Đề tài : quy trình xuất nhập khẩu của công ty Cổ Phần TCEvina.
Trịnh Thị Luyến A2-QTKD-K44
Phần I: Quá trình kiến tập .
1. giới thiệu quá trình kiến tập.
Trong thời gian kiến tập bốn tuần vừa qua tuy còn rất bỡ ngỡ với cách
thức làm việc của các doanh nghiệp ngoài thực tế, mà những kiến thức
đó không thể học hỏi hết được trên sách vở, tuy vậy em đã rất cố găng
để học hỏi, làm quen dần với môi trường thực tế tại doanh nghiệp. Nhờ
vậy em đã học được rất nhiều kinh nghiệm làm việc, cụ thể em xin
được liệt kê những bài học ban đầu rất quí giá má em đã tiếp thu
được.
Ban đầu khi mới vào công ty em đã làm quen dần với những anh chị
thành viên trong phòng ban xuất nhập khẩu của công ty TCEvina. Và
thông qua việc giao tiếp, học hỏi và quan sát cách làm việc của anh chị
trong phòng em đã hiểu biết nhiều hơn về văn hóa doanh nghiệp, cách
thức phân công phân bổ công việc của từng thành viên trong phòng.
Ngoài ra em còn giúp anh chị trong phòng xuất nhập khẩu tập hợp tài
liệu, hồ sơ thuộc bộ hồ sơ xuất nhập khẩu của công ty.
Thông qua việc đọc, dịch tài liệu em đã hiểu biết thêm cách thức tổ
chức trong công ty và cách làm thế nào để quản lý một số lượng lớn
nhân viên trong công ty một cách hiệu quả và khoa học.
Em đã giúp các anh chị lập bộ hồ sơ xuất nhập khẩu bằng cả tiếng
Việt và tiếng Anh và nhờ vậy em đã hiểu thêm về một quy trình xuất
nhập khẩu của công ty xuất nhập khẩu thực tế mà thông qua sách vở
em chưa hiểu hết được.
Em đã học cách photo, in ấn tài liệu vì đây là một kỹ năng không
thể thiếu khi đi làm thực tế.
Ngoài ra em đã học hỏi các anh chị về cach tự học, tự nghiên cứu và
tìm tòi kiến thức trong doanh nghiệp nhằm trau dồi kiến thức để phát
triển bản thân, nghề nghiệp trong tương lai.
Việc giao tiếp với người nước ngoài đã giúp em hiểu thêm về các nền
văn hóa của các nước khác nhau như người Anh, Hàn Quốc và là một
cơ hội rất quý giá để em có thể rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng tếng
anh với người nước ngoài, và học cách chào hỏi xưng hô tế nhị trong
công ty.
Tuy thời gian tham gia kiến tập chỉ một tháng nhưng em cảm thấy
đây là một cơ hội hết sức quý giá và thiết thực giúp cho em học hỏi
được rất nhiều bài học mới bổ ích và hiểu được sâu sắc hơn các bài
học đã được học trong trường. Hơn thế nữa còn được tiếp cận thực tế
với môi trường doanh nghiệp, hiểu đựơc cách thức tổ chức làm việc
của doanh nghiệp và đó là bài học rất bổ ích với em và phù hợp với
chuyên nghành em đang theo học.
2. Giới thiệu Chi Nhánh công ty Cổ Phần Yên Mỹ.
2.1 Khái quát chung về Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty:
Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ là một doanh nghiệp liên doanh
liên kết với Công ty Cổ phần Yên Mỹ và liên doanh với bên TCE Hàn
Quốc, có đường giao thông quốc lộ 05 và đường 39A đi qua. Cách ga
Lạc Đạo 2km, cách sân bay Quốc tế Nội Bài 40km, cách cảng Hải
Phòng 70km và cách cảng Cái Lân 90km, Cách Hà Nội 28km nên đã huy
động được nguồn nhân lực có trình độ cao từ Thủ Đô Hà Nội phục vụ
cho quá trình sản xuất và việc điều hành và hoạt động của nhà máy.
Tiền thân của Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ là Công ty Cổ
phần Yên Mỹ. Đến tháng 4 năm 2004 đổi tên thành Chi Nhánh Công ty
Cổ Phần Yên Mỹ với:
Tên giao dịch Việt Nam:
Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Yên Mỹ
Tên giao dịch quốc tế: TCEVINA_CO
Trụ sở:Khu công nghiệp Dệt May Phố Nối B xã Nghĩa Hiệp-huyện Yên
Mỹ-tỉnh Hưng Yên
Điện thoại: 0321.942 275
Fax: 0321.942 744
Công ty chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 4
năm 2004. Giấy phép đăng ký kinh doanh mang số 0506000001 do sở kế
hoạch và đầu tư cấp ngày 20/4/2005.
Từ khi thành lập và đi vào sản xuất tới nay Công ty đã không ngừng
phát huy hết nhiệm vụ của mình để thực hiện mục tiêu “tăng tốc” phát
triển nghành Dệt - May kết hợp với đầu tư chiều sâu với đầu tư các
khu công nghiệp mới.
Chức năng và nhiệm vụ của Công ty:
Chức năng:
Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ có các chức năng chủ yếu sau:
- Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ là một doanh nghiệp sản xuất
với mặt hàng chủ yếu là vải mộc nhuộm thành vải thành phẩm. Vì
vậy chức năng chủ yếu của Công ty là nhuộm và hoàn tất vải; mua bán
nguyên vật liệu, hoá chất, thuốc nhuộm, phụ tùng để phục vụ cho việc
nhuộm, hoàn tất vải.
- Xuất nhập khẩu trực tiếp nguyên vật liệu, hoá chất, thuốc nhuộm,
phụ tùng, sản phẩm dệt và kinh doanh các ngành nghề khác theo quy
định của Tổng Công ty và pháp luật.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty theo
quy chế hiện hành phù hợp.
- Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý xuất nhập khẩu. Thực hiện
các chính sách về thuế, nộp ngân sách Nhà nước.
- Thực hiện các cam kết trong hợp đồng kinh tế theo đúng luật pháp.
Đặc điểm tổ chức sản xuất: Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện
nay, các mặt hàng, sản phẩm rất đa dạng và phong phú. Với chức năng
là nhuộm và hoàn tất vải, tức là nhuộm cho từng sản phẩm với nhiều
màu sắc khác nhau nên tiêu chuẩn bền, đẹp, tiện lợi, hợp thị hiếu nhiều
người tiêu dùng được Công ty đặt lên hàng đầu. Hơn nữa Công ty cũng
phải đối mặt với sự cạnh tranh của rất nhiều đơn vị sản xuất khác đang
ra sức khai thác mảnh đất màu mỡ này. Do đó Công ty rất coi trọng chữ
tín với khách hàng cả về số lượng cũng như chất lượng sản phẩm. Để
đáp ứng yêu cầu đó, hiện nay thiết bị cuả của Công ty là máy móc hiện
đaị, đội ngũ công nhân có trình độ tay nghề cao, dây chuyền sản xuất
đồng bộ nhịp nhàng.
Quy trình công nghệ: Để hoàn thiện sản phẩm thì cần phải trải qua
nhiều quy trình công nghệ trong một dây chuyền. Yêu cầu đặt ra là
phải phối hợp đồng bộ các bộ phận một cách chính xác, nhịp nhàng. Do
đó việc chỉ đạo sản xuất phải thống nhất để quy trình sản xuất được
diễn ra một cách nhịp nhàng, đạt được tiến độ nhanh, sản phẩm có
chất lượng tốt, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Công ty có khả
năng nhuộm được 30 triệu mét vải/01 năm với các mặt hàng: vải dệt
thoi, vải nhung, vải chun các loại... với nhiều mặt hàng phong phú, chất
lượng cao đã thu hút được nhiều khách hàng trong nước và quốc tế.
