Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt trong trường học
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ.
Công tác thủ quỹ trong trường học tuy không nặng nề như các công
việc khác nhưng lại rất phức tạp, khó khăn, vất vả và không chủ động được
do nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan. Từ đó, nhiều lúc đã ảnh hưởng
đến công việc chung của nhà trường, nhất là việc chi trả chế độ cho cán bộ,
giáo viên, nhân viên và thanh toán các chế độ khác liên quan đến các hoạt
động chuyên môn của nhà trường. Trong thời gian qua, có nhiều đơn vị
trường học khi thực hiện dự toán thu- chi ngân sách còn nhiều lúng túng, sai
sót, chậm trễ làm ảnh hưởng đến công tác thu - chi trong toàn ngành.
Qua những năm được phân công làm công tác thủ quỹ trường tiểu học
Phương Trung I, qua kinh nghiệm thực tiễn bản thân luôn tìm tòi học hỏi,
sáng tạo, khắc phục khó khăn, nên trong công việc luôn hoàn thành tốt nhiệm
vụ được giao. Thu - chi quỹ kịp thời, đầy đủ; thanh toán các chế độ chính
sách đúng qui định. Từ đó đã giúp cho nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ
được cấp trên giao.
Công tác thủ quỹ nói chung, công tác quản lý thu- chi tiền mặt và ngân
sách nhà nước nói riêng là việc làm thường xuyên và không thể thiếu đối với
cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trong đó có đơn vị trường học. Cho
nên, việc chọn chủ đề “Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu – chi quỹ
tiền mặt trong đơn vị trường học” với nội dung trình bày dưới đây là nhằm
chia sẻ với các đồng nghiệp, các cấp quản lý trong chỉ đạo, thực hiện công
việc này đạt hiệu quả, chất lượng hơn trong thời gian tới.
PHẦN II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ.
1. Cơ sở lý luận
-1-
Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt trong trường học
Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý thu - chi là công tác nhằm đảm
bảo minh bạch, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.
Nội dung công tác này bao gồm về quản lý tiền mặt và theo dõi các thu –chi
được chia ra làm 2 quỹ : quản lý thu - chi bằng công nghệ thông tin được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; Trên thực tế, công việc của một
cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do các
quỹ được quản lý rõ ràng, chính xác trên giấy tờ và trong thực tế hay
không….. Như vậy, thực hiện tốt công tác quản lý thu -chi sẽ góp phần thúc
đẩy thực hiện tốt công tác quản lý quỹ. Trong hoạt động quản lý thu - chi ở
trong các cơ quan nhà nước hiện nay, điều thực hiện bằng tay, có nghĩa là dựa
vào sổ sách . Do đó, vai trò của công nghệ thông tin giúp người quản lý quỹ
theo dõi con số được nhanh chóng rõ ràng và chính xác. - Góp phần quan
trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư
liệu, số liệu đáng tin cậy nhanh chóng phục vụ các mục đích kinh tế, văn hoá,
xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của trường. Giúp cho cán bộ,
công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh
chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu
trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua
đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện
tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc ngày càng
nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính
nhà nước ở nước ta hiện nay.
2. Thực trạng công tác quản lí thu – chi quỹ tiền mặt trong trường
học.
-2-
Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt trong trường học
Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy.
Để làm tốt công việc quản lý thu -chi đòi hỏi người làm công tác này cần phải
hiểu công tác thủ quỹ là toàn bộ công việc liên quan về tiền bạc và rõ ràng
minh bạch , tổ chức giải quyết và quản lý thu- chi trong phạm vi, nhiệm vụ và
chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác, nhẹ nhàng.
Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm
tốt công tác thu -chi nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho
việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ.. Góp
phần tiết kiệm được công sức, thời gian. Ngoài ra người làm nhiệm vụ quản
lý thu –chi cần nắm vững mẫu quản lý quỹ chung. +Theo dõi học phí các lớp
( nôp kho bạc và chuyển về trường) + Phân loại quỹ − Ngày tháng ghi sổ −
Ngày tháng chứng từ − Số hiệu chứng từ ( Thu, Chi) − Diễn giải − Số tiền
( thu, chi, tồn) − Ghi chú Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu
cơ bản của công tác thu - chi tôi đã mạnh dạn áp dụng vào thực tiễn công tác
trong công việc hàng ngày như tổ chức quản lý các quỹ như sau:
+ Dùng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền đến các cán bộ
giáo viên, công nhân viên của trường biết trong thời kỳ hội nhập đất nước
theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò
rất quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta hiện nay. Đặc biệt,
với sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin đã giúp con
người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế .
+ Nói cách khác tin học hóa đã giúp trung tâm đơn giản hóa hệ thống
công việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp lý và bắt
kịp với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước.
-3-
Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt trong trường học
+ Tổ chức nhiều cuộc Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi ích và
tầm quan trọng của việc “Thực hiện tốt nề nếp làm việc trong văn phòng”
bằng nhiều phương pháp, hình thức đa dạng, phong phú nhằm nâng cao sự
nhận thức, hiểu biết sâu sắc trong mọi tổ chức tư tưởng cá nhân. Từ đó phát
huy mạnh mẽ, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác trong tình hình mới.
Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội nhập.
Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm gần
đây Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục ứng dụng công
nghệ thông tin vào công việc . Xây dựng nhiều điểm trường khang trang đủ
phục vụ cho công tác giảng dạy.. Trước tình hình đó là chuyên viên làm công
tác quản lý quỹ. Bàn ghế để ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận
tiện khi làm việc… Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được
không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý
tin tưởng nơi làm việc.
Về chuyên môn nghiệp vụ quản lý quỹ. Là một chuyên viên kiêm
nhiệm thêm công tác quản lý quỹ để công việc ngày càng trôi chảy tôi phải
ứng dụng chuyên môn mình đã học vào công việc thực tế để công việc trôi
chảy, nhanh chóng và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã
làm tốt rồi về áp dụng ở đơn vị mình. Quản lý các loại tiền với những mục
đích khác nhau. Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn
đề còn tồn đọng để từ đó có hướng giải quyết.
3. Những biện pháp cơ bản để thực hiện công tác quản lý thu – chi
quỹ tiền mặt trong trường học:
3.1. Xác định mục tiêu, nguyên tắc, phương pháp:
*Mục tiêu:
-4-
Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt trong trường học
- Cùng với việc cải tiến các công việc khác trong nhà trường, công tác
quản lý thu, chi quỹ tiền mặt cũng phải được cải tiến để bản thân công tác này
không những đạt hiệu quả tốt mà còn thúc đẩy, tác động đến các công tác
khác cùng đạt hiệu quả tốt.
- Phải từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lập dự toán
thu, chi quỹ.
*Về nguyên tắc:
- Công tác thu – chi quỹ phải đảm bảo đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung
thực, đảm bảo chấp hành đúng chế độ do Bộ Tài chính ban hành.
- Phải thực hiện được công khai, minh bạch theo qui định.
- Bằng mọi giá phải đảm bảo các khoản chi cho con người và các khoản
phải nộp.
- Hồ sơ sổ sách, chứng từ phải đầy đủ, sạch sẽ, rõ ràng, chính xác,
không được tẩy xóa không đúng qui định.
*Về phương pháp:
- Phải khoa học, sáng tạo, chủ động và nhạy bén, dự kiến được chính
xác và bổ sung kịp thời các hoạt động phát sinh trong năm liên quan đến công
tác tài chính.
- Thực hiện ghi chép sổ sách quỹ tiền mặt đúng quy định.
3.2. Các bước chuẩn bị tiến hành công tác thu – chi quỹ tiền mặt
hàng năm:
- Phải chuẩn bị đầy đủ số liệu của năm trước trên cơ sở số dư các tài
khoản phải chuyển tiếp năm sau.
- Chuẩn bị chứng từ thu theo sự phân công của hiệu trưởng.
- Tính toán chính xác các khoản phải nộp.
-5-
Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt trong trường học
- Xuất quỹ tiền mặt khi có phiếu chi đã được phê duyệt.
- Hồ sơ, sổ sách và các biểu mẫu liên quan phục vụ cho công tác thu –
chi quỹ.
- Tổng hợp tất cả các khoản dự kiến chi trong năm theo mẫu qui định và
gởi về bộ phận kế toán của trường.
3.3. Qui trình thực hiện công tác quản lí thu – chi quỹ tiền mặt:
- Tiếp nhận thông báo dự toán thu – chi hàng năm để chuẩn bị sổ sách.
- Căn cứ vào kế hoạch được giao tiến hành thu quỹ đầu năm.
- Hàng tháng, trên cơ sở bảng lương được duyệt và các hoạt động chính
trong tháng, kế toán viết giấy rút kinh phí kèm theo các chứng từ liên quan
theo qui định của Kho bạc Nhà nước để thủ quỹ đến Kho bạc rút kinh phí.
Trong khi thực hiện nghiệp vụ này tại kho bạc thì kế toán đồng thời làm thủ
tục chuyển trả kinh phí các phải nộp đầy đủ cho các đơn vị liên quan.
- Khi thủ quỹ rút kinh phí về đến trường kế toán phải viết phiếu thu
ngay để nhập quỹ theo quy định.
