinh nghiệm và đi đến nhận xét thống nhất: Đề tài trên đưa vào áp dụng thực tế cực kỳ hiệu quả và chính xác. 2.3.4. Lợi ích kinh tế xã hội Trên đây, tôi đã nêu ra một số kinh nghiệm khi Sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến. Qua thực tế bản thân tôi đã áp dụng đề tài trong nhiều năm học cho thấy kết quả bước đầu rất khả quan: Không phải băn khoăn, lo ngại trước những sự cố, ứng dụng trên Web còn làm tăng năng xuất làm việc giảm thiểu virus. Người dùng có thể sử dụng, chỉnh sửa, báo cáo số liệu ở bất cứ nơi đâu, thay đổi cách làm việc truyền thống. Ngoài ra bộ công cụ còn được cung cấp hoàn toàn miễn phí. Vì vậy, chúng ta đã tiết kiệm một số tiền rất lớn vì không cần phải tốn tiền mua bản quyền các bộ phần mềm văn phòng như trước đây. Vì vậy, tôi thiết nghĩ rằng các đồng nghiệp ở Phòng Giáo dục và Đào tạo nói riêng và các phòng, ban, cơ quan khác nói chung có thể tham khảo và vận dụng. 2.4. Kết quả thực hiện Trong 3 năm làm công tác chuyên môn tại Phòng Giáo dục và Đào tạo, tôi đã thử nghiệm giải pháp nêu trên tôi thấy hiệu quả trong việc hoàn thành các báo cáo thống kê có chuyển biến với kết quả rõ rệt sau khi áp dụng đề tài cụ thể: Tổng số Nộp báo cáo thống kê bằng Nộp báo cáo thống kê trường bản mềm (qua email) bằng Google sheets Năm học MG, MN, (Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày) (Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày) Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ TH, THCS Số lượng Đầu năm 60 20 33.3 40 66.7 2014 - 2015 Cuối năm 60 15 25 45 75 2014 - 2015 Đầu năm 60 5 8.3 55 91.7 2015 - 2016 Cuối năm 60 0 0 60 100 2015 - 2016 Đầu năm 60 0 0 60 100 2016 - 2017 Cuối HK1 60 0 0 60 100 2016 - 2017 Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 18 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán Đây là kết quả thực chất trong quá trình áp dụng đã đạt được. Bản thân tôi thấy những mục tiêu mà mình đề ra đạt được kết quả cao là một sự thành công lớn. Các báo cáo thống kê nộp cho các cấp lúc nào cũng hoàn thành trước thời gian quy định, độ chính xác cao đó chính là thành quả to lớn nhất mà chuyên viên nào cũng muốn đạt được. Ngoài ra do sử dụng trực tuyến nên việc lấy số liệu báo cáo lúc nào cũng dễ dàng: Có thể dùng laptop hoặc điện thoại di động kết nối với internet là hoàn toàn dễ dàng truy cập vào để lấy số liệu. 3. Kết luận và khuyến nghị 3.1. Những kết luận đánh giá cơ bản nhất về sáng kiến 3.1.1. Nội dung và ý nghĩa Dẫu có nhiều trở ngại, song với những khả năng về chuyên môn cùng với đề tài này, tôi hy vọng rằng chúng ta sẽ dần làm quen và áp dụng rộng rãi khi đó những trở ngại kia sẽ không còn là vấn đề nan giải. Đề tài này thiên về khả năng Tin học tuy nhiên khi áp dụng thì ai cũng dễ dàng sử dụng. Mới đầu các đơn vị còn ngại khó và gặp rất nhiều khó khăn trong việc nhập dữ liệu. Tuy nhiên sau vài lần thực hiện và thao tác thì mọi thứ trở nên dễ dàng hơn, tính đến thời điểm hiện tại việc sử dụng Google Sheets để nhập liệu thì các đơn vị đều thành thạo. 3.1.2. Hiệu quả Ngoài ra phần mềm Google Sheets phù hợp với tất các các hệ điều hành trên máy tính và trên các smart phone (điện thoại thông minh) nên việc sử dụng rất dễ dàng và nhanh chóng. Đề tài “Sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến” là kinh nghiệm mà bản thân tôi đã tích lũy trong quá trình làm việc. Nội dung đề tài phù hợp với mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý. Sáng kiến đã đem lại cách làm mới cho các trường và chuyên viên của Phòng. Vì vậy qua 3 năm vận dụng giải pháp trên vào công việc, tôi thấy hiệu quả công việc được nâng cao rõ rệt. Chính vì lẽ trên, tôi hi vọng đề tài được triển khai rộng rãi đến toàn bộ cán bộ, giáo viên trong ngành giáo dục và các phòng, ban khác trực thuộc Ủy ban nhân dân thị xã An Nhơn. 3.2. Các đề xuất, kiến nghị Để sử dụng được giải pháp này đòi hỏi phải có máy vi tính kết nối Internet, máy vi tính phải có cấu hình mạnh để sử dụng nhanh hơn vì vậy tôi kính đề nghị lãnh đạo Phòng tạo điều kiện hơn nữa để mang lại hiệu quả cao hơn trong công tác báo cáo. Cụ thể: Tạo điều kiện trang bị thêm nữa cơ sở vật chất (máy vi tính, máy laptop, …) để thực hiện công việc nhanh hơn, hiệu quả công việc đạt cao hơn. Trong các cuộc họp cơ quan nên dành thời gian để thảo luận các giải pháp mới, các kinh nghiệm hay trong giải quyết công việc để các chuyên viên học hỏi lẫn nhau Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 19 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán Trên đây là nội dung đề tài “Sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến” mà tôi đã tích lũy trong quá trình làm việc. Có thể đây chưa phải là ý tưởng hay và hoàn hảo nhưng dẫu sao nó cũng góp một phần nhỏ bé vào công tác chung của ngành. Mặc dù đã có nhiều cố gắng để xây dựng thành đề tài nhưng chắc chắn không tránh khỏi một số sai sót trong quá trình lập luận cũng như trình bày. Rất mong được sự góp ý chân thành của hội đồng khoa học Phòng Giáo dục và Đào tạo và đồng nghiệp để đề tài này được hoàn thiện và áp dụng có hiệu quả trong những năm tiếp theo. Xin chân thành cảm ơn./. An Nhơn, ngày 08 tháng 02 năm 2017 Người thực hiện Trần Khương Duy Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 20 Saùng kieán kinh nghieäm Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC CẤP PHÒNG ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... An Nhơn, ngày tháng năm 2017 TRƯỞNG PHÒNG Lâm Lăng Long Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 21 Saùng kieán kinh nghieäm