Tài liệu Skkn công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại trường thcs thị trấn long thành

  • Số trang: 28 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 428 |
  • Lượt tải: 0
dangvantuan

Tham gia: 02/08/2015

Mô tả:

ỦY BAN NHÂN DAN HUYỆN LONG THÀNH TRƯỜNG THCS THỊ TRẤN LONG THÀNH Mã số:………………………. (Do HĐKH PGDĐT ghi) SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CÔNG TÁC BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS THỊ TRẤN LONG THÀNH Người thực hiện: NGUYỄN THỊ KIM ÚT Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục: - Phương pháp dạy học bộ môn:………… - Lĩnh vực khác: Văn thư – thủ quỹ  Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN  Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác Năm học 2015-2016 Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 1 BM02-LLKHSKKN SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC –––––––––––––––––– I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 1. Họ và tên: NGUYỄN THỊ KIM ÚT 2. Ngày tháng năm sinh: 16-07-1983 3. Nam, nữ: Nữ 4. Địa chỉ: Tổ 17, khu Kim Sơn thị trấn Long Thành, huyện Long Thành, tỉnh Đồng Nai. 5. Điện thoại: 0613 544822 (CQ)/: 0613 844179 (NR); ĐTDĐ: 0933129555 6. Fax: / E-mail: nguyenthikimut1983@gmail.com 7. Chức vụ: Nhân viên Văn thư – kiêm thủ quỹ 8. Nhiệm vụ được giao (Quản lý, đoàn thể, công việc hành chính, công việc chuyên môn, giảng dạy môn, lớp, chủ nhiệm lớp,…): Văn thư - thủ quỹ nhà trường. 9. Đơn vị công tác: Trường THCS thị trấn Long Thành II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Trung cấp - Năm nhận bằng: 2013 - Chuyên ngành đào tạo: Văn thư – Lưu trữ III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: - Số năm có kinh nghiệm: - Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 03 năm Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 2 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành LỜI NÓI ĐẦU Công việc của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trông bên ngoài tưởng chừng như đơn giản là “Đánh máy” và bảo quản hồ sơ, nhưng nó có những yêu cầu thật sự quan trọng mà chỉ có ai làm công tác Văn thư – Lưu trữ mới cảm nhận hết được. Điều đó, khiến cho tôi làm công tác Văn thư – Lưu trữ rất tự hào về vai trò, vị trí công việc mình làm đã và đang đảm nhiệm; Trong hoạt động của các cơ quan thì công tác Văn thư – Lưu trữ không thể thiếu được, là một trong những công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức, chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày; Làm tốt công tác Văn thư là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của của các cơ quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháplý; Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng đạt hiệu quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ. Cho nên tôi đã chọn nội dung “Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS thị trấn Long Thành” làm đề tài. Trong đề tài này tôi sẽ tập trung sâu vào lĩnh vực lưu trữ trong nhà trường. Mong rằng một số ít kinh nghiệm này sẽ được phát huy và bổ sung thêm trong công tác văn thư hiện nay đang được Nhà nước quan tâm và chú trọng nhất. Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 3 BM03-TMSKKN Tên SKKN: CÔNG TÁC BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS THỊ TRẤN LONG THÀNH I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng, đáp ứng được yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công tác Văn thư - Lưu trữ là một hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước cũng như các doanh nghiệp. Nhằm cụ thể hóa các quy định của nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị; Giúp các cơ quan, đơn vị thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác Văn thư - Lưu trữ; Làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; Giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng thời gian lâu dài. Nội dung của công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường THCS thị trấn Long Thành bao gồm: Quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ của cán bộ giáo viên,… Việc sưu tầm, tuyển chọn và hệ thống hóa các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Đảng và Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ là một công việc làm cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của lãnh đạo, cán bộ viên chức các cơ quan đơn vị, các tổ chức nói chung và cán bộ viên chức đang làm công tác văn phòng, công tác chuyên môn ngành Văn thư – Lưu trữ nói riêng. Qua quá trình công tác trong nhà trường, việc tổ chức quản lý và giải quyết các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy định chung của nhà nước, tôi nhận thấy công tác hành chính Văn thư – Lưu trữ vô cùng quan trọng nên tôi quyết định chọn đề tài: “Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS thị trấn Long Thành” làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ. Trường THCS thị trấn Long Thành đã thực hiện đúng các Thông tư như: Công văn đi - đến Trường THCS thị trấn Long Thành đã làm theo đúng mẫu của Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 4 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 1. Cơ sở lý luận Tình hình thực tế về công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường THCS thị trấn Long Thành vào các năm học trước như sau: Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, bộ phận văn phòng phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của nhà trường hàng ngày bộ phận văn phòng phải nhận và chuyển một khối lượng thông tin không ít. Do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lấp. Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết trong thông tin để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường. Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải căn cứ vào các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường. Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại trường. Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ là phải sắp xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác. 2. Cơ sở thực tiễn Công tác hành chính Văn thư – Lưu trữ là phương tiện giúp Hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng pháp luật nhà nước, đúng quan điểm, đường lối chính sách của Đảng. Đối với nhà trường, công tác hành chính còn là điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục bằng môi trường, cảnh trí… Công tác Văn thư - Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Công tác Văn thư - Lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong nhà trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ. Công tác Văn thư - Lưu trữ phải đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên. Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 5 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành Công tác Văn thư - Lưu trữ học trong nhà trường rất nhiều việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu thống kê… gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục và củng cố bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất định. III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP 1. Giải pháp 1 a) Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác hành chính Văn thư Lưu trữ rất quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. b) Hiệu trưởng quan tâm chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác Văn thư – Lưu trữ của trường. Đồng thời lên kế hoạch thông báo hướng dẫn thực hiện các văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ đến giáo viên, bộ phận chuyên môn. Vì thế, các bộ phận chuyên môn làm tốt và luôn luôn hoàn thiện, đổi mới bảo quản hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại trường. c) Để so sánh với 02 giải pháp trên thì nhà trường đã làm tốt công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tại cơ quan. 2. Giải pháp 2 a) Để thực hiện tốt công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tôi đã thực hiện theo các Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. b) Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ; Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ tôi không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của nhà trường là một giải pháp tổng thể và đồng nhất trong việc quản lý, bảo quản tốt công tác lưu trữ hồ sơ như: Quản lý hồ sơ của giáo viên, hồ sơ học sinh, quá trình học tập và rèn luyện của học sinh, quá trình công tác, giảng dạy của giáo viên trong nhà trường, phần mềm E.Mis;… Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc có thể tìm Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 6 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học và theo thứ tự thời gian; Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của công tác Văn thư - Lưu trữ cần xác định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến công tác Văn thư - Lưu trữ để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại trường; Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về từng vấn đề, từng sự việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, đúng với chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước, của ngành. Đồng thời đó là cơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể; Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho việc thừa kế những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo, khoa học, tránh được những thiếu sót trước đây. Từ đó nâng cao được chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm được thời gian và như thế cũng có ý nghĩa thiết thực trong việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh ra trong công tác Văn thư – Lưu trữ; c) Để thực hiện tốt công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại trường. Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ thì phải thu thập chứng cứ đầy đủ để giúp cho việc kiểm tra theo dõi về mọi hoạt động nào đó của nhà trường sau này. Đó cũng chính là công tác bảo quản lưu trữ đầy đủ các tài liệu có giá trị phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ tại trường tốt hơn. Đồng thời nêu ra chương trình công tác mới và khi cần có đủ ngay tài liệu để báo cáo cấp trên một cách nhanh chóng. 