- Trong quá trình viết phiếu chi, phải định khoản trên phiếu chi các
khoản Nợ, Có tương ứng để trên cơ sở đó vào nhật ký sổ cái và các sổ chi tiết
liên quan. Trên chứng từ xác định mục, tiểu mục chi để khi tổng hợp chứng từ
được chính xác, không lẫn lộn.
- Mỗi tháng thủ quỹ phải kiểm lại quỹ tiền mặt kiểm tra tổng thu, tổng
chi và còn quỹ.
- Trên cơ sở chứng từ tổng hợp tiến hành lên báo cáo quyết toán theo
mẫu qui định.
- Đối chiếu số liệu thu chi với kế toán, số liệu trên bảng cân đối tài
khoản.
-6-
Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt trong trường học
- Tương tự, cuối năm thủ quỹ báo cáo quyết toán quỹ.
- Trong quá trình quản lý thu - chi quỹ tiền mặt nơi nào có điều kiện áp
dụng công nghệ tin học vào công việc thì hiệu quả sẽ nâng lên rất nhiều, rút
ngắn thời gian, công sức và đảm bảo tính chính xác trong công việc.
- Thực hiện việc công khai đúng theo qui định.
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ.
1. Kết luận:
Với việc thực hiện công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt theo trình tự
nêu trên một mặt vừa tuân thủ theo đúng qui định của ngành tài chính, mặt
khác đảm bảo đúng nguyên tắc, đúng qui định của ngành chủ quản; kịp thời,
chính xác nâng cao được hiệu quả chất lượng công việc được giao.
Với qui trình thực hiện như vậy, nhiều năm qua công tác tài chính của
trường tiểu học Phương Trung I luôn được cơ quan chủ quản, ngành chuyên
môn đánh giá cao vì luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Về ý nghĩa:
+ Nó đã tác động tích cực, thúc đẩy đến các hoạt động khác của nhà
trường đạt hiệu quả và chất lượng ngày càng cao. Trường luôn được đánh giá
là trường tiên tiến trong ngành giáo dục nhiều năm qua.
+ Tạo tiền lệ tốt trong việc chấp hành và tuân thủ đúng các qui định của
pháp luật.
+ Rút ngắn thời gian đi lại, làm giàm chi phí cho ngân sách nhà nước.
2. Khuyến nghị:
- Cấp trên cần trang bị cho các trường phần mềm quản lý quỹ kết nối
mạng nội bộ với cơ quan chủ quản để thuận tiện trong thực hiện công việc và
quản lý tài chính ở từng trường và trong toàn ngành.
-7-
Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt trong trường học
- Các cơ quan liên quan cần có sự thống nhất trong triển khai thực hiện
các công việc liên quan đến công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt cho các
đơn vị trường học.
* Bài học rút ra từ kinh nghiệm
- Phải có sự chuẩn bị chu đáo, đầy đủ và chính xác các công việc, các số
liệu có liên quan thì công tác lập dự toán thu, chi ngân sách mới đạt được hiệu
quả.
- Phải thường xuyên trau đồi đạo đức tác phong, luôn gương mẫu trong
công việc, không vụ lợi và phải đặt lợi ích của tập thể lên trên hết thì mới
được tập thể tín nhiệm, ủng hộ tạo điều kiện cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ.
- Phải đảm bảo tính công bằng, khách quan trong giải quyết công việc
nhất là trong thanh toán các khoản phát sinh tại nhà trường.
- Xây dựng kế họach phù hợp, qui trình và phương pháp thực hiện hợp
lý thì hiệu quả công việc đạt được là rất cao.
- Công tác kiểm tra, giám sát là hết sức quan trọng trong công tác kế
toán, để qua đó phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai sót.
- Nếu có sự chỉ đạo thống nhất và sâu sát của cấp ủy, chính quyền
Trên đây là báo kinh nghiệm từ thực tiễn công việc quản lý thu – chi
quỹ tiền mặt tại trường tiểu học Phương Trung I và bài học rút ra từ kinh
nghiệm nêu trên. Rất mong được sự đóng góp của Hội đồng Khoa học các cấp
để được hoàn chỉnh. /.
X¸c nhËn cña thñ trëng ®¬n
vÞ
Hà Nội ngày 20 tháng 4 năm 2015
T«i xin cam ®oan ®©y lµ s¸ng kiÕn kinh
nghiÖm cña t«i viết kh«ng sao chÐp
-8-
Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt trong trường học
néi
dung cña ngêi kh¸c.
Người viết
Lê Thị Minh Tâm
-9-
Một vài kinh nghiệm công tác quản lý thu – chi quỹ tiền mặt trong trường học
- 10 -
- Xem thêm -