Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Giáo án - Bài giảng Sáng kiến kinh nghiệm Sáng kiến ứng dụng google drive trong kiểm soát hồ sơ “một cửa” lĩnh vực tài ngu...

Tài liệu Sáng kiến ứng dụng google drive trong kiểm soát hồ sơ “một cửa” lĩnh vực tài nguyên nước

.DOC
16
51
96

Mô tả:

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH KHÁNH HÒA  CUỘC THI “MÔ HÌNH, SÁNG KIẾN CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TRẺ NĂM 2013” ĐỀ CƯƠNG THUYẾT MINH ỨNG DỤNG GOOGLE DRIVE TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA LĨNH VỰC TÀI NGUYÊN NƯỚC NGƯỜI THỰC HIỆN: ĐỖ THỊ HOÀNG DUNG KHÁNH HÒA, THÁNG 9 NĂM 2013 I. GIỚI THIỆU CHUNG - Đơn vị đăng ký dự thi: Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa - Tên sáng kiến cải cách hành chính: “Ứng dụng Google Drive trong quản lý hồ sơ một cửa lĩnh vực tài nguyên nước” - Người thực hiện: Đỗ Thị Hoàng Dung + Chức vụ: Nhân viên Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn + Ngày sinh: 08/09/1983 + Giới tính: Nữ + Trình độ chuyên môn: Thạc sỹ Khí hậu học và Khoa học khí quyển + Thời gian công tác tại Sở Tài nguyên và Môi trường: 02 năm (từ tháng 09/2011 đến nay) + Nhiệm vụ chuyên môn chính: - Hướng dẫn, thẩm định các hồ sơ đề nghị cấp phép hoạt động trong lĩnh vực tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa; - Hướng dẫn, thẩm định hồ sơ đề nghị cấp phép hoạt động trong lĩnh vực khí tượng thủy văn trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa; - Triển khai thực hiện các nhiệm vụ, dự án và các hoạt động thuộc Chương trình mục tiêu quốc gia ứng phó với biến đổi khí hậu trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa; - Triển khai thực hiện các dự án điều tra, đánh giá tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh theo sự phân công của trưởng đơn vị; - Tham gia kiểm tra hoạt động khai thác, sử dụng tài nguyên nước, xả nước thải vào nguồn nước của các đơn vị, tổ chức, các nhân hoạt động trong lĩnh vực tài nguyên nước và khí tượng thủy văn trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa; - Tham gia và tổ chức các hoạt động tuyên truyền, phổ biến kiến thức về tác động của biến đổi khí hậu và bảo vệ tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa; - Lập báo cáo công tác tháng, báo cáo cải cách hành chính tháng và các báo cáo định kỳ liên quan. - Lưu trữ hồ sơ và công văn của Phòng. II. ĐẶT VẤN ĐỀ Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa là cơ quan tham mưu của UBND tỉnh Khánh Hòa đối với hoạt động quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường nói chung và lĩnh vực tài nguyên nước nói riêng. Năm 2006, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa thành lập Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn để thực hiện các chức năng chuyên môn về lĩnh vực tài nguyên nước và khí tượng thủy văn, trong đó có việc hướng dẫn và thẩm định hồ sơ đề nghị cấp phép hoạt động tài nguyên nước của các tổ chức, đơn vị, cá nhân trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa. Từ đó đến nay, việc thẩm định, cấp phép hoạt động khai thác, sử dụng tài nguyên nước và xả nước thải vào nguồn nước trên địa bàn tỉnh được thực hiện một cách đồng bộ, thống nhất và đúng luật định. Hiện nay, quy trình cấp phép hoạt động tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa được áp dụng theo Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008. Theo đó, các bước tiếp nhận, thẩm định, xử lý, lưu trữ và trả kết quả