3. Giải pháp 3 A. Đối với văn bản đến Theo Điều 12 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan “Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ (Sau đây gọi chung là văn bản đến). Trình tự ban hành văn bản đến bao gồm các bước như sau: 3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; 3.2. Đăng ký văn bản đến; 3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến; 3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Cụ thể như sau: 3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 3.1.1. Tiếp nhận văn bản đến a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 7 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (Nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gởi trước khi nhận và ký nhận; b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển giao văn bản; c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gởi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. 3.1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến a) Các bì văn bản được phân loại và xử lý - Loại phải bóc bì: Các bì văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức - Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân (Nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký). Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. b) Việc bóc bì phải đảm bảo các yêu cầu - Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc bì trước để giải quyết kịp thời; - Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. 3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 8 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”. b) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (Văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”. c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (Đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. d) Mẫu dấu “Đến” 50mm 35 mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số:……………………… Ngày:…………………... Chuyển:……………………………. Lưu hồ sơ số:……………………… 3.2. Đăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. 3.2.1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau: - Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (Trừ văn bản mật); - Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến; - Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến; - Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; - Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật. b) Đăng ký văn bản đến Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 9 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành - Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. - Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến PHÒNG GD&ĐT LONG THÀNH TRƯỜNG THCS TT LONG THÀNH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2014 Từ ngày ……đến ngày……. Từ số…….đến số……. Quyển số:……… 3.2.2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này. b) Việc đăng ký (Cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. c) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý. d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến. 3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 3.3.1. Trình văn bản đến a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. b) Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần). Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 10 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần). c) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (Nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. d) Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Ngày đến (1) Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung (2) (3) (4) (5) (6) Đơn vị hoặc người nhận (7) Ký nhận Ghi chú (8) (9) 3.3.2. Chuyển giao văn bản đến a) Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. b) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. c) Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. d) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ chuyển giao văn bản đến. Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Ký nhận Ghi chú Trang 11 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành (1) (2) (3) (4) (5) 3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 3.4.1. Giải quyết văn bản đến a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước. b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân. Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan. 3.4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết. b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến. Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản Đơn vị hoặc người nhận (1) (2) (3) Số Thời hạn giải quyết Tiến độ giải quyết Số, ký hiệu văn bản trả lời Ghi chú (4) (5) (6) (7) d) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định. Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 12 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành B. Đối với văn bản đi Theo Điều 17 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan “Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành gọi là văn bản đi”. Trình tự ban hành văn bản đi bao gồm các bước như sau: Gồm có 5 phần: 2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian của văn bản; 2.2. Đăng ký văn bản đi; 2.3. Nhân bản, đóng dấu văn bản đi; 2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; 2.5. Lưu Văn bản đi. + Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản; + Đăng ký văn bản đi; + Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; + Lưu văn bản đi; 2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian của văn bản. a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Tại Trường THCS thị trấn Long Thành, tùy theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận mà văn bản được đánh máy và in tại bộ phận văn thư, nhưng đối với một số bộ phận khác không thuộc bộ phận văn thư. Cho nên văn bản rất dễ sai khi qua trình ký, không theo một quy trình soạn thảo nhất định như không có bản thảo, bản sạch,...mà chỉ có bản gốc nên văn bản rất dễ sai quy định. Việc đánh máy và in văn bản phải được bảo đảm những yêu cầu sau: - Đánh máy chính xác với bản thảo đã được duyệt; - In đúng số lượng; - Trình bày đúng thể thức và kỹ thuật trình bày; - Đánh máy (in) văn bản mật thực hiện đúng quy định về bảo vệ bí mật. Ví du: Sai về lỗi chính tả, sai về cách dùng từ không hợp lý, ...nhưng phổ biến nhất là sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. b) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản: Tất cả văn bản đi hành chính của Trường THCS thị trấn Long Thành được ghi số theo hệ thống số chung và do Văn thư thống nhất quản lý. Còn đối với văn Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 13 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành bản quy phạm pháp luật do trường THCS thị trấn Long Thành không có ban hành văn bản này. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo đúng Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. c) Trình ký văn bản: Văn bản của Trường THCS thị trấn Long Thành trước khi trình ký phải được kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (Người kiểm tra phải ký xác nhận) Tất cả văn bản đi đều được tập trung tại bộ phận văn thư để làm thủ tục trình ký, người được ký văn bản là người có thẩm quyền như: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng. 2.2. Đăng ký văn bản đi: Trường THCS thị trấn Long Thành đăng ký văn bản đi bằng sổ, nhưng mẫu sổ đăng ký văn bản đi thực hiện đúng Phụ lục số VII của sổ văn bản đi theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 2.3. Nhân bản, đóng dấu của Trường THCS thị trấn Long Thành: a) Nhân bản: Văn bản đi của Trường THCS thị trấn Long Thành được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định. b) Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu của Trường THCS thị trấn Long Thành là đóng dấu lên chữ ký và được đóng trên văn bản chính rất rõ ràng và chính xác, đúng chiều và đúng mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái. Mẫu sổ văn bản đi của Trường THCS thị trấn Long Thành đúng quy đinh của thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012. Tên loại và Số, Ngày trích ký hiệu tháng yếu nội văn bản văn bản dung văn bản 1 2 3 Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng Ghi chú 4 5 6 7 8 2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Trường THCS thị trấn Long Thành: Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 14 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành Văn bản của Trường THCS thị trấn Long Thành sau khi hoàn thành các thủ tục văn thư được chuyển ngay trong ngày văn bản được ký (Chậm nhất là trong ngày làm việc kế tiếp). Việc gửi văn bản đi là do bộ phận Văn thư đi gửi phải tổ chức một cách khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu sót đảm bảo cho văn bản được gửi đi nhanh chóng và chính xác. Cần lựa chọn phong bì cho phù hợp với số lượng văn bản. Văn bản của Trường THCS thị trấn Long Thành được chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan cấp trên: UBND huyện Long Thành, Phòng TC – KH, Phòng Giáo dục và Đào tạo Long Thành, UBND thị trấn Long Thành,… Việc chuyển phát văn bản tại Trường THCS thị trấn Long Thành được thực hiện như sau: Văn bản sau khi được trình ký, ghi số, đóng dấu và đăng ký vào sổ, được chuyển giao theo mục nơi nhận trên văn bản. Văn bản nội bộ được chuyển giao bằng sổ có ký nhận văn bản. Văn bản chuyển đi thường gửi trực tiếp đến nơi tiếp nhận văn bản, nhưng cũng có khi gửi qua đường bưu điện và qua mạng internet. Sau khi văn bản được gửi đi, nhân viên Văn thư thường gọi điện thoại cho bộ phận tiếp nhận, tổ chức để kiểm tra xem văn bản đã đến được tay người nhận chưa. Một số văn bản nội bộ được chuyển giao cho bộ phận hoặc cá nhân đều có sổ chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chuyển giao theo quy đinh của thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 do Trường THCS thị trấn Long Thành thực hiện Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 2.5. Lưu văn bản đi của Trường THCS thị trấn Long Thành: Theo quy định của Nhà nước thì mỗi văn bản đi phải lưu tại Văn thư một bản (Bản gốc) và một bản lưu ở hồ sơ công việc. Bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký và được sắp xếp một cách khoa học để phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng. Hết thời gian sử dụng tài liệu ở Văn thư theo quy định, các