Sơ đồ 09: quy trình công nghệ nhuộm vải
Hàng
nhuộm
Kiểm
mộc
đốt lông
Ngâm ép men
giữ hồ
Nhuộm
Làm
bóng
Nấu tẩy
Cuộn ủ 08h
đến 12h
Giặt
Văng
khô
Phòng co
Kiểm đóng
gói
2.2. Cơ cấu tổ chức:
Ban giám đốc Công ty bao gồm giám đốc và phó giám đốc là những
người có quyền lực cao nhất, điều hành và quản lý Công ty: giao dịch,
ký kết hợp đồng với bạn hàng, là những người có trách nhiệm thực
hiện nghĩa vụ với Nhà nước, đồng thời cũng là người đại diện cho
quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong Công ty theo đúng luật định.
Dưới ban giám đốc là các phòng ban được chia làm hai khối: khối kinh
doanh và khối quản lý.
Sơ đồ 10: sơ đồ bộ máy quản lý Công Nghiệp Công ty Cổ Phần Yên
Mỹ:
Giám đốc
Công ty
Phó Giám đốc
Công ty
Kinh
doanh
xuất nhập
khẩu
Kỹ thuật
sản xuất
Trung tâm
thí
nghiệm
và chất
lượng SP
Kế toán
tài chính
Tổ chức
hành
chính
Vận
chuyển
Tổ
nhuộm
KA
Tổ
nhuộm
KB
Tổ
nhuộm
KC
Tổ bảo
toàn cơ
Tổ bảo
toàn
điện
Tổ động
lực
2.3. Nhiệm vụ của từng phòng ban.
2.3.1 Phòng tổ chức hành chính.
Tham mưu, giúp ban Giám đốc tổ chức cán bộ đào tạo lao động và công
tác chế độ lao động tiền lương, chế độ chính sách, quản lý hành chính,
pháp chế, phục vụ.
Nghiên cứu đề xuất các biện pháp giúp ban Giám đốc trong việc chỉ
đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong Công ty thực hiện
tốt các chủ trương của ban Giám đốc đề ra.
Tổng hợp, phân tích báo cáo thống kê các hoạt động thuộc lĩnh vực
phòng quản lý để phục vụ công tác chính trong Công ty.
Quản lý hồ sơ toàn bộ cán bộ công nhân viên và quản lý công tác quản
trị.
2.3.2 Phòng kế toán tài chính:
Tham mưu giúp ban Giám đốc trong công tác kế toán tài chính nhằm
sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ đảm bảo cho
quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty được duy trì liên tục và đạt
hiệu quả kinh tế cao.
Xây dựng kế hoạch và định hướng công tác tài chính ngắn hạn của
công ty
Tổng hợp phân tích kết quả hoạt động tài chính của công ty quan hệ
với các cơ quan hữu trách, tìm và sử dụng nguồn vốn .
Quản lý tài sản của công ty, thu hồi công nợ, tính lương, tính toán xác
định giá thánh sản phẩm.
Kiểm tra hướng dẫn cán bộ vật tư làm đúng thủ tục chứng từ hợp lệ
thanh toán
2.3.3 Phòng kỹ thuật:
Tham mưu giúp ban Giám đốc trong các lĩnh vực như :
Kỹ thuật nhuộm, cơ khí, động lực; kỹ thuật an toàn vệ sinh môi trường;
kỹ thuật xây dựng trong phạm vi toàn Công ty.
Lập kế hoạch mua sắm phụ tùng, vật tư bổ sung, cải tạo, thay thế thiết bị
mới.
Định mức kinh tế kỹ thuật nhuộm, định mức sử dụng điện, dầu FO,
định mức lao động và hao phí lao động.
Điều hành chắp nối các đơn vị trong các lĩnh vực kỹ thuật để thực hiện
mọi yêu cầu nhiệm vụ do ban Giám đốc phân công.
2.3.4 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Xây dựng và điều hành việc thực hiện kế hoạch sản xuất của Công ty.
Công tác cung ứng vật tư và quản lý vật tư, hàng hoá của Công ty trong
kho.
Tìm kiếm khách hàng, thị trường trong và ngoài nước. Tham mưu
giúp ban Giám đốc trong việc nhập nguyên phụ liệu, hoá chất nhuộm,
máy móc, thiết bị phụ tùng cho sản xuất.