hồ sơ “1 cửa” thuộc lĩnh vực tài nguyên nước đã được quy định chi tiết cả về thời gian lẫn nội dung thực hiện. Đối với lĩnh vực tài nguyên nước, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa đã xây dựng được 11 quy trình xử lý, thẩm định hồ sơ như: Hồ sơ đề nghị cấp phép xả nước thải vào nguồn nước; hồ sơ đề nghị cấp phép khai thác, sử dụng nước dưới đất; hồ sơ đề nghị cấp phép khai thác và sử dụng nước mặt; hồ sơ đề nghị cấp phép hành nghề khoan nước dưới đất; hồ sơ đề nghị cấp phép thăm dò khoan nước dưới đất ... Theo quy định tại các quy trình này, để theo dõi, kiểm soát và tra cứu số lượng, thời gian nhận, xử lý và trả kết quả của hồ sơ, chuyên viên phòng chuyên môn (Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn) phải lập “Sổ theo dõi tiếp nhận và xử lý hồ sơ” (gọi tắt là Sổ theo dõi), đồng thời phải liên tục cập nhật, ghi chép đầy đủ thông tin về quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ vào Sổ theo dõi. Từ trước đến nay, việc cập nhật Sổ theo dõi được thực hiện bằng cách viết tay và được lưu trữ bởi các chuyên viên của phòng chuyên môn. Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo Phòng chuyên môn hoặc các đoàn thanh, kiểm tra, các chuyên viên phòng chuyên môn sẽ thống kê thông tin từ Sổ theo dõi để lập báo cáo về số lượng cũng như chất lượng giải quyết hồ sơ (sớm hẹn, đúng hẹn, trễ hẹn). Vì Sổ theo dõi được cập nhật bằng viết tay nên khi thống kê về số lượng, phần trăm, loại, chất lượng giải quyết… chuyên viên phải thực hiện các phép đếm và tính toán thủ công để có được thông tin cần thiết. Thao tác này đôi khi mất nhiều thời gian và cho kết quả không chính xác, đặc biệt khi thống kê hồ sơ trong thời đoạn dài và từ các sổ khác nhau. Bên cạnh đó, vì Sổ theo dõi được quản lý và lưu trữ bởi các chuyên viên phòng chuyên môn nên Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn khó kiểm soát, theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ đề nghị cấp phép hoạt động tài nguyên nước của các chuyên viên, dễ dẫn đến việc giải quyết hồ sơ bị trễ hẹn hoặc chưa phù hợp với quy trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Đặc biệt, tại những thời điểm mà số lượng hồ sơ tiếp nhận nhiều, tính chất hồ sơ phức tạp, thì việc thực hiện quy trình càng dễ gặp sai sót, chậm trễ. Vì vậy, việc theo dõi, nhắc nhở thường xuyên từ Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn là rất quan trọng để các chuyên viên giải quyết hồ sơ đúng quy trình, đúng hẹn. Để làm được điều đó, thông tin trong Sổ theo dõi tiếp nhận và xử lý hồ sơ không chỉ được quản lý, cập nhật bới chuyên viên phòng chuyên môn mà còn cần được chia sẽ thường xuyên với Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn để tiện theo dõi. Với phương pháp cập nhật Sổ theo dõi bằng cách viết tay như hiện nay, việc thống kê số liệu về hồ sơ và theo dõi, quản lý, cập nhật của nhiều đối tượng liên quan chưa được thực hiện một cách hiệu quả. Do vậy, vấn đề đặt ra là cần tìm một phương pháp khoa học, hiện đại để các đối tượng liên quan (Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn/Chuyên viên phòng chuyên môn) có thể truy cập, cập nhật thông tin và thống kê số liệu về tình trạng giải quyết hồ sơ một cách nhanh nhất, thuận tiện nhất, đảm bảo tính minh bạch, trong suốt về thông tin giải quyết hồ sơ cấp phép hoạt động tài nguyên nước. Hình 1: Sổ theo dõi hồ sơ 1 cửa lĩnh vực tài nguyên nước được cập nhật được viết tay hiện nay. Hình bên trái: Sổ theo dõi hồ sơ một cửa từ năm 2011 trở về trước; Hình bên phải: Sổ theo dõi hồ sơ từ năm 2012 trở về sau. III. MỤC TIÊU Mục tiêu chung Mục tiêu chung của sáng kiến cải cách hành chính này là xây dựng công cụ giúp các chuyên viên Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn tiết kiệm thời gian trong việc thống kê, tra cứu thông tin về hồ sơ tài nguyên nước; đồng thời giúp Lãnh đạo đơn vị/Chánh văn phòng/Lãnh đạo phòng kiểm soát, theo dõi tiến trình thẩm định hồ sơ của các chuyên viên một các hiệu quả hơn. Mục tiêu cụ thể Mục tiêu cụ thể của sáng kiến cải cách hành chính là tạo một môi trường làm việc trực tuyến cho người kiểm soát (Lãnh đạo Sở/Chánh văn phòng/Lãnh đạo phòng chuyên môn) và người thực hiện quy trình giải quyết hồ sơ (chuyên viên phòng chuyên môn) bằng cách xây dựng “Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến”, cho phép các đối tượng sử dụng cùng đọc, biên tập, ghi chú, nhắc nhở, tra cứu thông tin tự động về hồ sơ cấp phép hoạt động tài nguyên nước tại mọi lúc, mọi nơi trên môi trường có kết nối internet. Mục tiêu xây dựng “Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến” có các tính năng sau: + Hiển thị thông tin về số lượng, loại, chất lượng giải quyết, tên các đơn vị đề nghị cấp phép, ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày nộp lệ phí thẩm định, ngày kiểm tra thực địa, ngày bổ sung hồ sơ, nội dung cần bổ sung, ngày trình Lãnh đạo Sở, ngày trình UBND tỉnh, ngày trả hồ sơ, file (scan) của giấy phép được cấp (đối với hồ sơ đã được cấp phép)… của mỗi hồ sơ. + Thống kê tự động số lượng, loại, tình trạng giải quyết các hồ sơ trong khoảng thời gian yêu cầu của người sử dụng. + Chỉ cho phép người được cung cấp mật khẩu hoặc được cài đặt ứng dụng của Sổ theo dõi trên máy tính cá nhân mới có thể truy cập vào Sổ theo dõi trực tuyến. + Cho phép các chuyên viên phòng chuyên môn cập nhật, biên tập, chỉnh sửa, in, tra cứu thông tin trên Sổ theo dõi trực tuyến từ các máy tính cá nhân của chuyên viên, nhân viên “1 cửa” tại cùng một thời điểm. + Cho phép người theo dõi (Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn) đọc, in, chèn các câu ghi chú nhắc nhở nhưng không được phép biên tập, chỉnh sửa thông tin trên Sổ theo dõi trực tuyến. + Dựa vào quy trình thẩm định theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008, tính toán thời hạn hẹn trả hồ sơ, đánh giá chất lượng hồ sơ và cảnh báo (hiển thị bằng màu) đối với các hồ sơ đã quá thời hạn giải quyết. Máy tính cá nhân hoặc Tài khoản truy cập của Nhân viên tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận “1 cửa” Cập nhật, biên tập, chỉnh sửa, tra cứu Nội dung chỉnh sửa, ghi chú từ các đối tượng sử dụng khác Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến (được lưu tại Google Drive, dung lượng tối đa 15GB) Đọc, ghi chú, nhắc nhở Cập nhật, biên tập, chỉnh sửa, tra cứu Nội dung chỉnh sửa, ghi chú từ các đối tượng sử dụng khác Máy tính cá nhân hoặc Tài khoản truy cập của Chuyên viên thẩm định hồ sơ Nội dung chỉnh sửa, ghi chú từ các đối tượng sử dụng khác Máy tính cá nhân hoặc tài khoản truy cập của người theo dõi (Lãnh đạo Sở/ Chánh Văn phòng/ Trưởng đơn vị chuyên môn) Hình 2: Sơ đồ hoạt động của Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến IV. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN 1. Môi trường trực tuyến Để tạo ra môi trường làm việc trực tuyến cho các đối tượng sử dụng gồm các chuyên viên và người theo dõi (Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo Phòng), tác giả sử dụng dịch vụ Google Drive. Googe Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng hóa tập tin được cung cấp miễn phí bởi Google từ tháng 4 năm 2012. Dịch vụ này cho phép người sử dụng chia sẽ tập tin, tải tập tin và cùng nhau biên tập tập tin vào cùng thời điểm. Các đối tượng sử dụng có thể làm việc trên cùng một file dữ liệu trên các thiết bị khác nhau có kết nối internet như máy tính cá nhân, laptop, máy tính bảng và điện thoại di động. Đặc biệt, Google Drive cho phép thiết lập mức độ truy cập của từng đối tượng sử dụng khác nhau, bao gồm: Đối tượng được phép xem, chỉnh sửa, in và nhận xét; đối tượng được phép xem, in, nhận xét nhưng không được phép chỉnh sửa; đối tượng được phép xem, in nhưng không được phép nhận xét và chỉnh sửa. Tính năng này của Google Drive phù hợp với mục tiêu đặc ra của sáng kiến, đó là chỉ có các chuyên viên mới được phép điều chỉnh, bổ sung thông tin về hồ sơ 1 cửa trong Sổ theo dõi trực tuyến, còn người theo dõi chỉ được phép nhận xét, ghi chú nhắc nhở mà không chỉnh sửa. Điều kiện này giúp cho dữ liệu trong Sổ theo dõi trực tuyến không bị chỉnh sửa một cách tùy tiện. Tác giả tạo tài khoản Google Drive với mật khẩu riêng cho từng đối tượng sử dụng bao gồm: - Đối tượng kiểm soát: Phó Giám đốc Sở (phogiamdocso), Phó Chánh văn phòng phụ trách văn phòng (chanhvanphong), Chuyên viên Văn phòng Sở (chuyenvienso), Trưởng Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn (truongphongnuoc) là những đối tượng có thể đọc, in ấn, chèn các câu ghi chú, nhắc nhở vào Sổ theo dõi trực tuyến nhưng không được phép chỉnh sửa, biên tập nội dung của Sổ. - Đối tượng thực hiện: 02 chuyên viên của Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn (tài khoản chuyenvienhao và chuyenviendung) là đối tượng có thể đọc, in ấn, biên tập, chỉnh sửa, tra cứu thông tin và chèn các câu ghi chú vào Sổ theo dõi trực tuyến. Tài khoản chủ của Sổ theo dõi trực tuyến là chuyenviendung. Các bước điều chỉnh, bổ sung, nhận xét của các đối tượng sử dụng trên đều được lưu lại trong danh sách “lịch sử thảo tác” của tài khoản chủ nên tài khoản chủ có thể dễ dàng xác định được người sử dụng nào đã thực hiện thao tác gì và vào thời điểm nào trên Sổ theo dõi trực tuyến. Dung lượng của mỗi tài khoản Google Drive là 15GB. Khi tải các file scan của giấy phép hoạt động tài nguyên nước lên tài khoản, mỗi file giấy phép có dung lượng khoản dưới 200 KB. Nếu tính trung bình năm có khoảng 100 giấy phép, thì việc tải các file giấy phép tài nguyên nước lên tài khoản Google Drive gần như không bị giới hạn vì dung lượng cho phép của tài khoản là rất lớn. 2. Sổ theo dõi hồ sơ Để lập Sổ theo dõi hồ sơ một cửa trực tuyến, tác giả sử dụng công cụ Google Bảng tính (Google Spreadsheet) được tích hợp trong dịch vụ Google Drive. Các tính năng của Google Bảng tính gần giống với các tính năng của Microsoft Excel, cho phép người dùng lập các hàm, công thức tính toán, thống kê, tra cứu dữ liệu. Một ưu điểm nổi bật của Google Bảng tính so với Microsoft Excel là Google Bảng tính (và cả Google Drive) có phiên bản tiếng Việt, giúp người sử dụng dễ dàng thao tác khi sử dụng dịch vụ. Trong quá trình thao tác, Google Bảng tính lưu từng thao tác biên tập, thay đổi của người sử dụng ngay tức khắc lên Google Drive, do vậy, vấn đề mất dữ liệu do quên lưu “save” như trong Microsoft Excel sẽ không xảy ra đối với Google Bảng tính. Các hàm, chức năng của Google Bảng tính đã được