tập lưu văn bản đi phải được chuyển vào lưu trữ của cơ quan theo chế độ nộp lưu. Còn đối với văn bản tại Trường THCS thị trấn Long Thành sau khi đã được xử lý, sắp xếp theo thứ tự, ngay ngắn trong từng hộp hồ sơ. Sau đó được xếp lên kệ theo thứ tự năm, kèm theo đó là sổ lưu văn bản đi của trường. Nhìn chung việc quản lý và tổ chức văn bản đi tại Trường THCS thị trấn Long Thành đúng với quy định của Nhà nước, thực hiện đầy đủ các nguyên tắc và thể hiện được tầm quan trọng của công tác Văn thư trong hoạt động quản lý nhà nước. Vì vậy cần phải có một quy trình cụ thể đúng nguyên tắc để điều hành công tác đi đúng theo hướng mà nhà nước quy định, mà điển hình là Thông tư 01/TTBNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 15 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành C. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 1. Lập danh mục hồ sơ a) Khái niệm danh mục hồ sơ là gì: Danh mục hồ sơ là bản thống kê các hồ sơ dự kiến lập của một cơ quan, đơn vị tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của một hồ sơ, được xác định theo một chế độ đã quy định. b) Tác dụng của danh mục hồ sơ - Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ; - Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học; - Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; - Là căn cức để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng. 2. Căn cứ lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ bào gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan; Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch và nhiệm vụ công tác hàng năm của các cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của các cá nhân. 3. Nội dung lập danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ; b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập; c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ; d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ; 4. Tổ chức lập danh mục hồ sơ a) Danh mục hồ sơ được lập theo 02 cách - Cách thứ nhất: + Cuối mỗi năm văn thư, lãnh đạo văn phòng (Phòng hành chánh) giao cho cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan dự kiến bản danh mục hồ sơ cho toàn cơ quan rồi tách danh mục hồ sơ của từng đơn vị chuyển cho từng đơn vị (Bộ phận); + Trưởng các đơn vị chỉ đạo cho từng bộ phận, nhân viên góp ý bổ sung và hoàn chỉnh phần danh mục của đơn vị mình rồi gửi lại cho văn phòng (Chánh văn phòng) của cơ quan; Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 16 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành + Văn phòng / Chánh văn phòng hoàn chỉnh lần cuối bản danh mục hồ sơ của toàn cơ quan rồi trình cho cho người có thẩm quyền ký duyệt, ban hành. - Cách thứ hai: + Cuối mỗi năm văn thư, các bộ phận, nhân viên tự dự kiến những hồ sơ thuộc phần công việc của mình cần phải lập trong năm; + Căn cứ vào những nhiệm vụ chủ yếu được giao đảm nhận, các CB, GVCNV cần xác định nhóm hồ sơ và các hồ sơ cần lập trong năm; + Thông thường mỗi nhiệm vụ lớn là một nhóm hồ sơ. Trong đó mỗi công việc, nhiệm vụ cụ thể là một hồ sơ (Nếu trong quá trình giải quyết công việc hình thành nhiều tài liệu). Ví dụ: Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ phụ trách công tác tuyển dụng cán bộ, nhân viên sẽ xác định nhóm hồ sơ mình cần lập là hồ sơ tuyển dụng. Sau đó chia việc tuyển dụng mỗi chức danh là một hồ sơ như: Hồ sơ tuyển dụng nhân viên kế toán, hồ sơ tuyển dụng nhân viên thư viện, hồ sơ tuyển dụng nhân viên y tế,… + Sau đó nộp cho trưởng đơn vị để kiểm tra, xem xét, sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh bản danh mục hồ sơ của đơn vị (Bộ phận) rồi chuyển về cho Văn phòng/ Phòng hành chánh của cơ quan; + Cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan giúp văn phòng/ Chánh văn phòng tổng hợp, hoàn chỉnh danh mục hồ sơ của toàn cơ quan và trình lãnh đạo ký duyệt, ban hành. b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm. c)Văn thư sao chụp danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân có liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo danh mục. Trong quá trình thực hiện có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức. 5. Mở hồ sơ a) Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ. b) Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (Theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ). 6. Thu thập, cập nhât văn bản, tài liệu vào hồ sơ Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 17 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành a) Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. b) Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận các đại hội tại hội nghị, hội thảo,… đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. 