Phòng có nhiệm vụ tham mưu chỉ đạo công tác kinh doanh xuất nhập
khẩu của Công ty phù hợp với luật xuất khẩu của Nhà Nước. Vận dụng
luật xuất nhập khẩu và các văn bản dưới luật để áp dụng với loại
hàng hoá của Công ty.
Xây dựng giá bán các thành phẩm và đảm bảo hàng hoá giữ được uy
tín cho Công ty.
Lập kế hoạch và xây dựng chương trình tham gia các hội thảo quảng
cáo hội chợ quốc tế trong và ngoài nước trình giám đốc Công ty duyệt.
2.3.5 Phòng thí nghiệm chất lượng sản phẩm:
Tham mưu giúp ban Giám đốc về công tác phân tích, sử dụng hoá
chất, thuốc nhuộm trên cơ sở kinh tế và kỹ thuật. Nghiên cứu áp dụng
các quy trình công nghệ mới nhằm nâng cao năng suất chất lượng hạ
giá thành sp.
Tham mưu giúp ban Giám đốc trong công tác quản lý toàn bộ hệ thống
chất lượng của nhà máy. Kiểm tra kiểm soát chất lượng từ khâu đầu
đến khâu cuối của quá trình sản xuất để sản phẩm xuất xưởng đáp
ứng tiêu chuẩn kỹ thuật quy định.
Nhìn chung mô hình và tổ chức quản lý của Công ty được sáp xếp,
bố trí phù hợp với khả năng, trình độ của nhân viên có thể đảm nhiệm
thực hiện tốt nhiệm vụ của từng bộ phận. Do đó đảm bảo cho Công ty
hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng như đối với các mặt
đối nội đối ngoại của mình. Giữa các phòng ban trong Công ty có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau, hoạt động ăn khớp với nhau nhằm đảm bảo
hoàn thành các mục tiêu chung của Công ty. Với bộ máy quản lý như
vậy Công ty hoạt động có hiệu quả và thích ứng với nền kinh tế thị
trường. Các phòng ban với các chức năng cụ thể nhưng đều có mối liên
hệ với nhau nhằm mục đích cuối cùng là giúp ban Giám đốc giải quyết
tốt các vấn đề đang phát sinh từng ngày, từng giờ trong
3. cách thức hoạt động của Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần TCEvina
TCEvina là một chi nhánh liên doanh liên kết với Công ty Cổ phần
Yên Mỹ và liên doanh với bên TCE Hàn Quốc hoạt động dưới hình
thức là một xưởng sản xuất được TCE hàn quốc cung cấp vốn và máy
móc tân tiến để sản xuất, cụ thể là nhuộm từ vải mộc thành vải thành
phẩm để xuất khẩu.
Hoạt động của công ty phụ thuộc vào sự chỉ định của TCE Hàn Quốc.
Sau khi có sự bàn bạc thống nhất giữa TCE Hàn Quốc và giám đốc
TCEvina với một doanh nghiệp ở nước ngoài về việc nhập khẩu vải
mộc , hóa chất hoặc với xuất khẩu vải thành phẩm thì bên TCE Hàn
Quốc sẽ chỉ định cho phòng xuất nhập khẩu của TCE hoàn tất hồ sơ để
làm thủ tục tại hải quan Việt Nam.
Có ba phương thức giao dịch mua, bán trên thị trường của công ty :
- Sản xuất xuất khẩu
- Gia công xuẩt khẩu
- Gia công tại chỗ
Hiện nay phương thức được sử dụng thường xuyên nhất là sản xuất để
xuất khẩu. Các nước thường xuyên trao đổi buôn bán là Trung Quốc,
Singapor, pakistan, Thai Lan, Hàn Quốc..
Phần II : Nội dung hoạt động xuất nhập khẩu của TCEvina.
1.