tích hợp để xây dựng Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến bao gồm: - Các hàm về ngày, tháng: NETWORKDAYS; TODAY; WORKDAY; DATE - Các hàm logic: TRUE; FALSE; AND; OR; NOT - Các hàm dữ liệu: COUNTIF; COUNTBLANK; IF - Các hàm tính toán: MINUS; SUM - Định dạng có điều kiện: CONDITIONAL FORMATTING - Hàm liên kết: HYBERLINK - Chèn nhận xét: INSERT COMMENTS Một số ví dụ về tích hợp các hàm để xây dựng tính năng của Sổ theo dõi: + Tình trạng giải quyết: =IF(H17="",IF(OR(NETWORKDAYS($G17,TODAY())<1,AND(NOT(K17=""),L17=""),AND(NOT(N17=""),P17=" "),AND(NOT(O17=""),Q17="")),"Đang GQ","GQ quá hạn"),IF(NETWORKDAYS($G17,$H17)=1,"Đúng hạn",IF(NETWORKDAYS($G17,$H17)<1,"Sớm hạn",IF(NETWORKDAYS($G17,$H17)>1,"Trễ hạn")))) +Tính toán số ngày thực hiện nghĩa vụ tài chính và bổ sung hồ sơ: =IF(AND(NOT(K19=""),L19=""),"",IF(AND(NOT(N19=""),P19=""),NETWORKDAYS($K19,$L19,DATA! $B$5:$B$31),IF(AND(NOT(O19=""),Q19=""),NETWORKDAYS($K19,$L19,DATA! $B$5:$B$31)+NETWORKDAYS($N19,$P19,DATA!$B$5:$B$31), NETWORKDAYS($K19,$L19,DATA! $B$5:$B$31)+NETWORKDAYS ($N19,$P19,DATA!$B$5:$B$31) +NETWORKDAYS($O19,$Q19,DATA! $B$5:$B$31)))) V. KẾT QUẢ THỰC HIỆN 1. Kết quả xây dựng Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến Dựa vào các tính năng của Google Drive và Google Bảng tính, tác giả đã xây dựng được Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến với các tính năng theo yêu cầu mục tiêu đặt ra, bao gồm: a) Tính toán tự động “Ngày hẹn trả hồ sơ” Theo Quy trình ISO 9001:2008, mỗi loại hồ sơ có thời hạn giải quyết khác nhau, ví dụ thời hạn giải quyết hồ sơ cấp phép khai thác nước dưới đất là 27 ngày làm việc, xả thải vào nguồn nước là 42 ngày làm việc… chưa kể thời gian thực hiện các nghĩa vụ tài chính hoặc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ. Vậy thời hạn giải quyết hồ sơ thực tế là số ngày làm việc theo quy định của ISO cộng với số ngày mà tổ chức/cá nhân đề nghị cấp phép chưa thực hiện các nghĩa vụ tài chính hoặc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu. Trong Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến, khi Chuyên viên nhập ngày nhận hồ sơ, dựa vào Quy trình ISO 9001:2008 Sổ tự động tính toán ngày hẹn trả ứng với từng loại hồ sơ (trong đó tự động cập nhật và trừ đi các ngày lễ năm, các ngày cuối tuần và cộng thêm các ngày mà đơn vị đề nghị cấp phép chưa thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ nếu có). Công thức tính được lập như sau: “Ngày hẹn trả hồ sơ = Số ngày làm việc hẹn trả theo ISO 9001:2008 + Số ngày thực hiện nghĩa vụ tài chính + Số ngày đơn vị chưa điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu”. Ngày hẹn trả hồ sơ trong Sổ theo dõi trực tuyến được tự động điều chỉnh căn cứ vào tiến trình giải quyết hồ sơ. b) Thông báo tự động về “Chất lượng giải quyết hồ sơ” Chất lượng giải quyết hồ sơ được phân ra thành 02 nhóm: + Đối với các hồ sơ đã được giải quyết: Bao gồm “giải quyết sớm hạn” (trả hồ sơ trước ngày hẹn trả), “giải quyết đúng hạn” (trả hồ sơ đúng ngày hẹn trả) và “giải quyết trễ hạn” (trả hồ sơ sau ngày hẹn trả). + Đối với các hồ sơ đang giải quyết: Bao gồm “đang trong thời hạn giải quyết” (tính đến thời điểm hiện tại chưa đến ngày hẹn trả hồ sơ) và “đã quá hạn giải quyết” (tính đến thời điểm hiện tại đã quá ngày hẹn trả hồ sơ) Dựa vào ngày hẹn trả hồ sơ đã được tính tự động và ngày trả hồ sơ thực tế, Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến thông báo tự động tình trạng, chất lượng giải quyết