7. Kết thúc hồ sơ a) Kiểm tra lại mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; b) Loại bỏ văn bản trùng, bản nháp hoặc những tư liệu tham khảo xét thấy không cần đưa vào hồ sơ (Nếu có); c) Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ - Sau khi đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong hồ sơ đưa vào hồ sơ  Sắp xếp thứ tự các văn bản, tài liệu trong hồ sơ nhằm cố định thứ tự cho các văn bản, tài liệu trong hồ sơ được chặt chẽ, tra tìm các văn bản, tài liệu đó được dễ dàng, nhanh chóng. - Theo thời gian: Là sắp xếp các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ theo thời gian ban hành văn bản, văn bản nào được ban hành trước xếp trước, văn bản nào ban hành sau xếp sau; - Theo vần chữ cái: Là sắp xếp văn bản trong hồ sơ có tên người hoặc tên địa phương, tên cơ quan theo vần a, b, c;… - Theo tầm quan trọng của tác giả: Là sắp xếp văn bản của tác giả cấp trên trước, rồi đến văn bản của cấp dưới  Áp dụng sắp xếp các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ nhiều tài liệu của nhiều tác giả cùng đề cập đến một vấn đề (sự việc); - Theo quá trình giải quyết công việc: Là sắp xếp các văn bản đề xuất, đặt vấn đề lên trước rồi đến các vấn đề giải quyết và cuối cùng là văn bản kết thúc vấn đề  Áp dụng cho các hồ sơ sự việc cụ thể; - Theo thứ tự của văn bản: Là sắp xếp văn bản có số nhỏ trước, văn bản số lớn sau  Áp dụng để sắp xếp các văn bản, tài liệu trong các tập lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan; - Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì phải bỏ vào bì. d) Đánh theo số tờ văn bản, tài liệu - Là ghi số thứ tự cho từng tờ văn bản có trong hồ sơ đã được sắp xếp, chỉ đánh số tờ cho học sinh bảo quản 20 năm trở lên; - Số thứ tự của từng tờ văn bản được ghi ở góc trên cùng bên phải, bằng chữ số Ả rập (1, 2, 3, ..); - Nếu một hồ sơ được bảo quản trong nhiều đơn vị bảo quản thì số tờ được ghi riêng cho từng đơn vị bảo quản (Đơn vị thống kê và tra tìm tài liệu trong các kho lưu trữ); Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 18 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành - Nếu văn bản được đóng thành cuốn thì chỉ ghi một số thứ tự cho cả cuốn; - Nếu trong hồ sơ có hình ảnh thì mỗi tấm ảnh được ghi một số thứ tự. Nếu một tờ giấy dán nhiều hình thì được ghi một số thứ tự. e) Lập mục lục văn bản (Tài liệu, công văn, văn kiện) - Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản có trong hồ sơ đã được sắp xếp và đánh số tờ, nhằm cố định thứ tự các văn bản trong hồ sơ; - Mục lục văn bản để quản lý chặt chẽ các văn bản trong hồ sơ; - Chỉ lập mục lục văn bản cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. MỤC LỤC VĂN BẢN STT Số, ký hiệu VB Ngày, tháng VB Tác giả VB Trích yếu nội dung VB Tờ số Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) f) Lập chứng từ kết thúc Chứng từ kết thức là phần ghi tóm tắt về: - Số lượng; - Chất lượng; - Tình trạng vật lý; - Tình trạng pháp lý; - Mức độ đầy đủ; - Đặc điểm khác;… Chứng từ kết thúc Đơn vị bảo quản này gồm có.........................................................................tờ (Viết bằng chữ:.................................................................................................. Mục lục văn bản có........................................................................................tờ Đặc điểm trạng thái của văn bản bên trong hồ sơ:............................................ ........................................................................................................................... Long Thành, ngày tháng Người lập hồ sơ năm g) Trình bày bìa hồ sơ Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 19 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại Trường THCS TT Long Thành - Bìa hồ sơ được in theo mẫu TCN1-2002 của cục văn thư và lưu trữ Nhà nước; - Ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành TCVN 9521-2012 (Bìa hồ sơ lưu trữ) theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN. 8. Kiểm tra, điều chỉnh việc lập hồ sơ - Cuối năm khoảng tháng 11, Văn phòng/ Phòng hành chánh cần phối hợp với các đơn vị tiến hành kiểm tra tình hình lập hồ sơ của từng CB, CCVC; - Căn cứ để kiểm tra: Danh mục hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ; - Nếu thấy số lượng hồ sơ chưa đủ, chất lượng hồ sơ chưa đạt yêu cầu, Văn phòng/ Chánh văn phòng cần hướng dẫn thêm và thủ trưởng đơn vị đôn đốc nhắc nhở CB, CCVC bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; - Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (Đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ); - Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (Nếu cần); - Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. 9. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu a) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; - Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 3 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan - Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành; - Hồ sơ về những công việc chưa được giải quyết xong; - Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (Trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì); - Các văn bản gửi để biết, để tham khảo. c) Thủ tục nộp lưu - Khi nộp lưu tài liệu phải lập 2 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” - Và 2 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu; - Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 1 bản. IV. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 20
- Xem thêm -