Quy trình xuất nhập khẩu
1.1 Quy trình nhập khẩu
Bước 1: nhận chỉ định nhập khẩu
Sau khi có sự bàn bạc và thảo luận giữa phòng kĩ thuật sản xuất, trung
tâm thí nghiệm và chất lượng sản phẩm với giám đốc công ty TCEvina
về tình trạng nguyên vật liệu để sản xuất hàng xuất khẩu thì giám
đốc bên phía TCEvina thông báo lại cho TCE bên Hàn Quốc. Cuối cùng
thông qua việc phân tích và đánh giá tình hình sản xuất hiện tại của
chi nhánh tại Việt Nam thì bên TCE Hàn Quốc sẽ chỉ định cho phòng
xuât nhập khẩu của chi nhánh này nhập khẩu nguyên vật liệu để thực
hiện sản xuất.
Các phương thức chỉ định nhập khẩu thường sử dụng là:
-fax
-email
-điện thoại
Phương thức sử dụng thường xuyên nhất là email.
Khi nhận được email chỉ định xuất nhập khẩu,các nhân viên phòng
xuất nhập khẩu kiểm tra phân tích nguồn thông tin để chuẩn bị thủ tục
nhập khẩu lô hàng nguyên vật liệu.
Email chỉ định thường kèm theo những tài liệu sau:
-mẫu vận đơn ( Bill of loading )
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
-mẫu bảng kê đóng gói (packing list )
- mẫu bảng kê đóng gói chi tiết (detail packing list)
-hợp đồng (sale contract)
Bước 2: làm thủ tục hải quan
Theo thói quen của các doanh nghiệp Việt Nam thì TCEvina cũng
nhập khẩu theo điều kiện CIF, nên khâu khai báo hải quan thuộc trách
nhiệm của TCEvina
Do có giấy ủy quyền của của TCE Hàn Quốc phòng xuất nhập khẩu
tập hợp bộ hồ sơ để hoàn tất thủ tục hải quan. Các giấy tờ để hoàn tất
thủ tục hải quan đã được TCE Hàn Quốc gửi qua mail chỉ định được
gửi kèm theo tờ khai hải quan. Khai báo chi tiết thông tin hàng hóa lên tờ
khai hải quan, tờ khai yêu cầu trung thực, chính xác. Khai đầy đủ nội
dung thông tin gồm tên hàng, số lượng, giá trị…
Bước 3 : giao hàng nhập khẩu.
Thường thì việc khai báo hải quan và nhận hàng ở cảng đến, kiểm tra
hàng và sau đó chuyên chở về thẳng công ty được khoán hoàn toàn cho
một hãng vận tải quen biết. Nên TCEvina chỉ việc nhận hàng ngay tại
xưởng, sau đó kiểm tra hàng hóa tại xưởng. Nếu sau khi kiểm tra hàng
mà đủ tiêu chuẩn sẽ nhập kho ngay để sản xuất.
Nếu hàng mà không đủ tiêu chuẩn thì nhân viên nhận hàng sẽ kiến
nghị với người nhận chuyên chở về tình hình hàng hóa. Người chuyên
chở sẽ chịu trách nhiệm nếu như việc kiểm tra hàng tại cảng đến
không có sai sót.
Bước 4 : Thanh toán hàng nhập khẩu.
Thường việc giao dịch buôn bán giữa công ty TCE và công ty đối tác
dựa vào mối quan hệ quen biết, tin tưởng lẫn nhau. Nên việc thanh toán
khá đơn giản . Hình thức thanh toán thường sử dụng là bù trừ công nợ
hoặc chuyển khoản.
1.2 Quy trình xuất khẩu
Bước 1:chuẩn bị hàng theo đơn đặt hàng
Sau khi nhận chỉ định xuất khẩu của bên TCE Hàn Quốc, TCEvina gom
hàng để thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Hàng xuất khẩu thường được
đặt với số lượng lớn mà được công ty đã sản xuất và đang lưu kho
hoăc chuẩn bị đưa vào sản xuất.
Cơ sở giao dịch được thực hiện giữa bên TCE Hàn Quốc và TCEvina.
Nghĩa là bên TCE Hàn Quốc là bên mua hàng, bên TCEvina là bên bán,
nhưng hàng lại được giao cho bên được TCE Hàn Quốc chỉ định.
Thời hạn đơn hàng tùy thuộc vào hình thức mua bán trao đổi. Nếu là
xuất khẩu thông thường thì thời hạn ngắn hơn thường là một đến hai
tháng, nếu là hợp đồng gia công thì thời gian sẽ dài hơn.