của mỗi loại hồ sơ là “giải quyết sớm hạn”, “giải quyết đúng hạn”, “giải quyết trễ hạn”, “đang trong thời hạn giải quyết” hay “đã quá hạn giải quyết”. Trước đây, khi chuyên viên cần thống kê chất lượng giải quyết hồ sơ thì cần phải tính toán lại ngày hẹn trả đối với từng hồ sơ (vì có cộng thời gian nghĩa vụ tài chính, bổ sung) để so sánh với ngày trả hồ sơ thực tế. Với cách tính tự động trong Sổ theo dõi trực tuyến, chuyên viên Phòng chuyên môn tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc tổng hợp, thống kê. Đối với các hồ sơ chưa giải quyết mà đã quá thời hạn thẩm định theo quy định của Quy trình ISO 9001:2008, Sổ trực tuyến sẽ in chữ vàng đậm vào ô “chất lượng giải quyết” của các hồ sơ đó để nhắc nhở chuyên viên lưu ý đối với các hồ sơ này. Hình 3: Các thông tin chính của sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến. Các thông tin được đánh dấu trong vòng tròn xanh là thông tin do người sử dụng tự nhập; các thông tin được đánh dấu trong vòng tròn đỏ là thông tin Sổ theo dõi trực tuyến tính toán tự động. c) Thống kê thông tin tự động Sổ theo dõi trực tuyến được xây dựng tính năng tra cứu thông tin tự động. Khi người sử nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của thời đoạn bất kỳ vào Sổ theo dõi trực tuyến, người sử dụng sẽ nhận được kết quả tra cứu về “Tổng số hồ sơ”, “Số hồ sơ nhận trong kỳ”, “Số hồ sơ từ kỳ trước chuyển sang”, “Số hồ sơ đã giải quyết”, “Số hồ sơ chưa giải quyết”, bao nhiêu phần trăm sớm hạn, đúng hạn, trễ hạn, giải quyết quá hạn. Việc lựa chọn các thông số tra cứu như trên vào biểu mẫu báo cáo cải cách hành chính quý, báo cáo cải cách hành chính năm, trong đó yêu cầu thống kê các thông tin về “Tổng số hồ sơ”, “Số hồ sơ nhận trong kỳ”, “Số hồ sơ từ kỳ trước chuyển sang”, “Số hồ sơ đã giải quyết”, “Số hồ sơ chưa giải quyết”, bao nhiêu phần trăm sớm hạn, đúng hạn, trễ hạn, giải quyết quá hạn của mỗi quý, năm. Ngoài ra, việc báo cáo đột xuất trong một thời đoạn bất kỳ theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở cũng theo biểu mẫu nói trên. Hình 4: Các thông tin cần thống kê trong mẫu báo cáo cải cách hành chính quý và năm Hình 5: Chức năng tra cứu thông tin của Sổ theo dõi trực tuyến cung cấp thông tin theo mẫu báo cáo cải các hành chỉnh ở hình 4. Hình trên: Người sử dụng nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của thời gian cần tra cứu. Hình dưới: Kết quả tra cứu tự động của Sổ theo dõi trực tuyến. d) Truy xuất file chụp của giấy phép Để thuận tiện trong việc tra cứu nội dung giấy phép hoạt động tài nguyên nước của từng tổ chức, cá nhân đã được cấp phép, tác giả tải file chụp (scan) của các giấy phép và lưu tại một thư mục có tên “Giấy phép” trên tài khoản Google Drive. Như đã trình bày ở trên, vì tài khoản Google Drive có dung lượng lên đến 15GB, trong khi đó mỗi giấy phép có dung lượng chỉ dưới 200KB, nếu tính trung bình mỗi năm có khoảng 50 giấy phép thì dung lượng tài khoản Google Drive cho phép tải giấy phép gần như không giới hạn (cho hơn 100 năm). Khi cần truy xuất file PDF của giấy phép của một đơn vị bất kỳ, người sử dụng chỉ cần thao tác click chuột vào ô “file giấy phép” trong Sổ hồ sơ trực tuyến. Hình 6: Truy xuất file giấy phép từ các ô dữ liệu của các đơn vị được cấp phép. e) Xuất trang in của Sổ theo dõi trực tuyến Google Bảng tính tự động chuyển file bảng tính thành file PDF để in khi người sử dụng click vào lệnh in trên thanh công cụ. Hình 7: File PDF của Sổ theo dõi trực