Bước 2 :đóng gói ,làm danh mục hàng hóa.(packing list)
Vì là mặt hàng vải thành phẩm nên được đóng ở dạng cây vải, kiện
vải.do đó việc đóng gói bao bì sản phẩm khá đơn giản. các loại bao bì
đóng gói thường được sử dụng là :carton, hòm ( case box ), kiện hay bì
( bale ). Việc đóng gói kẻ kí mã hiệu theo tiêu chuẩn quốc tế quy định
và phù hợp với mặt hàng vải.
Các phương thức vận chuyển thường là đường biển hoặc là đường
hàng không. Đường hàng không thường được sử dụng với những đơn
hàng gấp, giao ngay và với số lượng không nhiều.
Bước 3 :kiểm tra chất lượng hang hoá.
Hàng được kiểm tra kĩ ngay tại x ưởng sản xuất. việc kiểm tra ở c ơ sở
là do “ tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm ” (KCS) tiến hành . Thủ
trưởng chịu trách nhiệm chính về phẩm chất hàng hoá, và buộc phải có
chữ kí của thủ trưởng ở giấy chứng nhận phẩm chất bên cạnh chữ kí
của KCS
Bước 4: làm thủ tục hải quan.
Những giấy tờ cần thiết để hoàn tất thủ tục hải quan
- phiếu đóng gói (packing list)
- Phiếu đóng gói chi tiết (detail packing list)
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
- Hợp đồng (sale contract)
- Bản khai hải quan (customs sheet)
Giấy tờ cần thêm khi thực hiện hợp đồng gia công
- Bảng kê định mức xuất khẩu
- Bảng kê nguyên phụ liệu
Khi mở tờ khai hải quan, TCEvina khai báo chi tiết về hàng hóa lên tờ
khai(customs declaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy
tờ .
Tờ khai yêu cầu trung thực, chính xác. Nội dung tờ khai bao gồm tên
hàng, số lượng, giá trị, tên công cụ vận tải, xuất nhập khẩu với nước
nào… Tờ khai thường có mẫu sẵn của cơ quan hải quan. Khi nộp tờ
khai phải kèm theo những giấy tờ kể trên.
Bước 5 : Kiểm tra hải quan( kiểm tra thực tế)
Thường thì những mặt hàng mà TCEvina đem xuất khẩu không phải
kiểm tra thực tế mà chỉ phải kiểm tra giấy tờ. Giấy chứng nhận chất
lượng hàng của công ty do viện dệt may Việt Nam cấp. Ngoài ra có
giấy chứng nhận chất lượng cấp cơ sở cấp.
Sau khi kiểm tra hải quan niêm phong kẹp chì
Bước 6 : làm thủ tục thực xuất
Khi làm thủ tục thực xuất thì giấy tờ gồm có
- hợp đồng (sale contract)
- vận đơn (B/L hoặc AWB)
- tờ khai hàng xuất khẩu(export clearance sheet)
- Hóa đơn thương mại(commercial invoice)
Cũng như các doang nghiệp Việt Nam khác thì TCEvina cũng xuất
khẩu theo điều kiện FOB nên sau khi giao hàng lên phương tiện vận tải
chỉ định là hết nghĩa vụ.
bước 7: Hoàn thuế nhập khẩu.
Khi thực hiện một hợp đồng gia công hay nhập khẩu để sản xuất khẩu
thì khi xuất khẩu ngược trở lại, doang nghiệp sẽ được hoàn thuế nhập
khẩu. Và để được hoàn thuế TCEvina phải chuẩn bị những giấy tờ sau:
- Lập bảng kê tờ khai nhập khẩu
- Lập bảng kê tờ khai xuất khẩu
- Lập bảng nguyên phụ liệu dùng cho sản xuất xuất khẩu
- Lập bảng nguyên phụ liệu nhập,xuất,tồn.
- Lập bảng chứng từ thanh toán
- Lập bảng giá trị hàng xuất khẩu.
- Lập bảng số thuế được hoàn hoặc không thu
- Làm công văn hoàn thuế
- Lập bảng tổng hợp định mức cho các mã hàng xuất khẩu
- Lập bảng kê nguyên phụ liệu hoàn thuế
2. Đánh giá quy trình
TCEvina là một công ty mới được thành lập, nguồn vốn và máy móc do
bên TCE Hàn Quốc cung cấp do đó có những điểm mạnh và điểm yếu
nhất định.
Điểm mạnh: Loại hình xuất khẩu và nhập khẩu chính của công ty
TCEvina là xuất nhập khẩu tại chỗ. Tất cả các đơn hàng nhập khẩu và
xuất khẩu đều được đối tác là công ty mẹ TCE CORPORATION
(headquarters) bên Hàn Quốc chỉ định cho công ty TCEvina thực hiện, do
vậy đối với loại hình này thì bộ phận xuất nhập khẩu của công ty
TCEvina không phải chịu trách nhiệm về đơn hàng và áp lực về doanh
số của công ty. Do đó đây là một ưu điểm của một công ty mới được
cơ cấu lại vốn ít, kinh nghiệm không nhiều và chưa có mối quan hệ
rộng rãi
TCEvina tận dụng được mối uy tín của công ty mẹ TCE Hàn Quốc
nên đã nhận được rất nhiều đơn hàng có giá trị lớn, ngoài ra với đặc
điểm địa lý thuận lợi về giao thông làm giảm các chi phí, giá thành
nhân công rẻ làm cho giá thành của sản phẩm đủ sức cạnh tranh với rất
nhiều thị trường lớn.
Do TCEvina buôn bán xuất nhập khẩu dưới sự chỉ định của bên TCE
Hàn Quốc nên tính rủi ro trong quá trình làm việc của bộ phận xuất
nhập khẩu cũng ít bị rủi ro hơn vi:
Đối với hàng nhập khẩu thì bộ phận xuất nhập khẩu không phải trực
tiếp đi hỏi hàng, đặt hàng mà những việc trực tiếp giao dịch đặt đơn
hàng, ký kết hợp đồng tìm kiếm nhà cung cấp cho cac đơn hàng nhập
khẩu, tất cả các việc nay đã được công ty mẹ bên Hàn Quốc thực hiện
và chỉ định cho công ty TCEvina, bộ phận xuất nhập khẩu chỉ có nghĩa
vụ thực hiện các thủ tục để tiến hành nhập khẩu các lô hàng, gồm các
công việc như nhận chứng từ nhập khẩu từ nước ngoài gửi về sau đó
chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục hải quan cho lô hàng . công việc
chính là hoàn thành các thủ tục chứng từ trong nội.
Đối với hàng xuất khẩu thì bộ phận xuất nhập khẩu cũng không
phải chào hàng, tìm kiếm đối tác mà công việc này đã có các bộ phận
sales, marketing của tổng công ty TCE Hàn Quốc thực hiện. Khi tìm
thấy khách hàng họ sẽ gửi đơn hàng về cho công ty TCE Hàn Quốc, sau
đó TCE Hàn Quốc chỉ định cho TCEvina lên kế hoạch sản xuất sau đó
chuẩn bị các thủ tục xuất hàng cho khách hàng. Do không chịu áp lực về
khâu thủ tục giấy tờ nên khâu thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng,
làm tăng tiến độ làm việc của nhà máy tiết kiệm các chi phí lưu kho
bãi, thời gian chờ hàng. Điều này giữ vai trò hết sức quan trọng trong
việc tăng uy tin tạo năng lực canh tranh cho công ty.
Đối với hình thức sản xuất xuất khẩu thì doanh nghiệp còn không
phải nộp thuế nhập khẩu, khoản thuế này sẽ được hoàn sau khi xuất
khẩu ngược trở lại tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho công
ty
Điểm yếu: Công ty mới cơ cấu lại và mới đưa vào sản xuất dây truyền
công nghệ mới nên còn gặp một vài khó khăn trong khâu quản lý và
sản xuất.