tuyến được xuất sau khi người sử dụng nhập lệnh in f) Thêm ghi chú, bình luận, nhắc nhở Tương tự như Microsoft Excel, Google Bảng tính cho phép người sử dụng thêm ghi chú, nhắc nhở vào nội dung của từng ô trong bảng tính. Tuy nhiên, đối với Google Bảng tính, việc bình luận, ghi chú của nhiều đối tượng sử dụng khác nhau có thể được thực hiện đồng thời vì Google Bảng tính được tích hợp trong môi trường làm việc trực tuyến của Google Drive. Một đối tượng sử dụng có thể nhìn thấy ghi chú, nhận xét của tất cả các đối tượng liên quan khác vào cùng một thời điểm. Hình 8: Minh họa lời nhắc nhở của Lãnh đạo Sở đối với một hồ sơ quá hạn giải quyết 2. Kết quả áp dụng sáng kiến tại đơn vị Ý tưởng thực hiện sáng kiến được hình thành sau khi có thông báo phát động đăng ký tham gia cuộc thi “Mô hình, sáng kiến cải cách hành chính của cán bộ, công chức, viên chức trẻ năm 2013” do UBND tỉnh Khánh Hòa phát động vào cuối tháng 6 năm 2013. Vì việc xây dựng thực hiện Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến mất nhiều thời gian, nên tác giả chỉ mới áp dụng Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến vào công tác quản lý hồ sơ tài nguyên nước tại Phòng Nước và Khí tượng thủy văn từ giữa tháng 09/2013 cho đến nay. Tuy chỉ mới đưa Sổ theo dõi vào triển khai thực tế, Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến bước đầu đã mang lại những hiệu quả tích cực trong công tác theo dõi, quản lý hồ sơ một cửa lĩnh vực tài nguyên nước, cụ thể như sau: a) Đối với chuyên viên Phòng Nước - KTTV - Tiết kiệm được thời gian trong việc tính toán và cập nhật chính xác ngày nhận hồ sơ theo quy trình ISO 9001:2008. - Tiết kiệm thời gian trong việc thống kê số lượng, loại, chất lượng giải quyết khi làm các báo cáo cải cách hành chính định kỳ và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở. - Chủ động hơn trong việc cập nhật, truy xuất dữ liệu về hồ sơ tại mọi lúc mọi nơi (tại cơ quan hoặc đi công tác xa hoặc tại nhà) trên thiết bị đa dạng khác nhau (máy tính, laptop, máy tính bảng, điện thoại di động) - Lưu trữ dữ liệu về Sổ theo dõi hồ sơ an toàn hơn. Vì Sổ theo dõi trực tuyến không lưu trên một máy tính chủ nào mà được lưu trên bộ nhớ của Google Drive nên trường hợp máy tính của các chuyên viên bị hỏng hay mất dữ liệu thì vẫn không ảnh hưởng gì đến Sổ theo dõi trực tuyến. b) Đối với Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo Phòng - Chủ động nắm bắt được thông tin về chất lượng, tiến trình giải quyết hồ sơ của các chuyên viên phòng chuyên môn để kịp thời nhắc nhở, đôn đốc chuyên viên giải quyết hồ sơ theo đúng thời gian quy định. - Dễ dàng truy xuất được dữ liệu thống kê, nội dung giấy phép của từng đơn vị được cấp phép tại mọi lúc, mọi nơi trong trường hợp chuyên viên phòng chuyên môn đi vắng hoặc nghĩ phép. Để thuận tiện cho Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo đơn vị trong việc truy cập vào Sổ theo dõi trực tuyến, người lập Sổ sẽ tạo một biểu tượng tài khoản Google Drive trên màn hình chính của máy tính cá nhân của Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo Phòng. Khi cần mở Sổ, Lãnh đạo Sở/Phòng chỉ cần click vào biểu tượng này để truy cập vào Sổ mà không cần mở giao diện web của Google Drive. Hình 9: Thư mục Google Drive có chứa file Sổ theo dõi trực tuyến được đặt trên màn hình chính của máy tính cá nhân của các đối tượng sử dụng VI. ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM Ưu điểm - Ứng dụng Google Drive và Google Bảng tính được cung cấp hoàn toàn miễn phí bởi Google. Trong quá trình xây dựng và sử dụng Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến sẽ không gặp phải các vấn đề về liên quan đến bản quyền sử dụng. - Việc xây dựng và sử dụng Sổ theo dõi trực tuyến khá đơn giản, tiện dụng và nhanh chóng. Các hàm lệnh trong Google Bảng tính khá giống với các hàm lệnh trong Microsoft Excel và Google Bảng tính có phiên bản tiếng Việt nên người sử dụng có thể dễ dàng tiếp cận với ứng dụng này để xây dựng thêm các tính năng khác cho Sổ theo dõi trực tuyến. - Dễ dàng chia sẽ. Vì tài khoản Google Drive liên kết với tài khoản Google Mail nên các đối tượng sử dụng đã có tài khoản Google Mail không cần lập thêm một tài khoản Google Drive mà vẫn có thể dễ dàng truy cập vào Google Drive. Nhược điểm - Giao diện của Sổ theo dõi trực tuyến chưa có tính thẩm mỹ cao vì Google bảng tính chỉ hỗ trợ các tính năng tính toán, thống kê mà không có nhiều tính năng về thiết kế. - Hiện tại, Sổ theo dõi trực tuyến chỉ thiết lập được mức độ truy cập ở dạng 3 mức: Mức 1-“Có thể điều chỉnh, tra cứu, nhận xét” (dành cho chuyên viên), Mức 2-“Có thể nhận xét nhưng không điều chỉnh, tra cứu” (dành cho Lãnh đạo Sở/Phòng) và Mức 3-“chỉ có thể xem, không nhận xét, điều chỉnh, tra cứu” (dành cho khách). Trong trường hợp Lãnh đạo Sở/Phòng muốn tra cứu thông tin thì tài khoản chủ phải thiết lập lại mức độ truy cập từ 2 sang 1. Thao tác thiết lập này không mất nhiều thời gian (chỉ khoản vài giây) nhưng việc thiết lập lại làm hạn chế tính tiện dụng và khoa học của Sổ theo dõi trực tuyến. - Vì Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến được lưu hoàn toàn trên môi trường Google Drive nên mức độ an toàn dữ liệu của Sổ theo dõi phụ thuộc vào độ ổn định của dịch vụ này. Mặc dù dịch vụ của Google Drive được đánh giá là khá ổn định, tuy nhiên để tránh nguy cơ mất dữ liệu dữ liệu cho Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến, các chuyên viên phòng chuyên môn cần thường xuyên back-up dữ liệu về máy tính cá nhân để lưu trữ. VI. KHẢ NĂNG PHÁT TRIỂN SÁNG KIẾN Hiện nay UBND Khánh Hòa đã và đang xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ một cửa cho các Sở , ban, ngành, địa phương trên địa bàn toàn tỉnh. Đối với Sở Tài nguyên và Môi trường, phần mềm này chưa được chuyển giao và hướng dẫn sử dụng. Trong khi chờ đợi việc chuyển giao và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ một cửa từ UBND tỉnh, tác giả đã xây dựng Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến để áp dụng cho việc quản lý hồ sơ một cửa tại phòng chuyên môn được thuận tiện và khoa học hơn. Với các hàm lệnh có sẵn trong Google Bảng tính, ngoài việc tổ chức dữ liệu và tra cứu thông tin trong Sổ theo dõi trực tuyến như đã trình bày ở trên, trong tương lai có thể dễ dàng tích hợp nhiều tính năng tra cứu và tính toán khác cho Sổ theo dõi trực tuyến, ví dụ: Phân vùng địa lý hồ sơ cấp phép (có bao nhiêu hồ sơ được cấp phép ở mỗi địa phương); phân loại hồ sơ cấp phép (có bao nhiêu hồ sơ xả thải/khai thác nước mặt/nước dưới đất trong thời gian nhất định); truy xuất nhanh biểu đồ thể hiện biến động của hồ sơ cấp phép theo thời gian … Vì quy trình ISO của các lĩnh vực của Sở Tài nguyên và Môi trường khá giống nhau nên có thể áp dụng cách tiếp cận này để xây dựng Sổ theo dõi hồ trực tuyến cho các lĩnh vực khác như khoáng sản, môi trường, quản lý đất đai.
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan

Tài liệu vừa đăng