Do TCEvina buôn bán xuất nhập khẩu dưới sự chỉ định của bên TCE
Hàn Quốc nên rất bị động trong quá trình chuẩn bị chứng từ vì mọi
thông tin về giao dịch kiểm tra và ký kết hợp đồng . Đối với hàng nhập
khẩu thì giấy tờ thủ tục đều do phái đối tác nước ngoài thực hiện nên
sau khi hoàn thành các thủ tục ở nước ngoài thì họ sẽ gửi cho phòng
xuất nhập khẩu của công ty để khai báo hải quan nhằm nhập khẩu
hàng, đây là một quá trình gồm nhiều công đoạn gián tiếp đan xen có
thể gây đến việc thông tin bị sai lệch. Mà một khi thông tin có sai lệch
lại rất khó khăn trong việc sửa chữa, khắc phục dẫn đến hậu quá rất
nghiêm trọng
TCEvina không chỉ bị động trong việc lập giấy tờ hồ sơ mà còn bị
động trong khâu quản lý hàng sản xuất, lượng hàng không ổn định dẫn
đến việc tổ chức nhân công không ổn định lúc thiếu lúc thừa nhân công
năng suất lao động không đạt tối đa.
Khi giao nhận hàng, công ty thường thuê bao cả chuyến cho hãng
chuyên chở cả việc làm thủ tục hải quan, giao nhận hàng với hãng tàu
tồn một chi phí khá lớn, dây là một khoản chi phí rất lãng phí vì trong
khi công việc khai báo hải quan nhân viên của phòng xuất nhập khẩu có
thực hiện được không phải mất một khoản phí để thuê người làm.
Đôi khi việc thuê bao hãng vận tải nhân hàng tại cảng đến có đôi chút
bất cập vì khi hàng giao nhận tải xưởng không đủ tiêu chuẩn thì rất
khó để xem xét là lỗi của người giao hàng xuát khẩu, của chủ tàu hay
người chuyên trở…. Việc bồi thường có thể gây tranh cãi và mất rất
nhiều thời gian để giả quyết.
Theo thói quen cũ thì các doanh nghiệp hiện nay vẫn xuất FOB nhập
CIF hoặc CFR nguyên nhân là do hãng tàu của ta chưa có uy tín trên
trường quốc tế, do tâm lý e ngại không muốn nhiều công đoạn, và cồn
chưa hiểu biết hết lợi ích của việc giành quền vận tải và TCEvina cũng
vậy. Việc thay đổi dần thói quen giúp cho công ty tăng doang thu giảm
chi phí, giúp tạo cơ hội cho các hãng tàu Việt Nam phát triển ngoài ra
còn tăng ngoại tệ cho quốc gia.
Khi mọi thứ đều có sẵn sẽ tạo tâm lý ỉ lại không muốn thay đổi trong
tâm lý của các nhân viên. Ngoài ra tính chất công việc đều đều còn
đẫn đến sự nhàm chán trong công việc, nhân viên không có động lực
nhiều trong công việc.
Hiện nay hệ thống hải quan điện tử chua phát triển nên việc làm thủ
tục còn rất khó khăn mất nhiều thời gian, đòi hỏi nhiều giấy tờ phức
tạp.
3. nhận xét đưa ra đề xuất
Dần thay đổi cơ cấu, cách thức quản lý cũ học hỏi cách thức quản mới
của công ty TCE Hàn Quốc.
Khi nhận được chỉ định của TCE Hàn Quốc, đề nghị đối tác phải cung
cấp các thông tin cần thiết của các lô hàng một cách nhanh nhất để việc
kiểm tra diễn ra nhanh chóng để có những thay đổi kịp thời mà vẫn kịp
tiến độ
Các phông ban trong công ty phối hợp nhịp nhàng để có sự tư vấn kịp
thời không gây tình trạng mất cân bằng trong khâu quản lý công nhân
viên trong công ty
Giảm bớt dần những khâu trung gian không cần thiết như thuê bao hãng
vận tải kiêm cả nhiệm vụ làm thu tục hải quan
Các nhân viên không ngừng học hỏi trau dồi kinh nghiệm làm việc.
cáciên trong bộ phận xuất nhập khẩu phải có tinh thần làm việc theo
nhóm đẻ ddạt được kết quả cao nhất.
- Xem thêm -